Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
- Главная
- Распоряжение Главы г. Тюмени от 13 апреля 2006 г. N 75-рг "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)
- Приложение. Инструкция по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени
Приложение. Инструкция по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени
Приложение
к распоряжению
Главы
г. Тюмени
от 13 апреля 2006 г. N 75-рг
Инструкция
по документационному обеспечению управления в Администрации
города Тюмени
С изменениями и дополнениями от:
29 мая, 4 июля, 14 ноября, 14 декабря 2007 г., 18 февраля 2008 г., 5 марта 2009 г., 2 июня 2010 г.
1 Общие положения
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Тюмени от 5 марта 2009 г. N 353 в пункт 1.1 настоящего приложения внесены изменения
1.1 Настоящая Инструкция по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени (далее Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в Администрации города Тюмени (далее Администрация города), определяет основные правила подготовки и прохождения документов несекретного характера и документов с грифом "Для служебного пользования" во всех структурных подразделениях Администрации города.
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.
Порядок подготовки муниципальных правовых актов Администрации города Тюмени регулируется Инструкцией по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города Тюмени.
1.2 Инструкция разработана в соответствии с законами Российской Федерации и Тюменской области, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Уставом города Тюмени, Регламентом работы Администрации города, требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, ГОСТ Р 6.30-2003 и другими государственными стандартами в области делопроизводства и архивного дела.
1.3 Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для работников всех подразделений Администрации города. Они несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной в них информации. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю подразделения. Передача работниками подразделения Администрации города документов или их копий работникам сторонних организаций, гражданам допускается только с разрешения руководителей подразделений.
1.4 Вновь принятых работников руководитель подразделения знакомит с настоящей Инструкцией и Регламентом работы Администрации города под роспись в течение пяти дней с начала работы.
1.5 Перед увольнением, уходом в отпуск, отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководителя подразделения передать неисполненные документы другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.
1.6 Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядок работы с документами в Администрации города в целом возлагается на заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента, а в структурных подразделениях - на руководителей департаментов, управлений, комитетов, отделов Администрации города.
1.7 Делопроизводство, подготовка и передача дел в подразделениях Администрации города осуществляются работником или службой, определяемыми руководителем подразделения. Обязанности и права такого работника или службы устанавливаются в должностной инструкции или положении о службе соответственно.
1.8 В самостоятельных структурных подразделениях (департаментах, комитетах, управлениях, отделах) могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции индивидуальные положения, методические рекомендации, альбомы унифицированных форм документов. Вновь разработанные документы согласовываются с архивным отделом управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента (в дальнейшем архивный отдел).
1.9 Методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства осуществляет управление по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента.
2 Документирование управленческой деятельности. Состав управленческих
документов Администрации города
2.1 Документирование управленческой деятельности
2.1.1 Документирование управленческой деятельности заключается в записи (фиксации) на бумаге или других носителях по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.
При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их использование и поиск. Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.
Деятельность Администрации города обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией Администрации города, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей Администрации города.
2.1.2 Все документы делятся на две группы:
- документы по общим и административным вопросам, которые могут готовиться работниками всех структурных подразделений Администрации города;
- документы по конкретным вопросам управления, которые готовятся отраслевыми, территориальными, функциональными подразделениями Администрации города.
2.2 Состав управленческих документов Администрации города
2.2.1 Организационные документы: уставы, положения, договоры, регламенты, инструкции, правила и т.д.
2.2.2 Распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, а также поручения Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города Тюмени, руководителей структурных подразделений.
2.2.3 Информационно-справочные и справочно-аналитические служебные документы:
служебные письма, протоколы, акты, справки, докладные (служебные) записки, заявления, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные сообщения и т.д.
2.2.4 Документы по личному составу: приказы (распоряжения) по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и т. д.
2.2.5 Администрация города и ее подразделения на основании Устава города и положений о них, создают и иные документы: планы и графики работы, отчеты и др.
3 Бланки документов
3.1 Бланки документов и требования к ним
При подготовке и оформлении документов в Администрации города и ее подразделениях необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:
3.1.1 Документы Администрации города оформляются на бланках установленной формы и имеют обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 (Приложения 1, 2, 3).
3.1.2 Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, могут оформляться без бланка на стандартных листах бумаги.
3.1.3 Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) и А6 (105 х 148 мм). Для оформления различных видов документов используются бланки соответствующих форматов: бланки формата А3 - для оформления информации в виде таблицы, схемы, карты и т.д., А4 - организационных, распорядительных документов, служебных писем, протоколов и т.д., А5 - поручений, телеграмм, справок и т.д., А6- резолюций.
3.1.4 Бланки документов должны иметь поля не менее:
левое - 30 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
3.1.5 Бланки изготовляются типографским способом, а также с помощью компьютера на белой бумаге высокого качества. При создании бланков с помощью компьютера не следует использовать режим экономии тонера.
3.1.6 На всех бланках официальных документов Администрации города воспроизводится герб города Тюмени средний с короной в многоцветном или одноцветном варианте (гербовые бланки).
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Тюмени от 5 марта 2009 г. N 353 в пункт 3.1.7 настоящего приложения внесены изменения
3.1.7 Бланки с многоцветным вариантом герба:
- бланк постановления Администрации города (Приложение 6);
- бланк распоряжения Администрации города (Приложение 7);
- бланк письма Главы Администрации города Тюмени (Приложение 8);
- бланк письма первого заместителя Главы Администрации города Тюмени (Приложение 9);
- бланк письма заместителя Главы Администрации города Тюмени (Приложение 10);
3.1.8 Бланки с одноцветным вариантом герба:
- общий бланк Администрации города (Приложение 11);
- продольный бланк письма структурного подразделения Администрации города (Приложение 12);
- угловой бланк письма структурного подразделения Администрации города (Приложение 13);
- бланк приказа структурного подразделения Администрации города (Приложение 14);
- бланки резолюции Главы Администрации города Тюмени, его заместителей (Приложения 15, 16, 17);
- бланки поручения Главы Администрации города Тюмени, его заместителей, руководителей подразделений Администрации (Приложение 18).
3.1.9 Для оформления информационно-справочных и справочно-аналитических документов могут использоваться бланки без герба.
3.1.10 Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется постановлением Главы Администрации города Тюмени. Соответствующие предложения вносятся заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента вместе с образцами предлагаемых бланков. Эскизы гербовых бланков Администрации города, ее структурных подразделений подлежат регистрации в реестре гербовых бланков Администрации города.
3.1.11 Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники Администрации или ее подразделений, могут быть написаны на стандартном листе бумаги от руки (заявление, объяснительная записка и т.д.)
Обращения граждан могут быть написаны от руки.
4 Оформление реквизитов документов
Реквизит - обязательный элемент, присущий определенному виду документа.
Правила оформления реквизитов:
4.1 Заголовок к тексту документа
"Заголовок к тексту" - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
4.1.1 Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, согласовываться в падеже с наименованием вида документа и отвечать на вопросы "О чем?" (О ком?)
Например:
Приказ
О создании аттестационной комиссии
или: Чего? (Кого?)
Например:
План работы
комитета по экологии
Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено.
Например:
О подготовке проекта договора
4.1.2 Заголовок печатается строчными буквами (возможно выделение курсивом или жирным шрифтом) через один интервал размером шрифта N 13. Заголовок от предыдущего реквизита отделяется 2-4 межстрочными интервалами. Заголовок располагают слева над текстом документа. Заголовок к документам, оформленным на бланке с продольным расположением реквизитов, может выравниваться по центру.
Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.
4.1.3 Заголовок составляется ко всем документам лицом, готовящим данный проект. К документам, оформленным на бланках форматов А5, А6 с текстом не более семи строк (телеграммы, извещения и т.п.) заголовок не составляется.
4.2 Дата документа
4.2.1 Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
4.2.2 Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим, утверждающим или визирующим документ.
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
4.2.3 Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
4.2.4 Способ написания даты зависит от характера документа: в приказах, иных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера и в приказах по кадрам, используется словесно-цифровой способ оформления даты
Например:
26 апреля 2005 г. или 06 мая 2005 г.,
а в постановлениях, распоряжениях и остальных случаях - цифровой: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (без точки и буквы "г" в конце даты).
Например:
29.04.2005
4.3 Подпись документа
4.3.1 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
В документах, изготовленных на бланках Администрации города, в название должности не входит название учреждения.
Например:
Заместитель Главы Администрации
города Тюмени личная подпись П.П. Петров
или:
Директор департамента личная подпись И.И. Иванов
4.3.2 При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает полное наименование учреждения.
Например:
Первый заместитель Главы
Администрации города Тюмени личная подпись И.И. Иванов
или:
Начальник управления
по здравоохранению
Администрации города Тюмени личная подпись П.П. Петров
4.3.3 При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Проставляется его личная подпись, инициалы и фамилия.
4.3.4. Право подписи документов, выполненных на гербовых бланках, имеют:
- на бланке должностного лица (персональном бланке) - только это должностное лицо;
- на бланке Администрации города - Глава Администрации города Тюмени, первый заместитель, заместители Главы Администрации города Тюмени;
- на бланке структурного подразделения - руководитель структурного подразделения (или лицо, им уполномоченное).
4.3.5 При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Глава Администрации
города Тюмени личная подпись С.С. Сидоров
Главный бухгалтер личная подпись Б.И. Иванов
4.3.6 При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Например:
Глава Администрации Глава города Сургута Глава города Нягань
города Тюмени
подпись И.О. Фамилия подпись И.О. Фамилия подпись И.О. Фамилия
Все экземпляры таких документов, оставшиеся в делах организации, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи.
4.3.7 В документах комиссий указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей.
Например:
Председатель комиссии личная подпись И.И. Иванов
Члены комиссии личная подпись А.А. Антонова
личная подпись С.С. Сидоров
личная подпись Я.Я. Яковлева
4.3.8 На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи: председателя этого органа и секретаря. Так же подписывается протокол.
Например:
Председатель личная подпись И.И. Иванов
Секретарь личная подпись С.С. Сидоров
4.3.9 Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель.
При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия.
Например:
И.о. председателя комитета,
главный специалист личная подпись И.И. Иванова
или:
Заместитель Главы
Администрации города Тюмени личная подпись С.С. Сидоров
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал, если состоит из нескольких строк.
Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.
4.4 Оттиск печати
4.4.1 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (Приложение 20).
4.4.2. В Администрации города применяются:
- гербовая печать Главы Администрации города Тюмени;
- гербовая печать Администрации города;
- гербовая печать структурного подразделения со статусом юридического лица;
- гербовая печать с дополнительными реквизитами юридического лица: ОГРН, ОКПО, ИНН - для заверения подписи на документах по финансовым вопросам и договорах (соглашениях);
- гербовая печать (малая) применяется для скрепления подписи соответствующего должностного лица на служебных удостоверениях лиц, замещающих муниципальные должности муниципальной службы в Администрации города.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Тюмени от 5 марта 2009 г. N 353 в пункт 4.4.3 настоящего приложения внесены изменения
4.4.3 Образцы гербовых печатей Администрации города утверждаются муниципальным правовым актом Администрации города Тюмени и регистрируются путем внесения в реестр гербовых печатей.
4.4.4 Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
4.4.5 На документах финансового характера, договорах (соглашениях) печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи.
4.4.6 Оттиски гербовых печатей не ставятся на копиях документов.
4.4.7 Иные печати, штампы вводятся в действия положениями о структурных подразделениях Администрации города.
4.5 Адресат
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
4.5.1 При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
Администрация г. Тобольска
Комитет по культуре
4.5.2 При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Администрация города Тюмени
Административный департамент
директору
И.И. Ивановой
4.5.3 При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата
Например:
Главе Администрации города Тюмени
И.И. Иванову (в дательном падеже)
или:
Генеральному директору
объединения "Спорт"
В.Н. Петрову
4.5.4 При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно.
Например:
Начальникам управлений по
работе с населением
Администрации города Тюмени
или:
Директорам муниципальных
образовательных учреждений
(по списку)
4.5.5 Документ не должен иметь больше четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом не указывается. Каждый из четырех экземпляров должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
К экземпляру документа, остающегося в Администрации города, прилагается указатель рассылки.
4.5.6 В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи".
Например:
ул. Садовая, д. 12, кв. 4,
г. Тюмень, 625001
Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
Реабилитационный центр
инвалидов "Возрождение"
ул. 50 лет Октября, д. 84, корпус 2,
г. Тюмень, 625008
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.
Например:
И.Н. Кулибину
ул. Уральская, д. 5, кв. 8,
г. Тюмень, 625001
4.5.7 Адрес печатается в правом верхнем углу документа.
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
4.5.8 Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.
4.6 Гриф согласования документа
4.6.1 Гриф согласования документа состоит из слова Согласовано, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Например:
Согласовано
Начальник правового
департамента
Администрации г. Тюмени
личная подпись И.И. Иванов
23.02.2005
или:
Согласовано
Заместитель Главы
Администрации
города Тюмени
личная подпись И.И. Иванова
30.01.2005
4.6.2 Если согласование осуществляется другим документом (письмом, протоколом и др.), то гриф согласования оформляют по следующей форме: после слова Согласовано указывается вид документа, его дата и номер.
Например:
Согласовано
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.02.2005 N 451-805
или:
Согласовано
Протокол заседания
профсоюзного комитета
Администрации г. Тюмени
от 20.01.2005 N 3
4.6.3 Слово Согласовано печатается прописными буквами без кавычек.
4.6.4 Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись", в левом нижнем углу документа.
4.6.5 Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на самом документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается".
Например:
Лист согласования к проекту Положения об общих принципах сотрудничества
Согласовано Согласовано
Генеральный директор Председатель правления
ООО "РИК" банка "Капитал"
личная подпись К.В. Романов личная подпись Н.М. Титов
21.01.2005 20.01.2005
Согласовано Согласовано
Президент ООО "Инте-Траст ЛТД" Генеральный директор
личная подпись А.С. Линев ООО "Кросно"
23.01.2005 личная подпись Н.П. Афанасьев
4.7 Визы согласования документа
Внутреннее согласование документа называется визой.
4.7.1 "Виза согласования документа" - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
4.7.2 Документ визируется руководителем подразделения, где готовится проект документа, заинтересованными в документе должностными лицами, ответственными лицами финансовых и экономических служб; заместителем Главы Администрации города Тюмени, курирующим данный вопрос; юристом. При необходимости - общественными организациями.
4.7.3 Документы, содержащие поручения, должны быть завизированы исполнителями.
4.7.4 Визы включают в себя: должность визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату.
Например:
Начальник правового
департамента.
личная подпись И.И. Иванов
28.03.2005
4.7.5 Не допускается отказ от визирования и внесение каких-либо исправлений. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Например:
С проектом не согласна, С п. 3 не согласен,
замечания прилагаются замечания прилагаются
Начальник отдела или: Юрист
правовой экспертизы личная подпись И.И. Иванов
личная подпись С.С. Сидорова 15.06.2005
27.03.2005
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
4.7.6 Виза проставляется в проектах распорядительных документов на оборотной стороне последнего листа подлинника, а на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа (служебное письмо).
В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа и его приложения.
4.7.7 Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.
Повторного визирования не проводится в случаях, если в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
4.8 Виза ознакомления - подтверждение факта доведения документа до сведения работников. Ее оформляют следующим образом:
С приказом (распоряжением) ознакомлен
личная подпись И.И. Иванова
дата
4.8.1 Виза ознакомления ставится на лицевой стороне последнего листа подлинного документа после реквизита "Подпись". Допускается проставление визы ознакомления на оборотной стороне последнего листа подлинника, либо на отдельном листе.
4.9 Резолюция
Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом. В резолюции даются указания по исполнению документа.
4.9.1 В состав резолюции входят следующие элементы: фамилии(я) и инициалы исполнителей (исполнителя), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
Например:
Сидоровой А.В.
Прошу подготовить проект
договора с ООО "Рено" к 21.02.2005
личная подпись
05.02.2005
4.9.2 На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, или в которых срок указан в тексте самого документа, в резолюции указывается только исполнитель, порядок подготовки вопроса, подпись автора резолюции, дата.
4.9.3 В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчиненным.
Например:
Сидоровой С.С., Ивановой И.И.
Организуйте проведение совещания
к указанному сроку
личная подпись
03.02.2005
4.9.4 Резолюция пишется руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте.
4.9.5 Резолюция может быть оформлена на специальном бланке формата А6 (Приложение N 17). Допускается проект резолюции готовить и оформлять помощником или консультантом, а затем представлять руководителю на подпись. На резолюции службами регистрации и контроля ставится штамп с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
4.10 Утверждение документа
4.10.1 Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: должностным лицом, либо специально издаваемым документом.
4.10.2 Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова Утверждаю, которое печатают прописными буквами, без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (И.О. Фамилия) и даты утверждения.
Например:
Утверждаю
Заместитель Главы
Администрации города
Тюмени
личная подпись П.П. Петров
12.03.2005
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Тюмени от 5 марта 2009 г. N 353 в пункт 4.10.3 настоящего приложения внесены изменения
4.10.3 При утверждении документа другим документом (постановлением, распоряжением или приказом) гриф утверждения состоит из слова Утверждено, Утвержден, Утверждена, Утверждены, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Например:
Утверждено
постановлением Администрации
города Тюмени
от 20.06.2005 N 294
или:
Утверждена
распоряжением Администрации города
от 01.12.2005 N 2764
4.10.4 Гриф утверждения является обязательным реквизитом для некоторых видов документов (Приложение 21).
4.10.5 Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки,
Например:
Утверждаю
Заместитель Главы
Администрации города Тюмени
личная подпись И.И. Иванов
12.06.2005
4.11 Отметка о наличии приложений к документу
4.11.1 Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
4.11.2 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, располагают от левого поля перед реквизитом "Подпись" через 2-4 интервала после текста.
Например:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
4.11.3 Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются в отметке о приложениях с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. При наличии нескольких приложений, их нумеруют.
Например:
Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 13 л. в 2 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 1 экз.
4.11.4 Если к приложению прилагают другой документ, также имеющий
Например:
Приложение: письмо ОАО "Весна" от 04.06.2005 N 02-4/156 и приложение
к нему, всего на 30 л.
4.11.5 Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то в отметке о наличии приложений указывается в какой адрес приложения посылаются,
Например:
Приложение: на 3 л. в 2-х экз., только в первый адрес.
4.11.6 Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Указывается только количество экземпляров.
Например:
Приложение: Инструкция по делопроизводству в Администрации города
Тюмени в 3 экз.
4.11.7 Оформление приложений к распорядительным документам смотри в п. 5.2.
4.12 Отметка об исполнителе
4.12.1 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона.
Например:
Максимова Нина Петровна
46 82 11
4.12.2 Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
4.12.3 На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
4.12.4 На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя и номера его телефона указывается количество изготовленных экземпляров.
На документах, имеющих гриф ограничения доступа (ДСП или конфиденциально), указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.
Например:
Созонова
Нина Константиновна
27 18 34
экз. N 1 - в департамент земельных ресурсов;
экз. N 2 - в правовой департамент;
экз. N 3 - в отдел по обращениям граждан;
экз. N 4 - в дело.
4.13 Отметка об исполнении документа
4.13.1 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
4.13.2 Отметка об исполнении проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Этот реквизит помещается на нижнем поле документа, в левой его части.
Например:
Сообщено по телефону 27 12 24
О.Б. Павловой 12.03.2005
В дело 03-13
личная подпись И. Иванов 13.03.2005
или:
Ответ направлен
17.03.2005 N 01-13/184
В дело 06-18
личная подпись И. Иванов 19.03.2005
или:
Рассмотрено на заседании
административной комиссии
Протокол от 16.02.2005 N 3
В дело 08-17
личная подпись И. Иванов 18.02.2005
или:
Издан приказ
от 01.04.2005 N 12
О создании экспертной комиссии
В дело N 01-04
личная подпись И.О.Ф. 26.02.2005
4.14 Идентификатор электронной копии документа
4.14.1 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в правом верхнем углу каждой страницы документа.
4.14.2 Колонтитул содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.
4.15 Отметка о заверении копии
4.15.1 Копии документов заверяются для придания им юридической силы. Администрация города и ее структурные подразделения могут выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации (кроме архивного отдела).
4.15.2 Копия заверяется должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.
4.15.3 Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита "подпись" и включает заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.
Например:
Верно
Секретарь личная подпись М.К. Сидорова
12.04.2005
4.15.4 Копии постановлений, распоряжений Главы Администрации города Тюмени и Администрации города, находящиеся на текущем хранении в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений, заверяются печатью данного отдела синего цвета.
4.15.5 Копии документов, выдаваемых структурными подразделениями Администрации города, удостоверяются печатью структурных подразделений.
4.16 Реквизиты "Код организации", "ОГРН", "ИНН/КПП"
4.16.1 Код организации - автора документа проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
4.16.2 Код организации служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
4.16.3 Код Администрации города Тюмени по ОКПО 01698379.
4.16.4 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Данный реквизит оформляется на бланках писем.
Регистрационный номер Администрации города - 1027200865284.
4.16.5 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Данный реквизит оформляется на бланках писем юридических лиц.
ИНН Администрации города - 7201001092.
4.17 Реквизит "Наименование организации"
4.17.1 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы. Данный реквизит является обязательным элементом в документе.
4.17.2 Над наименованием организации указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации. Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех организаций и предприятий, которые имеют прямое или непосредственное подчинение.
Например:
Администрация города Тюмени
Управление по образованию
4.17.3 В бланках должностного лица дополнительный реквизит "Наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование организации".
Например:
Администрация города Тюмени
Первый заместитель Главы Администрации города Тюмени
4.17.4 Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках, центрируя.
Например:
Муниципальное унитарное предприятие "Кадастр"
(МУП "Кадастр")
4.18 Справочные данные об организации
4.18.1 Справочные данные об организации включают почтовый адрес (улицу, номер дома, город, индекс предприятия связи); телеграфный адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты, счета в банке (при необходимости).
4.18.2 Данный реквизит используется в бланках писем. Технические требования к печатанью реквизитов смотри раздел 7.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Тюмени от 5 марта 2009 г. N 353 в раздел 5 настоящего приложения внесены изменения
5 Оформление проектов правовых актов Администрации города
ГАРАНТ:
См. Инструкцию по подготовке муниципальных правовых актов Главы Администрации города Тюмени и Администрации города Тюмени, утвержденную распоряжением Главы г. Тюмени от 4 июля 2007 г. N 149-рг
5.3 Порядок подписания, регистрации, рассылки, хранения и передачи в архив постановлений, распоряжений Администрации города
5.3.1 Проекты постановлений, распоряжений Администрации города, принятие которых не требует рассмотрения на заседании Коллегии, со списком рассылки передаются советнику Главы Администрации города Тюмени для передачи на подпись Главе Администрации города Тюмени.
Проекты постановлений, распоряжений Администрации города, прошедшие согласования в соответствии с Инструкцией и другими муниципальными правовыми актами, передаются исполнителем в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений для включения в повестку очередного заседания Коллегии.
5.3.2 Проекты, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимые согласования, возвращаются соответствующим подразделениям для окончательной доработки.
5.3.3 При составлении списка рассылки ответственный исполнитель должен в обязательном порядке включать в список рассылки (за исключением распоряжений по личному составу):
Тюменскую городскую Думу;
Прокуратуру Центрального административного округа;
Счетную палату города Тюмени (по вопросам финансирования);
Отдел контроля (имеющие пункт о контроле);
Информационно-аналитическое управление (имеющие пункт об опубликовании документа в средствах массовой информации);
Управление по обращениям граждан и делопроизводству (затрагивающие права и интересы граждан);
Правовой департамент (за исключением постановлений, распоряжений индивидуального характера);
Аппарат Губернатора Тюменской области (при наличии на листе согласования проекта отметки штампа "В регистр МНПА", проставленного правовым департаментом);
Органы Администрации города, муниципальные учреждения, организации, предприятия, которым рассылались первоначальные постановления, распоряжения (в случае, внесения изменений в ранее принятое постановление, распоряжение).
5.3.4 Подписанные постановления и распоряжения Администрации города с листом рассылки передаются в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений для регистрации и рассылки.
5.3.4.1 Проекты постановлений, распоряжений, переданные в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений после 16 часов в пятницу или предпраздничный день, регистрируются в первый рабочий день следующий за выходными или праздничными днями.
5.3.4.2 Подписанные проекты постановлений, распоряжений, в которых за период согласований и подписи обнаружены небольшие неточности, исправляются и переподписываются без новых согласований.
5.3.5 Срок сдачи проекта документа в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений не должен превышать 3-х дней с даты последнего согласования.
5.3.6 Выпускаемым постановлениям и распоряжениям присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений Администрации города.
Распоряжения по личному составу, на отпуска и командировки регистрируются отдельно.
К порядковому номеру распоряжений Администрации города добавляются буквы: "рл" (личный состав: назначения, переводы, увольнения, возложение обязанностей, заключение трудовых договоров, премирование), "к" (командировки), "ро" (отпуска).
К порядковому номеру постановлений, распоряжений Администрации города, принятым на Коллегии или в порядке заочного голосования, добавляются буквы: "пк" - постановлениям, "рк" - распоряжениям.
5.3.7 Датой принятия постановления, распоряжения Администрации города считается дата его подписания Главой Администрации города Тюмени либо заместителем Главы Администрации города Тюмени, когда Глава Администрации города Тюмени поручает ему подписание распоряжений Администрации города Тюмени в соответствии с распределением обязанностей.
Датой принятия постановления, распоряжения Администрации города является дата проведения Коллегии, на котором было принято решение по данному акту. В случае принятия постановления, распоряжения Администрации города в порядке заочного голосования, датой его принятия является дата его подписания Главой Администрации города Тюмени, а в его отсутствие - первым заместителем Главы Администрации города Тюмени.
5.3.8 Регистрация постановлений, распоряжений, ведение классификатора производится путем применения автоматизированной системы учета документов.
5.3.9 Копии постановлений, распоряжений Администрации города, заверенные печатью отдела подготовки и выпуска постановлений, распоряжений, после регистрации направляются адресатам согласно списку рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа, через отдел по работе с деловой документацией или лично под роспись.
5.3.10 Ответственность за своевременное печатание, размножение и рассылку постановлений и распоряжений возлагается на отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений.
5.3.11 Подлинники подписанных документов и материалы к ним, листы рассылки хранятся в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений 2 года, затем по описям в обработанном виде сдаются на хранение в архив города.
5.3.12 Копии постановлений, распоряжений Администрации города выдаются отделом подготовки и выпуска постановлений, распоряжений только на основании письма организации, оформленного на бланке, или письменного обращения гражданина с резолюцией заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента.
5.4 Подготовка и оформление приказов
5.4.1 Приказы издаются руководителями структурных подразделений Администрации города по вопросам основной деятельности, кадровым, оперативным и другим, отнесенным к компетенции структурного подразделения.
5.4.2 Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных или муниципальных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер, заглавие.
Распорядительную часть начинают словом приказываю, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табулятора (левое поле).
Текст делится на пункты.
Распорядительные пункты строят последовательно по схеме:
- исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация);
- действие; выражается глаголом в неопределенной форме: "подготовить"; "организовать", "возложить", "разработать" и т.д.
- срок (должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ).
Последним пунктом приказа указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.
5.4.3 Приказ оформляется на гербовом бланке формата А4 в печатном виде на компьютере (Приложение 16).
5.4.4 Проект приказа визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, начальником юридической службы. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.
Виза должна оформляться согласно п. 4.7 Инструкции.
5.4.5 Приказы подписываются руководителем. В его отсутствие лицом, на которое возложено исполнение обязанностей.
5.4.6 Приказы по основной деятельности вступают в силу с момента их подписания. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия приказа указывается в самом документе.
5.4.7 Приказы регистрируются в журналах регистрации или в электронном виде.
Нумерация приказов производится в пределах календарного года.
Нумерация и регистрация приказов по основной деятельности, по кадрам, на отпуска и командировки производятся в разных журналах.
6 Подготовка и оформление отдельных видов документов
6.1 Служебное письмо
6.1.1 Служебные письма Администрации города готовятся как:
- ответы о выполнении нормативных правовых актов;
- сопроводительные письма к организационно-распорядительным документам;
- ответы на запросы различных учреждений, организаций, предприятий и граждан;
- инициативные письма.
6.1.2 Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании типовых сроков исполнения поручений, запросов, или по решению автора резолюции.
6.1.3 Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5, с определенным набором реквизитов (Приложения 2, 3, 8 - 10, 12 - 15). При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
6.1.4 Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей.
В первой части излагаются причина, цели или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.
Во второй части (заключительной), начинающейся с абзаца, помещают выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Если служебное письмо содержит приложения, то все приложения должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, подготовившим эту информацию.
6.1.5 Текст письма излагается:
- от третьего лица единственного числа.
Например:
"Администрация города сообщает:",
"Департамент рассмотрел:"
- от третьего лица множественного числа.
Например:
"Главы муниципальных образований считают:",
- от первого лица множественного числа "Просим...", "Сообщаем...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то оно излагается от первого лица единственного числа - "Прошу...", "Направляю...".
6.1.6 Право подписи служебных писем устанавливается в положении о структурных подразделениях и должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
6.2 Телеграмма
6.2.1 Телеграмма оформляется либо на специальных бланках, либо на стандартном формате бумаги (Приложение 24).
6.2.2 Телеграмма имеет следующие реквизиты:
- отметку о категории, виде;
- телеграфный адрес получателя;
- текст;
- регистрационный индекс (номер);
- фамилию должностного лица, подписавшего документ;
- почтовый адрес организации - отправителя;
- подпись должностного лица, от имени которого передается текст;
- печать;
- дату.
6.2.3 Текст телеграммы должен быть предельно кратким.
Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускают, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания указывают словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка); зпт (запятая); двтч (двоеточие); квч (кавычки).
Только словами указывают знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (возможно сокращение - нр).
Текст ответных телеграмм надо начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ, а текст инициативных телеграмм, требующих ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.
Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера.
Цифровые данные, в том числе даты, в тексте указывают словами.
6.2.4 Реквизит "подпись" во второй части телеграммы обязательно заверяют печатью организации.
6.2.5 Телеграммы подписываются руководителем организации или его заместителями.
6.2.6 Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления.
6.3 Телефонограмма
6.3.1 Телефонограмма составляется в одном экземпляре, на чистом листе бумаги (Приложение 25).
6.3.2 Реквизиты телефонограммы:
- название учреждения - автора документа;
- должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;
- номер его телефона;
- наименование организации получателя;
- должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму;
- номер его телефона;
- дата и номер телефонограммы;
- текст;
- наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.
6.3.3 Текст не должен превышать 50 слов.
Текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и точной.
6.3.4 При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением.
Слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам.
6.3.5 Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.
6.3.6 Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан немедленно ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначается полученная информация.
6.3.7 Телефонограммы регистрируются в журналах регистрации входящих и исходящих телефонограмм (Приложение 26).
6.4 Договор (соглашение)
6.4.1 Все договоры (соглашения) от имени муниципального образования городской округ город Тюмень подписываются Главой Администрации города Тюмени либо уполномоченным им должностным лицом на основании делегированных распоряжением или доверенностью полномочий.
Договоры (соглашения) должны оформляться в соответствии с Конституцией Российской Федерации, постановлениями Конституционного суда Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации и другими федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, областными законами, постановлениями и распоряжениями Губернатора, Правительства Тюменской области, муниципальными правовыми актами города Тюмени.
6.4.2 Структурные подразделения Администрации города, наделенные правами юридического лица, могут заключать в пределах полномочий договоры (соглашения) от своего имени в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, муниципальными правовыми актами и настоящей инструкцией. Все договоры (соглашения) от имени указанных структурных подразделений подписываются их руководителями и регистрируются в структурных подразделениях.
6.4.3 Подготовленные в структурных подразделениях Администрации города или полученные от контрагентов проекты договоров (соглашений) подлежат обязательной правовой и финансовой экспертизе.
6.4.4 К проекту договора (соглашения), заключаемого Главой Администрации города Тюмени либо уполномоченным им должностным лицом, прилагается лист согласования, который включает визирование документа курирующим определенную отрасль или направление деятельности заместителем Главы Администрации города Тюмени, руководителями структурных подразделений (разработчик, исполнитель), департаментом финансов и налоговой политики, правовым департаментом Администрации города.
В случае несогласия с представленным проектом, должностное лицо прикладывает к нему мотивированное особое мнение и/или свой вариант проекта.
6.4.5 Проект договора (соглашения), подписываемого Главой Администрации города Тюмени либо уполномоченным им должностным лицом, согласовывается разработчиком с департаментом финансов и налоговой политики в случаях:
- когда в договоре (соглашении) предусмотрено совершение каких-либо действий со стороны департамента финансов и налоговой политики;
- когда предполагаются какие-либо расходы из бюджета города;
- когда на департамент финансов и налоговой политики возложен контроль за исполнением договора.
На правовую экспертизу в правовой департамент передаются проекты договоров (соглашений), подписываемых Главой Администрации города Тюмени, после согласования всеми должностными лицами, указанными в листе согласования.
6.4.6 При представлении проекта договора (соглашения) контрагентом поручением Главы Администрации города Тюмени определяется структурное подразделение Администрации города, ответственное за разработку проекта и заключение договора (соглашения).
Проект договора (соглашения) с листом согласования передается ответственным структурным подразделением для подписания Главой Администрации города Тюмени или уполномоченным должностным лицом Администрации города либо ее структурного подразделения.
Текущий контроль и непосредственное исполнение договорных обязательств по заключенным договорам (соглашениям) осуществляет ответственное структурное подразделение.
6.4.7 Подписанный Главой Администрации города Тюмени договор (соглашение) подлежит учетной регистрации (в трехдневный срок с даты поступления на регистрацию) в правовой департамент Администрации города и один, первый экземпляр (оригинал), с листом согласования остается в нем для дальнейшего хранения.
В случае, когда договор (соглашение) согласовывается с департаментом финансов и налоговой политики (пункт 6.4.5), дополнительно один экземпляр (оригинал), передается в департамент финансов и налоговой политики для дальнейшего хранения, исполнения и осуществления контроля.
6.4.8 Подписанный договор (соглашение), разработчиком и исполнителем которого по вопросам своей компетенции является департамент финансов и налоговой политики, подлежит учетной регистрации (в трехдневный срок с даты поступления на регистрацию) и один экземпляр (оригинал), с листом согласования остается для хранения и осуществления контроля в департаменте финансов и налоговой политики.
6.4.9 Подписанный договор (соглашение), разработчиком и исполнителем которого по вопросам своей компетенции является административный департамент, регистрируется и хранится (один экземпляр, с листом согласования) в административном департаменте.
6.4.10 Муниципальные контракты, заключенные от имени муниципального образования город Тюмень уполномоченными на размещение заказов для муниципальных нужд получателями бюджетных средств, регистрируются и включаются в реестр контрактов в департаменте имущественных отношений, подлежат хранению в структурных подразделениях, являющихся Заказчиками.
6.4.11 В случае неисполнения условий договора (соглашения), в результате которого нанесен или может быть нанесен имущественный и иной вред (ущерб) интересам Администрации города, руководители структурных подразделений направляют информацию Главе Администрации города Тюмени.
Дополнительные соглашения о внесении изменений и дополнений в договоры (соглашения), подписываемые Главой Администрации города Тюмени, готовятся и регистрируются в порядке, установленном для подготовки и регистрации договоров (соглашений) настоящей инструкцией.
6.4.12 Организация договорной работы в структурных подразделениях Администрации города осуществляется с учетом требований настоящего раздела и утверждается приказом руководителя, в котором закрепляются право подписи, порядок согласования, проведения правовой и финансовой экспертизы, учета, хранения и контроля исполнения договоров (соглашений), а также определяются ответственные за ведение договорной работы должностные лица.
6.5 Поручение
6.5.1 Поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий, преимущественно по оперативным вопросам.
Проекты поручений Главы Администрации города Тюмени готовятся:
- письменные поручения Главы Администрации города Тюмени - помощниками, консультантами советниками Главы Администрации города Тюмени;
- поручения по итогам совещаний, проводимых Главой Администрации города Тюмени, помощниками, консультантами Главы Администрации города Тюмени, работниками управления организационной работы административного департамента, работниками структурных подразделений Администрации города Тюмени;
- поручения по итогам заседаний Коллегии администрации города - работниками управления организационной работы административного департамента;
- работниками структурных подразделений Администрации города.
Проекты поручений первого заместителя Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города Тюмени готовятся:
- консультантами, помощниками руководителей.
6.5.2 Поручения оформляются на бланках (Приложения 18, 19).
Поручения излагаются лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение, сроков исполнения и почтового адреса (в случае необходимости), фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя.
Не допускаются правки, изменения и добавления в текстах поручений после их подписания.
6.5.3 Поручения готовятся в 2 экземплярах, а при наличии нескольких исполнителей - с учетом их количества.
Исполнителям поручения направляются в подлинниках. Один экземпляр поручения с подлинной подписью остается в отделе контроля управления организационной работы или у помощника - соответственно.
6.5.4 Поручения Главы Администрации города Тюмени регистрируются в день подписания в отделе контроля, поручения первого заместителя Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города Тюмени - их помощниками в журналах за своими номерами, которые дополняются инициалами руководителя.
6.5.5 Регистрационные номера поручений Главы Администрации города Тюмени формируются:
- по итогам Коллегии администрации города: ПК/порядковый N;
- по итогам совещаний, проводимых Главой Администрации города Тюмени: ПС/порядковый N;
- по деятельности Администрации города: ПА/порядковый N.
6.5.6 Информация о выполнении поручения исполнителями направляется ответственному исполнителю для свода, обобщения и подготовки информации за 2 дня до срока, указанного в поручении.
Информация о выполнении поручения Главы Администрации города Тюмени представляется в отдел контроля. Отдел контроля делает отметку об исполнении поручения и передает информацию консультантам, помощникам Главы Администрации города Тюмени, которые направляют ее Главе Администрации города Тюмени.
После рассмотрения информации Главой Администрации города Тюмени консультанты, помощники Главы Администрации города Тюмени передают документы в отдел контроля для снятия поручения с контроля или дальнейшей работы.
6.5.7 Поручение снимается с контроля руководителем, давшим поручение.
6.6 Протокол
6.6.1 Протоколы печатаются на общем бланке Администрации города или структурного подразделения, или на обычных листах бумаги формата А4 и имеют следующие обязательные реквизиты: название вида документа (протокол), дату, номер, место проведения совещания, заголовок, текст, подписи (Приложение 27).
6.6.2 Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
6.6.3 Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.
Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии - Председатель, Секретарь, Присутствовали. Эти слова пишутся с большой буквы от начала левого поля.
К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих.
Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках указывают (регистрационный лист прилагается). К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение "Повестка дня" пишется от начала левого поля. С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Пункты нумеруют арабскими цифрами.
6.6.4 Основная часть протокола, где фиксируется ход заседания, строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили) для каждого вопроса по отдельности.
Слова Слушали, Выступили, Решили (постановили) пишутся прописными буквами от левого поля.
6.6.4.1 Перед словом Слушали ставят порядковый номер вопроса в повестке дня. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого изложения доклада пишут: Текст доклада прилагается.
6.6.4.2 После слова Выступили с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже. После тире с большой буквы пишут содержание выступления.
Выступления могут излагаться от первого лица - "Я осуществляю:", от третьего лица - "Петров сказал, что:", безотносительно к лицу говорящего - "Учет и хранение в комитете поставлены хорошо", в безличной форме - "Ивановым было предложено:".
Если выступающий представляет текст выступления, то после тире указывают - "Текст выступления прилагается".
6.6.4.3 Вопросы и ответы фиксируют в разделе Выступили. Слова - вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.
Например:
А.В. Смирнов - Были ли приняты меры для ликвидации...?
6.6.4.4 Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словом ПОстановили или Решили (от левого поля). Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение, или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.
6.6.5 Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прикладывается к протоколу.
6.6.6 При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре: за ________, против ________, воздержались _________.
6.6.7 Если к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола - Заседание: стенографируется. Стенограмма прилагается.
6.6.8 При проведении оперативных совещаний протокол оформляется кратко. В кратком протоколе указывают фамилии докладчиков, тему докладов, фамилии выступавших, решение по вопросу. Тексты докладов и выступлений прилагаются к краткому протоколу.
6.6.9 Протокол подписывают председатель и секретарь.
6.6.10 Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания (12 - 14.02.2002).
6.6.11 Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение календарного года.
6.6.12 Ведение и оформление протоколов совещаний, проводимых Главой Администрации города Тюмени, возлагается на представителей структурных подразделений, ответственных за подготовку совещаний, и (или) на помощников, консультантов, советников Главы Администрации города Тюмени.
Оформление протоколов совещаний, проводимых первым заместителем, заместителями Главы Администрации города Тюмени возлагается на их помощников и (или) представителей структурных подразделений, ответственных за подготовку.
Протоколы Коллегии ведет и оформляет отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений управления организационной работы административного департамента.
Протоколы уточняются, оформляются в пятидневный срок.
6.7 Акт
6.7.1 Акт - составляется на общем бланке (Приложения 28, 29).
6.8 Докладная записка
6.8.1 Докладная записка адресуется руководителю своей организации или структурного подразделения, а также в вышестоящую инстанцию.
Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации.
6.8.2 Внутренние записки пишут на стандартном листе бумаги формата А4 или А5 (допускается рукописным способом). Подписывает их автор - составитель. Реквизиты докладной записки (Приложение 30).
6.8.3 Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя.
6.8.4 Датой докладной записки считается дата ее подписания.
7 Порядок оформления документов с помощью печатающих устройств.
Копировально-множительные работы
7.1 Порядок оформления документов с помощью печатающих устройств
7.1.1 Печатание документов в Администрации города осуществляется машинописным бюро управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента, а также непосредственно в структурных подразделениях с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники с соблюдением требований настоящей Инструкции.
7.1.2 Печатание документов в машинописном бюро производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется начальником управления по обращениям граждан и делопроизводству по согласованию с исполнителем, передавшим материал для печатания.
Печатание и размножение документов, принятых от помощников Главы Администрации города Тюмени, Первого заместителя, заместителей Главы Администрации города Тюмени, производится в первую очередь.
7.1.3 Претензии к напечатанным документам принимаются в течение 5 дней с момента выдачи и только при наличии оригинала черновика, с которого печатается документ. При отсутствии оригинала черновика претензии не принимаются.
7.1.4 Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленые карандашом, для печатания не принимаются.
7.1.5 При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.
7.1.6 Для печатания принимаются только служебные документы.
7.1.7 Рукописи, сдаваемые в машбюро, должны иметь реквизит "исполнитель" т.е. фамилию, имя, отчество и номер служебного телефона.
7.1.8 Машинописные работы должны выполняться с соблюдением установленных правил расположения реквизитов, правил орфографии и пунктуации.
7.1.9 Текст документов печатают на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через 1 межстрочный интервал.
7.1.10 Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования", отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
Например:
Согласовано
(межстрочный интервал 1,5-2)
Начальник юридического
(межстрочный интервал 1)
отдела
(межстрочный интервал 1,5-2)
А.С. Круглов
(межстрочный интервал 1,5-2)
23.12.2005
7.1.11 Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.
7.1.12 Наименование вида документа печатается прописными буквами.
7.1.13 Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются без пробелов на уровне последней строки наименования должности. Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего документа, относительно самой длинной строки.
Например:
Заместитель Главы
Администрации города Тюмени,
директор административного
департамента личная подпись И.И. Иванов
7.1.14 Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), то его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Заголовок печатают без кавычек, точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов в заголовке не делают. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием - их переносят на следующую строку. Заголовок от подзаголовка отделяется двумя интервалами.
Заголовок (подзаголовок) в документе может располагаться одним из способов: центрованным (посередине текста); флаговым (от левого поля).
7.1.15 При печати документов используют восемь стандартных положений табулятора :
0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличии приложения", "фамилия исполнителя и номер его телефона", "отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "подпись" и "гриф согласования", заверительной надписи "верно", а также слов Слушали, Выступили, Решили, Постановили, Приказываю, Предлагаю;
1 - после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
4 - после 32 печатных знаков для реквизита "адресат";
5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу";
6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "подпись;
7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.
7.1.16 Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля (от нулевого положения табулятора), а относящийся к ним текст через 1 межстрочный интервал.
7.1.17 При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.
7.1.18 При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
7.1.19 При подготовке распорядительных документов применяется текстовый редактор Microsoft Word версии 6.0 и выше, шрифт Times New Roman Cyr, размером 14 пунктов.
7.1.20 При подготовке организационно-информационных документов допускается применять шрифт размером 12 - 16 пунктов.
7.1.21 Печатание документов производится красками насыщенного цвета.
7.1.22 При подготовке документа с использованием персонального компьютера все требования к отпечатанному документу сохраняются. При работе на компьютере в качестве черновика оригинала допускается использовать дискету с указанием имени файла документа.
7.1.23 На лицевой стороне первого листа документа вверху справа проставляется колонтитул с указанием имени файла документа.
7.2 Копировально-множительные работы
7.2.1 Копировально-множительные работы производятся в машинописном бюро, а также в структурных подразделениях, имеющих множительную технику. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.
7.2.2 На размножение сдаются только служебные документы.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Тюмени от 5 марта 2009 г. N 353 в пункт 7.2.3 настоящего приложения внесены изменения
7.2.3 Размножение постановлений, распоряжений Администрации города производится по заказу работника отдела по подготовке и выпуску постановлений, распоряжений.
7.2.4 Документы и материалы передаются на тиражирование в несброшюрованном виде, качественно напечатанными, как правило, первые экземпляры. Загрязненные, порванные материалы и документы, присланные на размножение, к тиражированию не принимаются.
7.2.5 Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу.
7.2.6 Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа.
7.2.7 Учет копируемых документов ведется на основании заказов, бланки которых хранятся в течение года, после чего уничтожаются.
7.2.8 Не допускается необоснованное размножение документов, не экономное расходование бумаги и расходных материалов. Ответственность возлагается на руководителя машбюро, в случае его отсутствия - на лицо, замещающее его.
7.2.9 Подразделения Администрации города, имеющие копировально-множительную технику, производят размножение документов самостоятельно.
7.2.10 К каждому копировально-множительному аппарату в машинописном бюро прилагаются журналы, в которых фиксируется дата, наименование документа, количество листов, количество экземпляров, фамилия, имя отчество лица, размножавшего документ.
На основании записей в журнале составляется ежемесячный отчет о количестве изготовленных копий и сдается заведующему машбюро либо руководителю подразделения.
8 Организация документооборота и исполнения документов
8.1 Организация документооборота
8.1.1 Движение документов в Администрации города или в ее структурных подразделениях с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
8.1.2 Документооборот состоит из следующих потоков:
- (входящих) поступающих документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);
- (исходящих) отправляемых документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);
- внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах Администрации города или структурного подразделения в виде приказов, протоколов, актов, докладных записок, поручений и т.д.).
8.1.3 Каждая из этих групп документов имеет свои особенности обработки и прохождения.
Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:
- доставка;
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение.
Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа;
- согласование проекта документа.
Общими для всех групп документов являются операции:
- рассмотрение документов руководителем (подписание - для исходящих и внутренних и резолюция - для входящих документов);
- регистрация документов;
- передача документов исполнителям;
- исполнение документов;
- контроль исполнения документов;
- организация текущего хранения документов, подшивка документов в дела:
- использование документов в справочно-информационных целях;
- подготовка документов к передаче в архив и передача в архив.
8.1.4 Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих, внутренних документов, изготовленных копий документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).
8.1.5 Организация электронного документооборота осуществляется в соответствии с Регламентом работы с системой электронного документооборота "ГранДок", утвержденного заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором Административного департамента.
8.2 Организация доставки документов
8.2.1 Доставка документов в Администрацию города осуществляется средствами почтовой и электрической связи, курьерами.
С помощью почтовой связи в Администрацию города и ее подразделения доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, мелких пакетов, бандеролей, а также печатные издания.
8.2.2 По каналам электрической связи поступают: телеграммы, телефонограммы, факсограммы, сообщения по электронной почте.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Тюмени от 5 марта 2009 г. N 353 пункт 8.2 настоящего приложения дополнен пунктом 8.2.3
8.2.3. Для отправки корреспонденции отделом по работе с деловой документацией документы принимаются до 13-00. Доставка осуществляется с 14-00. Отправка корреспонденции, поступившей в отдел по работе с деловой документацией позднее указанного времени, осуществляется на следующий рабочий день. Отправка срочных документов производится в течение всего рабочего дня.
8.3 Прием, обработка входящих документов
8.3.1 Все документы, поступающие в Администрацию города, принимаются и вскрываются в отделе по работе с деловой документацией (далее - ОРДД), в структурных подразделениях - специалистами, отвечающими за эту работу.
При первичном осмотре входящих документов проводится визуальный контроль безопасности корреспонденции. Работа с корреспонденцией, подозрительной на заражение биологической субстанцией или химическим веществом, осуществляется в соответствии со специальными рекомендациями, с которыми в обязательном порядке ознакамливаются все специалисты служб делопроизводства.
8.3.2 Пакеты с надписью "лично", в адрес общественных организаций, а также письма и документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения учитываются в журнале попакетно, но не вскрываются.
8.3.3 Документы, поступившие не по адресу, пересылаются по принадлежности.
8.3.4 При вскрытии корреспонденции проверяется правильность доставки, целостность пакетов и наличие вложенных в них документов (включая приложения). При недостаче или наличии повреждения документа составляется акт в 3-х экземплярах (Приложение 29). Один экземпляр акта направляется отправителю. Второй остается в отделе по работе с деловой документацией, третий передается структурному подразделению, кому адресован документ.
8.3.5 Конверты от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
Не уничтожаются конверты от корреспонденции, поступившей в Администрацию города наложенным платежом, переписки, связанной с заключением и изменением договоров. Сохраняют также конверты заказных писем граждан.
8.3.6 Документы, поступившие в Администрацию города через работников других организаций, в обязательном порядке передаются в отдел по работе с деловой документацией для регистрации в день доставки.
8.3.7 Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (Приложение 31).
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Тюмени от 5 марта 2009 г. N 353 в пункт 8.3.8 настоящего приложения внесены изменения
8.3.8 На регистрируемых документах ставится отметка о поступлении документа в Администрацию города регистрационным штампом.
В регистрационном штампе указывается название подразделения, дата поступления и входящий номер.
Регистрация документов производится в день поступления до 17 часов, в пятницу и предпраздничные дни до 15 часов. Документы, поступившие позже указанного времени, регистрируются датой следующего рабочего дня. При поступлении документов после 17-00 или с пометкой "срочно" на них указывается время поступления. Документы с пометкой "срочно" вручаются незамедлительно.
8.3.9 Отметка о поступлении проставляется на лицевой стороне документа, на нижнем поле с правой стороны.
8.3.10 После регистрации документы раскладываются по папкам и направляются на рассмотрение Главе Администрации города Тюмени, его заместителям согласно распределению обязанностей, в день их поступления. Помощники Главы Администрации города Тюмени и его заместителей не реже двух раз в день забирают почту из отдела по работе с деловой документацией.
8.3.11 Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступления их в Администрацию города, но не свыше пяти дней. Решение руководителя по документам отражается в резолюции.
Правила оформления резолюции - в разделе 4.9.
8.3.12 После рассмотрения руководителями Администрации города документ возвращается в отдел по работе с деловой документацией, где в электронную регистрационно-контрольную карточку вносятся фамилия исполнителя, текст резолюции, дата и данные о постановке исполнения на контроль.
8.3.13 После внесения сведений в компьютер документ передается через секретаря или курьера в структурное подразделение для исполнения, под роспись в разносной книге или листе рассылки.
Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, размножаются в нужном количестве экземпляров и передаются исполнителям одновременно в копиях. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который указывается первым.
8.3.14 Ответственный исполнитель обязан немедленно организовать исполнение документа в установленный срок.
8.3.15 Передача подлинника документа от одного исполнителя другому без отметки в регистрационно-контрольных формах в отделе по работе с деловой документацией не допускается.
8.3.16 На документах, подлежащих возврату в отдел по работе с деловой документацией на верхнем поле лицевой стороны первого листа документа ставится штамп "Подлежит возврату".
8.3.17 Ход продвижения документа внутри структурного подразделения контролирует помощник руководителя, специалист или служба, на которых возложены эти обязанности.
8.4 Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
8.4.1 Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
8.4.2 Исходящий документ, отправляемый по электронной почте, объемом не менее 0,5 страницы формата А4, оформляется исполнителем в печатном виде. В случае большого объема, либо по желанию исполнителя, документ передается в электронном виде (файл на диске или по сети) с приложением сопроводительного письма обычного содержания.
8.4.3 Документ, либо сопроводительное письмо должны содержать информацию:
- куда (адрес электронной почты);
- кому (название организации, должность и И.О.Ф. получателя);
- отправитель (должность, И.О.Фамилия, его подпись);
- что отправляется;
- имя файла.
Например:
Директору ООО "Гранит-Центр"
О.Ю. Ветрову
qranit@admcao/qranit/ru
Направляю Вам план совместных мероприятий на 2005 год.
Приложение: файл plan.doc
Заместитель
Главы Администрации города Тюмени И.И. Иванов
8.4.4 При наличии электронной почты на рабочем месте пользователя документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".
При передаче сообщений электронной почтой должен использоваться только официальный адрес электронной почты, состоящий из 2 частей:
1 часть - сокращенное наименование подразделения или фамилия и инициалы исполнителя латинскими буквами;
2 часть - доменное имя официального сервера Администрации города.
Например:
adm@tymen-city.ru или
SidorovaTV@tymen-city.ru
8.4.5 При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
8.4.5.1 Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа.
8.4.5.2 Объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи.
8.4.5.3 Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.
8.4.5.4 Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
8.4.6 Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
8.4.7 Запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования" или "Конфиденциально".
8.4.8 Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
8.4.9 Служебная информация, получаемая по факсимильной связи, регистрируется как входящий служебный документ.
8.4.10 Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
8.4.11 Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителем.
8.4.12 Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под роспись в день их приема, срочные - немедленно.
8.4.13 Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству.
8.4.14 Текст поступившей телефонограммы записывается получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
8.4.15 Поступившие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
Входящая служебная информация, получаемая по электронной почте, отделом по работе с деловой документацией в печатном виде пересылается заместителю Главы Администрации города Тюмени, директору административного департамента, визируется им и поступает в отдел по работе с деловой документацией, где регистрируется в журнале входящей корреспонденции и передается адресату в день поступления. Информация должна иметь служебные отметки и содержать:
- дату приема;
- реквизиты отправителя;
- роспись принявшего.
В случае большого объема входящей информации (статьи, брошюры, положения и др. документы, поступившие в рамках информационного обмена) ее можно не распечатывать, а представлять адресату в электронном виде, по согласованию между адресатом и отделом по работе с деловой документацией.
8.5 Работа с исходящими (отправляемыми) документами
ГАРАНТ:
Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником
8.5.2 Исходящие документы, отправляемые за подписью Главы Администрации города Тюмени и его заместителей, регистрируются централизованно в отделе по работе с деловой документацией, а за подписью руководителей структурных подразделений - в структурных подразделениях.
8.5.3 Письма для регистрации представляются в отдел по работе с деловой документацией в двух экземплярах, 1-й подписанный экземпляр письма отправляется адресату, 2-ой экземпляр остается в отделе по работе с деловой документацией, заверяется специалистом и помещается в дело.
8.5.4 Документы, предназначенные для отправки, принимаются отделом по работе с деловой документацией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными. При необходимости составитель документа указывает вид отправления - заказное письмо, нарочным и т.д.
8.5.5 Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Если документ, направляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп "Подлежит возврату". Такую же пометку делают в регистрационной карточке.
8.5.6 Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
8.5.7 Документы, отправляемые одновременно одному и тому же адресату, должны быть вложены в один конверт.
8.5.8 Адресатам в пределах города документы могут вручаться курьером под расписку в разносной книге.
8.5.9 Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.
8.6 Регистрация документов, распределение обязанностей по регистрации и контролю за сроками исполнения документов
Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
8.6.1 Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы регистрируются один раз:
- поступившие - в день поступления;
- создаваемые - в день подписания или утверждения.
8.6.2 Регистрация и контроль за сроками исполнения документов осуществляется разными структурными подразделениями Администрации города в зависимости от видов документов:
| Регистрация | Виды документов | Контроль |
| 1. Отдел по работе с деловой документацией |
Федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ; постановления и распоряжения Губернатора и Правительства Тюменской области, решения и постановления Тюменской областной Думы; Законы Тюменской области; Решения и постановления Тюменской городской Думы |
Отдел контроля |
| Запросы, предписания, представления, служебные письма Счетной палаты; Решения, запросы, служебные письма Избирательной комиссии города Тюмени |
Отдел по работе с деловой документацией |
|
| 2. Отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений |
Постановления, распоряжения Главы Администрации города Тюмени. Администрации города. Постановления, распоряжения по вопросам выделения и расходования финансовых средств |
Отдел контроля Департамент финансов и налоговой политики |
| 3. Отдел контроля | Поручения Главы Администрации города Тюмени (в т.ч. поручения, содержащиеся в протоколах Коллегии администрации города, совещаний с участием Главы Администрации города Тюмени) |
Отдел контроля, помощники Главы Администрации города Тюмени |
| 4. Отдел по работе с деловой документацией |
Служебные письма организаций в адрес Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя, заместителей Главы Администрации города Тюмени; телеграммы, факсы (входящие, исходящие) за подписью Главы Администрации города, первого заместителя, заместителей Главы Администрации города Тюмени |
Отдел по работе с деловой документацией, помощники Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города Тюмени |
| 5. Отдел по работе с деловой документацией |
Документы прокурорского реагирования (протесты, представления, запросы, информации и т.д.) |
Отдел по работе с деловой документацией, правовой департамент |
| 6. Правовой департамент |
Судебные документы (судебные повестки, исковые заявления, определения и решения суда, исполнительные листы) |
Правовой департамент |
| 7. Правовой департамент Структурные подразделения Отдел муниципального заказа департамента имущественных отношений Отдел подготовки и экспертизы договоров административного департамента |
Договоры, соглашения от имени муниципального образования городской округ г. Тюмень, Администрации города, подписанные Главой Администрации города Тюмени. Договоры, соглашения структурных подразделений со статусом юридического лица. Договоры в сфере муниципального заказа Договоры, подписанные заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента по вопросам компетенции |
Правовой департамент Структурные подразделения Департамент имущественных отношений Административный департамент |
| 8. Правовой департамент |
Доверенности от имени Администрации города |
Правовой департамент |
| 9. Управление муниципальной службы и кадровой работы |
Приказы, подписанные заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента |
Управление муниципальной службы и кадровой работы, помощник заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора административного департамента |
| 10. Структурные подразделения |
Приказы структурных подразделений со статусом юридического лица |
Структурные подразделения |
| 11. Управление документационного обеспечения департамента градостроительной политики |
Обращения граждан и юридических лиц по вопросам: - предоставления земельных участков для строительства; - выдачи разрешений на строительство; - ввода объектов в эксплуатацию; - выдачи разрешений на реконструкцию; - размещения временных объектов; - продления сроков действия распоряжений Администрации города по всем вышеперечисленным вопросам |
Департамент градостроительной политики, управление по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента |
| 12. Отдел по обращениям граждан |
- Письменные обращения граждан по всем вопросам (кроме п. 11 настоящей таблицы), а также поступившие: - во время личных приемов Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя, заместителей Главы Администрации города Тюмени; - с обращениями и запросами депутатов всех уровней; - во время "Прямых линий"; - через средства массовой информации; - устные, письменные, поступившие во время личного приема в отделе по обращениям граждан; - и переписка по ним |
Отдел по обращениям граждан |
| 13. Социальный отдел | - Письменные заявления граждан о выделении средств со счета "Победа"; - запросы Управления социальной защиты населения по г. Тюмени Департамента социального развития Тюменской области о необходимости оказания материальной помощи жителям г. Тюмени |
Социальный отдел |
| 14. Информационно- диспетчерская служба Администрации города |
Устные обращения граждан, поступившие по телефонам: 45-15-20, 051 информационно-дис- петчерской службы Администрации города |
"МУ "Комитет по информатизации" |
| 15. Информационно-анали- тическое управление (мониторинг СМИ) отдел по обращениям граждан формирование электронных регистрационно-конт- рольных карточек |
Критические материалы и предложения в адрес Администрации города в средствах массовой информации |
Информационно- аналитическое управление - по существу; отдел по обращениям граждан - за сроками исполнения |
| 16. Военно-мобили- зационный отдел |
Документы с грифом "Секретно", "Для служебного пользования", полученные спецсвязью |
Военно-мобилиза- ционный отдел |
| 17. Отдел организационной работы |
Планы работы и отчеты структурных подразделений Администрации города |
Отдел организационной работы, руководители структурных подразделений |
| 18. Управление муниципальной службы и кадровой работы Кадровые службы структурных подразделений |
Трудовые договоры, командировочные удостоверения, служебные удостоверения работников структурных подразделений, не имеющих статуса юридического лица, а также руководителей и заместителей руководителей всех структурных подразделений. Трудовые договоры, командировочные удостоверения, служебные удостоверения работников структурных подразделений со статусом юридического лица |
Управление муниципальной службы и кадровой работы Кадровые службы структурных подразделений |
| 19. Структурные подразделения |
Входящие документы в адрес руководителя структурного подразделения, его заместителей; исходящие документы за подписью руководителя структурного подразделения, его заместителей; внутренняя переписка |
Структурные подразделения |
8.6.3 Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в отделе по работе с деловой документацией или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу (в адрес Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя, заместителей Главы Администрации города Тюмени принимает и регистрирует отдел по работе с деловой документацией).
8.6.4 Регистрация производится на компьютере в регистрационно-контрольной карточке, в которую вносят все резолюции с их датами, даты (сроки) исполнения, отметки о передаче исполнителям и списании в дело, т.е. производится фиксация движения документа.
8.6.5 Регистрация документа включает:
- проставление даты;
- проставление регистрационного номера;
- запись необходимых сведений в регистрационной форме.
8.6.6 Регистрационный номер документа - это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, которое указывает место его составления (исполнения) и хранения.
8.6.7 Внутренние документы (распоряжения, приказы, протоколы) нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
В распоряжениях, приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы "л.с.", "отп.", "ком".
8.6.8 Для исходящих документов (писем) номер состоит из следующих частей:
- индекса структурного подразделения, составившего документ;
- номера дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа;
- порядкового номера регистрации.
Например:
03-08/116, где
03 - индекс структурного подразделения;
08 - номер по номенклатуре;
116 - порядковый регистрационный номер документа.
8.6.9 Номер документа, составленного несколькими организациями, включает порядковые номера, присвоенные организациями - авторами документа, которые пишут через косую черту в порядке указания авторов - составителей.
Например:
822/415/206
8.6.10 При нумерации предложений, заявлений и жалоб граждан к номеру документа добавляется буква фамилии заявителя.
Например:
12 - 07/6А
8.6.11 На документах, отправляемых из Администрации города (исходящих), номера ставят как на подлиннике, так и на копии, оставшейся в Администрации города.
8.6.12 На приложениях к поступившим или отправляемым документам номера не ставятся.
8.7 Формы регистрации документов
8.7.1 В Администрации города используют различные регистрационные формы:
- компьютерная;
- журнальная;
- карточная.
8.7.2 Журнальная форма регистрации используется:
- структурными подразделениями, где документооборот менее 600 документов в год (Приложение 32);
- входящих и исходящих проектов муниципальных правовых актов (Приложение 23);
- для учета входящих и исходящих телефонограмм (Приложение 26).
8.7.2.1 Журнальная форма применяется в кадровом делопроизводстве для регистрации документов и для учета личного состава.
Для регистрации документов кадровой службы ведутся журналы:
- распоряжений по кадрам;
- приказов по кадрам;
- личных дел муниципальных служащих (Приложение 33);
- выдачи командировочных удостоверений;
- выдачи справок (о заработной плате, стаже, месте работы);
Для учета личного состава ведутся журналы:
- работников, направляемых в командировки;
- военнообязанных;
- трудовых договоров;
- отпусков;
- движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Приложение 34).
8.7.3 Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами. В каждой графе фиксируется определенная информация о документе.
Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками, концы ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона). Используется бумажный квадрат по диаметру больше круглой печати, склеивают середины концов нитки. Сверху ставят печать городской администрации или структурного подразделения с захватом части квадрата или непосредственно в середину квадрата. На этой же странице делают надпись, заверяющую правильность оформления.
Например:
В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой
печатью 100 (сто) листов.
Инспектор ОК личная подпись И.О. Фамилия
Дата
8.7.3.1 После окончания записей в журнале делают надпись:
Например:
За 2004 год издано 359 распоряжений (приказов) с N 1 по N 360,
пропущен N 41.
Инспектор ОК личная подпись И.О. Фамилия
Дата
или:
В данном журнале зарегистрировано 472 документа с N 1 по N 472.
Зав.отделом личная подпись И.О. Фамилия
Дата
ГАРАНТ:
Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником
8.7.3.3 Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.
8.7.4 Карточный способ регистрации
8.7.4.1 Для регистрации документов применяют единую регистрационно-контрольную карточку (Приложение 35).
8.7.4.2 Карточка должна иметь обязательный набор реквизитов.
Правила заполнения реквизитов карточки.
Автор (корреспондент) - вписывают наименования организации
(лица) - автора документа;
- для отправляемых документов вписывают
наименование организации (лица) -
корреспондента (кому посылают документ);
- наименование организации может быть
написано в сокращенном виде;
Наименование вида - заполняют в соответствии с видом
документа документа;
- при регистрации писем эту графу не
заполняют;
Дата документа - проставляют дату, поставленную на
документе организацией - автором в виде
цифр, отражающих число, месяц, год
(02.08.2002);
Индекс документа - выписывают индекс, присвоенный документу
организацией - автором;
- переносят с поступившего или
отправляемого документа;
Дата поступления - для поступивших документов дату
переносят с регистрационного штампа;
Индекс поступления - вписывают индекс, присвоенный документу
предприятием - получателем (его
переносят из регистрационного штампа);
после исполнения документа дополняют
номером дела по номенклатуре дел или
другими индексами;
Заголовок документа - переносят заголовок документа или
краткое содержание;
Резолюция - переносят с документа содержание
поручения, автора, дату резолюции,
исполнителя поручения;
Срок исполнения - число, месяц, год (12.04.2002);
- при регистрации отправляемого
инициативного документа записывают дату
ожидаемого ответа;
Отметка об исполнении - записывают кратко решение вопроса или
дату и индекс ответного документа;
Отметка о направлении в дело - Указывают индекс дела, в которое подшит
документ, согласно номенклатуре дел (В
дело N ___), дата, подпись
ответственного исполнителя;
Отметка о контроле - Фиксируют отметку о контроле сроков
исполнения, даты проверки, конкретных
причин задержки исполнения, движения
документа.
Дополнительные реквизиты:
- количество листов;
- наличие приложений;
- расписка в получении документа.
9 Порядок организации работы с отдельными видами документов
9.1 Работа с обращениями юридических лиц (служебными письмами организаций и иной деловой документацией)
9.1.1 Ответственность за правильную организацию работы по рассмотрению обращений юридических лиц возлагается на отдел по работе с деловой документацией.
Порядок учета, регистрации, рассмотрения документов этого вида, контроля их исполнения определяется в соответствующих общих разделах настоящей Инструкции (см. р. 8) и аналогичен порядку работу с письменными обращениями граждан.
9.1.2 Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу первой страницы входящего документа синими чернилами.
9.1.3 Регистрационный номер обращения юридических лиц состоит из порядкового номера в пределах календарного года, дополненного буквами "юл".
9.1.4 Порядок работы с уведомлениями о проведении публичных мероприятий (митингов, шествий, демонстраций, пикетирования) регулируется законодательством Российской Федерации и Тюменской области о проведении публичных мероприятий.
Во исполнение требований законодательства сотрудники отдела по работе с деловой документацией при получении уведомления о проведении публичного мероприятия незамедлительно
- регистрируют уведомление с указанием в регистрационных реквизитах не только даты, но и времени (часы, минуты) поступления уведомления;
- передают его для дальнейшей работы в отдел по связям с общественными организациями управления организационной работы административного департамента.
9.2 Работа с обращениями граждан
9.2.1 Обращения граждан поступают в Администрацию города в виде индивидуальных или коллективных:
- предложений;
- заявлений;
- жалоб, изложенных в устной или письменной форме.
9.2.2 Ответственность за правильную организацию работы по рассмотрению обращений граждан, поступивших в Администрацию города, возлагается на отдел по обращениям граждан.
9.2.3 Регистрация обращений граждан осуществляется в день их поступления в отделе по обращениям граждан путем введения в компьютер и заполнения регистрационно-контрольных карточек.
Помощники Главы Администрации города Тюмени и его заместителей не реже двух раз в день забирают письма и заявления граждан в отделе по работе с деловой документацией. После рассмотрения писем Главой Администрации города Тюмени и его заместителями помощники Главы Администрации города Тюмени и его заместителей возвращают документы с резолюциями в отдел по обращениям граждан, который заносит резолюции в электронные карточки и передает для рассылки в отдел по работе с деловой документацией.
9.2.4 На каждое обращение, поставленное на контроль, заводится дело, титульный лист которого выводится из электронной карточки.
9.2.5 При регистрации писем необходимо сохранять конверты, если только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения письма.
9.2.6 Повторными считаются обращения от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения, или когда заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
9.2.7 Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу первой страницы предложения, заявления, жалобы красными чернилами.
9.2.8 Регистрационный номер обращения гражданина состоит из порядкового номера в пределах календарного года, дополненного буквами "гр"; регистрационный номер обращения депутата - из порядкового номера в пределах календарного года, дополненного буквой "Д".
9.2.9 Обращения, адресованные лично Главе Администрации города Тюмени, передаются ему на рассмотрение, в других случаях - на рассмотрение заместителям Главы Администрации города Тюмени согласно распределению обязанностей.
9.2.10 Обращения граждан, направленные для принятия мер в структурные подразделения, взятые на контроль в отдел по обращениям граждан, если на них поставлен штамп "Подлежит возврату", в обязательном порядке подлежат возврату вместе с ответом в отдел по обращениям граждан.
Ответственность за своевременное и полное рассмотрение обращений возлагается на заместителей Главы Администрации города Тюмени, руководителей структурных подразделений и других должностных лиц, определенных в резолюциях.
9.2.11 Запрещается направлять письма и жалобы граждан для разрешения тем должностным лицам и в те службы, действия которых обжалуются.
9.2.12 Руководители Администрации города, управлений, комитетов, отделов и других служб при рассмотрении писем и жалоб граждан обязаны:
- внимательно разобраться в их существе, в случае необходимости истребовать нужные документы, направить работников на места для проверки, принимать другие меры для объективного разрешения вопроса;
- принимать обоснованные решения по письмам и жалобам граждан, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;
- сообщать гражданам в письменной форме о решениях, принятых по их письмам или жалобам, а в случае отклонения указывать мотивы; по просьбам граждан разъяснять порядок обжалования;
- систематически анализировать и обобщать письма и жалобы граждан с целью устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.
9.2.13 Рассмотрение обращения не может считаться законченным на основании документа, в котором сообщаются о предполагаемых мерах по решению поставленных автором вопросов.
В этом случае письмо ставится на дополнительный контроль до полного осуществления намеченных мер.
9.2.14 Предложения, заявления и жалобы граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами возвращаются в отдел по обращениям граждан для формирования в дела и располагаются по порядку регистрационных номеров в отдельных папках.
9.2.15 Отдел по обращениям граждан ежемесячно анализирует и обобщает вопросы, поднимаемые в обращениях граждан и ежеквартально готовит аналитические материалы для Главы Администрации города Тюмени о количестве и характере обращений граждан.
9.2.16 Отдел по обращениям граждан, осуществляет хранение предложений, заявлений, жалоб граждан и документов, связанных с их рассмотрением, в течение двух лет, а затем проводит экспертизу ценности документов и по акту передает в архив города. На документы временного срока хранения составляется акт на списание документов.
9.3 Организация личного приема граждан
9.3.1 Личный прием граждан проводят Глава Администрации города Тюмени, первый заместитель, заместители Главы Администрации города Тюмени согласно графику, утвержденному Главой Администрации города Тюмени.
9.3.2 Руководители структурных подразделений Администрации города, их заместители осуществляют прием граждан в соответствии с графиками, утвержденными приказами руководителей структурных подразделений.
В подразделениях, которые по специфике работы большое количество граждан, прием осуществляют ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, в течение дня.
В этих целях приказом руководителя структурного подразделения назначается ответственный работник или определяется иной порядок, обеспечивающий ежедневный прием граждан.
9.3.3 Запись на прием к Главе Администрации города Тюмени, первому заместителю Главы Администрации города Тюмени, заместителям Главы Администрации города Тюмени проводят специалисты отдела по обращениям граждан в течение недели в рабочее время. При записи на прием специалист отдела по обращениям граждан, оформляет учетно-контрольное дело (Приложение 36). Список на прием к Главе Администрации города Тюмени согласовывается с заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента. Специалисты отдела по обращениям граждан готовят совместно с помощниками Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя, заместителей информацию по существу обращения каждого посетителя до приема руководителем.
9.3.4 Помощники присутствуют на приеме, совместно с начальником отдела по обращениям граждан осуществляют контроль за выполнением просьб, высказанных посетителями на приеме, и информируют руководителей о принятых мерах.
Не позднее трех дней после приема помощники Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя, заместителей Главы Администрации города Тюмени возвращают регистрационно-контрольные карточки с резолюциями руководителей в отдел по обращениям граждан, специалисты которого вносят резолюцию в электронную базу и не позднее чем через сутки направляют копию карточки с резолюцией исполнителю (исполнителями).
Должностные лица согласно резолюции обеспечивают исполнение поручения по обращению в установленные сроки, информируют руководителя о принятых мерах и готовят ответ посетителю.
9.3.5 Делопроизводство по личному приему ведется отделом по обращениям граждан. Контроль исполнения поручений с личного приема Главой Администрации города Тюмени, первым заместителем, заместителями Главы Администрации города Тюмени - отделом по обращениям граждан и помощниками.
9.3.6 Учет приема посетителей и результатов рассмотрения их устных обращений ведется по регистрационно-контрольным карточкам в электронной базе. На каждое устное обращение по личному приему заводится дело
9.3.7 Отдел по обращениям граждан ежеквартально анализирует и готовит Главе Администрации города Тюмени информацию о количестве принятых Главой Администрации города Тюмени, первым заместителем, заместителями, руководителями структурных подразделений посетителей и результатах рассмотрения их обращений.
9.4 Работа с запросами и обращениями депутатов
9.4.1 Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется в Администрации города в соответствии с законодательством РФ о статусе депутата.
9.4.2 В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на соответствующем бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.
9.4.3 При обращении депутата в Администрацию города должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.
При обращении депутата должностные лица безотлагательно, а при необходимости в дополнительном изучении материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения (если в запросе не указан иной срок), дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения.
Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме, не позднее, чем через 30 дней со дня получения, если в запросе не указан иной срок.
9.4.4 Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется отделом по обращениям граждан в соответствии с установленным настоящей Инструкцией порядком работы с поступающими документами.
9.4.5 Обращения и запросы депутатов, и документы по их рассмотрению формируют в дело, в соответствии с номенклатурой дел.
9.4.6 Отдел по обращениям граждан ежемесячно анализирует количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и ежеквартально, и по итогам года аналитические материалы для Главы Администрации города Тюмени о количестве и характере обращений и запросов депутатов.
9.5 Работа с устными, телефонными обращениями граждан в информационно - диспетчерскую службу Администрации города Тюмени
Функциями информационно-диспетчерской службы Администрации города согласно распоряжению Администрации города Тюмени от 28.11.2005 N 1388 наделено муниципальное учреждение "Комитет по информатизации города Тюмени".
9.5.1 Телефонные обращения граждан в информационно-диспетчерскую службу Администрации города Тюмени (далее ИДС) на постоянно действующий "Телефон прямой связи Администрации города Тюмени с жителями города" подлежат количественному учету и регистрации.
9.5.2 Анонимные обращения (т.е. обращения без указания Ф.И.О. и адреса) и обращения, выраженные в некорректной форме, не регистрируются и не обрабатываются.
9.5.3 Регистрация телефонного обращения осуществляется при приеме звонка путем внесения информации в регистрационную карточку электронной базы данных специалистом ИДС.
9.5.4 Специалист ИДС определяет тему телефонного обращения, выясняет, были ли обращения по данному вопросу в соответствующие инстанции (подразделения Администрации города, муниципальные учреждения и предприятия). В случае, если таких обращений не было или решение данного вопроса не входит в компетенцию органов местного самоуправления, специалист ИДС дает необходимые разъяснения и направляет позвонившего в соответствующую инстанцию и сообщает в нее о поступившем обращении.
9.5.5 Специалист ИДС на основании полученных сведений заносит в регистрационную карточку текст поручения, определяет исполнителя и срок исполнения, ставит поручение на контроль.
9.5.6 Поручение распечатывается на бланке установленной формы (Приложение 37) и отправляется по факсу, электронной почте или курьером в соответствующую инстанцию в течение рабочего дня.
9.5.7 Для телефонных обращений граждан, поступивших в ИДС, устанавливаются следующие контрольные сроки:
- по вопросам неотложного характера, аварийных ситуаций (статус "Срочно") - в течение 2-х дней;
- по вопросам долговременного контроля (статус "Контроль") - 15 дней.
9.5.8 В течение указанного срока руководители соответствующих инстанций обязаны обеспечить решение поставленных вопросов и предоставить ответ в письменной форме ИДС. В случае невозможности положительного решения обязаны немедленно информировать ИДС.
9.5.9 При решении особо сложных вопросов, требующих участия нескольких организаций, допускается продление сроков исполнения. Для чего в ИДС направляется промежуточный ответ с указанием всех причин и ожидаемого срока исполнения. Окончательное решение принимает специалист ИДС, о чем информирует исполнителя и заявителя.
9.5.10 Снятие с контроля поручения, созданного ИДС по телефонному обращению, осуществляется после проверки его фактического выполнения звонком заявителю. Факт ликвидации аварии подтверждается актом об устранении аварии, который в обязательном порядке подписывают представители населения: обслуживающая жилой фонд организация, диспетчер ИДС, либо сами жители, а также представители ликвидировавшей аварию организации.
9.5.11 Директор МУ "Комитет по информатизации г. Тюмени" предоставляет
- ежемесячно - информационно-аналитическую записку о результатах деятельности "Телефона прямой связи" заместителю Главы Администрации города Тюмени, директору административного департамента,
- ежедневно до начала селекторного совещания - сводку по аварийным ситуациям заместителю Главы Администрации города Тюмени, курирующему вопросы жилищно-коммунального хозяйства.
9.6 Работа с обращениями граждан и организаций в адрес Администрации города в средствах массовой информации
9.6.1 Работа с обращениями граждан и организаций в адрес Администрации города в средствах массовой информации осуществляется в соответствии с общим порядком регистрации, рассмотрения, исполнения и контроля исполнения обращений граждан и организаций, установленных настоящей Инструкцией с учетом требований Регламента представления Главе Администрации города Тюмени оперативной информации и аналитических разработок о социальной ситуации в городе и ее отражении в средствах массовой информации.
9.7 Работа с документами вышестоящих организаций и решениями Тюменской городской Думы
9.7.1. Федеральные Законы, Указы, распоряжения Президента РФ, законодательные акты Госдумы ФС РФ, Законы Тюменской области, постановления и решения Тюменской областной Думы, постановления и распоряжения Губернатора, Правительства Тюменской области (далее - документы вышестоящих организаций), а также решения Тюменской городской Думы регистрируются в отделе по работе с деловой документацией в день их поступления, путем ввода в компьютер и заполнением регистрационно-контрольных карточек на каждый отдельный документ.
9.7.2. На каждый документ вышестоящих организаций из регистрационно-контрольной карточки выводится лист ознакомления.
9.7.3. Документ передается помощнику, советнику, консультанту Главы Администрации города Тюмени. После рассмотрения документа Главой Администрации города Тюмени, помощник возвращает его в отдел по работе с деловой документацией, для ввода текста резолюции в компьютер.
9.7.4. После ввода резолюции в компьютер специалист отдела по работе с деловой документацией передает документы должностному лицу - исполнителю, указанному в резолюции. Документы с пометкой "Срочно" передаются незамедлительно.
Если исполнителей несколько, оригинал документа передается исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным передаются копии документов, размноженные специалистом отдела по работе с деловой документацией, под подпись.
9.7.5. Если исполнение документа подлежит контролю (поставлено на контроль Главой Администрации города Тюмени, Глава Администрации города Тюмени дал поручение по исполнению документа, назначил срок исполнения), копия документа передается в отдел контроля под роспись.
9.7.6. Информация о выполнении резолюций Главы Администрации города Тюмени по вышестоящим документам и решениям Тюменской городской Думы, представляется в отдел контроля в форме справки, с обязательным указанием, что конкретно сделано по выполнению данного поручения, и вносится предложение о продлении или снятии документа с контроля. Справка должна быть подписана руководителем структурного подразделения Администрации города и в случае снятия с контроля согласована с первым заместителем или заместителем Главы Администрации города Тюмени, курирующим данный вопрос.
9.7.7. Исполненные поручения Главы Администрации города Тюмени по реализации документов из вышестоящих организаций и решений Тюменской городской Думы снимаются с контроля Главой Администрации города Тюмени, или заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента по информации, представляемой отделом контроля.
9.7.8. Проверка хода исполнения документа осуществляется отделом контроля, после исполнения документа и снятия с контроля, вся информация по исполнению документа передается в отдел по работе с деловой документацией, в дело.
9.7.9. По итогам ознакомления и рассмотрения подлинники документов возвращаются в отдел по работе с деловой документацией.
9.8 Работа с судебными документами
9.8.1 Судебные документы, поступающие в отдел по работе с деловой документацией, незамедлительно передаются в правовой департамент для регистрации в специальном журнале.
9.8.2 После регистрации документ рассматривается начальником управления, заместителем начальника управления, которые определяют порядок подготовки необходимых материалов и, при необходимости, сотрудника управления, для участия в судебном заседании, либо направляет этот документ в структурное подразделение в соответствии с компетенцией.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Тюмени от 2 июня 2010 г. N 664 в пункт 9.8.3 настоящего приложения внесены изменения
9.8.3 Информация по итогам рассмотрения судебных документов заносится в реестр, который ведется правовым департаментом. В случае необходимости краткий отчет сотрудника и необходимые материалы помещаются в отдельное дело. Структурные подразделения раз в полгода представляют информацию об итогах участия в судебных заседаниях в правовом департаменте Администрации города.
9.9 Работа с документами прокурорского реагирования
9.9.1 Протесты прокурора, представления, запросы, информация прокуратуры и т.д. (далее документы прокурорского реагирования) регистрируются в отделе по работе с деловой документацией в день их поступления путем ввода в компьютер и созданием регистрационно-контрольной карточки (далее РКК).
9.9.2 Документ с РКК передается помощнику Главы Администрации города Тюмени.
После рассмотрения документа Главой Администрации города Тюмени помощник возвращает его в отдел по работе с деловой документацией для ввода текста резолюции в компьютер.
9.9.3 После ввода резолюции в компьютер специалист отдела по работе с деловой документацией передает документы должностному лицу - исполнителю, указанному в резолюции. Документы с пометкой "Срочно" передаются незамедлительно.
Если исполнителей несколько, оригинал документа передается исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным передаются копии документов, размноженные специалистом отдела по работе с деловой документацией, под роспись.
9.9.4 Контроль за сроками исполнения документов прокурорского реагирования осуществляется отделом по работе с деловой документацией, после исполнения документа вся информация передается в отдел по работе с деловой документацией в дело.
9.9.5 В целях контроля за содержанием ответов по документам прокурорского реагирования (протестов и представлений) ответственный за исполнение документа согласовывает проект ответа с правовым департаментом.
9.9.6 По итогам рассмотрения подлинники документов прокурорского реагирования возвращаются в отдел по работе с деловой документацией.
9.10 Исполнение муниципальных правовых актов Главы Администрации города Тюмени и Администрации города.
9.10.1 Ответственный за исполнение распоряжения или постановления представляет в указанный срок информацию о ходе выполнения документа в отдел контроля в виде справки, информации, с обязательным указанием, что конкретно сделано по выполнению данного документа, и вносится предложение о продлении срока исполнения или снятии с контроля.
9.10.2. Если исполнение поручения, указанного в нормативно - правовом или правовом акте Главы Администрации города Тюмени, Администрации города, возложено на организацию, не являющуюся структурным подразделением Администрации города, то ответственность за исполнение возлагается на руководителя структурного подразделения, подготовившего правовой акт.
9.10.3 Отдел контроля обобщает представленную информацию и ежемесячно, в первый понедельник месяца направляет Главе Администрации города Тюмени информацию о выполненных распоряжениях и постановлениях для снятия с контроля или дальнейших поручений.
9.11 Исполнение поручений Главы Администрации города Тюмени
9.11.1 Поручения Главы Администрации города Тюмени (в т.ч. поручения, содержащиеся в протоколах Коллегии Администрации города, совещаний с участием Главы Администрации города Тюмени) регистрируются в отделе контроля в день их поступления путем ввода в компьютер и созданием регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК) на каждый отдельный документ. РКК с указанным сроком исполнения направляется ответственному исполнителю.
9.11.2 Поручения, срок исполнения которых не определен, рассматриваются и исполняются в сроки, согласованные отделом контроля с помощниками, консультантами Главы Администрации города Тюмени и указанные в регистрационно-контрольных карточках.
9.11.3 Информация о выполнении поручений Главы Администрации города Тюмени представляется в отдел контроля в форме справки с обязательным указанием, что конкретно сделано по выполнению данного поручения.
9.11.4 Отдел контроля делает отметку об исполнении поручения Главы Администрации города Тюмени в компьютере и направляет представленную информацию Главе Администрации города Тюмени для снятия с контроля или дальнейших поручений.
9.11.5 Информация по исполнению поручения может быть доведена ответственным исполнителем Главе Администрации города Тюмени устно или передана лично, в таком случае на полученном напоминании об исполнении поручения ответственный исполнитель делает запись и отправляет напоминание обратно в отдел контроля.
9.11.6 Отдел контроля еженедельно готовит сводные перечни контрольных поручений и направляет их Главе Администрации города Тюмени на рассмотрение с приложением всех представленных информаций для снятия с контроля или дальнейших поручений.
9.11.7 Отдел контроля ежемесячно готовит информацию об исполнении поручений Главы Администрации города Тюмени и представляет ее заместителю Главы Администрации города Тюмени, директору административного департамента, советнику, консультанту Главы Администрации города Тюмени для информирования Главы Администрации города Тюмени.
10. Контроль исполнения документов
10.1 Этапы контроля
Контроль исполнения документов включает в себя:
- постановку документа на контроль;
- организацию контроля за сроками исполнения;
- проверку и регулирование хода и качества исполнения;
- анализ полноты исполнения документа;
- снятие с контроля;
- направление исполненного документа в дело;
- учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов и исполнительской дисциплины.
10.2 Документы, подлежащие контролю
Контролю подлежат все зарегистрированные документы:
- требующие ответа в соответствии с действующим законодательством;
- требующие ответа по тексту документа;
- определенные резолюциями Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города Тюмени.
10.3 Подразделения Администрации города, осуществляющие контроль
Контроль исполнения документов в Администрации города осуществляют:
10.3.1 Управление организационной работы административного департамента, в том числе:
- отдел контроля - за сроками исполнения письменных поручений Главы Администрации города Тюмени, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Коллегии администрации города, и в протоколах совещаний с участием Главы Администрации города Тюмени; поручений Главы Администрации города Тюмени по реализации федеральных законов и Законов Тюменской области; указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Тюменской области, решений и постановлений Тюменской областной Думы, решений и постановлений Тюменской городской Думы; постановлений и распоряжений Главы Администрации города Тюмени и Администрации города (за исключением распоряжений по вопросам выделения и распределения финансовых средств, контролируемых департаментом финансов и налоговой политики);
- отдел организационной работы - за сроками исполнения перспективных и текущих планов работы Администрации города;
10.3.2 Управление по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента, в том числе:
Отдел по обращениям граждан - за сроками рассмотрения обращений граждан и запросов депутатов всех уровней, за исполнением резолюций Главы Администрации города Тюмени и его заместителей на материалах личного приема граждан, за своевременным принятием мер структурными подразделениями Администрации города в ответ на критические материалы, опубликованные в средствах массовой информации в адрес Администрации города;
Отдел по работе с деловой корреспонденцией - за соблюдением сроков рассмотрения и исполнением резолюций Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя, заместителей Главы Администрации города Тюмени на служебных письмах, актах прокурорского реагирования;
10.3.3 Информационно - диспетчерская служба Администрации города Тюмени (МУ "Комитет по информатизации г. Тюмени) - за сроками исполнения устных обращений граждан, поступивших по телефонным каналам службы, касающихся обеспечения жизнедеятельности;
10.3.4 Руководители структурных подразделений - за соблюдением сроков рассмотрения и исполнением поступивших в структурное подразделение документов, а также за полноту и качество подготовленных проектов ответов за подписью Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя и заместителей Главы Администрации города Тюмени;
10.3.5 Советники Главы Администрации города Тюмени, помощники - консультанты Главы Администрации города Тюмени, помощники первого заместителя, заместителей Главы Администраици города Тюмени - за полнотой и качеством предоставляемой Главе Администрации города Тюмени, первому заместителю, заместителям Главы Администрации города Тюмени информации по контрольным документам, а также за сроками исполнения документов, находящихся на рассмотрении у руководителя.
10.3.6 Ответственность за исполнение правовых актов Главы Администрации города Тюмени, Администрации города несут заместители Главы Администрации города Тюмени, руководители структурных подразделений Администрации города, указанные в распоряжении, постановлении.
10.3.7 Контроль за исполнением нормативных правовых и правовых актов Главы Администрации города Тюмени, Администрации города осуществляется консультантами (помощниками) Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя, заместителей Главы Администрации города Тюмени, а также лицами, назначенными приказами руководителей структурных подразделений Администрации города.
10.3.8 Непосредственную работу по контролю за исполнением контрольных документов в Администрации города осуществляют помощники заместителей Главы Администрации города Тюмени, руководителей структурных подразделений или лица, на которых приказом руководителя возложены эти обязанности.
10.4 Постановка документов на контроль
10.4.1 Виды контроля:
- внешний контроль;
- особый контроль;
- внутренний контроль;
- дополнительный контроль.
Внешний контроль за исполнением документов устанавливается в случае, если документ поступает в Администрацию города из органов государственной власти и управления с сопроводительным письмом, предусматривающим направление ответа в органы государственной власти и управления.
Постановке на особый контроль подлежат постановления и распоряжения Главы Администрации города Тюмени, контроль за исполнением которых возложен на Главу Администрации города Тюмени, все письменные поручения Главы Администрации города Тюмени, а также обращения и запросы депутатов всех уровней.
Постановке на внутренний контроль подлежат все обращения граждан и организаций, поступающие на имя Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя и заместителей Главы Администрации города Тюмени, все муниципальные правовые акты, содержащие пункт о контроле или конкретные сроки выполнения поручений, поручения по итогам заседаний Коллегий администрации города, и содержащиеся в протоколах совещаний с участием Главы Администрации города Тюмени.
Дополнительный контроль за исполнением документов устанавливается в случае продления сроков исполнения документов.
10.4.2 П
-
Приложение 1. Перечень реквизитов документов
-
Приложение 2. Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка по ГОСТ Р 6.30-2003
-
Приложение 3. Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка по ГОСТ Р 6.30-2003
-
Приложение 4. Бланк постановления Главы Администрации города Тюмени (исключено)
-
Приложение 5. Бланк распоряжения Главы Администрации города Тюмени (исключено)
-
Приложение 6. Бланк постановления Администрации города
-
Приложение 7. Бланк распоряжения Администрации города
-
Приложение 8. Бланк письма Главы Администрации города Тюмени
-
Приложение 9. Бланк письма первого заместителя Главы Администрации города Тюмени
-
Приложение 10. Бланк письма заместителя Главы Администрации города Тюмени
-
Приложение 11. Общий бланк Администрации города
-
Приложение 12. Бланк письма структурного подразделения Администрации города
-
Приложение 13. Угловой бланк письма структурного подразделения Администрации города
-
Приложение 14. Бланк приказа структурного подразделения Администрации города
-
Приложение 15. Бланк резолюции Главы Администрации города Тюмени формата А6
-
Приложение 16. Бланки резолюций заместителей Главы Администрации города Тюмени формата А6
-
Приложение 17. Бланк резолюции заместителя Главы Администрации города Тюмени, директора департамента формата А6
-
Приложение 18. Бланки поручений формата А5
-
Приложение 19. Бланки поручений формата А5
-
Приложение 20. Примерный перечень документов, на которые ставится печать
-
Приложение 21. Примерный перечень документов с грифом утверждения
-
Приложение 22. Классификатор кодов структурных подразделений Администрации города и муниципальных учреждений (исключено)
-
Приложение 23. Формы журналов учета входящих и исходящих проектов постановлений и распоряжений (исключено)
-
Приложение 24. Форма телеграммы
-
Приложение 25. Форма телефонограммы
-
Приложение 26. Формы журналов регистрации входящих и исходящих телефонограмм
-
Приложение 27. Форма протокола
-
Приложение 28. Форма акта структурного подразделения
-
Приложение 29. Форма акта при вскрытии почтовых отправлений
-
Приложение 30. Реквизиты внутренней Докладной записки
-
Приложение 31. Перечень документов, не подлежащих регистрации в отделе по работе с деловой документацией
-
Приложение 32. Формы журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов
-
Приложение 33. Форма журнала учета личных дел
-
Приложение 34. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
-
Приложение 35. Регистрационно-контрольная карточка
-
Приложение 36. Форма обложки дела по личному приему граждан
-
Приложение 37. Форма поручения информационно-диспетчерской службы Администрации города Тюмени (ИДС Администрации города)
-
Приложение 38. Форма номенклатуры дел структурного подразделения
-
Приложение 39. Форма номенклатуры дел организации
-
Приложение 40. Форма внутренней описи документов дела
-
Приложение 41. Форма обложки дел постоянного и временного хранения
-
Приложение 42. Форма описи
-
Приложение 43. Форма акта о выделении к уничтожению дел
-
Приложение 44. Форма штатного расписания (оформляется на альбомном листе формата А4)
-
Приложение 45. Форма командировочного удостоверения (оформляется на листе формата А5)
-
Приложение 46. Форма сведений о представляемом к награде
|
<< Назад |
Приложение 1. >> Перечень реквизитов документов |
|
|
Содержание Распоряжение Главы г. Тюмени от 13 апреля 2006 г. N 75-рг "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению управления... |