Приложение N 2. Указания по ведению учета писем при помощи учетно-контрольной карточки и по ее заполнению

Приложение N 2
к п.4 Инструкции

Указания
по ведению учета писем при помощи учетно-контрольной карточки и по ее заполнению

1. Ведение учета писем при помощи учетно-контрольной карточки

Все поступающие обращения граждан должны быть учтены и централизованно зарегистрированы на учетно-контрольных карточках в день поступления.

Регистрационный индекс обращения состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы (например: К-382).

Повторным обращениям граждан присваивается очередной индекс, а в соответствующей строке учетно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы.

Поступившие на рассмотрение от различных адресатов обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, которые не являются повторными, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например: K-382/1, К-382/2 и т.д.).

Картотеки могут формироваться по расположенным в алфавитном порядке фамилиям лиц, от которых поступили предложения, заявления, жалобы, а также по тематике вопросов, затронутых в письмах.

В необходимых случаях может вестись алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили обращения.

2. Заполнение учетно-контрольной карточки

Учетно-контрольная карточка заполняется в соответствии с указанными графами. В графе "Что проделано" указываются дата и исходящий номер ответа заявителю, краткое содержание ответа, его форма (если ответ дан устно). Если проводилось расследование, то указать, кто его проводил, результаты, кому доложено.

3. Форма учетно-контрольной карточки письма

Лицевая сторона

Учетно-контрольная карточка письма*
(изготавливается на бланке формата А-5)

Номер______________от_________листов______________ приложение____________

Фамилия__________________имя______________отчество_______________________

Адрес: индекс_______________республика___________________________________

область________________район ____________________________________________

войсковая часть__________________________________________________________

населенный пункт_________________________________________________________

улица_______________________дом______корпус ________ квартира ___________

Категория заявителя _____________________________________________________

Вид обращения ___________________________________________________________

              (письмо - П; телеграмма - Т; личный прием - ЛП)

Тип обращения ___________________________________________________________

                    (предложение - П; заявление - З; жалоба - Ж)

Частота обращения _______________________________________________________

                         (первичное - перв. ; повторное - повт.;

                                   многократное - мног.)

Получено из ____________________ сопр. N ____________ дата ______________

Тематика обращения  _____________________________________________________

Краткое содержание  _____________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Справка _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     * Указания по ведению учета   писем  при  помощи  учетно-контрольной

       карточки и ее заполнению прилагаются.

Оборотная сторона

Кому доложено: ____________________________________ дата ________________

Резолюция  ______________________________________________________________

На контроле в:___________________________________________________________

Что проделано ___________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Ответ: дата __________________________N _________________________________

Аннотация ответа ________________________________________________________

                      (решено положительно; отказано в просьбе; даты

                               разъяснения, управление (отдел)

Фамилия исполнителя _____________________________________________________

Документ приобщен в дело номер ____________том ____________стр. _________

     Подпись специалиста ________________________________________________

Примечания:

1. Предлагаемая форма учетно-контрольной карточки для учета обращений граждан изготавливается на местах.

2. В случаях использования электронно-вычислительной техники при организации делопроизводства по обращениям граждан могут применяться учетно-контрольные карточки, содержащие все вышеуказанные реквизиты, расположенные в последовательности, удобной для применения средств электронно-вычислительной техники.