Приложение. Инструкция по делопроизводству в министерстве здравоохранения Красноярского края

Приложение

к Приказу министерства здравоохранения

Красноярского края

от 9 сентября 2011 г. N 468-ОРГ

Инструкция
по делопроизводству в министерстве здравоохранения Красноярского края

С изменениями и дополнениями от:

16 декабря 2011 г., 18 сентября, 10 декабря 2012 г., 29 апреля, 13 мая 2013 г., 30 марта 2015 г., 8 февраля, 20 июня 2017 г.

1. Общие положения

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 16 декабря 2011 г. N 600-ОРГ в пункт 1.1 раздела 1 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) определяет основные правила подготовки, оформления и контроля за исполнением документов в министерстве здравоохранения Красноярского края (далее - Министерство).

Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих, проходящих службу в Министерстве (далее - сотрудники Министерства).

Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.

Положения Инструкции распространяются на порядок работы с обращениями граждан, если иное не установлено иными правовыми актами, регулирующими порядок рассмотрения обращений граждан в Министерстве.

1.2. В Министерстве при работе с документами используется система автоматизированного делопроизводства (далее - СЭД).

1.3. Документы и проекты документов, подготовленные сотрудниками Министерства, а также информация, используемая сотрудниками Министерства для их подготовки, являются конфиденциальными.

Информация, содержащаяся в документах, проектах документов может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудников Министерства.

1.4. Организация и ведение делопроизводства в Министерстве, включая информационное сопровождение, внедрение и сопровождение информационных технологий, обеспечивающих автоматизацию делопроизводства, внесение информации в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, осуществляются общим отделом Министерства.

Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляются общим отделом Министерства.

1.5. Организация и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства осуществляется руководителями соответствующих структурных подразделений Министерства.

Руководитель структурного подразделения Министерства вправе поручить ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении Министерства подчиненному сотруднику структурного подразделения Министерства, уведомив об этом заведующего общим отделом Министерства в письменной форме.

1.6. Организация и ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства включает:

подготовку предложений по формированию Номенклатуры дел Министерства в части деятельности соответствующего структурного подразделения Министерства;

учет документов, поступающих в структурное подразделение Министерства;

своевременную передачу документов, поступивших в структурное подразделение Министерства, руководителю соответствующего структурного подразделения Министерства и их передачу исполнителям;

осуществление контроля за своевременным исполнением документа, в том числе за исполнением резолюции руководителя структурного подразделения Министерства;

формирование дел;

внесение информации в СЭД.

1.7. Сотрудники Министерства несут персональную ответственность за нарушение требований настоящей Инструкции в соответствии с действующим законодательством.

1.8. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

В документообороте Министерства выделяются следующие документопотоки:

входящая документация;

исходящая документация;

внутренняя документация.

1.9. Основные понятия:

руководитель - министр здравоохранения Красноярского края или иное должностное лицо, уполномоченное принимать управленческие решения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра здравоохранения Красноярского края, иными государственными гражданскими служащими края, которым переданы отдельные полномочия приказом Министерства;

исполнитель - государственный гражданский служащий края в Министерстве, осуществляющий подготовку документа (служебного письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее).

1.10. Если действующим законодательством или правовыми актами Министерства, регламентирующими порядок подготовки и (или) оформления конкретного документа, предусмотрены иные правила оформления и размещения реквизитов документа, то при подготовке, оформлении, подписании и хранении таких документов применяются правила, установленные действующим законодательством или правовыми актами Министерства, регламентирующими порядок подготовки и (или) оформления конкретного документа.

1.11. Организация работы с обращениями граждан в Министерстве осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и соответствующим административным регламентом. Делопроизводство по обращениям граждан в Министерстве ведется отдельно от иных видов делопроизводства в СЭД.

2. Организация делопроизводства

2.1. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающих документов

2.1.1. Документы доставляются в Министерство:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи;

нарочно - физическими лицами, представителями (экспедиторами, курьерами) органов, организаций, учреждений, предприятий.

Документы могут быть переданы при личном приеме.

2.1.2. Прием и первичная обработка документов, поступающих в Министерство, осуществляются общим отделом Министерства.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 16 декабря 2011 г. N 600-ОРГ в пункт 2.1.3 подраздела 2.1 раздела 2 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1.3. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах). В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать. При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется.

При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений к документам.

При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении сотрудник общего отдела Министерства, уполномоченный осуществлять прием документов, составляет акт приема и первичной обработки документов в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов.

Документ возвращается общим отделом Министерства отправителю в течение 3 дней со дня согласования его возврата с руководителем и (или) со структурными подразделениями Министерства, к функциям которых относятся вопросы, изложенные в документе.

Согласование возврата документа осуществляется заведующим общим отделом Министерства в течение 1 рабочего дня со дня составления акта приема и первичной обработки документов и оформляется резолюцией о согласовании возврата документа.

В случае, если такой документ не возвращается, составляется акт приема и первичной обработки документов в 3 экземплярах, один из которых остается в общем отделе Министерства, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается вместе с ним по назначению.

В случае возврата документа отправителю акт приема и первичной обработки документов составляется в 2 экземплярах, один из которых хранится в общем отделе Министерства, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю.

Акт приема и первичной обработки документов оформляется в соответствии с приложением N 1 к настоящей Инструкции.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности в случае, если адресат на конверте не совпадает с адресатом, указанным в документе, или возвращаются отправителю в случае, если установить адресата или его адрес не представляется возможным.

Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", не вскрывается, а учитывается по реквизитам, имеющимся на письмах, бандеролях, и передается адресату или уполномоченному им лицу в день поступления.

Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

вложенный документ имеет пометку "Лично";

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

В случае сохранения конверт приобщается к документу.

2.1.4. После первичной обработки сотрудник общего отдела Министерства, уполномоченный осуществлять прием документов, проводит экспертизу документа на предмет необходимости его регистрации в соответствии с приложением N 2 к настоящей Инструкции.

2.1.5. Документы, поступающие в Министерство, регистрируются в день поступления, если действующим законодательством не установлен иной срок регистрации поступившего документа.

2.1.6. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и (или) использования в справочных целях.

Документы регистрируются однократно при поступлении в общий отдел Министерства. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

Срочные документы регистрируются с учетом пункта 2.1.9 настоящей Инструкции и передаются соответствующему должностному лицу Министерства незамедлительно.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 16 декабря 2011 г. N 600-ОРГ в пункт 2.1.7 подраздела 2.1 раздела 2 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1.7. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки в СЭД. При регистрации документ в обязательном порядке сканируется и вводится в СЭД.

При регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;

дата документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

регистрационный номер документа;

наименование документа (краткое содержание);

отметка о наличии приложений.

Основными реквизитами при регистрации исходящей документации являются:

наименование государственного органа, организации, фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) гражданина - получателя документа;

фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (краткое содержание);

отметка об исполнителе документа.

В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов дополняется другими данными.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.

Форма регистрационного штампа приведена в приложении N 2.1 к настоящей Инструкции.

Отметка о поступлении документа включает в себя:

наименование Министерства;

дату поступления документа;

регистрационный номер документа в пределах календарного года.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

Входящий регистрационный номер документа включает в себя:

порядковый номер в пределах календарного года (по группам документов в соответствии с заданной системой формирования номеров);

индекс группы документов.

Исходящий регистрационный номер включает в себя:

номер (индекс), присваиваемый структурному подразделению Министерства;

номер дела структурного подразделения, в которое будет помещен документ, согласно Номенклатуре дел Министерства;

порядковый номер в пределах календарного года.

В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме.

2.1.8. При регистрации документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации документа, регистрационному номеру документа) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие:

аналогичных документов (чтобы избежать повторной регистрации одного и того же документа);

зарегистрированных ранее документов по данной теме, в том числе инициативных писем Министерства по данному вопросу.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

В случае обнаружения зарегистрированных ранее документов по общей теме поступивший документ связывается с такими документами.

В электронные регистрационные карточки связанных между собой документов вносится отметка об их регистрационных номерах.

Подбор связанных между собой документов производится:

при нахождении документа в архиве - общим отделом Министерства;

при нахождении документа на исполнении - исполнителями.

2.1.9. Распределение регистрируемой служебной корреспонденции осуществляется исходя:

из распределения обязанностей между министром здравоохранения Красноярского края и его заместителями;

положений о структурных подразделениях Министерства;

авторства;

срочности исполнения.

2.1.10. Первичная обработка, экспертиза, регистрация и передача адресатам срочных документов осуществляются незамедлительно после поступления.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 16 декабря 2011 г. N 600-ОРГ в пункт 2.1.11 подраздела 2.1 раздела 2 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1.11. Документ, поступивший в Министерство, передается общим отделом Министерства руководителю в день регистрации (документ, не подлежащий регистрации, - в день поступления).

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 16 декабря 2011 г. N 600-ОРГ в пункт 2.1.12 подраздела 2.1 раздела 2 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1.12. После получения документа с резолюцией руководителя сотрудник общего отдела Министерства вносит резолюцию в СЭД, после чего документ с наложенной резолюцией передается исполнителю.

При указании в резолюции нескольких исполнителей, без определения автором резолюции ответственного исполнителя, ответственным исполнителем считается сотрудник Министерства, указанный первым (во главе списка). В этом случае оригинал документа с наложенной резолюцией передается ответственному исполнителю, а соисполнителям предоставляются копии документа.

Если объем документа и (или) приложений к нему составляет более 10 листов или документ (приложение к нему) не подлежит копированию (рентгеновские снимки и т.п.), то копии с таких документов (приложений) не снимаются и не предоставляются соисполнителям. В этом случае ответственный исполнитель обязан обеспечить беспрепятственный доступ соисполнителей по их требованию к оригиналам документов (приложений) в день обращения или в иной согласованный срок.

2.1.13. Передача телефонограмм, принятых (переданных) исполнителями, в общий отдел Министерства для регистрации осуществляется в день их приема (передачи).

Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются в общий отдел Министерства для регистрации в день поступления.

2.2. Отправка исходящей документации

2.2.1. Исходящей документацией являются официальные документы, отправляемые Министерством.

2.2.2. Прием проектов исходящих документов Министерства, представляемых на подпись (утверждение, согласование) министру здравоохранения Красноярского края, его заместителям, проверка правильности их оформления, передача на подпись и получение после подписания осуществляются общим отделом Министерства.

2.2.3. При приеме исходящих документов на подпись (утверждение, согласование, регистрацию) осуществляется проверка правильности их оформления.

Неправильно оформленные документы к подписанию, регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

2.2.4. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:

точных адресов отправки, за исключением постоянных адресатов;

необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;

необходимого количества экземпляров приложений к документу;

визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями;

списка рассылки документа - в случае, если документ рассылается более чем 4 адресатам;

подписи руководителя;

ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, за исключением инициативных документов.

2.2.5. Зарегистрированные исходящие документы Министерства передаются на отправку в день регистрации.

Документы, не связанные с деятельностью Министерства, к отправке не принимаются.

2.2.6. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Отправка исходящих документов осуществляется в день их регистрации.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 16 декабря 2011 г. N 600-ОРГ в пункт 2.2.7 подраздела 2.2 раздела 2 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2.7. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, передается общим отделом Министерства исполнителю и помещается им в дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства.

2.2.8. Обработка отправляемых документов включает:

сортировку и вложение в конверты;

указание адресата на конверте;

определение стоимости отправления;

проставление оттиска отправителя;

передачу в отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

2.2.9. Исходящие документы Министерства передаются адресатам путем размещения в почтовой ячейке адресата в общем отделе Министерства, а в случае ее отсутствия отправляются:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи;

нарочно.

2.2.10. Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим.

Срочные документы доставляются адресатам нарочно или передаются для отправки фельдъегерской связью.

2.2.11. Выдача документов на руки автору или адресату допускается по решению руководителя в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 16 декабря 2011 г. N 600-ОРГ в пункт 2.2.12 подраздела 2.2 раздела 2 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2.12. Исходящие документы учитываются в реестрах отправляемой корреспонденции, в том числе доставляемых нарочно.

Форма реестра приведена в приложении N 2.2 к настоящей Инструкции.

2.2.13. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем, подписавшим документ.

2.2.14. Передача документов с использованием средств факсимильной связи осуществляется в случае необходимости срочной передачи информации либо в случае необходимости оперативного обмена информацией с соблюдением следующих требований:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в отделе;

передача документов на иностранных языках осуществляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой "Для служебного пользования".

Подлинники документов после их передачи по факсу возвращаются исполнителям либо досылаются адресатам.

Реестр документов, переданных с использованием факсимильной связи, формируется в автоматическом режиме и хранится в общем отделе Министерства.

Контроль за использованием средств факсимильной связи осуществляется руководителями структурных подразделений Министерства, в которых установлены соответствующие средства связи.

2.3. Прием и передача информации с использованием электронной почты

2.3.1. Сотрудникам Министерства в целях обеспечения оперативного обмена информацией и документами для надлежащего выполнения должностных обязанностей предоставляется доступ к электронной почте (далее - ЭП) путем установления соответствующего программного обеспечения на персональном компьютере сотрудника.

При этом сотруднику Министерства - пользователю предоставляются индивидуальные имя, пароль и адрес ЭП.

Установление ЭП на персональных компьютерах сотрудников Министерства осуществляется системным администратором общего отдела Министерства.

2.3.2. Сотрудники Министерства обязаны ежедневно проверять ЭП.

Сообщения, адресованные Министерству, министру здравоохранения Красноярского края, его заместителям, пришедшие на адрес ЭП конкретного сотрудника-пользователя, перенаправляются им на официальный адрес ЭП Министерства: office@kraszdrav.ru.

Сообщения, адресованные иным сотрудникам Министерства, пришедшие на адрес ЭП конкретного сотрудника-пользователя, перенаправляются им на индивидуальный адрес ЭП соответствующего сотрудника Министерства.

2.3.3. При получении сообщения по ЭП сотрудник Министерства - пользователь обязан:

определить адрес отправителя и тип почтового сообщения (обычное письмо или письмо с файлом);

при наличии присоединенного к письму файла до открытия проверить его на наличие вирусов;

при необходимости направить уведомление о получении сообщения автору сообщения;

при получении неоткрываемого или нечитаемого сообщения сообщить об этом автору сообщения.

2.3.4. При отправлении сообщения по ЭП сотрудник Министерства - пользователь обязан:

предварительно проверить сообщение на наличие вирусов;

при отправлении сообщения размером более 200 Кб упаковывать сообщение с использованием программ-архиваторов;

при отправлении сообщения размером более 5 Мб предварительно получить разрешение системного администратора общего отдела Министерства и убедиться в возможности адресата принять сообщение такого размера.

2.3.5. Сотрудник Министерства - пользователь обязан:

хранить сообщения, полученные и отправленные по ЭП, не менее шести месяцев с даты получения (отправления);

своевременно удалять сообщения из ЭП.

2.3.6. Сотрудникам Министерства - пользователям запрещается:

использование ЭП в целях совершения правонарушений, для передачи информации личного (частного характера), в личных целях, а также в целях, не соответствующих целям деятельности и интересам Министерства;

предоставление доступа к ЭП иным лицам.

2.3.7. Информационно-консультативная помощь сотрудникам Министерства по вопросам пользования ЭП предоставляется системным администратором общего отдела Министерства.

2.4. Порядок прохождения внутренних документов

2.4.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих.

2.4.2. Входящие документы передаются на подпись руководителям в соответствии с распределением обязанностей в Министерстве или имеющимися поручениями, резолюциями по исполнению документов.

После подписания документы передаются на регистрацию.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 16 декабря 2011 г. N 600-ОРГ в пункт 2.4.3 подраздела 2.4 раздела 2 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.4.3. Регистрация внутренних документов осуществляется в соответствии с пунктами 2.1.5-2.1.8 настоящей Инструкции.

3. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым и продольным расположением реквизитов.

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

3.1.2. При подготовке документов Министерства используются бланки документов:

бланк приказа Министерства согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции;

бланки писем Министерства согласно приложениям N 4 и N 5 к настоящей Инструкции;

бланк протокола об административном правонарушении согласно приложению N 6 к настоящей Инструкции;

бланк протокола осмотра помещений, территорий и находящихся там вещей и документов согласно приложению N 7 к настоящей Инструкции;

бланк предписания об устранении выявленных нарушений согласно приложению N 8 к настоящей Инструкции;

бланк определения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении согласно приложению N 9 к настоящей Инструкции;

бланк определения о возбуждении дела об административном правонарушении и проведении административного расследования, предусмотренного ст.28.7 КоАП РФ согласно приложению N 10 к настоящей Инструкции.

3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.

3.1.4. Бланки, используемые при подготовке документов, должны применяться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.

Для учета на бланках писем с изображением герба края типографским способом либо нумератором проставляются учетные порядковые номера. Учетные порядковые номера проставляются на лицевой стороне бланка в верхнем левом углу либо в нижней части оборотной стороны бланка.

Запись о получении бланков писем с изображением герба края производится в журналах учета выдачи бланков писем.

Получатели бланков писем с изображением герба края должны хранить их в надежно запираемых сейфах (шкафах).

Использование бланков писем с изображением герба края отражается в отчете по форме согласно приложению N 11 к настоящей Инструкции.

Уничтожение испорченных бланков с изображением герба края осуществляется на основании представляемых отчетов по акту.

3.1.5. Бланки писем Министерства с изображением герба края используются при подготовке писем в федеральные органы государственной власти (за исключением территориальных органов федеральных органов государственной власти), Законодательное Собрание Красноярского края, Губернатору Красноярского края, заместителям Губернатора края, Правительство Красноярского края.

В иных случаях подготовки писем используются бланки писем Министерства без изображения герба края.

3.1.6. Общий отдел Министерства:

организует изготовление и получает бланки писем Министерства с изображением герба края в полиграфических и иных организациях;

осуществляет хранение бланков писем Министерства с изображением герба края в сейфе;

ведет учет бланков писем Министерства с изображением герба края с использованием регистрационно-учетной формы (журнала);

осуществляет выдачу бланков писем Министерства с изображением герба края при условии предоставления получателем отчета об использовании ранее полученных бланков писем Министерства с изображением герба края;

осуществляет уничтожение испорченных бланков писем Министерства с изображением герба края;#

3.1.7. Ответственность за хранение и использование бланков писем Министерства с изображением герба края несут:

заведующий общим отделом Министерства - с момента получения до момента выдачи бланка письма Министерства;

лицо, получившее в установленном порядке бланк письма Министерства - со дня его получения.

3.2. Общие требования по оформлению документов

3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями Инструкции.

3.2.2. Документы печатаются:

с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman размером 14 пт - для оформления текста и с применением формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, размером 12-14 пт - для оформления таблиц;

с использованием 1-2 межстрочных интервалов.

Реквизиты документа отделяются друг от друга 1-3 интервалами.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал.

Допускается изменение размера шрифта, интервалов и межстрочных интервалов, а также оформление внутренних документов (заявление, объяснительная записка) от руки.

3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1-1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.

Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются начиная со второго листа.

3.2.5. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

3.2.6. При печатании документов соблюдается абзацный отступ от левой границы текстового поля:

0 - для печатания реквизитов "заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличии приложения", "отметка об исполнителе", наименования должности в реквизитах "подпись" и "гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;

1,25 см (5 знаков) - абзацный отступ в тексте;

8 см (32 знака) - для реквизита "Адресат";

10 см (40 знаков) - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу".

3.2.7. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

3.2.8. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатается начиная от левой границы текстового поля, второй ряд печатается так, чтобы текст не выходил за границы правого поля.

3.2.9. При составлении и оформлении документов и их реквизитов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов в соответствии с действующим законодательством.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению определенных реквизитов документов:

герб края;

наименование Министерства;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные о Министерстве;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа;

текст документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указание по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности.

3.3.1.1. Герб края.

Изображение герба края помещают на бланках писем органа исполнительной власти края в соответствии с Законом Красноярского края от 12.02.1999 N 5-296 "О гербе Красноярского края", которое может быть выполнено в многоцветном или одноцветном варианте.

3.3.1.2. Наименование Министерства.

Наименование Министерства (полное или сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о министерстве здравоохранения Красноярского края, утвержденному постановлением Правительства Красноярского края и действующему на дату подписания документа.

3.3.1.3. Подпись должностного лица.

Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица.

Исходящие документы Министерства, подписываются министром здравоохранения Красноярского края, его заместителями, иными сотрудниками Министерства в соответствии с полномочиями, предоставленными им должностными регламентами, приказами Министерства, доверенностями Министерства.

Реквизит "Подпись" оформляется через 2 межстрочных интервала от реквизита "Текст документа" или реквизита "Отметка о наличии приложения" (если таковой имеется в документе), от правой границы левого поля без абзацного отступа.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

Министр здравоохранения

Красноярского края                     Подпись               И.О. Фамилия

Наименование должности в реквизите "подпись должностного лица" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись должностного лица" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 интервалами.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документов лицом, временно замещающим должность, подпись оформляется с указанием слов "Временно замещающий должность", например:

Временно замещающий

должность заместителя

министра здравоохранения

Красноярского края                     Подпись               И.О. Фамилия

При передаче полномочий по подписанию служебных документов и правовых актов должностному лицу Министерства подпись оформляется с указанием фактической должности, инициалов и фамилии лица, которому переданы полномочия.

Внесение в подписанные документы исправлений, правок и дополнений не разрешается.

Если документ подготовлен на бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

Министр строительства

и архитектуры

Красноярского края                     Подпись               И.О. Фамилия

Министр

здравоохранения

Красноярского края                     Подпись               И.О. Фамилия

При подписании совместного документа бланки писем не используют.

При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности с разделением 2 межстрочными интервалами, например:

Руководитель

казначейства (службы)

Красноярского края                     Подпись               И.О. Фамилия

Главный бухгалтер -

начальник отдела                       Подпись               И.О. Фамилия

В документах, подготовленных совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:

Председатель комиссии                  Подпись               И.О. Фамилия

Секретарь комиссии                     Подпись               И.О. Фамилия

При оформлении внутренних документов в случае, если наименование должности, инициалы и фамилия подписывающего лица указаны после реквизита "Адресат" (например, в заявлении), допускается оформление реквизита "Подпись" после реквизита "Текст документа" без указания наименования должности. Например:

                                             Министру здравоохранения

                                             Красноярского края

                                             И.О. Фамилия

                                             от заведующего общим отделом

                                             И.О. Фамилия

                                             Текст документа

                                             Подпись         И.О. Фамилия

3.3.1.4. Вид документа.

Наименование вида издаваемого документа (например, "ПРИКАЗ", "ПРОТОКОЛ", "АКТ") включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.3.1.5. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (например, г.Красноярск) указывается на бланках документов Министерства, в том числе на приказе, за исключением бланков писем.

3.3.1.6. Справочные данные о Министерстве.

Справочные данные о Министерстве указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Министерства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес.

3.3.1.7. Адресат.

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

Адресат печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы с абзацного отступа, указанного в пункте 3.2.6 настоящей Инструкции, от верхнего поля. Если текст реквизита составляет более 1 строки, то каждая строка печатается с абзацного отступа, указанного в пункте 3.2.6 настоящей Инструкции. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8-9 см и ограничивается правым полем документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

Реквизит "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:

наименования государственного органа, учреждения, организации (в именительном падеже, без сокращений), например:

                                       Правительство Красноярского края

наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например:

                                       ООО "Центр расчетов и инвестиций

                                       Красноярск 2020"

                                         Отдел финансового контроля

указания должности получателя (в дательном падеже);

инициалов и фамилии (в дательном падеже), например:

                                       Первому заместителю Губернатора

                                       Красноярского края - председателю

                                       Правительства Красноярского края

                                                             И.О. Фамилия

почтового адреса.

Если документы направляются в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                       Главам администраций

                                       муниципальных районов

                                       и городских округов края

или

                                       Заместителям министра и

                                       руководителям отделов

При оформлении реквизита "адресат" в документах внутреннего пользования (заявлениях, служебных (докладных) записках, поручениях, иных) указываются наименование должности, инициалы и фамилия сотрудника Министерства, которому адресован документ. Наименование должности министра здравоохранения Красноярского края указывается полностью. Наименование должностей иных сотрудников Министерства может указываться в сокращенном варианте. Например:

                                       Заместителю министра

                                       И.О. Фамилия

или

                                       Заведующему общим отделом

                                       И.О. Фамилия

При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается.

Постоянными адресатами являются:

федеральные органы государственной власти;

территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края;

органы государственной власти края и иные государственные органы края;

органы местного самоуправления муниципальных образований края.

В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, муниципальных образований, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:

                                       Рудакову О.В.

                                       Ленина ул., д. 125, кв. 12

                                       г.Минусинск

                                       Красноярский край

                                       662600

При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом.

Инициалы отделяются от фамилии пробелом.

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа.

Слово "Копия(и)" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 16 декабря 2011 г. N 600-ОРГ в пункт 3.3.1.8 подраздела 3.3 раздела 3 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.1.8. Дата документа.

Датой документа является:

дата подписания (правовой акт, письмо и другое);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);

дата утверждения (план, отчет и другое).

Дата документа проставляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ, либо структурными подразделениями Министерства в соответствии с положениями Инструкции.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами.

Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

год - четырьмя арабскими цифрами.

День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 01.01.2011.

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - словом;

год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.

Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например: 01 января 2011 года или 01 января 2011 г.

Документы, за исключением правовых актов, не являющихся совместными правовыми актами, которые готовятся Министерством совместно с другими органами государственной власти, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 16 декабря 2011 г. N 600-ОРГ в пункт 3.3.1.9 подраздела 3.3 раздела 3 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.1.9. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с пунктом 2.1.7 настоящей Инструкции.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, за исключением правового акта Министерства, изданного совместно с другими органами государственной власти, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.

Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.

При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера "N " и цифры номера разделяются пробелом.

3.3.1.10. Наименование документа.

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением:

документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк);

телеграмм;

приказов Министерства индивидуального характера.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства здравоохранения Красноярского края".

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

В проектах приказов Министерства нормативного характера в зависимости от вида заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом либо выравнивается по левой границе текстового поля.

3.3.1.11. Текст документа.

В Министерстве документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и вида документа.

В случае необходимости составления документа на иностранном языке проект документа составляется в двух экземплярах: один экземпляр на соответствующем иностранном языке, второй - на русском.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и так далее. В связи с этим он должен быть ясным, по возможности кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа печатается в установленных границах полей через 1 межстрочный интервал и отделяется от заголовка 2-3 интервалами.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу.

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может быть поделен на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа.

Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.

В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире, других знаков, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.

В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" в начале письма над текстом и "С уважением" в заключительной части, перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.

Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности; после запятой наименование должности указывается со строчной буквы.

Анкетная форма представляет собой текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная форма информации выражается именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы; словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и так далее. Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

Таблица - форма представления информации (текста), содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Слово "Таблица" печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово "Таблица" с порядковым номером (без знака "N"). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не указывают.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок строк и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.

Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.

Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается.

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

3.3.1.12. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (при наличии).

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.3.1.13. Отметка о наличии приложений.

Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

Слово "Приложение" печатается без кавычек от левой границы текстового поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Заключение на законопроект ... на 3 л. в 2 экз.

            2. Пояснительная записка ... на 2 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом, например:

Приложение: Справка о  неплатежеспособных  предприятиях,  для  служебного

пользования, N 00-дсп, на 4 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом, например:

Приложение: письмо Роструда от 00.00.0000 N 0000-ТЗ и приложение к  нему,

всего на 7 л. в 1 экз.

На приложении к письму отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу, например:

                                    Приложение N 1

                                    к письму министерства здравоохранения

                                    Красноярского края

                                    от 00.00.0000 N 0-00

На приложениях справочного характера к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатается от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Если приложений несколько, они нумеруются (например, "Приложение N 1", "Приложение N 2"). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

                                    Приложение N 2

                                    к приказу министерства здравоохранения

                                    Красноярского края

                                    от 00.00.0000 N 000-орг

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и другое), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

                                    Приложение N 1

                                    УТВЕРЖДЕНО

                                    приказом министерства здравоохранения

                                    Красноярского края

                                    от 00.00.0000 N 00-орг

Если к документу прилагается более 10 документов, ссылка на которые в тексте документа отсутствует, то к документу составляется опись, и отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: согласно описи всего на 13 листах.

3.3.1.14. Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти края и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, а также протоколом совещательного органа или служебным письмом.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Министр здравоохранения

Красноярского края

Подпись И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

письмо министерства здравоохранения

Красноярского края

от 00.00.0000 N 00-00/000

Гриф согласования оформляется под реквизитом "подпись" ближе к нижнему полю документа. Допускается расположение грифа согласования в верхней части документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется:

с вышестоящими органами, общественными и иными организациями, гражданами в случаях, предусмотренных действующим законодательством;

органами исполнительной власти края, полномочия которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и тому подобное).

При согласовании документа двумя должностными лицами грифы согласования документа располагают на одном уровне. Например:

СОГЛАСОВАНО                 СОГЛАСОВАНО

Министр здравоохранения     Директор Территориального

Красноярского края          фонда обязательного

                            медицинского страхования

                            Красноярского края

Подпись И.О. Фамилия        Подпись И.О. Фамилия

Дата                        Дата

При согласовании документа более чем двумя должностными лицами грифы согласования документа располагаются в несколько рядов один под другим. При этом каждый ряд отделяется 2 межстрочными интервалами. Например:

СОГЛАСОВАНО                 СОГЛАСОВАНО

Министр здравоохранения     Директор Территориального

Красноярского края          фонда обязательного

                            медицинского страхования

                            Красноярского края

Подпись И.О. Фамилия        Подпись И.О. Фамилия

Дата                        Дата

СОГЛАСОВАНО

Руководитель агентства

по управлению государственным

имуществом Красноярского края

Подпись            И.О. Фамилия

Дата

При согласовании учредительных документов, изменений и дополнений к ним допускается оформление грифа согласования документа в следующем виде:

СОГЛАСОВАНО

Министр здравоохранения

Красноярского края

Подпись          И.О. Фамилия

Приказ от 00.00.0000 N 000-орг

3.3.1.15. Гриф утверждения.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:

                                          УТВЕРЖДАЮ

                                          Министр здравоохранения

                                          Красноярского края

                                          Подпись И.О. Фамилия

                                          Дата

При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.

При утверждении документа правовым актом, другим документом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН(О, Ы, А)", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например:

                                          УТВЕРЖДЕНО

                                          протоколом конкурсной комиссии

                                          от ... N ...

Слова "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕН(О, Ы, А)" печатаются прописными буквами, после которых двоеточие не ставится. Слово "УТВЕРЖДЕН" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Все составные части реквизита размещаются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.

При утверждении документа двумя должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. Например:

УТВЕРЖДАЮ                       УТВЕРЖДАЮ

Министр здравоохранения         Министр финансов

Красноярского края              Красноярского края

Подпись        И.О. Фамилия     Подпись       И.О. Фамилия

Дата                            Дата

При утверждении документа более чем двумя должностными лицами грифы утверждения располагаются в несколько рядов один под другим. При этом каждый ряд отделяется 2 межстрочными интервалами. Например:

УТВЕРЖДАЮ                       УТВЕРЖДАЮ

Министр здравоохранения         Министр финансов

Красноярского края              Красноярского края

Подпись         И.О. Фамилия    Подпись        И.О. Фамилия

Дата                            Дата

                           УТВЕРЖДАЮ

                           Министр социальной политики

                           Красноярского края

                           Подпись         И.О. Фамилия

                           Дата

При утверждении учредительных документов, изменений и дополнений к ним допускается оформление грифа утверждения документа в следующем виде:

                           УТВЕРЖДЕНО

                           Министр здравоохранения

                           Красноярского края

                           Подпись         И.О. Фамилия

                           приказ от 00.00.0000 N 000-орг

3.3.1.16. Виза.

Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и иным документам.

Виза согласования проектов документов включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой и дату. Например:

Начальник юридического отдела

Подпись                 И.О. Фамилия

Дата

При наличии замечаний к тексту документа реквизит "Виза" оформляют следующим образом:

С замечаниями на ___ л.

Начальник юридического отдела

Подпись            И.О. Фамилия

Дата

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе (листах), который(ые) подписывается с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагается к проекту документа.

На документе, подлинник которого остается в Министерстве (в деле), визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляется из Министерства, визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа второго (визового) экземпляра отправляемого документа.

По усмотрению руководителя, подписывающего документ, возможно полистное визирование отдельных документов (договоров, соглашений, нормативных правовых актов и приложений к ним и тому подобное) для защиты от возможной замены листов.

Необходимость согласования документа определенным должностным лицом устанавливается руководителем или исполнителем исходя из содержания документа, вида адресата.

Проставление виз согласования документа (например, приказа Министерства) осуществляется в следующей последовательности:

исполнителем (создателем) документа;

руководителем структурного подразделения Министерства, ответственным за подготовку документа;

руководителями иных структурных подразделений Министерства, чьи полномочия затронуты в документе;

заместителями министра здравоохранения Красноярского края.

3.3.1.17. Оттиск печати.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть (не более чем 1/3) наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.3.1.18. Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "отметка о заверении копии", включающий: слово "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать, например:

                                Копия верна

                                Должность

                                Подпись И.О. Фамилия

                                Дата

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, при необходимости прошиваются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа). Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

3.3.1.19. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и печатается в нижнем углу у левой границы текстового поля лицевой или оборотной стороны последнего листа документа в две строки шрифтом размером 10 пт, например:

Фамилия Имя Отчество

249-00-00

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

3.3.1.20. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа - резолюция - оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

Указания по исполнению включают: инициалы, фамилии исполнителей, четкое и ясное содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

                                Н.В. Петрову,

                                Н.А. Сидорову

                                Прошу подготовить

                                проект ответа

                                к 00.00.0000.

                                Дата       Подпись

Содержание поручения, определение исполнителей осуществляются руководителем с учетом пункта 2.1.9 настоящей Инструкции.

3.3.1.21. Отметка о контроле документа.

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

3.3.1.22. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи руководителя структурного подразделения или министра здравоохранения Красноярского края, его заместителя (в зависимости от указания по исполнению документа) и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа: ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткими сведениями об исполнении.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Рекомендуется проставление отметки о списании в дело в верхней части документа на первом листе, за исключением бланка резолюции.

3.3.1.23. Отметка о конфиденциальности.

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

4. Подготовка, оформление и согласование документов в Министерстве

В целях обеспечения деятельности Министерства могут готовиться следующие виды документов:

проекты правовых актов Правительства Красноярского края, Губернатора Красноярского края, Законодательного Собрания Красноярского края;

приказы;

контракты, договоры, соглашения;

письма;

служебные (докладные) записки;

справки;

поручения;

акты;

протоколы;

телеграммы;

телефонограммы;

заявления;

доверенности;

положения о структурных подразделениях Министерства;

должностные регламенты, инструкции;

иные документы в соответствии с действующим законодательством.

4.1. Подготовка проектов правовых актов Правительства Красноярского края,
Губернатора Красноярского края, Законодательного Собрания Красноярского края

4.1.1. Подготовка проекта правового акта Правительства Красноярского края, Губернатора Красноярского края, Законодательного Собрания Красноярского края (далее - проект правового акта) осуществляется по поручению министра здравоохранения Красноярского края уполномоченным им сотрудником Министерства (далее - разработчик) совместно с заинтересованными структурными подразделениями Министерства.

4.1.2. Разработчик готовит проект правового акта и передает:

в юридический отдел Министерства - для проведения правовой и антикоррупционной экспертиз и подготовки сопроводительных правовых документов;

в отдел экономического анализа и планирования Министерства - для подготовки финансово-экономического обоснования к проекту.

4.1.3. После подготовки соответствующими отделами документов оформленный проект с приложением таких документов передается разработчику в электронной форме и на бумажном носителе.

4.1.4. Разработчик в течение 3 рабочих дней осуществляет внутриорганизационное согласование проекта правового акта и представляет его на подпись (визирование) министру здравоохранения Красноярского края или должностному лицу, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством.

4.1.5. После подписания (визирования) проекта правового акта разработчик направляет копию проекта правового акта и пояснительной записки к нему в прокуратуру Красноярского края посредством почтовой связи и (или) по электронной почте и представляет копию проекта правового акта в электронной форме в пресс-службу Министерства для размещения на официальном сайте Министерства в течение 5 календарных дней со дня подписания проекта правового акта.

4.1.6. Согласование проекта правового акта с заинтересованными органами государственной власти края, органами местного самоуправления, иными организациями, подразделениями Правительства Красноярского края и Администрации Губернатора края, экспертными подразделениями Законодательного Собрания Красноярского края, а также доработка проекта правового акта в целях устранения сделанных замечаний осуществляются разработчиком с привлечением в случае необходимости для консультаций сотрудников иных структурных подразделений Министерства.

4.1.7. Передача проекта правового акта на бумажном носителе и в электронной форме соответствующим специалистам подразделений Правительства Красноярского края, Администрации Губернатора Красноярского края, Законодательного Собрания Красноярского края осуществляется разработчиком.

4.1.8. Подготовка (оформление) проектов правовых актов Губернатора Красноярского края, Правительства Красноярского края осуществляется в соответствии с требованиями, установленными законами Красноярского края, нормативными правовыми актами и локальными нормативными актами Губернатора Красноярского края и Правительства Красноярского края.

Подготовка (оформление) проектов законов Красноярского края осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Уставом Красноярского края, законами Красноярского края, правовыми актами и рекомендациями Законодательного Собрания Красноярского края.

4.2. Подготовка, оформление, согласование и регистрация
приказов и иных правовых актов Министерства

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 16 декабря 2011 г. N 600-ОРГ пункт 4.2.1 подраздела 4.2 раздела 4 настоящего Приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2.1. Министерство осуществляет правовое регулирование в сферах здравоохранения, лекарственного обеспечения, функционирования, развития и охраны курортов, лечебно-оздоровительных местностей и природных лечебных ресурсов посредством издания в установленном порядке приказов, а также иных правовых актов в случаях, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.2.2. Подготовка и согласование проектов приказов и иных правовых актов Министерства осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Красноярского края.

Приказы и иные правовые акты Министерства издаются на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Устава Красноярского края, законов Красноярского края, правовых актов Губернатора Красноярского края и Правительства Красноярского края, соглашений о передаче осуществления части полномочий между федеральными органами исполнительной власти и исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации и не должны им противоречить.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 16 декабря 2011 г. N 600-ОРГ в пункт 4.2.3 подраздела 4.2 раздела 4 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2.3. Виды приказов Министерства:

приказы по основной деятельности нормативного характера;

приказы по основной деятельности индивидуального характера;

приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет;

приказы по личному составу о предоставлении отпусков, о направлении в служебные командировки со сроком хранения 5 лет;

приказы по аттестации медицинских, фармацевтических, педагогических работников;

приказы по осуществлению переданных полномочий.

4.2.4. Проект приказа Министерства готовится исполнителем по поручению министра здравоохранения Красноярского края, его заместителя. Проект приказа Министерства может быть подготовлен по инициативе руководителя структурного подразделения Министерства, на которого возложено осуществление соответствующих функций.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 8 февраля 2017 г. N 18-Н в пункт 4.2.5 подраздела 4.2 раздела 4 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2.5. Исполнитель осуществляет его согласование:

с руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства;

руководителями иных заинтересованных структурных подразделений Министерства;

юридическим отделом Министерства;

заместителями министра здравоохранения Красноярского края.

Согласование приказа оформляется визами.

При наличии замечаний к тексту проекта приказа они излагаются субъектом согласования на отдельном листе, с указанием об этом при визировании.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 16 декабря 2011 г. N 600-ОРГ пункт 4.2.6 подраздела 4.2 раздела 4 настоящего Приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2.6. Срок подготовки проекта приказа Министерства, включая его согласование, определяется должностным лицом, принявшим решение о подготовке приказа, но не должен превышать одного месяца с даты принятия решения о подготовке приказа.

4.2.7. После согласования проекта приказа Министерства нормативного характера исполнитель в день завершения согласования такого проекта приказа Министерства представляет его версию в электронной форме в отдел управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства.

Отдел управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства направляет проект приказа Министерства нормативного характера в прокуратуру Красноярского края посредством почтовой связи и (или) по электронной почте и представляет копию проекта приказа Министерства нормативного характера в электронной форме в пресс-службу Министерства для размещения на официальном сайте Министерства в течение 5 календарных дней со дня получения проекта приказа Министерства от исполнителя.

4.2.8. В случаях, установленных федеральным, краевым законодательством, проект приказа Министерства согласовывается в установленном порядке исполнителем с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти края, органами местного самоуправления, организациями.

4.2.9. После согласования проект приказа Министерства представляется исполнителем в установленном порядке на подпись министру здравоохранения Красноярского края или должностному лицу, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством.

4.2.10. Отдел управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства обеспечивает регистрацию приказов Министерства, а также иных правовых актов.

Приказы Министерства нормативного характера регистрируются отдельно от приказов индивидуального характера.

4.2.11. При регистрации приказов заполняется электронная регистрационная карточка, в которую вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

дата;

регистрационный номер;

наименование приказа (краткое содержание для приказов индивидуального характера);

фамилия руководителя, подписавшего приказ;

наименование структурного подразделения Министерства, осуществлявшего подготовку приказа;

фамилия, имя, отчество исполнителя;

срок исполнения (при наличии в тексте приказа предписаний индивидуального характера);

источник опубликования (наименование СМИ, дата, номер), если приказ подлежит опубликованию;

количество листов приказа.

4.2.12. Датой регистрации приказа является дата его подписания руководителем.

4.2.13. Регистрационный номер приказа включает в себя порядковый номер в пределах одного календарного года. К порядковому номеру приказа через дефис добавляется буквенный цифровой индексы в зависимости от вида приказа.

4.2.14. При регистрации приказа порядковый номер и дата проставляются в электронной регистрационной карточке в автоматическом режиме и переносятся в установленное место на документ.

4.2.15. При регистрации приказа, в тексте которого имеется ссылка об изменении или о признании утратившими силу ранее изданных приказов или их частей, в электронные регистрационные карточки этих приказов вносятся соответствующие отметки о дате и регистрационном номере приказа, которым вносится изменение, или приказ признается утратившим силу.

4.2.16. Отдел управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства обеспечивает размещение сканированных текстов приказов, издаваемых Министерством, в СЭД.

4.2.17. Проект приказа Министерства оформляется на бланках установленного образца на стандартном листе бумаги формата А4.

4.2.18. В состав бланка приказа входят следующие реквизиты:

наименование Министерства;

вид документа (приказ).

Реквизиты бланка приказа печатаются при изготовлении бланка.

4.2.19. Проект приказа печатается шрифтом Times New Roman размером 14 пт. Верхнее поле проекта приказа устанавливается границами бланка. Левое поле составляет 3 см, правое - 1-1,5 см, нижнее - 2 см.

При оформлении проекта приказа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см. Порядковый номер на первой странице приказа не проставляется.

4.2.20. Реквизиты "место издания документа", "дата документа", "регистрационный номер документа" в приказах располагаются на одном уровне и отделяются от реквизита "вид документа" 2 интервалами.

Место издания в приказах размещается центрованным способом.

Дата документа размещается у левой границы текстового поля. дата проставляется после подписания приказа и оформляется цифровым способом.

Регистрационный номер приказа размещается у правой границы текстового поля и состоит из знака N и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания.

4.2.21. Реквизит "наименование документа" (заголовок) в приказах нормативного характера печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа с прописной буквы через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок отделяется от реквизита "место издания документа" 2-3 интервалами. Заголовок, состоящий не более чем из пяти строк, не превышающих в длину 8-9 см (28 печатных знаков каждая), размещается у левой границы текстового поля флаговым способом, в случае превышения пяти строк он продлевается до границы правого поля.

Заголовок к приказам индивидуального характера не составляется.

4.2.22. Текст отделяется в приказах нормативного характера от реквизита "заголовок", а в приказах индивидуального характера от реквизита "место издания документа" 2-3 интервалами.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "место издания документа", "наименование документа", "текст документа" и "подпись должностного лица" при необходимости размещения текста проекта приказа на одной странице.

Текст печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Выделение в тексте правовых актов отдельных слов, частей текста, фамилий шрифтом более яркой насыщенности, подчеркиванием, курсивом или иным способом не допускается.

Преамбула в приказах нормативного характера завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое выделяется прописными буквами, после него ставится двоеточие и далее излагается основная часть приказа.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

При наличии приложений к приказу в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 2-3 интервалами и оформляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

4.2.23. Приложения к приказам оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты, интервалы и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Листы приложения нумеруются самостоятельно. Порядковый номер на первой странице приложения не проставляется.

4.2.24. При указании в тексте приказа ссылки "согласно приложению" на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается, например:

                                Приложение

                                к приказу министерства

                                здравоохранения

                                Красноярского края

                                от ... N ...

Все составные части реквизита печатаются флаговым способом через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

                                Приложение N 2

                                к приказу министерства

                                здравоохранения

                                Красноярского края

                                от ... N ...

4.2.285. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом через 1 межстрочный интервал. Первое слово заголовка приложения печатается с прописной буквы, выделяется шрифтом более яркой насыщенности, отделяется от реквизитов "отметка о наличии приложений" и "текст документа" 2-3 интервалами.

4.2.26. Приложения к проектам приказов должны быть подписаны руководителем структурного подразделения Министерства, его подготовившим и (или) осуществлявшим координацию подготовки, либо иным исполнителем.

4.2.27. Совместные приказы Министерства с иными органами исполнительной власти края печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования Министерства и иного(ых) органа (органов) исполнительной власти края располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - "ПРИКАЗ" - располагается центрованным образом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу Министерством и каждым иным органом исполнительной власти края, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.

4.2.28. Образцы оформления приказов Министерства приведены в приложениях N 12 и N 13 к настоящей Инструкции.

4.2.29. Утратил силу.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.2.29

4.2.30. Приказы Министерства и иные правовые акты подписываются министром здравоохранения Красноярского края или должностным лицом, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством.

4.2.31. После подписания приказы подлежат регистрации в отделе управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства с предоставлением электронной версии.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 20 июня 2017 г. N 69-Н в пункт 4.2.32 подраздела 4.2 раздела 4 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2.32. После подписания и регистрации приказа Министерства уполномоченный сотрудник отдела управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства:

в течение 3 рабочих дней направляет (представляет) копии приказа Министерства адресатам;

при необходимости знакомит с приказом сотрудников Министерства под подпись;

организует опубликование приказа Министерства в установленном порядке (при необходимости);

в течение 3 календарных дней со дня подписания приказа Министерства направляет копию приказа в Законодательное Собрание Красноярского края и представляет копию приказа в электронной форме в пресс-службу Министерства для размещения на официальном сайте Министерства (для приказов нормативного характера);

в течение 5 календарных дней со дня подписания приказа Министерства направляет копию приказа в прокуратуру Красноярского края (для приказов нормативного характера);

в течение 7 календарных дней после дня первого официального опубликования приказа Министерства направляет копию такого приказа и сведения об источниках его официального опубликования в электронном виде в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Красноярскому краю (для приказов нормативного характера);

в течение 10 календарных дней со дня подписания приказа Министерства направляет Губернатору края копии приказов Министерства нормативного характера, принятых при осуществлении полномочий Российской Федерации, переданных органам государственной власти субъектов Российской Федерации, по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, а также по предметам исключительного ведения субъектов Российской Федерации; копии приказов Министерства по вопросам распоряжения государственной собственностью края, за исключением списания имущества.

4.3. Подготовка и оформление служебных писем

4.3.1. Служебные письма готовятся:

как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы юридических и физических лиц;

сопроводительные письма к направляемым документам; инициативные письма.

4.3.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются руководителем с учетом типовых сроков исполнения документов, установленных законодательством.

4.3.3. Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.

4.3.4. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним исполнителем адресата.

Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

4.3.5. В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("Просим направить", "Направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым", "Прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Министерство здравоохранения Красноярского края не возражает...").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("Приказываем...", "Решили...").

4.3.6. Во вступительной части формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.

Вступление может содержать:

причину возникновения вопроса или его краткую историю;

ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол и тому подобное) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

4.3.7. При подготовке письма в дополнение к ранее направленному следует в тексте письма указывать номер и дату этого письма.

4.3.8. Представляемые на подпись руководителю проекты писем должны иметь визы согласования руководителей структурных подразделений Министерства, являющихся соисполнителями.

Виза проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма, который оформляется без бланка.

Письма, имеющие срочный характер, визируются в день их поступления на визирование.

4.3.9. Направляемые вместе с письмом приложения должны быть подписаны и иметь необходимые для документа реквизиты (кроме документов и приложений к ним, полученных от юридических и физических лиц и пересылаемых (возвращаемых) с данным письмом).

4.3.10. Письма, оформленные на бланках писем Министерства, подписываются министром здравоохранения Красноярского края или лицом, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством.

Подписание служебных писем другими должностными лицами осуществляется на основании правового акта или иного документа, подтверждающего право подписания писем.

4.3.11. Письма, направляемые в адрес федеральных министерств, служб, агентств подписываются министром здравоохранения Красноярского края или лицом, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством, если иное не указано в поручении Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края, заместителей председателя Правительства края.

4.3.12. При направлении письма в один адрес на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

два экземпляра приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте письма.

4.3.13. При направлении писем, идентичных по содержанию, не более чем в четыре адреса на подпись представляются:

четыре экземпляра письма, оформленные на бланках;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

пять экземпляров приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте проекта письма;

список рассылки в случае, если в тексте письма указывается только один адресат.

4.3.14. При направлении писем, идентичных по содержанию, более чем в четыре адреса на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр), который остается у исполнителя и где, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное название (например, "Главам муниципальных образований Красноярского края", "По списку" и так далее);

один экземпляр приложения к письму при наличии ссылки на него в тексте письма;

список рассылки.

После подписания письмо копируется в количестве экземпляров, указанном в списке рассылки, и на каждом экземпляре копии письма указывается только один адресат.

4.3.15. При принятии руководителем решения о подписании каждого экземпляра из идентичных по содержанию писем, направляемых более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

письма, оформленные на бланках, в количестве, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

приложения к письму в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки, при наличии ссылки на него в тексте проекта письма;

список рассылки.

4.3.16. Список рассылки должен содержать точные наименования адресатов, а также их почтовые адреса. Список рассылки подписывается исполнителем, осуществлявшим непосредственную подготовку текста письма, с проставлением даты.

4.3.17. Письма оформляются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Каждый напечатанный лист письма, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1-1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

Расположение реквизитов письма осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

4.3.18. Образец оформления письма приведен в приложении N 14 к настоящей Инструкции.

4.4. Подготовка контрактов, договоров, соглашений

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 30 марта 2015 г. N 37-Н в пункт 4.4.1 подраздела 4.4 раздела 4 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.4.1. Подготовка проектов государственных контрактов в целях осуществления закупок  товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд (далее - закупки, товар).

4.4.1.1. Подготовка проекта государственного контракта осуществляется юридическим отделом Министерства на основании информации о существенных условиях государственного контракта, представленной отделом учета и отчетности исполнения бюджета Министерства или отделом бухгалтерского учета и отчетности Министерства.

4.4.1.2. Для подготовки проекта государственного контракта отдел учета и отчетности исполнения бюджета Министерства или отдел бухгалтерского учета и отчетности Министерства представляет служебную записку о подготовке проекта государственного контракта с приложением следующей информации о существенных условиях государственного контракта:

предмет контракта (полный перечень видов товаров, работ, услуг, которые приобретаются, в том числе сопутствующие: проведение монтажа, пусконаладочных работ, обучение специалистов);

перечень получателей приобретаемой продукции с указанием по каждому получателю полного официального наименования и точного адреса места нахождения (при необходимости);

перечень документов и требований, которым должна соответствовать приобретаемая продукция;

цена контракта и ее составляющие (налоги, доставка, выполнение сопутствующих работ и услуг);

адрес места поставки;

срок исполнения обязательств или порядок его определения (заявка, график и т.п.);

порядок исполнения обязательств, в том числе виды документов, которые подтверждают исполнение обязательств;

порядок и сроки оплаты (наличие предварительной оплаты и ее размер, сроки окончательного расчета и порядок их исчисления);

гарантийные обязательства (их наличие, сроки);

иные особые условия, которые должны быть отражены в контракте (требования к предмету поставки (например, остаточный срок годности для лекарственных средств), к порядку исполнения обязательств (например, соблюдение холодовой цепи, проведение предусмотренных законодательством согласований с государственными органами и др.).

4.4.1.3. Проект государственного контракта готовится сотрудником юридического отдела Министерства, определенным начальником юридического отдела Министерства, с учетом требований, предъявляемых к оформлению и содержанию государственного контракта гражданским законодательством, законодательством о контрактной системе в сфере закупок, законами Красноярского края, правовыми актами Губернатора Красноярского края, Правительства Красноярского края.

Проект государственного контракта готовится в течение 10 рабочих дней со дня получения информации, указанной в подпункте 4.4.1.2 настоящей Инструкции.

4.4.1.4. Подготовленный проект государственного контракта согласовывается сотрудником юридического отдела Министерства, подготовившим проект:

с отделом, инициировавшим подготовку проекта государственного контракта (на предмет соответствия подготовленного проекта государственного контракта заявленным условиям);

отделом учета и отчетности исполнения бюджета Министерства или отделом бухгалтерского учета и отчетности Министерства (на предмет соответствия содержания проекта государственного контракта бюджетному законодательству, в том числе государственным, иным программам, и возможности его оплаты);

отделом экономического анализа и формирования сводного бюджета Министерства (на предмет наличия бюджетных ассигнований, достаточных для исполнения обязательств по оплате приобретаемого товара в установленные сроки, и их целевого использования);

заместителем министра здравоохранения Красноярского края, курирующим осуществление закупок.

Срок согласования проекта государственного контракта каждым из субъектов согласования не может превышать 2 рабочих дней со дня получения проекта государственного контракта.

При согласовании проекта государственного контракта в срочном порядке срок согласования каждым из субъектов согласования не может превышать 3 часов с момента получения проекта государственного контракта.

Для согласования проекта государственного контракта сотрудником юридического отдела Министерства оформляется лист согласования по форме согласно приложению N 15 к настоящей Инструкции.

При согласовании проекта государственного контракта субъектом согласования (руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства, заместителем министра здравоохранения Красноярского края) ставится отметка в листе согласования с указанием даты и личной подписи.

При наличии замечаний субъект согласования оформляет их  в письменной форме на отдельном листе с отметкой в листе согласования о наличии замечаний. Замечания приобщаются к проекту государственного контракта и передаются сотруднику юридического отдела Министерства, подготовившему проект государственного контракта. После устранения замечаний проект государственного контракта повторно представляется на согласование соответствующему субъекту согласования. Субъект согласования подтверждает устранение замечаний соответствующей отметкой в листе согласования к проекту государственного контракта с указанием даты и личной подписи.

4.4.1.5. После согласования проект государственного контракта с приобщенными к нему копиями неустранимых замечаний субъектов согласования передается начальником юридического отдела Министерства в отдел учета и отчетности исполнения бюджета Министерства или отдел бухгалтерского учета и отчетности Министерства в электронной форме посредством размещения электронной версии документа на сетевом диске общего доступа (диск R) или посредством электронной почты и на бумажном носителе. Сотрудник отдела учета и отчетности исполнения бюджета Министерства (отдела бухгалтерского учета и отчетности Министерства), получивший документы, ставит отметку о получении в листе согласования проекта государственного контракта с указанием даты и времени передачи документа, должности, фамилии, инициалов и личной подписи.

Сотрудник отдела учета и отчетности исполнения бюджета Министерства (отдела бухгалтерского учета и отчетности Министерства) делает копию листа согласования к проекту государственного контракта с отметкой о его получении и представляет в юридический отдел Министерства.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 30 марта 2015 г. N 37-Н в пункт 4.4.2 подраздела 4.4 раздела 4 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.4.2. Заключение Министерством государственных контрактов.

4.4.2.1. Для заключения Министерством государственного контракта отдел учета и отчетности исполнения бюджета Министерства или отдел бухгалтерского учета и отчетности Министерства представляет в юридический отдел Министерства служебную записку о заключении государственного контракта с указанием основания для заключения государственного контракта согласно законодательству о контрактной системе в сфере закупок. Если проект государственного контракта, предлагаемого к заключению, ранее не разрабатывался юридическим отделом Министерства в соответствии с 4.4.1 настоящей Инструкции, то к служебной записке в обязательном порядке прилагается информация, предусмотренная пунктом 4.4.1.2 настоящей Инструкции.

4.4.2.2. Проект государственного контракта готовится (оформляется) сотрудником юридического отдела Министерства, определенным начальником юридического отдела Министерства, с учетом требований, предъявляемых к оформлению и содержанию государственного контракта гражданским законодательством, законодательством о контрактной системе в сфере закупок, законами Красноярского края, правовыми актами Губернатора Красноярского края, Правительства Красноярского края, информацией, представленной в соответствии с пунктом 4.4.2.1 настоящей Инструкции (если они не противоречат действующему законодательству).

4.4.2.3. Подготовленный проект государственного контракта согласовывается сотрудником юридического отдела Министерства, подготовившим проект:

с отделом учета и отчетности исполнения бюджета Министерства или отделом бухгалтерского учета и отчетности Министерства (на предмет соответствия содержания проекта государственного контракта бюджетному законодательству, в том числе государственным, иным программам, и возможности его оплаты);

отделом экономического анализа и формирования сводного бюджета Министерства (на предмет наличия бюджетных ассигнований, достаточных для исполнения обязательств по оплате приобретаемого товара в установленные сроки, и их целевого использования);

иным структурным подразделением Министерства в зависимости от предмета контракта (на предмет соответствия приобретаемого товара и условий исполнения контракта существующей потребности, техническим характеристикам (спецификациям, заданиям);

заместителем министра здравоохранения Красноярского края, курирующим осуществление закупок.

Срок согласования проекта государственного контракта каждым из субъектов согласования не может превышать 1 рабочего дня со дня получения проекта государственного контракта.

Согласование проектов государственных контрактов, заключаемых по результатам открытых аукционов в электронной форме, осуществляется в срочном порядке.

При согласовании проекта государственного контракта в срочном порядке срок согласования каждым из субъектов согласования не может превышать 3 часов с момента получения проекта государственного контракта.

Для согласования проекта государственного контракта сотрудником юридического отдела Министерства оформляется лист согласования по форме согласно приложению N 16 к настоящей Инструкции.

При согласовании проекта государственного контракта субъектом согласования (руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства, заместителем министра здравоохранения Красноярского края) ставится отметка в листе согласования с указанием даты и личной подписи.

При наличии замечаний субъект согласования оформляет их  в письменной форме на отдельном листе с отметкой в листе согласования о наличии замечаний. Замечания приобщаются к проекту государственного контракта и передаются сотруднику юридического отдела Министерства, подготовившему проект государственного контракта. После устранения замечаний проект государственного контракта повторно представляется на согласование соответствующему субъекту согласования. Субъект согласования подтверждает устранение замечаний соответствующей отметкой в листе согласования к проекту государственного контракта с указанием даты и личной подписи.

4.4.2.4. После согласования проект государственного контракта в 2 экземплярах с листом согласования и приобщенными к нему копиями неустранимых замечаний субъектов согласования предоставляется сотрудником юридического отдела Министерства на подпись министру здравоохранения Красноярского края или уполномоченному должностному лицу.

4.4.2.5. После подписания экземпляры государственного контракта с листом согласования возвращаются сотруднику юридического отдела Министерства. Сотрудник юридического отдела Министерства скрепляет экземпляры государственного контракта печатью Министерства и проводит работу по подписанию государственного контракта контрагентом.

После окончания работы по подписанию государственного контракта сотрудник юридического отдела Министерства вносит запись о заключенном государственном контракте в регистр государственных контрактов, заключенных Министерством, на очередной календарный год и присваивает государственному контракту регистрационный номер.

Регистр государственных контрактов, заключенных Министерством, формируется и ведется сотрудником юридического отдела Министерства в виде электронной базы данных.

Один экземпляр подписанного и зарегистрированного государственного контракта с приложением копии листа согласования, копий замечаний, копии документа, являющегося основанием для заключения государственного контракта, передается сотрудником юридического отдела Министерства соответственно начальнику отдела учета и отчетности исполнения бюджета Министерства или заведующему отделом бухгалтерского учета и отчетности Министерства, о чем делается отметка в листе согласования государственного контракта.

При наличии в Министерстве экземпляра государственного контракта, предназначенного контрагенту, сотрудник юридического отдела Министерства направляет его адресату или передает представителю адресата под подпись.

4.4.3. Подготовка договоров, соглашений, заключаемых Министерством и не предусматривающих обязательств по оплате товаров, работ, услуг (за исключением служебных контрактов, трудовых договоров):

4.4.3.1. Подготовка проекта договора (соглашения) осуществляется сотрудником или структурным подразделением Министерства по поручению министра здравоохранения Красноярского края, заместителя министра здравоохранения Красноярского края.

4.4.3.2. В целях подготовки проекта договора (соглашения) исполнителем при необходимости направляется служебная записка руководителям структурных подразделений Министерства в соответствии с их функциями о предложениях по содержанию проекта договора (соглашения).

Предложения по содержанию проекта договора (соглашения) предоставляются руководителями структурных подразделений Министерства в течение 3 рабочих дней со дня получения служебной записки. Предложения должны носить четкий, конкретный характер, не содержать расплывчатых и неточных формулировок. Стиль изложения текста - официально-деловой, обеспечивающий его понятность и доступность, без применения терминов и выражений, допускающих возможность его неоднозначного толкования. При подготовке предложений должна использоваться официальная легальная терминология. Предложения, предусматривающие возложение обязанностей по предоставлению какой-либо информации и документов, в обязательном порядке должны содержать указание на срок и (или) периодичность исполнения обязательства.

4.4.3.3. Исполнитель на основании представленных предложений готовит проект договора (соглашения).

Проект договора (соглашения) готовится исполнителем с учетом требований, предъявляемых к оформлению и содержанию договора (соглашения), установленных действующим законодательством.

Проект договора (соглашения) готовится в течение 10 рабочих дней со дня получения информации, указанной в подпункте 4.4.3.2 настоящей Инструкции.

4.4.3.4. Подготовленный проект договора (соглашения) в зависимости от предмета договора (соглашения) согласовывается исполнителем с заинтересованным структурным подразделением Министерства.

Срок согласования проекта договора (соглашения) каждым из субъектов согласования не может превышать 3 рабочих дней со дня получения проекта договора (соглашения).

Для согласования проекта договора (соглашения) исполнителем оформляется лист согласования по форме согласно приложению N 17 к настоящей Инструкции.

При согласовании проекта договора (соглашения) субъектов согласования (руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства, заместителем министра здравоохранения Красноярского края) ставится отметка в листе согласования с указанием даты и личной подписи.

Замечания субъектов согласования устраняются исполнителем в рабочем порядке. Если замечания субъекта согласования неустранимы, то субъект согласования оформляет свои замечания в письменной форме на отдельном листе с отметкой в листе согласования о наличии замечаний. Замечания приобщаются к проекту договора (соглашения).

Листы согласования и оригиналы замечаний субъектов согласования к проектам договоров (соглашений) хранятся у исполнителя.

4.4.3.5. После согласования проект договора (соглашения) с листом согласования, приобщенными к нему копиями неустранимых замечаний субъектов согласования передаются исполнителем министру здравоохранения Красноярского края или заместителю министра здравоохранения Красноярского края, давшему поручение о подготовке договора (соглашения), на утверждение.

4.4.3.6. После утверждения проект договора (соглашения) передается сотруднику Министерства, определенному министром здравоохранения Красноярского края или заместителем министра здравоохранения Красноярского края, для заключения.

4.4.4. Заключение договоров (соглашений) от имени Министерства, не предусматривающих обязательств по оплате товаров, работ, услуг (за исключением служебных контрактов, трудовых договоров):

4.4.4.1. Сотрудник Министерства, которому поручено заключение договора (соглашения), оформляет договор (соглашение) в соответствии с утвержденным проектом в количестве экземпляров согласно количеству, указанному в договоре (соглашении).

4.4.4.2. Подготовленный договор (соглашение) согласовывается сотрудником Министерства, которому поручено заключение договора (соглашения), в порядке, определенном абзацами вторым-четвертым пункта 4.4.3.4 настоящей Инструкции, после чего согласованные экземпляры договора (соглашения) представляются в установленном порядке на подпись министру здравоохранения Красноярского края или иному уполномоченному должностному лицу Министерства.

4.4.4.3. После подписания договора (соглашения) сотрудник министерства, которому поручено заключение договора (соглашения), скрепляет экземпляры договора (соглашения) печатью Министерства, организует направление экземпляров сторонам договора (соглашения) для подписания и осуществляет контроль за подписанием договора (соглашения) иными сторонами.

4.4.4.4. Экземпляр договора (соглашения), предназначенный Министерству, со всеми документами по его заключению (листом согласования, замечаниями) хранится сотрудником Министерства, которому поручено заключение договора (соглашения), или передается им иному сотруднику Министерства, определенному должностным лицом Министерства, подписавшим договор (соглашение).

При наличии в Министерстве экземпляров договора (соглашения), предназначенных другим сторонам, сотрудник Министерства, которому поручено заключение договора (соглашения), организует их направление (передачу) адресатам.

4.5. Подготовка и оформление протоколов

4.5.1. Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных органов, на оперативных и рабочих совещаниях, конференциях и деловых встречах (далее - заседания).

Протокол фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения.

Протокол может в дальнейшем служить основанием для подготовки проекта правового акта.

Протокол заседания составляется в случаях, предусмотренных правовыми актами о создании совещательного органа в Министерстве, либо решение о необходимости составления протокола заседания принимает министр здравоохранения Красноярского края или иное должностное лицо, которое заседание назначает и проводит.

4.5.2. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний (стенограмм, аудиозаписей) и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и другое).

Протокол ведет назначенное председательствующим лицо или секретарь совещательного органа (далее - ответственный за подготовку протокола).

За содержание записей в протоколе отвечают председательствующий и ответственный за подготовку протокола.

4.5.3. Текст протокола содержит вводную и основную часть.

Во вводной части протокола указываются инициалы имени и отчества, фамилия председателя (председательствующего), присутствующих и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, содержащей перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой заседания, содержание вопроса, ход его обсуждения, все мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения, в том числе в протокол может быть включен пункт о возложении контроля на должностное лицо, ответственное за исполнение поручений протокола в целом.

4.5.4. Протокол оформляется в полной или краткой форме (образцы оформления протоколов приведены в приложении N 18 к настоящей Инструкции).

Протокол заседания, как правило, оформляется в полной форме, за исключением случаев, когда председательствующий дает указание об оформлении протокола в краткой форме.

Краткая форма протокола отличается от полной отсутствием в основной части протокола описания хода обсуждения вопроса и высказанных мнений.

4.5.5. Документы, утвержденные на заседаниях, прилагаются к протоколу и должны иметь соответствующий гриф утверждения.

4.5.6. Протокол заседания подписывает председательствующий.

Протокол заседания может быть подписан всеми участниками заседания, а также завизирован выступавшим на заседании лицом, если это предусмотрено правовым актом, определяющим порядок работы совещательного органа, либо такое решение было принято в ходе проведения заседания. Визы проставляются в конце протокола в нижней части листа, ниже реквизита "подпись должностного лица".

4.5.7. Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Сотрудник Министерства, составивший протокол, представляет 1 экземпляр протокола в день его подписания в общий отдел Министерства.

Общий отдел Министерства производит регистрацию протоколов, присваивая им порядковые номера в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов.

4.5.8. Срок подготовки протокола не должен превышать 3 рабочих дней со дня проведения заседания, если иной срок не установлен в правовом акте, определяющем порядок работы совещательного органа, или председательствующим.

Согласование текста протокола оформляется в письменном виде. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола и оформляется к протоколу в виде приложения.

Допускается согласование поручений с исполнителями посредством факсимильной связи, электронной почты.

4.5.9. Копии протоколов рассылаются организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, сформированным ответственным за подготовку протокола.

4.5.10. Информация о принятых решениях может предоставляться по указанию председательствующего в организации и должностным лицам в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола - документ, представляющий точную копию части подлинного протокола, относящуюся к тому вопросу повестки заседания, по которому готовится выписка.

Выписка из протокола воспроизводит все обязательные реквизиты протокола, вопрос повестки заседания, по которому готовится выписка, и текст основной части протокола, отражающий обсуждение вопроса и принятые решения.

Выписку из протокола подписывает лицо, составившее или подписавшее протокол.

4.5.11. Контроль за исполнением протокола осуществляет, по распоряжению председательствующего, ответственное должностное лицо, которое контролирует исполнение поручений протокола в целом.

Контроль за сроками исполнения поручений осуществляет общий отдел Министерства или иное должностное лицо, на которое руководитель возложил обязанность по контролю за сроками исполнения поручений протоколов.

4.5.12. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, верхнее - 2 см, нижнее - 2 см.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 16 декабря 2011 г. N 600-ОРГ в пункт 4.5.13 подраздела 4.5 раздела 4 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.5.13. Обязательными реквизитами протокола являются:

"наименование Министерства" - полное официальное и (или) сокращенное (в скобках) наименование Министерства, печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид документа" ("ПРОТОКОЛ") - отделяется от предыдущего реквизита 1 интервалом и печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид заседания" - наименование совещательного органа или вида заседания, указанное в родительном падеже, печатается на следующей строке ниже реквизита "вид документа" полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

"дата документа" - печатается у левой границы текстового поля через 1 - 2 интервала после реквизита "вид заседания";

"место проведения заседания" - печатается на том же уровне, что и реквизит "дата документа", и располагается центрованным способом;

"регистрационный номер документа" (протокола) - печатается на уровне реквизита "дата документа" и "место проведения заседания" и располагается у правой границы текстового поля, состоит из печатного знака N и порядкового номера протокола (арабскими цифрами) в пределах календарного года, который проставляется специалистом общего отдела Министерства, регистрирующим (оформляющим) протокол. Номера протоколов могут включать буквенные индексы в зависимости от группы протоколов (оперативные совещания, рабочие совещания, протоколы заседаний совещательных органов и так далее).

4.5.14. Вводная часть протокола начинается со слова "Председательствовал", которое печатается полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, отделяется от предыдущего реквизита 1-2 интервалами. Далее (через двоеточие) на том же уровне печатаются фамилия, инициалы, должность председательствующего.

Слово "Присутствовали" печатается через 1-2 интервала от должности председательствующего полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются фамилии, имена и отчества присутствующих, а справа - наименования их должностей.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, который оформляется в виде приложения к протоколу, например:

Присутствовали: (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, которая содержит перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому вопросу.

Слова "Повестка заседания" печатаются через 1-2 интервала от списка присутствующих у левой границы текстового поля полужирным шрифтом, в конце ставится двоеточие.

Далее ниже с абзацного отступа печатается формулировка вопроса. Вопросы повестки формулируются с предлогом "О" ("Об") с прописной буквы. Также указывается форма представления рассматриваемого вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация), приводятся инициалы, фамилия и должность докладчика. При наличии в повестке заседания нескольких вопросов они нумеруются арабскими цифрами с точкой.

В вводной части указываются:

1) если протоколируется заседание совещательного органа, то последовательно:

должность, фамилия и инициалы председателя совещательного органа;

должность, фамилия и инициалы секретаря совещательного органа;

должности, фамилии и инициалы членов совещательного органа, присутствующих на заседании, в алфавитном порядке;

должности, фамилии и инициалы приглашенных лиц в алфавитном порядке;

при необходимости фиксируется наличие числа членов совещательного органа, необходимого для принятия совещательным органом решений (кворума);

2) если протоколируется мероприятие, то последовательно:

должности, фамилии и инициалы присутствующих лиц в алфавитном порядке;

должность, фамилия, инициалы лица, ведущего протокол.

4.5.15. Текст основной части протокола отделяется от вводной части 1-2 интервалами и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Слово "СЛУШАЛИ" оформляется у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа указываются: формулировка вопроса (с прописной буквы), фамилия и инициалы докладчика и краткое изложение доклада. Если текст доклада оформляется в виде приложения к протоколу, делается ссылка: "Текст доклада прилагается (приложение N ...)".

Слово "ВЫСТУПИЛИ" оформляется через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа приводятся инициалы, фамилия выступившего (выступивших), при необходимости с указанием наименования должности (наименований должностей). Краткая запись выступления приводится в форме косвенной речи. Если текст выступления оформляется в виде приложения к протоколу, то делается пометка: "Текст выступления прилагается (приложение N ...)".

Слово "РЕШИЛИ" оформляется через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа следует изложение решения (печатается с прописной буквы). Если решение по вопросу повестки заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.

Текст пунктов решения излагается с использованием неопределенной формы глагола (например: возложить, поручить, организовать и так далее) и формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку.

Затем с абзацного отступа указываются ответственный(ые) за исполнение поручения протокола и срок исполнения.

4.5.16. Подпись председательствующего отделяется от текста основной части протокола 2-3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается у левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного за подготовку протокола печатаются на лицевой стороне последнего листа протокола в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом размера 10 пт.

4.5.17. К протоколу приобщаются документы (копии документов), оглашавшиеся (рассматриваемые) в ходе заседания совещательного органа (проводимого мероприятия).

4.5.18. Протокол хранится не менее 10 лет секретарем совещательного органа или лицом, составившим протокол.

4.5.19. В рамках осуществления полномочий Российской Федерации в области охраны здоровья граждан, переданных для осуществления органам государственной власти субъектов Российской Федерации в соответствии со статьей 5.1 Основ законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан, Министерством составляются протоколы об административных правонарушениях и протоколы осмотров помещений, территорий и находящихся там вещей и документов. Названные протоколы оформляются в соответствии с требованиями, установленными Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, на специальных бланках Министерства с воспроизведением герба Красноярского края в черно-белом изображении согласно приложениям N 6 и N 7 к настоящей Инструкции.

4.6. Подготовка служебных (докладных) записок

4.6.1. Служебная (докладная) записка оформляется в целях предоставления информации, обмена информацией между сотрудниками Министерства.

4.6.2. Служебная (докладная) записка оформляется на листе формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт с межстрочным интервалом 1 (образец в приложении N 19 к настоящей Инструкции).

Обязательными реквизитами служебной (докладной) записки являются:

дата;

должность, фамилия и инициалы сотрудника, которому адресована служебная (докладная) записка;

наименование документа;

текст;

отметка о приложениях (при их наличии);

подпись сотрудника, подготовившего служебную (докладную) записку.

4.6.3. Служебная (докладная) записка составляется в количестве экземпляров согласно количеству адресатов плюс один, который подшивается подготовившим ее сотрудником Министерства в дело.

4.6.4. Служебная (докладная) записка регистрируется руководителем структурного подразделения Министерства или сотрудником структурного подразделения Министерства, ответственным за делопроизводство, в СЭД.

4.6.5. Служебная (докладная) записка передается подготовившим ее сотрудником Министерства адресату посредством помещения ее в ячейку для документов соответствующего структурного подразделения Министерства в общем отделе Министерства, а также в виде электронного документа посредством помещения его в папку адресата на диске общего доступа (диск R). Служебная (докладная) записка может передаваться подготовившим ее сотрудником Министерства адресату лично, в том числе с отметкой о получении, проставляемой адресатом на полученном экземпляре и (или) экземпляре представившего ее сотрудника Министерства.

4.7. Подготовка справок Министерства

4.7.1. Справка - документ, выдаваемый Министерством по запросу органа, организации или гражданина (в том числе сотрудника Министерства) и содержащий описание или подтверждение фактов, событий.

4.7.2. Справка оформляется на официальном утвержденном бланке Министерства в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией к оформлению письма Министерства. Справка может оформляться по формам, установленным иными органами, организациями (если справка предназначена для представления в такой орган, организацию).

В справке может указываться наименование документа - "справка".

Обязательными реквизитами справки являются:

адресат;

дата регистрации;

регистрационный номер;

наименование документа;

текст с обязательным указанием даты или периода времени, к которому относятся предоставляемые сведения;

подпись уполномоченного должностного лица Министерства.

4.7.3. Справка подписывается министром здравоохранения Красноярского края или иным уполномоченным им должностным лицом Министерства. При наличии в справке сведений финансового характера справка предварительно согласовывается заместителем министра здравоохранения Красноярского края по финансово-экономической работе и подписывается министром здравоохранения Красноярского края или лицом, на которое официально возложено руководство Министерством, или заведующим отделом бухгалтерского учета и отчетности - главным бухгалтером Министерства.

4.7.4. Если в справку необходимо включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

4.8. Подготовка поручений

4.8.1. Поручение - документ, подготовленный министром здравоохранения Красноярского края, его заместителем или руководителем структурного подразделения Министерства (автором поручения), адресованный подчиненному ему сотруднику Министерства (исполнителю) и содержащий обязательные для исполнения предписания.

4.8.2. Поручение оформляется по форме согласно приложению N 20 к настоящей Инструкции.

4.8.3. Текст поручения излагается четко и кратко, машинописным способом или разборчивым почерком.

4.8.4. Поручение оформляется в 2 экземплярах, один из которых передается автором поручения исполнителю, второй - подшивается автором поручения в дело.

4.8.5. Поручение может быть дано нескольким исполнителям, при этом автор поручения определяет ответственного исполнителя из числа сотрудников, непосредственно подчиненных автору поручения. Если ответственный исполнитель не определен автором поручения, то ответственным считается исполнитель, указанный в списке исполнителей первым (во главе списка). Ответственному исполнителю передается оригинал поручения, соисполнителям передаются копии поручения.

4.8.6. Контроль за своевременным и качественным исполнением поручения осуществляет автор поручения или иное лицо, уполномоченное автором поручения.

4.9. Подготовка акта

4.9.1. Акт - документ, составленный одним или несколькими лицами либо совещательным органом в целях подтверждения установленного факта, события, действия.

4.9.2. Акт оформляется на листе формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт с межстрочным интервалом 1 (образец в приложении N 21 к настоящей Инструкции).

Обязательными реквизитами акта являются:

наименование документа - "АКТ";

наименование документа;

дата и место составления акта;

основание составления акта;

должности, фамилии и инициалы лиц, составивших и подписавших акт;

должности, фамилии и инициалы лиц, в присутствии которых составлен акт (если имеются);

текст;

гриф утверждения (если необходимо);

подписи лиц, составивших акт.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате и месту актируемого события.

4.9.3. В акте отражаются факты, точно установленные лицами, составившими и подписавшими документ. Текст акта излагается таким образом, чтобы объективно отразить установленный факт.

4.9.4. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части указываются основание составления акта, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших и подписавших акт, а также должности, фамилии и инициалы лиц, в присутствии которых составлен акт (если имеются). Начинается эта часть акта словом "Основание", которое печатается через 2 интервала после заголовка с абзацным отступом. После слова "Основание" ставится двоеточие и указывается вид документа, на основании которого составляется акт, в именительном падеже, его дата, номер и наименование.

С новой строки без абзацного отступа с прописной буквы пишется слово "Составлен" с последующим указанием должностей, фамилий, инициалов лиц, составивших акт.

Если акт составляется совещательным органом, то указываются должности, фамилии, инициалы лиц, входящих в состав совещательного органа (с указанием их статуса в совещательном органе) и участвующих в составлении акта. Например:

     Составлен:

     Председатель (руководитель) комиссии (рабочей группы): должность

Фамилия И.О.

     Члены комиссии (рабочей группы): 1. Должность Фамилия И.О.

                                      2. Должность Фамилия И.О.

                                      3. Должность Фамилия И.О.

     Присутствовали: 1. Должность Фамилия И.О.

                     2. Должность Фамилия И.О.

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту.

В наименование должности в обязательном порядке включается наименование соответствующего органа (организации).

Констатирующая часть начинается с абзацного отступа. В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей.

Завершают текст акта подписи уполномоченных должностных лиц. При подписании акта должности лиц, подписывающих акт, не указываются. Например:

Председатель комиссии:                 Подпись                И.О.Фамилия

Члены комиссии:                        Подпись                И.О.Фамилия

                                       Подпись                И.О.Фамилия

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или действующим законодательством.

В случаях, предусмотренных действующим законодательством, лица, составившие акт, знакомят с его содержанием лиц, деятельность которых отражается в акте, или иных лиц.

Лицо, участвующее в составлении акта и не согласное с его содержанием, вправе подготовить особое мнение в письменном виде, которое подлежит обязательному приобщению к соответствующему акту. Особое мнение оформляется на листе формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт с межстрочным интервалом 1. При этом такое лицо подписывает акт с отметкой о наличии особого мнения.

4.10. Подготовка телефонограмм

4.10.1. Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый адресату в устной форме посредством телефонной связи.

4.10.2. Телефонограммы оформляются на листе формата А4 или А5 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт с межстрочным интервалом 1 (образец в приложении N 22 к настоящей Инструкции). Текст телефонограммы должен быть четким, кратким, без использования труднопроизносимых слов.

Текст телефонограммы утверждается министром здравоохранения Красноярского края, его заместителем, давшим поручение о подготовке телефонограммы.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре, который после отправления телефонограммы подшивается в дело.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

гриф утверждения;

адресат;

дата передачи телефонограммы;

регистрационный номер телефонограммы;

текст телефонограммы;

должность, фамилия и инициалы сотрудника Министерства, подготовившего текст телефонограммы;

должность, фамилия и инициалы сотрудника Министерства, передавшего телефонограмму;

отметка о передаче телефонограммы (номер телефона, по которому передана телефонограмма, наименование организации, должность, фамилия, инициалы лица, получившего телефонограмму, дата и время передачи телефонограммы).

4.10.3. Телефонограмма до отправления подлежит обязательной регистрации секретарем министра здравоохранения Красноярского края в журнале регистрации телефонограмм.

Журнал регистрации телефонограмм ведется секретарем министра здравоохранения Красноярского края по форме согласно приложению N 23 к настоящей Инструкции.

4.10.4. Телефонограммы отправляются секретарем министра здравоохранения Красноярского края или уполномоченным сотрудником общего отдела Министерства.

4.11. Подготовка заявлений

4.11.1. Заявление - обращение сотрудника Министерства к непосредственному или вышестоящему руководителю в целях реализации принадлежащих ему прав.

4.11.2. Заявление оформляется на листе формата А4 машинописным или рукописным способом.

Обязательными реквизитами заявления являются:

- должность, фамилия и инициалы сотрудника Министерства, которому адресовано заявление (в дательном падеже);

- должность, фамилия, инициалы заявителя;

- вид документа;

- наименование документа, соответствующее содержанию заявления;

- текст;

- подпись заявителя;

- дата подачи заявления.

4.11.3. При необходимости заявление может содержать грифы согласования, указания на основания подачи заявления, иную информацию.

При необходимости к заявлению прилагаются документы (копии документов), подтверждающие право заявителя.

4.11.4. Заявление подписывается заявителем собственноручно с указанием даты подачи заявления.

4.11.5. По требованию заявителя заявление регистрируется общим отделом Министерства путем проставления на заявлении соответствующего штампа с указанием наименования Министерства, даты регистрации и регистрационного номера как документ, поступивший в Министерство. По требованию заявителя при регистрации заявления отметка о регистрации заявления ставится сотрудником общего отдела Министерства на копии или втором экземпляре заявления, остающемся у заявителя.

4.12. Подготовка и оформление доверенностей

4.12.1. Доверенность на совершение от имени Министерства каких-либо действий (за исключением доверенностей на получение товарно-материальных ценностей, денежных средств, иного имущества) (далее - доверенность) может выдаваться в целях:

осуществления каких-либо действий в течение определенного периода;

осуществления конкретного действия.

4.12.2. Доверенность оформляется юридическим отделом Министерства по поручению министра здравоохранения Красноярского края, его заместителя.

Доверенность оформляется на листе формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт с межстрочным интервалом 1 (образец в приложении N 24 к настоящей Инструкции).

Обязательными реквизитами доверенности являются:

- наименование и юридический адрес Министерства;

- вид документа;

- дата и место выдачи доверенности;

- текст доверенности;

- подпись.

4.12.3. В тексте доверенности указываются:

фамилия, имя, отчество, должность лица, которому доверяется совершение действий от имени Министерства;

реквизиты документа, удостоверяющего личность лица, которому доверяется совершение действий от имени Министерства;

перечень действий (решений), которые доверяется совершать (принимать) лицу от имени Министерства;

удостоверение подписи лица, которому доверяется совершение действий от имени Министерства;

срок действия доверенности.

4.12.4. Доверенность подписывается министром здравоохранения Красноярского края или лицом, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством.

4.12.5. Доверенность скрепляется печатью Министерства.

4.13. Подготовка положения о структурном подразделении Министерства

4.13.1. Проект положения о структурном подразделении Министерства готовится руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства.

Структура положения о структурном подразделении Министерства:

общие положения;

задачи структурного подразделения Министерства;

функции (компетенция) структурного подразделения Министерства; организация и обеспечение деятельности структурного подразделения Министерства.

4.13.2. В общих положениях указываются:

полное наименование структурного подразделения Министерства в соответствии с утвержденными структурой и штатным расписанием Министерства;

статус структурного подразделения Министерства;

должностное лицо, осуществляющее общее руководство и контроль за деятельностью структурного подразделения Министерства;

порядок формирования состава структурного подразделения Министерства, в том числе порядок назначения на должность и освобождения от должности руководителя структурного подразделения Министерства.

4.13.3. Задачи структурного подразделения Министерства определяются в соответствии с теми функциями Министерства (определенными положением о Министерстве, утвержденным Правительством Красноярского края), для реализации которых создается структурное подразделение Министерства.

Например:

"Задачей структурного подразделения Министерства является организация и обеспечение реализации следующих функций Министерства, определенных действующим положением о Министерстве:

разработка и представление Губернатору края, в Правительство края проектов законов края, проектов правовых актов Губернатора края, проектов правовых актов Правительства края в сферах здравоохранения, лекарственного обеспечения, функционирования, развития и охраны курортов, лечебно-оздоровительных местностей и природных лечебных ресурсов;

участие в подготовке прогнозов социально-экономического развития края, программы социально-экономического развития края, проекта краевого бюджета, материалов и документов, обязательных для представления одновременно с проектом краевого бюджета, по вопросам, входящим в компетенцию Министерства, в установленном порядке...".

В том случае, если структурное подразделение Министерства осуществляет организацию и обеспечение деятельности Министерства в целом по какому-либо направлению (правовое обеспечение, финансовые вопросы), то задачи такого структурного подразделения Министерства могут быть сформулированы без перечисления конкретных функций Министерства. Например:

"Задачей структурного подразделения Министерства является правовое обеспечение (сопровождение) деятельности Министерства, направленной на выполнение задач и функций, определенных действующим положением о Министерстве.".

4.13.4. Функции (компетенция) структурного подразделения Министерства определяются исходя из функций Министерства, в организации и обеспечении реализации которых участвует соответствующее структурное подразделение Министерства. Например:

"В рамках разработки и представления Министерством Губернатору края, в Правительство края проектов законов края, проектов правовых актов Губернатора края, проектов правовых актов Правительства края в сферах здравоохранения, лекарственного обеспечения, функционирования, развития и охраны курортов, лечебно-оздоровительных местностей и природных лечебных ресурсов структурное подразделение Министерства осуществляет: ...".

4.13.5. В разделе "Организация и обеспечение деятельности структурного подразделения Министерства" указываются:

порядок управления текущей деятельностью структурного подразделения Министерства;

порядок распределения обязанностей и работы между сотрудниками структурного подразделения Министерства;

порядок взаимодействия сотрудников структурного подразделения Министерства между собой и с сотрудниками иных структурных подразделений Министерства;

порядок обеспечения деятельности структурного подразделения Министерства (имущественного, кадрового, иного).

4.13.6. Проект положения о структурном подразделении Министерства оформляется на листах формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт с межстрочным интервалом 1.

Проект положения о структурном подразделении Министерства готовится в двух экземплярах и подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства.

Проект положения о структурном подразделении Министерства согласовывается руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства с заместителем министра здравоохранения Красноярского края, в непосредственном подчинении которого находится структурное подразделение Министерства согласно утвержденным структуре и штатному расписанию Министерства.

4.13.7. Положение о структурном подразделении Министерства утверждается министром здравоохранения Красноярского края или лицом, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством, путем оформления грифа утверждения в установленном порядке и скрепления печатью Министерства.

Один экземпляр утвержденного положения о структурном подразделении Министерства хранится в соответствующем структурном подразделении Министерства, второй - в отделе управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства.

4.14. Подготовка должностных регламентов и должностных инструкций

4.14.1. Должностной регламент - документ, определяющий правила и порядок осуществления профессиональной деятельности государственного гражданского служащего Красноярского края, проходящего службу в Министерстве по определенной должности (далее - гражданский служащий).

Должностная инструкция - документ, определяющий порядок взаимодействия, права, обязанности и ответственность сотрудников Министерства, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы Красноярского края.

4.14.2. Утратил силу.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.14.2

4.14.3. В должностную инструкцию включаются:

1) квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к сотруднику Министерства;

2) должностные обязанности, права и ответственность сотрудника Министерства за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей.

4.14.4. Проекты должностных регламентов (должностных инструкций) разрабатываются руководителями структурных подразделений Министерства в отношении подчиненных должностей. Проекты должностных регламентов по должностям:

руководителей структурных подразделений Министерства - разрабатываются соответствующими руководителями структурных подразделений Министерства;

заместителей министра здравоохранения Красноярского края - заместителями министра здравоохранения Красноярского края.

Проекты должностных инструкций в отношении должностей руководителей подведомственных организаций разрабатываются отделом управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства.

4.14.5. Разработка должностных регламентов (должностных инструкций) осуществляется с учетом требований действующего законодательства и рекомендаций органа исполнительной власти края по управлению государственной гражданской службой.

При разработке должностных регламентов (должностных инструкций) должностные обязанности по конкретной должности определяются исходя из функций соответствующего структурного подразделения Министерства и функций Министерства (как производные).

4.14.6. Должностной регламент (должностная инструкция) оформляется в одном экземпляре на листах формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт с межстрочным интервалом 1.

4.14.7. Должностные регламенты сотрудников структурных подразделений Министерства и руководителей структурных подразделений Министерства в обязательном порядке согласовываются путем оформления в установленном порядке грифа согласования заместителем министра здравоохранения Красноярского края, в непосредственном подчинении которого находятся соответствующие структурные подразделения Министерства согласно утвержденным структуре и штатному расписанию Министерства.

4.14.8. Должностные регламенты (должностные инструкции) утверждаются министром здравоохранения Красноярского края или лицом, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством, путем оформления грифа утверждения в установленном порядке и скрепления его печатью Министерства.

4.14.9. Оригиналы должностных регламентов (должностных инструкций) хранятся в отделе управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства.

Ознакомление с должностными регламентами (должностными инструкциями) осуществляется уполномоченным сотрудником отдела управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства в установленном действующим законодательством порядке.

Снятие копий должностных регламентов (должностных инструкций) и их заверение осуществляется уполномоченным сотрудником отдела управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства в установленном действующим законодательством порядке.

4.15. Подготовка и оформление телеграмм

4.15.1. Телеграмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

4.15.2. Отправка телеграмм может осуществляться на бланках:

"правительственная" - в адрес Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов государственной власти;

"простая" - во все остальные органы, учреждения, организации, физическим лицам.

Телеграммы, оформленные на бланке "правительственная", подписываются министром здравоохранения Красноярского края или его заместителями в соответствии с перечнем должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "председатель Правительства Российской Федерации", "высшая правительственная" и "правительственная" передаются в приоритетном порядке, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации.

Телеграммы, оформленные на бланке "простая", подписываются министром здравоохранения Красноярского края или иным должностным лицом Министерства с учетом его полномочий.

4.15.3. Телеграммы, представляемые на подпись руководителю, согласовываются в порядке, установленном для согласования служебных писем.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа подлинника телеграммы в нижней ее части.

Телеграмма составляется в одном экземпляре.

4.15.4. Телеграммы оформляются в соответствии с требованиями, установленными законодательством.

Напечатанный текст телеграммы должен иметь следующие размеры полей: верхнее поле ограничивается бланком телеграммы, левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, нижнее - 2 см. При необходимости размещения текста на второй странице она оформляется без бланка, и в этом случае верхнее поле составляет 2 см.

4.15.5. В целях единообразного оформления устанавливаются требования к следующим реквизитам телеграммы: "адресат", "ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта", "текст документа", "регистрационный номер документа", "подпись должностного лица", "наименование и адрес отправителя", "отметка об исполнителе".

4.15.6. Текст адреса при оформлении телеграммы на бланке печатается прописными буквами через 1 межстрочный интервал на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа.

В состав адреса входит полный или условный (сокращенный) (присваивается адресату оператором связи) телеграфный адрес органа, учреждения, организации, физического лица.

Полный телеграфный адрес включает в себя почтовый индекс, наименование населенного пункта, наименование соответствующего субъекта Российской Федерации, название улицы, номер дома, номер квартиры - при отправке физическому лицу, наименование организации - при отправке должностному лицу, инициалы имени, отчества и фамилию получателя, например:

                                          652718

                                          КИСЕЛЕВСК

                                          КЕМЕРОВСКОЙ

                                          УЛ КОМАРОВА Д 8 КВ 12

                                          ПЕТРОВУ П.П.

или

                                          125009

                                          МОСКВА

                                          УЛ ТВЕРСКАЯ Д 11

                                          МИНИСТРУ ОБРАЗОВАНИЯ

                                          И НАУКИ РОССИЙСКОЙ

                                          ФЕДЕРАЦИИ

                                          И.О. ФАМИЛИЯ

При направлении телеграммы должностному или физическому лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже.

При направлении телеграмм, идентичных по содержанию, более чем в 4 адреса, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное наименование или используются номера схем отправки телеграмм, включающие установленный перечень адресатов, например:

                                          Главам городских округов

                                          и муниципальных районов края

или

                                          По списку

или

                                          Схема триста двадцать шесть

При указании в реквизите "адресат" обобщенного наименования адресатов составляется список рассылки телеграммы с указанием полных или условных (сокращенных) телеграфных адресов, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

4.15.7. Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами и печатается через 1,5-й межстрочный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Текст печатается на лицевой стороне бланка прописными буквами. Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать 2 машинописных страниц.

Цифры в телеграмме могут быть указаны знаками цифр либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для адресата, должны быть, как правило, указаны полными словами.

Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобка" указываются либо полными словами, либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "квч", "скб" соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "вопросительный знак", "плюс", "тире" ("минус"), "дробная черта" указываются соответствующими символьными знаками "?", "+", "-", "/" либо полными словами.

Знаки "восклицательный знак", "номер", "двоеточие" пишутся либо полными словами, либо сокращенно ("вскл", "нр", "двтч" соответственно).

Другие знаки указываются полными словами.

4.15.8. Подпись должностного лица отделяется от текста 2-3 интервалами, печатается прописными буквами и оформляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

4.15.9. Регистрационный номер проставляется при отправке телеграммы после текста, но перед реквизитом "подпись должностного лица". Регистрационный номер состоит из порядкового номера по единой нумерации с начала года.

4.15.10. Наименование и адрес отправителя печатаются шрифтом Times New Roman размером 14 пт, отделяются 2-3 интервалами от реквизита "подпись должностного лица" и указываются под горизонтальной чертой.

Наименование и адрес отправителя включают в себя:

наименование органа исполнительной власти края;

почтовый адрес;

дату отправки (проставляется после отправки);

подпись должностного лица, разрешающего отправку телеграммы.

4.15.11. Фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя, подготовившего текст телеграммы, печатаются на лицевой стороне последнего листа телеграммы шрифтом размера 10 пт.

Реквизит располагается в нижнем углу у левой границы текстового поля.

4.15.12. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

4.15.13. Образцы оформления телеграмм приведены в приложении N 25 к настоящей инструкции.

4.15.14. Телеграммы отправляются секретарем министра здравоохранения Красноярского края или уполномоченным сотрудником общего отдела Министерства.

Подлинник телеграммы после ее отправки с отметкой о дате и времени отправки подшивается секретарем министра здравоохранения Красноярского края в дело и хранится в общем отделе Министерства.

4.16. Подготовка иных документов

4.16.1. Иные документы готовятся и оформляются сотрудниками Министерства, которым поручена подготовка соответствующих документов непосредственным или вышестоящим руководителем, действующим законодательством, правовым актом Министерства, должностным регламентом (должностной инструкцией).

Подготовка и оформление иных документов осуществляются в соответствии с требованиями действующего законодательства, правовыми актами Министерства.

Если иной документ является приложением к документу, правила подготовки и оформления которого установлены настоящей Инструкцией (основной документ), и действующим законодательством не установлены правила подготовки и оформления такого документа, то его подготовка и оформление осуществляются по общим правилам, которые установлены настоящей Инструкцией.

4.16.2. В рамках осуществления полномочий Российской Федерации в области охраны здоровья граждан, переданных для осуществления органам государственной власти субъектов Российской Федерации в соответствии со статьей 5.1 Основ законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан, Министерством составляются предписания об устранении выявленных нарушений, определения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении, определения о возбуждении дела об административном правонарушении и проведении административного расследования, предусмотренного ст.28.7 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Названные документы оформляются в соответствии с требованиями, установленными Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, на специальных бланках Министерства с воспроизведением герба края в черно-белом изображении согласно приложениям N 8-10 к настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 13 мая 2013 г. N 25-Н раздел 4 настоящего Приложения дополнен подразделом 4.17

4.17. Подготовка проектов писем Губернатора Красноярского края, Правительства Красноярского края

4.17.1. Подготовка проекта письма Губернатора Красноярского края, Правительства Красноярского края (далее - проект письма) осуществляется по поручению министра здравоохранения Красноярского края или должностного лица, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством, уполномоченным им сотрудником Министерства (далее - разработчик) совместно с заинтересованными структурными подразделениями Министерства.

4.17.2. Разработчик:

готовит проект письма;

осуществляет внутриорганизационное согласование проекта письма с руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства, при необходимости - с руководителями иных структурных подразделений Министерства, определенных должностным лицом, давшим поручение;

представляет проект письма на визу министру здравоохранения Красноярского края или должностному лицу, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством.

Подготовка (оформление) проекта письма осуществляется разработчиком в соответствии с требованиями, установленными законами Красноярского края, нормативными правовыми актами и локальными нормативными актами Губернатора Красноярского края и Правительства Красноярского края, в срок, установленный должностным лицом, давшим поручение.

4.17.3. В случае, если подготовка проекта письма осуществляется по поручению Губернатора Красноярского края, первого заместителя Губернатора Красноярского края - руководителя Администрации Губернатора Красноярского края, первого заместителя Губернатора Красноярского края - председателя Правительства Красноярского края, заместителя Губернатора Красноярского края, то проект письма согласовывается с заинтересованными органами государственной власти края, иными организациями, подразделениями Правительства Красноярского края и Администрации Губернатора края, указанными в поручении, в том числе в качество# соисполнителей.

Согласование проекта письма с заинтересованными органами государственной власти края, иными организациями, подразделениями Правительства Красноярского края и Администрации Губернатора края, а также доработка проекта письма в целях устранения сделанных замечаний осуществляются разработчиком с привлечением в случае необходимости для консультаций сотрудников иных структурных подразделений Министерства.

4.17.4. Завизированный министром здравоохранения Красноярского края или должностным лицом, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством, и согласованный в соответствии с пунктом 4.17.3 настоящей Инструкции, проект письма на бумажном носителе и при необходимости в электронной форме представляется разработчиком на подпись соответственно в секретариат Губернатора Красноярского края или аппарат Правительства Красноярского края с приложением соответствующего бланка письма.

4.17.5. После подписания разработчик получает письмо у уполномоченного должностного лица в секретариате Губернатора Красноярского края или аппарате Правительства Красноярского края и передает для регистрации и отправления адресату в управление документационного обеспечения Правительства Красноярского края.

5. Контроль за исполнением документов

5.1. Организация контроля за исполнением документов

5.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах, или данных по ним поручений (резолюций). Контролю подлежат все зарегистрированные документы.

5.1.2. Контроль за исполнением документов включает:

постановку на контроль;

доведение до исполнителя поручения (документа);

проверку хода его выполнения;

учет и анализ результатов исполнения;

информирование руководителя об исполнении документов.

5.1.3. Контролю подлежит исполнение:

поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации;

поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;

поручений Губернатора края;

поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора края, Правительства края;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Президиума Правительства края, Правительства края и иных органов, образованных правовыми актами;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых руководителями органов исполнительной власти края;

поручений, содержащихся в поручениях руководителей, данных по депутатским обращениям и запросам, представлениям, требованиям и протестам прокуратуры;

поручений, содержащихся в резолюциях руководителей, данных по письмам федеральных органов государственной власти, требующих ответа;

поручений, данных по итогам рассмотрения иных документов, которые содержат в резолюции формулировки: "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект" и тому подобное.

5.1.4. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляется путем проведения текущего контроля, плановых и внеплановых проверок.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в отношении каждого исполняемого документа (поручения).

Контроль за исполнением документов (поручений) путем проведения плановых проверок осуществляется общим отделом Министерства путем проведения периодических проверок состояния исполнения документов (поручений).

Плановые проверки, проводимые общим отделом Министерства, включаются в соответствующие планы работы Министерства, которыми определяются сроки проведения соответствующих проверок.

Внеплановые проверки за исполнением документов (поручений) проводятся по поручению министра здравоохранения Красноярского края, его заместителя при поступлении информации о несвоевременном или некачественном исполнении документа (поручения) либо по требованию вышестоящих органов, контрольно-надзорных органов, органов суда.

5.1.5. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляется:

за качеством и своевременностью исполнения конкретного документа (поручения) - руководителями структурного подразделения Министерства, участвующими в исполнении документа (поручения);

за состоянием исполнения документов (поручений) в Министерстве - общим отделом Министерства.

Контроль за своевременностью получения ответов на запросы и качеством ответов ведется непосредственно исполнителями.

5.2. Организация работы с документами

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 8 февраля 2017 г. N 18-Н в пункт 5.2.1 подраздела 5.2 раздела 5 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.2.1. Рассмотрение документов руководителями осуществляется, как правило, в день их поступления.

Документы исполнителю передаются, как правило, в день их рассмотрения руководителем.

Документы, по своему характеру требующие срочного исполнения, передаются на рассмотрение руководителю и исполнителю в первоочередном порядке.

Заявления о предоставлении лицензии, переоформлении лицензии, прекращении действия лицензии, предоставлении дубликата лицензии, предоставлении копии лицензии и прилагаемые к ним документы в день поступления в Министерство передаются в отдел лицензирования для регистрации в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации.

5.2.2. Подлинник документа передается исполнителю, копии документа - соисполнителям.

5.2.3. В случае, когда работа с находящимися на исполнении документами может быть на длительное время приостановлена либо прекращена (уход в отпуск, отъезд в длительную командировку, освобождение от замещаемой должности государственной гражданской службы и так далее), руководитель либо исполнитель обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы другому руководителю или исполнителю.

В случае отсутствия такого указания документы передаются в соответствующие структурные подразделения Министерства и (или) в общий отдел Министерства.

Передача документов оформляется по акту.

5.2.4. Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции.

В случае, когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым (если не указано иное), остальные являются соисполнителями.

Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы, контроля за исполнением документа в целом.

Соисполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное представление исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и так далее).

5.2.5. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует исполнение документа с учетом резолюции непосредственного и (или) вышестоящего руководителей и установленными требованиями к исполнению документов данного вида.

Исполнитель (ответственный исполнитель) несет персональную ответственность за своевременность исполнения документа (поручения), своевременность и полноту предоставления информации в рамках исполнения документа (поручения), достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.2.6. Исполнение поручения завершается в форме:

подготовки проекта документа (правового акта, письма, телеграммы, служебной записки и тому подобное);

проведения совещания и оформления протокола;

устного доклада автору поручения;

составления справки об исполнении документа;

иной формы по решению руководителя.

5.2.7. В случае, если исполнение поручения завершается представлением руководителю проекта документа, исполнитель осуществляет подготовку проекта документа.

Форма проекта документа должна соответствовать его содержанию и компетенции руководителя, которому представляется на подпись документ.

Проект документа должен быть подготовлен на основе полной и достоверной информации, содержать конкретные результаты исполнения, в необходимых случаях отражать сведения об информировании автора документа.

Проект документа должен отвечать требованиям, установленным настоящей Инструкцией, иными правовыми актами, и должен быть представлен руководителю на подпись в установленные руководителем или действующим законодательством сроки.

Проект документа прилагается к подлиннику документа, по итогам рассмотрения которого было дано поручение, и передается для принятия окончательного решения руководителю.

5.2.8. В случае, если исполнение поручения завершается проведением совещания, на подлиннике документа исполнителем делается отметка, например:

     Проведено совещание с участием  заинтересованных  сторон.  Подписан

протокол от 00 декабря 0000 года N 0 (прилагается). В дело.

                              Подпись                        И.О.Фамилия

Дата

5.2.9. В случае, если исполнение поручения завершается представлением руководителю устного доклада, на подлиннике документа исполнителем делается отметка, например:

     О ситуации по долгам заработной платы доложено 02 октября 2010 года

первому заместителю Губернатора края - председателю  Правительства  края

И.О.Фамилия устно. В дело.

                              Подпись                        И.О.Фамилия

Дата

5.2.10. В случае, если исполнение поручения завершается составлением справки об исполнении, на подлиннике документа или на отдельном листе исполнителем кратко излагаются результаты исполнения документа, например:

     Вопрос решен  в  результате  разговора  по  телефону   249-00-00  с

начальником  отдела  по   организационным   вопросам   Купцовым С.Н.  На

совещании  будет  присутствовать  Сидоров К.М.,  заместитель  начальника

отдела. Сидоров  К.М.  включен  в  список  участников  совещания.  Прошу

документ направить в дело.

                              Подпись                        И.О.Фамилия

Дата

или

     Информация принята  к   сведению.   Дальнейшая  подготовка проектов

документов будет осуществляться с учетом данных, приведенных  в  письме.

Прошу документ направить в дело.

                              Подпись                        И.О.Фамилия

Дата

5.2.11. В ходе исполнения поручения исполнитель может делать отметки на документе:

о дате поступления (если образовался интервал между временем поступления документа в орган исполнительной власти края и временем его получения);

о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и так далее);

о дате и результатах окончательного исполнения.

5.2.12. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:

поручения последующих лет - не реже одного раза в год;

поручения последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

поручения текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

5.2.13. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя:

краткие сведения об исполнении в соответствии с п.п. 5.2.7-5.2.9 Инструкции;

слова "В дело";

подпись руководителя, принимающего решение о снятии документа с контроля;

дату принятия решения о снятии документа с контроля и направлении его в дело.

Не рекомендуется проставление отметки о списании в дело на бланке резолюции.

5.2.14. Документ считается исполненным:

после фактического выполнения поручения по существу и представления информации, справок, иных материалов и проектов документов;

после сообщения результатов рассмотрения документа автору документа, другим заинтересованным должностным лицам, органам, учреждениям и организациям;

при отсутствии дополнительных поручений на представленные документы или возврата документа на доработку.

5.2.15. Поручения, данные по письмам федеральных органов государственной власти, требующим ответа, депутатским обращениям и запросам, представлениям, требованиям и протестам прокуратуры, запросам и предписаниям Счетной палаты края, снимаются с контроля автором резолюции.

Поручения, содержащиеся в правовых актах, снимаются с контроля руководителем, на которого возложен контроль за выполнением правового акта в целом (указывается в соответствующем пункте правового акта).

Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний совещательных органов, иных совещаний, считаются исполненными после представления информации о выполнении и снимаются с контроля руководителем, председательствовавшим на соответствующем заседании.

Если по представленным проектам правовых актов, другим документам и материалам руководителем даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

5.3. Сроки исполнения документов

5.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации - для входящей документации, от даты подписания (утверждения) - для внутренней документации, от даты отправки - для исходящей документации.

5.3.2. Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях.

5.3.3. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены действующим законодательством.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или тексте документа (письма, протокола, правового акта и так далее).

В случае, если срок исполнения документа не определен, то такой документ подлежит исполнению в месячный срок.

5.3.4. Изменение срока исполнения производится по решению руководителя, установившего первоначальный срок исполнения, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение документируется: проставляется новый срок исполнения, подпись руководителя и дата принятия решения об изменении срока исполнения.

Изменение срока исполнения документа (поручения) производится лицом, установившим срок, на основании соответствующей служебной (докладной) записки исполнителя (ответственного исполнителя). В служебной (докладной) записке исполнителя (ответственного исполнителя) о продлении срока исполнения документа (поручения) в обязательном порядке указывается обоснование необходимости такого продления.

Изменение срока исполнения документа (поручения) вносится специалистом общего отдела Министерства в регистрационные данные документа (поручения) в СЭД на основании соответствующей резолюции руководителя к служебной (докладной) записке о продлении срока исполнения документа (поручения), после чего служебная (докладная) записка с резолюцией передается исполнителю (ответственному исполнителю).

5.3.5. Общий отдел Министерства проводит проверку своевременности исполнения документов (поручений) в Министерстве по данным СЭД и представляет справку по результатам проверки министру здравоохранения Красноярского края еженедельно каждую пятницу текущей недели.

6. Особенности работы с документами, содержащими
служебную информацию ограниченного распространения

6.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью и устанавливаются по решению руководителя.

6.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

6.3. На документах, а в случае необходимости и на проектах документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "отметка о конфиденциальности" (далее - отметка) "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания.

Кроме отметки "Для служебного пользования" и номера экземпляра документа на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа шрифтом размером 10 пт проставляются:

количество отпечатанных экземпляров;

фамилия, имя, отчество исполнителя;

номер телефона;

фамилия исполнителя, осуществлявшего печатание документа;

дата печатания документа.

6.4. Решение о проставлении на документе отметки "Для служебного пользования" и о снятии с документа пометки "Для служебного пользования" осуществляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ.

6.5. Прием, регистрация входящей и исходящей документации, отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется общим отделом Министерства.

6.6. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в несколько адресатов осуществляется при наличии списка рассылки, оформленного в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, с указанием напротив каждого адресата номера направляемого экземпляра.

Дополнительная рассылка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется с разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ.

6.7. Исполненные документы с отметкой "Для служебного пользования" формируются в отдельное дело в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. На обложке дела, в которое помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования".

6.8. Ознакомление с документами и делами, имеющими отметку "Для служебного пользования", находящимися на текущем хранении в Министерстве, осуществляется с разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ.

7. Документальный фонд Министерства

7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

7.1.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в краевое государственное казенное учреждение "Государственный архив Красноярского края" (далее - КГКУ "ГАКК").

7.1.2. В целях установления единой системы формирования дел ежегодно разрабатывается и утверждается номенклатура дел, представляющая собой систематизированный перечень наименований дел, образующихся в Министерстве, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки, и вопросы деятельности Министерства.

7.1.3. Номенклатура дел составляется по форме согласно приложению N 26 к настоящей Инструкции.

Графы номенклатура дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из номера структурного подразделения Министерства и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела - основная информационная характеристика, обеспечивающая оперативный поиск необходимой информации.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается в заголовке употребление неконкретных формулировок типа "разная переписка", "общая переписка" и тому подобное.

Заголовок дела состоит из ряда элементов. Часть элементов является обязательной, и они располагаются в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (распоряжения, протоколы и так далее);

название адресата (для исходящей документации) или корреспондента (для входящей документации);

краткое содержание документов дела.

При составлении заголовков также следует учитывать следующие требования:

в заголовках дел, содержащих переписку, необходимо указывать с кем и по какому вопросу она ведется;

в заголовках дел, начинающихся с термина "документы", в конце заголовка в скобках необходимо указывать основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее);

в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению и другое.

7.1.4. Согласованная архивным агентством Красноярского края (далее- Агентство) номенклатура дел в последнем квартале текущего года утверждается министром здравоохранения Красноярского края (лицом, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается не реже чем раз в 5 лет, за исключением случаев существенного изменения полномочий (функций) и структуры Министерства.

7.1.5. Предложения по составлению номенклатуры дел представляются руководителями структурных подразделений Министерства в общий отдел Министерства ежегодно до 15 ноября текущего года.

7.1.6. Номенклатура дел составляется общим отделом Министерства на основе предложений структурных подразделений Министерства.

Вновь созданное структурное подразделение Министерства обязано в месячный срок представить предложения по внесению изменений в номенклатуру дел в общий отдел Министерства.

7.1.7. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

7.1.8. Если в течение года возникают новые документационные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь вводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

7.2. Формирование дел

7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование исполненных документов в дела осуществляется структурными подразделениями Министерства в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.2. При формировании дел следует учитывать следующие требования:

помещаются в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

раздельно группируются документы постоянного и временного срока хранения;

включаются в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещаются в дело только исполненные документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись об их местонахождении;

группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

запрещается включать в дела черновые, неисполненные, неподписанные документы, копии документов и документы, подлежащие возврату;

по объему дело не должно превышать 250 листов.

7.2.3. Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов и корреспондентов.

7.2.4. Правовые акты Министерства группируются в дела по их видам, в хронологическом порядке и по номерам с относящимися к ним приложениями.

При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по административно-хозяйственной деятельности, по отпускам и краткосрочным командировкам.

Протоколы заседаний совещательных органов, образованных правовыми актами, и документы к ним располагаются в хронологическом порядке и по номерам. В зависимости от специфики деятельности совещательного органа протоколы могут группироваться за весь период их работы. Документы к протоколам систематизируются по вопросам, рассматриваемым на заседании.

Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

При наличии служебных документов нескольких организаций, поступивших в разные сроки, и при условии, что вопросы по ним решены одним документом (например, правовым актом), обращения сначала группируются по корреспондентам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке.

Обращения граждан и дополнительные материалы по их рассмотрению группируются в дела в хронологическом порядке, по номерам и (или) с учетом места жительства обратившегося гражданина.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту.

Документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются в одно дело. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с взаимными ссылками в электронных регистрационных карточках.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

Завершенные в делопроизводстве дела хранятся в Министерстве, а затем передаются на постоянное хранение в краевое учреждение.

Подготовка документов к передаче предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей на оформленные дела.

7.3. Оформление и учет дел

7.3.1. В зависимости от сроков хранения документов Министерства проводится полное или частичное оформление дел.

7.3.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку и переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

составление листа-заверителя дела;

внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела.

7.3.2.1. Подшивка и переплет дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола хлопчатобумажными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Если текст документов слишком близко подходит к краю листа, то к листу подклеивается полоска бумаги, за которую он подшивается. Документы большого формата должны быть подшиты за край и сложены так, чтобы их было легко развернуть. Не подлежат подшивке документы, имеющие особую историческую и (или) художественную ценность, а также документы, в результате подшивки которых затрудняется чтение текста, эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело.

Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок, гребеночной и обжимной переплетных машин.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В случае использования при переплете или подшивке дел электродрели, следует учесть, что сверло должно быть диаметром 2-2,5 мм.

Документы порванные, ветхие, пораженные плесенью и грибками, перед подшивкой должны подвергаться реставрации и дезинфекции. Запрещается склеивать порванные листы скотчем и силикатным клеем.

7.3.2.2. Нумерация листов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме титульного листа, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Употребление чернил, шариковых ручек, фломастеров для нумерации листов запрещается.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист (формат А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и тому подобное) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, табуляграммы и тому подобное), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Чистые листы и лист-заверитель не нумеруются.

7.3.2.3. Внутренняя опись документов дела.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, распорядительные документы, протоколы, личные дела, лицевые счета и так далее), составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению N 27 к настоящей Инструкции.

Внутренняя опись обязательно составляется на документы, которые не могут быть подшиты.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и так далее) эти изменения отражаются в графе "Примечание" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

7.3.2.4. Заверительная надпись дела.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение N 28 к настоящей Инструкции). Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа запрещается.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности формирования и физического состояния дела:

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

номера листов с наклеенными фотографиями, вырезками из газет и прочее;

номера листов, на которых имеются рисунки, чертежи, диаграммы и прочее;

номера крупноформатных листов;

номера конвертов с вложениями (фотографии, буклеты, афиши и прочее) и количество вложенных в них листов;

номера поврежденных листов и тому подобное.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и так далее) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

7.3.3. Обложка дела постоянного, временного хранения составляется и оформляется по установленной форме. Форма обложки приведена в приложении N 29 к настоящей Инструкции.

На обложке дела указываются: наименование Министерства, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Министерства указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое размещается в круглых скобках после полного наименования (при наличии);

наименование структурного подразделения Министерства - в соответствии с утвержденной штатной структурой;

индекс дела - проставляется по номенклатуре дел Министерства;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Министерства (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другое). В случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Дата дела - указываются крайние даты дела арабскими цифрами: годы заведения и окончания дела.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если в дело включены документы (приложения и тому подобное), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за ... год(ы)".

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и передачи дел в архив Министерства.

На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

Реквизит "срок хранения дела": на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно", на делах по личному составу - "Хранить 75 лет".

7.3.4. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. При частичном оформлении допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.3.5. Учет дел ведется в течение календарного года в журнале регистрации дел структурными подразделениями Министерства либо в СЭД.

7.3.6. Журнал регистрации дел формируется в начале календарного года на основании номенклатуры дел по форме согласно приложению N 30 к настоящей Инструкции.

7.3.7. В журнал регистрации дел включается каждый том из состава многотомных дел и сформированные в отдельные тома приложения.

Порядковые номера дел ведутся в журнале регистрации дел в пределах календарного года.

7.3.8. На обложке дела также указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя, и сроки хранения дела.

Номер дела состоит из индекса по номенклатуре дел.

7.3.9. Составление описей дел.

Опись дел - основной архивный справочник, раскрывающий состав и содержание дел, закрепляющий их систематизацию внутри фонда и учет.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Описи дел составляются по форме согласно приложению N 31 к настоящей Инструкции и представляются в КГКУ "ГАКК" через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (в четырех экземплярах) и по личному составу (в трех экземплярах).

В опись дел постоянного хранения включаются также дела, сформированные из дел, имеющих отметку "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия).

Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома) по описи;

индекс дела (тома);

заголовок дела (тома), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

дата дела (тома);

количество листов в деле (томе);

срок хранения дела (для описи по личному составу).

При составлении описи соблюдаются следующие требования:

систематизация дел в описи дел постоянного хранения соответствует их систематизации в номенклатуре дел;

систематизация дел в описи дел по личному составу осуществляется по номинальному признаку (то есть по виду документов) с учетом следующей последовательности: распорядительные акты по личному составу, списки личного состава, карточки по учету личного состава, личные дела (уволенных), лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения вносятся в опись полностью;

в начале каждого нового листа описи заголовок воспроизводится полностью;

для дел, состоящих из нескольких томов, каждому тому составляется уточняющий заголовок.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в опись по дате заведения дела. В конце описи дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в описи за ... год, дело N ...", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, включенных в данный раздел описи, первый и последний номера дел раздела описи, а при необходимости оговариваются литерные и пропущенные номера. Итоговая запись подписывается составителем раздела с указанием его должности и даты составления описи. Если итоговая запись к описи не помещается на одном листе с описательными статьями дел, ее следует размещать на обороте последнего листа описи.

Министерство осуществляет временное хранение документов постоянного срока хранения в течение десяти лет, по истечении данного срока документы передаются в КГКУ "ГАКК". Документы передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.

7.4. Передача документов в архив Министерства

7.4.1. Утратил силу.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 7.4.1

7.4.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.4.3. Экспертиза ценности документов в Министерстве проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в архив.

7.4.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства непосредственно лицами, ответственными за делопроизводство.

7.4.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения для передачи в архив Министерства; отбор дел с временными сроками хранения и пометкой "до минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки которых истекли.

7.4.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дуплетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимается экспертной комиссией Министерства.

7.4.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

7.4.8. В Министерстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством общего отдела Министерства. По этим описям документы сдаются в архив Министерства.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит общий отдел Министерства.

Описи дел структурных подразделений Министерства составляются в установленной форме и представляются в общий отдел Министерства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

7.4.9. Опись дел структурного подразделения Министерства составляется в двух экземплярах, один из которых вместе с делами передается в архив Министерства, а второй остается в структурном подразделении в качестве контрольного экземпляра.

7.4.10. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

7.4.11. Дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив Министерства не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

7.4.12. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.4.13. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному общим отделом Министерства, согласованному с руководителями структурных подразделений Министерства и утвержденному заведующим общим отделом Министерства.

7.4.14. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Министерства сотрудником общего отдела Министерства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению сотрудником структурного подразделения Министерства, ответственным за делопроизводство.

7.4.15. Прием каждого дела производится сотрудником общего отдела Министерства в присутствии работника структурного подразделения Министерства, ответственного за делопроизводство. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника общего отдела, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

7.4.16. В случае ликвидации структурного подразделения Министерства сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

7.5. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

7.5.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению по форме согласно приложению N 32 к настоящей Инструкции.

7.5.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2011 года).

7.5.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всего Министерства (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

7.5.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии Министерства одновременно).

7.5.5. Согласованные экспертной комиссией Министерства акты утверждаются министром здравоохранения Красноярского края или лицом, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством, только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного агентства описей дел постоянного хранения.

7.5.6. После утверждения актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Министерства проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

7.6. Хранение и использование архивных документов

7.6.1. Документы, образовавшиеся в результате деятельности Министерства, после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном действующим законодательством в сфере архивного дела, подлежат обязательной передаче на хранение в КГКУ "ГАКК".

Порядок подготовки и передачи дел на постоянное хранение и уничтожение дел, не подлежащих хранению, определяется законодательством Российской Федерации и края в области архивного дела.

Передача документов на постоянное хранение в КГКУ "ГАКК" оформляется актом приема-передачи дел.

7.6.2. Архивные дела и документы предоставляются руководителям и исполнителям для работы в помещениях по месту их хранения или во временное пользование под подпись в журнале учета выдачи документов.

Руководители и исполнители несут ответственность за сохранность полученных документов. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

7.6.3. Подлинники приказов и иных правовых актов Министерства для работы вне помещения их хранения не выдаются.

7.6.4. Ознакомление специалистов с архивными документами и делами, имеющими отметку конфиденциальности "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к работе с такими документами.

7.6.5. Копии находящихся на хранении документов предоставляются по письменным запросам.

7.6.6. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с оставлением в деле копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

8.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и так далее.

8.2. Министерство в своей деятельности применяет печать с изображением герба края.

Кроме печати с изображением герба края в Министерстве могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Отдел кадров", "Для договоров", "Для копий", иные), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 8 февраля 2017 г. N 18-Н в пункт 8.3 раздела 8 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.3. В Министерстве используются следующие виды печатей и штампов:

печать с изображением герба края (1 штука) - хранится в отделе бухгалтерского учета и отчетности Министерства;

печать "Общий отдел" (1 штука) - хранится в общем отделе Министерства;

печать "Для направлений" (1 штука) - хранится в отделе организации медицинской помощи взрослому населению и санаторно-курортного дела Министерства;

печать "Комиссия по отбору больных на оказание высокотехнологичной медицинской помощи" (1 штука) - хранится в отделе организации медицинской помощи взрослому населению и санаторно-курортного дела Министерства;

печать "Для пакетов" (1 штука) - хранится в отделе мобилизационной работы и экстремальной медицины Министерства;

печать "Отдел мобилизационной работы и экстремальной медицины" (1 штука) - хранится в отделе мобилизационной работы и экстремальной медицины Министерства;

печать "Отдел управления кадрами и профессиональной подготовки" (1 штука) - хранится в отделе управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства;

печать "Отдел лицензирования" (1 штука) - хранится в отделе лицензирования и государственного контроля Министерства;

штамп "Министерство здравоохранения Красноярского края" (7 штук) - хранятся в общем отделе;

штамп "Министерство здравоохранения Красноярского края. Второй экземпляр документа, подтверждающего наличие лицензии" (1 штука) - хранится в отделе лицензирования Министерства;

штамп "Верно" (1 штука) - хранится в отделе лицензирования Министерства;

штамп "Копия верна" (12 штук) - хранятся:

в отделе лицензирования Министерства - 4 штуки;

в юридическом отделе Министерства - 3 штуки;

в общем отделе Министерства - 1 штука;

в отделе управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства - 4 штуки;

штамп "Министерство здравоохранения Красноярского края. Входящий N ____" (1 штука) - хранится в отделе мобилизационной работы и экстремальной медицины Министерства;

штамп "Приложение к входящему" (1 штука) - хранится в отделе мобилизационной работы и экстремальной медицины Министерства;

штамп "Секретно" (1 штука) - хранится в отделе мобилизационной работы и экстремальной медицины Министерства;

штамп "Министерство здравоохранения Красноярского края. Инв. N____" (1 штука) - хранится в отделе мобилизационной работы и экстремальной медицины Министерства;

штамп "В настоящем журнале (деле) пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью" (1 штука) - хранится в отделе мобилизационной работы и экстремальной медицины Министерства;

штамп "N_____ Министерство здравоохранения Красноярского края. 660017, г.Красноярск, ул. Красной Армии, 3" (1 штука) - хранится в отделе организации медицинской помощи взрослому населению и санаторно-курортного дела Министерства;

штамп "Министерство здравоохранения Красноярского края. Секретно. По журналам учета рабочих тетрадей" (1 штука) - хранится в отделе мобилизационной работы и экстремальной медицины Министерства;

штамп "Копия" (3 штуки) - хранятся:

в отделе мобилизационной работы и экстремальной медицины Министерства - 1 штука;

в отделе управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства - 2 штуки;

штамп "Учет сверки" (1 штука) - хранится в отделе мобилизационной работы и экстремальной медицины Министерства;

штамп "Данные о медицинском освидетельствовании иностранных граждан в информационной базе данных Министерства здравоохранения Красноярского края" (1 штука) - хранится в отделе организации медицинской помощи взрослому населению и санаторно-курортного дела Министерства;

штамп "Срочно" (1 штука) - хранится в общем отделе Министерства;

штамп "Принято" (2 штуки) - хранятся в отделе управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства;

штамп "Согласовано" (2 штуки) - хранятся:

у заместителя министра здравоохранения Красноярского края по финансово-экономической работе - 1 штука;

в отделе экономического анализа и планирования Министерства - 1 штука;

штамп "Документы в соответствии с требованиями" (1 штука) - хранится в отделе учета и отчетности исполнения бюджета Министерства;

штамп "Принято отделом учета и отчетности исполнения бюджета министерства здравоохранения Красноярского края" (1 штука) - хранится в отделе учета и отчетности исполнения бюджета Министерства;

штамп "Проверено" (1 штука) - хранится в отделе управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства.

8.4. Учет имеющихся в Министерстве печатей и штампов ведется отделом мобилизационной работы и экстремальной медицины Министерства в журнале учета печатей и штампов по форме согласно приложению N 33 к настоящей Инструкции с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).

8.5. Выдача печатей и штампов специалистам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.

8.6. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Министерством, не допускается.

8.7. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

9. Копировально-множительные работы в Министерстве

9.1. Снятие копий и тиражирование документов, подготовленных Министерством, осуществляется исключительно сотрудниками Министерства.

9.2. Снятие копий с документа (тиражирование) в количестве до 50 экземпляров осуществляется общим отделом Министерства по поручению министра здравоохранения Красноярского края, его заместителей, руководителей структурных подразделений Министерства.

Для проведения копировально-множительных работ в общий отдел Министерства представляется 1 экземпляр документа с заказом на тиражирование по форме согласно приложению N 34 к настоящей Инструкции.

После выполнения копировально-множительных работ экземпляр документа, представленный для снятия копий (тиражирования), и сделанные копии (тираж) передаются заказчику лично или путем размещения в ячейке структурного подразделения Министерства в общем отделе Министерства.

В заказе на тиражирование лицом, проведшим копировально-множительные работы, делается отметка об исполнении, после чего заказ подшивается в дело.

9.3. Тиражирование документа в количестве 50 и более экземпляров осуществляется краевым государственным бюджетным учреждением здравоохранения "Красноярский краевой медицинский информационно-аналитический центр".

Для тиражирования документа представляется оригинал документа с заказом на тиражирование по форме согласно приложению N 35 к настоящей Инструкции.

После тиражирования оригинал документа, представленный для тиражирования, и сделанный тираж передаются в общий отдел Министерства.

10. Подготовка заседаний, совещаний, иных мероприятий в Министерстве

10.1. Секретарь совещательного органа Министерства или лицо, которому поручена организация мероприятия, в установленный срок готовит проект повестки заседания (совещания, иного мероприятия).

Повестка заседания (совещания, иного мероприятия) утверждается руководителем совещательного органа Министерства, иным уполномоченным должностным лицом.

В повестке указываются:

дата, место и время проведения заседания (совещания, иного мероприятия);

выносимые на рассмотрение вопросы;

фамилии, инициалы и должности лиц, докладывающих по каждому вопросу.

Вопросы нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлога "О", или "Об" или формулируются в именительном падеже.

10.2. Одновременно с повесткой составляется список участников заседания (совещания, иного мероприятия) и (или) приглашенных лиц.

Извещение участников заседания (совещания, иного мероприятия) и (или) приглашенных лиц осуществляется секретарем совещательного органа Министерства или лицом, которому поручена организация мероприятия, путем рассылки приглашений к участию посредством почтовой, факсимильной связи, путем направления телеграмм, телефонограмм, сообщений по электронной почте.

В извещении указываются:

полное официальное наименование министерства;

наименование совещательного органа (при заседании) или наименование мероприятия;

дата, место и время заседания (совещания, иного мероприятия);

при необходимости документы, материалы, информация, которые нужно представить на заседании (совещании, ином мероприятии) или предварительно (с указанием места и (или) должностного лица, куда и (или) которому необходимо представить документы, материалы, информацию);

телефон, должность, фамилия, имя, отчество лица, у которого можно получить информацию о заседании (совещании, ином мероприятии).

К извещению в обязательном порядке прилагается повестка заседания (совещания, иного мероприятия), а также раздаточные документы, материалы.

Извещение передается не позднее чем за 1 рабочий день до дня заседания (совещания, иного мероприятия).

10.3. В случае проведения заседания, совещания, иного мероприятия в актовом зале секретарь совещательного органа Министерства или лицо, которому поручена организация мероприятия, в установленном порядке подает соответствующую заявку в управление делами Губернатора и Правительства Красноярского края.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 30 марта 2015 г. N 37-Н раздел 11 настоящего Приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

11. Организация и оформление служебных командировок

11.1. Решение о направлении сотрудника Министерства в служебную командировку принимается министром здравоохранения Красноярского края или лицом, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством.

11.2. Направление сотрудника Министерства в служебную командировку осуществляется на основании командировочного задания, оформленного по форме, утвержденной Указом Губернатора Красноярского края от 26.08.2011 N 155-уг "О гарантиях транспортного обслуживания, обеспечения телефонной связью, а также о командировании лиц, замещающих государственные должности Красноярского края, и государственных гражданских служащих Красноярского края в органах исполнительной власти Красноярского края, Администрации Губернатора Красноярского края".

Командировочное задание подписывается должностным лицом Министерства, направляющим сотрудника Министерства в служебную командировку,  после согласования с непосредственным руководителем сотрудника.

11.3. На основании командировочного задания уполномоченный сотрудник отдела управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства готовит проект приказа Министерство о направлении сотрудника Министерства в служебную командировку.

Проект приказа о направлении сотрудника Министерства в служебную командировку согласовывается уполномоченным сотрудником отдела управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства с:

начальником  отдела управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства;

начальником юридического отдела Министерства;

заместителем министра здравоохранения Красноярского края (по финансово-экономической работе).

После согласования проект приказа о направлении сотрудника Министерства в служебную командировку представляется уполномоченным сотрудником отдела управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства на подпись министру здравоохранения Красноярского края или лицу, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством.

11.4. После подписания приказ о направлении сотрудника Министерства в служебную командировку в установленном порядке регистрируется уполномоченным сотрудником отдела управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства.

Подписанный и зарегистрированный приказ представляется уполномоченным сотрудником отдела управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства соответствующему сотруднику Министерства для ознакомления под подпись.

При необходимости сотруднику Министерства, направляемому в служебную командировку, представляется заверенная в установленном порядке копия приказа о направлении в служебную командировку. Копия приказа о направлении в служебную командировку представляется уполномоченным сотрудником отдела управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства.

11.5. По прибытии из служебной командировки сотрудник Министерства в течение 3 рабочих дней со дня прибытия представляет в отдел бухгалтерского учета и отчетности Министерства:

авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной командировкой суммах по форме N АО-1, утвержденной постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 01.08.2001 N 55 (с приложением документов о найме жилого помещения, о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставлению в поездах постельных принадлежностей), об иных связанных со служебной командировкой расходах, произведенных с разрешения уполномоченного лица);

отчет о выполненной работы за период пребывания в служебной командировке, согласованный с непосредственным руководителем сотрудника Министерства и утвержденный лицом, направившим сотрудника Министерства в служебную командировку.