Постановление администрации г.Красноярска от 30 декабря 2004 г. N 610 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Красноярска"

Постановление администрации г.Красноярска от 30 декабря 2004 г. N 610
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации
города Красноярска"

В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения управления в администрации города, в соответствии со статьей 58 Устава города Красноярска, на основании Государственного стандарта Российской Федерации Р 6.30-2003, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68, постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Красноярска (прилагается).

2. Руководителям органов и территориальных подразделений администрации города обеспечить порядок подготовки, систематизации и сохранности документов, соблюдение правил их оформления в соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству в администрации города Красноярска.

3. Признать утратившими силу постановление администрации города от 31.07.2000 N 430 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству и о порядке рассмотрения обращений граждан в администрации города Красноярска", пункт 1 постановления администрации города от 17.01.2002 N 17 "О внесении дополнений и изменений в Регламент администрации города".

4. Ответственность за исполнение настоящего постановления возложить на заместителя Главы города - управляющего делами Лопатина Ю.И.

Глава города

П.И.Пимашков

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Красноярска
(утв. Постановлением администрации г.Красноярска
от 30 декабря 2004 г. N 610)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Красноярска (далее по тексту - Инструкция) подготовлена в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТ Р 6.30-2003, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 N 68, и устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации города.

1.2. Инструкция устанавливает порядок подготовки документов: распорядительных, справочно-информационных, справочно-аналитических; схему организации исполнения документов; требования к систематизации и сохранности документов (формированию и хранению дел).

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в органах администрации города без прав юридического лица возлагается на заместителя Главы города - управляющего делами, в органах с правами юридического лица, территориальных подразделениях - на руководителей органов, подразделений.

1.4. Руководитель органа администрации города определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, их сохранность, информирует руководство о состоянии их исполнения, знакомит работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

На время ежегодного отпуска, в случае увольнения или перемещения работника по службе, по указанию руководителя органа работник передает по акту находящуюся у него на исполнении и сохранении служебную документацию другому работнику.

II. Подготовка и оформление проектов правовых актов
администрации города

2.1. Проекты правовых актов администрации города - постановлений, распоряжений, приказов разрабатываются органами администрации города, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос, в соответствии с порядком, установленным Регламентом администрации города.

Проекты постановлений, распоряжений и приказов оформляются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению данных документов.

2.2. При составлении проекта правового акта необходимо:

- соотносить содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений и противоречий;

- излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

- намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

- обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций.

2.3. Проекты правовых актов печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием шрифта Times New Roman N 15. Верхнее поле документа должно составлять не менее 2,0 см, левое - не менее 3,0-3,5 см, правое - 1,0 см и нижнее - не менее 2,0 см.

При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

2.4. К проекту правового акта прилагаются справки, документы, нормативные акты, на которые имеется ссылка в проекте.

2.5. Правовые акты администрации города имеют следующие реквизиты: наименование органа местного самоуправления, органа администрации города, наименование вида акта, дата и номер, заголовок, текст, подпись, приложение (при наличии).

2.5.1. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9,0 см от верхнего края листа с прописной буквы, каждая строка заголовка не должна превышать 28 знаков (8-9 см). Если заголовок превышает 140 знаков (пять строк), то его располагают по всей ширине текста. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к проекту правового акта должен кратко и точно отражать его содержание и соответствовать заголовку в листе согласования (при наличии листа согласования).

Заголовок заключает в себя ответ на вопрос: о чем?

Распоряжения администрации города, издаваемые Главой города, первым заместителем Главы города, заголовка не имеют, краткое содержание таких распоряжений выносится в лист согласования.

2.5.2. Текст правового акта отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

2.5.3. Текст правового акта состоит, как правило, из вступительной (преамбулы) и постановляющей (распорядительной) частей.

2.5.4. Во вступительной части излагаются цели и задачи предписываемых действий, фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания акта.

Если основанием к изданию правового акта является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ Президента, Правительства Российской Федерации, законодательных и исполнительных органов Красноярского края, города Красноярска, то в преамбуле указывается вид документа, его дата, номер, название.

2.5.5. Преамбула в проектах постановлений, приказов завершается словами "постановляю" или "ПРИКАЗЫВАЮ", выполненными прописными буквами.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении (в распоряжениях, приказах).

2.5.6. Каждый пункт правового акта содержит законченную мысль и включает, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обусловливают друг друга или обращены к одному субъекту.

В пунктах постановляющей (распорядительной) части указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

2.5.7. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, подписывающего правовой акт, его личную подпись и расшифровку подписи.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

2.6. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются руководителем органа, внесшего проект, или курирующим деятельность органа заместителем Главы города.

При наличии приложений в тексте акта дается ссылка: "согласно приложению", и в правом верхнем углу на первой странице приложения надпись оформляется следующим образом:

                                           Приложение

                                           к постановлению (распоряжению)

                                           администрации города

                                           от ____________N_____

                                           или

                                           Приложение

                                           к приказу

                                           управляющего делами

                                           от____________N_______

Допускается центрировать надпись относительно самой длинной строки.

Дата и номер проставляются при регистрации правового акта.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

2.7. Если правовым актом утверждаются документы, являющиеся самостоятельными нормативными актами (например, уставы, положения об отделе, управлении, комитете, перечни, инструкции, программы и др.), то в правом верхнем углу приложения располагаются слова (без кавычек): "УТВЕРЖДЕН (-О, -А, -Ы) постановлением (распоряжением) администрации города от ___________ N______" (дата и номер проставляются при регистрации акта), а в тексте постановления (распоряжения) при этом на наличие прилагаемого к акту документа указывает слово "(прилагается)" либо "(прилагаются)", например:

                                                   УТВЕРЖДЕН

                                                   постановлением

                                                   администрации города

                                                   от ___________N_______

Страницы текста такого прилагаемого к правовому акту документа сохраняют самостоятельную нумерацию.

Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с наименованием приложения: программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

2.8. Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера правового акта 4 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2-3 интервалами.

2.9. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста), нумерация разделов оформляется римскими цифрами, пунктов и подпунктов - арабскими цифрами.

Точка в конце заголовка раздела не ставится.

2.10. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице, в ином случае графы таблицы на первой странице нумеруются и на следующих страницах таблицы печатаются только номера этих граф.

2.11. Наличие в тексте приложений знаков сноски, оформленных звездочкой или цифрой, свидетельствует о ссылке на подстрочные примечания, которые отбиваются от основного текста линейкой и печатаются через 1 межстрочный интервал в конце той страницы, где они оформлены, или после приложения в целом. Подстрочное примечание оформляется следующим образом: после символа сноски его текст печатается с прописной буквы, в конце текста ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

Нумерация страниц приложения к правовому акту, письму может быть "сквозной", т.е. продолжать нумерацию страниц основного документа.

2.12. Постановления, распоряжения и приказы, изменяющие или дополняющие ранее принятые правовые акты, направляются тем же адресатам, кому направлялись ранее принятые.

2.13. Приказы по основной деятельности издаются:

- во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;

- в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной функции органа и поставленных им задач.

Приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

2.14. Проект приказа руководителя органа администрации города визируется исполнителем, внесшим проект, и руководителем юридической службы.

2.15. Визы при согласовании проекта приказа включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей, дату визирования и располагаются в нижней части лицевой или оборотной стороны последнего листа проекта приказа.

2.16. Приказ подписывает руководитель органа администрации города, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. Приложение к приказу подписывает руководитель структурного подразделения, подготовившего проект.

2.17. Ответственность за оформление проекта правового акта возлагается на помощника руководителя органа, в котором разрабатывается проект.

2.18. Совместные приказы органов администрации города печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), без бланка, с указанием названий этих органов.

III. Особенности подготовки и оформления отдельных
видов документов

3.1. Организационно-правовые документы

3.1.1. В администрации города разрабатываются и утверждаются организационно-правовые документы, содержащие положения, правила, нормы, устанавливающие статус органа, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности органа в целом, его подразделений и работников, их обязанности, права, ответственность и другие аспекты.

3.1.2. К организационно-правовым документам относятся:

- учредительные документы (учредительный договор, устав);

- положение об органе;

- положение о структурном подразделении, коллегиальном и совещательном органах управления;

- регламенты работы органов, аппарата управления или руководства;

- структура и штатная численность;

- штатное расписание;

- инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации;

- должностная инструкция;

- правила (например, Правила внутреннего трудового распорядка) и др.

3.1.3. Положения классифицируются на:

- положения об органах, структурных подразделениях;

- положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (коллегия, координационный совет), так и специализированных (научно-технический совет);

- положения о временных органах (как правило, комиссиях).

3.1.4. В структуре текста положения об органе, подразделении администрации города уместно применение следующих разделов (глав):

I. Общие положения;

II. Основные задачи;

III. Функции;

IV. Права и обязанности;

V. Ответственность;

VI. Взаимоотношения.

Дополнительно могут быть включены разделы (главы) "Руководство (управление)" и "Организация работы".

3.1.5. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

3.1.6. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

3.1.7. Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый органом в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности, взаимоотношений с другими работниками и подразделениями, обеспечивающий условия для его эффективной работы.

3.1.8. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

3.1.9. Заголовок к тексту положения отвечает на вопрос "о чем?" (Положение об управлении муниципального жилья), заголовок к должностной инструкции отвечает на вопрос "кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

3.1.10. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы (разделы), пункты, подпункты.

3.2. Информационно-справочные документы

3.2.1. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, запись представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников (приложение 1).

3.2.1.1. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной оформляются следующие реквизиты:

"Председатель" или "Председательствующий - фамилия и инициалы";

"Секретарь - фамилия и инициалы".

"Присутствовали" - указывается список присутствующих в алфавитном порядке для постоянно действующего коллегиального органа или число присутствующих с отсылкой к прилагаемому списку (если присутствовавших более 10).

Например: "Присутствовали 43 человека (список прилагается)".

Присутствующие на заседании приглашенные должностные лица, которые не являются членами коллегиального органа, перечисляются после слова "Приглашенные" с указанием должностей, включающих полные или сокращенные наименования организаций, по алфавиту фамилий. Эта часть состава присутствующих, как и фамилии членов коллегиального органа, оформляется по всей ширине строки текста протокола.

3.2.1.2. В повестке дня заседания, совещания указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должности и фамилии докладчиков. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения.

3.2.1.3. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Эти ключевые слова протокола печатаются прописными буквами, после них ставится двоеточие.

В разделе протокола "СЛУШАЛИ" приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада, информации, отчета.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае в тексте приводится сноска "Текст выступления прилагается").

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются: фамилии и инициалы лиц, принявших участие в обсуждении и выработке решения, краткое содержание их выступлений. При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику.

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение.

3.2.1.4. Постановление (решение) в тексте протокола формулируется точно, лаконично, в предписывающей форме: кому, что сделать и в какой срок. Принятые несколько решений по одному вопросу нумеруются арабскими цифрами.

При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

3.2.1.5. В зависимости от вида заседания, его статуса и других факторов выбираются следующие формы протокола:

- полный протокол - фиксирует как обсуждавшиеся вопросы и принятые решения, так и выступления участников, прозвучавшие на совещании, вопросы, реплики, замечания и т.п.;

- краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения;

- стенографический протокол - составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения всех вопросов и принятия решений.

В краткой форме протокола слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) не печатаются, в основной части протокола указываются содержание рассматриваемого вопроса, фамилии основного докладчика и выступающих (в порядке их выступления) и фиксируются принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам (приложение 3).

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель органа администрации города.

Датой протокола является дата заседания, а не оформления или подписания проекта протокола.

3.2.1.6. Протоколы подлежат регистрации с присвоением порядковых номеров в пределах календарного года отдельно каждой группе протоколов: протоколам заседаний коллегии, протоколам технических, межведомственных комиссий, экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов, принявших участие в заседании, и единую дату заседания.

3.2.1.7. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе администрации города.

Копии протоколов либо выписки из протоколов (приложение 2) при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Протоколы печатаются на бланке формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово "П Р О Т О К О Л" печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего", содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, совещания, собрания) и названия коллегиального органа в родительном падеже, отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами.

При необходимости указывается место проведения заседания, совещания, располагаемое через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид совещания, заседания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата протокола оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Протоколы, как правило, подписываются председателем заседания или председательствующим на заседании и секретарем, либо должностным лицом, которому делегировано право подписания протокола, например:

Председатель                                         Л.П. Сухов

Секретарь                                            И.В. Гненная

или:

Заместитель начальника

управления                                           П.В. Кириллов

В случае, если на заседании избран председательствующий, при подписании указывается его должность:

Заместитель

заведующего

отделом                                              Л.П. Сухов

Секретарь                                            И.В. Гненная

В то же время существуют нормы подписания протоколов заседаний всеми членами органа, принимавшего решение. Например, протоколы счетных, аттестационных и конкурсных комиссий.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Гриф ограничения (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется.

Отдельные виды протоколов (протоколы заседания коллегии, технических, экспертных советов, комиссий и т.д.) утверждаются Главой города, его заместителями, руководителями органов администрации города.

3.2.1.8. При решении правовых нормативных вопросов органы администрации города в пределах своей компетенции издают постановления (решения) коллегиальных органов как самостоятельные документы.

3.2.2. Акт - документ, составленный несколькими лицами либо специально уполномоченным должностным лицом и подтверждающий факты, события, действия.

Акты составляются чаще всего комиссиями как постоянно действующими, так и единоверенно# назначенными распорядительным документом.

Акты составляются по результатам приема-передачи, ревизии, инвентаризации, ликвидации подразделения и т.д.

3.2.2.1. Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме:

- изучение существа вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательных и нормативных документов, регулирующих данный вопрос;

- отражение в акте только тех фактов, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Первоначально ведутся черновики, записи, фиксирующие количественные и иные данные.

3.2.2.2. Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа (АКТ), дата, номер, место составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи, при необходимости - гриф утверждения (приложение 4).

Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями действующего ГОСТ.

Заголовок акта должен грамматически согласовываться со словом "Акт", например: "Акт списания материальных ценностей", "Акт проверки хранения и учета документов", "Акт об уничтожении документов" и т.п.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из трех частей: введения, констатирующей части и выводов.

3.2.2.3. Текст введения во всех актах формализован. В нем указываются основание для составления акта (распорядительный документ, нормативный акт, договор и т.п.), должности, фамилии и инициалы составивших акт (могут быть указаны и присутствующие лица). Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются в алфавитном порядке.

Констатирующая часть начинается с абзаца, в ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты.

Заключительная часть акта содержит выводы, предложения или рекомендации. Акт может заканчиваться также только констатацией фактов.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение в соответствии с требованиями нормативных документов или числом заинтересованных в нем сторон.

Далее делается ссылка о наличии приложений.

3.2.2.4. Акт подписывает председатель и все члены комиссии, при этом должности перед фамилиями не указываются.

3.2.2.5. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и является приложением к акту.

3.2.3. Докладная и объяснительная записки играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат не просто для передачи информации с одного уровня управления на другой, но и являются непосредственным основанием для издания распорядительных документов.

Докладная и объяснительная записки имеют одинаковый состав реквизитов, но разные цели создания, составляются в различных управленческих ситуациях.

3.2.3.1. Докладная записка - документ, адресованный руководителю органа, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения (приложение 5). Докладная записка представляется руководителю органа, подразделения. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.

Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю органа.

3.2.3.2. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (приложение 6).

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем.

3.2.4. Предложение - служебный документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Предложение составляется аналогично докладной записке, но, как правило, по указанию руководства. Текст предложения может состоять из двух частей: обоснования и заключения (перечня предложений) или только из одной части - конкретных предложений. Указание руководителя о подготовке предложений по какому-либо вопросу, как правило, дается одновременно нескольким или всем структурным подразделениям органа.

Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем. Органами местного самоуправления предложения по вопросам сферы своей компетенции могут представляться в федеральные органы, законодательные и исполнительные органы Красноярского края.

На основании предложений готовятся планы, программы, распорядительные документы и др.

Обязательными реквизитами предложения являются: наименование органа (структурного подразделения), наименование вида документа (ПРЕДЛОЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, адресат (должностное лицо), заголовок к тексту, текст, подпись.

3.2.5. Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя и специалиста другого подразделения.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (приложение 7).

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей: обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

3.2.6. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность органа или подтверждают сведения биографического или служебного характера (приложение 8).

3.2.6.1. Справки, отражающие основную (производственную) деятельность органа, могут быть внутренними и внешними. Внешние справки составляются для представления в другой, как правило, вышестоящий орган, справки внутренние - для представления руководству органа или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние справки оформляются на бланке администрации города, внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке, с теми же реквизитами.

3.2.6.2. Заголовок к тексту справки может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: "Справка о комплектовании фондов документов в управлении делами по состоянию на 01.01.2005", "Справка о прохождении техосмотра транспортных средств в январе 2005 г.". Справки такого рода носят отчетный характер.

3.2.6.3. Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, или в справку включаются сведения по нескольким вопросам, - в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

3.2.6.4. Внешние справки подписываются руководителем органа или его заместителем.

Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем органа, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

3.2.6.5. Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, оформляются на листе бумаги формата А5, подписываются двумя лицами: руководителем органа и главным бухгалтером; руководителем и заведующим кадровой службой - и заверяются печатью. Для таких справок используются унифицированные бланки с трафаретным текстом.

3.2.7. Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и т.д.). Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников по определенным параметрам, но связанным с одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае систематизации, логической переработки, обобщения параметров, данных.

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Обязательными реквизитами сводки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (СВОДКА), дата документа, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст сводки, как правило, оформляется в виде таблицы.

Сводка подписывается руководителем подразделения или составителем, при ее направлении в другую организацию - руководителем органа.

3.2.8. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы органа, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключение может быть оформлено на бланке органа (если оно подписывается руководителем или заместителем руководителя органа) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом или группой специалистов органа).

Обязательными реквизитами заключения являются: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст заключения состоит их двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При направлении заключения, составленного не на бланке органа, в иную организацию составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

3.2.9. Отзыв является близким к заключению документом по оформлению и назначению и содержит мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

3.2.10. Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Перечень может быть самостоятельным документом или являться приложением к распорядительному документу. Оформляются перечни на стандартных листах бумаги формата А4. Если перечень является самостоятельным документом, он оформляется с титульным листом, на котором указывается наименование документа, заголовок к тексту, место издания, год, гриф утверждения. Текст перечня оформляется, как правило, в виде таблицы.

Перечни в большинстве своем являются утверждаемыми (руководителем, вышестоящим органом) документами.

3.2.11. Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации.

Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни, но в основном не нуждаются в утверждении.

Текст списка излагается в виде перечисления объектов, нумеруемых арабскими цифрами, или в табличной форме.

Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости - руководителем органа. Список также, как и перечень, может являться приложением к распорядительному документу.

3.3. Переписка

3.3.1. Оформление служебной переписки

3.3.1.1. Служебные письма в органах администрации города готовятся:

- как ответы о выполнении поручений Главы города, его заместителей, руководителей органов администрации города, их заместителей;

- как исполнение поручений руководства по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов;

- как сопроводительные письма к документам;

- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

- как инициативные письма.

3.3.1.2. Служебные письма или деловые письма используются для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности и пересылаются по почте или факсимильной связью.

3.3.1.3. Содержанием служебных писем могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, приглашение, предложение и др.

3.3.1.4. Сроки подготовки писем-ответов определяются резолюциями руководителей на основании установленных типовых сроков исполнения документов (приложение 9) или по решению автора резолюции (индивидуальный срок). Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями органов, структурных подразделений.

3.3.1.5. При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:

- письмо оформляется на стандартном бланке формата А4 и подписывается руководителем или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией.

Право подписи служебных писем устанавливается в Положении об органе, Положении о структурном подразделении, и в должностной инструкции. В названных документах должен быть предусмотрен и порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. Руководители органов администрации города без прав юридического лица подписывают служебные письма, изготовленные на бланках администрации города;

- письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений;

- независимо от содержания письмо должно быть изложено официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях - разъясняющие и дополняющие материалы;

- при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами;

- текст служебного письма должен касаться, как правило, одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

3.3.1.6. Текст письма может излагаться от 3-го лица единственного числа: "Администрация города Красноярска считает...", "Департамент недвижимости администрации города Красноярска рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

3.3.1.7. Датой письма является дата его подписания.

3.3.1.8. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события необходимо излагать объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

3.3.1.9. В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным.

Простые письма состоят из одной-двух частей: вступительной и заключительной.

Сложные в композиционном плане содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части, начинающейся с абзаца, излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, требование, мнение и т.д.).

3.3.1.10. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, используются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Особой композиционной структурой, как правило, обладают письма-приглашения, благодарности, рекламные письма.

3.3.1.11. Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение - форму уважительного обращения к адресату:

                    Уважаемый господин председатель!

                      Уважаемый господин Дмитриев!

                       Уважаемый Павел Николаевич!

В этом случае в конце письма, под текстом, используется заключительная формула вежливости: "С уважением", после чего на отдельной строке оформляется подпись должностного лица.

3.3.1.12. Заголовок к письму может не составляться, если текст письма небольшого объема. В письмах сложного содержания заголовок к тексту обязателен.

3.3.1.13. Письмо визируется составителем на втором экземпляре, остающемся в архиве (отделе).

3.3.1.14. Отметка об исполнителе может проставляться на оборотной стороне листа.

3.3.1.15. Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, если затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.), а также если письмо выступает юридически значимым элементом делового общения, содержит обязательство, гарантию, подтверждение и т.п.

Ряд требований к оформлению писем, в том числе оформлению реквизитов, отражен в макете служебного письма (приложение 10).

3.3.2. Документы, передаваемые по каналам электросвязи

3.3.2.1. Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования. Большинство телеграмм представляет собой сообщения информационно-справочного характера. Фактически это разновидность переписки, используемой в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на одной стороне чистого листа бумаги.

Телеграмма содержит следующие реквизиты: название вида документа, служебный заголовок, отметку о виде телеграммы (простая, срочная), телеграфный адрес получателя (условный или полный), текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер (дата регистрации, адрес и наименование отправителя помещаются под чертой).

Адрес телеграммы должен содержать все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок.

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов. При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель составляет несколько экземпляров телеграммы с указанием на каждом экземпляре конкретного адреса либо составляет список рассылки телеграммы, подавая его одновременно с телеграммой (но не более 20 адресов в списке).

При отправке телеграммы в один город, но нескольким адресатам слово "Копия" не употребляется, но перед каждым адресатом пишется название города, например:

                       МОСКВА ГОСУДАРСТВЕННАЯ ДУМА

                       МОСКВА СОВЕТ ФЕДЕРАЦИИ

                       МОСКВА ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИИ

Текст телеграммы должен содержать хотя бы одно слово, но не более 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, она делится на несколько частей по 300 слов каждая (последняя часть может содержать менее 300 слов), передаваемых как отдельные телеграммы.

В телеграмме не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной деловой лексике, не вызывающей различий в толковании.

Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка (одной стороне чистого листа) через 2 межстрочных интервала прописными буквами без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц, не содержит предлогов, союзов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя). При необходимости постановки знаков препинания в тексте телеграммы их указывают либо полными словами, либо сокращенными словами строчными буквами: точка - "тчк"; запятая - "зпт"; двоеточие - "двтч"; кавычки - "квч"; скобки - "скб".

Словами в телеграмме обозначаются цифровые данные и такие знаки, как: N - номер (можно "нр"); "-" - минус; "+" - плюс; "!" - восклицательный знак; "?" - вопросительный знак; "%" - проценты; ":" - деление и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 2004. Заканчивается текст телеграммы указанием ее индекса. Ответная телеграмма начинается с указания номера и даты инициативного документа, запроса без слов "Ваш", "На Ваш".

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и содержит фамилию автора.

После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, полное наименование органа, структурного подразделения и должности, личная подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи.

Подпись отправителя служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, направляется для передачи, а второй - в дело (приложение 11).

3.3.2.2. Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсимильная (или фототелеграфная) связь - электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, чертежей, схем, графиков, фотографий и т.п.

По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать копию любого документа на бумажном носителе - приказа, распоряжения, договора, протокола и др; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

3.3.2.2.1. Документ, переданный по факсу, является копией документа и не обладает юридической силой, но по соглашению между организациями, осуществляющими факсимильную связь, факсограммы могут приравниваться к документу.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с правилами исполнения вида отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д.

3.3.2.2.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297 мм) черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- исходящие инициативные документы, оформленные на бланках писем администрации города, подлежат обязательной регистрации в отделе служебной корреспонденции и контроля управления делами перед отправкой по каналам факсимильной связи;

- подлинники документов после передачи по факсу возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки и подлежат немедленной рассылке адресату;

- передача документов по каналу факсимильной связи производится согласно резолюции руководителя, подписавшего документ;

- поступившие факсограммы учитываются помощником руководителя по оперативной работе в журнале установленной формы с указанием в нем справочных данных: даты (времени получения), отправителя и адресата и без проставления регистрационного штампа передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. Принятая на иностранном языке факсограмма доставляется адресату без перевода;

- запрещается передача текстов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования";

- категорически запрещается передача по факсимильной связи секретных документов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя, подписавшего документ к передаче.

3.3.2.2.3. Контроль за использованием факсимильной аппаратуры, установленной в органах администрации города, осуществляется руководителями органов.

3.3.2.3. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по каналам телефонной связи и записывается получателем. Телефонограммы используются для передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения). Текст телефонограммы содержит не более 50 слов. В тексте не рекомендуется употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму четко проговаривая текст, с паузами для возможности его точной записи.

После передачи телефонограммы получатель повторно читает текст отправителю для подтверждения верности записи. Фамилии и труднопроизносимые слова передаются по буквам, допущенные неточности исправляются.

Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы, указанием должности, Ф.И.О. лица, отправившего телефонограмму, личной подписью лица, принявшего телефонограмму, и входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем (приложение 12).

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, предприятий, которым ее направляют, с номерами телефонов, по которым она должна быть передана.

Телефонограмма оформляется обычно на чистом листе бумаги, на специальном бланке или записывается в журнал с указанием следующих данных:

________________________________________________________________________

Наимено-    Дата,      Должность,    Должность,     Текст      Должность

вание       номер      фамилия       фамилия        телефоно-  и фамилия

органи-     теле-      сотрудни-     сотрудника,    граммы     лица, от

заций -     фоно-      ка, пере-     принявшего                имени

адресан-    граммы,    давшего       телефоно-                 которого

тов  и      время      телефоно-     грамму, и                 передается

адресатов   пере-      грамму, и     номер его                 телефоно-

            дачи       номер его     телефона                  грамма

                      телефона

________________________________________________________________________

3.3.2.4. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки.

Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

IV. Правила оформления документов

4.1. Бланки документов

Документы органов администрации города, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

4.1.1. Реквизиты могут размещаться одним из способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.1.2. Устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Состав видов бланков, применяемых в администрации города, разрабатывается управлением делами и утверждается правовым актом администрации города.

4.1.3. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Реквизиты общего бланка администрации города:

- герб города Красноярска;

- наименование органа местного самоуправления;

- дата документа.

Место составления или издания документа не указывается, т.к. включено в название органа.

4.1.4. Реквизиты бланка письма:

- герб города Красноярска;

- наименование органа;

- справочные данные об органе включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.);

- код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

- идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет) (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

4.1.5. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, см:

2,0 - левое (для правовых актов - 3,0-3,5);

1,0 - правое;

2,0 - верхнее;

2,0 - нижнее.

Правовые акты и письма в администрации города оформляются на бланках.

4.1.6. Документы, издаваемые от имени двух или более органов, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

4.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

4.2.1. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или утверждения (план, инструкция, отчет), дата заседания (протокол), дата события (акт). Документы, изданные двумя или более органами, должны иметь одну (единую) дату. Датой документа в этом случае является дата подписания его последним органом.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05.02.2005 и 05 февраля 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.02.05.

Реквизит "Дата документа" входит в состав реквизитов бланка, причем на бланке при его изготовлении отмечается лишь место для проставления даты на одном уровне с реквизитом "Регистрационный номер":

05.02.2005 N ________.

4.2.2. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению органа индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрация документов начинается с начала календарного года.

Регистрационный номер документа, составленного двумя или более органами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

4.2.3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражения типа "На Ваше письмо...", "На Ваш N...".

4.2.4. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование органа" и "Справочные данные об органе", обозначая его с учетом принятого административно-территориального деления, используя только общепринятые сокращения.

4.2.5. Реквизит "Адресат" оформляется в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении и может состоять из следующих составных частей:

- наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

- указание должности получателя (в дательном падеже);

- указание инициалов и фамилии (в дательном падеже);

- указание почтового адреса, например:

                                                     Администрация

                                                     Красноярского края

                                                     Начальнику главного

                                                     управления экономики

                                                     и развития

                                                     И.П. Степанову

Если документ отправляют в несколько однородных органов или в несколько структурных подразделений, их следует указывать обобщенно, например:

                                                    Администрации районов

                                                    г.Красноярска

При направлении документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:

                                                   Генеральному директору

                                                   ОАО "Промсельстрой"

                                                   Ю.И. Шуваеву

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы, фамилию получателя, затем почтовый адрес:

                                             И.П. Кравцову

                                             ул.Промышленная, д.5, кв.12,

                                             г.Лесосибирск, 660032

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                             Красноярский государственный

                                             театр оперы и балета

                                             ул.Перенсона, д.25,

                                             г.Красноярск, 660039

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый из четырех экземпляров такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 N 725, установлен новый порядок написания адреса на почтовых отправлениях.

На почтовых отправлениях (конвертах, почтовых карточках, бандеролях, посылках и др.) адрес пишется в следующей последовательности:

- наименование адресата (фамилии, имени, отчества для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- название страны (для международных отправлений);

- почтовый индекс.

4.2.6. Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и оформляется следующим образом:

- при утверждении документа должностным лицом:

                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                Начальник управления

                                                связи

                                                Личная подпись В.А. Ершов

                                                Дата

- при утверждении документа несколькими должностными лицами:

     УТВЕРЖДАЮ                                УТВЕРЖДАЮ

     Директор ОАО                             Директор ЗАО

     "Торговый дом "Астра"                    "Викинг"

     Личная подпись А.П. Сурков               Личная подпись М.И. Рузаев

     Дата                                     Дата

- при утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, другим документом:

                                               УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА,

                                               УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО)

                                               решением общего

                                               собрания акционеров

                                               ЗАО "Сибстоун"

                                               от 05.02.2004 N 14

4.2.7. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дату.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

На документе не должно быть более четырех резолюций.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

4.2.8. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок состоит из одной фразы и должен быть кратким и точным.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:

- о чем?, например: "Приказ о создании аттестационной комиссии";

- кого?, например: "Должностная инструкция ведущего специалиста".

Заголовок формируется, как правило, с помощью "отглагольных существительных": "Об отмене...", "О выделении...", "О назначении...".

Не рекомендуется ограничивать заголовок только указанием объекта (подразделения, лица и т.д.), по поводу которого издается документ, без обозначения характера предписываемых действий (например, "О Петрове Н.И.", "Об отделе бухгалтерского учета").

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. В необходимых случаях в документах большого объема составляются подзаголовки. При этом нежелательно использовать конструкции со словом "вопросы", например: "вопросы финансирования". Заголовок должен более четко определять содержание документа, например: "О финансировании строительства Красноярского метрополитена в 2004 году".

Заголовок располагается слева под реквизитами бланка и печатается через один межстрочный интервал.

Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его поиске и регистрации.

4.2.9. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" и проставляют в верхнем правом углу первого листа документа.

4.2.10. Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, или в виде соединения этих структур.

В постановлениях, приказах, а также в документах, адресованных должностному лицу, текст излагают от первого лица единственного числа: "постановляю", "приказываю", "предлагаю", "прошу".

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: "постановляет", "решил".

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: "приказываем", "решили".

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа: "слушали", "постановили", "решили".

В положениях, инструкциях, актах, справках используют форму изложения текста от третьего лица единственного и множественного числа: "отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила".

4.2.11. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций, ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

4.2.12. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если приложения не названы в тексте, указывают их наименования, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 1 экз.

            2. Проект ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Приложения к распорядительным документам и письмам должны иметь необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.п.).

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:  письмо  департамента градостроительства администрации города

от 05.02.2004 N 175 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

4.2.13. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - если оформлен на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Генеральный директор

института "Стальпроект"              Личная                  А.А. Федоров

                                     подпись

или:

Генеральный директор                 Личная                    В.А. Рогов

                                     подпись

4.2.13.1. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) оформляется без скобок, строчными буквами (кроме заглавных), на уровне последней строки наименования должности, с пробелом между инициалами и фамилией таким образом, чтобы последняя буква подписи располагалась по правому краю границы текста документа.

Оформляется подпись на 2-3 интервала ниже текста документа (в сопроводительных письмах - под отметкой о наличии приложения).

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

4.2.13.2. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, отражающей иерархию должностей, причем первой указывается должность вышестоящего лица, например:

Директор института                  Личная                  М.В. Кузнецов

                                    подпись

Главный бухгалтер                   Личная                 А.И. Завьялова

                                    подпись

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель управляющего                    Заместитель управляющего

делами - начальник                          делами

организационного отдела

     Личная                                 Личная

     подпись      А.Т. Юрьева               подпись           З.П. Шахова

4.2.13.3. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии                 Личная подпись          С.М. Леонов

Члены комиссии                        Личная подпись        М.И. Федулова

                                      Личная подпись         К.И. Ветрова

                                      Личная подпись         И.С. Терских

4.2.13.4. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, в этом случае в реквизите "подпись" указывается "исполняющий обязанности ... (должность лица)" либо его фактическая должность и фамилия. При отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом над заготовленным реквизитом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия (исправления "и.о.", "зам.", инициалы и фамилию подписывающего можно внести от руки или машинописным способом). Однако документы, в которых в реквизит "подпись" внесены от руки предлог "За" или косая черта перед наименованием должности, на подпись не представляются.

4.2.13.5. Факсимильное воспроизведение подписи Главы города Красноярска (далее - факсимиле) применяется в исключительных случаях и по поручению Главы города.

4.2.13.6. Оттиск факсимиле проставляется:

- на повестках заседаний коллегий администрации города и совещаний с заместителями Главы города и главами администраций районов в городе, согласованных с Главой города;

- на протоколах совещаний, проводимых Главой города, при наличии звуковой записи хода заседания;

- на поздравительных открытках, памятных адресах, Почетных грамотах - по согласованию с Главой города, в случае большого тиража отправлений - при наличии подписанного Главой города оригинала текста поздравления и списка адресатов рассылки;

- на телеграммах от имени Главы города по его поручению.

4.2.13.7. Порядок воспроизведения подписи Главы города, хранения клише и регистрации оттисков факсимиле, утверждаемый распоряжением администрации города, обеспечивает заместитель Главы города - управляющий делами.

4.2.14. Согласование проекта документа оформляется, как правило, двумя способами - визой на документе или грифом согласования.

4.2.14.1. Гриф согласования документа - реквизит, свидетельствующий об экспертизе документа в другом органе и его согласии с содержанием документа, состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, без знака "двоеточие"), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования или названия документа, подтверждающего согласование, его даты, индекса, например:

  СОГЛАСОВАНО

  Ректор государственного

  образовательного учреждения

  "Сибирская аэрокосмическая

  академия им.академика М.Ф.Решетнева"

  Личная подпись  П.И. Рязанов

  23.04.2005

или:

     СОГЛАСОВАНО

     Письмо Красноярского государственного архива

     от 03.02.2005 N 01-15-155

Внешнее согласование документа может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или указанием документа, в котором зафиксировано согласие с содержанием проекта документа. При этом в самом документе перед подписью указывается, что "Лист согласования прилагается".

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами.

Гриф согласования располагается ниже реквизитов "Отметка о наличии приложения", "Подпись", "Оттиск печати", в нижней части листа документа.

4.2.14.2. Визирование проекта документа является его согласованием внутри администрации города. Виза показывает, что должностное лицо, кого затрагивает содержание документа, ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем, руководителем подразделения, где готовился проект документа, руководителем заинтересованного подразделения, руководителями финансовых и экономических служб и т.п.).

Виза - реквизит, свидетельствующий о согласовании документа внутри администрации города, - включает в себя должность визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату визирования, например:

     Начальник главного

     правового управления

     Личная подпись  Л.И. Соколов

     25.11.2005

Визирование проекта документа проводится до подписания его должностным лицом.

На проекте правового акта, подготавливаемого без листа согласования, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом:

     Замечания прилагаются

     Начальник экспертного

     управления

     Личная подпись  А.С. Иванов

     05.08.2005

Отказ от визирования не допускается. В случае несогласия с документом в целом делается отметка:

     С проектом не согласен,

     замечания прилагаются.

     Начальник общего отдела

     Личная подпись  С.В. Ильин

     Дата

Замечания прилагаются на отдельном листе.

Визой, как правило, оформляется внутреннее согласование документа с заместителями Главы города, курирующими вопросы, отраженные в документе, с руководителями органов и территориальных подразделений администрации города, участие которых предусмотрено в реализации данного документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

4.2.15. Оттиск гербовой печати администрации города заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи, и проставляется в порядке, определенном правовым актом администрации города.

Виды, порядок применения и хранения печатей и штампов, а также перечень документов, заверяемых гербовой печатью администрации города, устанавливаются в распорядительных документах администрации города.

Оттиск печати на документах следует проставлять в "месте для печати" или "МП", указанном на документе, или таким образом (особенно в финансовых документах), чтобы он затрагивал самую незначительную часть должности и личной подписи должностного лица, т.е. чуть ниже подписи, так как наложение оттиска печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа.

4.2.16. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров           Личная подпись            М.И. Ковалева

07.06.2005

Копии документов заверяются руководителем органа или уполномоченным им должностным лицом.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению органа администрации города.

4.2.17. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию (либо фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Павлов

00 00 00

или

Павлов Кузьма Денисович

00 00 00

4.2.18. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, - краткие сведения об исполнении: слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, например:

В дело 02-4/35. Ответ 02-4/588

Иванова, 08.05.2005

или

Решено протоколом  межведомственной

комиссии от 12.08.2005

В дело 03-05, Чернова, 15.08.2005

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: "Направлен ответ, дата, номер", "Дан устный ответ", "Вопрос решен по телефону" (указываются номер телефона абонента, с кем решался вопрос, его фамилия, дата, время, когда совершались переговоры) и т.п.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Реквизит помещается на нижнем поле страницы документа, ниже отметки об исполнителе.

4.2.19. Отметка о поступлении документа в администрацию города проставляется при получении документа в нижнем правом углу первой его страницы и включает: порядковый номер и дату получения документа (является началом отсчета срока исполнения полученного документа), при необходимости - часы и минуты. Допускается проставлять отметку о поступлении специальным регистрационным штампом:

                                                            /-----------\

                                                            |Вх. N 0001 |

                                                            |01.04.2005 |

                                                            \-----------/

4.2.20. Реквизит "Идентификатор электронной копии документа" представляет собой отметку, проставляемую в левом нижнем углу последней страницы (каждой страницы) документа, содержащую наименование файла на машинном носителе, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в органе администрации города, например:

     С:\Док\Приказ6

V. Организация работы с документами

5.1. Регистрация, порядок исполнения и учет документов

5.1.1. Организация работы по учету корреспонденции, поступающей в администрацию города и исходящей от ее руководства, осуществляется отделом служебной корреспонденции и контроля управления делами администрации города.

5.1.2. Доставка служебных документов в администрацию города осуществляется:

- фельдъегерской службой;

- почтовым отделением связи;

- непосредственно представителями различных организаций, учреждений, предприятий (нарочным);

- с использованием факсимильной связи, электронной почты, телеграфной связи.

Конверты освобождают от вложенных документов и, как правило, уничтожают, кроме случаев, когда:

- дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

- поступают обращения граждан;

- только по конверту можно определить адрес отправителя.

Корреспонденция, поступившая в администрацию города, подлежит регистрации в день ее поступления, кроме корреспонденции, не подлежащей регистрации (приложение 13).

Поступившие в отдел служебной корреспонденции и контроля обращения граждан передаются для регистрации в отдел писем и приема граждан управления делами администрации города.

На первой странице регистрируемого документа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, реквизиты документа вводятся в компьютер.

Обязательный минимум реквизитов регистрации: данные автора (корреспондента), название вида документа, дата, исходящий номер документа, дата поступления, входящий номер документа, заголовок или его краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, отметка о направлении документа "в дело". В зависимости от характера документа и задач использования информации он может быть дополнен другими реквизитами.

Документы, адресованные администрации города, поступившие минуя отдел служебной корреспонденции и контроля к Главе города, его заместителям или руководителям органов, обязательно передаются в отдел служебной корреспонденции и контроля для регистрации.

5.1.3. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то специалисты отдела служебной корреспонденции и контроля обязаны осуществить их подборку или составить соответствующую справку и передать руководству вместе с поступившим документом.

5.1.4. Результаты рассмотрения руководителем корреспонденции отражаются в резолюции, указывающей исполнителя, сроки, порядок и характер исполнения документа.

5.1.5. Ответственным за исполнение поступившего документа является лицо, указанное в резолюции, первым, ему передается подлинник документа для исполнения.

5.1.6. При оперативном решении вопросов и отсутствии необходимости в составлении дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в администрацию города и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, например:

     Вопрос решен   по  телефону  37-76-48  с  зав.отделом  строительства

комитета по строительству и архитектуре администрации Красноярского края.

На совещании будет присутствовать его заместитель - В.И. Левин.

     Подпись  Л.М. Куликова

              25.04.2005

Все отметки размещаются на свободной от текста площади листа документа или на справке, приложенной к документу.

5.1.7. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены на основании правовых актов высших органов государственной власти и управления (приложение 9). Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются Главой города или его заместителями. В случае если руководителем не указан срок исполнения документа, он не должен превышать 30 дней.

5.1.8. Срок исполнения документа может быть изменен заместителем Главы города - управляющим делами при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменения вносятся в регистрационные данные, и об изменении сроков исполнения сообщается заявителю.

5.1.9. Отметку об установлении контроля за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или оттиском штампа "Контроль".

5.1.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или при наличии иного документального подтверждения исполнения.

5.1.11. Документ, зарегистрированный в отделе служебной корреспонденции и контроля, по исполнению которого проведена работа в установленном порядке, подлежит возврату в отдел служебной корреспонденции и контроля, где он комплектуется с копией ответа и другими документами и хранится в течение срока, установленного номенклатурой дел.

5.1.12. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства администрации города.

При производстве правоохранительными органами выемки документов в отделе служебной корреспонденции и контроля составляется надлежащим образом оформленный протокол выемки.

5.1.13. Отдел служебной корреспонденции и контроля управления делами учитывает и обобщает данные об исполнении документов в органах администрации города не реже одного раза в месяц. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются Главе города и руководителям органов администрации города.

5.1.14. Регистрация исходящей из администрации города корреспонденции производится в отделе служебной корреспонденции и контроля путем занесения реквизитов документов в электронную базу данных.

5.1.15. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Служебные документы на регистрацию и отправку передаются оформленными в соответствии с требованиями согласно настоящей Инструкции, с указанием точных адресов, в количестве экземпляров, равном количеству адресатов плюс один, со всеми необходимыми визами, приложениями и при необходимости - списками на рассылку.

Экземпляр инициативного исходящего документа с визами остается в отделе служебной корреспонденции и контроля и помещается "в дело" в соответствии с номенклатурой дел. Письма, выполненные на бланках администрации города, не требуют заверения печатью, кроме случаев, предусмотренных правовым актом администрации города, регламентирующим применение печатей и штампов администрации города.

5.1.16. Оформленные с нарушением установленных норм документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

5.1.17. В целях оперативного представления информации исходящий документ может быть отправлен с помощью электронной или факсимильной связи с последующим направлением оригинала документа по почте.

5.1.18. Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью администрации города, к отправке не принимаются.

5.1.19. Выдача документа адресату допускается в исключительных случаях, вызванных необходимостью срочного решения вопросов, изложенных в документе. При этом получатель расписывается на экземпляре документа, остающемся в деле.

5.2. Хранение документов, составление номенклатуры дел

5.2.1. Организация документов в администрации города представляет собой совокупность работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в муниципальный архив и Государственный архив Красноярского края.

Основные виды работ, обеспечивающие правильную организацию документов в делопроизводстве, - составление номенклатур дел и формирование дел.

5.2.2. Составление номенклатур дел

5.2.2.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

5.2.2.2. Номенклатура дел администрации города составляется управлением делами на основе номенклатур дел органов администрации города без прав юридического лица при методической помощи Государственного архива Красноярского края.

Номенклатура дел администрации города согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждается заместителем Главы города - управляющим делами (приложение 14).

5.2.2.3. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться положением об органе администрации города, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнем документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации города, их виды, состав и содержание.

5.2.2.4. В номенклатуру дел администрации города включаются отражающие все документируемые участки работы заголовки дел, а также дел, поступивших из других органов для продолжения, ликвидированных структур, правопреемником которых является администрация города, переходящих дел, различного рода картотек и т.д.

5.2.2.5. Названиями разделов номенклатуры дел администрации города являются названия органов администрации города без прав юридического лица; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел управления делами администрации города.

5.2.2.6. После утверждения номенклатуры дел администрации города органы администрации города без прав юридического лица получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

6.2.2.7. Графы номенклатуры дел администрации города заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации города цифрового обозначения органа и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах органа администрации города. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12-05, где 12 - обозначение органа администрации города, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел администрации города сохраняются одинаковые индексы для однородных дел в пределах органов администрации города без прав юридического лица, а также индексы переходящих дел.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих правовые акты, организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих информационно-справочные, плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- названия вида заводимого дела (переписка, документы к заседаниям коллегии, протоколы, приказы и т.д.);

- названия органа администрации города, структурного подразделения (автора документа);

- краткого содержания документов дела;

- дат первого и последнего документов дела;

- указания на копийность документов дела.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного службой Росархива 06.11.2000.

Графа 3 "Количество дел (томов)" номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню или срок хранения, согласованный с Госархивом.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган для продолжения и др.

5.2.2.8. Утвержденная номенклатура дел вводится и хранится в памяти информационной системы для упрощения ее ведения, корректировки.

Технология автоматизированного составления номенклатуры дел, как правило, принципиально не отличается от технологии составления ее бумажного варианта.

Если в течение года в администрации города возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.

Вновь созданный орган администрации города в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее (если это орган без прав юридического лица) в отдел документационного обеспечения управления делами.

По окончании года в номенклатуре дел администрации города проставляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

5.2.3. Формирование и оформление дел

5.2.3.1. Формирование дел - группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела в администрации города формируются децентрализованно, т.е. в органах и территориальных подразделениях администрации города.

Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

5.2.3.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать в дело все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

5.2.3.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются: отметка "В дело N ...", дата, подпись исполнителя или руководителя органа.

5.2.3.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии, с приложениями к ним.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами. Утвержденные же в качестве самостоятельных документов - группируются в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у Главы города и т.п.) и располагать в деле в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам (повестки дня, доклады, проекты решений и др.) прилагаются к протоколам в последовательности рассматриваемых вопросов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержание, независимо от времени составления.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета служащих и работников по техническому обслуживанию группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности администрации города и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются по алфавиту; все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные жалобы одного заявителя подшивают к группе документов его предыдущей жалобы. Раздельно от предложений подшиваются в дела заявления и жалобы граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

5.2.3.5. Дела администрации города подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих органов администрации города.

5.2.3.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования" должны быть указаны:

- наименование органа, структурного подразделения;

- заголовок дела;

- дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела или запись "Хранить постоянно".

При сдаче в дальнейшем документов на хранение в архив на обложке справа вверху и слева внизу должно быть предусмотрено место для проставления Госархивом шифров администрации города.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 15), нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела (приложение 16); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 17); подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия органа, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом или нумератором.

5.2.3.7. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение 15).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при проверке соответствия заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера и даты правовых актов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

5.2.3.8. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

5.2.4. Организация оперативного хранения документов и дел

5.2.4.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители органов администрации города и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

5.2.4.2. Правовые акты администрации города хранятся в отделе документационного обеспечения управления делами администрации города.

5.2.4.3. Предложения, заявления и жалобы граждан хранятся в отделе писем и приема граждан управления делами. Документы служебной переписки хранятся в отделе служебной корреспонденции и контроля управления делами администрации города.

5.2.4.4. Дела содержатся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, элеваторных картотеках, обеспечивающих их полную сохранность и защиту от пыли и воздействия солнечного света. С целью повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее размещается на внутренней стороне шкафа, ином доступном для прочтения месте.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

5.2.4.5. Выдача дел другим органам или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта-заместитель. Сторонним организациям дела выдаются по актам на основании их письменных запросов и с разрешения руководства.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным помещением в дело заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

5.2.4.6. Документы из дел выдаются работникам администрации города для служебного пользования под расписку и возвращаются в течение рабочего дня.

5.2.5. Порядок передачи дел на архивное хранение

5.2.5.1. Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности администрации города, имеющие историческое, культурное, социальное, научное, экономическое или политическое значение, входят в состав архивного фонда Красноярского края и подлежат передаче на государственное хранение.

5.2.5.2. В Государственный архив Красноярского края передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в муниципальный архив - дела по личному составу. Их передача производится только по описям.

5.2.5.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в органах администрации города и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя органа. В этих случаях передача может осуществляться решением архива по описям или номенклатурам дел.

5.2.5.4. Передача дел в архив осуществляется по описям дел, утверждаемым заместителем Главы города - управляющим делами.

Прием дел производится работником архива в присутствии работника администрации города. При этом одновременно на двух экземплярах описи, напротив заголовка каждого дела, включенного в нее, проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.

5.2.6. Экспертиза ценности документов

5.2.6.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.

5.2.6.2. Экспертиза ценности документов администрации города проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при выделении дел к уничтожению, при подготовке дел к последующему хранению и передаче дел в архив.

5.2.6.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации города создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Экспертиза ценности документов в органах администрации города без прав юридического лица ежегодно осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство, с привлечением членов ЭК и соответствующих специалистов. Окончательное решение по отбору, хранению, уничтожению и передаче дел принимает ЭК администрации города.

Функции и права экспертной комиссии администрации города, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается правовым актом администрации города.

5.2.6.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации города путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в государственный и муниципальный (дела по личному составу) архивы в органах администрации города проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются отметки в номенклатуре дел "до минования надобности" и т.п.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 18).

5.2.6.5. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи (приложение 19). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

5.2.6.6. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной, законченной нумерацией.

5.2.6.7. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям дел органов администрации города устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим органам администрации города со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

5.2.6.8. Описи дел составляются по установленной форме в четырех экземплярах, три из которых предназначаются для Государственного архива.

Заместитель Главы города -

управляющий делами

Ю.И.Лопатин

Продолжение

приложения 8 к Инструкции

Общий бланк

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВ,                      Управление социальной

МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ                            защиты населения

И ОРГАНИЗАЦИОННОЙ РАБОТЫ                        администрации Советского

                                                района г.Красноярска

СПРАВКА

03.03.2004  N 148

     Иванов Иван  Иванович принят на  работу  в  администрацию  города  в

1990 году;  должность  начальника  административно-хозяйственного  отдела

управления делами администрации города занимает с 1996 года.

Начальник                      Личная

управления                     подпись                       В.А. Сидоров