Приложение 1. Порядок хранения и использования персональных данных государственных гражданских служащих и иных работников министерства культуры Красноярского края

Информация об изменениях:

Приказом министерства культуры Красноярского края от 31 октября 2014 г. N 457 в настоящее Приложение внесены изменения

См. текст Приложения в предыдущей редакции

Приложение 1

к Приказу министерства

культуры Красноярского края

от 10 августа 2012 г. N 307

Порядок хранения и использования
персональных данных государственных гражданских служащих
и иных работников министерства культуры Красноярского края

С изменениями и дополнениями от:

31 октября 2014 г.

1. Настоящий Порядок устанавливает механизм получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных государственных гражданских служащих и иных работников министерства культуры Красноярского края (далее по тексту - работники).

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" под персональными данными работников понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Оператором, организующим и осуществляющим обработку персональных данных, является министерство культуры Красноярского края (далее - министерство).

К работникам министерства относятся:

лица, замещающие государственные должности Красноярского края; государственные гражданские служащие министерства; работники министерства по должностям, не отнесенным к государственным должностям и должностям государственной гражданской службы, которых связывают с оператором трудовые отношения;

руководители краевых государственных учреждений культуры и образования, которых связывают с оператором трудовые отношения.

2. Уполномоченными лицами, указанными в приложении N 2, на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных государственных гражданских служащих и иных работников министерства культуры Красноярского края (далее - уполномоченные лица) должна обеспечиваться конфиденциальность персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Красноярского края (далее - законодательство).

Уполномоченные лица имеют право получать только те персональные данные работников, которые необходимы им для выполнения конкретной функции.

3. Источником предоставления персональных данных являются непосредственно работник, а также лица, не являющиеся субъектом персональных данных.

Обработка персональных данных работников возможна только с их письменного согласия.

Обработка персональных данных работника уполномоченными лицами производится без согласия работника в следующих случаях:

персональные данные сделаны общедоступными самим работником;

обработки персональных данных в соответствии с трудовым законодательством, законодательством Российской Федерации о государственной службе, трудовых пенсиях, пенсиях по государственному пенсионному обеспечению, противодействии коррупции, об исполнительном производстве, страховом законодательстве;

обработки персональных данных в целях исполнения служебного контракта;

обработки персональных данных для статистических или иных исследовательских целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;

обработки персональных данных, необходимых для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника, если согласие невозможно.

4. Получение и обработка персональных данных работника о его политических взглядах, религиозных, философских и иных убеждениях, о членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, а также о частной жизни запрещено, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

5. При принятии решений, затрагивающих интересы работников, запрещается основываться на персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей.

6. Защита персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, копирования и распространения обеспечивается в порядке, установленном законодательством.

7. Распространение и раскрытие третьим лицам персональных данных работника без согласия работника запрещено, за исключением случаев, установленных федеральными законами.

8. Персональные данные работников хранятся в отдел кадровой политики и организационной работы, в том числе: у системного администратора, в секторе обеспечения безопасности культурного процесса и в отделе финансов, учета и отчетности на бумажных и электронных носителях с ограниченным доступом.

Уполномоченные лица указанных отделов вправе с письменного согласия работника передавать его персональные данные в другие отделы министерства в случаях, предусмотренных законодательством. Персональные данные передаются способом, исключающим доступ к ним посторонних лиц. Передача персональных данных по телефону и факсу запрещается.

Уполномоченным лицам не разрешается, покидая помещение, оставлять какие-либо документы, содержащие персональные данные, на столе, оставлять шкафы, сейфы, в которых находятся материальные носители с персональными данными, незапертыми.

9. Персональные данные, которые обрабатываются в информационных системах, подлежат защите от несанкционированного доступа и копирования.

Безопасность персональных данных при их обработке в информационных системах обеспечивается с помощью системы защиты персональных данных, включающей организационные меры и средства защиты информации.

10. Реализация требований по обеспечению безопасности персональных данных в информационных системах возлагается на отдел кадровой политики и организационной работы совместно с отделами министерства, использующими эти системы.

При обработке персональных данных в информационных системах в соответствии с Положением об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17.11.2007 N 781, обеспечивается:

проведение мероприятий, направленных на предотвращение несанкционированного доступа к персональным данным и (или) передачи их лицам, не имеющим права доступа к такой информации;

своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным;

недопущение воздействия на технические средства автоматизированной обработки персональных данных, в результате которого может быть нарушено их функционирование;

незамедлительное восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

осуществление постоянного контроля за обеспечением уровня защищенности персональных данных.

11. В личные дела государственных гражданских служащих министерства вносятся их персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности министерства.

12. В личные дела работников министерства по должностям, не отнесенным к государственным должностям и должностям государственной гражданской службы, которых связывают с оператором трудовые отношения, а также руководителей краевых государственных учреждений культуры и образования, которых связывают с оператором трудовые отношения, вносятся их персональные данные и иные сведения, связанные с трудовой деятельностью работника.

13. Персональные данные и иные сведения, содержащиеся в личных делах работников, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

14. Работники имеют право знакомиться только со своими персональными данными, находящимися в личных делах и персональными данными иных субъектов, являющимися общедоступными.

Ознакомление уполномоченных лиц отделов министерства с личными делами работников, а также работников с их личными делами осуществляется в помещении отдела кадровой политики и организационной работы в присутствии уполномоченного лица отдела кадровой политики и организационной работы.

15. На рабочем месте уполномоченного лица находится только тот объем документов, с которым в настоящий момент он работает. Документы, с которыми закончена работа, немедленно подшиваются в соответствующее личное дело работника.

16. Работник обязан в недельный срок сообщить об уточнении (изменении и дополнении) своих персональных данных с приложением копий подтверждающих документов.

Уточнение персональных данных (изменение и дополнение) осуществляется на основании приказов по личному составу и документов, представляемых работниками.

По устному заявлению работника могут быть уточнены (изменены и дополнены) следующие персональные данные: номер телефона (домашний, сотовый), работа близких родственников (наименование, место нахождения, телефоны).

17. При выдаче справок и иных документов, содержащих любую информацию, относящуюся к определенному или определяемому на основании такой информации субъекту персональных данных, необходимо удостовериться в личности лица, которому они выдаются (далее - справки). Не допускается выдавать справки родственникам или сослуживцам работника, которому требуются справки. Справки подписываются министром культуры Красноярского края (лицом, его замещающим, либо лицом, им уполномоченным) и заверяются печатью. На подписание справки представляют уполномоченные лица.

18. Руководство министерства в целях обеспечения защиты и надлежащего хранения и использования персональных данных работника обязано:

предоставить субъекту персональных данных по его просьбе информацию, касающуюся обработки его персональных данных, в том числе содержащую:

1) подтверждение факта обработки персональных данных оператором, а также цель такой обработки;

2) способы обработки персональных данных, применяемые оператором;

3) сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;

4) перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;

5) сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

6) сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных;

принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокировки, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий;

ознакомить работника с его правами в области защиты персональных данных;

обеспечить работнику или его законному представителю доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством;

осуществить блокирование персональных данных в случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий с ними при обращении или по запросу работника или его законного представителя с момента такого обращения или получения такого запроса на период проверки;

осуществлять иные действия, предусмотренные законодательством.

19. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личном деле, работник имеет право:

получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством;

требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

требовать уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

обжаловать в установленном порядке действия уполномоченных лиц; осуществлять иные права, предусмотренные действующим законодательством.

20. В случае нарушения норм, регулирующих получение, обработку, хранение, передачу и защиту персональных данных руководством министерства, уполномоченными лицами, указанные лица несут дисциплинарную и иную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.