Письмо МПТР РФ от 16 мая 2003 г. N Ц/4-19-146 О Методических рекомендациях по обеспечению сохранности и учета бланков строгого учета и строгой отчетности на полиграфических предприятиях

Письмо МПТР РФ от 16 мая 2003 г. N Ц/4-19-146

Министерство Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций сообщает об утверждении "Методических рекомендаций по обеспечению сохранности и учета бланков строгого учета и строгой отчетности на полиграфических предприятиях" и предлагает руководствоваться ими при печати бланков строгого учета без использования защитных технологий.

Одновременно сообщаем, что приказом МПТР России от 15 мая 2003 года N 100 признан не подлежащим применению на территории Российской Федерации приказ Мининформпечати РФ от 18.12.1992 г. N 447 "Об утверждении Типовой инструкции по режиму сохранности на полиграфических предприятиях, выпускающих печатную документацию строгого учета".

Заместитель Министра РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций

В.В.Григорьев

Методические рекомендации
по обеспечению сохранности и учета бланков строгого учета и строгой отчетности на полиграфических предприятиях

  1.   Общие положения                                                   

  II.  Оформление заказов на печать бланков  строгого  учета  и  строгой 

       отчетности                                                        

  III. Изготовление, прием,  выдача,  хранение  и  учет  полуфабрикатов, 

       нумераторов, формных изделий и готовой продукции                  

  IV.  Прием, выдача, хранение и учет готовой продукции  в  цехах   и на 

       складах                                                           

  V.   Инвентаризация                                                    

  VI.  Служебное расследование недостач                                  

  Приложение 1. Книга регистрации заказов                                

  Приложение 2. Акт на уничтожение формных изделий, технических  отходов 

                печатного производства и печатного брака                 

1. Общие положения

1.1. Методические рекомендации предназначены для установления на полиграфических предприятиях (далее по тексту - полиграфпредприятия) требований, обеспечивающих сохранность и оперативный учет бланков строгого учета и строгой отчетности, их полуфабрикатов, а также печатных форм.

1.2. Методические рекомендации не распространяются на изготовление бланков строгого учета и строгой отчетности с использованием защитных технологий, подлежащих лицензированию, порядок проведения которого определен постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2002 г. N 817 "Об утверждении Положения о лицензировании деятельности по изготовлению защищенной от подделок полиграфической продукции, в том числе бланков ценных бумаг, а также торговли указанной продукцией".

Методические рекомендации не распространяются на изготовление бланков общего назначения.

1.3. К бланкам строгого учета и строгой отчетности (далее по тексту - бланки) относится бланочная печатная продукция, при изготовлении которой используется нумерационная печать, и иные виды бланков, утвержденные в качестве бланков строгого учета или строгой отчетности нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти субъектов Федерации, органов местного самоуправления, решениями юридических лиц, а также отнесенные к таковым заказчиком.

Изготовление дубликатов бланков с повторением номеров и серий не допускается.

1.4. Унифицированные (типовые) бланки полиграфпредприятие обязано изготавливать в соответствии с формами, утвержденными нормативными правовыми актами, регламентирующими тот вид деятельности, для реализации которого предназначены бланки, а также выполнять особые требования и условия их изготовления, если таковые установлены нормативными правовыми актами.

1.5. В соответствии с настоящими Методическими рекомендациями с учетом конкретных условий производства и специфики выполняемых заказов полиграфпредприятие разрабатывает инструкцию по обеспечению сохранности и учета изготавливаемых бланков. Инструкция утверждается руководителем полиграфпредприятия.

1.6. К Методическим рекомендациям прилагаются формы первичной документации по оперативному учету бланков, рекомендуемые к руководству. В зависимости от специфики и структуры полиграфпредприятия, выпускающего бланки, могут разрабатываться дополнительные формы учетных документов.

1.7. За организацию производства и учета бланков ответственность несет руководитель полиграфпредприятия и ответственное лицо, назначаемое при необходимости приказом по полиграфпредприятию.

На ответственное лицо возлагаются:

- разработка совместно с заинтересованными подразделениями полиграфпредприятия Инструкции по обеспечению сохранности бланков на основе настоящих Методических рекомендаций и организация проверок за установленным порядком их изготовления.

- контроль за текущими изменениями унифицированных (типовых) форм бланков строгого учета и строгой отчетности по группам бланков, изготавливаемых полиграфпредприятием.

1.8. Руководитель полиграфпредприятия организует изучение инструкции со всеми работниками, связанными с изготовлением и хранением бланков.

II. Оформление заказов на печать бланков строгого учета и строгой отчетности.

2.1. На полиграфических предприятиях изготовление бланков производится по заказам предприятий, организаций или предпринимателей на основе двухсторонних договоров.

Унифицированные (типовые) бланки строгого учета и строгой отчетности могут изготавливаться для последующих продаж по распоряжению руководителя полиграфпредприятия.

2.2. Полиграфические предприятия могут приступать к изготовлению тиража бланков при наличии подписанного заказчиком двухстороннего договора и подписанного заказчиком "в печать" образца с указанием в нем номеров и серий.

При изготовлении унифицированных (типовых) бланков для последующих продаж образец также с указанием в нем номеров и серий подписывается "в печать" руководителем полиграфпредприятия.

2.3. В обязательном порядке необходимо указывать в выходных данных полное или сокращенное название полиграфпредприятия, регион и населенный пункт, где размещается предприятие, номер заказа, год выпуска, тираж. В малоформатных бланках возможна замена названия полиграфпредприятия на его идентификационный налоговый номер.

2.4. Все заказы на выпуск бланков строгого учета и строгой отчетности регистрируются в Книге регистрации заказов на изготовление бланков строгого учета и строгой отчетности (приложение 1).

При изготовлении полиграфпредприятием унифицированных бланков для последующих продаж полиграфпредприятие ведет аналогичные записи регистрации продаж.

Форма записи в Книге регистрации заказов должна обеспечивать возможность идентификации заказчика (покупателя), вида изготовленного (проданного) бланка, его номеров и серий, тиража, а при продаже тиража отдельными партиями - аналогичные сведения по каждой продаваемой партии бланков.

2.5. Книга регистрации заказов пронумеровывается, прошнуровывается, подписывается руководителем полиграфпредприятия и главным бухгалтером и выдается соответствующему исполнителю.

В книге не допускаются подчистки и исправления. Выявленная ошибка зачеркивается одной чертой и над ней делается правильная запись, указывается дата внесения изменения и роспись ответственного лица.

2.6. Рекомендуемый срок хранения Книги регистрации заказов бланков - 10 лет, но не менее срока, установленного для хранения бланков нормативными правовыми актами, регламентирующими тот вид деятельности, для реализации которого предназначены бланки.

Рекомендуемый срок хранения подписанных заказчиком (при изготовлении бланков для последующих продаж - руководителем полиграфпредприятия) "в печать" образцов бланков - 1 год после передачи тиража заказчику или реализации последней партии бланков, изготовленных для продажи.

III. Изготовление, прием, выдача, хранение и учет полуфабрикатов, нумераторов, формных изделий и готовой продукции.

3.1. Порядок передачи, хранения полуфабрикатов, нумераторов и готовых форм и ответственные за его выполнение устанавливаются в зависимости от специфики организации производства .и конкретных условий полиграфпредприятия и фиксируются в инструкции по обеспечению сохранности бланков, утверждаемой руководителем полиграфпредприятия.

Указанный порядок должен исключить изготовление дубликатов бланков с повторяющимися сериями и номерами, сверхтиражной и неучтенной продукции, а также должен предоставить возможность идентификации по выходным сведениям типографии, изготовившей бланк, и заказчика (покупателя) этого бланка.

3.2. Формные изделия, которые пришли в негодность или в дальнейшем использоваться не будут, технические отходы печатного производства и печатный брак уничтожаются с составлением акта на уничтожение (приложение 2).

IV. Прием, выдача, хранение и учет готовой продукции в цехах и на складах.

4.1. Готовая печатная продукция - это отпечатанные бланки строгого учета и строгой отчетности, которые полностью укомплектованы, упакованы и сданы на склад готовой продукции или заказчику при соответствующем документальном оформлении.

4.2. Передача готовой продукции на склад производится по накладной или в ином порядке, зафиксированном в инструкции, утверждаемой руководителем полиграфпредприятия.

4.3. Прием готовой продукции на склад производится путем проверки количества пачек, сохранности упаковки, в том числе качества обвязки, и ярлыков.

4.4. Выдача готовой продукции заказчику производится по доверенности.

К продукции, выдаваемой заказчику, прилагается накладная или другая сопроводительная документация с указанием наименования бланков, их количества, серий, номеров и стоимости.

V. Инвентаризация.

Инвентаризацию готовой продукции и нумераторов, форм и полуфабрикатов бланков, находящихся в цехах и на складах, рекомендуется производить не менее одного раза в год.

VI. Служебное расследование недостач.

6.1. Работник типографии, обнаруживший недостачу формных изделий, нумераторов, полуфабрикатов или готовых бланков, обязан сообщить о выявлении факта своему непосредственному начальнику.

6.2. Каждый конкретный случай недостач оформляется актом, утверждаемым руководителем полиграфпредприятия.

6.3. Руководитель типографии обязан в срочном порядке организовать служебное расследование причин, вызвавших недостачу или излишки продукции, выявление виновных лиц с принятием соответствующих мер.

Приложение 1

Наименование предприятия

Книга регистрации заказов

Начата

Окончена

Дата приема заказа	Номер заказа	Сведения о заказчике
		Наименование или ФИО, адрес	Свидетельство о регистрации* N, кем и когда выдано	ИНН заказчика
1	2	3	4	5

Наименование бланка или номер унифицированной формы бланка, вид комплектовки	Серия и номера бланков	Тираж**	Дата выдачи заказчику	Номер накладной
6	7	8	9	10

_____________________________

* свидетельство о государственной регистрации заказчика в качестве юридического лица, индивидуального предпринимателя или о государственной регистрации крестьянского (фермерского) хозяйства

** для листовых бланков - количество бланков, имеющих индивидуальный номер (например: квитанция и две копии квитанции - 1 экз. бланка);

для скомплектованных в подборки, книжки или рулонных - количество скрепленных подборок, книжек, рулонов с указание количество бланков, имеющих индивидуальный номер в подборке, книжке или рулоне (например: две книжки, содержащие по 25 экз. бланков - 2 х 25 экз.)

Приложение 2

     Наименование предприятия

     Цех

                                                                Утверждаю

                                                              (должность)

                                                         ________________

                                               (подпись)    (и.о.фамилия)

                                              -----------   -------------

                                                  " "                  г.

                                   Акт

                на уничтожение N       от "  "           г.

N	Наименование продукции	Количество	Примечания
1	2	3	4

     Формные изделия, бракованная бумага и ее  отходы,  печатный  брак  в

     количестве _____ разрезаны (уничтожены).

Председатель комиссии (должность)    (подпись)       (фамилия, и. о.)

                      ------------  ----------      ------------------

Члены комиссии

                      (должность)    (подпись)       (фамилия, и. о.)

                      ------------  ----------      ------------------

                      (должность)    (подпись)       (фамилия, и. о.)

                      ------------  ----------      ------------------