Постановление администрации г.Красноярска от 31 июля 2000 г. N 430 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству и о порядке рассмотрения обращений граждан в администрации города Красноярска" (утратило силу)

Постановление администрации г.Красноярска от 31 июля 2000 г. N 430
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству и о порядке рассмотрения
обращений граждан в администрации города Красноярска"

ГАРАНТ:

Постановлением администрации г.Красноярска от 30 декабря 2004 г. N 610 настоящее Постановление признано утратившим силу

В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в администрации города, в соответствии со ст.58 Устава города Красноярска и на основании государственного стандарта Российской Федерации (ГОСТ Р 6.30-97) постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству и о порядке рассмотрения обращений граждан в администрации города Красноярска (прилагается).

2. Рекомендовать органам и территориальным подразделениям администрации города разработать и утвердить инструкции, не противоречащие настоящей Инструкции, предварительно согласовав их в государственном архиве по Красноярскому краю.

3. Признать утратившим силу постановление администрации города от 23.11.98 N 1997 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в структурных подразделениях и органах администрации города Красноярска".

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами Белехова В.С.

Глава города

П.И.Пимашков

Инструкция
по делопроизводству и о порядке рассмотрения обращений граждан
в администрации города Красноярска
(утв. Постановлением администрации г.Красноярска
от 31 июля 2000 г. N 430)

     1.  Общие положения                                                 

     2.  Организация работы со служебными документами                    

     3.  Требования, предъявляемые к оформлению служебных документов     

     4.  Виды служебных документов                                       

     5.  Порядок подготовки проектов правовых актов администрации города 

     6.  Порядок рассмотрения письменных обращений граждан и  организация

         приема граждан                                                  

     7.  Машинописные и копировально-множительные работы                 

     8.  Требования к бланкам документов                                 

     9.  Составление номенклатур дел                                     

     10. Формирование дел                                                

     11. Экспертиза ценности документов                                  

     12. Оформление дел                                                  

     13. Составление описей дел                                          

     14. Оперативное хранение документов и дел                           

     15. Передача дел на архивное хранение                               

     16. Словарь основных общепринятых документов                        

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству и о порядке рассмотрения обращений граждан в администрации города Красноярска (далее по тексту - Инструкция) подготовлена управлением делами администрации города на основе требований Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ), ГОСТа Р 6.30-97 и устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации города, а также порядок рассмотрения обращений граждан.

1.2. Инструкция устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, копирования (тиражирования), исполнения документов.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в органах администрации города возлагается на управляющего делами.

Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в органах администрации города единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на начальника организационного отдела управления делами.

Руководитель органа администрации города определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, знакомит работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники органов администрации города несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

При уходе работника в отпуск, увольнении или перемещении по службе имеющиеся у него документы, по указанию руководителя органа, передаются другому работнику по акту.

1.4. Задачи, функции, порядок работы органов администрации города регламентируются положениями.

Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводстве администрации города, определяются должностными инструкциями.

2. Организация работы со служебными документами

2.1. Организация работы по учету корреспонденции, поступающей в администрацию города и исходящей от ее руководства, осуществляется сектором служебной корреспонденции управления делами администрации города.

2.2. Корреспонденция, поступившая в администрацию города, подлежит регистрации в день ее поступления.

Поступившие в сектор служебной корреспонденции письма, заявления и жалобы граждан передаются для регистрации в отдел писем и приема граждан управления делами администрации города.

На первой странице регистрируемого документа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, реквизиты документа вводятся в компьютер.

Обязательный минимум реквизитов регистрации: данные автора (корреспондента), название вида документа, дата, исходящий номер документа, дата поступления, входящий номер документа, заголовок или его краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, отметка о направлении документа "в дело". В зависимости от характера документов и задач использования информации он может быть дополнен другими реквизитами.

Документы, адресованные администрации города, поступившие минуя сектор служебной корреспонденции к Главе города, его заместителям или руководителям органов, обязательно передаются в сектор служебной корреспонденции для регистрации.

2.3. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то специалисты сектора служебной корреспонденции обязаны осуществить их подборку или составить соответствующую справку и передать руководству вместе с поступившим документом.

2.4. Результаты рассмотрения руководителем корреспонденции отражаются в резолюции, указывающей исполнителя, сроки, порядок и характер исполнения документа.

2.5. Резолюция налагается на документе или на справке, прилагаемой к документу, должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

                                     Зайцевой А.В.

                                     Никитину П.С.

                                     Прошу подготовить проект

                                     распоряжения администрации города

                                     в срок до 15.11.2000

                                     Личная подпись

                                     05.11.2000

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

2.6. Ответственным за исполнение поступившего документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа для исполнения.

2.7. При оперативном решении вопросов и отсутствии необходимости в составлении дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в администрацию города и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободной от текста площади листа документа или на справке, приложенной к документу.

2.8. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены на основании правовых актов высших органов государственной власти и управления (приложение 1). Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются Главой города или его заместителями.

2.9. В случае, когда срок исполнения документа руководителем не указан, он не должен превышать один месяц.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменения вносятся в регистрационные данные, и об изменении сроков исполнения сообщается заявителю.

2.10. Отметку об установлении контроля за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или оттиском штампа "Контроль".

2.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или при наличии другого документального подтверждения исполнения.

2.12. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства администрации города.

2.13. Управление делами учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц, не позднее пятого числа данные об исполнении документов в органах администрации города. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются Главе города и руководителям органов администрации города.

3. Требования, предъявляемые к оформлению служебных документов

При подготовке и оформлении документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

3.1. Документ печатается на бланке установленной формы с соблюдением правил машинописных работ (приложение 2).

При переписке руководителей органов администрации города (не юридических лиц) может применяться общий бланк без почтовых реквизитов.

3.2. Содержание служебного письма должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст письма уместно начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

В письмах используются следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("Просим направить", "Направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым", "Прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("Администрация города считает возможным", "Управление делами направляет").

3.3. Отправляемому из администрации города служебному письму присваивается исходящий номер, состоящий из индекса и порядкового регистрационного номера документа. На лицевой или оборотной стороне последнего листа исходящего документа в левом нижнем углу указываются фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона, инициалы технического исполнителя и номер файла. Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего письма, завизированная в нижней части лицевой стороны последнего листа исполнителем (при необходимости с указанием рассылки), помещается "в дело" в соответствии с номенклатурой дел.

3.4. В письмах-ответах указывается номер и дата документа, по содержанию которого подготовлен ответ, в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке.

3.5. Наименование органа, а также наименование предприятия и учреждения указывается в документах в точном соответствии с учредительными документами, положениями о них. Сокращенное наименование применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении об органе и в учредительных документах учреждения, предприятия.

3.6. Тексты писем предваряют заголовки, раскрывающие в краткой форме их основное содержание.

Точка в конце заголовка не ставится, и он не заключается в кавычки. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков.

В документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "стр." и знаков препинания.

3.7. На документе указывается дата его подписания, утверждения или составления, проставляемая цифровым способом. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 14 декабря 2000 г. следует оформлять 14.12.2000. Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.12.14, а также словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2000 г.

3.8. В состав реквизита "Подпись" входит: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - если оформлен на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

     Директор департамента            Личная

     городского хозяйства             подпись           В.А.Иванов

или:

     Директор департамента            Личная            В.А.Иванов

                                      подпись

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

     Генеральный директор        Личная               М.А.Медведев

                                 подпись

     Главный бухгалтер           Личная               Н.И.Логинов

                                 подпись

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

     Директор ООО "Сибиряк"              Директор АОЗТ "Каскад"

     Личная                              Личная

     подпись        В.М.Степанов         подпись           А.П.Миронов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

     Председатель комиссии              Личная подпись    Н.В.Куликов

     Члены комиссии                     Личная подпись    К.М.Артемьева

                                        Личная подпись    С.П.Матвеев

                                        Личная подпись    В.А.Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается написание предлога "За", сокращения "Зам." или проставление косой черты перед наименованием должности.

3.9. При адресовании письма руководителю органа администрации города или иной организации их наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адреса пишутся в дательном падеже), при направлении письма в орган администрации города или иную организацию их наименование пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

                                         Администрация Красноярского края

                                         Управление по делам казачества

или

                                                      АОЗТ "Каскад"

                                                      Бухгалтерия

                                                      Старшему экономисту

                                                      А.С.Николаеву

или

                                                 Президенту АОЗТ "Каскад"

                                                 В.И.Петрову

Инициалы должностного или физического лица предшествуют фамилии.

Если письмо отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                    Администрации районов

                                                    в г.Красноярске

3.10. В состав реквизита "Адресат", при необходимости, может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки и на каждом письме указывают только один адресат.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                               Всероссийский научно

                                               исследовательский институт

                                               документоведения и

                                               архивного дела

                                               101000, Москва, Центр,

                                               Милютинский пер., 7а

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:

                                                    660037, г.Красноярск,

                                                    ул.Садовая, 5, кв. 12

                                                    И.П.Калинину

3.11. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

     Приложение: 1. Положение  об управлении образования на 5 л. в 1 экз.

                 2. Правила   подготовки   и   оформления   документов  в

                    управлении делами на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

     Приложение: письмо   управления   социальной  защиты  населения   от

                 14.06.97 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не всем указанным в документе адресатам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

3.12. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова Утверждаю (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                               Утверждаю

                                               Директор департамента

                                               городского хозяйства

                                               администрации города

                                               Личная подпись И.В.Сергеев

                                               12.09.97

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.13. Согласование проекта документа осуществляется, как правило, двумя способами - визированием и проставлением грифа согласования.

Гриф согласования документа состоит из слова Согласовано (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

          Согласовано

          Ректор Сибирской аэрокосмической академии

          Личная подпись А.Г.Грязнов

          23.04.97

3.14. При согласовании документа способом визирования виза включает в себя должность визирующего, подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату визирования, например:

     Начальник юридического управления

     Личная подпись             В.А.Сидоров

     25.11.2000

При наличии замечаний к проекту документа визу оформляют следующим образом:

     Замечания прилагаются

     Личная подпись А.С.Орлов

     25.08.97

Замечания прилагаются на отдельном листе.

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

3.15. Гербовая печать администрации города заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, определенных правовым актом администрации города (приложение 3).

3.16. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения, например:

     Подпись

     Верно

     Инспектор отдела кадров. Личная подпись            М.В.Колосков

     07.06.2000

3.17. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело сопровождается подписью исполнителя документа или руководителем органа, в котором исполнен документ, и датированием.

3.18. Отметка для автоматического поиска исполненного документа может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в администрации города.

4. Виды служебных документов

4.1. Акты составляются чаще всего комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом.

Акт оформляется на общем бланке или на простом листе, перед текстом размещается заголовок, начинающийся с предлога "О" ("Об") и формулируемый с помощью отглагольного существительного: "О проверке", "О приеме-передаче" "О списании".

Текст акта состоит из трех частей: введения, констатирующей части и выводов.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта (распорядительный документ, нормативный документ, договор и т.п.), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие лица). Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту.

Констатирующая часть начинается с абзаца, в ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты.

Заключительная часть акта содержит выводы или рекомендации. Акт может заканчиваться также только констатацией фактов.

О наличии приложений делается ссылка.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывает председатель и все члены комиссии.

Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Отдельные виды актов могут утверждаться руководителем органа. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТа согласно приложению 5.

4.2. Докладная (служебная) записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Докладные записки, подаваемые руководителю органа администрации города, оформляются на общем бланке или на простом листе. Цель докладной (служебной) записки - побудить руководителя принять определенное решение. Текст записки содержит две части: первую - констатирующую (описательную), где излагаются имевшие место факты или описываемая ситуация, и вторую - где излагаются предложения, просьбы.

4.3. Протокол составляется на общем бланке или на простом листе. Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего" и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, совещания, собрания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Начинается заголовок с прописной буквы. Например: "Совещания помощников руководителей".

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря (при проведении оперативных совещаний слова "Председатель", "Секретарь" в оформлении протокола опускаются).

Далее перечисляются присутствующие. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа указываются фамилии присутствующих постоянных членов в алфавитном порядке (должности не указываются). После них записываются фамилии и должности приглашенных. На расширенных собраниях и заседаниях с числом присутствующих более 15 человек их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в тексте протокола.

Например: "Присутствовали: 43 человека (список прилагается)".

Затем следует повестка дня с вопросами, вынесенными на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела состоит из трех частей:

"Слушали",

"Выступили",

"Решили (Постановили)".

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие.

Протоколы могут быть полными и краткими. Кратко протоколируются оперативные совещания.

Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших.

В ходе заседания обычно составляется лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, дополняется, выверяется, редактируется и оформляется.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года (приложение 6).

4.4. Справки включают две разновидности: информирующие о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

Справки, направляемые из администрации города, оформляются на бланке письма администрации города, не требующие отправки - оформляются на общем бланке администрации города.

Дата, адресат, заголовок, текст, подпись - обязательные реквизиты справок.

Текст справки второй разновидности обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения, и заканчивается указанием названия учреждения, куда она представляется.

В тексте такой справки не должно быть устаревших штампов и канцеляризмов типа: "настоящая справка", "действительно учится" и т.д. На справке ставится дата ее выдачи. Подписывает справку должностное лицо, чья подпись заверяется печатью (приложение 7).

4.5. Срочность передачи информации обеспечивает телеграмма.

В телеграмме указывается точный адрес (перед ним обязательно проставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресат), наименование учреждения, если известно - наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя.

Текст телеграммы печатается на одной стороне чистого листа через 2 интервала прописными буквами с пропуском в два интервала между словами. Текст печатается начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато.

Текст телеграммы составляется, по возможности, без предлогов, союзов, знаков препинания. При необходимости постановки знаков препинания в тексте телеграммы их указывают сокращенными словами строчными буквами: точка - тчк; запятая - зпт; двоеточие - двтч; кавычки - квч; скобки - скб; номер - нр.

Словами в телеграмме обозначаются цифровые данные и такие знаки, как: N - номер (можно нр); "-" - минус; "+" - плюс; ! - восклицательный знак; ? - вопросительный знак; % - проценты; ":" - деление и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 97. Заканчивается текст телеграммы указанием ее индекса. Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, запроса без слов "Ваш", "На Ваш". После текста указывается наименование должности (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.

После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, полное наименование органа управления и должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму.

Подпись отправителя служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, направляется для передачи, а второй - в дело (приложение 8).

4.6. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие как приглашение на совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы содержит не более 50 слов, составляется в одном экземпляре. Не рекомендуется употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму четко проговаривая текст, с паузами, чтобы дать возможность точно записать.

После передачи телефонограммы записавший читает текст передающему для подтверждения верности его записи. Фамилии и труднопроизносимые слова передаются по буквам, допущенные неточности исправляются.

Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы, указанием должности, Ф.И.О. лица, отправившего телефонограмму, подписью лица, принявшего телефонограмму, и входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен список адресатов с номерами их телефонов. Телефонограммы оформляются обычно на чистом листе бумаги или на общем бланке (приложение 9).

4.7. Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать тексты, таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к исполнению вида отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. Текст документов, отправляемых по факсу, должен быть читаемым, выполненным контрастным шрифтом или контрастными (черными, темно-синими) чернилами, тушью, шариковой ручкой.

Зарегистрированный текст факса передается в сектор служебной корреспонденции управления делами.

5. Порядок подготовки проектов правовых
актов администрации города

5.1. Глава города по вопросам, отнесенным к его компетенции, принимает постановления и издает распоряжения, заместители Главы города издают распоряжения. Руководители органов администрации города издают приказы. Главы администраций районов в городе по вопросам своей компетенции издают распоряжения, а по внутренним вопросам - приказы.

5.2. Проекты постановлений, распоряжений администрации города разрабатываются органами администрации города, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос, в соответствии с поручениями Главы города и в инициативном порядке.

Проекты постановлений, распоряжений и приказов оформляются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов.

5.3. Проект правового акта должен достаточно полно и, по возможности, кратко излагать существо вопроса, содержать конкретные мероприятия и, как правило, не должен превышать 2 - 3 (иногда 3 - 4) страниц.

К проекту правового акта прилагаются справки, документы, нормативные акты, на которые имеется ссылка в проекте.

5.4. Заголовок к проекту постановления должен соответствовать его содержанию и заголовку на листе согласования, не превышать, как правило, двух строк. Печатается заголовок через 1 интервал, каждая строка заголовка не должна превышать 28 знаков (8 - 9 см). Если заголовок превышает 140 знаков (пять строк), то его продлевают до границы правого поля.

Заголовок заключает в себе ответ на вопрос: о чем (о ком)?.

В текстах проектов распоряжений администрации города заголовок отсутствует и выносится в лист согласования.

5.5. К проекту правового акта прилагается лист согласования.

Лист согласования к проекту акта управления имеет следующие реквизиты: название проекта, данные автора проекта и номер его телефона, должности, Ф.И.О. руководителей согласующих проект инстанций, их замечания, подписи и даты подписания. На обратной стороне листа согласования отмечаются адресаты рассылки копий принятого правового акта с указанием количества экземпляров.

Лист согласования визируют: заместители Главы города по вопросам, входящим в их компетенцию, руководитель органа администрации города, который вносит на подпись проект данного документа, начальник юридического управления, управляющий делами администрации города, руководители всех заинтересованных в принятии документа органов администрации города, в необходимых случаях - руководители государственных контролирующих органов, помощник руководителя органа администрации города, в чью компетенцию входит рассматриваемый вопрос.

Правовую экспертизу подготовленного проекта акта управления осуществляет юридическое управление администрации города.

При несогласии с проектом или его отдельными предписаниями руководитель визирует лист согласования и проставляет отметку о возражении, замечании либо указывает при визировании "Замечания прилагаются" и прилагает к проекту справку с обоснованием возражений.

5.6. Срок согласования проекта правового акта в инстанции не должен превышать двух дней, кроме юридического и финансового управлений администрации города, где он составляет 5 дней. При повторном рассмотрении проекта в случае устранения замечаний, внесения поправок, указанных инстанциями, срок согласования проекта составляет не более двух дней. При превышении каким-либо органом администрации города указанных сроков согласования муниципальный служащий, ответственный за подготовку проекта правового акта, обязан письменно поставить об этом в известность управляющего делами администрации города. Лицо, превысившее сроки согласования, представляет письменное объяснение в управление делами администрации города о причинах задержки.

5.7. Проекты, подготовленные для согласования, должны регистрироваться в управлении делами администрации города. Срок подготовки проекта и издания правового акта администрации города не должен превышать, как правило, один месяц.

5.8. Текст правового акта состоит, как правило, из вступительной (преамбулы) и постановляющей (распорядительной) частей.

Во вступительной части излагаются цели и задачи предписываемых действий, фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания акта. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.

Если основанием к изданию правового акта является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ Президента или Правительства Российской Федерации, то в преамбуле указывается его дата, номер, название.

5.9. Преамбула завершается словом "Постановляю" или "Приказываю" (кроме текстов распоряжений), выделенным прописными буквами.

Каждый пункт акта содержит законченную мысль и включает, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обусловливают друг друга или обращены к одному субъекту.

В пунктах распорядительной части указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

В последнем пункте распорядительной части постановления, распоряжения, приказа, при необходимости, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением правового акта в целом.

5.10. Если в тексте акта дается ссылка на приложение: "согласно приложению" или "прилагается", то в правом верхнем углу на первой странице приложения проставляется: "Приложение к распоряжению (постановлению) администрации города от ____________ N ____" (дата и номер проставляются при регистрации).

5.11. Если правовым актом утверждаются документы, являющиеся самостоятельными нормативными актами (например, положение об отделе, управлении, комитете; перечни, инструкции, программы и т.д.), то в правом верхнем углу приложения проставляется (без кавычек): "Утвержден (-о, -а, -ы) распоряжением (постановлением) администрации города от ___________ N ____" (дата и номер проставляются при регистрации), в тексте распоряжения (постановления) при этом указывается: "(прилагается)", например:

                                             Утвержден

                                             Постановлением администрации

                                             города

                                             от __________ N _______

Все приложения к проекту постановления, распоряжения должны быть подписаны руководителем подготовившего их органа.

5.12. Если в процессе доработки в проект правового акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию с должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций.

5.13. Ответственность за оформление проекта правового акта возлагается на помощника руководителя органа, разрабатывающего проект.

5.14. Проекты документов, подготовленные в нарушение установленного порядка и не прошедшие необходимые согласования, могут быть возвращены управляющим делами администрации города руководителям, внесшим проекты на рассмотрение Главе города и его заместителям.

5.15. После подписания постановления распоряжения и приказы регистрируются в протокольном секторе. Копии, заверенные печатью "Протокольный сектор. Администрация города Красноярска", рассылаются адресатам, указанным исполнителем документа в листе согласования.

5.16. Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты управления, направляются тем же адресатам, кому направлялись ранее принятые акты.

5.17. Постановления и распоряжения администрации города вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом акте, а постановления и распоряжения, затрагивающие интересы населения города, вступают в силу с момента опубликования их в средствах массовой информации.

5.18. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений администрации города осуществляет отдел по контролю управления делами.

6. Порядок рассмотрения письменных обращений
граждан и организация приема граждан

6.1. Организацию работы по приему граждан, а также с письменными обращениями граждан, поступающими в администрацию города, осуществляет отдел писем и приема граждан управления делами.

Письменные обращения граждан регистрируются в день их поступления.

6.2. Все документы, использованные в ходе рассмотрения письменных обращений, вместе со справками и копией ответа формируются в дела, которые хранятся в отделе писем и приема граждан 3 года.

6.3. Обращения граждан рассматриваются в возможно более короткий срок, но не позднее пятнадцати дней, а требующие изучения и проверки - в срок не более одного месяца со дня регистрации.

6.4. В случае необходимости проведения дополнительной проверки, истребования дополнительных материалов либо принятия других мер срок рассмотрения обращения может быть продлен начальником отдела писем и приема граждан по предложению лица, рассматривающего жалобу.

6.5. Общий срок рассмотрения обращения не может превышать двух месяцев, за исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в суде. В таких случаях общий срок рассмотрения обращения продлевается на весь период судебного разбирательства. Типовые сроки рассмотрения указаны в приложении 1 к настоящей Инструкции.

6.6. В случае продления сроков рассмотрения обращений граждан орган или должностное лицо, рассматривающее обращение, извещает об этом обратившихся граждан в трехдневный срок.

6.7. Рассмотрение обращений, касающихся вопросов защиты прав детей, инвалидов, военнослужащих и членов их семей, начинается безотлагательно и должно быть завершено не позднее чем в пятнадцатидневный срок со дня их поступления в органы государственной власти и не позднее семи дней со дня поступления в органы местного самоуправления.

6.8. Сообщения о возможных авариях, катастрофах и иных чрезвычайных ситуациях природного и техногенного характера рассматриваются незамедлительно.

6.9. Сообщение о результатах рассмотрения обращения направляется гражданину в течение пяти дней со дня принятия по нему соответствующего решения.

6.10. Повторные обращения рассматриваются в порядке, установленном Законом Красноярского края от 18.10.99 N 8-497 "Об обращениях граждан".

При рассмотрении повторных обращений граждан к ним прилагаются материалы предыдущего рассмотрения.

6.11. Коллективные обращения граждан, в том числе принятые на собраниях (сходах), конференциях, митингах, рассматриваются в соответствии с настоящей Инструкцией.

6.12. Не рассматриваются обращения, содержащие нецензурные выражения или нечитаемый текст. В этом случае, если возможно установить адрес обратившегося лица, ему в пятидневный срок по поступлении обращения направляется уведомление о невозможности рассмотрения нечитаемого текста обращения.

Анонимные обращения граждан, поступившие в органы и должностным лицам, уполномоченным принимать решения по обращениям граждан, не рассматриваются и направляются в архив.

6.13. Личный прием ежемесячно проводят Глава города, его заместители, директора департаментов и начальники управлений. Глава города ведет прием граждан в администрации города и администрациях районов в городе (по графику).

График приема граждан согласовывается со всеми должностными лицами, ведущими прием, утверждается Главой города и доводится до сведения населения посредством публикации в газете "Городские новости" один раз в квартал.

6.14. Устные обращения граждан, поступившие в адрес должностного лица на личном приеме, в ходе общения с ним в прямом эфире на радио, телевидении, по телефону ("прямая линия") и т.д., рассмотрение которых требует дополнительной проверки, подлежат обязательной регистрации и не позднее чем в пятидневный срок передаются для рассмотрения в компетентный в этом вопросе орган администрации города.

6.15. Отдел писем и приема граждан проводит систематический анализ и обобщение характера устных и письменных обращений граждан, содержащихся в них критических замечаний с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, и вносит свои предложения на рассмотрение руководства администрации города.

7. Машинописные и копировально-множительные работы

7.1. В секторе технической обработки документации (далее - Сектор) за каждым специалистом-оператором закреплен персональный компьютер. Специалист-оператор имеет свой код для входа в работу с компьютером.

При печатании материалов специалист-оператор компьютерной техники обязан проставить по окончании набора текста свои инициалы, номер файла.

7.2. В Секторе преимущественно выполняются машинописные работы для Главы города, его заместителей, осуществляется ввод текстов проектов правовых актов администрации города в информационную систему.

7.3. Выполнение машинописных работ для департаментов, комитетов, управлений, отделов осуществляют работники указанных подразделений - пользователи компьютеров.

7.4. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается.

7.5. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди.

7.6. Передаваемые в Сектор для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цвета. Небрежно и неразборчиво выполненные проекты с исправлениями простым карандашом для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий, на применение только общепринятых сложносокращенных слов и аббревиатур.

7.7. На тиражирование направляются только служебные документы и материалы. Тираж производится по заказам, выполняемым в порядке очередности их поступления. Учет копируемых документов ведется в специальном журнале. Не допускается необоснованное тиражирование документов.

7.8. Тиражирование бланков не допускается.

8. Требования к бланкам документов

8.1. Для оформления документов применяются два основных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 - левое;

10 - правое;

15 - верхнее;

20 - нижнее.

8.2. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

8.3. Для администрации города Красноярска установлены следующие виды бланков документов:

- общий бланк (без почтовых реквизитов);

- бланк письма;

- бланк постановления администрации города;

- бланк распоряжения администрации города;

- бланк согласования проекта правового акта;

- бланк приказа управления делами;

- бланк приказа главного управления кадров и организационной работы;

- бланк приказа директора департамента;

- бланк приказа директора департамента городского хозяйства;

- бланк командировочного удостоверения;

- бланк справки к документу.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

9. Составление номенклатур дел

9.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

9.2. Номенклатура дел администрации города составляется организационным отделом управления делами на основе номенклатур дел органов администрации города без прав юридического лица при методической помощи государственного архива Красноярского края (приложение 10).

Номенклатура дел администрации города согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждается управляющим делами администрации города (приложение 11).

9.3. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться положениями об органах администрации города, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации города, их виды и состав.

9.4. В номенклатуру дел администрации города включаются отражающие все документируемые участки работы заголовки дел, поступивших из других организаций для продолжения, ликвидированных организаций, правопреемником которых является данная структура, переходящих дел, дел и справочных материалов с грифом "Для служебного пользования", различного рода картотек и т.д.

9.5. Названиями разделов номенклатуры дел администрации города являются названия органов администрации города; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел управления делами администрации города.

9.6. После утверждения номенклатуры дел администрации города органы администрации города получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.7. Графы номенклатуры дел администрации города, ее органов заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации города цифрового обозначения органа и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах органа администрации города. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12 - 05, где 12 - обозначение органа администрации города, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранить одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных органов администрации города; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- названия рода заводимого дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или вида документов (протоколы, приказы и т.д.);

- названия структурного подразделения, органа администрации города;

- названия организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткого содержания документов дела;

- названия территории, с которой связано содержание документов дела;

- даты (хронологические рамки) документов дела;

- указания на копийность документов дела.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню (при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел) или срок хранения, согласованный с госархивом.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

9.8. Утвержденная номенклатура дел вводится и хранится в памяти информационной системы для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях - переработки.

Технология автоматизированного составления номенклатуры дел, как правило, принципиально не отличается от традиционной технологии.

10. Формирование дел

10.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела в администрации города формируются децентрализованно, т.е. в органах администрации города.

Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

10.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, оформленные в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать в дело все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

10.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляется: отметка "В дело N ...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

10.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу.

Правовые акты оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются в соответствии с номерами протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности администрации города и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11. Экспертиза ценности документов

11.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.

11.2. Экспертиза ценности документов администрации города проводится при составлении номенклатур дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

11.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов администрации города создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в органах администрации города с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЭК администрации города.

Функции и права экспертной комиссии администрации города, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается правовым актом администрации города.

11.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации города путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в государственный архив в органах администрации города проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел "до минования надобности" и т.п.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 12).

12. Оформление дел

12.1. Дела администрации города подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дел включает комплекс технической обработки и проводится сотрудниками соответствующих органов администрации города при методической помощи и под контролем государственного архива Красноярского края.

12.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела (приложение 13);

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 14); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия органа, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом или нумератором.

12.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение 15).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера правовых актов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

13. Составление описей дел

13.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи (приложение 16). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

13.2. В каждом органе и территориальном подразделении администрации города описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством государственного архива Красноярского края. По этим описям документы сдаются в архив.

13.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям дел органов администрации города устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим органам администрации города со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

13.4. Описи дел составляются по установленной форме в четырех экземплярах.

14. Оперативное хранение документов и дел

14.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители органов администрации города и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

14.2. Правовые акты администрации города хранятся в протокольном секторе управления делами.

14.3. Письма, заявления, жалобы граждан хранятся в отделе писем и приема граждан управления делами. Документы служебной переписки хранятся в секторе служебной корреспонденции управления делами.

14.4. Дела содержатся в рабочих комнатах, в специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, элеваторных картотеках, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. С целью повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее размещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

14.5. Выдача дел другим органам или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным помещением в дело заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

14.6. Документы из дел выдаются для служебного пользования работникам администрации города под расписку и возвращаются в течение рабочего дня.

15. Передача дел на архивное хранение

15.1. Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности администрации города, имеющие историческое, культурное, социальное, научное, экономическое или политическое значение, входят в состав архивного фонда Красноярского края и подлежат передаче на государственное хранение.

15.2. В государственный архив Красноярского края передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и в муниципальный архив - дела по личному составу. Их передача производится только по описям.

15.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в органах администрации города и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя органа. Передача их может осуществляться решением архива по описям или номенклатурам дел.

15.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями органов администрации города и утвержденному управляющим делами.

Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника органа администрации города. При этом на обоих экземплярах описи напротив заголовка каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив сотрудниками органов администрации города.

16. Словарь основных общепринятых документов

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Постановление - правовой акт, принимаемый органами управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил. Имеет длительный срок действия и касается широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от их подчиненности.

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий или мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на условиях единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителями органов управления, имеет ограниченный срок исполнения и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Служебная записка - письмо о выполнении какой-либо работы, направляемое должностным лицом вышестоящему должностному лицу (руководителю известен характер выполненного поручения).

Служебное письмо - обобщенное наименование различных документов, служащих средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Виды служебных писем:

- сопроводительное - всегда содержит отметку о приложении;

- гарантийное - должно иметь две подписи (руководителя и главного бухгалтера);

- информационное - своевременно информирующее другой орган, предприятие о свершившемся факте или о планируемом мероприятии;

- инструктивное - вышестоящие организации или должностные лица направляют какие-либо указания нижестоящим;

- письмо-запрос;

- письмо-ответ;

- письмо-напоминание;

- письмо-предложение;

- письмо-просьба;

- письмо-сообщение и т.д.

Справка служебная - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справка личная - документ, подтверждающий факты личного или служебного характера.

Управляющий делами

В.С.Белехов