Приложение 2. Примерная программа проведения документальных ревизий (проверок) финансово-хозяйственной деятельности представительств РФ по торгово-экономическим вопросам в иностранных государствах

Приложение N 2
к приказу Минэкономразвития РФ
от 14 октября 2003 г. N 315

Примерная программа
проведения документальных ревизий (проверок) финансово-хозяйственной деятельности представительств Российской Федерации по торгово-экономическим вопросам в иностранных государствах

Ревизия осуществляется с учетом требований Положения об Управлении контроля и аудита.

К акту ревизии прикладывается справка об оперативной деятельности загранучреждения.

Обязательной проверке подлежат следующие документы, операции и вопросы:

I. Денежные средства в кассе. Кассовые операции

Снятие остатков денежных средств и других ценностей в кассе представительства Российской Федерации по торгово-экономическим вопросам в иностранном государстве (далее - загранучреждение). Обеспечение сохранности денежных средств и других ценностей в кассе.

Выполнение правил ведения кассовых операций. Все случаи выплат из кассы, не подтвержденные росписью в получении денег, приводятся в акте для дальнейшего выяснения правомерности выплат (не оформленные своевременно подписью кассовые ордера, но восстановленные во время проведения ревизии, в акте подробно не отмечаются). Соблюдение порядка правильности и полноты оформления кассовых документов, ведения кассовых книг (на каждый вид валюты), полноты отражения прихода в кассу средств, полученных из банков. Достоверность, законность и обоснованность денежных операций, произведенных через кассу. Соблюдение основных требований по обеспечению сохранности денежных средств: изолировано ли помещение кассы, сейфа, у кого хранится второй экземпляр ключа от сейфа, опечатывание кассы, использование охранной сигнализации, наличие приказов о назначении кассиров и договоров о полной индивидуальной материальной ответственности и т.д.) Использование наличных денег по целевому назначению. Соответствие остатков денежных средств по кассовым книгам и данным бухгалтерского учета.

Примечание:

1. Ревизия осуществляется сплошным методом.

2. Составляется отдельный акт проверки кассы. В основном акте отражаются результаты проверки кассы. При этом выявленные излишки и недостачи денежных средств должны быть оприходованы в кассу. При этом кассиром представляется объяснение в письменном виде.

3. При значительном количестве выявленных нарушений формируется отдельная справка о систематических нарушениях по ведению кассовых операций, на которую делается соответствующая ссылка в акте.

II. Текущие и прочие счета в банках. Банковские операции

Наличие и количество открытых счетов в банках. Режим этих счетов и информация о том, кто является распорядителем кредитов. Источники поступления денежных средств на эти счета. Достоверность, законность и обоснованность банковских операций.

Наличие оправдательных документов, приложенных к выпискам банков, правильность их оформления и перевода на русский язык. Особое внимание уделить платежным документам по закупке хозяйственных товаров, стройматериалов и оплате различных услуг (акцептование счетов, перевод на русский язык, отметки о приходе на склад).

Выявление платежей, связанных с выполнением поручений внешнеэкономических организаций по коммерческим операциям, в том числе переводов средств в третьи страны и коммерческие банки, выдачи наличными из кассы загранучреждения (указать наименование организации, давшей поручение и фамилию, имя, отчество должностного лица, разрешившего перевод средств). Соответствие остатков средств по банковским выпискам данным бухгалтерского учета.

Примечание:

1. Ревизия осуществляется сплошным методом.

2. При значительном количестве установленных замечаний составляется отдельная справка о систематических нарушениях по осуществлению банковских операций.

3. Составляется справка о банковских счетах.

III. Расчеты с подотчетными лицами. Авансовые отчеты

Соблюдение установленного порядка и размеров выдачи денежных средств подотчетным лицам на хозяйственные расходы и служебные командировки. Наличие приказа, утверждающего круг лиц, имеющих право получать деньги под отчет. Своевременность представления авансовых отчетов. Правильность оформления авансовых отчетов и приложенных к ним оправдательных документов, их подлинность. Целесообразность и законность расходования подотчетных сумм.

Иметь в виду, что к авансовому отчету не могут быть приложены расписки частных лиц в качестве оправдательных документов на приобретение материальных ценностей. На счетах магазинов должны быть штампы об оплате денег через кассу или кассовые чеки. Проверка полноты прихода материальных ценностей на склад.

Правильность оформления командировок: приказ по загранучреждению с указанием пункта назначения, сроки и цели командировки; задание и отчет по командировке; соблюдение норм оплаты суточных и за проживание; обоснованность командировок в выходные и праздничные дни (внутри страны пребывания и в третьих странах).

Обратить особое внимание на оправданность расчетов за приобретаемые товары и оказанные услуги через подотчетных лиц, полноту перевода, на то, кем переведены счета инофирм на русский язык, имеются ли отметки кассы магазина о получении денег; акцептование счетов, приход товаров на склад, корреспонденция бухгалтерских счетов. Переходящие остатки задолженности и их причины. Реальность задолженности за подотчетными лицами.

Примечание:

1. Составляется справка о состоянии задолженности за подотчетными лицами на дату ревизии.

2. В случае установления значительного количества замечаний формируются "Справка о систематических нарушениях по оформлению авансовых отчетов" и "Справка о выявленных нарушениях в расчетах с подотчетными лицами", на которые обязательна ссылка в акте.

IV. Средства в расчетах, расчетные операции. Реальность дебиторской и кредиторской задолженностей

Состояние аналитического учета дебиторской и кредиторской задолженностей (карточки, оборотные ведомости). Правильность отражения задолженности в иностранной валюте на балансовых счетах. Достоверность и законность расчетно-платежных операций, связанных с образованием дебиторской и кредиторской задолженностей.

Анализ задолженности по срокам и характеру ее возникновения. Наличие просроченной задолженности и меры по ее погашению. Инвентаризация и ежегодная сверка расчетов. Реальность задолженности по расчетам с иностранными юридическими и физическими лицами. Случаи затребования российскими организациями возврата принадлежащих им средств и исполнения их обязательств.

Примечание:

Составляются подробные "Справки о дебиторской и кредиторской задолженности" в разрезе балансовых счетов на день проверки, по разработанной форме (может быть использована форма, утвержденная для годовых бухгалтерских отчетов).

V. Основные средства и товарно-материальные ценности. Их сохранность. Состояние инвентарного, аналитического и складского учета. Тематические проверки и годовые инвентаризации

Выборочная инвентаризация основных средств и другого ценного имущества, представительских продуктов на складе (составляется отдельный акт). Условия сохранности основных средств и товарно-материальных ценностей. Состояние инвентарного учета основных средств и аналитического учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов и материалов. Организация складского учета. Правильность оформления документов по приходу вновь приобретенных материальных ценностей и списанию (выбытию). Обратить необходимое внимание на правильное оформление первичных документов по отпуску со склада материальных ценностей, представительских продуктов и др., а также передачу во временное пользование квартирного оборудования и инвентаря. Наличие приказов по загранучреждению о назначении материально-ответственных лиц, утвержденных должностных инструкций и ознакомление с ними соответствующих работников и заключение с ними договоров о полной индивидуальной материальной ответственности.

Проведение инвентаризаций при смене материально-ответственных лиц. Особой проверке подлежат акты на списание основных средств, малоценных предметов и инвентаря в части их соответствия установленным правилам: состав комиссии, причины непригодности, а также их утилизация.

Своевременность и правильность проведения проверок и инвентаризации основных средств и товарно-материальных ценностей, отражение их результатов в балансе. Правильность проведения переоценки основных средств и других материальных ценностей.

Примечание:

1. По результатам проверки составляется акт выборочной проверки материальных ценностей. При выявленных излишках и недостачах материальных ценностей прилагаются объяснения материально-ответственных лиц. Стоимость недостач взыскивается.

2. Составляется справка о материально-ответственных лицах.

VI. Содержание загранучреждения за счет федерального бюджета. Сметно-штатная дисциплина. Бюджетные ассигнования

Правильность и обоснованность расходования средств на содержание аппарата загранучреждения. Результаты исполнения утвержденных сметных расходов как в целом по смете, так и по отдельным статьям. Использование бюджетных ассигнований по целевому назначению.

При наличии перерасхода сметных ассигнований установить причины, по которым они допущены. Выявление непроизводительных затрат и потерь. Соблюдение режима экономии бюджетных ассигнований.

Правильность использования средств на оплату труда. Соблюдение установленных штатными расписаниями и аттестатами должностных окладов. Совместительство штатными работниками внештатных должностей на постоянной основе с указанием фактически полученной зарплаты по внештатному фонду. Своевременность и полнота расчетов по заработной плате. Оптимальность численности внештатных работников, правильность установления окладов, оформление трудовых соглашений.

Состояние аналитического учета сметных расходов (карточки, книги) и его соответствие данными# баланса и отчетности (в разрезе статей сметы). Правильность отнесения затрат на соответствующие статьи сметы. Особое внимание уделить случаям перераспределения затрат с одной статьи на другую, составления годовых заключительных операций по списанию расходов по содержанию загранучреждения на счет бюджетного финансирования, а также обоснованности сторнировочных записей по затратам.

Примечание: Составляются и прилагаются следующие справки о данных за обревизованный период:

1. Об исполнении сметы административно-управленческих расходов.

2. О фактическом наличии штатных работников и замещении ими должностей согласно штатному расписанию загранучреждения.

3. О фактическом наличии внештатных работников, установленных им окладах и о том, за счет каких средств они содержались.

4. О командировках работников внутри страны, в Россию и третьи страны.

5. О наличии телефонных линий в служебных и жилых помещениях, имеющих выход на междугороднюю и международную связь.

6. Об исполнении сметы расходов по содержанию медицинских учреждений.

VII. Внебюджетные доходы. Использование внебюджетных средств

Законность образования и использования внебюджетных средств. Наличие утвержденных смет расходов. Источники формирования внебюджетных средств. Правильность распределения, расходования и учета движения внебюджетных средств с подробной расшифровкой расходов и указанием, с чьего разрешения они произведены (дата и номер документа).

Анализ состояния аналитического учета внебюджетных расходов (карточки, книги) и его соответствие данным баланса и отчетности (в разрезе статей сметы). Правильность отнесения затрат на соответствующие статьи сметы. Особое внимание уделить случаям перераспределения затрат с одной статьи на другую, составлению годовых заключительных операций по списанию расходов на содержание загранучреждения за счет внебюджетного финансирования, а также обоснованности сторнировочных записей по затратам.

Примечание: прилагаются следующие справки о данных за обревизованный период:

1. О фактических поступлениях внебюджетных средств.

2. Об исполнении сметы расходов по внебюджетным средствам.

VIII. Содержание и эксплуатация автотранспорта

Наличие автотранспорта и соответствие его количества установленному лимиту. Обеспечение режима экономии бюджетных ассигнований и внебюджетных средств на приобретение и содержание автомашин.

Соблюдение Инструкции "О порядке приобретения, эксплуатации и списания транспортных средств, учитываемых на балансах учреждений Российской Федерации по торгово-экономическим вопросам за рубежом", утвержденной приказом Министерства от 13 августа 1999 г. N 372, в части утверждения и соблюдения норм расхода горюче-смазочных материалов и пробега автомобилей, списания автотранспорта. Соблюдение порядка списания автозапчастей, автошин, аккумуляторов и др.

Правильность и обоснованность произведенных расходов на проведение технического обслуживания, текущего и капитального ремонтов автомобилей. Страхование автотранспорта.

Полнота возмещения расходов за использование автотранспорта в личных целях. Наличие приказа руководителя загранучреждения об утверждении нормативов возмещения расходов за использование автотранспорта в личных целях (в т.ч. для перевозки детей в школу, экскурсий и т.д.). Подробное освещение в акте ревизии фактов дорожно-транспортных происшествий (виновные лица, материальный ущерб, его возмещение).

Примечание: приложить следующие справки:

1. О фактическом наличии автотранспорта на день проверки.

2. О фактическом соответствии наличия автотранспорта утвержденному лимиту.

3. О списании с баланса загранучреждения автомашин и их реализации в ревизуемом периоде.

IX. Порядок использования служебного и жилого фонда

Проверка законности и обоснованности условий договоров аренды. Сроки их действия. Условия расторжения договоров. Порядок расчетов. Условия осуществления текущего (косметического) ремонта помещений по окончании срока действия договоров аренды. Наличие перевода текста договоров на русский язык, заверенного подписью переводчика.

Наличие задолженности по договорам и причины ее возникновения.

Своевременность и полнота возврата авансового платежа (задатка) по окончании срока действия договора.

Проверка соответствия размера общей площади арендуемых квартир установленным нормам.

Правильность расчетов по оплате коммунальных услуг за отопление, холодное и горячее водоснабжение, электроэнергию, телефонную связь, телевидение, хозяйственные услуги и за излишки занимаемой площади.

X. Состояние бухгалтерского учета и отчетности

Состояние бухгалтерского учета. Соблюдение форм и правил оформления первичных документов, учетных регистров и корреспонденции бухгалтерских счетов. Полнота перевода всех оправдательных документов на русский язык и их подтверждение переводчиком (фамилия, имя, отчество, разборчивая подпись и дата перевода). Особое внимание уделить наличию в документах подписей распорядителей кредитов, главного бухгалтера и расписки получателей денежных средств и материальных ценностей, подписей исполнителей документов. Соответствие данных синтетического учета аналитическому учету, балансу и другим отчетным формам.

Полнота бухгалтерской отчетности, своевременность ее представления. Условия сохранности бухгалтерских документов.

Примечание:

Составляется и прилагается справка о результатах выборочной сверки данных синтетического и аналитического учета.

XI. Выполнение решения Министерства по результатам предыдущей ревизии

Проверка полноты выполнения и сроков устранения недостатков и нарушений, отмеченных в указаниях Министерства и акте предыдущей ревизии.