Раздел VIII. Обеспечение проведения заседаний коллегии администрации города, совещаний, проводимых Главой города, общегородских мероприятий

VIII. Обеспечение проведения заседаний коллегии администрации города, совещаний, проводимых Главой города, общегородских мероприятий

8.1. Реализация указанной функции возложена на отдел организационной работы.

8.2. В целях осуществления функции отдел:

- в соответствии с перспективным и ежемесячными планами работ формирует повестку заседания коллегии для утверждения Главой города не позднее чем за 14 дней до даты проведения заседания коллегии;

- запрашивает у руководителя органа администрации города, ответственного за подготовку вопроса, необходимые материалы в соответствии с Регламентом администрации города;

- формирует рабочие материалы для членов коллегии: проект правового акта Главы города, аналитическую справку на имя Главы города, проект программы или концепции по обсуждаемому вопросу, список выступающих и приглашенных на заседание коллегии;

- осуществляет проверку представленных материалов и их анализ;

- приглашает членов коллегии, оповещает о повестке заседания коллегии, месте, времени и дате проведения;

- направляет сформированный пакет документов членам коллегии;

- согласовывает и корректирует список докладчиков, содокладчиков и выступающих на заседании коллегии, регламентирует порядок и время выступления;

- осуществляет регистрацию членов коллегии;

- осуществляет размещение в зале приглашенных на заседание коллегии;

- взаимодействует с органами и территориальными подразделениями администрации города при подготовке и проведении запланированных мероприятий с участием Главы города и его заместителей;

- в соответствии с ежемесячным планом работы администрации города формирует повестки совещаний, проводимых Главой города, и направляет их на утверждение Главе города не позднее чем за 7 дней до даты проведения совещания;

- оповещает о месте, времени и дате проведения совещания руководителя органа администрации города, ответственного за подготовку вопроса;

- не позднее чем за 3 дня до даты проведения совещания запрашивает справочно-информационный материал у руководителя органа, ответственного за подготовку вопроса;

- формирует материалы для Главы города и участников совещания;

- осуществляет размещение участников совещания в зале заседаний;

- осуществляет протокольно-организационное обеспечение совещаний, торжественных и иных мероприятий, проводимых с участием Главы города или по его поручению;

- координирует работу по проведению торжественных мероприятий в органах и территориальных подразделениях администрации города;

- вносит предложения по количественному и качественному составу участников торжественных мероприятий;

- участвует в подготовке сценарного плана торжественных мероприятий совместно с органами администрации города;

- взаимодействует с Администрацией Губернатора Красноярского края по вопросам подготовки и проведения совместных краевых и городских мероприятий.