Распоряжение Администрации г. Тюмени от 31 марта 2000 г. N 1189 "Об утверждении Положения об Управлении делами аппарата Главы города"

Распоряжение Администрации г. Тюмени от 31 марта 2000 г. N 1189
"Об утверждении Положения об Управлении делами аппарата Главы города"

В соответствии с Постановлением Главы города от 16.02.2000. N 7 "О реформировании структуры администрации г. Тюмени, аппарата Главы города", распоряжениями Главы города от 15.03.2000. N 847 "Об утверждении структуры муниципальных должностей аппарата Главы города, управления кадровой политики администрации г. Тюмени", от 15.03.2000. N 890 "Об утверждении штатного расписания аппарата Главы города, управления кадровой политики администрации города Тюмени":

Утвердить Положение об Управлении делами аппарата Главы города Тюмени.

Глава города Тюмени

С.М. Киричук

Приложение
к распоряжению
Главы
города Тюмени
от 31 марта 2000 г. N 1189

Положение
об управлении делами аппарата Главы города Тюмени

I. Общие положения

Управление делами аппарата Главы города Тюмени (далее управление) образовано в соответствии с постановлением Главы города Тюмени от 16.02.2000 N 7 "О реформировании структуры администрации г. Тюмени, аппарата Главы города", является структурным подразделением аппарата Главы города, без образования юридического лица. Включает в себя: Управление (консультант-помощник; ведущий специалист; секретарь приемной); Сектор подготовки и выпуска постановлений, распоряжений; Канцелярию; Архивный отдел; Машбюро.

В своей деятельности управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законами Российской Федерации и Тюменской области, Указами Президента Российской Федерации, нормативными актами Правительства РФ и Тюменской области. Уставом города Тюмени, постановлениями и распоряжениями Главы города, настоящим Положением.

Управление в отношениях с хозяйствующими субъектами представляет интересы администрации в пределах своей компетенции.

Управление строит свою деятельность на основе перспективных и текущих планов работы администрации города в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями администрации г. Тюмени.

В ведении управления находится документационное и материально-техническое обеспечение деятельности администрации г. Тюмени.

Работники управления назначаются и освобождаются от должности приказом заместителя Главы города - руководителя аппарата по представлению управляющего делами. Положение об управлении утверждается распоряжением Главы города.

II. Основные задачи и функции

1. Качественное печатание, тиражирование распорядительных актов администрации, документов и материалов к заседаниям городской Думы, писем, справок, информации.

2. Учет, регистрация и хранение подписанных актов Главы города и его заместителей.

3. Прием, отправление, учет, сохранность, своевременное прохождение и исполнение документов.

4. Ведение текущего архива и передача документов в архив.

5. Регистрация поступившей в администрацию деловой корреспонденции, контроль за их качественным и оперативным рассмотрением.

6. Ежегодное обновление сводной номенклатуры дел администрации города и периодическая сверка наличия документа.

7. Изготовление печатей, штампов, журналов, папок, удостоверений, бланочной продукции.

8. Организация транспортного обслуживания администрации города.

9. Содержание рабочих помещений, их ремонт, реконструкция, пожарная безопасность.

10. Встреча официальных делегаций, должностных лиц, проведение связанных со встречами мероприятий.

III. Должностные обязанности работников управления

1. Заместитель руководителя аппарата - Управляющий делами:

а) назначается и освобождается от должности распоряжением Главы города по представлению заместителя Главы города - руководителя аппарата;

б) принимает участие в аппаратных совещаниях при заместителе Главы города - руководителе аппарата;

в) руководит деятельностью управления, обеспечивает реализацию прав и обязанностей сотрудников, вытекающих из настоящего Положения, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на управление функций и задач;

г) взаимодействует с другими структурными подразделениями администрации города, организациями и учреждениями по вопросам компетенции управления;

д) осуществляет подбор кадров в управление, организует их работу;

е) осуществляет контроль за соблюдением инструкций и других нормативных актов по работе с документами;

ж) визирует все распорядительные акты Главы города и его заместите лей;

з) имеет право подписи финансовых документов по статье "Местное самоуправление администрации города";

и) обеспечивает изготовление и учет необходимых для работы печатей, штампов, факсимиле, удостоверений, бланочной продукции, их сохранность, правильное использование;

к) анализирует состояние работы с документами в администрации города;

л) координирует работу группы обеспечения по организационно-технической подготовке и проведению заседаний, совещаний и мероприятий администрации города, а также встреч официальных делегаций и должностных лиц;

м) координирует и контролирует работу консультантов-помощников Главы города и консультантов-помощников заместителей Главы города, а также секретарей приемных руководителей;

н) курирует работу МУ "АХС", взаимодействует с учреждением по вопросам материально-технического обеспечения администрации г. Тюмени;

о) готовит предложения по смете расходов на содержание администрации города в части ее материально-технического обеспечения и содержания;

п) координирует работу и следит за порядком использования автотранспортных средств администрации города;

р) взаимодействует с холдинговой компанией "Фонд" по вопросам питания сотрудников администрации;

с) готовит и вносит на рассмотрение руководителя аппарата проекты договоров по материально-техническому, социально-бытовому обеспечению работников администрации и организационно обеспечивает реализацию настоящих договоров;

т) вносит предложения руководителю аппарата по сотрудникам управления в части определения их:

- графика отпусков;

- графика аттестации;

- организации служебного времени;

- поощрения и наложения взысканий;

- материальной помощи;

- надбавок к должностному окладу;

- приема на службу и увольнения.

у) на период отсутствия заместителя Главы города - руководителя аппарата исполняет его обязанности.

2. Канцелярия

2.1. Главный специалист:

- в соответствии с установленным порядком, основными положениями ЕГСДОУ, инструкцией по делопроизводству (распоряжение от 29.03.95 N 670), правилами внутреннего трудового распорядка, поручениями управляющего делами организует работу канцелярии по обработке входящей и исходящей корреспонденции;

- обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящей корреспонденции и отправку исходящей корреспонденции;

- осуществляет контроль за правильным оформлением документов при обработке входящей и исходящей корреспонденции, за соблюдением требований инструкции по делопроизводству;

- организует работу по учету и хранению законченных дел, подготовке и сдаче в архив в соответствии с установленным порядком;

- осуществляет контроль за сроками прохождения корреспонденции в администрации города, принимает меры и докладывает ежемесячно управляющему делами о нарушениях;

- обеспечивает справочно-информационную работу по документам;

- организует документооборот и вносит предложения управляющему делами по его совершенствованию;

- разрабатывает и внедряет предложения по совершенствованию делопроизводства в администрации города и организации труда работников канцелярии;

а) имеет право:

- требовать от работников администрации оформления документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, представления исходящей корреспонденции строго к указанному сроку;

- возвращать документы, неправильно оформленные к отправке;

- вносить предложения по изготовлению необходимых печатей и штампов для ведения делопроизводства канцелярии;

- информировать управляющего делами о фактах нарушения структурными подразделениями администрации города правил оформления документов по служебной переписке, проходящей через канцелярию;

б) несет ответственность:

- за организацию работы канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций;

- за соблюдение правил регистрации, контроля, учета документов и их прохождение, предусмотренных инструкцией по ведению делопроизводства;

в) должна знать:

- структуру и основные функции подразделений системы органов управления; распределение обязанностей между руководителями и работниками администрации;

- основные правила ведения делопроизводства и машинописи на основе ЕГСДОУ;

- адреса основных корреспондентов.

В период временного отсутствия обязанности главного специалиста выполняет работник, назначенный руководителем аппарата по представлению управляющего делами.

2.2. Специалист первой категории:

- является работником, непосредственно осуществляющим прием и отправку входящей и исходящей корреспонденции, подчинен заведующей канцелярией;

- в период временного отсутствия специалиста первой категории его обязанности выполняет работник, назначаемый заведующей канцелярией по согласованию с управляющим делами.

а) обязан:

- принимать входящую корреспонденцию, расконвертовывать, проверять наличие вложений, в случае повреждения корреспонденции или недостаче вложения составлять акты;

- документы, подлежащие регистрации, вводить в компьютер;

- регистрировать ДСП, телеграммы, производить датирование каждого документа;

- передавать поступившие жалобы и обращения в приемную по жалобам и обращениям граждан и организаций;

- своевременно формировать дела в соответствии с номенклатурой дел, оформлять законченные делопроизводством документы и готовить их к сдаче в архив;

- производить отбор документов на постоянное и долговременное хранение;

- участвовать в передаче дел постоянного срока хранения в городской архив;

- в установленном порядке замещать в период временного отсутствия работника канцелярии;

б) должен знать:

- правила ведения делопроизводства и машинописи;

- структуру и основные функции структурных подразделений управления городской администрации;

- распределение обязанностей между руководителями и работниками аппарата городской администрации;

- адреса основных корреспондентов;

- номера телефонов руководителей структурных подразделений городской администрации;

в) имеет право:

- возвращать корреспонденцию при недостаче вложений или неправильном ее оформлении;

- вносить предложения по улучшению организации делопроизводства;

г) несет ответственность:

- за регистрацию, передачу и сохранность картотеки;

- за сохранность и правильное использование оборудования на рабочем месте;

- за некачественное и несвоевременное выполнение задач, предусмотренных настоящим Положением.

2.3. Специалист (курьер наружной связи):

- осуществляет доставку исходящей корреспонденции адресатам города и в почтовое отделение;

- своевременно передает корреспонденцию, в отделы, комитеты, управления и в почтовое отделение связи на отправку;

- обеспечивает сохранность доставляемой корреспонденции;

- обеспечивает передачу дел постоянного срока хранения в архив;

- выполняет служебные поручения управляющего делами;

- замещает временно отсутствующего специалиста по вводу входящей и исходящей корреспонденции в компьютер;

- должен знать маршруты разноски и адреса учреждений и расположение структурных подразделений в них.

3. Машинописное бюро.

3.1. Заведующая машинописным бюро:

- подчиняется управляющему делами;

- организует работу машинописного бюро;

- принимает материалы для печати и размножения, распределяет их между машинистками, ведет учет выработки, сдает выполненную работу, обеспечивает сохранность принимаемых документов;

- выполняет машинописные работы с рукописных и печатных оригиналов на компьютере;

- производит размножение материалов;

- должна знать устройство компьютера, копировально-множительного аппарата, технические требования при работе на них, соблюдать правила техники безопасности;

- следит за техническим состоянием множительной техники; своевременно вносит предложение по замене изношенного оборудования;

- по вопросам компьютерной сети взаимодействует с комитетом по информатизации;

- через МУ "АХС" организует снабжение машинисток необходимыми расходными материалами;

- оказывает практическую помощь сотрудникам администрации, самостоятельно выполняющим машинописные работы на компьютере;

- имеет право возвратить материал, поступивший в работу в случае его неразборчивости, грязного и неопрятного состояния;

- несет ответственность за грамотное перепечатывание и соответствие выпущенного материала требованиям ГОСТа и порядку оформления;

- отвечает за конфиденциальность поступившей в машбюро информации.

3.2. Машинистка 1 категории:

- работает под непосредственным руководством заведующей машинописным бюро;

- выполняет машинописные работы с рукописных и печатных оригиналов на компьютере;

- производит размножение материалов;

- следит за состоянием компьютера и копировально-множительного аппарата;

- соблюдает правила техники безопасности.

4. Помощник-консультант руководителя:

а) работает под непосредственным руководством руководителя (Глава города, заместитель Главы города),структурно подчинен управляющему делами;

б) принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию и передает на рассмотрение руководителю. После подписания документы передает в канцелярию или комитет по обращению граждан и контролю для отправки;

в) принимает распорядительные акты на подпись руководителю;

г) формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

д) работает с организациями, руководителями предприятий всех видов собственности.

Сопровождает руководителя на встречах в трудовых коллективах;

е) готовит для руководителя справки, информации, выступления, доклады, редактирует документы;

ж) готовит и организует мероприятия по проведению совещаний, ведет протокол, записывает поручения и контролирует их исполнение;

з) совместно с комитетом по обращениям граждан и контролю организует личный прием граждан руководителем, ведет контроль за выполнением поручений с приема, готовит проекты ответов, писем должностным лицам, контролирует своевременность принимаемых мер;

и) организует прием гостей, делегаций. Приобретает сувениры, подарки, цветы. Помогает в организации чествования по случаю юбилейных дат;

к) оформляет командировочные документы руководителя, работает по визе (билеты, транспорт, гостиница);

л) организует работу секретаря приемной. Замещает его во время отсутствия;

м) выполняет задания, поручения и указания руководителя;

н) помощник-консультант должен знать:

- административно-территориальное деление города;

- структуру администрации города и курируемых учреждений, предприятий, организаций и их руководителей;

- документы вышестоящих органов, законодательные акты, постановления, распоряжения Главы города и его заместителей, решения городской Думы;

- систему организации контроля за исполнением документов;

- единую государственную систему делопроизводства;

Помощник-консультант руководителя должен обладать высокой культурой, уравновешенностью, организованностью, умением тактично работать с людьми.

5. Ведущий специалист:

- организует работу по изготовлению печатной и бланочной продукции в типографиях города;

- обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ (вне машинописного бюро);

- составляет график дежурства секретарей приемных по городу;

- составляет памятку дежурному по городу, обеспечивает дежурного всеми необходимыми документами, справками, информациями, телефонными справочниками, домашними адресами руководителей структурных подразделений и муниципальных предприятий;

- оформляет заказ на изготовление штампов и печатей для подразделений администрации;

- оформляет и выдает удостоверения вновь принятым сотрудникам администрации;

- составляет график работы столовой, выдает пропуска сотрудникам администрации, регулирует работу столовой в обеденное время;

- работает с теплицами города по оформлению цветочных букетов;

- регистрирует договоры хозяйственной деятельности;

- оформляет бронь на проживание в гостиницах для гостей города (по приглашению администрации);

- готовит к изданию телефонный справочник администрации;

- выполняет поручения управляющего делами администрации города.

6. Секретарь приемной руководителя:

- работает под непосредственным руководством руководителя и помощника руководителя, структурно подчинен управляющему делами;

- выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя на основе действующей Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ);

- получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников к нему;

- организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководства их содержание;

- передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

- печатает по указанию руководителя различные материалы;

- организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним;

- осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания и совещания и их регистрация);

- следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами оргтехники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

- выполняет задания, поручения, указания руководителя;

- следит за чистотой и порядком в кабинете руководителя и приемной.

Должен знать:

- положения и инструкции по ведению делопроизводства;

- структуру администрации г. Тюмени, работников администрации, машинопись, правила орфографии и пунктуации, правила печатания деловых писем, правила эксплуатации компьютера, пишущих машин.

Должностные инструкции главного и ведущего специалистов сектора подготовки и выпуска постановлений, распоряжений утверждены распоряжением Главы города от 20.11.98 N 3926.

Должностные инструкции заведующего и специалистов архивного отдела утверждены распоряжением Главы города от 03.02.97 N 280.