Приложение 1. Анкета мониторинга состояния документов Архивного фонда РФ

Приложение 1

к приказу Росархива

от 30 мая 2003 г. N 47

(Образец)

 

Анкета
мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации
на 01.01...., хранящихся в

_________________________________________________________________________

   название федерального архива, музея, библиотеки, научно-отраслевого

           архива РАН, федерального органа исполнительной власти

 

                    1. Характеристика зданий (помещений)

 

1.1.+ * Количество зданий (помещений)** _________________________________

1.2. Здание (помещение) (нужное подчеркнуть):

специальное

приспособленное, в т.ч.

памятник архитектуры

1.3. Год постройки ______________________________________________________

1.4. Год последнего капитального ремонта ________________________________

1.5. Состояние здания (помещения) (удовлетворительное,

     неудовлетворительное):

     фундамента

     стен

     перекрытий

     кровли

     заполнение окон

     заполнение дверей

1.6. Состояние инженерных сетей (удовлетворительное,

     неудовлетворительное):

     отопления

     водоснабжения

     канализации

1.7.*+ Количество аварийных ситуаций по причине неудовлетворительного

       состояния зданий (помещений) и коммуникаций ______________________

1.8.*+ Количество пострадавших в результате аварийных ситуаций всего:

       ________________________ ед.хр., в т.ч.

       утраченных безвозвратно ________ ед.хр.

1.9. Количество хранилищ***: ___________, в т.ч.

1.9.1*+ находящихся в аварийном состоянии _______________________________

1.10.+ Количество ед.хр., находящихся в аварийных хранилищах ____________

 

               2. Условия пользования зданиями и помещениями

 

2.1. Закреплено в оперативное управление:

     зданий (помещений)   ____________________ __________________________

                               количество                площадь в м2

2.2. Получено в пользование:

     зданий (помещений)   ____________________ __________________________

                               количество                площадь в м2

2.3. Получено в аренду:

     зданий (помещений)   ____________________ __________________________

                               количество                площадь в м2

2.4. Сдается в аренду:

     зданий (помещений)   ____________________ __________________________

                               количество                площадь в м2

 

                         3. Кадровая обеспеченность

 

Количество ед.хр., приходящихся на:

3.1.*+ 1 сотрудника архива ______________________________________________

3.2. 1 сотрудника отдела обеспечения сохранности ________________________

 

                         4. Охранный режим

 

4.1. Количество постов охраны:

     фактическое ________________________________________________________

     требуемое __________________________________________________________

4.2. Площадь помещений, не оборудованных охранной сигнализацией ______ м2

4.3. Площадь помещений, требующих замены охранной сигнализации _______ м2

4.4.* Количество ед.хр., находящихся в хранилищах:

      не оборудованных охранной сигнализацией ___________________________

      оборудованных охранной сигнализацией, требующей замены ____________

4.5. Наличие решеток на окнах нижних этажей (да, нет, частично)

4.6. Наличие полного комплекта ключей от всех помещений (да, нет,

частично)

4.7. Наличие инструкций по организации охраны архива (да, нет)

 

                    5. Противопожарная безопасность

 

5.1. Площадь помещений, не оборудованных пожарной сигнализацией ______ м2

5.2. Площадь помещений, требующих замены пожарной сигнализации _______ м2

5.3.* Количество ед.хр., находящихся в хранилищах:

      не оборудованных пожарной сигнализацией ___________________________

      оборудованных пожарной сигнализацией, требующей замены ____________

5.4. Состояние электросетей (удовлетворительное, неудовлетворительное)

5.5.* Количество ед.хр., которые размещены в хранилищах, требующих замены

электросетей ____________________________________________________________

5.6. Наличие системы автоматического пожаротушения (да, нет)

5.7. Техническое  состояние   системы    автоматического    пожаротушения

(удовлетворительное, неудовлетворительное)

5.8. Обеспеченность огнетушителями (полная, частичная)

5.9.*+ Аварийные ситуации за отчетный период:

       количество возгораний ____________________________________________

       количество пострадавших ед.хр. ___________________________________

 

       6. Температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы

 

6.1. Наличие контрольно-климатических приборов в  каждом  хранилище  (да,

нет)

6.2. Соблюдаются ли нормативные параметры температуры и влажности воздуха

в хранилищах (да, нет, частично)

6.3. Причины несоблюдения нормативных  климатических  параметров  (нужное

подчеркнуть):

     хранилища не оборудованы системой кондиционирования воздуха

     неудовлетворительное техническое состояние системы кондиционирования

воздуха

     иное (указать) _____________________________________________________

6.4.* Количество  ед.хр.,  находящихся  в  хранилищах  с    ненормативным

температурно-влажностным режимом _____

6.5. Количество хранилищ, пораженных:

     грибком ____________________________________________________________

     насекомыми _________________________________________________________

     грызунами __________________________________________________________

     повышенной запыленностью ___________________________________________

 

         7. Размещение фондов и контроль за движением фондов и дел

 

7.1. Обеспечивается ли изолированное (обособленное) хранение (да, нет):

     секретных документов

     уникальных документов

     документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные

     металлы и камни

     документов на горючей основе

     страхового фонда

7.2. В среднем выдается за год из хранилищ ________________ ед.хр.

7.3. Осуществляется ли полистная проверка дел (да, нет, частично):

     при выдаче из хранилищ

     при возврате в хранилища

7.4. Обеспечены ли структурные подразделения архива сейфами для  хранения

документов, полученных из хранилищ (да, нет, частично)

7.5.*+ Оборудованы  ли  читальные  залы  архива  средствами  технического

контроля за сохранностью документов (да, нет, частично)

7.6.*+ Имеются ли факты порчи документов пользователями (да, нет)

 

            8. Проверка наличия и состояния документов

 

8.1. Среднегодовой объем проверки наличия документов ____________________

8.2. Соблюдается   ли  цикличность  проверки  наличия  в  соответствии  с

требованиями нормативных документов (да, нет, частично)

8.3. Практикуется ли опечатывание коробок с документами (да, нет)

8.4.* Числятся необнаруженными всего  ____________ ед.хр., из них:

      уникальных _______________ ед.хр.

      особо ценных _____ ед.хр., в т.ч.

      не обнаружены за отчетный период всего  _____ ед.хр., из них:

      уникальных _______ ед.хр.

      особо ценных ______ ед.хр.

8.5.* Предполагаемые причины отсутствия документов:

      хищение ___________________________ ед.хр.

      ошибки при подкладке ______________ ед.хр.

      недостатки в учете документов _____ ед.хр.

      некачественный прием дел на хранение _____ ед.хр.

      иное (указать) _____________________ ед.хр.

      причина не установлена _____________ ед.хр.

 

               9. Физическое состояние документов

 

9.1.*+ Количество неисправимо поврежденных всего  _____ ед.хр., в т.ч.:

       уникальных __________________ ед.хр.

       особо ценных ________________ ед.хр.

9.2.*+ Количество документов, требующих:

       реставрации всего: _____ дел, в т.ч.:

       уникальных _____________________ дел

       особо ценных ___________________ дел

9.3.+ Количество документов, требующих переплета _______ дел

9.4.* Количество документов, требующих дезинфекции _____ дел

9.5.* Количество документов, требующих дезинсекции _____ дел

9.6.  Количество  документов,  требующих  консервационно-профилактической

обработки:

      кино _____ ед.хр.

      фото _____ ед.хр.

      фоно _____ ед.хр.

9.7. Количество документов, требующих восстановления  затухающих  текстов

_____ л.

 

  10.+ Статистические сведения о документах Архивного фонда Российской

 Федерации, находящихся на хранении в федеральных органах исполнительной

    власти и подведомственных им организациях федерального подчинения

 

10.1. Количество организаций федерального подчинения, включая центральный

аппарат федерального органа исполнительной власти _______________________

10.2. Количество хранящихся дел постоянного хранения  ___________ ед.хр.,

крайние даты ___________, в т.ч.:

      УД _________________ ед.хр., крайние даты _________________________

      НТД ________________ ед.хр., крайние даты _________________________

      кинодокументы ______ ед.хр., крайние даты _________________________

      фотодокументы ______ ед.хр., крайние даты _________________________

      фонодокументы ______ ед.хр., крайние даты _________________________

      видеодокументы _____ ед.хр., крайние даты _________________________

10.3. Количество дел,  внесенных  в  описи,  утвержденные  ЭПК   архивных

органов или федеральных архивов _____ ед.хр., крайние даты _____, в т.ч.:

      УД _________________ ед.хр., крайние даты _________________________

      НТД ________________ ед.хр., крайние даты _________________________

      кинодокументы ______ ед.хр., крайние даты _________________________

      фотодокументы ______ ед.хр., крайние даты _________________________

      фонодокументы ______ ед.хр., крайние даты _________________________

      видеодокументы _____ ед.хр., крайние даты _________________________

10.4. Количество дел, хранящихся сверхустановленного срока  _____ ед.хр.,

крайние даты _____, в т.ч.:

      УД _________________ ед.хр., крайние даты _________________________

      НТД ________________ ед.хр., крайние даты _________________________

      кинодокументы ______ ед.хр., крайние даты _________________________

      фотодокументы ______ ед.хр., крайние даты _________________________

      фонодокументы ______ ед.хр., крайние даты _________________________

      видеодокументы _____ ед.хр., крайние даты _________________________

 

______________________________

* Музеи, библиотеки, научно-отраслевые архивы РАН заполняют только позиции, отмеченные символом (*), федеральные органы исполнительной власти - отмеченные символом (+). При этом показываются только здания (помещения), в которых хранятся архивные документы.

** В случае, если архив расположен в нескольких зданиях (помещениях), сведения по соответствующим показателям даются по каждому зданию отдельно в табличной форме.

*** Под хранилищем в данном случае понимается изолированное помещение для хранения документов.