Приложение. Регламент создания и функционирования электронного архива справочно-информационных и аналитических материалов

Приложение

к распоряжению Минтранса РФ

от 31 декабря 2002 г. N ИС-1185-р

Регламент
создания и функционирования электронного архива справочно-информационных и аналитических материалов

1. Основные положения

1.1. Настоящий Регламент создания и функционирования электронного архива справочно-информационных и аналитических материалов (далее - Регламент) устанавливает основные принципы, порядок и правила формирования и последующего ведения базы архивных данных, а также условия пользования архивными материалами.

1.2. Электронный архив справочно-информационных и аналитических материалов формируется по следующим разделам:

1.2.1. Наличие и состояние автомобильных дорог, включая платные дороги.

1.2.2. ДТП и сохранность федеральных дорог.

1.2.3. Статистическая и ведомственная отчетность.

1.2.4. Совершенствование нормативно-технических документов.

1.2.5. Реализация мероприятий по обеспечению выполнения программных документов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства транспорта Российской Федерации.

1.2.6. Федеральный бюджет по разделу "Дорожное хозяйство".

1.2.7. Бюджеты дорожных фондов субъектов Российской Федерации.

1.2.8. Внебюджетные источники финансирования дорожных работ.

1.2.9. Программы и планы работ.

1.2.10. Важнейшие объекты.

1.2.11. Аналитические и справочные материалы по реализации:

- программного проекта "Строительство и реконструкция федеральных автомобильных дорог";

- программного проекта "Строительство и реконструкция территориальных автомобильных дорог";

- программного проекта "Ремонт и содержание федеральных автомобильных дорог";

- программного проекта "Ремонт и содержание территориальных автомобильных дорог";

- программного проекта "Модернизация производственной базы";

- программного проекта "Повышение безопасности дорожного движения и развитие дорожного сервиса";

- программного проекта "Снижение отрицательного воздействия на окружающую среду";

- программного проекта "Научно-техническое обеспечение";

- программного проекта "Подготовка кадров";

- программного проекта "Информационное обеспечение";

- программного проекта "Правовое обеспечение";

- программного проекта "Управление дорожным хозяйством".

1.2.12. Сводные доклады Росавтодора и локальные отчеты по конкретным направлениям деятельности дорожного хозяйства.

1.2.13. Аналитические справки, обращения и письма Минтранса России по вопросам развития дорожного хозяйства и совершенствования сети автомобильных дорог общего пользования, адресованные:

- в Администрацию Президента Российской Федерации и полномочным представителям в федеральных округах;

- в Правительство Российской Федерации;

- в Государственную Думу и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- главам исполнительной и законодательной власти субъектов Российской Федерации.

1.2.14. Материалы совещаний в Администрации Президента Российской Федерации и его полномочных представителей в федеральных округах, в Правительстве Российской Федерации, а также парламентских слушаний в Государственной Думе и Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (в части, относящейся к дорожному хозяйству).

1.2.15. Материалы заседаний коллегии Минтранса России (в части, относящейся к дорожному хозяйству).

1.2.16. Материалы работы:

- Совета Государственной службы дорожного хозяйства;

- Научно-технического совета Росавтодора;

- Технического совета Росавтодора;

- Контрольной комиссии Росавтодора;

- Бюджетной комиссии Росавтодора;

- Отраслевого Совета по сертификации.

1.2.17. Переписка с депутатами Государственной Думы и членами Совета Федерации.

1.2.18. Контрольно-ревизионная деятельность.

1.2.19. Разработка и экспертиза проектной документации.

1.2.20. Имущественный комплекс дорожного хозяйства.

1.2.21. Землепользование и земельные отношения.

1.2.22. Ценообразование и проведение подрядных торгов.

1.2.23. Международные связи и сотрудничество.

1.2.24. Кадры и социальная политика.

1.2.25. Дайджест публикаций в СМИ по дорожному хозяйству.

1.2.26. Ликвидация последствий стихийных бедствий.

1.2.27. Материалы Совета директоров ФЦП "Модернизация транспортной системы России (2002-2010 годы)".

1.2.28. Фото- и киноматериалы по важнейшим событиям в отрасли.

1.2.29. Киноматериалы по технологиям производства работ.

1.2.30. Итоги выполнения президентской программы "Дороги России".

1.2.31. Подготовка целевой дорожной программы до 2025 года.

1.2.32. Проведение всероссийских семинаров-совещаний и выставок.

1.2.33. ФЦП "Модернизация транспортной системы России".

1.2.34. Подпрограмма "Автомобильные дороги" (редакция 1.1).

Указанный перечень разделов электронного архива не является исчерпывающим и в установленном порядке может дополняться, уточняться и изменяться.

1.3. В Регламенте использованы следующие основные термины:

Электронный архив - совокупность электронной базы архивных данных, программного обеспечения для ее поддержки и обработки, аппаратных средств и нормативно-технической документации, предназначенная для фиксации поступления, хранения и перемещения электронных копий справочно-информационных и аналитических материалов.

База архивных данных - структурированный массив данных на электронных носителях, содержащий копии справочно-информационных и аналитических материалов, а также сведения об указанных материалах и служебную информацию, необходимую для обеспечения функционирования электронного архива.

Уполномоченная организация - федеральное государственное учреждение, руководство деятельностью которой осуществляет Государственная служба дорожного хозяйства Министерства транспорта Российской Федерации (далее - Росавтодор), выполняющее функции по формированию и ведению на постоянной основе электронного архива.

3. Порядок внесения материалов в электронный архив

3.1. Решение о передаче конкретных справочно-информационных и аналитических материалов в электронный архив принимает руководитель (заместитель руководителя) департамента или управления Росавтодора (по принадлежности вопросов). Срок принятия решения не должен превышать семи календарных дней с момента подготовки этих материалов.

3.2. Непосредственное направление в электронный архив справочно-информационных и аналитических материалов производится работником структурного подразделения Росавтодора, осуществившим подготовку этого документа, в пятидневный срок с момента принятия решения путем передачи соответствующих файлов уполномоченной организации.

3.3. Передача материалов осуществляется:

- на магнитных носителях (флоппи-диск, ZIP-диск) или лазерных дисках (CD-R, CD-RW) с сопроводительным письмом за подписью начальника или заместителя начальника структурного отдела департамента или управления;

- по электронной почте.

Требования к форматам файлов, направляемых в электронный архив, приведены в приложении 1 к настоящему Регламенту.

Адрес электронной почты и другие необходимые реквизиты доводятся до сведения структурных подразделений Росавтодора уполномоченной организацией.

3.4. При поступлении в уполномоченную организацию файла (файлов) для включения в электронный архив, работники уполномоченной организации в пятидневный срок с момента их поступления обязаны зарегистрировать факт поступления материалов в системе документооборота организации, а также оформить учетную карточку документа (приложение 2) и внести представленные файлы в электронный архив.

Последовательность действий работников при непосредственном внесении материалов в базу электронных архивных данных устанавливается в технической документации по использованию программного обеспечения.

3.5. Уполномоченная организация обязана ежеквартально представлять руководителю Росавтодора сведения о поступивших в электронный архив материалах (наименование структурного подразделения Росавтодора, наименование документа и дата его поступления).

4. Порядок хранения информации в электронном архиве

4.1. Срок хранения материалов в электронном архиве не ограничен.

4.2. В целях обеспечения рационального использования ресурсов электронно-вычислительной техники уполномоченная организация вправе вносить руководителю Росавтодора предложения по удалению из архива материалов, утративших свое значение.

4.3. Удаление данных из электронного архива может производиться персоналом уполномоченной организации только после получения согласования руководителя Росавтодора.

4.4. Уполномоченная организация обязана принять исчерпывающие меры по обеспечению сохранности данных электронного архива, а именно: регулярно создавать резервные копии базы архивных данных; исключить доступ к программному обеспечению посторонних лиц; обеспечить выполнение работ по ведению электронного архива квалифицированным персоналом.

5. Порядок доступа к информации электронного архива

5.1. Ранжированный по уровням доступа список должностных лиц, имеющих право пользования материалами электронного архива, утверждается руководителем Росавтодора.

5.2. Доступ пользователей к информационным ресурсам электронного архива обеспечивается средствами электронно-вычислительной сети.

Конкретный порядок пользования данными электронного архива устанавливается в технической документации по использованию программного обеспечения.

5.3. Пользователю предоставляется возможность создания копий материалов, включенных в электронный архив, на рабочем месте средствами электронно-вычислительной сети.

В отдельных случаях материалы электронного архива могут быть предоставлены пользователю на внешних носителях (флоппи-дисках, CD-R) при условии поступления от данного пользователя в адрес уполномоченной организации соответствующего письменного запроса, в котором должны быть указаны наименования требуемых материалов, срок их представления и порядок передачи.