Приложение 5. Инструкция по организации договорной работы в Администрации города Тюмени

Приложение 5
к распоряжению
Администрации
г. Тюмени
от 3 февраля 2011 г. N 163

Инструкция
по организации договорной работы в Администрации города Тюмени

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет основные правила организации договорной работы в Администрации города Тюмени (далее - Администрация города) и в отраслевых (функциональных), территориальных органах Администрации города (далее - органы Администрации города) при заключении договоров (соглашений) от имени муниципального образования городской округ город Тюмень, Администрации города (далее - договоры).

1.2. Все договоры подписываются:

а) Главой Администрации города Тюмени;

б) заместителем Главы Администрации города Тюмени, уполномоченным Главой Администрации города Тюмени на основании муниципального правового акта или доверенности на заключение договоров (соглашений) от имени муниципального образования городской округ город Тюмень, Администрации города;

в) руководителем органа Администрации города, уполномоченным муниципальным правовым актом на заключение договоров от имени муниципального образования городской округ город Тюмень.

2. Разработка проектов договоров

2.1. Разработка проектов договоров (подготовка проекта) осуществляется органами Администрации города в соответствии с их компетенций либо по поручению Главы Администрации города Тюмени.

2.2. При представлении проекта договора контрагентом поручением Главы Администрации города Тюмени определяется заместитель Главы Администрации города Тюмени или орган Администрации города, ответственный за доработку проекта договора. При этом ответственным за разработку (доработку) определяется орган Администрации города, впоследствии ответственный за его реализацию и исполнение (далее - разработчик).

2.3. Проекты договоров должны оформляться в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, законами Тюменской области, иными правовыми актами Тюменской области, муниципальными правовыми актами города Тюмени.

Проекты договоров должны оформляться с применением правил юридической техники и обычаев делового оборота.

2.4. Для оформления проекта договора разработчик обязан обеспечить предоставление выписки из единого государственного реестра юридических лиц (для юридических лиц - контрагентов, за исключением федеральных органов власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления), выписки из единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (для индивидуальных предпринимателей - контрагентов), копии документа, удостоверяющего личность (для иных физических лиц - контрагентов) в соответствии с требованиями пункта 3.9 настоящей Инструкции.

2.5. В проектах договоров, заключаемых должностными лицами, указанными в подпунктах "а" и "б" пункта 1.2 настоящей Инструкции, разработчик обязан определять орган Администрации города, ответственный за его исполнение.

3. Согласование проектов договоров

3.1. Согласование проекта договора осуществляется путем проставления визы на листе согласования, оформленном на оборотной стороне последнего листа одного из экземпляров проекта договора.

3.2. Проекты договоров согласовываются разработчиком с департаментом финансов и налоговой политики Администрации города Тюмени (далее - департамент финансов и налоговой политики) в случаях:

когда в договоре предусмотрено совершение каких-либо действий со стороны департамента финансов и налоговой политики, в том числе осуществление контроля за исполнением договора;

когда в договоре предусмотрено расходование средств бюджета города;

иных случаях в соответствии с муниципальными правовыми актами, по поручению Главы Администрации города Тюмени.

3.3. Проекты договоров согласовываются разработчиком с административным департаментом Администрации города (далее - административный департамент) в случаях:

когда в договоре предусмотрено совершение каких-либо действий со стороны административного департамента, в том числе осуществление контроля за исполнением договора;

когда исполнение финансирования, предусмотренное в договоре, предполагается Администрацией города;

иных случаях в соответствии с муниципальными правовыми актами, по поручению Главы Администрации города Тюмени.

3.4. Проекты договоров согласовываются разработчиком с правовым департаментом Администрации города Тюмени (далее - правовой департамент) в случаях, когда договоры заключаются Главой Администрации города Тюмени, а также должностными лицами, указанными в подпункте "б" пункта 1.2 настоящей Инструкции (за исключением договоров, разработчиком и/или ответственным за исполнение которых является административный департамент).

3.5. Проект договора согласовывается и визируется специалистом юридической службы органа Администрации города - разработчика, либо специалистом, в чьи должностные обязанности входит правовое обеспечение деятельности органа Администрации города, в котором не создана юридическая служба, и руководителем органа Администрации города - разработчика, первым заместителем Главы Администрации города Тюмени или заместителем Главы Администрации города Тюмени, курирующим соответствующее направление деятельности, руководителями органов Администрации города, определенных в пунктах 3.2 - 3.4 настоящей Инструкции, иными руководителями органов Администрации города в случаях, определенных муниципальными правовыми актами, поручением Главы Администрации города Тюмени.

3.6. На согласование в правовой департамент проекты договоров передаются после согласования всеми лицами, указанными в листе согласования.

3.7. Срок согласования проекта договора у одного руководителя не должен превышать 3-х рабочих дней, если иные сроки не определены поручением Главы Администрации города Тюмени.

3.8. В случае несогласия с представленным проектом договора, должностное лицо прикладывает к нему мотивированное заключение.

3.9. При направлении проекта договора на согласование прилагаются следующие документы:

лист согласования;

письменное обращение органа Администрации города, контрагента о необходимости заключения договора;

выписку из единого государственного реестра юридических лиц (для юридических лиц - контрагентов, за исключением федеральных органов власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления), выписку из единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (для индивидуальных предпринимателей - контрагентов), полученную не ранее чем за шесть месяцев до дня направления письменного обращения о необходимости заключения договора, или заверенную копию такой выписки, копию документа, удостоверяющего личность (для иных физических лиц - контрагентов),

документ, подтверждающий полномочия лица на заключение договора со стороны контрагента;

иные документы, необходимые для заключения договора в соответствии с действующими нормативными правовыми актами.

4. Подписание договоров, проставление печатей

4.1. Для подписания должностными лицами, указанными в пункте 1.2 настоящей Инструкции, проект договора передается разработчиком в прошитом виде либо с заверением каждого листа подписью сторон по договору.

4.2. После подписания договора должностными лицами, указанными в подпунктах "а" и "б" пункта 1.2 настоящей Инструкции, а также контрагентами, договор передается разработчиком в управление организационной работы административного департамента для проставления на договоре гербовой печати Администрации города в соответствии с Порядком изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба города Тюмени, утвержденным муниципальным правовым актом.

После подписания договора должностными лицами, указанными в подпункте "в" пункта 1.2 настоящей Инструкции, а также контрагентами, на договоре в соответствии с Порядком изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба города Тюмени, утвержденным муниципальным правовым актом, проставляется гербовая печать органа Администрации города, уполномоченного на заключение договоров от имени муниципального образования городской округ город Тюмень.

5. Регистрация договоров

5.1. После проставления на договоре гербовой печати Администрации города (органа Администрации города, уполномоченного на заключение договоров от имени муниципального образования городской округ город Тюмень) договор подлежит регистрации.

Регистрация договора осуществляется в течение одного дня со дня его поступления на регистрацию в электронной базе данных - реестре договоров:

правовым департаментом - в отношении договоров, заключенных Главой Администрации города Тюмени, а также должностными лицами, указанными в подпункте "б" пункта 1.2 настоящей Инструкции (за исключением договоров, указанных в абзаце 4 настоящего пункта);

административным департаментом - в отношении договоров, разработчиком и/или ответственным за исполнение которых является указанный орган Администрации города;

органами Администрации города, уполномоченными на заключение договоров от имени муниципального образования городской округ город Тюмень - в отношении договоров, заключенных должностными лицами, указанными в подпункте "в" пункта 1.2 настоящей Инструкции.

5.2. Договор предоставляется разработчиком на регистрацию в количестве экземпляров, установленном договором.

При предоставлении договора на регистрацию в правовой департамент прилагаются документы, указанные в пункте 3.9 настоящей Инструкции.

5.3. В каждом органе Администрации города, осуществляющем регистрацию договоров, приказом руководителя определяется лицо, осуществляющее учет, регистрацию и хранение договоров.

5.4. Реестр договоров должен содержать сведения о:

дате заключения договора

дате регистрации договора;

регистрационном номере договора;

наименовании договора (предмете договора);

сторонах договора;

лице, подписавшем договор от имени муниципального образования город Тюмень, Администрации города, органа Администрации города;

лице, получившем договор, дате получения договора.

6. Хранение договоров

6.1. Хранение договоров осуществляется органами Администрации города, осуществляющими их регистрацию.

6.2. После регистрации один экземпляр договора (оригинал) с листом согласования остается для хранения. Остальные экземпляры договора (оригиналы) выдаются представителю разработчика, одновременно в реестре договоров производится отметка о выдаче.

6.3. В течение трех дней со дня регистрации договора в правовом департаменте копия договора передается правовым департаментом органу Администрации города, определенному ответственным за его исполнение.

6.4. В случае обязательного согласования договора с департаментом финансов и налоговой политики, административным департаментом, копия договора в течение трех дней со дня регистрации передается органом Администрации города, осуществляющим регистрацию, в департамент финансов и налоговой политики, административный департамент.

6.5. Договоры подлежат хранению в несгораемом металлическом шкафу.

6.6. Договоры располагаются в папках в хронологическом порядке по дате их регистрации с указанием на папке регистрационных номеров договоров.

Изъятие оригинала договора из папки договоров допускается в случаях, установленных действующим законодательством, с обязательным составлением заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника согласно приложению к настоящей Инструкции (если иное не предусмотрено действующим законодательством), о чем делается соответствующая отметка в реестре договоров.

Акт об изъятии составляется на бланке органа Администрации города, осуществляющего регистрацию договоров, если иное не предусмотрено действующим законодательством.

6.7. Выдача копии договора осуществляется на основании заявления органа Администрации города, ответственного за исполнение договора, в соответствии с действующим законодательством.

Копия договора прошнуровывается и заверяется подписью должностного лица, указанного в пункте 5.3 настоящей Инструкции.

7. Исполнение, отчетность и контроль за исполнением договоров

7.1. Непосредственное исполнение и контроль за исполнением договоров осуществляется:

административным департаментом в отношении договоров, заключаемых от имени муниципального образования, Администрации города, разработчиком и/или ответственным за исполнение которых является указанный орган Администрации города;

органами Администрации города - в отношении договоров, заключаемых указанными органами от имени муниципального образования.

7.2. Непосредственное исполнение и контроль за исполнением договоров, заключенных от имени муниципального образования, Администрации города, зарегистрированных и находящихся на хранении в правовом департаменте, осуществляется органами Администрации города, определенными ответственными за их исполнение.

7.3. В течение месяца, следующего за днем окончания срока действия договора, орган Администрации города, определенный ответственным за исполнение договора, информирует должностное лицо, подписавшее договор, о результатах его исполнения.

7.4. В случаях неисполнения условий договора, в результате которого нанесен или может быть нанесен имущественный или иной вред (ущерб) интересам муниципального образования, Администрации города, утраты необходимости и актуальности дальнейшего продолжения отношений с контрагентом, орган Администрации города, определенный ответственным за исполнение договора, направляет соответствующую информацию с предложениями о дальнейшем исполнении договора должностному лицу, подписавшему договор.

8. Иные положения

8.1. Муниципальные контракты (договоры), подлежащие заключению муниципальными заказчиками от имени муниципального образования городской округ город Тюмень в порядке, установленном Федеральным законом "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд", заключаются, регистрируются и исполняются в порядке, установленном действующим законодательством и муниципальными правовыми актами.

8.2. Дополнительные соглашения о внесении изменений и дополнений в договоры готовятся и регистрируются в порядке, установленном для подготовки и регистрации договоров настоящей Инструкцией.

8.3. Органы Администрации города, наделенные правами юридического лица, могут заключать в пределах полномочий договоры от своего имени в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, муниципальными правовыми актами и настоящей Инструкцией. Все договоры от имени указанных органов Администрации города подписываются их руководителями и регистрируются в соответствующем реестре договоров.

Подготовленные в органах Администрации города или полученные от контрагентов проекты договоров подлежат обязательной правовой и финансовой экспертизе.

8.4. Организация договорной работы в органах Администрации города осуществляется с учетом требований настоящей Инструкции и утверждается приказом руководителя, в котором закрепляются право подписи, порядок согласования, проведения правовой и финансовой экспертизы, электронного учета, хранения и контроля исполнения договоров, а также определяются ответственные за ведение договорной работы должностные лица.