Раздел III. Состав, последовательность, и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

Раздел III. Состав, последовательность,
и сроки выполнения административных процедур,
требования к порядку их выполнения

3.1. Информация о порядке оказания услуги, местонахождении и графике работы муниципального архива предоставляется:

- непосредственно в муниципальном архиве при личном обращении и по телефону;

- по письменным обращениям, в том числе по электронной почте.

Почтовый адрес муниципального архива: ул.Московская, д.27, 3 этаж, г.Канск, Красноярского края, 663600;

Телефон архива, ответственного за предоставление услуги:

(8 - 391-61) 2 - 43 - 41.

Режим работы муниципального архива:

Понедельник - пятница с 8.00 до 17.00, обеденный перерыв с 12.00 до 13.00,

выходные дни - суббота, воскресенье.

Адрес электронной почты: kansk-gorarhiv@mail.ru

3.2. Информацию по вопросам предоставления услуги предоставляют специалисты архива при личном обращении, посредством телефона и электронной почты. Информация предоставляется по следующим вопросам:

- архив, куда следует обратиться за получением требуемой информации;

- наличие документов по запрашиваемой тематике;

- срок исполнения запроса;

- режим приема заявителей для предоставления услуги.

При информировании пользователей по телефону и личном обращении сотрудники архива дают подробную информацию о порядке предоставления информационных услуг.

При информировании о порядке предоставления услуги по телефону должностное лицо, сняв трубку, должно представиться: фамилия, имя, отчество, должность, наименование органа.

3.3. Прием заявителей (физических и юридических лиц) осуществляет должностное лицо муниципального архива с понедельника по четверг с 8.00 до 12.00 часов.

3.4. Предоставление услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием и регистрация обращений (запросов) пользователей;

2) рассмотрение обращений (запросов) и принятие решения о возможности предоставления или об отказе в предоставлении услуги;

3) исполнение запроса;

4) выдача справок.

3.4.1. Прием и регистрация обращений (запросов)

Основанием для начала предоставления услуги является личное обращение (запрос) гражданина (представителя заявителя, его доверенного лица) в муниципальный архив.

Должностное лицо муниципального архива, осуществляющее прием документов:

- устанавливает личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность заявителя, либо полномочия представителя;

- осуществляет проверку правильности заполнения заявления, удостоверяясь в том, что:

а) текст заявления написан разборчиво, без сокращения;

б) в заявлении все строки заполнены.

- помогает заявителю оформить заявление, если последний затрудняется это сделать;

- предоставляет заявителю консультацию по порядку и срокам предоставления услуги.

Заявление (форма заявления приведена в приложении N 2, 3, 4 к настоящему Административному регламенту) со всеми необходимыми документами принимается специалистом муниципального архива, ответственным за исполнение запросов.

Должностное лицо регистрирует обращение (запрос) в Журнале учета регистрации и исполнения заявлений граждан, присваивает обращению (запросу) индивидуальный регистрационный номер.

Передает зарегистрированное обращение (запрос) в день приема (получения) для рассмотрения по существу другим специалистам архива.

Основанием для начала административной процедуры является поступление заявления от заявителя в муниципальный архив. В течение одного рабочего дня принимается решение о предоставлении услуги или переадресации запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения запроса.

Прием и первичная обработка заявлений, поступивших по почте, осуществляется должностным лицом муниципального архива в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

При вскрытии конвертов проверяется правильность и полнота вложения и целостность документов. Конверты от поступающих писем не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документов (заявления).

Срок исполнения действия - в день поступления обращения (запроса) или в первый рабочий день в случае его поступления в нерабочее время.

3.4.2. Рассмотрение заявления и принятие решения о возможности предоставления или об отказе в предоставлении услуги

Должностное лицо муниципального архива определяет срочность заявления и осуществляет сортировку всех заявлений по характеру дальнейшего исполнения:

- заявления на исполнение;

- непрофильные заявления;

- заявления, требующие получения от заявителей дополнительных сведений.

Должностное лицо муниципального архива рассматривает поступившие обращения (запросы) и определяет правомочность получения пользователем запрашиваемой информации, степень полноты информации, необходимой для исполнения запроса, местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

Срок исполнения действия - не более двух рабочих дней со дня получения обращения (заявления) для рассмотрения.

3.4.3. Исполнение обращения (запроса)

Регистрация заявления считается юридическим фактом, являющимся основанием для начала действий по предоставлению услуги.

Запрос, поступивший на исполнение специалисту муниципального архива, исполняется в порядке очередности.

Заявления, по которым в муниципальном архиве отсутствуют документы, направляются по принадлежности не позднее чем в 3-дневный срок с момента регистрации.

Исполнение заявления осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на хранении в муниципальном архиве.

Архивная справка, архивная выписка или архивная копия подписывается директором архива и заверяется печатью.

Если в фондах муниципального архива отсутствуют документы и сведения по теме заявления, но известно местонахождение документов, производится пересылка заявления. В этом случае должностное лицо, ответственное за регистрацию заявлений, готовит сопроводительное письмо к заявлению и уведомление заявителю об отсутствии документов в муниципальном архиве и пересылке заявления на исполнение в другую организацию. С заявления снимается копия, которая остается в архиве, а оригинал заявления вместе с сопроводительным письмом пересылается в организацию, где хранятся документы. Заявителю посылается уведомление о пересылке заявления.

Если в заявлении отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения заявления данные.

Проверяется качество исполнения обращения (запроса), в случае обнаружения ошибок, неполноты объема информации, возвращается на доработку.

Срок исполнения действия - не более пятнадцати рабочих дней со дня принятия решения о возможности предоставления услуги.

Ответ на запрос дается на государственном языке Российской Федерации.

В архивной справке, архивной копии, архивной выписке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и заверены печатью.

Срок исполнения действия - не более двух рабочих дней со дня исполнения запроса.

Исполненный запрос фиксируется в журнале регистрации и выдается заявителю (высылается простым почтовым отправлением).

Срок исполнения действия - не более одного рабочего дня с момента исполнения запроса.

3.4.4. Результат действия и порядок выдачи справок

Рассмотрение обращения (запроса) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Конечный результат:

- по тематическим запросам - информационное письмо, тематическая подборка копий архивных документов и др.;

- по социально-правовым запросам организаций и граждан - архивные справки, архивные копии, архивные выписки, информации.

Архивная справка, архивная выписка или архивная копия, в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица, выдается ему под роспись при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего его личность; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки или архивной копии расписывается на втором экземпляре документа, остающегося на хранении в муниципальном архиве, указывая дату ее получения. В остальных случаях архивная справка, архивная выписка или архивная копия высылается заявителю письмом по почте.

Подготовленные архивные справки, архивные выписки и архивные копии подписываются директором муниципального архива, заверяются печатью и высылаются по почте специалистом муниципального архива.

Срок исполнения действия - не более одного рабочего дня со дня фиксации запроса в журнале регистрации.