Приложение 2. Инструкция по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени

Приложение 2
к распоряжению
Администрации
г. Тюмени
от 3 февраля 2011 г. N 163

Инструкция
по документационному обеспечению управления в Администрации
города Тюмени

С изменениями и дополнениями от:

23 сентября, 14 декабря 2011 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени (далее - Инструкция по ДОУ) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в Администрации города Тюмени (далее - Администрация города), определяет основные правила подготовки и прохождения документов несекретного характера и документов с грифом "Для служебного пользования" во всех территориальных и отраслевых (функциональных) органах Администрации города Тюмени (далее - органы Администрации города).

Положения Инструкции по ДОУ распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного делопроизводства и документооборота, применяемые в Администрации города (далее - СЭДД) должны обеспечить выполнение требований настоящей Инструкции по ДОУ.

Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

Порядок подготовки муниципальных правовых актов Администрации города регулируется Инструкцией по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города (приложение 4 к настоящему распоряжению).

1.2. Инструкция по ДОУ разработана в соответствии с законами Российской Федерации и Тюменской области, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, ГОСТ Р 6.30-2003, Уставом города Тюмени, Регламентом работы Администрации города, ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией по ДОУ, обязательны для работников всех органов Администрации города. Работники органов Администрации города несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по ДОУ, сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной в них информации. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю органа Администрации города. Передача работниками органа Администрации города документов или их копий работникам сторонних организаций, гражданам допускается только с разрешения руководителей органов Администрации города.

1.4. Вновь принятых работников руководитель органа Администрации города (работник или служба, определяемая руководителем органа Администрации города) знакомит с настоящей Инструкцией по ДОУ и Регламентом работы Администрации города под роспись в течение пяти дней с начала работы.

1.5. Перед увольнением, уходом в отпуск, отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководителя органа Администрации города передать неисполненные документы другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными. При увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в Администрации города в целом возлагается на заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента, а в органах Администрации города - на руководителей органов Администрации города.

Непосредственное ведение делопроизводства в Администрации города осуществляется административным департаментом Администрации города (далее - административный департамент), в органах Администрации города - службами делопроизводства или специалистами, на которых возложены эти обязанности.

1.7. Делопроизводство, подготовка и передача дел на архивное хранение в органах Администрации города осуществляются работником или службой, определяемыми руководителем органа Администрации города. Обязанности и права такого работника или службы устанавливаются в должностной инструкции или положении о службе соответственно.

1.8. В органах Администрации города (управах, департаментах, комитетах, управлениях, отделах, секторах) могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции по ДОУ индивидуальные положения, методические рекомендации, альбомы унифицированных форм документов. Вновь разработанные документы согласовываются с архивным отделом управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента (далее - архивный отдел).

1.9. Методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства осуществляет управление по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента (далее - управление по обращениям граждан и делопроизводству).

II. Документирование управленческой деятельности. Состав
управленческих документов Администрации города

2.1. Документирование управленческой деятельности

2.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается в записи (фиксации) на бумаге или других носителях по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать, в том числе электронный документ.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их использование и поиск. Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.

Деятельность Администрации города обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией Администрации города, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей Администрации города.

2.2. Состав управленческих документов Администрации города

2.2.1. Организационные документы: уставы, положения, договоры (контракты, соглашения), регламенты, инструкции, правила и т.д.

2.2.2. Распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, а также поручения Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города Тюмени (далее - заместители Главы Администрации города), руководителей органов Администрации города.

2.2.3. Информационно-справочные и справочно-аналитические служебные документы: протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, справки, аналитические, докладные и служебные записки, заявления, служебная переписка (деловые (служебные) письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные сообщения и т.д).

2.2.4. Документы по личному составу: распоряжения (приказы) по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и т.д.

2.2.5. Администрация города и органы Администрации города на основании Устава города Тюмени и положений о них создают и иные документы: планы и графики работы, отчеты и др.

III. Бланки документов и требования к ним

3.1. Документы, создаваемые в Администрации города, оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) и А6 (105 х 148 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, расположенных в определенном порядке в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о конфиденциальности (для служебного пользования), отметка о поступлении документа в Администрацию города, органы Администрации города; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др. (приложения 1, 2, 3 к настоящей Инструкции по ДОУ).

3.2. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, могут оформляться без бланка на стандартных листах бумаги.

3.3. Для оформления различных видов документов используются бланки соответствующих форматов: бланки формата А3 - для оформления информации в виде таблицы, схемы, карты и т.д., А4 - организационных, распорядительных документов, служебных писем, протоколов и т.д., А5 - поручений, телеграмм, справок и т.д., А6 - резолюций.

3.4. Бланки документов должны иметь поля не менее:

левое - 30 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

3.5. Бланки изготовляются типографским способом, а также с помощью компьютера на белой бумаге высокого качества. При создании бланков с помощью компьютера не следует использовать режим экономии тонера.

3.6. На всех бланках официальных документов Администрации города воспроизводится герб города Тюмени средний с короной в многоцветном или одноцветном варианте (гербовые бланки).

3.7. Бланки с многоцветным вариантом герба:

бланк постановления Администрации города (приложение 4 к настоящей Инструкции по ДОУ);

бланк распоряжения Администрации города (приложение 5 к настоящей Инструкции по ДОУ);

бланк распоряжения заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента (приложение 5а к настоящей Инструкции по ДОУ (применяется только в управлении муниципальной службы и кадровой работы административного департамента (далее - управление муниципальной службы и кадровой работы);

бланк письма Администрации города (приложение 5б к настоящей Инструкции по ДОУ);

бланк письма Главы Администрации города Тюмени (приложение 6 к настоящей Инструкции по ДОУ);

бланк письма первого заместителя Главы Администрации города (приложение 8 к настоящей Инструкции по ДОУ);

бланк письма заместителя Главы Администрации города (приложение 9 к настоящей Инструкции по ДОУ).

бланк письма органа Администрации города для выражения признательности (приложение 10 к настоящей Инструкции по ДОУ).

Примерный перечень документов, для оформления которых используется цветной бланк письма Главы Администрации города Тюмени, приведен в приложении 7 к настоящей Инструкции по ДОУ).

3.8. Бланки с одноцветным вариантом герба:

общий бланк Администрации города (приложение 11 к настоящей Инструкции по ДОУ);

бланк приказа органа Администрации города (приложение 12 к настоящей Инструкции по ДОУ);

продольный бланк письма органа Администрации города (приложение 13 к настоящей Инструкции по ДОУ);

угловой бланк письма органа Администрации города (приложение 14 к настоящей Инструкции по ДОУ);

продольный бланк письма структурного подразделения органа Администрации города (приложение 15 к настоящей Инструкции по ДОУ);

угловой бланк письма структурного подразделения органа Администрации города (приложение 16 к настоящей Инструкции по ДОУ);

бланки резолюции Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города (приложения 17, 18, 19 к настоящей Инструкции по ДОУ);

бланки поручений Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, руководителей органов Администрации города (приложения 20, 21 к настоящей Инструкции по ДОУ).

3.9. Право подписи документов на гербовых бланках имеют:

на бланке постановления, распоряжения Администрации города, на бланке письма Администрации города - Глава Администрации города Тюмени, заместители Главы Администрации города согласно распределению обязанностей между ними,

на бланке должностного лица - только это должностное лицо,

на бланке органа Администрации города - руководитель органа Администрации города или лицо, им уполномоченное,

на бланке структурного подразделения органа Администрации города - руководитель структурного подразделения органа Администрации города.

3.10. Для оформления информационно-справочных и справочно-аналитических документов могут использоваться бланки без герба.

3.11. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники Администрации города или органов Администрации города, могут быть написаны на стандартном листе бумаги от руки или с использованием персонального компьютера (заявление, объяснительная записка и т.д.).

Обращения граждан могут быть написаны от руки.

IV. Оформление реквизитов документов

4.1. Заголовок к тексту документа

4.1.1. Заголовок к тексту документа - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, согласовываться в падеже с наименованием вида документа.

Например:

     Приказ (о чем?) О создании аттестационной комиссии

     Письмо (о чем?) О предоставлении информации

     Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено.

Например:

     О подготовке проекта договора

4.1.2. Заголовок печатается строчными буквами через один интервал размером шрифта N 14. Заголовок от предыдущего реквизита отделяется 2 - 4 межстрочными интервалами, возможно выделение курсивом или жирным шрифтом. Заголовок располагают слева над текстом документа. Заголовок к документам, оформленным на бланке с продольным расположением реквизитов, может выравниваться по центру.

Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.

Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

4.1.3. Заголовок составляется ко всем документам лицом, готовящим данный проект документа. К документам, оформленным на бланках форматов А4, А5, А6 с текстом не более семи строк (телеграммы, извещения и т.п.), заголовок не составляется. На бланках формата А5, А6 размер шрифта допускается N 12 (13).

4.2. Дата документа

4.2.1. Датой документа является дата его подписания (приказ, постановление, распоряжение, письмо, служебная записка и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет и др.) - дата утверждения.

4.2.2. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим, утверждающим или визирующим документ, или соответствующим лицом при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.)

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

4.2.3. Датой документа, издаваемого совместно двумя или более организациями, является дата более поздней подписи.

4.2.4. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

     29.04.2010

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например:

     26 апреля 2010 г. или 06 мая 2010 г.

4.3. Подпись документа

4.3.1. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке организации); личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

     Директор департамента экономики

     Администрации города Тюмени         Личная подпись       П.П. Петров

или на бланке:

     Директор                            Личная подпись       П.П. Петров

4.3.2. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Проставляется его личная подпись, инициалы и фамилия.

4.3.3. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

Например:

     Глава Администрации

     города Тюмени                       Личная подпись      С.С. Сидоров

     Главный бухгалтер                   Личная подпись       Б.И. Иванов

4.3.4. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Например:

     Глава Администрации                 Глава Администрации

     города Тюмени                       города Сургута

     Личная подпись    И.О. Фамилия      Личная подпись    И.О. Фамилия

Все экземпляры таких документов, оставшиеся в делах организации, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи.

4.3.5. В документах комиссий указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

     Председатель комиссии               Личная подпись       И.И. Иванов

     Члены комиссии                      Личная подпись     А.А. Антонова

                                         Личная подпись      С.С. Сидоров

                                         Личная подпись     Я.Я. Яковлева

4.3.6. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи: председателя этого органа и секретаря. Так же подписывается протокол.

Например:

     Председатель                        Личная подпись       И.И. Иванов

     Секретарь                           Личная подпись      С.С. Сидоров

4.3.7. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

Например:

     Заместитель Главы

     Администрации города Тюмени         Личная подпись      С.С. Сидоров

или:

     И.о. председателя комитета,

     главный специалист                  Личная подпись      И.И. Иванова

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

     И.о. председателя комитета          Личная подпись       П.П. Петров

или

     Исполняющий обязанности

     председателя комитета               Личная подпись       П.П. Петров

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал, если состоит из нескольких строк.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

4.3.8. Электронный документ, электронное сообщение, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаются равнозначными документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено федеральными законами.

4.4. Оттиск печати

4.4.1. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (приложение 22 к настоящей Инструкции по ДОУ).

4.4.2. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

4.4.3. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

4.4.4. Иные печати, штампы вводятся в действие положениями об органах Администрации города.

4.5. Адресат

4.5.1. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

4.5.2. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

                                           Администрация города Тобольска

                                           Комитет по культуре

4.5.3. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

                                             Администрация города Тюмени

                                             Административный департамент

                                             Управляющему делами

                                             И.И. Ивановой

4.5.4. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

                                        Главе Администрации города Тюмени

                                                  И.И. Иванову

или:

                                                   Генеральному директору

                                                    объединения "Спорт"

                                                       В.Н. Петрову

4.5.5. При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно.

Например:

                                            Руководителям отраслевых

                                        (функциональных), территориальных

                                             органов Администрации

                                                 города Тюмени

или:

                                                Директорам муниципальных

                                               образовательных учреждений

                                                        (по списку)

4.5.6. Документ не должен иметь больше четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом не указывается. Каждый из четырех экземпляров должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

К экземпляру документа, остающегося в Администрации города, прилагается список рассылки.

4.5.7. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

                                               ул. Садовая, д. 12, кв. 4,

                                               г. Тюмень, 625001

Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

                                          Реабилитационный центр

                                          инвалидов "Возрождение"

                                     ул. 50 лет Октября, д. 84, корпус 2,

                                            г. Тюмень, 625008

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

                                                  Кулибину И.Н.

                                              ул. Уральская, д. 5, кв. 8,

                                               г. Тюмень, 625001

4.5.8. Адрес печатается в правом верхнем углу документа.

4.5.9. Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

4.6. Гриф согласования документа

4.6.1. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал 1,5)

Директор правового департамента

Администрации города Тюмени

Личная подпись       И.И. Иванов

23.02.2010

или:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал 1,5)

Заместитель Главы

Администрации города Тюмени

Личная подпись    И.И. Иванова

30.01.2010

4.6.2. Если согласование осуществляется другим документом (письмом, протоколом и др.), то гриф согласования оформляют по следующей форме: после слова СОГЛАСОВАНО указывается вид документа, его дата и номер.

Например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал 1,5)

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.02.2010 N 451-805

или:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал 1,5)

Протокол заседания

профсоюзного комитета

Администрации г. Тюмени

от 20.01.2010 N 3

4.6.3. Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек от нулевой отметки табулятора.

4.6.4. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись", в левом нижнем углу документа.

4.6.5. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на самом документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается".

Например:

                      Лист согласования к проекту

              Положения об общих принципах сотрудничества

СОГЛАСОВАНО                                   СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор                          Председатель правления

(межстрочный интервал 1,5)

ООО "РИК"                                     банка "Капитал"

(межстрочный интервал 1,5)

Личная подпись  К.В. Романов                  Личная подпись  Н.М. Титов

21.01.2010                                    20.01.2010

СОГЛАСОВАНО                                   СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал 1,5)

Президент                                     Генеральный директор

ООО "Интер-Траст ЛТД"                         ООО "Кросно"

Личная подпись                                Личная подпись

         Н.П. Афанасьев                                    А.С. Линев

23.01.2010                                    20.01.2010

4.7. Виза согласования документа

4.7.1. "Виза согласования документа" - реквизит документа, который указывает на согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа и применяется для внутреннего согласования документа.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

4.7.2. Документ визируется руководителем органа Администрации города, где готовится проект документа, заинтересованными в документе должностными лицами, ответственными лицами финансовых и экономических служб; заместителем Главы Администрации города, курирующим данный вопрос; юристом. При необходимости согласовывается с иными организациями.

4.7.3. Документы, содержащие поручения, должны быть завизированы исполнителями.

4.7.4. Визы включают в себя: должность визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату.

Например:

     Директор правового департамента

     Администрации города Тюмени

           Личная подпись  И.И. Иванов

28.03.2010

4.7.5. Не допускается отказ от визирования и внесение каких-либо исправлений в проект документа. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Например:

С проектом не согласна, замечания прилагаются

Начальник отдела правовой экспертизы

              Личная подпись   С.С. Сидорова

27.03.2010

или:

С п. 3 не согласен, замечания прилагаются

Юрист        Личная подпись    И.И. Иванов

15.06.2010

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

4.7.6. Виза проставляется в проектах муниципальных правовых актов на оборотной стороне последнего листа подлинника, а на служебных письмах визы проставляются на лицевой стороне второго экземпляра документа (копии).

В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа и его приложения.

4.7.7. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.

Повторного визирования не проводится в случаях, если в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

4.8. Виза ознакомления

4.8.1. Виза ознакомления - подтверждающая факт доведения документа до сведения работников, оформляется следующим образом:

С приказом (распоряжением) ознакомлен

       Личная подпись    И.И. Иванова

12.07.2010

4.8.2. Виза ознакомления ставится на лицевой стороне последнего листа подлинного документа после реквизита "Подпись". Допускается проставление визы ознакомления на оборотной стороне последнего листа подлинника либо на отдельном листе. При выполнении ознакомления на отдельном листе в заглавие листа вносится название документа, с которым производится ознакомление, его дата и регистрационный номер.

4.9. Резолюция

4.9.1. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом. В резолюции даются указания по исполнению документа.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилии (я) и инициалы исполнителей (исполнителя), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Например:

             Сидоровой А.В.

             Прошу подготовить проект

             договора с ООО "Рено" к 21.02.2010

                                Личная подпись

             05.02.2010

4.9.2. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения или в которых срок указан в тексте самого документа, в резолюции указывается только исполнитель, порядок подготовки вопроса, подпись автора резолюции, дата.

4.9.3. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчиненным.

Например:

             Сидоровой С.С., Ивановой И.И.

             Организуйте проведение совещания

             к указанному сроку

                                Личная подпись

             03.02.2010

4.9.4. Резолюция пишется руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте, либо на специальном бланке формата А6 (приложения 18, 19 к настоящей Инструкции по ДОУ). Проект резолюции может быть подготовлен и оформлен помощником (консультантом, советником) руководителя, иным уполномоченным лицом, а затем представлен руководителю на подпись. На резолюции службами регистрации и контроля ставится штамп с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

4.10. Утверждение документа

4.10.1. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: должностным лицом либо специально издаваемым документом.

4.10.2. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, которое печатают прописными буквами, без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (И.О. Фамилия) и даты утверждения.

Например:

                                              УТВЕРЖДАЮ

                                              Заместитель Главы

                                              Администрации города Тюмени

                                              Личная подпись  П.П. Петров

                                              12.02.2010

4.10.3. При утверждении документа другим документом (приказом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

                                          УТВЕРЖДЕНО

                                          приказом директора департамента

                                          имущественных отношений

                                          Администрации города Тюмени

                                          от 20.05.2010 N 294

или:

                                          УТВЕРЖДЕНА

                                          приказом директора департамента

                                          имущественных отношений

                                          Администрации города Тюмени

                                          от 01.12.2009 N 2764

4.10.4. Гриф утверждения является обязательным реквизитом для некоторых видов документов (приложение 23 к настоящей Инструкции по ДОУ).

4.10.5. Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Например:

                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                                   Заместитель Главы

                                              Администрации города Тюмени

                                               Личная подпись И.И. Иванов

                                                         12.06.2010

4.11. Отметка о наличии приложений к документу

4.11.1. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

4.11.2. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, располагают от левого поля перед реквизитом "Подпись" через 2 - 4 интервала после текста.

Например:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

4.11.3. Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются в отметке о приложениях с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение:  1. Инструкция по делопроизводству на 13 л. в 2 экз.

             2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 1 экз.

4.11.4. Если к приложению прилагают другой документ, также имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Например:

Приложение: письмо ОАО "Весна" от 04.06.2010 N 02-4/156 и приложение

            к нему, всего на 30 л.

4.11.5. Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются.

Например:

Приложение: на 3 л. в 2-х экз., только в первый адрес.

4.11.6. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Указывается только количество экземпляров.

Например:

Приложение: Инструкция по делопроизводству в Администрации города

            Тюмени в 3 экз.

4.12. Отметка об исполнителе

4.12.1. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона.

Например:

Максимова Нина Петровна

46-82-11

4.12.2. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа шрифтом Times New Roman, размером 11 - 12 пунктов.

4.12.3. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

4.12.4. На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя и номера его телефона указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа (ДСП или конфиденциально), указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.

Например:

Созонова Нина Константиновна

27-18-34

экз. N 1 - в департамент земельных ресурсов;

экз. N 2 - в правовой департамент;

экз. N 3 - в отдел по обращениям граждан;

экз. N 4 - в дело.

4.13. Отметка об исполнении документа

4.13.1. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

4.13.2. Отметка об исполнении проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Этот реквизит помещается на нижнем поле документа, в левой его части.

Например:

Сообщено по телефону 27-12-24

О.Б. Павловой 12.03.2010

В дело 03-13

Личная подпись   И.И. Иванов 13.03.2010

или:

Ответ направлен

17.03.2010 N 01-13/184

В дело 06-18

Личная подпись   И.И. Иванов 19.03.2010

или:

Рассмотрено на заседании

административной комиссии

Протокол от 16.02.2010 N 3

В дело 08-17

Личная подпись   И.И. Иванов 18.02.2010

или:

Издан приказ

от 01.04.2010 N 12

О создании экспертной комиссии

В дело N 01-04

Личная подпись   И.О.Ф. 26.02.2010

4.14. Идентификатор электронной копии документа

4.14.1. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в правом углу верхнего поля каждой страницы документа.

4.14.2. Колонтитул содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

4.15. Отметка о заверении копии

4.15.1. Копии документов заверяются для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа.

4.15.2. Копия заверяется должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.

4.15.3. Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита "подпись" и включает указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку, дату заверения и печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию).

Например:

Подлинник документа находится в отделе по работе с деловой  документацией

управления  по  обращениям  граждан и делопроизводству  административного

департамента (далее - отдел по работе с деловой документацией) в деле N _

за _____ год.

ВЕРНО

Специалист   Личная подпись   М.К. Сидорова

12.04.2010

4.15.4. Копии постановлений, распоряжений Главы Администрации города Тюмени и Администрации города, находящиеся на текущем хранении в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений управления организационной работы административного департамента (далее - отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений), заверяются печатью отдела подготовки и выпуска постановлений, распоряжений синего цвета.

4.15.5. Копии документов, выдаваемых органами Администрации города, удостоверяются печатью органа Администрации города.

4.16. Реквизиты "Код организации", "ОГРН", "ИНН/КПП"

4.16.1. Код организации - автора документа проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

4.16.2. Код организации служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

4.16.3. Код Администрации города по ОКПО 01698379.

4.16.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Данный реквизит оформляется на бланках писем.

Регистрационный номер Администрации города - 1027200865284.

4.16.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Данный реквизит оформляется на бланках писем юридических лиц.

ИНН Администрации города - 7201001092.

4.17. Реквизит "Наименование организации"

4.17.1. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы. Данный реквизит является обязательным элементом в документе.

4.17.2. Наименование органа Администрации города указывается ниже слов "Администрация города Тюмени".

Например:

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

                        ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ

4.17.3. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках, центрируя.

Например:

             Муниципальное унитарное предприятие "Кадастр"

                            (МУП "Кадастр")

4.17.4. В бланках должностного лица дополнительный реквизит "Наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование организации".

Например:

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ

                ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ

                             ГОРОДА ТЮМЕНИ

4.18. Справочные данные об организации

4.18.1. Справочные данные об организации включают почтовый адрес (улицу, номер дома, город, индекс предприятия связи); телеграфный адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты, счета в банке (при необходимости).

4.18.2. Данный реквизит используется в бланках писем, оформляется шрифтом Times New Roman, размером 9.

4.19. Реквизит: "Знак соответствия системы менеджмента качества"

4.19.1. Реквизит "Знак соответствия системы менеджмента качества" оформляется шрифтом Times New Roman, размер 7 и размещается в нижнем колонтитуле документа с левой стороны.

4.19.2. Знак соответствия системы менеджмента качества используется на документах исполнительно-распорядительного характера органов Администрации города, перечень которых ежегодно формируется и утверждается приказом руководителя органа Администрации города, не позднее 31 января текущего года.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

4.19.4. Знак соответствия системы менеджмента качества может использоваться в буклетах, проспектах, брошюрах, плакатах с символикой Администрации города.

V. Оформление проектов муниципальных правовых актов
Администрации города

5.1. Оформление муниципальных правовых актов Администрации города

5.1.1. Порядок подготовки и согласования муниципальных правовых актов Администрации города осуществляется в соответствии с Инструкцией по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города Тюмени (приложение 4 к настоящему распоряжению).

5.2. Подготовка и оформление приказов

5.2.1. Приказы издаются руководителями органов Администрации города по вопросам основной деятельности, оперативным и другим, отнесенным к компетенции органа Администрации города.

5.2.2. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных или муниципальных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер, заглавие.

Распорядительную часть начинают словом приказываю, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табулятора (левое поле).

Текст делится на пункты.

Распорядительные пункты строят последовательно по схеме:

исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или орган Администрации города, организация);

действие; выражается глаголом в неопределенной форме: "подготовить", "организовать", "возложить", "разработать" и т.д.;

срок (должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ).

Последним пунктом приказа указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

5.2.3. Приказ оформляется на гербовом бланке формата А4 в печатном виде на компьютере (приложение 12 к настоящей Инструкции по ДОУ).

5.2.4. Проект приказа визируется составителем проекта и руководителем органа Администрации города, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, начальником юридической службы. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

Виза должна оформляться согласно п. 4.7 настоящей Инструкции по ДОУ.

5.2.5. Приказы подписываются руководителем, в его отсутствие - лицом, на которое возложено исполнение обязанностей.

5.2.6. Приказы по основной деятельности вступают в силу с момента их подписания. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия приказа указывается в самом документе.

5.2.7. Приказы регистрируются в журналах регистрации или в электронном виде.

Нумерация приказов производится в пределах календарного года.

Нумерация и регистрация приказов по основной деятельности, по кадрам, по административно-хозяйственным вопросам, на отпуска и командировки производятся раздельно.

VI. Подготовка и оформление отдельных видов документов

6.1. Поручение

6.1.1. Поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий, преимущественно по оперативным вопросам.

6.1.2. Проекты поручений Главы Администрации города Тюмени готовятся:

письменные поручения Главы Администрации города Тюмени - помощниками, консультантами, советниками Главы Администрации города Тюмени;

поручения по итогам совещаний, проводимых Главой Администрации города Тюмени, - советниками, помощниками, консультантами Главы Администрации города Тюмени, работниками управления организационной работы административного департамента (далее - управления организационной работы), работниками органов Администрации города;

поручения по итогам заседаний Коллегии - работниками управления организационной работы;

работниками органов Администрации города.

Проекты поручений заместителей Главы Администрации города готовятся консультантами, помощниками руководителей.

6.1.3. Поручения оформляются на бланках (приложения 20, 21 к настоящей Инструкции по ДОУ).

Поручения излагаются лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение, сроков исполнения и почтового адреса (в случае необходимости), фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя.

Не допускаются правки, изменения и добавления в текстах поручений после их подписания.

6.1.4. Поручения готовятся в 1 экземпляре.

Исполнителям поручения направляются в копиях.

Оригинал поручения с подлинной подписью остается в отделе контроля или у помощника, консультанта, советника Главы Администрации города Тюмени - соответственно.

6.1.5. Поручения Главы Администрации города Тюмени регистрируются в день подписания в отделе контроля, поручения заместителей Главы Администрации города - их помощниками в журналах за своими номерами, которые дополняются инициалами руководителя.

6.1.6. Регистрационные номера поручений Главы Администрации города Тюмени формируются:

по итогам Коллегии: ПК/порядковый N;

по итогам совещаний, проводимых Главой Администрации города Тюмени: ПС/порядковый N;

по деятельности Администрации города: ПА/порядковый N.

6.2. Протокол

6.2.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и иных органов, совещаний.

6.2.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

6.2.3. Протоколы печатаются на общем бланке Администрации города или органа Администрации города или на обычных листах бумаги формата А4 и имеют следующие обязательные реквизиты: название вида документа (протокол), дату, номер, место проведения совещания, заголовок, текст, подписи (приложение 27 к настоящей Инструкции по ДОУ).

6.2.4. В органах Администрации города протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

6.2.5. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

     Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола, где фиксируется ход заседания, строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили) для каждого вопроса по отдельности.

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) пишутся прописными буквами от левого поля.

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого изложения доклада пишут: Текст доклада прилагается.

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже. После тире с большой буквы пишут содержание выступления.

Выступления могут излагаться от первого лица - "Я осуществляю...", от третьего лица - "Петров сказал, что...", безотносительно к лицу говорящего - "Учет и хранение в комитете поставлены хорошо", в безличной форме - "Ивановым было предложено...".

Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова - вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

Например:

     А.В. Смирнов - Были ли приняты меры для ликвидации...?

6.2.6. Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от левого поля). Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

6.2.7. Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, он должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прикладывается к протоколу.

6.2.8. При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре: за ____, против ____, воздержались ____.

6.2.9. Если к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола - Заседание... стенографируется. Стенограмма прилагается.

6.2.10. При проведении оперативных совещаний протокол оформляется кратко. В кратком протоколе указывают фамилии докладчиков, тему докладов, фамилии выступавших, решение по вопросу. Тексты докладов и выступлений прилагаются к краткому протоколу.

6.2.11. Председательствующий назначает руководителя, на которого возлагается контроль за выполнением протокола в целом.

Протокол подписывают председатель и секретарь или специалист, ответственный за подготовку протокола.

6.2.12. Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания (12 - 14.02.2010).

6.2.13. Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение календарного года.

6.2.14. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам

6.2.15 Ведение и оформление протоколов совещаний, проводимых Главой Администрации города Тюмени, возлагается на представителей органов Администрации города, ответственных за подготовку совещаний, отдел контроля и (или) помощников, консультантов, советников Главы Администрации города Тюмени.

6.2.16. Оформление протоколов совещаний, проводимых заместителями Главы Администрации города, возлагается на их помощников и (или) представителей органов Администрации города, ответственных за подготовку.

6.2.17. Протоколы Коллегии Администрации города ведет и оформляет отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений.

6.2.18. Протоколы уточняются, оформляются в трехдневный срок.

6.3. Деловое (служебное) письмо

6.3.1. Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, управления, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, управления, организации или лицу) по почтовой связи или в форме электронного документа по электронной почте.

6.3.2. Служебные письма Администрации города готовятся как:

ответы (доклады) о выполнении нормативных правовых актов, поручений;

сопроводительные письма к организационно-распорядительным документам;

ответы на обращения, запросы граждан, организаций, пользователей информацией,

инициативные письма.

6.3.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании типовых сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

6.3.4. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5, с определенным набором реквизитов:

герб города Тюмени,

наименование организации - автора (Администрация города, орган Администрации города) либо должность лица, подписавшего документ (Глава Администрации города Тюмени, заместитель Главы Администрации города Тюмени)

справочные данные об Администрации города или органе Администрации города - авторе письма,

адресат,

дата письма,

регистрационный номер письма,

заголовок к тексту,

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта,

текст письма,

отметка о наличии приложений,

виза,

подпись должностного лица,

отметка об исполнителе, - (приложения 1 - 3, 6 - 11, 14 - 16 к настоящей Инструкции по ДОУ).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Заголовок к тексту письма отвечает на вопрос "О чем?" и формулирует в краткой форме тему письма.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера: "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом, и (или) "С уважением," - в заключительной части письма, перед подписью.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном органе Администрации города, организации-адресата.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей.

В первой части излагаются причина, цели или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.

Во второй части (заключительной), начинающейся с абзаца, помещают выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Если служебное письмо содержит приложения, то все приложения должны быть подписаны руководителем органа Администрации города, подготовившим эту информацию.

Текст письма излагается:

от третьего лица единственного числа.

Например:

     "Администрация города сообщает...",

     "Департамент рассмотрел...",

от третьего лица множественного числа.

Например:

     "Главы муниципальных образований считают...",

от первого лица множественного числа

Например:

     "Просим...", "Сообщаем...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то оно излагается от первого лица единственного числа - "Прошу...", "Направляю...".

6.3.5. Право подписи служебных писем устанавливается распоряжениями о распределении обязанностей между руководителями Администрации города, положениями об органах Администрации города, о структурных подразделениях органов Администрации города и должностными инструкциями. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

6.3.6. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью организации - автора письма, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности" (Для служебного пользования).

6.3.7. Особенности оформления служебного письма о выражении признательности органов Администрации города определены в главе XVIII Регламента Администрации города (приложение 1 к настоящему распоряжению).

6.4. Телеграмма

6.4.1. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, управления, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, управления, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

6.4.2. Телеграмма оформляется либо на специальных бланках, либо на стандартном формате бумаги (приложение 24 к настоящей Инструкции по ДОУ).

Телеграмма имеет следующие реквизиты:

отметку о категории, виде;

телеграфный адрес получателя;

текст;

регистрационный индекс (номер);

фамилию должностного лица, подписавшего документ;

почтовый адрес организации-отправителя;

подпись должностного лица, от имени которого передается текст;

печать;

дату.

6.4.3. Текст телеграммы должен быть предельно кратким.

Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускают, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания указывают словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка); зпт (запятая); двтч (двоеточие); квч (кавычки).

Только словами указывают знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (возможно сокращение - нр).

Текст ответных телеграмм надо начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ, а текст инициативных телеграмм, требующих ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.

Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера.

Цифровые данные, в том числе даты, в тексте указывают словами.

6.4.4. Реквизит "подпись" во второй части телеграммы обязательно заверяют печатью организации.

Телеграммы подписываются руководителем организации или его заместителями.

Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления.

6.5. Телефонограмма

6.5.1. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

6.5.2. Телефонограмма составляется в одном экземпляре, на чистом листе бумаги (приложение 25 к настоящей Инструкции по ДОУ).

Реквизиты телефонограммы:

название учреждения - автора документа;

должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;

номер его телефона;

наименование организации-получателя;

должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму;

номер его телефона;

дата и номер телефонограммы;

текст;

наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.

Текст телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и точной.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением.

Слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам.

Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список рассылки с указанием номеров телефонов.

6.5.3. Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан немедленно ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначается полученная информация.

6.5.4. Телефонограммы регистрируются в журналах регистрации входящих и исходящих телефонограмм (приложение 26 к настоящей Инструкции по ДОУ), которые ведутся и хранятся в течение установленного времени сотрудниками, на которых эта обязанность возложена должностными инструкциями.

6.6. Акт

6.6.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительными документами (обычно приказом).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления актов могут быть различными, поэтому разновидностей актов много: акты ликвидации (учреждений, предприятий,), приема-передачи (дел, материальных ценностей), уничтожения (дел, товаров), ревизии, проверки, расследования несчастных случаев и т.д.

6.6.2. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Текст введения во всех актах формализован, в нем указывается основание для составления акта (распорядительный или нормативный документ, договор и т.п.), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица).

В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей.

В заключительной части акта делаются выводы, даются рекомендации.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. При наличии приложений на них делается ссылка.

Подписывают акт председатель (руководитель) и, если это предусмотрено формой акта, все составители. Особое мнение кого-либо из составителей оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Ряд разновидностей актов требует утверждения (о ликвидации организации, о выделении к уничтожению документов и дел и др.)

6.6.3. Акт составляется на общем бланке (приложения 28, 29, 42 к настоящей Инструкции по ДОУ).

6.7. Записка (докладная, служебная, объяснительная)

6.7.1. Обязательные реквизиты записки (докладная, служебная, объяснительная):

наименование органа, структурного подразделения - автора записки;

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер (если ведется учет внутренних информационно-справочных документов);

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 - 5 строк;

адресат (должностное лицо, которому направляется записка);

подпись.

6.7.2. Докладная записка адресуется руководителю органа Администрации города или вышестоящей инстанции ("переписка по вертикали") с целью информирования о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководителя.

Внешние докладные записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации.

Внутренние докладные записки пишут на общем бланке органа (структурного подразделения органа) Администрации города или стандартном листе бумаги формата А4 или А5 (допускается рукописным способом) и оформляют по типу общего бланка. Подписывает их автор-составитель. Тексту докладной записки, как правило, предшествует заголовок.

Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения, предложения, просьбы составителя.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

До представления соответствующему должностному лицу записки визируются заинтересованными должностными лицами.

Образец докладной записки (приложение 30 к настоящей Инструкции по ДОУ).

6.7.3. Служебная записка - это форма внутренней переписки между органами Администрации города, структурными подразделениями органов Администрации города или должностными лицами ("переписка по горизонтали") по всем вопросам, входящим в компетенцию автора служебной записки, решение которых не требует обращения к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы и предложения составителя.

Датой служебной записки считается дата ее подписания.

Образец служебной записки (приложение 30 к настоящей Инструкции по ДОУ).

6.7.4. Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений (приложение 30 к настоящей Инструкции по ДОУ).

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе трудовой деятельности. Обычно их составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой дисциплины, проступках и др.

Объяснительная записка такого рода пишется от руки либо печатается, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

6.8. Справка

6.8.1. Справка - информационно-справочный документ, содержащий текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

В зависимости от целей составления справки могут быть аналитическими, отчетными или информационными.

6.8.2. Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующим решения и контроля.

Текст аналитической справки состоит из трех частей: основание составления, анализ ситуации или вопроса, выводы и предложения.

6.8.3. Отчетные справки содержат итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

6.8.5. Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел, как правило, они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

6.8.6. Справки, в зависимости от адресата, могут быть внешними и внутренними.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, если иное не установлено правовыми актами, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги по типу общего бланка аналогично внутренней докладной записке.

6.8.7. По характеру информации справки делят на справки с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт (о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п.).

Обязательные реквизиты справок, подтверждающих юридический факт:

Герб города Тюмени;

наименование организации - Администрация города (орган Администрации города);

вид документа - СПРАВКА;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок;

текст справки;

подпись;

печать.

Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные.

Текст справки для физического лица обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения.

В конце справки дается название организации, куда она представляется, если иная форма справки не утверждена правовыми актами.

В тексте справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно работает".

Подписывает справку должностное лицо, ее составлявшее и несущее ответственность за представленные данные.

6.8.8. Тексты аналитических, отчетных, информационных справок могут содержать разделы, подразделы, быть оформлены в виде связного текста, таблиц, содержать графический материал, соединения этих структур.

6.8.9. Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Таблицу размещают после первого упоминания о ней в тексте таким образом, чтобы ее можно было читать без поворота или с поворотом страницы по часовой стрелке. На все таблицы должны быть ссылки в тексте. При ссылке следует писать слово "таблица" с указанием ее номера. Нумеровать таблицы следует арабскими цифрами сквозной нумерацией за исключением таблиц приложений. Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой. Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, то она должна быть обозначена "Таблица 1" или "Таблица 3.1", если она приведена в приложении 3. Название (заголовок) таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название таблицы помещается над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире, либо центрируется относительно самой длинной строки. Заголовок таблицы и слово "Таблица" начинают с прописной буквы, не подчеркивают.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблицы точки не ставят. Заголовки граф формулируются в единственном числе, в именительном падеже. Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф. Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы. Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.

Не рекомендуется включать в таблицу самостоятельную графу "Номер по порядку"; при необходимости нумерации показателей их порядковые номера ставят в боковике таблицы непосредственно перед их наименованием.

Текст в таблицах выравнивается по левому краю или центруется по самой длинной строке. Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. Если значение показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире). Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим. В одной графе должно быть по возможности соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин. В ячейках таблицы используется тот же шрифт, что и в основном тексте, но допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте.

В ячейках таблицы не должно быть абзацного отступа. Высота строк должна быть не менее 8 мм.

Таблицы центрируются по горизонтали; толщина основной сетки таблицы обычно устанавливается равной 0,75 пт.

После таблицы всегда пропускается одна строка.

Например:

Таблица 1 - Динамика обращений граждан в Администрацию города

Обращения граждан	Количество документов (тыс. ед.)
	2008 г.	2009 г.	2010 г. (прогноз)	Среднее количество
письменные	51,0	65,0	68,0	61,0
устные	85,0	100,0	110,0	98,0
всего (итого)	136,0	165,0	178,0	160,0

Таблицу с большим количеством строк, не помещающихся на странице, допускается делить на части и последующие части переносить на другие листы (страницы). При переносе части таблицы на другой лист (страницу) слово "Таблица" и номер ее указывают один раз над первой частью таблицы, над другими частями пишут слово "Продолжение" и указывают номер таблицы, например: "Продолжение таблицы 1" или "Окончание таблицы 1"

Таблицу с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой в пределах одной страницы. В этом случае в каждой части таблицы повторяют заголовки ее строк (боковик).

6.8.10. Графический материал (чертеж, схему, диаграмму, рисунок и т.п.) помещают для пояснения текста справки с целью его лучшего понимания.

Графический материал располагают непосредственно после текста, в котором о нем упоминается впервые, или на следующей странице, а при необходимости в отдельном приложении.

Любой графический материал (чертеж, схема, диаграмма, рисунок и т.п.) обозначают в тексте словом "Рисунок".

Графический материал, за исключением графического материала приложений, нумеруют арабскими цифрами, как правило, сквозной нумерацией, приводя эти номера после слова "Рисунок". Если рисунок один, то его обозначают "Рисунок 1".

Допускается нумерация графического материала в пределах раздела. В этом случае номер рисунка состоит из номера раздела и порядкового номера рисунка, которые разделяют точкой (Рисунок 1.1).

Графический материал каждого приложения нумеруют арабскими цифрами отдельной нумерацией, добавляя перед каждым номером обозначение данного приложения и разделяя их точкой (Рисунок 1.3).

Слово "Рисунок" и его номер приводят под графическим материалом. Далее может быть приведено его тематическое наименование, отделенное тире. (Рисунок 1 - Благоустройство ул. Республики)

При необходимости под графическим материалом помещают также поясняющие данные. В этом случае слово "Рисунок" и наименование графического материала помещают после поясняющих данных.

Если графический материал не умещается на одной странице, то допускается переносить его на другие страницы. При этом тематическое наименование помещают на той странице, с которой начинается графический материал, поясняющие данные - на любой из страниц, на которых расположен графический материал, а под ними или непосредственно под графическим материалом на каждой из страниц, на которых расположен данный графический материал, указывают "Рисунок __, лист __".

На каждый графический материал дают ссылку в тексте документа.

6.8.11. Если графический материал применяют для иллюстрации размеров, значения которых представлены в табличной форме, или если графический материал сопровождается данными, приведенными в табличной форме, то таблицу и графический материал приводят на одной странице или двух смежных страницах. При этом таблицу приводят ниже графического материала или справа от него, а при необходимости - на следующей странице.

6.8.12. При оформлении текстов информационно-справочных документов рекомендуется руководствоваться ГОСТ Р 1.5-2004 "Национальный стандарт Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения".

6.9. Электронное письмо (электронное сообщение)

6.9.1. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью (либо ее аналогом).

6.9.2. Средствами электронной почты осуществляется передача электронных документов, электронных копий документов и других материалов в электронном виде.

Передача информации, отнесенной в соответствии с законодательством Российской Федерации, законами Тюменской области, нормативными правовыми актами Администрации города к информации ограниченного доступа, в т.ч. персональной, по публичным каналам связи запрещена.

При передаче сообщений электронной почтой должен использоваться только официальный адрес электронной почты, состоящий из 2 частей:

1 часть - сокращенное наименование подразделения или фамилия и инициалы исполнителя латинскими буквами;

2 часть - доменное имя официального сервера Администрации города.

Например: adm@tymen-city.ru или

SidorovaTV@tymen-city.ru

6.9.3. Письмо электронной почты имеет следующие обязательные реквизиты:

Адрес электронной почты

Адресование письма электронной почты возможно только на адреса получателей, указанные ими на официальном бланке организации или должностного лица, сообщенных в официальной переписке или полученных отправителем из других официальных источников. Правильность написания адреса и, как следствие, адресность отправления возлагается на отправителя электронного сообщения.

По возможности получатель должен быть проинформирован о направлении в его адрес сообщения электронной почты, кроме случаев постоянной, долговременной переписки или переписки, инициированной самим получателем.

Не допускается указание в одном отправлении более пяти получателей, кроме случаев рассылки, имеющей постоянный характер.

Тема письма

Тема письма содержит краткую характеристику сообщения электронной почты, позволяющую получателю идентифицировать его содержание.

Не допускается написание темы на языке, отличном от государственного, кроме случаев направления сообщения корреспонденту другого государства.

Текст письма

Текст письма оформляется в соответствии с правилами и этикой деловой переписки и положениями настоящей Инструкции.

В обязательном порядке указываются инициалы, фамилия и должность (полностью) отправителя, контактные реквизиты.

6.9.4. В случае необходимости к сообщению электронной почты могут быть добавлены (присоединены) электронные копии материалов.

VII. Порядок оформления документов с помощью печатающих
устройств. Копировально-множительные работы

7.1. Порядок оформления документов с помощью печатающих устройств

7.1.1. Печатание документов в Администрации города осуществляется отделом подготовки и выпуска постановлений, распоряжений, а также непосредственно в органах Администрации города с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники с соблюдением требований настоящей Инструкции по ДОУ.

7.1.2. Печатание документов в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется начальником управления организационной работы по согласованию с исполнителем, передавшим материал для печатания.

Печатание документов, принятых от помощников, советников, консультантов Главы Администрации города Тюмени, помощников заместителей Главы Администрации города, производится в первую очередь.

7.1.3. Претензии к напечатанным документам принимаются в течение 5 дней с момента выдачи и только при наличии оригинала черновика, с которого печатается документ. При отсутствии оригинала черновика претензии не принимаются.

7.1.4. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленые карандашом, для печатания не принимаются.

При работе над текстом применяются специальные корректурные знаки, предусмотренные ГОСТ 7.62-90 "Знаки для разметки оригиналов и исправления корректурных и пробных оттисков. Общие требования".

Наиболее часто используемые корректурные знаки приведены в приложении 31 к настоящей Инструкции по ДОУ.

7.1.5. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые, предусмотренные ГОСТ 7.12-93 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила"; ГОСТ 7.11-2004 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на иностранных европейских языках"; ГОСТ 7.88-2003 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Правила сокращения заглавий и слов в заглавиях публикаций".

7.1.6. Для печатания принимаются только служебные документы.

7.1.7. Рукописи, сдаваемые в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений, должны иметь реквизит "исполнитель", т.е. фамилию, имя, отчество и номер служебного телефона.

7.1.8. Машинописные работы должны выполняться с соблюдением установленных правил расположения реквизитов, правил орфографии и пунктуации.

7.1.9. Текст документов печатают на бланках формата А4 через 1 - 2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через 1 межстрочный интервал.

7.1.10. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

Например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал 1,5 - 2)

Начальник юридического

(межстрочный интервал 1)

отдела

(межстрочный интервал 1,5 - 2)

А.С. Круглов

(межстрочный интервал 1,5 - 2)

23.12.2010

7.1.11. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.

7.1.12. Наименование вида документа печатается прописными буквами.

7.1.13. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности. Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Заместитель Главы Администрации

города Тюмени, директор

административного департамента           Личная подпись       И.И. Иванов

или:

     Заместитель Главы

Администрации города Тюмени,

 директор административного

        департамента                     Личная подпись       И.И. Иванов

7.1.14. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), то его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Заголовок печатают без кавычек, точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов в заголовке не делают. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием - их переносят на следующую строку. Заголовок от подзаголовка отделяется двумя интервалами.

Заголовок (подзаголовок) в документе может располагаться одним из способов: центрованным (посередине текста); флаговым (от левого поля).

7.1.15. При печати документов используют восемь стандартных положений табулятора:

0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличии приложения", "фамилия исполнителя и номер его телефона", "отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "подпись" и "гриф согласования", заверительной надписи "верно", а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, приказываю, ПРЕДЛАГАЮ;

1 - после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте (= 1,25 см);

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита "адресат";

5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу";

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "подпись";

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

7.1.16. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля (от нулевого положения табулятора), а относящийся к ним текст через 1 межстрочный интервал.

7.1.17. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

7.1.18. При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

7.1.19. При подготовке распорядительных документов применяется текстовый редактор "Microsoft Office Word" версии 6.0 и выше или аналогичный ему, шрифт Times New Roman, размером 14 пунктов.

7.1.20. При подготовке справочно-информационных документов допускается применять шрифт размером 12 - 16 пунктов.

Тексты и цифры в таблицах выполняются шрифтом размером 12 пунктов.

7.1.21. Печатание документов производится красками насыщенного цвета.

7.1.22. При подготовке документа с использованием персонального компьютера все требования к отпечатанному документу сохраняются. При работе на компьютере в качестве черновика оригинала допускается использовать дискету (флэш карту) с указанием имени файла документа.

7.1.23. На лицевой стороне первого листа документа вверху справа проставляется колонтитул с указанием имени файла документа.

7.2. Копировально-множительные работы

7.2.1. Копировально-множительные работы производятся в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений, а также в органах Администрации города, имеющих множительную технику. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

Размножение документов, принятых от помощников Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, производится в первую очередь.

7.2.2. На размножение сдаются только служебные документы.

7.2.3. Размножение постановлений, распоряжений Администрации города производится работником отдела подготовки и выпуска постановлений, распоряжений.

7.2.4. Документы и материалы передаются на тиражирование в несброшюрованном виде, качественно напечатанными, как правило, первые экземпляры. Загрязненные, порванные материалы и документы, присланные на размножение, к тиражированию не принимаются.

7.2.5. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу.

7.2.6. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа.

7.2.7. Учет копируемых документов ведется на основании заказов, которые хранятся в течение года, после чего уничтожаются.

7.2.8. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Ответственность возлагается на старшего документоведа отдела подготовки и выпуска постановлений, распоряжений, в случае его отсутствия - на лицо, замещающее его.

7.2.9. Органы Администрации города, имеющие копировально-множительную технику, производят размножение документов самостоятельно.

7.2.10. К каждому копировально-множительному аппарату в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений прилагаются журналы, в которых фиксируется дата, наименование документа, количество листов, количество экземпляров, фамилия, имя, отчество лица, размножавшего документ.

На основании записей в журнале составляется ежемесячный отчет о количестве изготовленных копий и сдается начальнику отдела подготовки и выпуска постановлений, распоряжений либо руководителю органа Администрации города.

VIII. Организация документооборота и исполнения документов

8.1. Организация документооборота

8.1.1. Движение документов в Администрации города или в органах Администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

8.1.2. Документооборот состоит из следующих документопотоков:

входящие (поступающие) документы: документы вышестоящих органов управления, постановления, решения, приказы, указания, инструктивные письма и т.д., обращения граждан, организаций, запросы пользователей информации и т.д., в том числе в форме электронных документов;

исходящие (отправляемые) документы (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.), в том числе в форме электронных документов;

внутренние документы (обеспечивают решение задач в пределах Администрации города или органа Администрации города в виде приказов, протоколов, актов, докладных записок, объяснительных записок, поручений и материалов переписки между органами Администрации города и т.д.).

8.1.3. В целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, ведется учет объемов документооборота.

Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих, внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно.

8.1.4. Каждый документопоток имеет свои особенности обработки и прохождения документов.

Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:

доставка;

прием и первичная обработка;

предварительное рассмотрение.

Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:

составление проекта документа исполнителем;

проверка правильности оформления проекта документа;

согласование проекта документа;

направление документа адресату.

Общими для всех групп документов являются операции:

рассмотрение документов руководителем (подписание - для исходящих и внутренних и резолюция - для входящих документов);

регистрация документов;

передача документов исполнителям;

исполнение документов;

контроль исполнения документов;

организация текущего хранения документов, подшивка документов в дела;

использование документов в справочно-информационных целях;

подготовка соответствующих документов к передаче на архивное хранение и их передача в архивный отдел.

8.2. Организация доставки документов

8.2.1. Доставка документов в Администрацию города и органы Администрации города осуществляется средствами почтовой связи, электросвязи, курьерами.

С помощью почтовой связи в Администрацию города и органы Администрации города поступает письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, мелких пакетов, бандеролей, а также печатные издания.

8.2.2. По каналам электросвязи поступают: телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные документы, электронные сообщения, в том числе через официальный портал Администрации города в сети Интернет.

8.3. Прием, и первичная обработка входящих документов

8.3.1. Документы, поступающие в адрес Администрации города, Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города принимаются и вскрываются в соответствующих отделах управления по обращениям граждан и делопроизводству.

Документы, поступающие в адрес органов Администрации города, руководителей органов Администрации города принимаются и вскрываются в соответствующих органах Администрации города специалистами (службами), отвечающими за эту работу.

При первичном осмотре входящих документов проводится визуальный контроль безопасности корреспонденции. Работа с корреспонденцией, подозрительной на заражение биологической субстанцией или химическим веществом, осуществляется в соответствии со специальными рекомендациями, с которыми в обязательном порядке ознакамливаются все специалисты служб делопроизводства.

8.3.2. Пакеты с надписью "лично", учитываются в журнале учета корреспонденции с грифом "лично" попакетно, не вскрываются и передаются адресату.

8.3.3. Документы, поступившие не по адресу, пересылаются по принадлежности.

8.3.4. При вскрытии корреспонденции проверяется правильность доставки, целостность пакетов и наличие вложенных в них документов (включая приложения). При недостаче или наличии повреждения документа составляется акт в 3-х экземплярах (приложение 29 к настоящей Инструкции по ДОУ). Один экземпляр акта направляется отправителю. Второй остается в отделе по работе с деловой документацией, третий передается органу Администрации города, кому адресован документ.

8.3.5. Конверты от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Не уничтожаются конверты от корреспонденции, поступившей в Администрацию города наложенным платежом, переписки, связанной с заключением и изменением договоров. Сохраняют также конверты заказных писем граждан, организаций.

8.3.6. Документы, поступившие в Администрацию города через работников других организаций, в обязательном порядке передаются в соответствующий отдел управления по обращениям граждан и делопроизводству для регистрации в день доставки.

8.4. Предварительное рассмотрение документов

8.4.1. Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 32 к настоящей Инструкции по ДОУ).

Регистрируемые документы сортируются для направления на рассмотрение руководителям Администрации города, органов Администрации города по компетенции или в установленных случаях - для возврата авторам или для пересылки по компетенции.

8.5. Регистрация документов

8.5.1. Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения, создания, отправления.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы независимо от способа их доставки, передачи или создания.

8.5.2. Документы регистрируются один раз:

поступившие - в день поступления;

создаваемые - в день подписания или утверждения,

исходящие - в день оправления.

8.5.3. В целях регистрации и учета документов в Администрации города разрабатываются классификаторы:

органов и структурных подразделений органов Администрации города,

документопотоков и видов документов,

должностных лиц,

корреспондентов,

предметно-тематический,

резолюций (поручений),

исполнителей,

результатов исполнения документов,

которые имеют свои обозначения в СЭДД.

Решение о выделении документопотоков на основе анализа входящих, исходящих, внутренних документов закрепляется в номенклатуре дел Администрации города и находит отражение в СЭДД.

Каждый документопоток имеет свой индекс в номенклатуре, в том числе, электронной.

Например:

01 - директивно-распорядительные документы

06 - обращения юридических лиц

18 - документы вышестоящих организаций

28 - договоры и т.д.

8.5.4. Регистрация документа включает:

проставление регистрационного штампа на документе,

запись необходимых сведений в регистрационной форме (регистрационно-контрольная карточка в СЭДД, журнал регистрации, база данных).

Регистрационный номер документа - это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, которое указывает место его составления (исполнения) и хранения, отнесенность к документопотоку и является уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

8.5.5. На входящих документах на лицевой стороне документа, на нижнем поле с правой стороны ставится отметка о поступлении документа в Администрацию города, орган Администрации города регистрационным штампом.

В регистрационном штампе указываются:

место регистрации (Администрация города, орган Администрации города, осуществляющий регистрацию),

регистрационный номер документа,

дата регистрации,

в установленных случаях - время регистрации документа,

в установленных случаях - подпись и расшифровку подписи сотрудника, осуществившего регистрацию.

8.5.6. Регистрационный номер входящего документа состоит из следующих частей:

индекса органа Администрации города в СЭДД, зарегистрировавшего документ (например: 01 - отдел контроля, 03 - отдел по работе с деловой документацией, 05 - отдел по обращениям граждан управления по обращениям граждан и делопроизводству (далее - отдел по обращениям граждан) и т.д.),

индекса в номенклатуре в СЭДД в зависимости от вида документа (документопотока),

порядкового номера регистрации.

Например:

регистрационный номер документа 03-06-116, означает:

03 - документ зарегистрирован в отделе по работе с деловой документацией,

06 - номер по номенклатуре: этот документ является обращением юридического лица;

116 - порядковый номер данного документа с начала года в документопотоке "Обращения юридических лиц".

8.5.7. Регистрация входящих документов производится в день поступления до 17 часов, в пятницу и предпраздничные дни до 15 часов. Документы, поступившие позже указанного времени, регистрируются датой следующего рабочего дня.

Время поступления документов указывается на документах с пометкой "срочно", на уведомлениях о проведении общественных акций, на документах, поступивших после установленного для регистрации времени, в регистрационно-контрольных карточках на устные обращения граждан, представителей (руководителей) организаций, запросы пользователей информацией.

Документы с пометкой "срочно" и уведомления вручаются незамедлительно.

8.5.8. Порядок регистрации судебных документов установлен п. 2.2. Инструкции о порядке ведения судебно-правовой работы в Администрации города Тюмени (приложение 6 к настоящему распоряжению).

8.5.9. Порядок регистрации проектов муниципальных правовых актов Администрации города установлен п. 4.2. Инструкции по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города Тюмени (приложение 4 к настоящему распоряжению).

8.5.10. Порядок регистрации постановлений, распоряжений Администрации города установлен п. 5.1. настоящей Инструкции по ДОУ.

8.5.11. Порядок регистрации приказов установлен п. 5.2. настоящей Инструкции по ДОУ.

8.5.12. Порядок регистрации договоров установлен п. 5.1. Инструкции по организации договорной работы в Администрации города Тюмени (приложение 5 к настоящему распоряжению).

8.5.13. Порядок регистрации иных внутренних документов аналогичен порядку регистрации входящих документов, внутренние документы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года и регистрируются в СЭДД.

8.5.14. Для исходящих документов (писем) регистрационный номер состоит из следующих частей:

индекса органа Администрации города, составившего документ;

номера дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа;

порядкового номера регистрации.

Например:

регистрационный номер документа 03-08-116, означает

03 - документ зарегистрирован в отделе по работе с деловой документацией,

08 - номер по номенклатуре: этот документ является исходящим документом, 116 - порядковый регистрационный номер документа с начала года в документопотоке "Исходящие".

На документах, отправляемых из Администрации города, номера ставят как на подлиннике, так и на копии, оставшейся в Администрации города.

8.5.15. На приложениях к поступившим или отправляемым документам номера не ставятся.

8.5.16. Регистрация документов в Администрации города осуществляется двумя способами: электронная (регистрация в СЭДД) и журнальная.

8.5.17. Регистрация документов в СЭДД производится одновременно с проставлением регистрационного штампа на документ и осуществляется путем создания электронной регистрационно-контрольной карточки, в которую вносят все сведения о документе: номер, дата, автор, адресат и т.д., - и о работе с ним: резолюция, список исполнителей, стадии выполнения, замечания, возвраты на доработку и т.д., т.е. фиксируют все движения документа на протяжении его жизненного цикла.

8.5.18. Единая регистрационно-контрольная карточка документа содержит обязательный набор реквизитов (приложение 34 к настоящей Инструкции по ДОУ).

8.5.19. Правила заполнения реквизитов карточки:

Основные реквизиты
Корреспондент (адресант)	Для входящих документов: полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, имя, отчество лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении или при устном обращении - паспорте гражданина)
Корреспондент (адресат)	Для исходящих документов: полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, имя, отчество лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом адресат)
Должность, фамилия, инициалы лица, подписавшего документ	В соответствии с реквизитом "Подпись"
Наименование вида документа	Заполняют в соответствии с видом документа; при регистрации писем эту графу не заполняют
Дата документа	Проставляют дату, поставленную на документе организацией (гражданином) или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
Индекс документа	Выписывают индекс, присвоенный документу организацией-автором; переносят с поступившего или отправляемого документа при регистрации обращений граждан эту графу не заполняют
Дата поступления	Для входящих документов дату переносят с регистрационного штампа;
Индекс поступления (входящий регистрационный номер)	Вписывают регистрационный номер, присвоенный документу получателем (его переносят из регистрационного штампа);
Индекс дела (отметка о направлении в дело)	После исполнения документа дополняют номером дела по номенклатуре дел, в которое подшит документ, (В дело N ____)
Заголовок документа	Переносят заголовок к тексту или краткое содержание документа, несущее основную смысловую нагрузку (о чем)
Сведения о переадресации документа	На основании резолюции на документе
Резолюция	Переносят с документа или бланка резолюции содержание поручения, автора, дату резолюции, исполнителя поручения;
Срок исполнения	Число, месяц, год (12.04.2010); При регистрации отправляемого инициативного документа записывают дату ожидаемого ответа
Исполнители	ФИО исполнителя (должность)
Отметка об исполнении	Записывают кратко решение вопроса или дату и индекс ответного документа
Отметка о контроле	Фиксируют отметку о контроле сроков исполнения, даты проверки, конкретных причин задержки исполнения, движения документа
Дополнительные реквизиты:
Количество листов	Количество листов основного документа
Наличие приложений	Количество приложений и количество листов приложений
Отметка о конфиденциальности	В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу"

8.5.20. Журнальная форма регистрации документов может использоваться:

органами Администрации города, где документооборот менее 600 документов в год (приложение 33 к настоящей Инструкции по ДОУ);

для учета входящих и исходящих телефонограмм (приложение 26 к настоящей Инструкции по ДОУ);

в случаях, установленных правовыми актами.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Тюмени от 14 декабря 2011 г. N 1184 в пункт 8.6 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.6. Распределение обязанностей по регистрации документов и контролю за сроками исполнения документов

Регистрация документов и контроль за сроками исполнения документов осуществляется разными органами и структурными подразделениями органов Администрации города в зависимости от видов документов:

Службы делопроизводства, осуществляющие регистрацию	Виды документов	Службы, осуществляющие контроль исполнения документов
1. Отдел по работе с деловой документацией	Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации; Постановления и распоряжения Губернатора и Правительства Тюменской области, решения и постановления Тюменской областной Думы; Законы Тюменской области; Решения и постановления Тюменской городской Думы	Отдел контроля
	Запросы, предписания, представления, служебные письма Счетной палаты; Решения, запросы, служебные письма Избирательной комиссии города Тюмени	Отдел по работе с деловой документацией
2. Отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений	Постановления, распоряжения Администрации города.	Отдел контроля
	Постановления, распоряжения по вопросам выделения и расходования финансовых средств	Департамент финансов и налоговой политики
3. Отдел контроля	Поручения Главы Администрации города Тюмени (в т.ч. поручения, содержащиеся в протоколах Коллегии Администрации города, совещаний с участием Главы Администрации города Тюмени)	Отдел контроля, помощники Главы Администрации города Тюмени
4. Отдел по работе с деловой документацией	Обращения организаций, запросы пользователей информацией (организации, общественные объединения) в адрес Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города; Телеграммы, факсы (входящие, исходящие) за подписью Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города	Отдел по работе с деловой документацией, советники, консультанты, помощники Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города
5. Отдел по работе с деловой документацией	Документы прокуратуры (протесты, представления, запросы, информации и т.д.) за исключением документов прокуратуры в интересах граждан	Отдел по работе с деловой документацией, правовой департамент Администрации города (далее - правовой департамент)
6. Правовой департамент	Судебные документы (судебные повестки, исковые заявления, определения и решения суда, исполнительные листы)	Правовой департамент
7. Правовой департамент	Доверенности от имени Администрации города	Правовой департамент
8. Управление муниципальной службы и кадровой работы	Распоряжения, приказы, подписанные заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента	Управление муниципальной службы и кадровой работы, помощник заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента
9. Органы Администрации города со статусом юридического лица	Приказы органов Администрации города со статусом юридического лица	Органы Администрации города со статусом юридического лица
10. Общий отдел департамента градостроительной политики Администрации города Тюмени (далее департамент градостроительной политики)	обращения граждан и юридических лиц по вопросам: выдачи разрешения на строительство; выдачи разрешения на ввод объекта в эксплуатацию; выдачи градостроительного плана земельного участка; согласования паспорта фасадов зданий, строений, сооружений; предоставления сведений информационной системы обеспечения градостроительной деятельности (ИСОГД); внесения изменений в Генеральный план города Тюмени; подготовки разрешений на отклонение от предельных параметров разрешенного строительства, реконструкции объектов капитального строительства; подготовки разрешений на условно разрешенный вид использования земельного участка или объекта капитального строительства;	департамент градостроительной политики, управление по обращениям граждан и делопроизводству
11. Отдел по обращениям граждан	Письменные и устные обращения граждан по всем вопросам (кроме п.10 настоящей таблицы), документы прокуратуры в интересах граждан, запросы и обращения депутатов всех уровней, поступающие в адрес с Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города; обращения граждан во время "Прямых линий"; через средства массовой информации; устные, письменные обращения, поступившие во время личного приема в отделе по обращениям граждан; переписка по ним; запросы пользователей информацией (граждан), ответы на вышеуказанные обращения граждан, депутатов, прокуратуры, запросы пользователей информацией (граждан)	Отдел по обращениям граждан
12. Информационно-диспетчерская служба Администрации города МКУ Комитет по информатизации города Тюмени" (далее - ИДС)	Устные обращения граждан, поступившие по телефонам: 45-15-20, 051 информационно-диспетчерской службы Администрации города	МКУ "Комитет по информатизации города Тюмени"
13. Пресс-служба Администрации города (мониторинг СМИ), отдел по обращениям граждан (регистрация)	Критические материалы и предложения в адрес Администрации города в средствах массовой информации	Пресс-служба Администрации города - по существу; отдел по обращениям граждан - за сроками исполнения
14. Сектор специальных мероприятий Администрации города	Документы с грифом "Секретно", "Для служебного пользования", полученные спецсвязью	Сектор специальных мероприятий Администрации города
15. Отдел организационной работы	Планы работы и отчеты органов Администрации города	Отдел организационной работы, руководители органов Администрации города
16. Управление муниципальной службы и кадровой работы	Трудовые договоры, командировочные удостоверения, служебные удостоверения работников структурных подразделений, не имеющих статуса юридического лица, а так же руководителей и заместителей руководителей всех структурных подразделений органа Администрации города	Управление муниципальной службы и кадровой работы
17. Органы Администрации города	Входящие документы в адрес органа Администрации города, его руководителя, заместителей; исходящие документы за подписью руководителя органа Администрации города, его заместителей; внутренняя переписка	Органы Администрации города
18. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, электронной почте в адрес Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, регистрируются и контролируются в управлении по обращениям граждан и делопроизводству. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, электронной почте в адрес руководителей Администрации города, - регистрируются и контролируются в органах Администрации города

8.7. Рассмотрение документов руководителями и доведение документов до исполнителей, организация исполнения

8.7.1. Зарегистрированные документы службы делопроизводства направляют на рассмотрение руководителям Администрации города, органов Администрации города соответственно адресатам:

документы, зарегистрированные в отделе по обращениям граждан, отделе по работе с деловой документацией, поступившие в адрес Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, Администрации города, направляются на рассмотрение Главе Администрации города Тюмени, заместителям Главы Администрации города согласно распределению обязанностей между ними; документы, зарегистрированные в органах Администрации города, поступившие в адрес органов Администрации города, руководителей органов Администрации города, либо поступившие к ним с резолюциями Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, направляются на рассмотрение руководителям органов Администрации города, в день их поступления.

8.7.2. Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступления их в Администрацию города, орган Администрации города, но не свыше трех дней. Решение руководителя по документам отражается в резолюции.

Резолюции Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города помощники, консультанты, советники Главы Администрации города Тюмени и помощники заместителей Главы Администрации города заносят в электронную регистрационно-контрольную карточку в СЭДД.

Правила оформления резолюции - в разделе 4.9 настоящей Инструкции по ДОУ.

8.7.3. Документы, которые исполняются несколькими органами Администрации города, передаются помощниками, консультантами, советниками Главы Администрации города Тюмени и помощниками заместителей Главы Администрации города в нужном для рассылки количестве экземпляров в соответствующий отдел управления по обращениям граждан и делопроизводству, где осуществляется регистрация резолюции с одновременным занесением данных в СЭДД, а также постановка исполнения на контроль.

8.7.4. После внесения сведений в СЭДД документ передается специалистами отдела по работе с деловой документацией в органы Администрации города для исполнения под роспись в разносной книге или листе рассылки.

Всем исполнителям и соисполнителям документ направляется одновременно в копиях. Подлинник документа передается ответственному исполнителю.

Передача документа без отметки в регистрационно-контрольных формах в отделе по работе с деловой документацией, отделе по обращениям граждан не допускается.

8.7.5. На документах, подлежащих возврату в отдел по работе с деловой документацией, отдел по обращениям граждан на верхнем поле лицевой стороны первого листа документа ставится штамп "Подлежит возврату".

8.7.6. Ход продвижения документа внутри органа Администрации города контролирует помощник руководителя, специалист или служба, на которых возложены эти обязанности.

8.7.7. Ответственный исполнитель обязан немедленно организовать исполнение документа в установленный срок. Если в документе указаны несколько исполнителей, ответственным является лицо или орган Администрации города, указанное в резолюции первым, или тот, за кем закреплен свод. Соисполнители не позднее трех дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа. Соисполнители несут ответственность за содержание и качество представленных ответственному исполнителю материалов.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Тюмени от 23 сентября 2011 г. N 1017 раздел VIII настоящего приложения дополнен пунктом 8.7.7.1

8.7.7.1. На согласование в правовой департамент документы, согласованные со всеми заинтересованными должностными лицами, предоставляются не позднее двух дней до срока, в который документ подлежит внесению на подпись соответствующему должностному лицу. Документ, подлежащий согласованию с правовым департаментом, в обязательном порядке согласовывается и визируется руководителем юридической службы (специалистом органа (учреждения), в чьи должностные обязанности входит правовое обеспечение деятельности органа (учреждения), в котором не создана юридическая служба).

8.7.8. Ответственный исполнитель контролирует исполнение всего документа в целом, независимо от того, что исполнение тех или иных пунктов документа может не входить в его компетенцию. Ответственному исполнителю принадлежит право созыва соисполнителей и получения от них необходимой информации для составления и обобщения ответа.

8.7.9. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения. Соисполнители не вправе направлять самостоятельный ответ, минуя ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель направляет обобщенный ответ, как правило, согласовав его с соисполнителями.

8.7.10. Организация работы по исполнению документов в органах Администрации города осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, и (или) руководителя органа Администрации города, заместителей руководителя органа Администрации города, иных должностных лиц.

8.7.11. Орган Администрации города, должностное лицо - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

8.7.12. Документы, поступившие в орган Администрации города с резолюцией Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, иных должностных лиц, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем органа, или его заместителем.

8.7.13. Специалисты органов Администрации города в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Администрации города;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

подготовку списка (указателя) рассылки документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

8.7.14. Исполнители не должны разглашать содержание поступивших к ним документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

8.7.15. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения заданий, поручений, запросов и документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

8.7.16. Ответственный исполнитель - орган Администрации города и (или) должностное лицо, несет ответственность за своевременное и качественное исполнение документа до момента его фактического исполнения.

8.8. Работа с исходящими (отправляемыми) документами

8.8.1. Исходящие документы, отправляемые за подписью Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, регистрируются централизованно в управлении по обращениям граждан и делопроизводству, а за подписью руководителей органов Администрации города - в органах Администрации города.

8.8.2. Документы для отправки принимаются отделом по работе с деловой документацией до 13-00. Доставка осуществляется с 14-00. Отправка корреспонденции, поступившей в отдел по работе с деловой документацией позднее указанного времени, осуществляется на следующий рабочий день. Отправка срочных документов производится в течение всего рабочего дня.

8.8.3. Исходящие документы для регистрации представляются в управление по обращениям граждан и делопроизводству в двух экземплярах, 1-й подписанный экземпляр письма отправляется адресату, 2-й подписанный экземпляр письма хранится по месту регистрации исходящих документов. В случае, если документ подписан в одном экземпляре, для хранения по месту регистрации снимается копия с оригинала и заверяется в установленном порядке сотрудником, регистрирующим отправляемый документ.

8.8.4. Документы, предназначенные для отправки, принимаются полностью оформленными, в количестве, необходимом для отправки адресатам. При необходимости составитель документа указывает вид отправления - заказное письмо, нарочным и т.д.

8.8.5. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Если документ, направляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп "Подлежит возврату". Такую же пометку делают в регистрационной карточке.

8.8.6. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

8.8.7. Документы, отправляемые одновременно одному и тому же адресату, должны быть вложены в один конверт.

8.8.8. Адресатам в пределах города документы могут вручаться курьером под расписку в разносной книге, либо в листе рассылки для муниципальных правовых актов.

8.8.9. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.

8.9. Особенности работы с документами, поступающими и отправляемыми по каналам факсимильной связи, телеграммами, телефонограммами

8.9.1. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

а) документы, передаваемые по факсимильной связи (факсограммы), должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа;

б) документ выполняется на бумаге формата А4 черным цветом, при оформлении следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи;

в) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа Администрации города;

г) факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

д) запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования" или "Конфиденциально";

е) подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы (например, разносная книга), с указанием регистрационного номера, даты отправления, способа отправления (факс), ФИО получателя. Сотрудник, отправивший факсимильное сообщение, должен получить подтверждение о получении адресатом сообщения либо сделать отметку, что факс получен автоматически;

Подлинник документа, отправленного факсимильной связью, направляется адресату в установленном порядке.

ж) служебная информация, получаемая по факсимильной связи, регистрируется как входящий документ. Дальнейшая работа осуществляется с ним в установленном для письменных обращений граждан, организаций порядке;

з) факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода;

и) контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах Администрации города, осуществляется их руководителем;

к) поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письменные обращения граждан, организаций, а затем передаются на рассмотрение руководству;

л) тексты поступивших и отправленных телефонограмм записываются получателем (отправителем) в специальном журнале и оперативно передаются руководителю, которому они адресованы. Журналы регистрации телефонограмм хранятся в течение установленного времени в приемных руководителей Администрации города, органов Администрации города, у сотрудников органов Администрации города, на которых возложены данные обязанности.

8.10. Поступившие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на электронном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

8.11. В случае большого объема входящей информации (статьи, брошюры, положения и др. документы, поступившие в рамках информационного обмена) ее можно не распечатывать, а представлять адресату в электронном виде, по согласованию между адресатом и отделом, регистрирующим документы.

IX. Порядок организации работы с отдельными видами документов

9.1. Работа с письменными (в том числе в форме электронного документа) обращениями граждан, организаций, запросами пользователей информацией

9.1.1. Ответственность за организационное, информационное и документационное обеспечение работы с обращениями граждан, запросами пользователей информацией (граждане), поступившими в адрес Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, в адрес Администрации города, возлагается на отдел по обращениям граждан.

Ответственность за организационное, информационное и документационное обеспечение работы с обращениями организаций, запросами пользователей информацией (организации), поступившими в адрес Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, в адрес Администрации города, возлагается на отдел по работе с деловой документацией.

Ответственность за организационное, информационное и документационное обеспечение работы с обращениями граждан, организаций и запросами пользователей информацией, поступившими в адрес руководителей, заместителей руководителей органов Администрации города, в адрес органов Администрации города возлагается на уполномоченных сотрудников или службы делопроизводства, в соответствии с приказами руководителей органов Администрации города.

9.1.2. Порядок учета, регистрации, рассмотрения, контроля исполнения обращений граждан, организаций, запросов пользователей информацией осуществляется в соответствии с разделами настоящей Инструкции по ДОУ и является одинаковым для всех видов данных документов за исключением случаев, предусмотренных в пункте 9.1.3 настоящей Инструкции по ДОУ.

9.1.3. Регистрация обращений граждан, организаций, запросов пользователей информацией осуществляется в день их поступления в соответствующих службах делопроизводства в зависимости от вида документа и адресата в соответствии с п. 9.1.1. путем введения в компьютер и заполнения регистрационно-контрольных карточек в СЭДД.

Регистрационный номер обращений организаций (юридических лиц), указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу первой страницы входящего документа синими чернилами.

Регистрационный индекс обращений граждан, запросов пользователей информацией указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу первой страницы входящего документа красными чернилами.

Регистрационный номер обращений граждан состоит из индекса органа Администрации города, зарегистрировавшего обращение, номера номенклатуры и порядкового номера в пределах календарного года, дополненного буквами "гр".

После регистрации обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией направляются на рассмотрение Главе Администрации города Тюмени, заместителям Главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей между ними.

9.1.4. Помощники, консультанты, советники Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации города не реже двух раз в день забирают обращения граждан, организаций, деловую документацию, запросы пользователей информацией в соответствующих отделах управления по обращениям граждан и делопроизводству.

После рассмотрения обращений Главой Администрации города Тюмени и заместителями Главы Администрации города помощники, консультанты, советники Главы Администрации города Тюмени и помощники заместителей Главы Администрации города заносят резолюции в регистрационно-контрольные карточки документов в СЭДД и возвращают документы с резолюциями в необходимом для рассылки исполнителям количестве в соответствующий отдел управления по обращениям граждан и делопроизводству, который осуществляет регистрацию резолюции и постановку исполнения на контроль в СЭДД.

Рассылка документов с резолюцией исполнителям осуществляется отделом по работе с деловой документацией.

9.1.5. На каждое обращение граждан, организаций, запрос пользователей информацией заводится дело, титульный лист которого выводится из электронной карточки.

9.1.6. При регистрации писем необходимо сохранять конверты, если только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения письма.

9.1.7. При регистрации обращений граждан, организаций необходимо проверить их на повторность. Повторными считаются обращения от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения или когда заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

9.1.8. Обращения граждан, организаций, деловая документация, запросы пользователей информацией передаются на рассмотрение Главе Администрации города Тюмени, заместителям Главы Администрации города согласно распределению обязанностей между ними.

9.1.9. Обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией, направленные для принятия мер (подготовки ответов) в органы Администрации города, взятые на контроль в соответствующих отделах управления по обращениям граждан и делопроизводству, если на них поставлен штамп "Подлежит возврату", в обязательном порядке подлежат возврату вместе с ответом в соответствующие отделы управления по обращениям граждан и делопроизводству.

9.1.10. Обращения граждан, организаций, деловая документация, запросы пользователей информацией после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами возвращаются в соответствующие отделы управления по обращениям граждан и делопроизводству для формирования в дела, помещаемые в прозрачные файлы, и располагаются по порядку регистрационных номеров в отдельных папках.

9.2. Порядок работы с уведомлениями о проведении публичных мероприятий (митингов, шествий, демонстраций, пикетирования) регулируется законодательством Российской Федерации и Тюменской области о проведении публичных мероприятий.

9.2.1. Во исполнение требований законодательства сотрудники отдела по работе с деловой документацией при получении уведомления о проведении публичного мероприятия незамедлительно:

регистрируют уведомление с указанием в регистрационных реквизитах не только даты, но и времени (часы, минуты) поступления уведомления;

передают его для дальнейшей работы в отдел по связям с общественными организациями управления организационной работы (далее - отдел по связям с общественностью).

9.3. Организация личного приема граждан, руководителей (представителей) организаций

9.3.1. Запись граждан на прием к Главе Администрации города Тюмени, заместителям Главы Администрации города проводят специалисты отдела по обращениям граждан в течение недели в рабочее время.

Запись руководителей (представителей) организаций на прием к Главе Администрации города Тюмени, заместителям Главы Администрации города проводят помощники, советники, консультанты Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации города в течение недели в рабочее время.

Запись граждан, руководителей (представителей) организаций на прием к руководителям органов Администрации города проводят уполномоченные сотрудники органов Администрации города.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Тюмени от 23 сентября 2011 г. N 1017 в пункт 9.3.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.3.2. При записи на прием начинается оформление регистрационно-контрольной карточки личного приема в СЭДД, в которую заносятся паспортные данные гражданина или наименование организации, должность руководителя (представителя) организации, ее юридический адрес, в обоих случаях - контактные телефоны и, при согласии заявителей, - содержание устного обращения. При записи на прием заявитель может оставить необходимые для рассмотрения вопроса материалы и документы, о чем делается отметка в регистрационно-контрольной карточке личного приема в поле "Отметка об исполнении". Регистрационно-контрольная карточка личного приема распечатывается для оформления необходимых записей во время личного приема (приложение 35 к настоящей Инструкции по ДОУ).

9.3.3. Список граждан на прием к Главе Администрации города Тюмени согласовывается с заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента.

9.3.4. Специалисты отдела по обращениям граждан совместно с помощниками, советниками, консультантами Главы Администрации города Тюмени, помощниками заместителей Главы администрации города готовят информацию по существу обращения каждого посетителя до приема руководителем. Для подготовки материалов они вправе запрашивать необходимую информацию у должностных лиц и органов Администрации города, организаций, находящихся в муниципальной собственности.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Тюмени от 23 сентября 2011 г. N 1017 пункт 9.3.5 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.3.5. Во время личного приема помощники, советники, консультанты Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации города совместно с начальником отдела по обращениям граждан заносят в регистрационно-контрольную карточку личного приема на бумажном носителе:

все вопросы заявителя и результаты их рассмотрения должностным лицом, осуществляющим прием;

поручения руководителя о рассмотрении обращения заявителя, проведении дополнительной проверки фактов и обстоятельств, изложенных в устном обращении, о необходимости подготовки письменного ответа заявителю;

отметку о внесении заявителем письменного обращения (при наличии такового);

передают регистрационно-контрольную карточку личного приема на подпись руководителю, ведущему личный прием.

По окончании личного приема заявителю предлагается:

подтвердить свое согласие (при наличии такового) с тем, что ответ на обращение дан устно соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной карточке личного приема и подписью;

оценить качество организации личного приема по 5-балльной шкале путем проставления отметки в соответствующем поле регистрационно-контрольной карточки личного приема и подписью.

Помощники, советники, консультанты Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации, начальник отдела по обращениям граждан заносят все сведения, поручения, отметки в соответствующую регистрационно-контрольную карточку личного приема в СЭДД.

Отметка заявителя о степени удовлетворенности качеством организации личного приема заносится в поле "i" (Дополнительные сведения) регистрационно-контрольной карточки личного приема в СЭДД.

Аналогично в соответствии с пунктом 9.3.5 настоящей Инструкции по ДОУ заполняется регистрационно-контрольная карточка личного приема руководителей (представителей) организаций.

Документирование личного приема заявителей уполномоченными должностными лицами органов Администрации города осуществляется в соответствии с требованиями пунктов 9.3.2, 9.3.5, 9.3.6 настоящей Инструкции по ДОУ.

9.3.6. Не позднее трех дней после приема граждан помощники, советники, консультанты Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации города возвращают регистрационно-контрольные карточки с резолюциями руководителей в отдел по обращениям граждан, специалисты которого осуществляют их регистрацию и не позднее чем через сутки направляют копию карточки с резолюцией исполнителю (исполнителям).

Не позднее трех дней после приема руководителей (представителей) организаций помощники, советники, консультанты Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации города заносят в регистрационно-контрольные карточки резолюции руководителей, осуществляют их регистрацию и не позднее чем через сутки направляют копию карточки с резолюцией исполнителю (исполнителям).

Должностные лица согласно резолюции обеспечивают исполнение поручения по обращению в установленные сроки, информируют руководителя о принятых мерах и готовят ответ посетителю.

9.3.7. Делопроизводство по личному приему граждан Главой Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города ведется отделом по обращениям граждан.

Делопроизводство по личному приему руководителей (представителей) организаций Главой Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города ведется помощниками, советниками, консультантами Главы Администрации города Тюмени, помощниками заместителей Главы Администрации города.

9.3.8. Запись граждан, руководителей (представителей) организаций на прием к руководителям органов Администрации города и ведение делопроизводства по личному приему руководителей (представителей) организаций руководители органов Администрации города осуществляют уполномоченные сотрудники органов Администрации города.

9.3.9. Контроль исполнения поручений с личного приема граждан Главой Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города осуществляют отдел по обращениям граждан и помощники, советники, консультанты Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации города.

Контроль исполнения поручений с личного приема руководителей (представителей) организаций Главой Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города осуществляют помощники, советники, консультанты Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации города.

Контроль исполнения поручений с личного приема граждан, руководителей (представителей) организаций руководителями органов Администрации города осуществляют уполномоченные сотрудники органов Администрации города.

9.3.10. Во время приема пользователям информацией в устной форме предоставляется информация о деятельности Администрации города. Указанная информация предоставляется также по телефонам справочных служб Администрации города, по телефонам должностных лиц Администрации города, уполномоченных на ее представление.

9.3.11. Устные обращения граждан, руководителей (представителей) организаций, устные запросы пользователей информацией подлежат регистрации в СЭДД в день их поступления с указанием даты и времени поступления.

9.3.12. На каждое устное обращение по личному приему заводится дело: в файлы помещаются распечатка регистрационно-контрольной карточки личного приема из СЭДД, материалы и документы по личному приему, письменные ответы на поставленные заявителем вопросы (при наличии).

9.3.13. Отдел по обращениям граждан осуществляет подготовку статистических и информационно-аналитических материалов об организации рассмотрения устных обращений граждан в Администрации города, которые являются составной частью общих отчетов об организации рассмотрения обращений граждан в Администрации города в соответствии с п. 7.23. Регламента Администрации города (приложение 1 к настоящему распоряжению).

9.4. Работа с устными телефонными обращениями граждан в ИДС

9.4.1. Регистрация телефонного обращения в ИДС осуществляется при приеме звонка путем внесения информации в регистрационную карточку электронной базы данных ИДС специалистом ИДС.

9.4.2. Специалист ИДС определяет тему телефонного обращения, выясняет, были ли обращения по данному вопросу в иные инстанции, делает об этом отметку в регистрационной карточке.

В случае, если таких обращений не было или решение данного вопроса не входит в компетенцию Администрации города, специалист ИДС дает необходимые разъяснения и направляет позвонившего в соответствующую организацию и сообщает в нее о поступившем обращении.

В случае, если решение вопроса входит в компетенцию Администрации города, организаций, находящихся в муниципальной собственности, либо если оно направлено для принятия мер в соответствующую инстанцию, специалист ИДС вносит в регистрационную карточку текст поручения, определяет исполнителя и срок исполнения, ставит поручение на контроль.

9.4.3. Поручение распечатывается на бланке установленной формы (приложение 36 к настоящей Инструкции по ДОУ) и отправляется по факсу, электронной почте или курьером в соответствующую инстанцию в течение рабочего дня.

9.4.4. Для телефонных обращений граждан, поступивших в ИДС, устанавливаются следующие контрольные сроки:

по вопросам неотложного характера, аварийных ситуаций (статус "Срочно") - в течение 2-х дней;

по вопросам долговременного контроля (статус "Контроль") - 15 дней.

9.4.5. В течение указанного срока руководители соответствующих инстанций обязаны обеспечить решение поставленных вопросов и предоставить ответ в письменной форме ИДС. В случае невозможности положительного решения обязаны немедленно информировать ИДС.

9.4.6. При решении особо сложных вопросов, требующих участия нескольких организаций, допускается продление сроков исполнения, для чего исполнителем в ИДС направляется промежуточный ответ с указанием всех причин и ожидаемого срока исполнения. Окончательное решение принимает специалист ИДС, о чем информирует исполнителя и заявителя.

9.4.7. Снятие с контроля поручения, созданного ИДС по телефонному обращению, осуществляется после проверки его фактического выполнения звонком заявителю. Факт ликвидации аварии подтверждается актом об устранении аварии, который в обязательном порядке подписывают представители населения: обслуживающая жилой фонд организация, диспетчер ИДС либо сами жители, а также представители ликвидировавшей аварию организации. Сведения о снятии с контроля поручения заносятся в регистрационную карточку электронной базы данных ИДС.

9.4.8. Директор МКУ "Комитет по информатизации города Тюмени" предоставляет:

ежемесячно - информационно-аналитическую записку о результатах деятельности "Телефона прямой связи" заместителю Главы Администрации города Тюмени, директору административного департамента,

ежедневно до начала селекторного совещания - сводку по аварийным ситуациям заместителю Главы Администрации города, курирующему вопросы жилищно-коммунального хозяйства.

9.5. Работа с публикациями о деятельности Администрации города в средствах массовой информации

9.5.1. Работа с публикациями о деятельности Администрации города в средствах массовой информации осуществляется в соответствии с общим порядком учета, регистрации, рассмотрения, исполнения и контроля исполнения обращений граждан, организаций, запросами пользователей информацией, установленным п. 9.1. настоящей Инструкции по ДОУ, с учетом требований Регламента Администрации города (приложение 1 к настоящему распоряжению).

9.6. Работа с документами государственных органов и решениями Тюменской городской Думы

9.6.1. Федеральные законы, Указы, распоряжения Президента Российской Федерации, Законы Тюменской области, постановления и решения Тюменской областной Думы, постановления и распоряжения Губернатора, Правительства Тюменской области (далее - документы вышестоящих организаций), а также решения Тюменской городской Думы регистрируются в отделе по работе с деловой документацией в день их поступления путем создания регистрационно-контрольных карточек в СЭДД.

9.6.2. На каждый документ вышестоящих организаций из регистрационно-контрольной карточки выводится лист ознакомления.

9.6.3. Документ с листом ознакомления передается помощнику, советнику, консультанту Главы Администрации города Тюмени. После рассмотрения документа Главой Администрации города Тюмени помощник, советник, консультант возвращает его в отдел по работе с деловой документацией для ввода текста резолюции в компьютер с необходимым для рассылки исполнителям количестве экземпляров документа.

9.6.4. После ввода резолюции Главы Администрации города Тюмени в компьютер специалист отдела по работе с деловой документацией передает документы должностным лицам - исполнителям, указанным в резолюции. Документы с пометкой "Срочно" передаются незамедлительно.

Если исполнителей несколько, оригинал документа передается исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным передаются копии документов.

9.6.5. Если исполнение документа подлежит контролю (поставлено на контроль Главой Администрации города Тюмени, Глава Администрации города Тюмени дал поручение по исполнению документа, назначил срок исполнения), копия документа передается в отдел контроля под роспись.

9.6.6. Информация о выполнении резолюций Главы Администрации города Тюмени по вышестоящим документам и решениям Тюменской городской Думы представляется в отдел контроля в форме справки, с обязательным указанием, что конкретно сделано по выполнению данного поручения, и вносится предложение о продлении или снятии документа с контроля. Справка должна быть подписана руководителем органа Администрации города и в случае снятия с контроля согласована с заместителем Главы Администрации города, курирующим данный вопрос.

9.6.7. Исполненные поручения Главы Администрации города Тюмени по реализации документов вышестоящих организаций и решений Тюменской городской Думы снимаются с контроля Главой Администрации города Тюмени или заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента по информации, представляемой отделом контроля.

9.6.8. Проверка хода исполнения документа осуществляется отделом контроля.

После исполнения документа и снятия с контроля подлинник документа и вся информация по исполнению документа передается в отдел по работе с деловой документацией, в дело.

9.7. Работа с судебными документами

9.7.1. Судебные документы, поступающие в отдел по работе с деловой документацией, незамедлительно передаются в правовой департамент для регистрации в СЭДД.

9.7.2. После регистрации документ рассматривается директором правового департамента, заместителем директора правового департамента, которые определяют порядок подготовки необходимых материалов и, при необходимости, сотрудника правового департамента для участия в судебном заседании либо направляют этот документ в орган Администрации города в соответствии с компетенцией.

9.7.3. Информация по итогам рассмотрения судебных документов заносится в реестр, который ведется правовым департаментом. Органы Администрации города 1 раз в полгода и по итогам года представляют информацию об итогах участия в судебных заседаниях в правовой департамент.

9.7.4. Дела хранятся в правовом департаменте до истечения установленного правовыми актами срока хранения.

9.8. Работа с актами прокурорского реагирования

9.8.1. Распределение обязанностей по регистрации, рассмотрению, исполнению и контролю исполнения протестов, представлений, предостережений, запросов, информаций прокурора или иных актов прокурорского реагирования (далее - акт прокурорского реагирования) определено п. 17.3. Регламента Администрации города (приложение 1 к настоящему распоряжению).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. В приложении 1 к настоящему распоряжению отсутствует п. 17.3.

9.8.2. Делопроизводство по актам прокурорского реагирования ведется в соответствии с общими правилами документирования и организации документооборота, определенными в главе VIII настоящей Инструкции по ДОУ с учетом следующих требований.

9.8.3. Ответ на акт прокурорского реагирования направляется, в два адреса: прокурору и гражданину, организации, в чьих интересах обращался прокурор либо прокурору в соответствии с актом прокурорского реагирования.

9.8.4. Порядок организации работы в Администрации города Тюмени с актами прокурорского реагирования определен в приложении 9 к настоящему распоряжению.

9.9. Исполнение муниципальных правовых актов Администрации города

9.9.1. Ответственный за исполнение представляет в указанный срок информацию о ходе выполнения документа в отдел контроля в виде справки, информации, с обязательным указанием, что конкретно сделано по выполнению данного документа, и вносится предложение о продлении срока исполнения или снятии с контроля.

9.9.2. Отдел контроля обобщает представленную информацию и ежемесячно в первый понедельник месяца направляет Главе Администрации города Тюмени информацию о выполненных распоряжениях и постановлениях для снятия с контроля или дальнейших поручений.

9.10. Порядок исполнения поручений Главы Администрации города Тюмени

9.10.1. Ответственность за организационное, информационное и документационное обеспечение работы с поручениями Главы Администрации города Тюмени возлагается на отдел контроля.

9.10.2. Поручения Главы Администрации города Тюмени (в т.ч. поручения, содержащиеся в протоколах Коллегии, совещаний с участием Главы Администрации города Тюмени) являются обязательными для выполнения должностными лицами Администрации города, муниципальных учреждений.

9.10.3. Порядок подготовки, учета и регистрации поручений определяется в соответствующих разделах Инструкции по ДОУ.

9.10.4. Поручения, срок исполнения которых не определен, рассматриваются и исполняются в сроки, согласованные отделом контроля с помощниками, советниками, консультантами Главы Администрации города Тюмени и указанные в регистрационно-контрольных карточках.

9.10.5. Руководитель, на которого возложено выполнение поручения:

организует исполнение данного поручения и письменно докладывает Главе Администрации города Тюмени о его выполнении (или ходе его выполнения) в установленные сроки;

в случае невозможности выполнения в установленный срок поручения обращается в письменной форме к Главе Администрации города Тюмени с мотивированным объяснением причин неисполнения и (или) просьбой об установлении нового (конкретного) срока его реализации;

для координации и обобщения работы по контролю за исполнением поручений назначает в своем аппарате ответственного работника по обеспечению взаимодействия с отделом контроля;

при личном докладе Главе Администрации города Тюмени о выполнении поручения письменно информирует отдел контроля о принятом на встрече решении.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Тюмени от 23 сентября 2011 г. N 1017 в пункт 9.10.6 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.10.6. Информация о выполнении поручения соисполнителями направляется ответственному исполнителю для свода, обобщения и подготовки информации за 3 дня до срока, указанного в поручении.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Тюмени от 23 сентября 2011 г. N 1017 раздел IX настоящего приложения дополнен пунктом 9.10.6.1

9.10.6.1. На согласование в правовой департамент информация о выполнении поручения, согласованная со всеми заинтересованными должностными лицами предоставляется не позднее двух дней до срока ее подписания соответствующим должностным лицом.

9.10.7. Руководитель, на которого возложен контроль за выполнением поручения в целом, представляет в отдел контроля для направления Главе Администрации города Тюмени письменную информацию о его выполнении с обоснованием предложений о снятии поручения с контроля, а в случае его невыполнения - соответственно о продлении срока исполнения с указанием новой даты.

9.10.8. Информация о выполнении поручений Главы Администрации города Тюмени представляется в отдел контроля в форме справки с обязательным указанием, что конкретно сделано по выполнению данного поручения. При необходимости информация представляется в виде презентации (с графиками, схемами, в динамике, с расчетами и предложениями).

По поручениям, требующим выполнения продолжительное время, информация представляется в виде сравнительной таблицы (в динамике, с указанием % выполненных работ, финансирования, применения штрафных санкций в случае невыполнения и т.д.).

9.10.9. Отдел контроля делает отметку о представлении информации по выполнению поручения в электронной системе документооборота Администрации города и направляет ее Главе Администрации города Тюмени на рассмотрение или включает текст представленной информации в сводный перечень поручений для снятия с контроля или дальнейших поручений.

9.10.10. Информация по исполнению поручения может быть доведена ответственным исполнителем Главе Администрации города Тюмени устно или передана лично, в таком случае на полученном напоминании об исполнении поручения ответственный исполнитель делает запись и отправляет напоминание обратно в отдел контроля.

9.10.11. После рассмотрения информации Главой Администрации города Тюмени помощники, советники, консультанты Главы Администрации города Тюмени передают документы в отдел контроля для снятия поручения с контроля или дальнейшей работы.

9.10.12. Поручение снимается с контроля руководителем, давшим поручение.

9.10.13. Отдел контроля еженедельно готовит сводные перечни контрольных поручений и направляет их Главе Администрации города Тюмени на рассмотрение с приложением всех представленных информаций для снятия с контроля или дальнейших поручений.

9.10.14. Отдел контроля ежемесячно готовит информацию об исполнении поручений Главы Администрации города Тюмени и представляет ее заместителю Главы Администрации города Тюмени, директору административного департамента, помощнику, советнику, консультанту Главы Администрации города Тюмени для информирования Главы Администрации города Тюмени.

9.11. Особенности работы с электронными документами

9.11.1. Электронные документы (входящие, исходящие, внутренние) создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДД Администрации города в соответствии с общими правилами учета, создания, регистрации, рассмотрения, исполнения и контроля исполнения документов, установленными настоящей Инструкцией.

По мере технической оснащенности руководитель органа Администрации города назначает ответственное лицо в службе делопроизводства для обязательного сканирования и создания электронных образов документов, создаваемых в Администрации города и поступающих в орган Администрации города на бумажном носителе.

Отсканированные и электронные образы документов ответственное лицо подписывает своей электронной цифровой подписью для занесения в СЭДД Администрации города.

9.11.2. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДД, его приложения (при наличии) и записи базы данных о его создании и движении в регистрационно-контрольной карточке в СЭДД.

Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

9.11.3. Для подписания электронных документов используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

9.11.4. При рассмотрении и согласовании электронных документов в СЭДД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

Для внутренних документов при наличии обоюдного согласия автора и получателя таким способом являются служебные отметки, в т.ч. отображаемые в визуальных и специальных формах СЭДД, основанные на указании персонального идентификатора должностного лица, а также даты и времени произведенных им действий.

9.11.5. Ответы на обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией, поступившие в Администрацию города в форме электронного документа, направляются в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, запросе, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, запросе.

Прием и отправка электронных документов осуществляются самостоятельно должностными лицами или их ответственными делопроизводителями.

9.11.6. При получении электронных документов ответственный делопроизводитель осуществляет проверку подлинности документа, в т.ч. при наличии электронной цифровой подписи.

9.11.7. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение должностному лицу, их направлении исполнителям, отправке электронных документов адресатам и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

9.11.8. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

9.11.9. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

9.11.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

9.11.11. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

9.11.12. При работе с электронными документами следует руководствоваться ГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению".

X. Контроль за исполнением документов

10.1. Этапы контроля

10.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя следующие этапы:

постановку документа на контроль;

организацию контроля за сроками исполнения;

проверку и регулирование хода и качества исполнения;

анализ полноты исполнения документа;

снятие с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов и исполнительской дисциплины.

10.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы:

требующие ответа в соответствии с действующим законодательством;

требующие ответа по тексту документа;

определенные резолюциями Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города.

10.1.3. Контроль исполнения документов в Администрации города осуществляют:

а) управление организационной работы, в том числе:

отдел контроля - за соблюдением сроков рассмотрения документов и исполнения письменных поручений Главы Администрации города Тюмени, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Коллегии Администрации города и в протоколах совещаний с участием Главы Администрации города Тюмени; поручений Главы Администрации города Тюмени по реализации документов вышестоящих организаций, решений и постановлений Тюменской городской Думы; постановлений и распоряжений Главы Администрации города Тюмени и Администрации города (за исключением распоряжений по вопросам выделения и распределения финансовых средств, контролируемых департаментом финансов и налоговой политики);

отдел организационной работы - за сроками исполнения перспективных и текущих планов работы Администрации города;

б) управление по обращениям граждан и делопроизводству, в том числе:

отдел по обращениям граждан - за соблюдением сроков рассмотрения письменных и устных обращений граждан, депутатов всех уровней, пользователей информацией (граждане), документов прокуратуры в интересах граждан, поступивших в адрес Администрации города, Главы администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, за своевременным представлением информации о принятых органами Администрации города мерах в ответ на критические материалы, опубликованные в средствах массовой информации в адрес Администрации города;

отдел по работе с деловой документацией - за соблюдением сроков и порядка рассмотрения обращений организаций, государственных органов власти, управления, контроля и надзора, муниципальных образований, документов прокуратуры, Счетной палаты города Тюмени, Избирательной комиссии города Тюмени, запросов пользователей информацией (организации, общественные объединения), поступивших в адрес Администрации города, Главы администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города;

в) ИДС (МКУ "Комитет по информатизации города Тюмени") - за сроками исполнения устных обращений граждан, поступивших по телефонным каналам службы, касающихся обеспечения жизнедеятельности;

г) руководители органов Администрации города - за соблюдением сроков, порядка рассмотрения и исполнения поступивших в орган Администрации города документов, а также за полнотой и качеством подготовленных проектов ответов за подписью Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города;

д) советники Главы Администрации города Тюмени, помощники, консультанты Главы Администрации города Тюмени, помощники заместителей Главы Администрации города - за полнотой и качеством предоставляемой Главе Администрации города Тюмени, заместителям Главы Администрации города информации по контрольным документам, а также за сроками исполнения документов, находящихся на рассмотрении у руководителя.

10.1.4. Контроль за исполнением правовых актов Администрации города несут заместители Главы Администрации города, руководители органов Администрации города, указанные в распоряжении, постановлении.

10.1.5. Контроль за исполнением нормативных правовых и правовых актов Администрации города осуществляется отделом контроля, советниками, консультантами, помощниками Главы Администрации города Тюмени, помощниками заместителей Главы Администрации города, а также лицами, назначенными приказами руководителей органов Администрации города.

10.1.6. Непосредственную работу по контролю за исполнением контрольных документов в Администрации города осуществляют помощники заместителей Главы Администрации города, руководителей органов Администрации города или лица, на которых приказом руководителя возложены эти обязанности.

10.2. Постановка документов на контроль

10.2.1. Виды контроля:

внешний контроль;

особый контроль;

внутренний контроль;

дополнительный контроль.

Внешний контроль за исполнением документов устанавливается в случае, если документ поступает в Администрацию города из органов государственной власти и управления с сопроводительным письмом, предусматривающим направление ответа в органы государственной власти и управления.

Постановке на особый контроль подлежат постановления и распоряжения Администрации города, контроль за исполнением которых возложен на Главу Администрации города Тюмени, все письменные поручения Главы Администрации города Тюмени, а также обращения и запросы депутатов всех уровней.

Постановке на внутренний контроль подлежат все обращения граждан и организаций, запросы пользователей информацией, поступающие на имя Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города, все муниципальные правовые акты, содержащие пункт о контроле или конкретные сроки выполнения поручений, поручения по итогам заседаний Коллегий Администрации города и содержащиеся в протоколах совещаний с участием Главы Администрации города Тюмени.

Дополнительный контроль за исполнением документов устанавливается в случае продления сроков исполнения документов.

10.2.2. Постановка на контроль осуществляется Главой Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города или непосредственно в отделе, осуществляющем регистрацию документа, до его передачи на исполнение в орган Администрации города.

10.2.3. При постановке документа на контроль в правом верхнем углу ставятся штампы: "контроль" ("особый контроль") работниками отделов, осуществляющими регистрацию документа.

10.3. Осуществление контроля

10.3.1. Лица, осуществляющие контроль за выполнением документа, постановления или распоряжения, заводят контрольное дело, в котором находятся: контролируемый документ, рабочий план его выполнения, справки, информация и другие материалы по выполнению этого документа. Допускается объединение нескольких аналогичных документов в единое контрольное дело.

10.3.2. Контроль за исполнением документов строится на базе регистрационных данных. Информация о контролируемом документе вводится в персональный компьютер с указанием в регистрационно-контрольной карточке срока исполнения и исполнителя, затем документ направляется исполнителю, документы вышестоящих органов - с регистрационно-контрольной карточкой. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.

10.3.3. В случае исполнения документа несколькими органами Администрации города подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. Копии документа изготавливает служба, осуществляющая регистрацию документа.

10.3.4. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения на пересылаемом документе ставится штамп "Подлежит возврату в Администрацию города".

10.3.5. Если в документе указаны несколько исполнителей, ответственным является лицо или орган Администрации города, указанные в резолюции первым, или тот, за кем закреплен свод. Соисполнители не позднее 3 дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

10.3.6. Ответственный исполнитель контролирует исполнение всего документа в целом, независимо от того, что исполнение тех или иных пунктов документа может не входить в его компетенцию. Ответственному исполнителю принадлежит право созыва соисполнителей и получения от них необходимой информации для составления и обобщения ответа.

10.3.7. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения. Соисполнители не вправе направлять самостоятельный ответ, минуя ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель направляет обобщенный ответ, как правило, согласовав его с соисполнителями.

10.3.8. Замена ответственного исполнителя или передача документа на исполнение другому лицу может быть осуществлена только по резолюции Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города.

10.3.9. В случае отпуска, командировки, болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать все контролируемые документы другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем.

10.3.10. Отдел контроля, отдел по работе с деловой документацией и отдел по обращениям граждан:

систематически направляют в органы Администрации города напоминания об исполнении документов, стоящих на контроле. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационной контрольной карточке;

еженедельно по понедельникам готовят реестры неисполненных и просроченных документов и направляют их исполнителям;

ежемесячно готовят сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Администрации города, на основании которых составляются оперативные и аналитические отчеты, предоставляемые заместителю Главы Администрации города Тюмени, директору административного департамента для информирования Главы Администрации города Тюмени.

10.4. Сроки исполнения документов

10.4.1. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях: для входящих документов - со дня регистрации, для внутренних - со дня подписания или утверждения.

10.4.2. Сроки исполнения документов устанавливаются типовые (определенные законодательством) и индивидуальные (определенные в тексте документа или резолюцией руководителя).

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Тюмени от 23 сентября 2011 г. N 1017 в пункт 10.4.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

10.4.3. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

с пометкой в тексте "Срочно" - в течение 3 дней;

с пометкой "Оперативно" - в течение 10 дней;

запросы, обращения депутатов - до 30 дней со дня регистрации, если иной срок не установлен в запросе, обращении;

обращения граждан, организаций, запросы пользователей информацией - в течение 30 дней со дня регистрации;

устные обращения граждан, поступившие в ИДС: по вопросам неотложного характера - в течение 2 суток; по вопросам долговременного контроля (статус "Контроль") - 15 дней;

телеграммы, требующие срочного решения, - до 2 дней, остальные - до 10 дней;

представления прокуратуры - до 30 дней;

протесты прокуратуры - до 10 дней;

согласование проектов муниципальных правовых актов Администрации города - до 3 рабочих дней; в случае необходимости дополнительного рассмотрения - до 10 дней с обязательным согласованием увеличения срока рассмотрения с руководителем, ответственным за исполнение проекта муниципального правового акта, в т.ч. в правовом департаменте в форме правовой экспертизы в срок до 5 рабочих дней, в отдельных случаях, связанных с большим объемом материалов, до 15 рабочих дней;

запросы государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, рассматривающих обращения граждан (юридических лиц), - до 15 дней;

запросы, поступающие в Администрацию города через региональную систему межведомственного электронного взаимодействия, - до 5 рабочих дней со дня поступления запроса.

Сроки исполнения иных документов, если они не определены в тексте или резолюции, устанавливаются в один месяц.

10.4.4. В исключительных случаях, а также в случаях направления запроса документов и материалов в государственные органы, органы местного самоуправления или должностному лицу, сроки рассмотрения обращения граждан, организаций могут быть продлены не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением о продлении срока рассмотрения обращения гражданина, организации.

Направление уведомления заявителю о переадресации его обращения в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу по компетенции, если письменное обращение заявителя содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации города, должностных лиц Администрации города - в течение 7 дней со дня регистрации обращения (осуществляется управлением по обращениям граждан и делопроизводству либо должностным лицом, на рассмотрение которому обращение поступило).

В случае, если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение 7 дней со дня регистрации запроса пользователя информацией он уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного срока для ответа на запрос.

10.4.5. Сроки исполнения могут быть продлены при наличии особых обстоятельств или необходимости проведения дополнительных проверок. Продление сроков исполнения осуществляется руководителем, поставившим документ на контроль, а в случае его отсутствия - лицом, замещающим его.

10.4.6. При задержке исполнения документа исполнитель за 3 дня до истечения срока представляет на имя руководителя просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием причин и конкретного срока исполнения (не превышающего один месяц), а также информирует контролирующую службу и дает заявителю промежуточный ответ.

10.4.7. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего дате исполнения.

10.4.8. О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу контроля для внесения изменений в регистрационно-контрольную карточку (новый срок, дата изменения, подпись), также в обязательном порядке извещает заявителей (авторов обращений) о причинах задержки исполнения и указывает срок исполнения.

10.4.9. Контроль за исполнением правовых актов Администрации города проводится в следующие сроки:

один раз в год - со сроками исполнения несколько лет;

один раз в квартал - со сроками исполнения год;

один раз в месяц - со сроками исполнения несколько месяцев;

один раз в неделю - со сроками исполнения месяц.

По поручению Главы Администрации города Тюмени могут проводиться внеочередные проверки исполнения постановлений и распоряжений.

10.5. Снятие документа с контроля

10.5.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения заданий, поручений, запросов, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

10.5.2. Отметка об исполнении проставляется на самом документе и заносится в регистрационно-контрольную карточку.

10.5.3. Снятие документа с контроля оформляется в соответствии с пунктом 4.13 настоящей Инструкции по ДОУ.

XI. Особенности работы с документами с грифом "Для служебного пользования"

11.1. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, подготавливаемых в Администрации города, проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - ДСП).

11.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности органов Администрации, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

11.3. Необходимость проставления грифа ДСП на документе определяется исполнителем документа, руководителем органа Администрации города или руководителями Администрации города, подписывающими или утверждающими документ.

11.4. Пометка ДСП и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке или титульном листе издания.

11.5. Прием, учет и регистрация документов с пометкой ДСП осуществляется специалистами служб делопроизводства органов Администрации города, которым поручен прием и учет несекретных документов.

11.6. Документы с пометкой ДСП:

учитываются совместно с другими несекретными документами в контрольно-регистрационной форме (карточке, журнале, и др), к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";

печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии, инициалов исполнителя и номера его служебного телефона, фамилии, инициалов специалиста, печатавшего документ;

после подписания руководителем органа Администрации города тиражируются (копируются) только с его письменного разрешения, учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

не могут передаваться по открытым незащищенным каналам связи (факс, Интернет и др.);

рассылаются в несколько адресов согласно листу рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Лист рассылки подписывается исполнителем или руководителем органа Администрации города, в котором подготовлен документ;

передаются под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

хранятся в сейфах или шкафах, запираемых на ключ.

11.7. Исполненные документы с пометкой ДСП формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка ДСП.

11.8. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

11.9. В случае обнаружения утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель органа Администрации города проводит служебное расследование. Результаты служебного расследования оформляются актом.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, утверждаемый руководителем органа Администрации города, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

11.10. Не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой ДСП. Результаты проверки оформляются актом.

За утрату документов с пометкой ДСП, разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

11.11. Перед передачей документов на хранение в архивный отдел комиссией органа Администрации города решается вопрос о снятии грифа "ДСП" с передаваемых документов.

XII. Организация документов в делопроизводстве

12.1. Составление номенклатуры дел

12.1.1. В Администрации города составляются номенклатуры дел органов Администрации города и сводная номенклатура дел Администрации города, куда включаются номенклатуры дел органов Администрации города, не являющихся самостоятельными источниками комплектования муниципального архива города Тюмени.

12.1.2. Номенклатура дел органа Администрации города составляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в органе Администрации города, согласовывается с архивным отделом, утверждается руководителем органа Администрации города. Номенклатура дел органа Администрации города представляется на согласование в архивный отдел не позднее 1 декабря календарного года.

Сводная номенклатура дел Администрации города составляется специалистом архивного отдела, на основе номенклатур дел органов Администрации города, не являющихся самостоятельными источниками комплектования муниципального архива города Тюмени, и структурных подразделений административного департамента. Соответствующими специалистами указанных органов и подразделений номенклатуры дел представляются на согласование в архивный отдел не позднее 1 декабря календарного года. Номенклатуры дел структурных подразделений административного департамента подписываются руководителями соответствующих структурных подразделений.

12.1.3. В течение года в номенклатуру дел специалистами органов Администрации города вносятся сведения о включении новых дел, если такие появляются, сроки хранения вновь включенных дел согласовываются с архивным отделом.

12.1.4. Рабочий экземпляр номенклатуры дел в органах Администрации города прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела.

12.1.5. Вновь созданный орган Администрации города обязан в трехмесячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее на согласование в архивный отдел.

12.1.6. Сводная номенклатура дел Администрации города составляется специалистом архивного отдела не позднее 20 декабря текущего года по установленной форме (приложение 38 к настоящей Инструкции по ДОУ), подписывается начальником управления по обращениям граждан и делопроизводству.

12.1.7. Сводная номенклатура дел Администрации города и номенклатуры дел органов Администрации города - источников комплектования муниципального архива города Тюмени согласовывается с экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Тюменской области (далее - ЭПК управления по делам архивов Тюменской области) не менее одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений. В случае реорганизации органов Администрации города номенклатура дел согласовывается с ЭПК управления по делам архивов Тюменской области независимо от срока предыдущего согласования.

12.1.8. Сводная номенклатура дел Администрации города утверждается заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента.

12.1.9. Сводная номенклатура дел Администрации города и номенклатуры дел органов Администрации города в конце каждого года уточняются, перепечатываются, утверждаются заново и вводятся в действие с 1 января следующего календарного года.

12.1.10. После утверждения сводной номенклатуры дел Администрации города и номенклатур дел органов Администрации города структурные подразделения органов Администрации города получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

12.1.11. Сводная номенклатура дел Администрации города печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и хранится в архивном отделе.

12.1.12. Названиями разделов в номенклатурах дел органов Администрации города являются названия структурных подразделений органов Администрации города. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органов Администрации города.

12.1.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органов Администрации города, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, переходящие дела, дела и справочные материалы с грифом ДСП или "конфиденциально" и т.д.

12.1.14. Графы номенклатуры дел заполняют следующим образом:

12.1.15. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из индекса органа Администрации города (или) структурного подразделения органа Администрации города и порядкового номера дела в пределах органа Администрации города (структурного подразделения органа Администрации города). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

10-03, где

10 - обозначение органа Администрации города (структурного подразделения органа Администрации города);

03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

При наличии в деле нескольких томов индекс проставляется на каждом томе, с добавлением слов "Том 1", "Том 2" и т.д. Для переходящих дел индекс сохраняется.

12.1.16. В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок типа - "Общая переписка", "Разные материалы", "Входящие документы", "Исходящая корреспонденция" и др., а также вводных слов и сложных оборотов.

12.1.17. Заголовки дел внутри разделов располагаются по степени важности документов. Вначале располагают организационно-распорядительные документы, потом - плановые, затем - отчетные, далее идет переписка, журналы и т.д.

12.1.18. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в последовательности:

название вида дела (переписка, журнал, документы к заседаниям Совета и т.д.) или разновидности документов (распоряжения, приказы, протоколы и т.д.);

автор документа - название организации (Администрация города или орган Администрации города);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов;

название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела;

указание на копийность (для копий).

12.1.19. При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Не допускается группировать в одно дело документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет.

Так, приказы Администрации города по личному составу следует разделить на как минимум два самостоятельных дела:

Например:

     "Приказы Администрации  города  по  личному  составу  за  2010  год"

(срок хранения 75 лет)

и:

     "Приказы Администрации города на отпуска и командировки  сотрудников

за 2010 год" (срок хранения 5 лет).

12.1.20. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

     "Документы о проведении публичных слушаний (планы,  списки,  доклады

и др.)"

или:

     "Документы к протоколам   заседаний  Коллегии  Администрации  города

(справки, информации, проекты решений)".

12.1.21. В заголовках дел, содержащих переписку, уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.

Например:

     "Переписка с Прокуратурой Центрального  АО  г.  Тюмени  по  вопросам

законности принимаемых распоряжений"

или:

     "Переписка  с  фирмой  "Сони"  о  поставке   принтеров  и  расходных

материалов".

Если переписка ведется с несколькими однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, как видовое название корреспондента.

Например:

     "Переписка с администрациями городов Урала о сотрудничестве".

12.1.22. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), и характер документов.

Например:

     "Годовой бухгалтерский отчет Администрации города за 2009 год"

или:

     "План основных мероприятий Администрации города на 2010 год".

12.1.23. Графа 3 заполняется в конце года в органах Администрации города, и сведения ежегодно (не позднее 30 января следующего за отчетным года) передаются в архивный отдел для заполнения итоговой записи о категориях и количестве заводимых за год дел. При этом подсчитываются фактически заведенные дела.

12.1.24. В графе 4 указываются срок хранения дела и номер статьи по "Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным приказом Минкульта России от 25.08.2010 N 558, иным перечням, типовым или примерным номенклатурам дел, утвержденным или согласованным Росархивом или органами управления архивным делом Тюменской области.

Если срок хранения документов установлен федеральными законами, то в графе указывается дата и номер соответствующего федерального закона.

12.1.25. В графе 5 проставляются отметки о незаведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

12.1.26. Если в течение года в органах Администрации города возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они в обязательном порядке вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются два - три резервных номера.

12.1.27. По окончании каждого года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) в органах Администрации города, и данные передаются в архивный отдел для заполнения итоговой записи в сводной номенклатуре дел Администрации города.

12.2. Формирование дел

12.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

12.2.2. Дела формируются в органах Администрации города соответствующим сотрудником в течение года. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель органа Администрации города или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

12.2.3. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется архивным отделом.

12.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

документы включаются в дело только в одном экземпляре. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Исключение составляют копии документов, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

По объему дело не должно превышать 250 листов (при толщине не более 4 см). Если дело превышает этот объем, его делят на тома (части).

12.2.5. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

12.2.6. Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса.

12.2.7. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

12.2.8. Распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы и т.п.) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

12.2.9. Приложения помещаются вместе с основными документами.

12.2.10. Распоряжения, приказы группируются отдельно:

по основной деятельности;

по личному составу 75-летнего срока хранения (прием, перемещение, увольнение, премирование, длительные отпуска и т.п.);

по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу 5-летнего срока хранения (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках и т.п.).

12.2.11. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам группируются в одно дело с соответствующими протоколами по номерам.

12.2.12. Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и их копий. Планы и отчеты постоянного срока хранения группируются в отдельное дело от планов и отчетов временного срока хранения.

12.2.13. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

12.2.14. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

12.2.15. Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них в алфавитном порядке по Ф.И.О.

12.2.16. Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и др. документация.

12.2.17. Карточки (ф. N Т-2) уволенных работников группируются по году увольнения, а внутри года - по алфавиту.

12.2.18. Обращения граждан формируются в дела отдельно от общей переписки.

Вместе с обращением гражданина в дело (папка-файл) помещается экземпляр ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения. Дела группируются в папки в хронологической последовательности по порядковым номерам.

12.3. Оформление дел

12.3.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

12.3.2. Оформление дела проводят работники органов Администрации города, ответственные за формирование и хранение дел, при методической помощи сотрудников архивного отдела.

12.3.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не производить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Полное оформление дела включает в себя следующий комплекс работ:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

оформление всех реквизитов обложки дела.

12.3.4. Документы, составляющие дело, подшиваются не менее чем на четыре прокола прочной ниткой в твердую обложку из картона или переплетаются.

При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) из документов удаляются.

При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги (корешок), за которую документ и будет подшит.

12.3.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом. Цифры проставляются в правом верхнем углу лицевой стороны листа, не задевая текста документа.

Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка.

Например:

     "На листе 7 наклеено 3 фотографии согласно описи на обороте листа"

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой, на них ставятся номера предыдущих листов с прибавлением букв "а", "б", "в" и т.д.

Если при нумерации допущено более 5 ошибок, номера зачеркивают косой линией и все дело нумеруется заново.

Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно и учитываются в листе - заверителе через знак "+" (плюс).

Лист заверительной надписи не нумеруется.

12.3.6. В конце дела для учета количества листов на отдельном листе-заверителе дела (приложение 37 к настоящей Инструкции по ДОУ) составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

12.3.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации или для организации быстрого поиска (личные дела, отчеты подведомственных структур и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 39 к настоящей Инструкции по ДОУ), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

12.4. Оформление обложки дела

12.4.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 40 к настоящей Инструкции по ДОУ). На обложке дела указываются реквизиты:

наименование органа Администрации города;

наименование структурного подразделения органа Администрации города;

индекс дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

12.4.2. Обложка дела оформляется в два этапа. При заведении дела по номенклатуре в начале года на обложку выносятся следующие сведения:

наименование органа Администрации города;

наименование структурного подразделения органа Администрации города;

индекс дела;

делопроизводственный индекс дела;

заголовок дела;

срок хранения дела.

12.4.3. При подготовке дела к хранению и сдаче в архивный отдел эти элементы уточняются и дополняются. При этом проставляется:

дата дела;

количество листов в деле.

12.4.4. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

а) наименование органа Администрации города указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

б) наименование структурного подразделения органа Администрации города записывается в соответствии с утвержденной структурой;

в) индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел;

г) заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел Администрации города. При подготовке дела к передаче в архивный отдел заголовок обязательно проверяется и уточняется.

В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, протоколы), вносятся крайние номера этих документов.

Например:

     Постановления  с  N 1 по N  28  Главы  Администрации  города  Тюмени

по основной деятельности

или:

     Приказы с N 1-л/с по N  180 л/с  Администрации   города  по  личному

составу

или:

     Протоколы с N 1 по N 20 совещаний  при  Главе  Администрации  города

Тюмени

Подлинность документов дела в заголовке специально не оговаривается, она подразумевается. Копийность документов в заголовке указывается.

Например:

     "Распоряжения с N 1  по  N  130  Администрации  города  по  основной

деятельности за 2010 год (копии)";

д) дата дела - указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Дата на обложке дела проставляется арабскими цифрами.

Например:

     "Распоряжения с N 1  по  N  150  Администрации  города  по  основной

деятельности 05.01.2010 - 07.02.2010";

е) количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью;

ж) реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел;

з) порядковый номер дела проставляется в соответствии с утвержденной (согласованной) описью с указанием номера описи. Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения и по личному составу проставляется чернилами только после передачи дел на хранение в архивный отдел;

и) надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный техническим способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист необходимо наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

12.5. Организация оперативного хранения документов

12.5.1. С момента заведения и до передачи в соответствии с законодательством в архивный отдел дела хранятся по месту их формирования.

Руководители органов Администрации города и сотрудники, отвечающие за ведение дел, несут ответственность за сохранность документов и дел.

12.5.2. Текущие дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, по порядку индексов дел по номенклатуре, дела, включенные в опись, хранятся в запирающихся шкафах по порядку номеров по описи.

12.5.3. Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа Администрации города с обязательным составлением заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

12.5.4. При увольнении или переводе на другую работу лиц, ответственных за делопроизводство и архив, руководитель органа Администрации города обеспечивает передачу дел и документов по акту работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей.

XIII. Порядок передачи документов на хранение в архивный отдел

13.1. Экспертиза ценности документов

13.1.1. Экспертиза ценности документов в Администрации города, ее органах на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архивный отдел.

13.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации города создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК), в организациях - источниках комплектования архивных фондов муниципального архива города Тюмени в органах Администрации города создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее - ЭК).

13.1.3. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются для Администрации города - заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента, для органов Администрации города - руководителями органов Администрации города, после согласования с архивным отделом.

13.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в органах Администрации города непосредственно лицами, ответственными за ведение дел, под методическим руководством архивного отдела.

13.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архивный отдел; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в органах Администрации города; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

13.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации города путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, копии, неоформленные документы и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Администрации города, ЭК органов Администрации города.

13.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

13.1.8. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

13.1.9. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

13.1.10. В Администрации города и органах Администрации города описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивного отдела. По этим описям документы сдаются в архивный отдел.

13.1.11. Описи дел составляются по установленной форме (приложение 41 к настоящей Инструкции по ДОУ) и представляются в архивный отдел на следующий год после завершения дел в делопроизводстве.

13.1.12. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

13.1.13. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим органам Администрации города со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В описи между наименованиями (заголовками) дел должен быть интервал не менее 1 см.

13.1.14. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

13.1.15. Опись дел органа Администрации города подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником архивного отдела и утверждается руководителем органа Администрации города, для описи дел Администрации города - заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента.

13.1.16. Опись дел составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются вместе с делами в архивный отдел, а четвертый остается в качестве контрольного экземпляра в органе Администрации города.

13.1.17. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседаниях экспертных комиссий Администрации города, органах Администрации города одновременно. Согласованные экспертными комиссиями описи дел утверждаются заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента и руководителями органов Администрации города соответственно только после утверждения ЭПК управления по делам архивов Тюменской области. После этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

13.2. Подготовка и передача документов в архивный отдел

13.2.1. В архивный отдел передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

13.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архивный отдел в упорядоченном состоянии после истечения пятилетнего срока их хранения.

13.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архивный отдел не подлежат. Они хранятся в органах Администрации города и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке с обязательным составлением акта. Акт о выделении дел к уничтожению составляется по форме (приложение 42 к настоящей Инструкции по ДОУ).

13.2.4. Передача дел в архивный отдел осуществляется по графику, составленному архивный отделом и утвержденному заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента.

13.2.5. В период подготовки к передаче дел в архивный отдел органами Администрации города сотрудником архивного отдела предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации города. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники органа Администрации города обязаны устранить.

13.2.6. Прием каждого дела производится сотрудником архивного отдела в присутствии работника органа Администрации города по сдаточным описям. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи начальника архивного отдела и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архивный отдел передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

13.2.7. В случае ликвидации органа Администрации города лицо, ответственное за ведение делопроизводства и архива данного органа Администрации города, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в архивный отдел, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

XIV. Изготовление, учет, использование и хранение гербовых и иных
печатей и штампов в Администрации города Тюмени

14.1. Для удостоверения подлинности документов и подписей должностных лиц в Администрации города применяются:

гербовая печать Администрации города;

гербовая печать органа Администрации города со статусом юридического лица;

гербовая печать Администрации города или органа Администрации города с дополнительными реквизитами юридического лица - на документах по финансовым вопросам и договорах (соглашениях);

гербовая печать малая - на служебных удостоверениях лиц, замещающих муниципальные должности муниципальной службы в Администрации города, - далее совместно именуемые - гербовые печати Администрации города;

печать органа (структурного подразделения органа) Администрации города, который не является юридическим лицом.

Наличие у органов (структурных подразделений органов) Администрации города печатей и штампов устанавливается положениями о данных органах (структурных подразделениях органов) Администрации города.

14.2. Гербовые печати Администрации города должны содержать следующие обязательные реквизиты:

полное наименование организации на русском языке в именительном падеже с указанием ее организационно-правовой формы;

местонахождение;

зеркальное изображение герба города Тюмени в центре клише печати.

Дополнительные реквизиты юридического лица:

основной государственный регистрационный номер согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц: ОГРН,

код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций - ОКПО,

идентификационный налоговый номер: ИНН.

Печать органа (структурного подразделения органа) Администрации города, который не является юридическим лицом, должна содержать следующие обязательные реквизиты:

полное наименование организации на русском языке в именительном падеже с указанием ее организационно-правовой формы;

местонахождение.

14.3. Все печати в Администрации города изготавливаются с учетом требований ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Все печати в Администрации города изготавливаются круглой формы с установленными размерами диаметров клише печати и набором элементов.

Образцы гербовых печатей Администрации города и печати органа Администрации города, который не является юридическим лицом, приведены в приложении 43 к настоящей Инструкции по ДОУ.

14.4. Все печати Администрации города изготавливаются только по заказам Администрации города, органов Администрации города на специализированных штемпельно-граверных предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на качественном уровне.

14.5. Для изготовления печатей органы Администрации города представляют на согласование заместителю Главы Администрации города Тюмени, директору административного департамента письмо-заказ на изготовление печатей, подписанное руководителем органа Администрации города, с приложением эскизов печатей, и копии положения о данном органе Администрации города.

После получения согласования органы Администрации города, которые являются юридическими лицами, самостоятельно размещают заказ на изготовление печатей на специализированных штемпельно-граверных предприятиях.

Заказ на изготовление печатей Администрации города, органов Администрации города, которые не являются юридическими лицами, по поручению заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента размещает управление делами.

14.6. Изготовленные печати подлежат регистрации в день их получения путем внесения в Журнал учета печатей и штампов Администрации города, ведение которого осуществляет сектор специальных мероприятий Администрации города в соответствии с установленной формой (приложение 40 к настоящей Инструкции по ДОУ).

Для регистрации печати орган Администрации города, подготовивший письмо-заказ на изготовление печатей, представляет в сектор специальных мероприятий Администрации города копию приказа о введении печатей в обращение и назначении ответственного за использование и хранение печатей в органе Администрации города (в приказе указывается дата введения печати в обращение, количество печатей, сфера их применения, место хранения, сотрудник, ответственный за использование и хранение печатей и штампов в случае увольнения, болезни, отпуска, командировки и т.д. основного ответственного).

14.7. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Администрацией города, органами Администрации города, не допускается.

14.8. Устанавливается следующий порядок уничтожения печатей в Администрации города:

в случае ликвидации или реорганизации органа Администрации города печать сдается в сектор специальных мероприятий Администрации города для снятия с учета и уничтожения с составлением соответствующих актов: акт приема-передачи, в котором проставляются оттиски печатей (штампов), акт об уничтожении печати (штампа);

14.9. Для замены ранее выданной печати в случае износа, повреждения, утраты или в связи с переименованием орган Администрации города должен представить следующие документы:

письмо-заказ на изготовление новой печати, подписанное руководителем органа Администрации города, с приложением эскиза новой печати, и копии положения о данном органе Администрации города;

объяснительную записку с указанием причин утраты печати (в случае таковой);

акт об уничтожении поврежденной или пришедшей в негодность печати.

14.10. Кроме гербовых печатей Администрации города, органов Администрации города, используемых для заверения подлинности документов и подписей должностных лиц, в Администрации города могут использоваться печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для копий" и др.).

14.11. Для опечатывания помещений могут использоваться металлические выжимные и иные печати.

14.12. Для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов, контроле и т.п. используются соответствующие мастичные (резиновые) штампы (Например: "Контроль", "Подлежит возврату" и т.п.).

14.13. Порядок изготовления, учета, использования и хранения всех печатей и штампов независимо от их статуса и сферы применения в Администрации города одинаков.

14.14. Ответственность за законность использования и надежность хранения гербовых печатей Администрации города несет заместитель Главы Администрации города, директор административного департамента; ответственность за законность использования и надежность хранения гербовых и иных печатей и штампов органов Администрации города несут руководители органов Администрации города.