Приложение N 3. Инструкция по организации и ведению хозяйства пункта временного размещения

Приложение N 3
к Положению
о пунктах (местах)
временного размещения населения,
пострадавшего в чрезвычайных
ситуациях природного
и техногенного характера
на территории города Тюмени

Инструкция
по организации и ведению хозяйства пункта временного размещения

I. Учет вещевого имущества на пункте временного размещения

Учет материальных ресурсов организуется и ведется в целях контроля за сохранностью, законностью и целесообразностью расходования и использования материальных ресурсов, предназначенных для обеспечения населения предметами первой необходимости.

Руководитель организации - формирователь ПВР организует учет и несет ответственность за законное и правильное оформление приходных и расходных документов.

Начальник ПВР несет ответственность за своевременное ведение записей в книгах и карточках учета.

Учету подлежат все виды материальных средств.

Материальные средства, поступившие или убывшие из ПВР, должны быть записаны (оприходованы) или списаны в расход по книгам в тот же день.

Основанием для оприходования и списания вещевого имущества по книге и записи в карточку учета являются:

- накладная на получение (сдачу) имущества;

- карточка учета инвентарного имущества выданного физическому лицу (группа 1 - инвентарное имущество);

- реестр хозяйственных расходов (группа 2 - расходное имущество);

- акт проверки (инвентаризации);

- акт приема имущества, который составляется при приеме-сдаче должности.

Записи в книгах и карточках разрешается производить только на основании подлинных, законно оформленных документов.

Учет вещевого имущества на ПВР ведется по следующим формам:

- книга учета материальных ресурсов (форма N 1);

- книга учета материальных ресурсов, выданных во временное пользование (форма N 2);

- карточка учета (форма N 3) материальных ресурсов выдаваемых физическому лицу временно размещенному на ПВР.

Книги учета (формы N N 1, 2) ведутся бессрочно до полного их использования и не заменяются новыми ни в начале года, ни при передаче должности материально-ответственного лица.

Книга учета по форме N 1 предназначена для учета материальных ресурсов по двум группам:

1. группа - инвентарное имущество:

1.1. постельные принадлежности,

1.2. инвентарь для комнаты матери и ребенка,

1.3. инвентарь для постельной комнаты,

1.4. инвентарь для туалетных комнат.

2. группа - расходное имущество.

На каждую группу вещевого имущества отводится определенное количество листов (исходя из условий частоты выдачи того или иного предмета во временное пользование). В последующем записи в книге учета N 1 ведутся последовательно, по мере выдачи вещевого имущества начальнику группы приема и размещения, начальнику комнаты матери и ребенка.

В конце книги, в отведенных местах, делаются отметки должностных лиц о проверке наличия имущества и состояния учета.

Книга учета по форме N 2 предназначена для учета материальных средств выданных начальнику группы приема и размещения, начальнику комнаты матери и ребенка.

На каждую группу вещевого имущества отводится определенное количество листов (исходя из условий частоты выдачи того или иного предмета во временное пользование). В последующем записи в книге учета N 2 ведутся последовательно, по мере выдачи (сдачи) вещевого имущества начальнику группы приема и размещения, начальнику комнаты матери и ребенка, (коменданту ПВР).

Выданные материальные ресурсы по группе 1 - инвентарное имущество под расписку в книге N 2 с книги N 1 не списываются. За своевременный возврат материальных ресурсов по группе 1, выданных населению во временное пользование, несет материально ответственное лицо (начальник группы приема и размещения, начальник комнаты матери и ребенка, комендант ПВР). Инвентарное имущество выдается строго по количеству размещенного на ПВР населения.

Пример:

Принято и размещено 55 человек. На ПВР должно быть в наличие и числится в книгах учета N 1 и N 2 следующее количество инвентарного имущества: раскладушек - 55 шт., подушек - 55 шт, матрацев - 55 шт, и т.д.

Выданные материальные ресурсы по группе 2 - расходное имущество списывается с книги учета N 1 в книгу учета N 2. По завершении эвакуационных мероприятий списывается с книги учета N 2 согласно карточек учета N 3.

В конце книги, в отведенных местах, делаются отметки должностных лиц о проверке наличия имущества и состояния учета.

Карточка учета N 3 предназначается для учета материальных ресурсов по 1 группе - инвентарное имущество, выдаваемых физическому лицу размещенному на ПВР во временное пользование.

Карточка заполняется на "Главу семьи":

- "Главой семьи" считается мужчина, состоящий в официальном браке,

- "Главой семьи" считается женщина, не состоящая в официальном браке.

кроме того карточка может быть заведена на физическое лицо достигшее совершеннолетнего возраста на момент возникновения чрезвычайной ситуации природного и техногенного характера.

Реестр хозяйственных расходов предназначен для учета материальных ресурсов по 2 группе - расходное имущество. Форма реестра произвольная.

Формы N 1 и N 2 пронумеровываются, прошнуровываются, опечатываются мастичной печатью "Для пакетов" и подписываются руководителем организации - формирователем ПВР.

Книги, карточка учета форма N 3, реестр - подлежат обязательной регистрации в журнале регистрации учетных документов делопроизводства. Первоначально записи в книге учета N 1 производятся делопроизводителем, последующие - комендантом ПВР.

Записи в книгах учета производятся чернилами, разборчиво, без помарок и подчисток. Исправление допущенных ошибок производится путем зачеркивания одной чертой неправильной записи и надписания сверху правильной, чтобы зачеркнутое было ясно видно.

Если исправление производится после большого числа проводок приходно-расходных документов, то исправляются последние итоги. Всякое исправление оговаривается и завершается подписью лица, ведущего учет и заверяется руководителем организации, являющейся формирователем ПВР.

II. Порядок оприходования поступивших на ПВР материальных ресурсов
в книгу учета N 1, порядок получения, сдачи вещевого имущества
для комнаты матери и ребенка и спального помещения

Оприходование материальных ресурсов ПВР производится комендантом ПВР по накладным, выписанным в двух экземплярах через копировальную бумагу. Комендант ПВР обязан, согласно накладной, произвести прием имущества, о чем он делает отметки в обоих экземплярах накладной и ставит свою роспись. Накладные на получение имущества подшиваются в отдельную папку и хранятся с книгами учета N 1, 2.

Полученное имущество, согласно накладных, записывается в книгу учета N 1, в которой имуществу группы 1 присваивается инвентарный номер. Затем на соответствующее имущество наносится соответствующий инвентарный номер.

Комендант ПВР, согласно "Заявок" выдает имущество начальнику группы приема и размещения, начальнику комнаты матери и ребенка. Выданное имущество списывается с книги учета N 1 в книгу учета N 2, о чем комендант ПВР делает соответствующую проводку в тот же день.

Начальник группы приема и размещения, начальник комнаты матери и ребенка расписываются за полученное (сданное) имущество в книге учета N 2 и ставят дату произведенной операции.

Выдача имущества 1 группы населению производится по карточке учета N 3 под роспись, а 2-ой группы реестром хозяйственных расходов под роспись.

Сдача имущества группы 1 коменданту ПВР и списание имущества группы 2 производится согласно карточке учета N 3 и реестра хозяйственных расходов.

III. Порядок контроля вещевого имущества ПВР

Организацию учета и контроля за хранением, использованием и восполнением резервов материальных ресурсов ПВР осуществляет департамент потребительского рынка администрации города Тюмени являющееся ответственным по закупкам в резерв материальных ресурсов.

Отчетность о наличии и использовании резервов материальных ресурсов для ПВР ведется в соответствии с порядком, установленным комиссией по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности города Тюмени и представляется в комиссию через департамент безопасности жизнедеятельности Администрации города Тюмени.

Форма N 1

                             Книга учета N 1

             для оприходования, выдачи материальных ресурсов

N п/п	Наименование материального имущества	Ед. изм	Дата получения, N накладной		Инвентарный номер	по учету	Имеется в наличие
1	2	3	4		5	6	7
группа 1 - инвентарное имущество
1.1. постельные принадлежности
1	раскладушки	шт
2	подушки	шт
3	матрацы	шт
4	одеяло байковое	шт
	Всего получено/ выдано	шт
1.2. инвентарь для комнаты матери и ребенка.
1	кровать детская	шт
2	холодильник	шт
3	радиоприем ник	шт
4	эл.чайник	шт
5	подогреватель детского питания	шт
	Всего получено/ выдано	шт
1.3. инвентарь для постельной комнаты.
1	радиоприемник	шт
2	корзина для мусора	шт
3	стулья	шт
	Всего получено/ выдано	шт
1.4. инвентарь для туалетных комнат.
1	горшок детский	шт.
2	бачек оцинкованный	шт
	Всего получено/ выдано	шт

     Итого: (количество наименований)

     графу 7 подтверждаю                    (Ф.И.О. руководителя)

     Сдал на ответственное хранение           (Ф.И.О.)

     Принял на ответственное хранение

     Комендант ПВР                          (Ф.И.О.)

N п/п	Наименование материального имущества	Ед. изм.	Дата получения, N накладной	Число по учету	Списано в книгу учета N 2
1	2	3	4	5	6
группа 2 - расходное имущество.
1.	наволочка	шт
2.	простынь	шт
3.	мыло туалетное	шт
	т.п.
	Всего получено/ выдано	шт

     Итого: (количество наименований)

     графы 5 и 6 подтверждаю                  (Ф.И.О. руководителя)

     Сдал на ответственное хранение            (Ф.И.О.)

     Принял на ответственное хранение

     комендант ПВР                           (Ф.И.О.)

Форма N 2

                             Книга учета N 2

      для выданного на временное пользование материального имущества

N п/п	Наименование материального имущества	Ед. изм.	Инвентар- ный N	Кол-во имущества с книги N 1	Кол-во выданного имущества по ф. N 3	Ф.И.О. ответст- венного лица
1	2	3	4	5	6	7
группа 1 - инвентарное имущество
1.1. постельные принадлежности
1.	раскладушки	шт
2.	подушки	шт
3.	матрацы	шт
4.	т..п.	шт
5.	Всего получено/ выдано	шт
1.2. инвентарь для комнаты матери и ребенка.
1.	кровать	шт
2.	холод-ник	шт
5.	т..п.	шт
7.	Всего получено/ выдано	шт
1.3. инвентарь для постельной комнаты.
1.	радио	шт
2.	т..п.	шт
	Всего получено/ выдано	шт
1.4. инвентарь для туалетных комнат.
1.	горшок	шт
2.	бак	шт
3.	т..п.	шт
	Всего получено/ выдано	шт

     Итого: (количество наименований)

         графы 5 и 6 подтверждаю                  (Ф.И.О. руководителя)

     Сдал на ответственное хранение            (Ф.И.О.)

     комендант ПВР

N п/п	Наименование материального имущества	Ед. изм.	Кол-во имущества с книги N 1	Кол-во выданного имущества по реестру	Ф.И.О. ответственного лица
1	2	3	4	5	6
группа 2 - расходное имущество.
1.	наволочка	шт
2.	простынь	шт
3.	мыло туалетное	шт
	т.п.
	Всего получено/ выдано	шт

     Итого: (количество наименований)

     графы 4 и 5 подтверждаю                 (Ф.И.О. руководителя)

     Сдал на ответственное хранение           (Ф.И.О.)

     комендант ПВР

Форма N 3

                            Карточка учета N 3

    для учета инвентарного имущества выданного физическому лицу на ПВР

Получатель имущества____________________________________________(Ф.И.О.)

Домашний адрес__________________________________________________________

Документ удостоверяющий личность________________________________________

_________________________(серия)_________________________________(номер)

_____________________________________________________(кем и когда выдан)

______________________________________________________________(прописка)

N п/п	Наименования полученного имущества	Инвентарный номер	Кол-во полученного имущества	Дата получе- ния	Роспись получателя
1	2	3	4	5	6

     Ф.И.О. лица, выдавшего

     материальные средства

     роспись получателя

     материального имущества