Приложение N 2. Организация и проведение выставочно-ярмарочных мероприятий

Приложение N 2
к Программе
"Возрождение и развитие
региональной Никольской
ярмарки в городе Ишиме"

Организация и проведение выставочно-ярмарочных мероприятий

Современная выставочно-ярмарочная деятельность является уникальным инструментом в оказании действенной помощи товаропроизводителям по продвижению товаров и услуг на внутреннем и внешних рынках.

Находясь на стыке техник продаж, маркетинга, рекламы, информационных технологий выставочно-ярмарочная деятельность является чутким барометром настоящего и будущего отраслевых рынков.

Настоящая Программа предполагает внедрение программно-целевого подхода к проведению выставочно-ярмарочной деятельности, то есть переход к организации системы выставочно-ярмарочных мероприятий как к особому звену рыночной коммуникации на основе профессионального маркетинга.

Выходя на внешний рынок посредством Никольской ярмарки, а затем и усиливая на нем свои позиции, предприятия Приишимья испытывают потребность в том, чтобы как можно лучше понимать межрегиональный и международный контекст, в котором разворачивается их деятельность. Благодаря такому пониманию вырабатывается способность к адаптации и закреплению на внешних рынках. В этих условиях становится очевидной роль маркетинга как системы мероприятий и совокупности технических приемов, позволяющих завоевать, а впоследствии сохранить выгодную клиентуру при помощи постоянного слежения за рынком в целях оказания воздействия на его развитие или в худшем случае приспособления к нему.

Программа предусматривает в 2005 году разработку стандартизированных программ проведения маркетинговых исследований, разработку и внедрение методики определения социально-экономического эффекта, методики качественной оценки рекламных и PR-кампаний.

На основе маркетинговых исследований производится непрерывный анализ рынка, выделяются его целевые сегменты с целью организации выставок-ярмарок таким образом, чтобы они действительно становились мощным катализатором предпринимательской и хозяйственной активности в регионе.

Выставки и ярмарки - это рыночные мероприятия, на которых организации (экспоненты) с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют производимые товары и услуги с целью изучения конъюнктуры рынка и содействия их сбыту.

Отличительной чертой ярмарок является то, что они предполагают непосредственное осуществление прямых продаж экспонентами демонстрируемой продукции.

Выставки и ярмарки - это многокомпонентные мероприятия, включающие в себя наряду с демонстрацией экспонатов также конференции, семинары, "круглые столы" и другие мероприятия, выполняющие информационную функцию.

Комплекс маркетинговых, рекламных и информационных мероприятий, сопровождающих выставку-ярмарку, условно можно разделить на пять этапов:

- подготовительный;

- "запуск";

- "финишная прямая";

- проведение выставки;

- подведение итогов.

Подготовительный этап начинается с маркетингового исследования регионального рынка, анализа конкурентной выставочной среды, определения места и времени проведения выставки-ярмарки, анализа сильных и слабых сторон проектируемого мероприятия, его перспектив и угроз.

Маркетинговое исследование начинается с анализа рынка маркетинговой информации на предмет поиска источников информации определенной достоверности и полноты отражения рыночных процессов. Сбор обработка и анализ информации осуществляется на основе стандартизированной методики, разработанной применительно к настоящей Программе.

Затем разрабатывается концепция выставки-ярмарки, составление сметной документации, определение источников и стратегии финансирования выставки.

На подготовительном этапе также разрабатывается фирменный стиль выставки (логотип, бланк, визитка и т.д.), подготавливаются информационные и рекламные материалы выставки. Особенно тщательно нужно отнестись к формированию клиентской базы, созданию библиотеки информационных источников, определению стратегических партнеров и спонсоров.

"Запуск" выставки предполагает масштабную рекламную кампанию с использованием максимального количества рекламных каналов: средства массовой информации, Интернет, почтовые рассылки, наружная реклама, сувенирная и наградная продукция, мультимедийные проекты и др.

Большое значение в организации выставки играет паблик рилейшнз, который в значительный степени формирует коммерческий имидж и образ Никольской ярмарки. Комплекс PR включает работу с профессиональными и общественными отраслевыми объединениями, систему государственной поддержки выставки, общественную деятельность, паблисити, международные связи и т.д.

"Финишная прямая" - это продолжение работы с экспонентами по всем направлениям этапа "запуска выставки".

Период проведения выставки включает в себя застройку выставки, организацию оборудования сцены, бизнес-центров, конференц-залов и информационных центров, организацию работы пресс-центра, обеспечение фото- и видеосъемки, социологические исследования и т.д.

Необходимо обратить внимание на решения и технологии организации выставочного пространства и обеспечение рекламно-информационных услуг для экспонентов и посетителей. Подготовка и проведение выставки предполагает комплекс околовыставочных мероприятий (концерты, спортивные мероприятия, экскурсии и тому подобное).

Период проведения выставки включает:

- официальные мероприятия (пресс-конференция, церемония официального открытия выставки, встречи и приемы);

- мероприятия деловой программы (конгрессы, профессиональные встречи, "круглый стол, образовательные мероприятия, маркетинговые центры, тематические экскурсии и другое);

- мероприятия конкурсной и презентационной программ.

Подведение итогов выставки предполагает сбор и анализ статистических данных выставки, подготовку официального отчета выставки, обработку материалов деловой программы выставки, мониторинг прессы, формирование архива и "музея" выставочного проекта, анализ эффективности выставки и разработка организационного плана выставки на последующий период.