Приложение 1. Инструкция о порядке проведения документальных ревизий (проверок) финансово-хозяйственной деятельности представительств РФ по торгово-экономическим вопросам в иностранных государствах

Приложение N 1
к приказу Минэкономразвития РФ
от 14 октября 2003 г. N 315

Инструкция
о порядке проведения документальных ревизий (проверок) финансово-хозяйственной деятельности представительств Российской Федерации по торгово-экономическим вопросам в иностранных государствах

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок проведения документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности представительств Российской Федерации по торгово-экономическим вопросам в иностранных государствах, представительств Министерства по вопросам туризма, представителей Министерства в постоянных представительствах Российской Федерации при международных организациях (далее - загранучреждения).

1.2. Проведение документальных ревизий загранучреждений осуществляется на основании годовых планов контрольно-ревизионной работы. План контрольно-ревизионной работы составляется Управлением контроля и аудита Министерства и утверждается Министром.

1.3. Ревизии финансово-хозяйственной деятельности загранучреждений проводятся один раз в два года. В необходимых случаях - при получении сведений о злоупотреблениях и существенных недостатках в работе отдельных загранучреждений, при замене руководителей загранучреждений, главных (старших) бухгалтеров - по решению Министра могут проводиться внеплановые ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности загранучреждений. В случае ликвидации загранучреждения проведение ревизии финансово-хозяйственной деятельности обязательно.

При осуществлении регулярных (плановых) ревизий проверки могут производиться выборочным порядком.

1.4. Проведение документальных ревизий возлагается на Управление контроля и аудита, которое выполняет эту работу силами состоящих в его штате работников и/или привлеченных лиц из других структурных подразделений Министерства.

Подбор кандидатов из числа работников структурных подразделений Министерства для проведения ревизии финансово-хозяйственной деятельности загранучреждений осуществляет Управление контроля и аудита.

При проведении ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности загранучреждений при штатной численности десять и более человек формируется комиссия в составе двух и более ревизоров.

Руководство Управления контроля и аудита Министерства инструктирует лиц, выезжающих на ревизию, проверяет подготовленность ревизоров к ее проведению.

1.5. Продолжительность сроков проведения ревизии финансово-хозяйственной деятельности определяется согласно пункту 4.9. Положения об Управлении контроля и аудита Министерства, утвержденного приказом Минэкономразвития России от 12 сентября 2002 г. N 296, Управлением контроля и аудита в зависимости от объема документооборота проверяемого загранучреждения, а также периода проверки и утверждается приказом Министерства о командировании.

2. Основные цели и задачи ревизии

2.1. Ревизии проводятся в целях совершенствования форм и методов финансово-хозяйственной работы, экономного и эффективного расходования материальных и финансовых ресурсов, осуществления контроля за целевым и эффективным расходованием средств федерального бюджета.

Для достижения поставленных целей ревизорами проводится всесторонняя документальная проверка и анализ финансово-хозяйственной деятельности загранучреждений.

2.2. Основными задачами документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности загранучреждений являются:

проверка соблюдения законодательства Российской Федерации, приказов, инструкций и указаний Министерства и других нормативных правовых актов, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;

проверка исполнения утвержденных смет расходов за счет средств федерального бюджета и внебюджетных источников финансирования, обеспечения режима экономии в расходовании валютных средств и соблюдения финансовой дисциплины;

проверка соблюдения утвержденных норм расходов денежных средств и материальных ценностей, действующего штатного расписания, Правил предоставления гарантий и компенсаций работникам, направляемым на работу в загранучреждение, правильности использования средств, направляемых на оплату труда внештатных работников;

проверка обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей и денежных средств, выявление случаев незаконного их расходования, а также недостач, растрат и хищений;

проверка правильности постановки бухгалтерского учета и качества составления бухгалтерской отчетности, оформления финансово-хозяйственных операций, соответствия бухгалтерских записей первичным документам;

проверка обеспечения сохранности бухгалтерских документов;

выполнение указаний по устранению недостатков, выявленных предыдущей ревизией или проверкой.

Конкретные направления ревизии (проверки) определяются Примерной программой проведения документальных ревизий (проверок) финансово-хозяйственной деятельности представительств Российской Федерации по торгово-экономическим вопросам в иностранных государствах.

3. Права и обязанности ревизоров и должностных лиц загранучреждений при проведении ревизии (проверки)

3.1. Ревизор имеет право:

- проверять сметы, отчеты, справки, денежные, бухгалтерские и другие документы, наличие денежных средств и ценностей, а при обнаружении подделок, подлогов и других злоупотреблений - изымать в установленном порядке необходимые документы;

- проверять правильность списания материальных ценностей;

- требовать от руководителей ревизуемых загранучреждений проведения контрольных обмеров выполненных работ;

- требовать проведения инвентаризации основных средств, материальных ценностей, денежных средств и расчетов, в необходимых случаях опечатывать кассы и кассовые помещения, складские помещения, архивы;

- получать от других организаций справки и копии с документов, связанных с операциями ревизуемых загранучреждений (проводить встречные проверки);

- получать от должностных лиц письменные объяснения по вопросам, возникающим в ходе проведения ревизий и проверок.

3.2. Ревизор обязан:

- проанализировать плановые, отчетные данные и другие материалы, относящиеся к ревизуемому загранучреждению, акт предыдущей ревизии и предложения по ее результатам, ознакомиться с заключениями по годовым и квартальным бухгалтерским отчетам, а также с перепиской, связанной с деятельностью ревизуемого загранучреждения;

- руководствоваться в своей работе законодательством Российской Федерации, а также приказами и инструкциями Министерства и другими нормативными правовыми актами;

- принимать участие в выработке предложений по устранению выявленных в результате ревизий и проверок нарушений и недостатков, по усилению контроля за финансово-хозяйственной деятельностью загранучреждений, за соблюдением финансовой дисциплины;

- при выявлении злоупотреблений ревизор обязан немедленно докладывать о них руководству загранучреждения и Управления контроля и аудита.

3.3. Ревизор вправе ставить перед должностными лицами загранучреждения вопрос об устранении на месте выявленных нарушений финансовой дисциплины. Сведения об устранении таких нарушений заносятся в акт ревизии (проверки).

3.4. Ревизор несет в соответствии с законодательством Российской Федерации ответственность за неправильное, неполное и необъективное отражение в акте ревизии действительного состояния дел в ревизуемом загранучреждении, за сокрытие обнаруженных им нарушений, злоупотреблений, за несоблюдение и нарушение настоящей Инструкции.

3.5. Ревизор обязан соблюдать режим конфиденциальности получаемых сведений. Ревизор несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за несанкционированное разглашение информации, ставшей известной ему в процессе проведения ревизии.

3.6. В ходе проверки ревизор, в случае необходимости, оказывает консультативную помощь загранучреждениям в вопросах ведения бухгалтерского учета и отчетности.

3.7. Должностные лица ревизуемых загранучреждении имеют право и обязаны:

- незамедлительно предъявлять все требуемые им материалы, документы и справки;

- давать ревизору объяснения как в устной, так и в письменной форме по вопросам, относящимся к ревизии;

- присутствовать при инвентаризации вверенных им материальных ценностей, осмотре складских и других помещений, а также при других аналогичных действиях, проводимых ревизором;

- знакомиться с актом ревизии и со всеми документами, послужившими основанием для составления акта, подписать акт ревизии, а также представить в письменной форме объяснения и замечания по этому акту.

4. Оформление результатов ревизии и принятие мер по устранению недостатков

4.1. Результаты ревизии финансово-хозяйственной деятельности загранучреждения оформляются актом. В акте указываются дата и место его составления, основание для проведения ревизии, фамилии, имена, отчества и должности проверяющих работников, наименование загранучреждения, период проведения ревизии. Указываются должности, фамилии, имена, отчества руководителя загранучреждения и других должностных лиц, имеющих право подписи финансово-хозяйственных документов, включая главного (старшего) бухгалтера. Если за обревизованный период произошли изменения в персональном составе, указываются эти изменения.

4.2. В соответствии с Примерной программой проведения документальных ревизий (проверок) финансово-хозяйственной деятельности представительств Российской Федерации по торгово-экономическим вопросам в иностранных государствах в акте указываются всесторонне проверенные, документально обоснованные факты выявленных недостатков и нарушений с указанием причин и размеров материального ущерба (в валюте), должности и фамилии, имена, отчества виновных лиц.

4.3. В акте ревизии должна быть соблюдена строгая объективность, ясность и точность описания выявленных фактов и данных. Не допускается включение в акт ревизии различного рода выводов, предложений и данных о финансово-хозяйственной деятельности ревизуемого загранучреждения, не подтвержденных документами (неаргументированных). В акте ревизии ревизор не должен давать оценку действиям отдельных должностных лиц.

4.4. Положительные моменты в работе загранучреждений могут быть включены в акт ревизии в тех случаях, когда они заслуживают внимания для использования положительного опыта в деятельности других загранучреждений.

4.5. Акт ревизии финансово-хозяйственной деятельности загранучреждения составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется загранучреждением первой дипломатической почтой в Управление контроля и аудита. Второй экземпляр остается в ревизуемом загранучреждении.

4.6. Акт подписывается лицом (лицами), проводившим ревизию финансово-хозяйственной деятельности загранучреждения, руководителем загранучреждения и главным (старшим) бухгалтером. Если по акту ревизии руководитель и главный (старший) бухгалтер имеют возражения или замечания, последние должны быть высланы в Управление контроля и аудита с первой дипломатической почтой вместе с актом ревизии. Непредставление возражений и замечаний в указанный срок рассматривается как их отсутствие.

4.7. Перед подписанием акта ревизор знакомит с его содержанием руководителя загранучреждения и главного (старшего) бухгалтера. При наличии обоснованных возражений и замечаний в акт вносятся необходимые исправления до его подписания.

4.8. При поступлении в Управление контроля и аудита акта ревизии (и объяснений к нему) в десятидневный срок готовится проект письма или приказа по Министерству с выводами и конкретными предложениями загранучреждению об устранении выявленных ревизией недостатков и нарушений. Приказы издаются в тех случаях, когда результаты ревизии требуют принятия организационно-распорядительных решений Министра. В остальных случаях руководителю обревизованного загранучреждения направляется письмо.

4.9. Результаты ревизии финансово-хозяйственной деятельности загранучреждения в необходимых случаях выносятся на обсуждение служебных и производственных совещаний работников загранучреждений.

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба и издание об этом соответствующего распоряжения осуществляется работодателем.

4.10. Контроль за выполнением мероприятий, намеченных в выводах и предложениях по материалам ревизий, осуществляется Управлением контроля и аудита путем получения письменных отчетов о выполнении предложений, направления запросов о ходе их выполнения, а также ходе следующей ревизии финансово-хозяйственной деятельности загранучреждения.