Приложение. Положение О Государственном реестре уникальных документов архивных фондов Тюменской области

Приложение
к постановлению
администрации
Тюменской области
от 20 декабря 2004 г. N 209-пк

Положение
О Государственном реестре уникальных документов архивных фондов Тюменской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение определяет порядок формирования ведения и использования Государственного реестра уникальных документов архивных фондов Тюменской области (далее - Государственный реестр).

1.2. Положение разработано в соответствии с Федеральными законами "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ, "О вывозе и ввозе культурных ценностей" от 15.04.1999 N 4804-1, Законом Тюменской области "О формировании и содержании Архивного фонда Тюменской области", Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 09.10.2001 N 75.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату вышеуказанного Закона следует читать как "от 15.04.1993 г."

1.3. Уникальными являются подлинные документы (далее - уникальные документы), представляющие самостоятельное культурно-историческое значение, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории Тюменской области, прямо и непосредственно, т.е. адекватно и единовременно отражающие события и явления, оказавшие определяющее воздействие на развитие общества и государства, отражающие жизнь и деятельность исторических личностей, и которые в силу этого или в силу своей древности обладают бесспорным общенациональным значением и большой материальной ценностью, невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и внешних признаков.

1.4. Государственный реестр ведется управлением по делам архивов администрации Тюменской области в целях централизованного государственного учета уникальных документов архивных фондов Тюменской области, обеспечения контроля за их сохранностью, государственной защиты, рационального их использования, улучшения доступа к ним с применением новейших технических средств без дискриминации всех пользователей.

1.5. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности.

1.6. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном настоящим Положением, после выявления, описания, экспертизы (оценки) документов.

2. Выявление и описание уникальных документов

2.1. Управление по делам архивов администрации Тюменской области организует работу по выявлению, описанию и экспертизе ценности уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр.

2.2. Непосредственно работу по выявлению и описанию уникальных документов ведут государственные архивы, музеи, иные государственные и негосударственные организации, в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы архивных фондов Тюменской области, физические лица - собственники документов в рамках договоров, заключаемых ими с архивными учреждениями Тюменской области, либо по собственному желанию.

Физические лица - собственники документов архивных фондов Тюменской области, подлежащих отнесению к уникальным, могут передавать полномочия для описания и проведения экспертизы ценности уникальных документов архивным учреждениям Тюменской области.

2.3. Выявление уникальных документов осуществляется целенаправленно, а также при проведении экспертизы ценности документов, заявленных к вывозу с территории Тюменской области или Российской Федерации в порядке, установленном постановлением Правительства РФ от 27.04.2001 N 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей".

2.4. Выявление и описание уникальных документов производится на основе методики и с учетом критериев определения их ценности, установленных Архивной службой Тюменской области в соответствии с Регламентом Государственных уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.5. Описание уникальных документов производится в соответствии с правилами описания уникальных документов для включения в Государственный реестр в листе учета и описания уникального документа. Комплексы уникальных документов описываются как правило, подокументно.

3. Экспертиза ценности уникальных документов

3.1. Экспертиза ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Государственный реестр в соответствии с критериями определения уникальных документов.

3.2. Экспертизу осуществляют наиболее квалифицированные сотрудники государственных архивов, музеев. Консультации со специалистами в области истории, источниковедения, палеографии и др. научных дисциплин при необходимости проводятся на платной основе.

3.3. По результатам экспертизы составляется экспертное заключение в произвольной форме, содержащее обоснованные выводы относительно возможности или невозможности включения документа в Государственный реестр.

3.4. Экспертные заключения рассматриваются экспертно-методическими комиссиями госархивов, соответствующими комиссиями музеев и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов администрации Тюменской области.

4. Представление предложений о включении документов
в Государственный реестр уникальных документов
архивных фондов Тюменской области

4.1. В управление по делам архивов администрации Тюменской области предложения о включении документа(ов) в Государственный реестр представляют:

государственные архивы - об уникальных документах архивных фондов Тюменской области, независимо от места их хранения и формы собственности;

государственные музеи - об уникальных документах архивных фондов Тюменской области, хранящихся в музеях;

другие организации, учреждения, предприятия, хранящие документы архивных фондов Тюменской области в сроки и на условиях, установленных архивной службой Тюменской области - об уникальных документах архивных фондов Тюменской области, находящихся у них на хранении.

4.2. Предложения представляются в виде заполненных в 2-х экземплярах листов учета и описания уникальных документов в соответствии с требованиями Правил описания уникальных документов для включения в Государственный реестр с приложением экспертных заключений и решений экспертно-методических комиссий госархивов и соответствующих комиссий музеев.

4.3. Физические лица - собственники уникальных документов могут представлять свои предложения в управление по делам архивов администрации Тюменской области в виде заявления в произвольной форме. В этом случае управление поручает подготовку предложений одному из государственных архивов.

4.4. В случае, если результаты экспертизы документов, заявленных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации к вывозу с территории Тюменской области, дают основания для их отнесения к категории уникальных, документы включаются в Государственный реестр независимо от согласия лиц, ходатайствующих об их вывозе.

5. Включение документов в Государственный реестр
уникальных документов архивных фондов
Тюменской области

5.1. Поступившие предложения рассматривает экспертно-проверочная комиссия управления по делам архивов администрации области, которая принимает решение о включении документов в Государственный реестр и, при необходимости, о преставлении предложений в Центральную экспертно-проверочную комиссию Федерального архивного агентства о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Срок рассмотрения предложений - до 3 месяцев. В случае отрицательного решения материалы возвращаются по принадлежности.

5.2. Список уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр, утверждается распоряжением администрации области.

5.3. Управление по делам архивов администрации Тюменской области включает информацию об уникальном документе в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области" и присваивает уникальному документу регистрационный номер по Государственному реестру. Регистрационный номер проставляется на обоих экземплярах листа учета и описания уникального документа.

5.4. После включения документа(ов) в Государственный реестр учреждению, организации, в оперативном управлении или пользовании которой находится уникальный документ(ы), или собственнику документа(ов) выдается свидетельство о регистрации документа(ов) в Государственном реестре.

Свидетельство оформляется в одном экземпляре на гербовом бланке и заверяется гербовой печатью управления по делам архивов администрации Тюменской области, которое осуществляет их учет.

5.5. Первые экземпляры листов учета и описания уникального документа, экспертных заключений, решения методических комиссий государственных архивов, соответствующих комиссий музеев и других организаций хранятся постоянно в управлении по делам архивов администрации Тюменской области единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру.

5.6. Вторые экземпляры материалов, указанных в п. 5.4., передаются учреждению, организации, в оперативном управлении или пользовании которой находится уникальный документ, или собственнику документа.

6. Внесение изменений в Государственный реестр
уникальных документов архивных фондов
Тюменской области

6.1. Сведения, полученные в результате научного изучения документа, а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом с момента постановки его на учет (проведение реставрации, смена собственника, публикация, создание фонда пользования и т.д.), регистрируются в Государственном реестре.

6.2. Изменения вносятся в листы учета и описания уникальных документов на основании актов произвольной формы, которые составляются, подписываются и представляются в управление по делам архивов администрации Тюменской области собственниками документов или организациями, в оперативном управлении или пользовании которых находятся уникальные документы.

6.3. После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа и электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области" акты формируются в дело и хранятся постоянно.

7. Обеспечение сохранности и страхование
уникальных документов

7.1. Владельцы уникальных документов обязаны обеспечить условия для их сохранности.

7.2. В случае необходимости уникальные документы подлежат внеочередной реставрации, ремонту или консервации.

7.3. На уникальные документы, внесенные в Государственный реестр, создается страховой фонд и фонд пользования, их описание и хранение осуществляется в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством.

7.4. Уникальные документы подлежат обязательному государственному страхованию в порядке и на условиях, установленных Федеральным архивным агентством.

Страхование проводят владельцы уникальных документов.

8. Пользование информацией Государственного реестра
уникальных документов архивных
фондов Тюменской области

8.1. Информация об уникальных документах архивных фондов Тюменской области, включенных в Государственный реестр, является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов негосударственной части архивных фондов Тюменской области, доступ к которым осуществляется с согласия самих собственников.

8.2. Управление по делам архивов администрации Тюменской области обеспечивает исполнение запросов физических и юридических лиц об уникальных документах на основе электронной базы данных "Государственный реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области".

8.3. Порядок оплаты услуг по исполнению запросов устанавливается Федеральным архивным агентством и постановлением Губернатора Тюменской области.