Приложение. Инструкция по делопроизводству

Приложение

к Указу Губернатора Красноярского края

от 30 января 2012 г. N 14-УГ

Инструкция по делопроизводству

С изменениями и дополнениями от:

10 апреля 2013 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Губернатора Красноярского края, Правительства Красноярского края, включая аппарат Правительства Красноярского края, а также в Администрации Губернатора Красноярского края (далее - край) документов, в том числе в форме электронных документов.

1.2. Положения Инструкции распространяются на порядок работы с обращениями граждан, если иное не установлено в административном регламенте, регулирующем предоставление государственной услуги по рассмотрению обращений граждан Губернатором края, в Правительстве края, в том числе аппарате Правительства края, а также в Администрации Губернатора края.

1.3. Положения Инструкции распространяются на порядок исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, если иное не установлено указом Губернатора края от 26.10.2011 N 199-уг "Об утверждении Порядка исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации".

1.4. Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию и персональные данные, проводится в соответствии с положениями Инструкции с учетом требований законодательства в области защиты конфиденциальной информации и персональных данных.

Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.

1.5. При работе с документами используется система автоматизированного делопроизводства.

1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства осуществляется управлением документационного обеспечения Правительства края (далее - УДО).

1.7. В Инструкции используются следующие основные понятия:

адресант - полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица-отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина);

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

исполнитель - государственный гражданский служащий аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края, органа исполнительной власти края, осуществляющий подготовку проекта документа (служебного (делового) письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее);

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых УДО, с указанием сроков их хранения;

подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

руководитель - лицо, замещающее государственную должность края: Губернатор края, первый заместитель Губернатора края - председатель Правительства края, первый заместитель Губернатора края - руководитель Администрации Губернатора края, заместитель Губернатора края, заместитель Губернатора края - заместитель председателя Правительства края, полномочный представитель Губернатора края либо государственный гражданский служащий края, замещающий должность государственной гражданской службы края в аппарате Правительства края и Администрации Губернатора края: руководитель аппарата Правительства края, начальники структурных подразделений аппарата Правительства края и Администрации Губернатора края;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

2. Организация документооборота

2.1. Прием, обработка и распределение входящей документации

2.1.1. В документообороте выделяются следующие документопотоки:

входящая документация;

исходящая документация;

внутренняя документация.

Входящей документацией являются документы, поступившие Губернатору края, в Правительство края, в том числе в аппарат Правительства края, в Администрацию Губернатора края.

2.1.2. УДО использует централизованную форму организации делопроизводства.

Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется структурными подразделениями УДО.

Прием и отправка документов осуществляется также структурными подразделениями Администрации Губернатора края в случаях, установленных пунктом 2.1.8 Инструкции.

2.1.3. Корреспонденция доставляется:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи, в том числе по сетям связи специального назначения;

представителями (экспедиторами, курьерами) органов, учреждений, организаций, физическими лицами (далее - нарочно).

Документы могут быть переданы Губернатору края, должностным лицам аппарата Правительства края и Администрации Губернатора края при личном приеме.

2.1.4. Прием корреспонденции, доставляемой в рабочие дни фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочно, осуществляется отделом служебных писем УДО.

2.1.5. Прием (передача) телеграмм осуществляется отделом служебных писем УДО.

Прием (передача) факсограмм осуществляется с факсимильного аппарата отдела служебных писем УДО, а также факсимильных аппаратов, имеющихся в приемных руководителей.

2.1.6. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).

В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать отдела служебных писем УДО.

При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать отдела служебных писем УДО на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется.

2.1.7. При поступлении в Правительство края пакета документов от физического лица о намерении продать земельный участок из земель сельскохозяйственного назначения в случаях, предусмотренных постановлением Правительства края от 12.03.2009 N 114-п "Об утверждении Порядка реализации Красноярским краем преимущественного права покупки земельного участка из земель сельскохозяйственного назначения", заявителю вручается расписка (приложение N 1 к Инструкции).

2.1.8. Прием корреспонденции, поступающей в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, осуществляется государственными гражданскими служащими мобилизационного управления Губернатора края.

Передача корреспонденции, принятой государственными гражданскими служащими мобилизационного управления Губернатора края, в отдел служебных писем УДО для регистрации осуществляется до 09.30 в первый рабочий день, следующий за днем их поступления. Срочные документы или информация о поступлении таких документов передаются руководителям незамедлительно.

2.1.9. Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителями.

2.1.10. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, наличия основных реквизитов документа (исходящего номера и даты, подписи должностного лица и иное) и приложений к нему.

При обнаружении повреждений, отсутствии документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении документ с соответствующими пометками государственных гражданских служащих отдела служебных писем УДО регистрируется в соответствии с компетенцией руководителя и передается в аппарат Правительства края, Администрацию Губернатора края.

Государственный гражданский служащий, ответственный за делопроизводство в аппарате Правительства края, Администрации Губернатора края, самостоятельно осуществляет поиск недостающих приложений или уточнение необходимой информации.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

2.1.11. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", вскрывается, регистрируется и передается руководителю, в компетенцию которого входит рассмотрение изложенных в корреспонденции вопросов.

2.1.12. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

2.1.13. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.

Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении N 2 к Инструкции.

2.1.14. Распределение регистрируемых документов осуществляется исходя из:

функций и полномочий, отнесенных к компетенции руководителей;

положений о полномочных представителях Губернатора края, структурных подразделениях аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края;

авторства;

срочности исполнения.

2.1.15. Направление по компетенции в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу документов, поступивших руководителям и содержащих вопросы, решение которых не входит в компетенцию Губернатора края, Правительства края, в том числе аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края, осуществляется начальником УДО.

2.2. Регистрация документов

2.2.1. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документ на иностранном языке регистрируется и передается в управление внешних связей Губернатора края для осуществления перевода. После чего подлинник документа с переводом возвращаются в отдел служебных писем УДО и далее направляются руководителям в соответствии с компетенцией.

2.2.2. Документы регистрируются однократно при поступлении в отдел служебных писем УДО или в отдел по работе с обращениями граждан УДО. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

Срочные документы регистрируются и доставляются руководителям незамедлительно.

Вся корреспонденция передается руководителям в день поступления.

2.2.3. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки.

При регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование организации (адресанта);

фамилия, имя и отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;

дата документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

регистрационный номер документа;

наименование документа (краткое содержание);

отметка о наличии приложений;

отметка о контроле (сроке исполнения) документа;

отметка о конфиденциальности.

При регистрации исходящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование государственного органа, организации-получателя документа;

фамилия, имя и отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (краткое содержание);

отметка об исполнителе документа;

отметка о контроле (сроке исполнения) документа;

отметка о конфиденциальности.

В зависимости от характера документа и использования информации в электронную регистрационную карточку государственными гражданскими служащими УДО вносятся также иные данные.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.

2.2.4. На первом листе входящего регистрируемого документа в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа включает в себя:

наименование государственного органа края (Правительство края либо Администрация Губернатора края);

дату поступления документа;

регистрационный номер документа в пределах календарного года.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

Формы регистрационных штампов приведены в приложении N 3 к Инструкции.

2.2.5. Входящий регистрационный номер документа включает в себя:

номер (индекс), присваиваемый приемным руководителей;

порядковый номер в пределах календарного года.

Исходящий регистрационный номер включает в себя:

номер (индекс), присваиваемый приемным руководителей;

порядковый номер в пределах календарного года, перед которым ставится ноль.

В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме, после чего переносятся на документ государственным гражданским служащим отдела служебных писем УДО, осуществляющим его регистрацию.

2.2.6. При регистрации входящих документов проводится поиск по основным реквизитам регистрации или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в тексте документа) на наличие:

повторной регистрации одного и того же документа;

зарегистрированных ранее документов по данной теме;

инициативных писем по данному вопросу.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

2.2.7. В случае обнаружения зарегистрированных ранее документов по общей теме поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.2.3-2.2.5 Инструкции; такие документы считаются связанными между собой.

В электронные регистрационные карточки связанных между собой документов вносится отметка об их регистрационных номерах.

Подбор связанных между собой документов производится:

при нахождении документа в архиве - отделом служебных писем УДО;

при нахождении документа на исполнении - исполнителями.

В случае поступления идентичного зарегистрированному ранее документу вновь поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.2.3-2.2.5 Инструкции. При этом номером документа является номер зарегистрированного ранее документа, а датой - дата вновь поступившего документа. Кроме того, на вновь поступившем документе под регистрационным штампом проставляется порядковый номер экземпляра поступившего документа, например, "2-й экземпляр".

В электронную регистрационную карточку вносятся дополнения, изменения, отражающие наличие двух идентичных по содержанию документов.

2.2.8. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются в отдел служебных писем УДО для регистрации.

2.2.9. Зарегистрированные и переадресованные в течение дня документы в соответствии с резолюциями (поручениями) руководителей включаются в реестры входящих документов.

Реестр входящих документов формируется для приемной каждого руководителя и печатается в двух экземплярах, один из которых остается в отделе служебных писем УДО с подписью лица, получившего документы, а второй передается в приемную руководителя.

Сгруппированные в хронологическом порядке по месяцам и годам, вторые экземпляры реестров входящих документов хранятся в приемной руководителя в течение 2 лет.

2.2.10. Получение документов осуществляется в течение рабочего дня, а реестров входящих документов - с 17.00 до 18.00 рабочего дня, и с 16.00 до 17.00 в случае, если продолжительность рабочего дня сокращена.

2.2.11. Передача (переадресация) документов из одной приемной в другую, а также в органы, учреждения, организации производится через отдел служебных писем УДО посредством внесения изменений в электронную регистрационную карточку и реестр входящих документов.

2.3. Отправка исходящей документации

2.3.1. Исходящей документацией являются документы, отправляемые Губернатором края, Правительством края, в том числе аппаратом Правительства края, Администрацией Губернатора края. Документы, не связанные с деятельностью Губернатора края, Правительства края, в том числе аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края, к отправке не принимаются.

Документы доставляются:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи, в том числе по сетям связи специального назначения;

нарочно.

2.3.2. Передача документов для отправки фельдъегерской службой осуществляется государственными гражданскими служащими отдела служебных писем УДО после их регистрации.

2.3.3. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:

точных адресов отправки с обязательным указанием индексов, за исключением постоянных адресатов, указанных в пункте 3.3.1.7 Инструкции;

необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;

необходимого количества экземпляров приложений к документу;

визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями;

списка рассылки документа;

подписи руководителя;

ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ (при наличии).

Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

2.3.4. Исходящая корреспонденция сканируется государственными гражданскими служащими отдела служебных писем УДО перед ее отправкой. Отсканированный документ прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства.

2.3.5. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается в отделе служебных писем УДО и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

2.3.6. Обработка отправляемых документов для отправки по почте включает:

сортировку и вложение в конверты;

указание адресата на конверте, а также регистрационных номеров отправляемых документов;

определение и проставление стоимости отправления;

проставление оттиска отправителя;

передачу в отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

2.3.7. Отправка исходящих документов осуществляется до 15.00. Если документ поступил позднее 15.00, то его отправка осуществляется на следующий рабочий день.

Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим.

Срочные документы доставляются адресатам нарочно, передаются для отправки фельдъегерской службой или по сетям связи специального назначения.

2.3.8. Выдача документов на руки исполнителю или адресату допускается в исключительных случаях - в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.

2.3.9. Исходящие документы учитываются в реестрах отправляемой корреспонденции, в том числе доставляемых нарочно.

Форма реестра приведена в приложении N 4 к Инструкции.

2.3.10. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем, подписавшим документ.

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

2.3.11. При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:

передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в отделе служебных писем УДО;

запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой о конфиденциальности "Для служебного пользования".

Подлинники документов после их передачи по факсу передаются в отдел служебных писем УДО, возвращаются исполнителям либо досылаются адресатам. На визовом экземпляре отправленного по факсу документа делается отметка о том, что документ был направлен по факсу.

2.4. Порядок прохождения внутренней документации

2.4.1. Внутренней документацией являются документы, создаваемые Губернатором края, в Правительстве края, в том числе в аппарате Правительства края, в Администрации Губернатора края, и адресованные руководителям.

2.4.2. Регистрация внутренней документации осуществляется в порядке, аналогичном регистрации входящих документов в соответствии с пунктами 2.2.3-2.2.5 Инструкции.

Регистрация правовых актов Губернатора края, Правительства края и Администрации Губернатора края осуществляется в порядке, установленном подразделом 4.3 Инструкции.

2.4.3. Прохождение внутренней документации на этапах ее подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих.

2.4.4. Передача внутренней документации между руководителями осуществляется через отдел служебных писем УДО, о чем делается отметка в электронной регистрационной карточке.

3. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым и продольным расположением реквизитов.

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

3.1.2. При подготовке документов Губернатора края, Правительства края, в том числе аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края используются:

бланк указа Губернатора края (приложение N 5 к Инструкции);

бланк распоряжения Губернатора края (приложение N 6 к Инструкции);

бланк постановления Правительства края (приложение N 7 к Инструкции);

бланк распоряжения Правительства края (приложение N 8 к Инструкции);

бланк распоряжения Администрации Губернатора края (приложение N 9 к Инструкции);

бланк письма Губернатора края (приложение N 10 к Инструкции);

бланк письма Правительства края (приложение N 11 к Инструкции);

бланк письма заместителя Губернатора края (приложение N 12 к Инструкции);

бланк письма полномочного представителя Губернатора края (приложение N 13 к Инструкции);

бланк письма Администрации Губернатора края (приложение N 14 к Инструкции);

бланк письма аппарата Правительства края (приложение N 15 к Инструкции).

3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.

3.1.4. Бланки писем с воспроизведением герба края подлежат учету.

Бланки, используемые при подготовке документов, должны применяться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.

Для учета бланков писем с изображением герба края на лицевой стороне бланка в верхнем левом углу проставляются учетные порядковые номера.

Запись о получении бланков писем производится в журналах учета выдачи бланков писем.

Получателями бланков писем являются государственные гражданские служащие аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края, а также государственные гражданские служащие органов исполнительной власти края, непосредственно ответственные за делопроизводство в соответствующем органе исполнительной власти края.

Получатели бланков писем должны хранить их в надежно запираемых сейфах (шкафах).

Использование бланков писем отражается в отчете. Форма отчета об использовании бланков писем приведена в приложении N 16 к Инструкции.

Уничтожение испорченных бланков писем осуществляется на основании представляемых получателями бланков писем отчетов по акту.

3.2. Общие требования по оформлению документов

3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями Инструкции.

3.2.2. Документы печатаются:

с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman размером 14 пт (1) - для оформления текста и с применением формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, размером 12-14 пт - для оформления таблиц;

с использованием 1-2 межстрочных интервалов (2) (12-14 пт).

Реквизиты документа отделяются друг от друга 1-3 интервалами (3).

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.

В отдельных случаях размер шрифта, интервалы и межстрочные интервалы могут быть изменены.

Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).

3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1-1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.

Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются начиная со второго листа.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов:

герб края;

наименование высшего должностного лица края "Губернатор Красноярского края", иного должностного лица "Заместитель Губернатора Красноярского края", "Полномочный представитель Губернатора Красноярского края", высшего органа исполнительной власти края "Правительство Красноярского края", включая "Аппарат Правительства Красноярского края", государственного органа края "Администрация Губернатора Красноярского края";

должность лица, подписавшего документ;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись должностного лица;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указание по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности;

отметка "Срочно".

3.3.1.1. Герб края

Изображение герба края помещают на бланках правовых актов и писем Губернатора края, Правительства края, в том числе аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края.

3.3.1.2. Наименование высшего должностного лица края "Губернатор Красноярского края", иного должностного лица "Заместитель Губернатора Красноярского края", "Полномочный представитель Губернатора Красноярского края", высшего органа исполнительной власти края "Правительство Красноярского края", включая "Аппарат Правительства Красноярского края", государственного органа края "Администрация Губернатора Красноярского края".

Наименование высшего должностного лица края "Губернатор Красноярского края", иного должностного лица "Заместитель Губернатора Красноярского края", "Полномочный представитель Губернатора Красноярского края", высшего органа исполнительной власти края "Правительство Красноярского края", включая "Аппарат Правительства Красноярского края", государственного органа края "Администрация Губернатора Красноярского края" - автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованиям, установленным в нормативных правовых актах края.

3.3.1.3. Наименование должности лица, подписавшего документ

Наименование должности лица указывается на бланках писем должностных лиц (бланк письма Губернатора края, бланк письма заместителя Губернатора края, бланк письма полномочного представителя Губернатора края).

3.3.1.4. Вид документа.

Наименование вида издаваемого документа включается в бланк соответствующего вида документа, а при отсутствии бланка - указывается исполнителем при подготовке документа.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

3.3.1.5. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (например, г. Красноярск) указывается на всех видах документов, за исключением документов, оформленных на бланках писем.

3.3.1.6. Справочные данные.

Справочные данные указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты, адрес в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

3.3.1.7. Адресат.

Документы адресуют в органы, учреждения, организации, должностным лицам, физическим лицам.

Реквизит "адресат" печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8-9 см и ограничивается правой границей текстового поля документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

Реквизит "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:

наименования органа, учреждения, организации (в именительном падеже, без сокращений), например:

Администрация Президента Российской Федерации

наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например:

Федеральная налоговая служба Управление имущественных налогов

указания должности получателя (в дательном падеже);

инициалов имени и отчества и фамилии (в дательном падеже), например:

Министру юстиции Российской Федерации И.О. Фамилия

почтового адреса.

При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается.

Постоянными адресатами являются:

федеральные органы государственной власти;

территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края;

органы государственной власти края и иные государственные органы края;

органы местного самоуправления.

В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи:

для юридического лица - полное или краткое наименование, для физического лица - фамилия, имя, отчество;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и тому подобное);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после фамилии, например:

Петрову Г.К. Коммунальная ул., д. 00, кв. 00 г. Красноярск Красноярский край 660000

При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом.

Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия(и)" не указывается.

Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю.

3.3.1.8. Датой документа является:

дата подписания (правовой акт, письмо и другое);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);

дата утверждения (план, отчет и другое).

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под реквизитом "место составления (издания) документа". В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами.

Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

год - четырьмя арабскими цифрами.

День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 11.11.2011.

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - словом;

год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.

Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например: 11 ноября 2011 года или 11 ноября 2011 г.

Документы, которые подписываются Губернатором края, в Правительстве края, в том числе аппарате Правительства края, Администрации Губернатора края совместно с другими органами, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.

3.3.1.9. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания.

При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте.

На документах, оформленных на листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.

Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты 1 интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.

При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера "N " и цифры номера разделяются пробелом.

3.3.1.10. Наименование документа.

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением:

документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк);

телеграмм;

распоряжений Правительства края и Администрации Губернатора края.

Наименование документа должно быть кратким, точно передавать содержание документа и должно согласовываться с наименованием вида документа.

Например:

Постановление (о чем?) "О создании комиссии по вопросам градостроительной деятельности Правительства Красноярского края".

Письмо (о чем?) "О представлении информации".

Наименование документа оформляется в границах, отведенных для размещения данного реквизита, может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

3.3.1.11. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.3.1.12. Текст документа.

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и вида документа.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и так далее. В связи с этим он должен быть ясным, по возможности кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа печатается в установленных границах полей через 1 межстрочный интервал и отделяется от заголовка 2-3 интервалами.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы, графика, карты, схемы, графического изображения или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу.

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может быть поделен на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа.

Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.

В случаях когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире и иных символов, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.

В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.

В служебных (деловых) письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" в начале письма над текстом и "С уважением" в заключительной части, перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.

Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности; после запятой наименование должности указывается со строчной буквы. Возможно написание заключительной формулы вежливости руководителем от руки.

Анкетная форма представляет собой текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная форма информации выражается:

именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество;

словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы;

словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и так далее.

Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

Таблица - форма представления информации (текста), характеризующей несколько объектов по ряду признаков.

Слово "Таблица" печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово "Таблица" с порядковым номером (без знака "N "). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не указывают.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок строк и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.

Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.

Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается.

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

3.3.1.13. Отметка о наличии приложений.

Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Отметка о приложении используется при оформлении писем и приложений к планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В служебных (деловых) письмах отметка о приложении (слово "Приложение") печатается без кавычек от левой границы текстового поля под текстом письма. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 4 л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение:

1. Заключение на законопроект ... на 3 л. в 2 экз. 2. Пояснительная записка ... на 2 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом, например:

Приложение:

письмо агентства труда и занятости Красноярского края от 13.06.2011 N 2571-ВН и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

На приложении к письму отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатается от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

Если в тексте документа указано несколько приложений, они нумеруются (например, "Приложение N 1", "Приложение N 2"). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение N 2 к письму от 17.02.2011 N 1-045

3.3.1.14. Подпись должностного лица.

Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия), например:

Первый заместитель Губернатора края - руководитель Администрации Губернатора края

Подпись

И.О. Фамилия

Наименование должности в реквизите "подпись должностного лица" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы текстового поля зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись должностного лица" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Подпись отделяется от последней строки текста либо от реквизита "отметка о наличии приложений" 2-3 интервалами.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При оформлении подписи должностного лица на бланках писем и правовых актов слово "Красноярский" в соответствующем падеже не печатается.

Внесение в подписанные документы правок и дополнений не разрешается.

Если документ подготовлен на бланке письма, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке (приложение N 17 к Инструкции).

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

Губернатор Красноярского края		Председатель Законодательного Собрания Красноярского края
Подпись	И.О. Фамилия	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании совместного документа бланки писем не используют.

При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются, как правило, в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Руководитель аппарата Правительства Красноярского края	Подпись	И.О. Фамилия
Начальник экспертно-аналитического отдела Правительства Красноярского края	Подпись	И.О. Фамилия

В документах, составленных рабочей группой, комиссией, иным совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:

Председатель рабочей группы	Подпись	И.О. Фамилия
Секретарь рабочей группы	Подпись	И.О. Фамилия

3.3.1.15. Гриф утверждения.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от верхней границы текстового поля без кавычек.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Губернатор Красноярского края Подпись И.О. Фамилия Дата

При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.

При утверждении документа другим документом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например:

УТВЕРЖДЕНО протоколом конкурсной комиссии от 21.03.2011 N 2

Слова "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)" печатаются прописными буквами, после которого двоеточие не ставится. Слово "УТВЕРЖДЕН" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Все составные части реквизита размещаются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

3.3.1.16. Виза.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и иным документам.

Виза проектов документов руководителями, руководителями органов исполнительной власти края включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой и дату. В случае если у согласующей стороны имеются замечания (предложения) к тексту документа, то указываются слова, например, "С замечаниями (предложениями)".

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе (листах), подписываются с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагаются к проекту документа.

Визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа документа.

По решению руководителя, визирующего документ, возможно полистное визирование отдельных документов (договоров, соглашений, правовых актов и приложений к ним и иных документов) для защиты от возможной замены листов.

Необходимость согласования документа конкретным должностным лицом определяется руководителем исходя из содержания документа, вида адресата и (или) предусматривается правовыми актами.

3.3.1.17. Оттиск печати.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.3.1.18. Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии подлиннику документа на последнем листе копии, на свободном месте под текстом, оформляется реквизит "отметка о заверении копии", включающий: слова "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать, например:

Копия верна Наименование должности Подпись И.О. Фамилия Дата

Если копия документа состоит из нескольких листов, то она сшивается, на оборотной стороне последнего листа копии документа делается отметка о количестве листов, указывается наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Подпись должностного лица заверяется печатью.

Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа с использованием реквизита "Отметка о заверении копии".

3.3.1.19. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и печатается в нижнем углу у левой границы текстового поля лицевой или оборотной стороны последнего листа документа в две строки шрифтом Times New Roman размером 10 пт, например:

Фамилия Имя Отчество 249-00-00

3.3.1.20. Указания по исполнению документа.

Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции в формате А4 либо А6 (приложение N 18).

Формат А4 используется при наличии нескольких исполнителей, определенных руководителем, а также объемных и различных по содержанию поручений. Нужный формат резолюции выбирается при ее подготовке в системе автоматизированного делопроизводства.

Указания по исполнению включают: инициалы имен и отчеств, фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Р.Р. Корпенко Т.К. Сидорову Прошу подготовить информацию к 15.09.2011 г. Дата

Подпись

3.3.1.21. Отметка о контроле документа.

Отметку о контроле проставляют помощники руководителей, секретари руководителей либо иные ответственные за делопроизводство государственные гражданские служащие аппарата Правительства края и Администрации Губернатора края на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

3.3.1.22. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", подписи руководителя и даты.

Отметка об исполнении документа может дополняться информацией об особенностях исполнения документа: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении.

3.3.1.23. Отметка о конфиденциальности.

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

3.3.1.24. Отметка "Срочно".

При подготовке документов и в процессе работы с документами используется отметка "Срочно".

Отметка "Срочно" проставляется государственными гражданскими служащими отдела служебных писем УДО на документах, в которых указан срок исполнения не более 3 дней, на свободном месте в правом верхнем углу документа.

4. Оформление, согласование, регистрация правовых актов
и выпуск копий правовых актов

4.1. Оформление правовых актов

4.1.1. Подготовка правовых актов Губернатора края, Правительства края, Администрации Губернатора края (далее - правовой акт) осуществляется в соответствии с указом Губернатора края от 27.02.2006 N 19-уг "Об утверждении Порядка подготовки и издания правовых актов Губернатора Красноярского края и Правительства Красноярского края, Порядка подготовки и издания распоряжений Администрации Губернатора Красноярского края" (далее - Порядок подготовки и издания правовых актов).

4.1.2. Проекты правовых актов печатаются на бланках установленного образца шрифтом Times New Roman размером 14 пт.

Верхнее поле устанавливается границами бланка. Левое поле составляет - 2,5 см, правое - 1,5 см, нижнее - 2 см. При оформлении правового акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см.

При оформлении текста правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.

4.1.3. Реквизиты, входящие в состав бланков правовых актов, печатаются при их изготовлении.

4.1.4. Реквизиты "место издания", "дата", "регистрационный номер" в правовых актах Губернатора края печатаются у левой границы текстового поля через 1 интервал.

Место издания в правовых актах Губернатора края отделяется от реквизита "подпись должностного лица" 2-3 интервалами.

Реквизиты "место издания", "дата", "регистрационный номер" в правовых актах Правительства края, Администрации Губернатора края располагаются на одном уровне.

Место издания в правовых актах Правительства края, Администрации Губернатора края печатается ниже реквизита "наименование вида правового акта" на расстоянии не менее 6 см от верхнего края листа и размещается центрованным способом.

4.1.5. Дата проставляется после подписания правового акта и оформляется цифровым способом.

В правовых актах Губернатора края дата размещается ниже реквизита "место издания".

В правовых актах Правительства края, Администрации Губернатора края дата отделяется от реквизита "наименование вида правового акта" 1 интервалом и размещается у левой границы текстового поля.

4.1.6. Регистрационный номер проставляется после подписания правового акта.

Регистрационный номер правового акта Губернатора края размещается ниже реквизита "дата".

Регистрационный номер правового акта Правительства края, Администрации Губернатора края отделяется от реквизита "наименование вида правового акта" 1 интервалом и печатается у правой границы текстового поля.

4.1.7. Наименование правового акта Губернатора края, Правительства края печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа с прописной буквы. Точка в конце наименования правового акта не ставится. Наименование правового акта, состоящее из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Наименование правового акта Губернатора края отделяется от реквизита "наименование высшего должностного лица края" 2-3 интервалами, выделяется полужирным шрифтом и печатается центрованным способом.

Наименование в постановлениях Правительства края отделяется от реквизита "место издания" 2-3 интервалами. Наименование правового акта, состоящее не более чем из пяти строк, не превышающих в длину 8-9 см (28 печатных знаков каждая), размещается у левой границы текстового поля, в случае превышения пяти строк он продлевается до правой границы текстового поля.

Наименование правового акта к распоряжению Правительства края, Администрации Губернатора края не составляется.

4.1.8. Текст в правовых актах Губернатора края, постановлениях Правительства края отделяется от реквизита "наименование правового акта" 2-3 интервалами (4).

Текст в распоряжениях Правительства края, Администрации Губернатора края отделяется от реквизита "место издания" 2-3 интервалами.

Текст правового акта печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Каждый абзац текста правового акта начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.

Выделение в тексте правовых актов отдельных слов, частей текста, фамилий полужирным шрифтом, подчеркиванием, курсивом или иным способом не применяется, за исключением наименований приложений.

Преамбула в указах Губернатора края и постановлениях Правительства края завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое выделяется прописными буквами, после него ставится двоеточие, и далее излагается постановляющая часть.

При наличии приложений к правовому акту в соответствующих пунктах текста проекта правового акта на них делаются ссылки "согласно приложению", "приложение N ...".

4.1.9. Подпись должностного лица отделяется от текста 2-3 интервалами.

Подпись в правовых актах Губернатора края состоит из слов "Губернатор края" и инициалов имени, отчества, фамилии Губернатора края.

Слова "Губернатор края" печатаются у левой границы текстового поля в одну строку. Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора края располагаются на уровне строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией и печатаются у правой границы текстового поля.

В случае передачи в установленном порядке полномочий Губернатора края по подписанию правовых актов иному должностному лицу в правовых актах Губернатора края в реквизите "подпись должностного лица" указывается фактическая должность лица, осуществляющего полномочия по подписанию правовых актов Губернатора края.

В случае временного возложения исполнения обязанностей Губернатора края на иное должностное лицо в реквизите "подпись должностного лица" при подписании правовых актов должность осуществляющего временное исполнение обязанностей Губернатора края излагается в следующей редакции:

Исполняющий обязанности Губернатора края

Подпись

И.О. Фамилия

Слова "Исполняющий обязанности", "Губернатора края" печатаются у левой границы текстового поля в две строки. Инициалы имени, отчества и фамилия должностного лица, осуществляющего временное исполнение обязанностей Губернатора края, располагаются на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией и печатаются у правой границы текстового поля.

Подпись в правовых актах Правительства края состоит из слов "Первый заместитель Губернатора края - председатель Правительства края", инициалов имени, отчества и фамилии первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края.

Слова "Первый заместитель", "Губернатора края -", "председатель", "Правительства края" печатаются у левой границы текстового поля в четыре строки через 1 межстрочный интервал. Инициалы имени, отчества и фамилия первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края располагаются на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией и печатаются у правой границы текстового поля.

В случае передачи в установленном порядке полномочий первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края по подписанию правовых актов иному должностному лицу в правовых актах Правительства края в реквизите "подпись должностного лица" указывается фактическая должность лица, осуществляющего полномочия по подписанию правовых актов Правительства края.

В случае временного возложения исполнения обязанностей первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края на одного из членов Правительства края в реквизите "подпись должностного лица" при подписании правовых актов должность осуществляющего временное исполнение обязанностей первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, излагается в следующей редакции:

Исполняющий обязанности председателя Правительства края

Подпись

И.О. Фамилия

Слова "Исполняющий обязанности", "председателя Правительства края" печатаются у левой границы текстового поля в две строки через 1 межстрочный интервал. Инициалы имени, отчества и фамилия должностного лица, осуществляющего временное исполнение обязанностей первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, располагаются на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией и печатаются у правой границы текстового поля.

Распоряжения Администрации Губернатора края подписываются первым заместителем Губернатора края - руководителем Администрации Губернатора края, а также иным должностным лицом в соответствии с Положением об Администрации Губернатора края.

Подпись в распоряжениях Администрации Губернатора края состоит из слов "Первый заместитель Губернатора края - руководитель Администрации Губернатора края", инициалов имени, отчества и фамилии первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края.

Слова "Первый заместитель", "Губернатора края -", "руководитель Администрации", "Губернатора края" печатаются у левой границы текстового поля в четыре строки через 1 межстрочный интервал. Инициалы имени, отчества и фамилия первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края располагаются на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией и печатаются у правой границы текстового поля.

Правовой акт подписывается в единственном экземпляре, который является подлинником.

4.1.10. Приложения к правовым актам оформляются на листах бумаги формата A4.

Размеры полей, шрифты, интервалы и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Листы приложений нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются в соответствии с пунктом 4.1.2 Инструкции.

4.1.11. При указании в тексте правового акта ссылок "согласно приложению", "приложение N ..." на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается слово "Приложение" и указывается вид правового акта. Все составные части реквизита выравниваются по левой границе места расположения реквизита и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложение N 1 к распоряжению Правительства Красноярского края от ... N ...

4.1.12. Наименование приложения печатается центрованным способом через 1 межстрочный интервал, первое слово наименования приложения печатается с прописной буквы. Наименование приложения выделяется полужирным шрифтом, отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами.

Текст от реквизита "наименование приложения" отделяется 2-3 интервалами.

Наименование приложения, как правило, должно соответствовать наименованию, указанному в тексте правового акта.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом, от текста раздела отделяются 1 интервалом. Точки в конце заголовков разделов не ставятся. Заголовки не выделяются полужирным шрифтом.

4.1.13. Приложения к правовым актам должны быть подписаны должностным лицом, ответственным за подготовку правового акта.

4.1.14. Образцы оформления правовых актов приведены в приложении N 19 к Инструкции.

4.1.15. Пояснительная записка к проекту правового акта печатается на листах бумаги формата A4 шрифтом Times New Roman размером 14 пт.

Наименование пояснительной записки должно включать в себя наименование вида документа (пояснительная записка) и полное наименование проекта правового акта, к которому она подготовлена.

Наименование пояснительной записки печатается с прописной буквы через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру. Точка в конце наименования не ставится.

Текст пояснительной записки отделяется от наименования 2-3 интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.

4.1.16. Пояснительная записка подписывается должностным лицом, ответственным за подготовку проекта правового акта.

4.2. Согласование проектов правовых актов

4.2.1. Оформленные на бланке установленной формы проекты правовых актов проходят процедуру согласования.

Процедура согласования может быть последовательной и параллельной.

4.2.2. Последовательное согласование предусматривает поочередное направление проекта правового акта должностным лицам, участвующим в согласовании.

4.2.3. Параллельное согласование предусматривает направление идентичных экземпляров проекта правового акта одновременно всем должностным лицам, участвующим в согласовании.

Параллельное согласование, как правило, проводится в отношении проектов правовых актов, имеющих срочный характер.

Параллельное согласование осуществляется до представления проекта правового акта на согласование в правовое управление Губернатора края.

После проведения согласования проекта правового акта правовым управлением Губернатора края возможно только последовательное согласование следующими должностными лицами:

руководителем аппарата Правительства края - правовых актов Правительства края;

первым заместителем Губернатора края - председателем Правительства края - правовых актов Губернатора края;

первым заместителем Губернатора края - руководителем Администрации Губернатора края - правовых актов Губернатора края, Правительства края;

заместителем Губернатора края - первым заместителем руководителя Администрации Губернатора края - правовых актов Губернатора края, Администрации Губернатора края.

4.2.4. В случае проведения параллельного согласования лист согласования состоит из нескольких страниц, при этом каждая страница должна содержать идентичные реквизиты:

наименование вида правового акта;

наименование проекта правового акта (для распоряжений Правительства края, Администрации Губернатора края - краткое содержание);

фамилию, инициалы и наименование должности лица, ответственного за подготовку правового акта.

4.2.5. Согласование проекта правового акта должностными лицами осуществляется путем проставления визы согласования в листе согласования.

Должностное лицо, непосредственно осуществляющее подготовку проекта правового акта, и должностное лицо, ответственное за подготовку проекта, согласовывают его путем проставления виз в листе согласования.

Согласование проекта министрами края осуществляется путем проставления визы в листе согласования и в нижней части последней страницы текста правового акта ниже реквизита "подпись должностного лица". Согласование проекта членами Правительства, за исключением министров края, осуществляется путем проставления визы на последнем листе проекта. Согласование проекта иными должностными лицами осуществляется путем проставления визы в листе согласования, а руководителями органов, организаций, учреждений - также в форме отдельного документа.

4.2.6. Лист согласования состоит из лицевой и оборотной сторон. Лицевая сторона представляет собой перечень должностных лиц, которыми будет проведено согласование проекта правового акта. Оборотная сторона представляет собой список рассылки копий правового акта должностным лицам, органам, организациям, учреждениям, которым будет направлена копия правового акта после подписания.

Электронная версия листа согласования размещается в системе автоматизированного делопроизводства.

Образец лицевой стороны листа согласования приведен в приложении N 20 к Инструкции.

4.2.7. Указание в листе согласования даты поступления проекта правового акта должностному лицу на согласование и даты согласования проекта правового акта должностным лицом является обязательным.

4.2.8 Согласование проектов правовых актов Правительства края, включая проекты правовых актов Правительства края, имеющих срочный характер, осуществляется в порядке и сроки, предусмотренные Регламентом Правительства края, утвержденным постановлением Правительства края от 07.12.2009 N 633-п (далее - Регламент Правительства края).

4.2.9. Согласование проектов правовых актов Губернатора края, Администрации Губернатора края одним должностным лицом осуществляется в течение 10 рабочих дней со дня поступления на согласование.

При необходимости согласования проекта правового акта Губернатора края, Администрации Губернатора края, имеющего срочный характер, должностное лицо, ответственное за подготовку проекта, обеспечивает получение резолюции первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края "Срочно".

Проект правового акта Губернатора края, Администрации Губернатора края, имеющий резолюцию "Срочно", согласовывается должностными лицами в течение 3 рабочих дней со дня поступления на согласование.

4.2.10. Согласование проектов правовых актов правовым управлением Губернатора края проводится в сроки, предусмотренные Порядком подготовки и издания правовых актов.

В правовое управление Губернатора края для согласования представляется единый (итоговый) экземпляр проекта правового акта, учитывающий замечания (предложения), внесенные должностными лицами (органами, учреждениями, организациями), участвующими в согласовании проекта правового акта, и принятые должностным лицом, ответственным за подготовку правового акта.

4.2.11. Внесение замечания (предложения) по проекту правового акта оформляется в листе согласования при визировании. Отметка о наличии замечания (предложения) включает в себя слова, например, "Замечания прилагаются".

Замечание (предложение) по проекту правового акта должно быть мотивировано. Замечание (предложение) по проекту правового акта оформляется в виде отдельного документа и прилагается к проекту правового акта.

4.2.12. Должностное лицо, ответственное за подготовку правового акта, либо учитывает замечания (предложения) по проекту правового акта и вносит соответствующие изменения в проект правового акта либо оформляет письменные возражения в виде протокола (таблицы) разногласий и представляет их для ознакомления должностному лицу, внесшему замечания (предложения) в течение 10 рабочих дней со дня получения замечаний (предложений).

В протоколе (таблице) разногласий обязательным является указание спорных точек зрения должностного лица, ответственного за подготовку правового акта, и должностного лица, внесшего замечания (предложения).

Протокол (таблица) разногласий подписывается должностным лицом, ответственным за подготовку правового акта, и передается для ознакомления и повторного согласования должностному лицу, внесшему замечания по проекту правового акта.

В случае учета (снятия) замечаний (предложений) по проекту правового акта должностное лицо, внесшее замечания (предложения), в листе согласования делает отметку о том, что замечания (предложения) учтены (сняты).

Образец формы протокола (таблицы) разногласий приведен в приложении N 21 к Инструкции.

4.2.13. Должностное лицо, ответственное за подготовку правового акта, обеспечивает:

1) согласование проекта правового акта с полномочными представителями Губернатора края, руководителями структурных подразделений аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края, органов исполнительной власти края, в ведении которых находятся вопросы, изложенные в проекте правового акта; с первым заместителем Губернатора края - председателем Правительства края, первым заместителем Губернатора края - руководителем Администрации Губернатора края, заместителем Губернатора края - первым заместителем руководителя Администрации Губернатора края, заместителями Губернатора края, заместителями Губернатора края - заместителями председателя Правительства края, в ведении которых находится координация вопросов в соответствующей области (сфере) государственного управления, а также с руководителями органов, организаций, учреждений в случае если такое согласование обязательно;

2) полноту и точность внесения в единый (итоговый) экземпляр проекта правового акта изменений по замечаниям (предложениям);

3) направление проектов правовых актов в прокуратуру края, Западно-Сибирскую транспортную прокуратуру в срок до 5 рабочих дней со дня представления проектов на согласование в правовое управление Губернатора края;

4) идентичность представляемых для подписания на бумажном носителе текстов проектов правовых актов и их электронных версий;

5) заполнение листа рассылки правового акта (оборотная сторона листа согласования), в случае отсутствия необходимого адресата - составление дополнительного списка рассылки, а также указание в листе рассылки фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя, непосредственно осуществлявшего подготовку текста проекта правового акта;

6) представление проектов правовых актов для корректорской правки;

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Красноярского края от 10 апреля 2013 г. N 64-УГ в подпункт 7 подпункта 4.2.13 пункта 4.2 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

7) направление проектов правовых актов на единый краевой портал "Красноярский край" с адресом в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в домене krskstate.ru (далее - официальный сайт края - единый краевой портал "Красноярский край) в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и края.

4.2.14. Корректорская правка текстов проектов правовых актов осуществляется в целях обеспечения:

соответствия представленного текста проекта правового акта нормам современного русского литературного языка с учетом особенностей языка правовых актов;

устранения грамматических, орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок;

оформления проектов правовых актов в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией.

Корректорская правка проектов правовых актов проводится после проведения правовой экспертизы.

4.2.15. Корректорская правка проектов правовых актов осуществляется в течение 5 рабочих дней, имеющих срочный характер - в течение 3 рабочих дней, в отдельных случаях по поручению руководителя - в течение 1 рабочего дня со дня поступления:

проекта правового акта Губернатора края, Администрации Губернатора края в аппарат, обеспечивающий деятельность первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края и заместителей Губернатора края;

проекта правового акта Правительства края в отдел по работе с актами УДО.

4.3. Регистрация правовых актов и выпуск копий правовых актов

4.3.1. Регистрация правовых актов предусматривает заполнение электронной регистрационной карточки в системе автоматизированного делопроизводства.

Регистрацию правовых актов осуществляет отдел по работе с актами УДО.

В электронную регистрационную карточку вносятся:

основные реквизиты регистрации:

дата;

регистрационный номер;

наименование правового акта (для распоряжений Правительства и Администрации Губернатора края - краткое содержание, указываемое в листе согласования);

фамилия должностного лица, подписавшего правовой акт;

наименование структурного подразделения аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края, органа исполнительной власти края, ответственного за подготовку правового акта;

фамилия, имя, отчество исполнителя, непосредственно осуществлявшего подготовку текста правового акта;

иные сведения:

реквизиты правовых актов, в которые вносятся изменения либо которые признаются утратившими силу;

количество листов правового акта;

сведения о дате вступления в силу правового акта;

сведения об источнике опубликования (наименование средства массовой информации и его реквизиты (дата и номер издания), если правовой акт подлежит опубликованию;

тексты заданий (поручений), содержащих конкретные сроки исполнения;

наименования постоянных и временных коллегиальных органов, создаваемых правовыми актами.

4.3.2. Датой регистрации правового акта является дата его подписания уполномоченным должностным лицом.

4.3.3. Регистрация правовых актов ведется раздельно для каждого вида правового акта.

Регистрационный номер указа Губернатора края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы "уг", проставляемые через дефис.

Регистрационный номер распоряжения Губернатора края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы "рг", проставляемые через дефис.

Регистрационный номер постановления Правительства края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и букву "п", проставляемую через дефис.

Регистрационный номер распоряжения Правительства края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и букву "р", проставляемую через дефис.

Регистрационный номер распоряжения Администрации Губернатора края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы "ра", проставляемые через дефис.

При регистрации правового акта порядковый номер и дата проставляются в электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства в автоматическом режиме и переносятся в установленное место на правовой акт.

4.3.4. Выпуск копий правовых актов предусматривает:

формирование списка рассылки копий правового акта;

обеспечение идентичности электронных версий текстов правовых актов;

форматирование и редактирование электронных версий правовых актов;

оформление копий правовых актов (выписок из правовых актов);

изготовление копий правового акта;

заверение печатью отдела по работе с актами УДО подлинности подписи должностного лица, подписавшего правовой акт;

рассылку копий правового акта;

размещение электронной версии текста правового акта.

Выпуск копий правовых актов осуществляется отделом по работе с актами УДО.

4.3.5. Список рассылки копий правового акта формируется с учетом:

списка рассылки, определенного исполнителем, непосредственно осуществлявшим подготовку проекта правового акта, включая дополнительный список рассылки;

списка постоянных получателей правовых актов, определяемых в соответствии с законодательством Российской Федерации, края, договорами и соглашениями, подписанными Губернатором края от имени края, договорами и соглашениями, одной из сторон которых является Правительство края, Администрация Губернатора края.

4.3.6. Идентичность электронных версий текстов правовых актов обеспечивается посредством проверки электронных версий текстов правовых актов на соответствие подлиннику текста правового акта на бумажном носителе, подписанному уполномоченным должностным лицом. При выявлении несоответствия правке подлежит электронная версия текста правового акта.

4.3.7. Форматирование электронных версий правовых актов осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению проектов правовых актов.

Редактирование электронных версий осуществляется при выявлении различий в тексте подлинника правового акта и его электронной версии.

4.3.8. Оформление копий правовых актов предусматривает полное и точное воспроизведение содержания подлинного документа и всех его реквизитов, за исключением личной подписи должностного лица, подписавшего правовой акт.

Подлинность подписания правового акта уполномоченным должностным лицом подтверждается посредством проставления в установленном месте печати отдела по работе с актами УДО на каждом изготавливаемом экземпляре копии правового акта.

Оформление выписок из правовых актов предусматривает воспроизведение фрагмента содержания подлинного документа. Выписки из правовых актов оформляются на бланках правовых актов.

4.3.9. Выписка из правового акта включает в себя следующие реквизиты:

наименование вида документа - выписка;

дата, место издания, регистрационный номер правового акта;

наименование правового акта;

часть текста (необходимая структурная единица или ее часть) правового акта;

подпись;

оттиск печати;

отметка о заверении копии (выписки).

4.3.10. Оформление реквизитов выписки из правового акта осуществляется в следующем порядке.

Реквизит "наименование вида документа" - выписка - располагается ниже реквизита "наименование должности лица, подписавшего документ" в правовых актах Губернатора края и реквизита "наименование вида правового акта" в правовых актах Правительства края и распоряжениях Администрации Губернатора края.

Реквизиты "дата", "место издания", "регистрационный номер" правового акта проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов в правовом акте, из которого делается выписка.

Реквизит "наименование правового акта" указывается при оформлении выписок из правовых актов Губернатора края, постановлений Правительства края.

Реквизит "часть текста (необходимая структурная единица)" включает в себя:

преамбулу (за исключением индивидуальных правовых актов), которая, как правило, приводится полностью;

текст необходимой (требуемой) структурной единицы правового акта, а в случае необходимости оформления выписки из приложения - структурную единицу правового акта, содержащую ссылку на наличие приложения к правовому акту, а также заголовок к приложению и необходимую структурную единицу приложения;

пункт, включающий сведения об источнике официального опубликования правового акта (в случае опубликования правового акта);

пункт о порядке вступления в силу правового акта.

В реквизите "подпись" указывается наименование должности лица, подписавшего правовой акт, инициалы его имени и фамилия, за исключением личной подписи.

Личная подпись лица, подписавшего правовой акт, на изготавливаемых выписках не воспроизводится. Наличие подписи уполномоченного должностного лица на правовом акте подтверждается посредством проставления печати отдела по работе с актами УДО на каждом изготавливаемом экземпляре выписки из правового акта.

Реквизит "отметка о заверении копии (выписки)" оформляется в случаях, установленных законодательством Российской Федерации и края при необходимости подтверждения верности выписки подлиннику правового акта.

4.3.11. Изготовление копий правового акта осуществляется в количестве, определяемом списком рассылки копий правового акта. Копии правовых актов, состоящие из более чем одной страницы, как правило, изготавливаются с уменьшением формата копирования или с использованием оборотной стороны листа (двухстороннее копирование).

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Красноярского края от 10 апреля 2013 г. N 64-УГ в подпункт 4.3.12 пункта 4.3 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.3.12. В соответствии с законодательством Российской Федерации и края, соглашениями и договорами, одной из сторон которых является Правительство края, отдел по работе с актами УДО совместно с другими структурными подразделениями УДО обеспечивает направление копий правовых актов:

1) на бумажном носителе:

а) адресатам, определенным исполнителем, непосредственно осуществлявшим подготовку проекта правового акта, в соответствии со списком рассылки, включая дополнительный список рассылки;

б) в Законодательное Собрание края в соответствии с Уставом края;

в) в прокуратуру края, Западно-Сибирскую транспортную прокуратуру в соответствии с соглашениями, одной из сторон которых является Правительство края;

2) на бумажном носителе и в электронном виде:

а) в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по краю для включения в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации;

б) в журнал "Ведомости высших органов государственной власти Красноярского края", газету "Наш Красноярский край" для официального опубликования;

в) для размещения в информационно-правовых системах, отобранных правовым управлением Губернатора края, в соответствии с договорами и соглашениями, одной из сторон которых является Правительство края;

3) в электронном виде:

а) на единый краевой портал "Красноярский край" для размещения информации о нормотворческой деятельности государственных органов;

б) в Государственно-правовое управление Президента Российской Федерации, отобранных правовым управлением Губернатора края, для включения в единый эталонный банк данных правовой информации.

Направление копий принятых правовых актов в иные федеральные органы государственной власти, не указанные в настоящем пункте, осуществляется в случаях, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, и в соответствии с Порядком подготовки и издания правовых актов.

в) на "Официальный интернет-портал правовой информации Красноярского края" (www.zakon.krskstate.ru) для официального опубликования.

4.3.13. Копии правовых актов рассылаются адресатам на бумажном носителе в единственном экземпляре, если в листе рассылки не указано иное.

Дополнительная выдача копий правовых актов на бумажном носителе осуществляется по письменному запросу.

4.3.14. Размещение электронных версий текстов правовых актов осуществляется посредством прикрепления электронной версии текста правового акта к соответствующей электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства.

Электронные версии текстов правовых актов размещаются после изготовления их копий на бумажном носителе. Размещение осуществляется не позднее дня рассылки копий правового акта.

4.3.15. Выпуск и рассылка копий правовых актов осуществляется в 5-дневный срок со дня регистрации правовых актов.

Правовые акты, имеющие срочный характер, к регистрации и выпуску принимаются в первоочередном порядке.

5. Подготовка и оформление служебных (деловых) писем

5.1. Подготовка служебных (деловых) писем

5.1.1. Служебные (деловые) письма готовятся:

как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы юридических и физических лиц;

как сопроводительные письма к направляемым документам;

как инициативные письма.

5.1.2. Сроки исполнения служебных (деловых) писем устанавливаются руководителем с учетом сроков исполнения документов, установленных законодательством Российской Федерации и края, и продлеваются в порядке, установленном пунктом 8.5.3 Инструкции.

Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе или в резолюции.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

имеющие пометку "Срочно", "Незамедлительно" (или аналогичное) - в 3-дневный срок;

имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - в срок не более месяца.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, это поручение подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

5.1.3. Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.

5.1.4. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним адресатом.

Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

5.1.5. В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("Просим направить", "Направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым", "Прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Правительство Красноярского края не возражает...", "Администрация Губернатора Красноярского края предлагает...").

В совместных письмах текст излагают от первого лица множественного числа ("Приказываем...", "Решили...").

5.1.6. Во вступительной части формулируется тема письма.

Вступление может содержать:

причину возникновения вопроса или его краткую историю;

ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

5.1.7. При подготовке служебного (делового) письма к рассылке в дополнение к ранее направленному следует в тексте письма указывать номер и дату этого письма.

5.1.8. Представляемые на подпись руководителю проекты писем должны иметь визы согласования.

Виза проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма, который оформляется без бланка.

Согласование проектов писем осуществляется в срок не более 2-х рабочих дней со дня их поступления.

Письма, имеющие срочный характер, визируются в день их поступления на согласование.

Должностное лицо, ответственное за подготовку проекта служебного (делового) письма, обеспечивает согласование проекта документа, с учетом должности лица, которое будет подписывать служебное (деловое) письмо:

1) с полномочными представителями Губернатора края, руководителями структурных подразделений аппарата Правительства края, Администрации Губернатора края, органов исполнительной власти края, в ведении которых находятся вопросы, изложенные в проекте служебного (делового) письма;

2) с первым заместителем Губернатора края - председателем Правительства края, первым заместителем Губернатора края - руководителем Администрации Губернатора края, заместителем Губернатора края - первым заместителем руководителя Администрации Губернатора края, заместителями Губернатора края, заместителями Губернатора края - заместителями председателя Правительства края, в ведении которых находится координация вопросов в соответствующей области (сфере) государственного управления.

Согласование с иными должностными лицами, государственными органами, учреждениями, органами местного самоуправления, организациями осуществляется в форме служебных (деловых) писем, протоколов совещательных органов.

В случае если у согласующей стороны имеются замечания (предложения) к тексту документа, в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма указываются слова, например, "Замечания прилагаются".

Замечания (предложения) по тексту служебного (делового) письма должны быть мотивированы. Замечания (предложения) оформляются на отдельном листе бумаги и прилагаются к служебному (деловому) письму.

5.1.9. Направляемые вместе с письмом приложения должны быть подписаны и иметь необходимые для документа реквизиты, кроме документов и приложений к ним, полученных от юридических и физических лиц и пересылаемых (возвращаемых) с данным письмом.

5.1.10. Письма Губернатора края оформляются на бланках писем Губернатора края и подписываются Губернатором края (приложение N 17 к Инструкции).

В случае передачи в установленном порядке полномочий Губернатора края по подписанию писем Губернатора края иному должностному лицу, в письмах Губернатора края в реквизите "подпись должностного лица" указывается фактическая должность лица, осуществляющего полномочия по подписанию писем Губернатора края.

При передаче полномочий по подписанию писем Губернатора края первому заместителю Губернатора края - председателю Правительства края в реквизите "подпись должностного лица" должность излагается в следующей редакции:

Первый заместитель Губернатора края - председатель Правительства края

Подпись

И.О. Фамилия

При передаче полномочий по подписанию писем Губернатора края первому заместителю Губернатора края - руководителю Администрации Губернатора края в реквизите "подпись должностного лица" должность излагается в следующей редакции:

Первый заместитель Губернатора края - руководитель Администрации Губернатора края

Подпись

И.О. Фамилия

При передаче полномочий по подписанию писем Губернатора края заместителю Губернатора края - первому заместителю руководителя Администрации Губернатора края в реквизите "подпись должностного лица" должность излагается в следующей редакции:

Заместитель Губернатора края - первый заместитель руководителя Администрации Губернатора края

Подпись

И.О. Фамилия

При передаче полномочий по подписанию писем Губернатора края заместителю Губернатора края в реквизите "подпись должностного лица" должность излагается в следующей редакции:

Заместитель Губернатора края

Подпись

И.О. Фамилия

В случае временного возложения исполнения обязанностей Губернатора края на иное должностное лицо в реквизите "подпись должностного лица" при подписании писем Губернатора края должность осуществляющего временное исполнение обязанностей Губернатора края излагается в следующей редакции:

Исполняющий обязанности Губернатора края

Подпись

И.О. Фамилия

5.1.11. Письма Правительства края оформляются на бланках писем Правительства края и подписываются первым заместителем Губернатора края - председателем Правительства края, заместителями председателя Правительства края.

В случае передачи в установленном порядке первым заместителем Губернатора края - председателем Правительства края полномочий по подписанию писем Правительства края заместителю Губернатора края - заместителю председателя Правительства края в письмах Правительства края должность лица, осуществляющего полномочия по подписанию, излагается в следующей редакции:

Заместитель Губернатора края - заместитель председателя Правительства края

Подпись

И.О. Фамилия

В случае передачи в установленном порядке первым заместителем Губернатора края - председателем Правительства края полномочий по подписанию писем Правительства края министру края в письмах Правительства края должность лица, осуществляющего полномочия по подписанию, излагается в следующей редакции:

Министр края

Подпись

И.О. Фамилия

В случае временного возложения исполнения обязанностей первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края на одного из членов Правительства края в письмах Правительства края должность лица, осуществляющего временное исполнение обязанностей председателя Правительства края, излагается в следующей редакции:

Исполняющий обязанности председателя Правительства края

Подпись

И.О. Фамилия

5.1.12. Письма заместителей Губернатора края оформляются на бланках писем заместителей Губернатора края и подписываются заместителем Губернатора края - первым заместителем руководителя Администрации Губернатора края, заместителями Губернатора края.

5.1.13. Письма полномочного представителя Губернатора края оформляются на бланках писем полномочного представителя Губернатора края и подписываются полномочными представителями Губернатора края.

5.1.14. Письма Администрации Губернатора края оформляются на бланках писем Администрации Губернатора края и подписываются первым заместителем Губернатора края - руководителем Администрации Губернатора края, заместителем Губернатора края - первым заместителем руководителя Администрации Губернатора края, заместителями руководителя Администрации Губернатора края, руководителями структурных подразделений Администрации Губернатора края.

5.1.15. Письма аппарата Правительства края оформляются на бланках писем аппарата Правительства края и подписываются руководителем аппарата Правительства края, заместителями руководителя аппарата Правительства края, руководителями структурных подразделений аппарата Правительства края.

5.1.16. Подписание служебных (деловых) писем руководителями осуществляется на основании правового акта или иного документа, подтверждающего право подписания писем.

5.1.17. Письма, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, подписываются Губернатором края, первым заместителем Губернатора края - председателем Правительства края, первым заместителем Губернатора края - руководителем Администрации Губернатора края, если иное не указано в поручении Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края.

Письма, направляемые в адрес федеральных органов исполнительной власти, подписываются руководителями, руководителями органов исполнительной власти края, если иное не установлено в поручении Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителя Губернатора края - первого заместителя руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края - заместителей председателя Правительства края, заместителей Губернатора края.

5.1.18. При направлении письма в один адрес на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

два экземпляра приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте письма.

5.1.19. При направлении писем, идентичных по содержанию, не более чем в четыре адреса на подпись представляются:

четыре экземпляра письма, оформленные на бланках;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

пять экземпляров приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте проекта письма;

список рассылки в случае, если в тексте письма указывается только один адресат.

5.1.20. При направлении писем, идентичных по содержанию, более чем в четыре адреса на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр), на котором, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное название (например, "Главам муниципальных образований края", "По списку" и так далее);

один экземпляр приложения к письму при наличии ссылки на него в тексте письма;

список рассылки.

После подписания письмо копируется в количестве экземпляров, указанном в списке рассылки, и на каждом экземпляре копии письма указывается только один адресат.

5.1.21. При принятии руководителем решения о подписании каждого экземпляра из идентичных по содержанию писем, направляемых более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

письма, оформленные на бланках, в количестве, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

приложения к письму в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки, при наличии ссылки на него в тексте проекта письма;

список рассылки.

5.1.22. Список рассылки должен содержать точные наименования адресатов, а также их почтовые адреса, за исключением постоянных адресатов, определенных в пункте 3.3.1.7 Инструкции. Список рассылки подписывается исполнителем с проставлением даты подготовки списка рассылки.

Образец оформления списка рассылки приведен в приложении N 22 к Инструкции.

5.2. Оформление служебных писем.

5.2.1. Письма оформляются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером 14 пт через 1 межстрочный интервал.

Каждый напечатанный лист письма, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1-1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

Расположение реквизитов письма осуществляется в соответствии с пунктом 3.3 Инструкции.

5.2.2. Образец оформления письма приведен в приложении N 23 к Инструкции.

6. Подготовка и оформление протоколов, поручений, перечней поручений

6.1. Подготовка протоколов

6.1.1. Протокол - документ, фиксирующий факт проведения заседания, принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения на следующих заседаниях (далее совместно именуемые - заседания):

заседаниях Правительства края;

заседаниях Президиума Правительства края;

рабочих совещаниях (рабочих встречах) Губернатора края, в Правительстве края, Администрации Губернатора края - в случаях, если не составляется перечень поручений в соответствии с пунктом 6.5.1 Инструкции;

заседаниях совещательных органов, созданных при Губернаторе края, Правительстве края, Администрации Губернатора края, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами края, правовыми актами Губернатора края.

6.1.2. Протокол заседания составляется в случаях, предусмотренных законами края, правовыми актами Губернатора края, Правительства края и Администрации Губернатора края о создании совещательного органа, Регламентом Правительства края либо в случае принятия решения о необходимости составления протокола заседания должностным лицом - председательствующим на заседании.

6.1.3. Протоколы заседаний оформляются на основании последовательной записи хода обсуждения вопросов на заседаниях, в том числе с использованием аудиозаписей и стенограмм, а также материалов, подготовленных к заседанию в соответствии с правовыми актами Губернатора края, Правительства края и Администрации Губернатора края.

6.1.4. Протоколы заседаний оформляются следующими лицами (далее - ответственный за подготовку протокола):

под председательством Губернатора края - государственным гражданским служащим Секретариата Губернатора края;

под председательством первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, заместителей Губернатора края - заместителей председателя Правительства края - государственным гражданским служащим аппарата Правительства края;

под председательством первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителя Губернатора края - первого заместителя руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края - государственным гражданским служащим аппарата, обеспечивающего деятельность первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края и заместителей Губернатора края;

заседаний совещательных органов - секретарем совещательного органа или иным назначенным председательствующим лицом.

6.1.5. Текст протокола заседания содержит вводную и основную часть.

Во вводной части протокола заседания указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), присутствующих и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание.

Вводная часть протокола заседания заканчивается повесткой заседания, содержащей перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

В основной части протокола заседания указывается номер вопроса в соответствии с повесткой заседания, содержание вопроса, ход обсуждения вопроса, мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения, в том числе в протокол заседания может быть включен пункт о возложении контроля на должностное лицо, ответственное за исполнение поручений протокола в целом.

6.1.6. Утвержденные на заседаниях документы, за исключением правовых актов, а также стенограммы заседаний прилагаются к протоколу заседания.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола и оформляется в виде приложения к протоколу.

6.1.7. Протокол заседания может быть завизирован:

выступавшим на заседании лицом, если такой порядок предусмотрен положением о совещательном органе, либо такое решение было принято в ходе проведения заседания;

иным лицом по решению председательствующего.

Визы проставляются на последней странице протокола заседания в нижней части листа ниже реквизита "подпись должностного лица".

6.1.8. Протокол заседания подписывает председательствующий.

Протокол заседания может быть подписан всеми участниками заседания, если это предусмотрено правовым актом, определяющим порядок работы совещательного органа, либо такое решение было принято в ходе проведения заседания.

6.1.9. Срок оформления и регистрации протокола заседания не должен превышать 3-х рабочих дней со дня проведения заседания, если иной срок не установлен в Регламенте Правительства края, правовом акте, определяющем порядок работы совещательного органа.

6.1.10. Датой протокола заседания является дата проведения заседания.

6.1.11. Подписанный протокол заседания подлежит регистрации в отделе служебных писем УДО. Протоколы заседаний совещательных органов регистрируются секретарем совещательного органа или иным должностным лицом по поручению председателя совещательного органа.

Регистрация протоколов заседаний в УДО ведется раздельно для каждого вида протокола.

Регистрационный номер протокола заседания Правительства края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы "пк", проставляемые после порядкового номера без пробела.

Регистрационный номер протокола заседания Президиума Правительства края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы "зп", проставляемые после порядкового номера без пробела.

Регистрационный номер протокола рабочего совещания (рабочей встречи) или заседания совещательного органа включает в себя порядковый номер в пределах календарного года.

При регистрации протокола заседания в УДО порядковый номер проставляется в электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства в автоматическом режиме и переносится в установленное место на протокол.

6.1.12. Принятые решения рассылаются в виде копии протокола заседания либо выписки из протокола заседания (в случаях, установленных в Регламенте Правительства края, правовых актах, определяющих порядок работы совещательного органа) в течение 5 рабочих дней с даты проведения заседания, если иной срок не установлен в Регламенте Правительства края, правовом акте, определяющем порядок работы совещательного органа.

Рассылка осуществляется на основании списка рассылки, сформированного ответственным за подготовку протокола, а для протоколов заседания Правительства края - утвержденным руководителем аппарата Правительства края.

В обязательном порядке в список рассылки протокола заседания включаются должностные лица - ответственные исполнители отдельных пунктов поручений.

6.1.13. Выписка из протокола заседания - документ, представляющий точную копию части подлинного протокола заседания, относящуюся к тому вопросу повестки заседания, по которому готовится выписка.

Выписка из протокола заседания воспроизводит все обязательные реквизиты протокола заседания, вопрос повестки заседания, по которому готовится выписка, и текст основной части протокола, отражающий обсуждение вопроса и принятые решения.

Выписку из протокола заседания, оригинал которого хранится в УДО, заверяет начальник УДО.

6.2. Оформление протоколов

6.2.1. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, верхнее - 2 см и нижнее - 2 см.

6.2.2. Обязательными реквизитами протокола являются:

"наименование высшего должностного лица края (ГУБЕРНАТОР КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ), высшего органа исполнительной власти края (ПРАВИТЕЛЬСТВО КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ), государственного органа края (АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ)" - полное официальное наименование высшего должностного лица края, высшего органа исполнительной власти края, государственного органа края печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид документа (ПРОТОКОЛ)" - отделяется от предыдущего реквизита 1 интервалом и печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид заседания" - наименование вида заседания и (или) должность председательствующего или наименование совещательного органа, указанное в родительном падеже, печатается на следующей строке ниже реквизита "вид документа" полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

"дата протокола заседания" печатается у левой границы текстового поля через 1-2 интервала после реквизита "вид заседания";

"место проведения заседания" - печатается на том же уровне, что и реквизит "дата протокола заседания" и располагается по центру;

"регистрационный номер протокола заседания" - печатается на том же уровне, что и реквизит "дата протокола заседания" и располагается у правой границы текстового поля, состоит из печатного знака N и порядкового номера протокола заседания в пределах календарного года. Номера протоколов заседаний могут включать буквенные индексы в зависимости от вида протокола;

вводная часть протокола заседания - начинается со слова "Председательствовал", которое печатается полужирным шрифтом у левой границы текстового поля через 1-2 интервала ниже предыдущего реквизита. Далее (через двоеточие) на том же уровне печатается фамилия, инициалы имени и отчества, должность председательствующего;

слово "Присутствовали" печатается через 1 интервал от должности председательствующего полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются фамилии, имена и отчества присутствующих, а справа - наименования их должностей.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, который оформляется в виде приложения к протоколу, например:

Присутствовали: (список прилагается).

Вводная часть протокола заседания заканчивается повесткой заседания, содержащей перечень рассматриваемых вопросов.

Слова "Повестка заседания" печатаются через 1-2 интервала от списка присутствующих у левой границы текстового поля полужирным шрифтом, в конце ставится двоеточие.

Далее с абзацного отступа печатается формулировка рассматриваемых вопросов. Вопросы повестки формулируются с предлогом "О" ("Об") и печатаются с прописной буквы. Также приводятся фамилия, инициалы имени и отчества, должность докладчика. При наличии в повестке заседания нескольких вопросов они нумеруются арабскими цифрами с точкой.

Текст основной части протокола заседания отделяется от вводной части 1-2 интервалами и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания.

Текст каждого раздела строится по схеме (за исключением текста основной части протокола рабочего совещания, который начинается со слова "РЕШИЛИ:"):

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Слово "СЛУШАЛИ" печатается у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа указываются: формулировка вопроса (с прописной буквы), фамилия и инициалы имени и отчества докладчика и краткое изложение доклада. Если текст доклада оформляется в виде приложения к протоколу, делается ссылка: "Текст доклада прилагается (приложение N ...)".

Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатается через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа приводятся фамилия и инициалы имени и отчества выступившего (выступивших), при необходимости с указанием наименования должности (наименований должностей). Краткая запись выступления приводится в форме косвенной речи. Если текст выступления оформляется в виде приложения к протоколу, то делается пометка: "Текст выступления прилагается (приложение N ...)".

Слово "РЕШИЛИ" печатается через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа следует изложение решения (печатается с прописной буквы). Если решение по вопросу повестки заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов решения излагается с использованием неопределенной формы глагола (например: возложить, поручить, организовать и так далее). Затем с абзацного отступа указываются фамилия и инициалы имени и отчества ответственного за исполнение поручения протокола и срок исполнения.

Подпись председательствующего отделяется от текста основной части протокола 2-3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы имени и отчества, фамилия).

Наименование должности печатается у левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правой границей текстового поля.

Фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного за подготовку протокола печатаются на лицевой стороне последнего листа протокола в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом размера 10 пт.

Образцы оформления протоколов заседаний, выписки из протокола заседания приведены в приложении N 24 к Инструкции.

6.3. Подготовка поручения

6.3.1. Поручения Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителя Губернатора края - первого заместителя руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края, заместителей Губернатора края - заместителей председателя Правительства края оформляются в виде отдельного документа в случаях, когда по своему характеру требуют срочного исполнения.

6.3.2. Поручения:

Губернатора края - оформляются государственным гражданским служащим Секретариата Губернатора края;

первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, заместителей Губернатора края - заместителей председателя Правительства края - оформляются государственным гражданским служащим аппарата Правительства края;

первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителя Губернатора края - первого заместителя руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края - оформляются государственным гражданским служащим аппарата, обеспечивающего деятельность первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края и заместителей Губернатора края.

6.3.3. Текст поручения содержит:

основание поручения;

фамилию, инициалы и должность исполнителя;

содержание поручения;

подпись должностного лица, выдавшего поручение.

6.3.4. Датой поручения является дата его подписания.

Подписанное поручение подлежит регистрации в отделе служебных писем УДО.

Регистрационный номер поручения включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы "ип", проставляемые после порядкового номера без пробела.

При регистрации поручения порядковый номер проставляется в электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства в автоматическом режиме и переносится в установленное место на поручение.

6.3.5. Поручение регистрируется и рассылается не позже рабочего дня, следующего за днем его подписания.

6.3.6. Копии поручений рассылаются в соответствии со списком рассылки, сформированным лицом, оформившим данное поручение.

В обязательном порядке в список рассылки поручения включаются должностные лица - ответственные исполнители поручения.

6.4. Оформление поручений

6.4.1. Поручение оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, верхнее - 2 см и нижнее - 2 см.

6.4.2. Реквизитами поручения являются:

"вид документа (Поручение)" - печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

"регистрационный номер поручения" - печатается на уровне реквизита "вид документа", состоит из печатного знака N, следующего за словом "Поручение";

"наименование должности, инициалы и фамилия лица, выдавшего поручение" - печатается в родительном падеже полужирным шрифтом через 1 интервал ниже предыдущего реквизита и выравнивается по центру;

"основание поручения" - печатается через 1-2 интервала ниже предыдущего реквизита с абзацного отступа;

ниже с абзацного отступа печатается слово "Кому" с двоеточием. На следующей строке с абзацного отступа печатаются фамилии, инициалы имен и отчеств должности лиц, ответственных за исполнение поручения;

"содержание поручения" - печатается через 1-2 интервала ниже предыдущего реквизита с абзацного отступа;

"дата выдачи поручения" - печатается через 1-2 интервала ниже предыдущего реквизита;

"форма представления отчета о поручении" - указывается ниже предыдущего реквизита;

"срок исполнения" - печатается через 1-2 интервала ниже предыдущего реквизита;

"дата снятия с контроля" - печатается у нижней границы текстового поля с абзацного отступа;

"отметка о снятии с контроля" - печатается выше реквизита "дата снятия с контроля" на 1 интервал с абзацного отступа;

должностное лицо, давшее поручение, ставит свою подпись у правой границы текстового поля ниже реквизита "форма представления отчета".

Образец оформления поручения приведен в приложении N 25 к Инструкции.

6.5. Подготовка перечня поручений

6.5.1. Перечень поручений Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителя Губернатора края - первого заместителя руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края, заместителей Губернатора края - заместителей председателя Правительства края составляется по их поручению и оформляется по итогам:

рабочих поездок, рабочих совещаний (рабочих встреч) - в случае если руководителем, проводящим рабочее совещание (рабочую встречу), принято решение не оформлять протокол заседания;

оперативных совещаний.

6.5.2. Перечень поручений оформляется следующими лицами (далее - ответственный за подготовку перечня поручений):

Губернатора края - государственным гражданским служащим Секретариата Губернатора края;

поручений первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, заместителей Губернатора края - заместителей председателя Правительства края - государственным гражданским служащим аппарата Правительства края;

поручений первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителя Губернатора края - первого заместителя руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края - государственным гражданским служащим аппарата, обеспечивающего деятельность первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края и заместителей Губернатора края.

6.5.3. Перечень поручений по итогам рабочих поездок, рабочих совещаний (рабочих встреч) утверждает руководитель, выдавший входящие в него поручения.

Перечень поручений оперативного совещания первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края утверждает руководитель аппарата Правительства края, а иных оперативных совещаний - руководитель, выдавший входящие в него поручения.

6.5.4. Срок подготовки и регистрации перечня поручений оперативного совещания составляет 1 рабочий день со дня проведения оперативного совещания, срок подготовки и регистрации перечня поручений по итогам рабочих совещаний, рабочих поездок (рабочих встреч) не должен превышать 3 рабочих дней со дня проведения рабочего совещания, рабочей поездки (рабочей встречи).

6.5.5. Датой перечня поручения является дата проведения оперативного совещания, рабочего совещания или рабочей поездки (рабочей встречи), по итогам которых он сформирован.

6.5.6. Утвержденный перечень поручений подлежит регистрации в отделе служебных писем УДО.

Регистрационный номер перечня поручений по итогам рабочего совещания, рабочей поездки (рабочей встречи) Губернатора края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы "гп", проставляемые после порядкового номера без пробела.

Регистрационный номер перечня поручений по итогам рабочего совещания, рабочей поездки (рабочей встречи) первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, заместителей Губернатора края - заместителей председателя Правительства края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы "пп", проставляемые после порядкового номера без пробела.

Регистрационный номер перечня поручений первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителя Губернатора края - первого заместителя руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы "ап", проставляемые после порядкового номера без пробела.

Регистрационный номер перечня поручений оперативного совещания включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы "ос", проставляемые после порядкового номера без пробела.

При регистрации перечней поручений порядковый номер проставляется в электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства в автоматическом режиме и переносится в установленное место на поручение.

6.5.7. Принятые решения рассылаются в виде копии перечня поручений либо выписки из перечня поручений (в случаях, установленных в Регламенте Правительства края, правовых актах, определяющих порядок работы совещательного органа) в течение 1 рабочего дня с даты их регистрации, если иной срок не установлен в Регламенте Правительства края.

Рассылка осуществляется на основании списка рассылки, сформированного ответственным за подготовку перечня поручений, а в отношении перечня поручений первого заместители Губернатора края - председателя Правительства края - по списку, утвержденному руководителем аппарата Правительства края.

В обязательном порядке в список рассылки перечня поручений включаются должностные лица - ответственные исполнители отдельных пунктов перечня поручений.

6.5.8. Выписка из перечня поручений представляет собой точную копию части подлинного перечня поручений, относящуюся к тому вопросу перечня поручений, по которому готовится выписка.

Выписка из перечня поручений воспроизводит все обязательные реквизиты и текст пунктов перечня поручений, отражающий суть поручений, срок исполнения и ответственных за исполнение поручений.

Выписку из перечня поручений, подлинник которого хранится в УДО, заверяет начальник УДО.

6.6. Оформление перечня поручений
по итогам рабочей поездки, рабочего совещания (рабочей встречи)

6.6.1. Перечень поручений по итогам рабочей поездки, рабочего совещания (рабочей встречи) оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, верхнее - 2 см и нижнее - 2 см.

6.6.2. Реквизитами перечня поручений являются:

"гриф утверждения";

"вид документа (ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ)" - печатается ниже предыдущего реквизита на 1-2 интервала полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"регистрационный номер перечня поручений" - печатается на уровне реквизита "вид документа", состоит из печатного знака N, следующего за словами "ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ";

"наименование должности лица, давшего поручения" - печатается на следующей строке ниже реквизита "вид документа" полужирным шрифтом в родительном падеже и выравнивается по центру;

"наименование рабочей поездки (рабочей встречи)" - печатается в родительном падеже на следующей строке ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

"дата рабочей поездки (рабочей встречи)" - печатается у левой границы текстового поля через 1 интервал от предыдущего реквизита словесно-цифровым способом;

"место проведения рабочей поездки (рабочей встречи)" - печатается на том же уровне, что и реквизит "дата перечня поручений" и располагается у правой границы текстового поля;

текст перечня поручений отделяется от реквизита "дата рабочей поездки (рабочей встречи)" 1 интервалом и может состоять из разделов и пунктов или только из пунктов. Разделы формируются в соответствии с вопросами, обсуждаемыми в рамках рабочей поездки (рабочей встречи), по итогам которого дается перечень поручений, и нумеруются римскими цифрами.

6.6.3. Текст отдельных пунктов перечня поручений печатается с абзацного отступа и излагается с использованием неопределенной формы глагола (например, возложить, поручить, организовать и так далее). Затем с абзацного отступа указываются фамилия и инициалы имени и отчества ответственного за исполнение этого пункта перечня поручений и срок исполнения.

6.6.4. Фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного за подготовку перечня поручений печатаются на лицевой стороне последнего листа перечня поручений в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом размера 10 пт.

6.7. Оформление перечня поручений оперативного совещания

6.7.1. Перечень поручений оперативного совещания оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Arial Narrow, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, верхнее - 2 см и нижнее - 2 см.

6.7.2. Реквизитами перечня поручений оперативного совещания являются:

"гриф утверждения";

"вид документа (ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ)" печатается через 1 интервал ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом вразрядку и выравнивается по центру;

"регистрационный номер перечня поручений оперативного совещания" - печатается на уровне реквизита "вид документа", состоит из печатного знака N, следующего за словом "ПОРУЧЕНИЙ";

"наименование должности лица, выдавшего поручения" и "наименование вида перечня поручений", указанное в родительном падеже, печатается на следующей строке ниже реквизита "вида документа" полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

"дата перечня поручений оперативного совещания" - печатается через 1-2 интервала ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

далее через 1-2 интервала в табличной форме оформляются содержание поручения, ответственный исполнитель и срок исполнения поручения.

6.7.3. Фамилия, имя, отчество и номер телефона государственного гражданского служащего аппарата Правительства края, подготовившего перечень поручений оперативного совещания, печатаются на лицевой стороне последнего листа перечня поручений в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом размера 10 пт.

6.7.4. Образцы оформления перечня поручений по итогам рабочей поездки (рабочей встречи), выписки из него, а также оформления перечня поручений оперативного совещания приведены в приложении N 26 к Инструкции.

7. Особенности оформления и регистрации отдельных видов документов

7.1. Оформление и регистрация договоров и соглашений

7.1.1. Договоры и соглашения, подписанные Губернатором края от имени края, договоры и соглашения, одной из сторон которых является Правительство края или Администрация Губернатора края, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

7.1.2. Обязательными реквизитами договора и соглашения, если иное не установлено нормативными правовыми актами Российской Федерации и края, являются:

вид документа;

наименование документа;

дата документа;

место составления (издания) документа;

регистрационный номер документа;

текст документа;

подпись должностного лица;

оттиск печати.

7.1.3. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с подразделом 3.3 Инструкции, если иное не установлено в нормативных правовых актах Российской Федерации.

7.1.4. Согласование проекта договора, соглашения осуществляется в порядке, предусмотренном для согласования проектов правовых актов (подраздел 4.2 Инструкции), в течение 10 рабочих дней со дня поступления их руководителю на согласование.

7.1.5. Проект договора, соглашения, предназначенный для подписания от имени края, подписывается Губернатором края или первым заместителем Губернатора края - председателем Правительства края, первым заместителем Губернатора края - руководителем Администрации Губернатора края, заместителем Губернатора края - первым заместителем руководителя Администрации Губернатора края, заместителем Губернатора края - заместителем председателя Правительства края, заместителем Губернатора края, которому переданы полномочия по подписанию договора, соглашения края.

Проект договора, соглашения, одной из сторон которых является Правительство края, подписывается первым заместителем Губернатора края - председателем Правительства края или заместителем Губернатора края - заместителем председателя Правительства края, министром края, которому переданы полномочия по подписанию договора, соглашения края.

Проект договора, соглашения, одной из сторон которых является Администрация Губернатора края, подписывается первым заместителем Губернатора края - руководителем Администрации Губернатора края или заместителем Губернатора края - первым заместителем руководителя Администрации Губернатора края, которому переданы полномочия по подписанию договора, соглашения края.

7.1.6. Для подписания договоры, соглашения передают в количестве экземпляров, соответствующих числу сторон (участников).

7.1.7. Регистрацию договоров, соглашений осуществляет отдел служебных писем УДО.

Регистрации подлежат все договоры и соглашения, подписанные Губернатором края от имени края, договоры и соглашения одной из сторон которых является Правительство края или Администрация Губернатора края.

Подписанные всеми участвующими сторонами и заверенные печатями договоры и соглашения передаются на регистрацию вместе с листом согласования, замечаниями (предложениями), протоколом (таблицей) разногласий, а также визовым экземпляром в случае его наличия.

7.1.8. Регистрация договоров, соглашений предусматривает заполнение электронной регистрационной карточки в системе автоматизированного делопроизводства.

В электронную регистрационную карточку вносятся основные реквизиты регистрации:

дата регистрации;

дата подписания;

регистрационный номер;

срок действия (при наличии);

наименование договора, соглашения;

фамилия, инициалы имени и отчества должностного лица, подписавшего договор, соглашение;

фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за подготовку и согласование текста договора, соглашения;

наименование других сторон договора, соглашения (субъект Российской Федерации, федеральный орган государственной власти, организация).

В зависимос