Инструкция Администрации Тюменской области "По документальному обеспечению (делопроизводству) в администрации Тюменской области" (утв. распоряжением Губернатора Тюменской области от 29 июля 1997 г. N 440-р) (с изменениями и дополнениями) (утратила силу)

Инструкция Администрации Тюменской области
"По документальному обеспечению (делопроизводству)
в администрации Тюменской области"
(утв. распоряжением Губернатора Тюменской области от 29 июля 1997 г. N 440-р)

С изменениями и дополнениями от:

26 марта, 8 мая 2001 г.

ГАРАНТ:

Распоряжением Губернатора Тюменской области от 4 апреля 2002 г. N 210-р настоящая инструкция признана утратившей силу

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с документами в администрации Тюменской области в процессе осуществления ею своих функций по обеспечению деятельности Губернатора области.

Инструкция определяет основные правила подготовки оформления и прохождения документов несекретного характера.

Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, распорядительными документами Губернатора области, Положением об аппарате

Губернатора области, а также положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

1.2. Инструкция ориентирована на использование во всех подразделениях администрации области.

1.3. Организацию и совершенствование системы делопроизводства на основе применения современной вычислительной, копировально-множительной, машинописной техники, методическое руководство службами делопроизводства, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях администрации осуществляет управление делопроизводства и информатизации администрации области.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение настоящей Инструкции, правил и порядка работы с документами в подразделениях администрации возлагается на их руководителей.

1.5. Ведение делопроизводства в подразделениях администрации осуществляется лицами, назначенными руководителями соответственных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, обязанности которых должны быть отражены в должностных инструкциях.

1.6. При работе с документами, поступившими в администрацию не допускается

- утеря документов;

- внесение в них исправлений;

- повторная регистрация;

- работа с ними вне служебных помещений;

- разглашение содержащихся в них сведений конфиденциального характера;

- передача работникам сторонних организаций.

1.7. Работники администрации несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции.

При утрате документов руководитель подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого информирует начальника управления делопроизводства и информатизации.

1.8. При увольнении или переходе на другую работу сотрудник должен передать числящиеся за ним документы своему "правопреемнику", с обязательной пометкой о передаче регистрационно-контрольных карточках или при отсутствии такового лица в службу делопроизводства подразделения.

1.9. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией в обязательном порядке.

1.10. В подразделениях администрации могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы делопроизводства.

2. Прием, регистрация и направление поступающих документов

2.1. Документы, поступающие в адрес администрации области, принимаются, учитываются и регистрируются (в централизованном порядке) канцелярией управления делопроизводства и информатизации.

2.2. Подразделения администрации, департаменты и комитеты регистрируют адресованные им документы самостоятельно службами делопроизводства.

2.3. Телефонограммы в адрес Губернатора области, его заместителей принимаются работниками их приемных, в адрес руководителей подразделении - работниками этих подразделений,

2.4. При приеме и первичной обработке поступающих документов производится проверка правильности их адресования и доставки, целостность упаковки и наличия вложений.

Неправильно адресованные, ошибочно присланные документы возвращаются отправителю сотрудниками службы делопроизводства, осуществляющими первичную обработку корреспонденции.

При обнаружении повреждения, при отсутствии документов (отдельных листов) или приложений к ним составляется акт (приложение 1) в 3-х экземплярах: первый остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

2.5. Поступающие документы разделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (Приложение 2).

Регистрации подлежат документы, оформленные в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), и имеющие установленные реквизиты оформления (наименование либо бланк организации или должностного лица, направивших документ, номер и дату документа, адрес, подпись или заменяющий ее оттиск печати).

2.6. В службе делопроизводства документ регистрируется в автоматизированной системе документооборота, включающей в себя все имеющиеся на документе реквизиты, краткую аннотацию его содержания, сведения о направлении документа, о полученных по нему резолюциях руководства.

Информация о зарегистрированных документах, их прохождении хранится в технологической базе данных автоматизированной системы документооборота не более 5 лет.

При регистрации документов проставляется регистрационный штамп в правом верхнем углу первого листа документа (приложения к документу отдельно не регистрируются) с присвоением документу регистрационного номера (порядковый номер поступления в течение календарного года).

Регистрационный штамп содержит:

- наименование организации "администрация Тюменской области";

- регистрационный номер;

- дату обработки документа.

2.7. Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются работниками службы делопроизводства по назначению, в день их поступления в соответствии с распределением обязанностей между руководством администрации, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам структурных подразделений.

Ошибочно поступившая в структурное подразделение корреспонденция незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в службу делопроизводства.

После рассмотрения руководством администрации, документ возвращается в канцелярию, где в компьютер вносятся: фамилия исполнителя, текст резолюции и сроки исполнения, после чего документ с регистрационно-контрольной карточкой передается исполнителю, один экземпляр карточки остается в канцелярии. (Приложение 3).

Без предварительного рассмотрения и регистрации передаются по назначению документы, адресованные структурному подразделению или должностному лицу, указанному на конверте.

2.8. Помощники и консультанты Губернатора и Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей, руководителя аппарата и управляющего делами не реже двух раз в день должны забирать почту из канцелярии, обеспечивая их учет и контроль, занося в базу данных компьютера, в журнал или карточки.

2.9. Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции руководства не допускается.

Документы которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник остается в канцелярии.

На документах, подлежащих возврату в канцелярию, ставится штамп "подлежит возврату".

2.10. Правительственные документы, доставленные через фельдъегерскую службу, принимаются зав. канцелярией или ведущим специалистом под расписку с отметкой в реестре.

2.11. Указы, распоряжения Президента Российской Федерации, законодательные акты Государственной Думы и Совета Федерации РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, поступающие в канцелярию, передаются для регистрации и дальнейшей работы специалисту управления делопроизводства и информатизации, работающему с правительственной почтой.

2.12. Проекты областных законов и решения областной Думы регистрируются специалистом, работающим с правительственной почтой, и передаются для работы в департамент общей политики.

2.13. Поручения Губернатора и его заместителей регистрируются помощниками (консультантами) в журналах регистрации. Поручения заместителей Губернатора имеют самостоятельные регистрационные номера, которые дополняются инициалами имени и фамилии.

2.14. Договоры, соглашения, заключенные между администрацией области и предприятиями различных ведомств Российской Федерации, зарубежных стран, регистрируются в службе руководителя аппарата Губернатора области.

2.15. Приказы на командировки и командировочные удостоверения регистрируются в отделе кадровой политики по подписанию их руководителем аппарата Губернатора. Копии приказов направляются в бухгалтерию администрации.

2.16. Документы по вопросам, относящимся к компетенции комиссий, советов при Губернаторе, направляются в соответствующие комиссии, советы (их рабочие аппараты).

2.17. Документы, адресованные структурном подразделениям администрации, направляются непосредственно руководителям соответствующих структурных подразделений.

Переписка между структурными подразделениями ведется без регистрации документов в канцелярии администрации.

2.18. Зарегистрированные документы доставляются адресатам под роспись курьером канцелярии.

4. Основные требования к подготовке и оформлению документов

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов, как источников информации

4.1. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа наименование организации - автора; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дату, индекс, визы, подпись.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документов, его обработка и т.д.

4.2. Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". (Приложение 4)

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов - A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Название вида документа указывается на всех документах, кроме писем.

Заголовок - краткое изложение содержания документов - составляется ко всем документам, кроме телеграмм, извещений и документов, напечатанных на бумаге формата А5. Заголовок должен быть ясным и кратким, отвечать на вопрос "о чем": об изменении, об утверждении, о выполнении и т д.

Содержание документа должно быть ясным, обоснованным, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Документ объемом более одной страницы, кроме писем, как правило, должен иметь заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание.

В документе - ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

На последнем листе второго экземпляра исходящего документа в левом нижнем углу указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, например: М.П. Петров 4-12-21

При необходимости ниже фамилии исполнителя документа указывается индекс машинистки (например, первые буквы имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания, например:

Глухова 41 18 34

БГ 11.03.92

Отправляемому из структурного подразделения документу присваивается исходящий номер, который состоит из порядкового регистрационного номера документа.

Второй экземпляр исходящего документа, завизированный исполнителем (при необходимости с указанием рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Адресование

4.3. При адресовании документов соблюдаются правила:

Документ адресуется организации, структурному подразделению организации, должностному или частному лицу. Адрес печатается в правом верхнем углу документа. Подлинный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки.

При направлении документа в организацию наименование организации пишется в именительном падеже, например:

           администрация Ялуторовского района Тюменской области

При направлении документа в структурное подразделение организации наименование подразделения так же пишется в именительном падеже, например:

                     администрация Тюменской области;

                        Комитет по делам молодежи.

При адресовании письма (руководителю организации) - наименование организации входит в наименование должности адресата. Все реквизиты адресата пишутся в дательном падеже, например:

     Председателю Тюменской областной Думы Барышникову Н.П.

     625018 г. Тюмень, ул. Республики, 52

     Генеральному директору предприятия "Альянс" Андрееву И.Г.

     123321 Москва, ул. Петрова 35

Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно, например:

     Главам администраций городов и районов;

     Руководителям учреждений, организаций

При адресовании документа гражданам сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы, например:

     325766 г. Николаев

     Киевское шоссе 67 кв.5

     Петрову С.А.

Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово "копия" на втором, третьем и четвертом экземплярах не указывается - каждый из них должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе прославляется только один адресат.

Удостоверение документа

4.4. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с представленными им полномочиями.

В состав реквизита "подпись" входит: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, сокращенное - если на бланке), личная подпись, расшифровка подписи.

При подписании служебных документов не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

     Заместитель Губернатора                   И.О. Фамилия

     Начальник департамента

     общей политики администрации

     области                                   И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

     Глава администрации                       Глава администрации

     г. Тюмени                                  г. Ишима

     Подпись И.О. Фамилия                     Подпись И.О. Фамилия

Все экземпляры таких документов, оставшихся в делах организации, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи.

В документах комиссий указывают должности лиц и распределение обязанностей в составе комиссии, кроме председателя, заместителя председателя, секретаря комиссии, фамилии членов комиссии печатаются в алфавитном порядке.

4.5. Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения. На документах, подлежащих утверждению (Приложение 7), гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "Утверждаю", наименования должности, подписи, инициалы и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения, например:

                                                              "Утверждаю"

                                                       Управляющий делами

                                                            администрации

                                       _____________________ И.О. Фамилия

                                             "____"_______________ 199_г.

Если документ утверждается соответствующим решением, то гриф утверждения включает в себя: слово "Утверждено", согласованное в роде и числе с наименованием утверждающего документа, его даты, номера, например:

                                                            Утверждено(а)

                                               постановлением Губернатора

                                                        Тюменской области

                                                  от 2 июля 1997 г. N 645

4.6. Даты подписания, утверждения, согласования или составления документа, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом, то есть тремя парами арабских цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 15.03.95), либо словесно-цифровым (например: 1 апреля 1995 г.). Цифровой способ датирования используется при визировании, оформлении резолюций, учетных карточек, проставления отметок об исполнении и т.п.; словесно-цифровой - при датировании нормативных и распорядительных актов, финансовых документов, а также в их текстах.

4.7. Внешнее согласование документа может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования состоит из слова "Согласовано", наименования должностного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

            "Согласовано"

     Директор департамента по экономике

     администрации области

     _________________И.О. Фамилия

     "____"___________ 199_г.

Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" в левом углу, В тех случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, учреждений, составляют лист согласования, о чем делается отметка на месте грифа согласования: "Лист согласования прилагается".

Приложение к документу

4.8. В документе информационно-справочного характера - письме, справке, пояснительной записке, заключении и т.д., имеющем приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения (одного экземпляра) и количестве прилагаемых экземпляров, например:

     Приложение: на 3 л. в 4 экз.

Если в документе информационно-справочного характера приложения не названы то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров, например:

     Приложения: 1. Областная целевая программа "Дети России"

                    на 17 л. в 2 экз.

                 2. Мероприятия по реализации областной целевой

                    программы на 9 л. в 2 экз.

Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

     Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

     Приложение: брошюра в 2 экз.

5. Особенности работы с документами с грифом
"Для служебного пользования"

5.1. Пометка "Для служебного пользования" проставляется на подготавливаемых в подразделениях администрации документах (в необходимых случаях и на их проектах), изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

5.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению). Должностные лица несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;

документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;

описания структур органов исполнительной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также адреса;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественные интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

5.3. Необходимость проставления на документах пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем, руководителем структурного подразделения администрации, в аппарате Губернатора - руководителем аппарата.

5.4. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке или титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляются работниками служб делопроизводства подразделений администрации, которым поручен прием и учет несекретных документов.

5.5. При смене работника службы делопроизводства, осуществлявшего учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, утверждаемый руководителем подразделения администрации.

5.6. Документы с грифом "Для служебного пользования":

учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. В электронной регистрационной карточке документа с пометкой "Для служебного пользования" производится запись "ДСП";

печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количество отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номер его служебного телефона. На лицевой стороне каждого листа документа в левом нижнем углу проставляются наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ;

передаются исполнителем после подписания вместе с черновиками для регистрации работнику службы делопроизводства подразделения администрации. Черновики и варианты документа уничтожаются, о чем делается отметка в учетных формах;

копируются (тиражируются) с письменного разрешения руководителя аппарата Губернатора области или руководителя структурного подразделения администрации или его заместителя Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

передаются работникам подразделения администрации под расписку;

пересылаются другим организациям фельдъегерской службой или спецсвязью;

не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи;

рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения администрации, в котором подготовлен документ;

хранятся в сейфах или металлических шкафах.

5.7. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дел в соответствии с номенклатурой дел подразделения администрации. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помешены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

5.8. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится в подразделениях администрации по акту. В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

5.9. На утраченные дела, документы и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

5.10. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник администрации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

6. Порядок подготовки и оформления поручений
Губернатора и его заместителей

По документам, поступившим на доклад Губернатору области и его заместителям Губернатор области или его заместители дают поручения по их исполнению (рассмотрению). Зарегистрированный в канцелярии документ передается помощнику руководителя.

6.1. Настоящей инструкцией устанавливается следующий порядок Оформления поручений:

- подготовка проектов поручений, даваемых Губернатором области, заместителями осуществляется их помощниками;

- поручения излагаются на бланке руководителя, рассматривающего инициативный документ, в печатной форме;

- поручение излагается лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение и сроков исполнения;

- если в проекте поручения предусматривается несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель, который указывается первым;

- если поручения направляются предприятиям и организациям, не входящим в утвержденные указатели рассылки, то исполнитель должен указать их почтовые адреса;

- не допускаются правки, изменения и добавления в текстах поручений после их подписания.

6.2. Подписанное поручение Губернатора области и его заместителей вместе с документом, по которому оно дано, передается в службу делопроизводства (канцелярию).

6.3. Информация, содержащаяся в поручении Губернатора и его заместителей, заносится в электронную базу данных под номером инициативного документа (по единой нумерации с начала года).

6.4. Служба делопроизводства производит рассылку поручений адресатам.

Подлинники поручений остаются у помощника руководителя, а копии направляются должностным лицам, которым даны поручения.

Документ (ответ) о выполнении поручения представляется Губернатору или его заместителям в установленные сроки.

Копия ответа в обязательном порядке посылается организации или должностному лицу, на письмо которых были даны соответствующие поручения, а если поручение дано по обращению гражданина - в сектор (приемную) по обращениям граждан.

Контроль за исполнением поручения (если контроль не определен особо) осуществляется помощником руководителя.

7. Подготовка и оформление постановлений, распоряжений
Губернатора области

Губернатор области издает постановления, распоряжения. (Приложения 9, 10).

7.1. Постановления принимаются, как правило, по вопросам, затрагивающим интересы всех или большей части жителей, выполнения основных направлении плана экономического и социального развития, бюджета.

По вопросам текущей внутренней деятельности, решению оперативных мероприятий принимаются распоряжения.

Каждый документ должен иметь предельно краткий заголовок. соответствующий его содержанию.

Изложение постановления, распоряжения должно быть точным, последовательным, исключающим возможность различного толкования.

В констатирующей части постановления дается краткий, но исчерпывающий анализ положения дел по рассматриваемому вопросу, оценка сложившегося положения, основания и цели предписываемых действий. Цифровые данные следует приводить только по основным показателям.

7.2. Если постановление, распоряжение принимается на основании документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывается его название, заголовок документа, дата, номер.

7.3. На нормативные документы прямого действия издание дополнительных распорядительных документов не допускается.

Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях, то констатирующая часть может отсутствовать. В распоряжении, как правило, констатирующая часть отсутствует.

Распорядительная (постановляющая) часть постановления, распоряжения должна четко определять задачи, исполнителей, сроки исполнения и представления информации, отчетов об их выполнении лицом или органом, на который возложен контроль. Поставленные задачи должны быть конкретными, обеспечены необходимыми материальными и финансовыми ресурсами и не должны противоречить действующему законодательству.

7.4. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений Губернатора области на всех стадиях работы с ними, их согласование с заинтересованными сторонами, содержание, достоверность, целесообразность, полноту представляемых материалов несут руководители департаментов и структурных подразделений администрации области, которые вносят эти документы на рассмотрение.

7.6. При подготовке проектов постановлений и распоряжений необходимо учитывать ранее принятые по этому вопросу документы, если они имелись, и не допускать повторений и противоречий с ними, либо отменять их.

Распорядительная часть документа излагается в повелительной форме и состоит из пунктов и подпунктов. Отдельный пункт, как правило, объединяет действия одного характера и может относиться к нескольким исполнителям, подпункт определяет отдельные конкретные действия.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или организации; фамилии руководителей при этом указываются в скобках.

Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в случае, если ему предписано выполнение этого действия.

Распоряжение, как правило, должном быть кратким, содержать четкие указания о том, что должно быть сделано, в какой срок, кто исполнитель.

В последнем пункте распорядительной части документа должно указываться должностное лицо или структурное подразделение администрации области, на которое возлагается контроль за исполнением данного документа в целом.

Наименования упоминаемых в постановлении, распоряжении органов, организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, в документах об их создании, переименовании и т.д.

7.6. Составной частью постановления, распоряжения являются приложения к ним, в которых указываются конкретные меры, объемы работ, сроки, исполнители и т.д.

Проект постановления, распоряжения печатается без помарок и исправлений, объем документа, как правило, не должен превышать 2-3 страниц.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Тюменской области от 26 марта 2001 г. N 148-р в пункт 7.7 настоящей инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.7. Руководители подразделений администрации области, которым поручена подготовка проектов, определяют из числа работников ответственных исполнителей этих документов, которые организуют согласование и подготовку на подпись указанных проектов.

Согласование проекта оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату. Визы проставляются на первом экземпляре проекта ниже подписи Губернатора области.

Проекты постановлений, распоряжений визируются руководителем структурного подразделения, готовящим документ, заместителем Губернатора области, курирующим данную отрасль, руководителем контрольно-правового управления.

Проекты постановлений, распоряжений, отражающие вопросы расходования бюджетных средств, рассматриваются департаментом финансов, налоговой политики и ценных бумаг только по поручению Губернатора области и визируются первым заместителем Губернатора области по вопросам экономики и финансов, директором департамента финансов, налоговой политики и ценных бумаг или его первым заместителем.

Проекты постановлений, распоряжений по вопросам расходования бюджетных средств в обязательном порядке представляются с расчетами, сметами, пояснениями.

Проекты распоряжений о выделении дополнительных ассигнований за счет средств резервного фонда администрации области после рассмотрения их в установленном порядке группируются отделом подготовки и выпуска постановлений, распоряжений в одно общее и передаются на рассмотрение Губернатору области не чаще одного раза в неделю.

Проекты распоряжений по премированию руководителей структурных подразделений администрации области по итогам работы за отдельные периоды визируются первым заместителем Губернатора области по вопросам экономики и финансов, директором департамента финансов, налоговой политики и ценных бумаг с учетом состояния дел по использованию бюджетных средств.

Руководитель аппарата Губернатора области визирует окончательно доработанный проект.

Поступившие на согласование проекты рассматриваются в первоочередном порядке, в случае необходимости решения каких-то принципиальных вопросов, требующих дополнительной экспертизы, срок с рассмотрения не должен превышать 7 дней. Экспертизу и подготовку заключения на проекты распоряжений и постановлений об их соответствии Конституции РФ и законам осуществляет контрольно-правовое управление.

Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту излагаются в отдельной справке, которая прикладывается к проекту.

Если в процессе доработки в проект вносятся вменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций.

Приложения к проекту визируются ответственным исполнителем и заверяются подписью руководителя аппарата Губернатора области.

7.8. Проекты постановлений, распоряжений печатаются на персональном компьютере на бланках установленной формы в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению этих документов.

Проект постановления, распоряжения вместе с подготовленной ответственными исполнителями справкой о кратком изложении существа вопроса и необходимых сведений, на основании чего подготовлен проект, кто его внес, с кем согласован, а также с указателем рассылки передается для дооформления в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений управления делопроизводства и информатизации аппарата Губернатора области, где он окончательно дорабатывается, перепечатывается в соответствии с требованиями ГОСТов и передается заместителю Губернатора области, руководителю аппарата для подписания Губернатором области.

7.9. Проекты постановлений, распоряжений, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимого согласования, отделом подготовки и выпуска постановлений, распоряжений Губернатора области в двухдневный срок с резолюцией руководителя аппарата возвращаются соответствующим подразделениям, вносившим данный проект, для окончательной доработки.

7.10. К проектам постановлений, распоряжений, в которых содержатся обращения в центральные органы, должны прикладываться проекты писем.

Своевременная отправка этих писем после подписания постановлений. распоряжений обеспечивается службами управления делопроизводства и информатизации.

7.11. Подписанные постановления, распоряжения передаются в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений для оформления и выпуска

Выпускаемым документам присваиваются номера по единой нумерации, которая ведется в компьютере и журналах регистрации с начала и до конца года раздельно для постановлений, распоряжений Губернатора области

Датой принятия постановления, распоряжения считается дата его подписания.

К порядковому номеру распоряжения Губернатора области добавляется буква "Р".

7.12. Распоряжениям по кадровым вопросам присваивается литер "РК", регистрация их ведется отдельно в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений Губернатора области.

7.13. Изготовление копий постановлений, распоряжений осуществляет копировально-множительное бюро. Копии постановлений, распоряжений Губернатора области в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений заверяются печатью отдела, утверждающей подлинность документа, и согласно указателю рассылки заносятся в карточки рассылки, передаются в канцелярию для направления адресатам. Постановления, распоряжения после подписания Губернатором области доставляются адресатам в 5-дневный срок.

Кроме адресатов, указанных в листе рассылки, копии постановлений, распоряжений, которые носят нормативный характер, направляются: в Конституционный Суд РФ. Главное контрольное и Государственно-правовое управления при Президенте РФ, Департамент по взаимодействию с регионами РФ Правительства РФ, Министерство юстиции.

Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.

Замена ранее разосланных постановлений, распоряжений производится по указанию руководителя аппарата Губернатора области.

Ответственность за своевременное печатание, размножение и рассылку постановлений, распоряжений возлагается на соответствующее подразделение управления делопроизводства и информатизации.

7.14. Постановления и распоряжения Губернатора области, затрагивающие жизненные интересы населения, подлежат обязательному официальному опубликованию в средствах массовой информации: в газетах "Тюменские известия", "Тюменская правда" и др.

7.15. Управление делопроизводства и информатизации ежемесячно издает сборник постановлений и распоряжений Губернатора области, рассылаемый главам всех муниципальных образований.

8. Оформление протоколов совещаний администрации области

Протокол - обязательный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях Губернатора области, Вице-Губернатора и заместителей Губернатора.

8.1. Организация проведения совещаний у Губернатора области, оформление протокола возлагается на аппарат Губернатора области.

8.2. Организация проведения совещаний у Вице-Губернатора и заместителей Губернатора области, оформление протоколов возлагается на их помощников и соответствующие службы департаментов.

8.3. Оформление протоколов осуществляется в соответствии с ЕГСДОУ.

Протокол имеет следующие обязательные реквизиты: наименование администрации, название вида документа (протокол), дата совещания, номер, место совещания, заголовок, текст, подписи, печать (Приложение 11).

8.4. Датой протокола является дата проведения совещания. Дата оформляется тремя парами арабских цифр, разделенных точками (день месяца, месяц, год).

8.5. Протоколы совещаний нумеруются в нарастающем порядке (с первого номера в пределах одного календарного года).

8.6. Протокол оформляется кратко. Текст протокола включает в себя вводную, основную и заверяющую части.

Во вводной части протокола указываются: фамилия, инициалы и должность председательствующего и секретаря совещания, а также участвующих в совещании заместителей Губернатора области. При этом слева указывается должность, справа - фамилия, инициалы.

Инициалы и фамилии пишут в именительном падеже.

Фамилии приглашенных располагаются в алфавитном порядке. Фамилии приглашенных следует помещать в протокол в том случае, если число их не превышает 15. В случае большего количества приглашенных к протоколу прилагают список присутствующих.

8.7. Слова "повестка дня" печатают от 0-го положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже.

Текст основной части протокола по каждому рассматриваемому вопросу строится по схеме: "Слушали-Выступили-Постановили (Решили)".

Каждый запрос должен иметь порядковый номер, который проставляется перед словом "Слушали".

В подразделе "Слушали" после двоеточия в одной строке указывается формулировка рассматриваемого вопроса, строкой ниже - фамилия докладчика в именительном падеже. После фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи.

Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут - "Доклад прилагается".

В подразделе "Постановили" протокольно записываются сроки исполнения с указанием лиц, ответственных за это.

8.8. Протокол должен иметь две подписи: председателя и секретаря совещания. Председателем совещания, как правило, являются Губернатор области. Вице-Губернатор, заместители Губернатора области. Секретарь совещания при Губернаторе - заместитель, руководитель аппарата.

8.9. Если совещание стенографируется, то стенограмма подписывается руководителем аппарата Губернатора области или лицом, ответственным за проведение совещания, и прикладывается к протоколу.

Каждый протокол формируется в самостоятельное дело.

9. Порядок подготовки, согласования и направления проектов законов
и иных нормативных актов, вносимых Губернатором области
в Тюменскую областную Думу

Разработка законопроектов в администрации области осуществляется в соответствии с планом законопроектных работ, согласованным с постоянной комиссией по вопросам законодательной деятельности областной Думы и Губернатором области.

9.1 В октябре текущего года департамент общей политики, взаимодействуя с федеральными органами государственной власти и субъектами РФ проводит консультации со структурными подразделениями администрации по составлению плана законопроектных работ на предстоящий год и вносит его на согласование директора департамента общей политики.

Предложения по годовому плану законопроектных работ передаются не позже чем за четыре недели до окончания календарного года в комиссию по законопроектным работам, созданную при Вице-Губернаторе области.

9.2. План законопроектных работ администрации области утверждается Губернатором на основании заключения комиссии.

9.3. В соответствии с планом комитет финансов включает в смету департаментов, комитетов администрации средства на финансирование разработки законопроектов.

9.4. Разработанные законопроекты поступают в департамент общей политики и регистрируются в отдельном журнале ответственным работником департамента.

Департамент общей политики в необходимых случаях может назначить научную экспертизу проекта.

9.5. Зарегистрированные законопроекты в течение суток поступают на рассмотрение руководителю департамента общей политики и направляются им в структуре подразделения администрации области для подготовки заключений.

9.6. Директор департамента возлагает персональную ответственность на соответствующее должностное лицо за прохождение законопроекта в структурных подразделениях администрации области.

Должностное лицо, ответственное за прохождение законопроекта в течение пяти дней делает свод по поступившим замечаниям и предложениям и передает соответствующие заключения директору департамента общей политики.

9.7. Решение о направлении проекта для рассмотрения в Тюменскую областную Думу принимает Губернатор области.

Основные требования к составлению и оформлению законопроектов

9.8. Необходимым условием внесения законопроекта в Тюменскую областную Думу в порядке законодательной инициативы являются представление:

д) текста законопроекта;

б) предложения необходимости его принятия с обоснованием концепции;

в) справки о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования;

г) предложений о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации данного закона;

д) финансово-экономического обоснования (в случае внесения законопроектов, реализация которого связана с дополнительной затратой финансов).

9.9. Текст законопроекта должен представлять собой нормативные предписания, изложенные в виде статей. Каждая статья начитается со слова "Статья" с соответствующим порядковым номером, например "Статья 15". Статья имеет единую нумерацию. В зависимости от содержания и объема законопроект может быть подразделен на разделы и главы, объединяющие несколько связанных между собой статей.

При составлении текста законопроекта следует соблюдать логическую последовательность изложения применять во всех возможных случаях простые предложения, использовать прямой порядок слов в предложении, использовать соответствующие нормам права и языка слова и словосочетания.

9.10. К законопроектам его разделам и главам а в некоторых случаях к статьям составляется заголовок обозначающий предмет регулирования.

Порядок внесения законопроектов в Тюменскую областную Думу

9.11. Для внесения законопроекта в Тюменскую областную Думу необходимо подготовить

- пояснительную записку к законопроекту,

- сопроводительное письмо Губернатора области.

9.12. Проекты постановлений, материалы к ним готовят лица, которые являются инициаторами вносимых вопросов на рассмотрение областной Думы. Проект, материалы и приложения к нему визируются в выше установленном порядке. К проекту постановления прикладывается информационный лист, в котором указывается название рассматриваемого проекта постановления, Ф.И.О, должность докладчика и разработчика и приглашенных по данному вопросу, и лист рассылки, в котором дается список лиц, учреждений и организаций, кому должны быть разосланы постановления после их принятия на заседании Тюменской областной Думы.

9.13. Записки, представляемые по вопросам вносимым на рассмотрение областной Думы, не должны превышать 3-4 страниц.

9.14. Подлежащие внесению в Тюменскую областную Думу проекты законов с необходимыми документами и заключениями представляются Губернатору за 10 дней до рассмотрения на заседании Думы.

Организация работы с проектами законов, направленными Тюменской
областной Думой для доработки.

9.15. Проекты областных законов, направленные из Тюменской областной Думы для доработки, поступают в управление делопроизводства и информатизации, где они регистрируются ведущим специалистом Служба делопроизводства направляет копию постановления с законопроектом области в департамент общей политики для организации работы над законопроектом и последующего внесения его в Тюменскую областную Думу.

9.16. Если в постановлении Думы не указан срок представления законопроекта то в зависимости от обстоятельств он определяется начальником департамента общей политики.

9.17. По согласованию с заинтересованными структурными подразделениями департамент общей политики в течение 2 дней разрабатывает план работы над законопроектом и вносит его на утверждение директора департамента общей политики.

9.18. По истечении срока, установленного в плане, доработанный законопроект с приложением справки представляется Вице-Губернатору области, который принимает решение о направлении законопроекта Губернатору области для внесения его на рассмотрение Тюменской областной Думе.

Порядок подписания и опубликования законов

9.19. Закон, принятый областной Думой (подлинники в 2-х экземплярах), а также постановление о его принятии, направленные Губернатору области, регистрируется в службе делопроизводства и незамедлительно под роспись направляется на экспертизу в департамент общей политики.

9.20. Департамент общей политики готовит заключение. После рассмотрения заключения директор департамента общей политики направляет его в течение суток Вице-Губернатору для окончательного согласования и направления на подпись Губернатору области.

9.21. Губернатор области в течение 10 дней со дня поступления закона подписывает его или отклоняет, возвращая вместе со своими замечаниями в областную Думу для повторного обсуждения.

9.22. После подписания Губернатором и заверения гербовой печатью администрации области в управлении делопроизводства и информатизации закон регистрируется в специальном журнале.

Подлинники законов: один экземпляр передаются в Тюменскую областную Думу для оформления протокола, второй - остается в управлении делопроизводства и информатизации.

Копия направляется в департамент общей политики.

9.23. Копии областных законов после их регистрации в службе делопроизводства передаются в пресс-центр для опубликования в средствах массовой информации в течение 7 дней со дня подписания Губернатором области, либо в течение 10 дней после его повторного рассмотрения.

9.24. Порядок рассмотрения федеральных законопроектов аналогичен порядку рассмотрения областных законопроектов.

10. Организационное, документационное и информационное обеспечение
мероприятий, проводимых с участием Губернатора области

Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения заседаний, совещаний, встреч и других мероприятий (далее именуются - мероприятия), проводимых с участием Губернаторе области, Вице-Губернатора, осуществляют подразделения администрации по согласованию с заместителями Губернатора области, руководителем аппарата Губернатора области.

10.1. Управление организационно-кадровой работы обеспечивает:

взаимодействие с подразделениями администрации и координацию их работы в части организационного обеспечения подготовки и проведения мероприятия;

подготовку проекта распоряжения администрации о проведении мероприятия совместно с другими подразделениями администрации, примерного перечня работ по подготовке и проведению мероприятия;

оформление заявок на установку программно-технических средств подготовки документов и их техническое сопровождение во время проведения мероприятия, звукозапись и стенографическое обслуживание мероприятия, подготовку зала совместно с подразделениями администрации, ответственными за содержательную часть мероприятия;

подготовку списка приглашенных на мероприятие и списка работников администрации области, обеспечивающих его проведение. Обеспечение подготовки и проведения мероприятий в администрации области;

организацию регистрации участников мероприятия и выдачи им соответствующих документов (при проведении массовых мероприятий с привлечением работников подразделений администрации);

оперативное взаимодействие со службами управления делами в части обеспечения подготовки и проведения мероприятия.

10.2. Управление делами (протокольная служба) осуществляет протокольно-организационное обеспечение международных контактов и рабочих встреч Губернатора области, а также организацию и координацию деятельности по протокольному и организационному обеспечению визитов иностранных гостей.

10.3. Подразделения администрации, ответственные за содержательную часть мероприятия, обеспечивают:

подготовку документов и материалов к мероприятию, списков приглашенных, порядка и регламента проведения мероприятия, а также необходимое их согласование;

оповещение телеграммами, приглашениями участников мероприятия о дате, времени и месте его проведения;

формирование документов и материалов, необходимых для формирования рабочих папок для участников мероприятия, а также списков участников мероприятия;

направление в управление делами заявок на обслуживание участников мероприятия и размещение иногородних участников в гостиницах. Информация о количестве иногородних участников мероприятия направляется в управление делами не позднее чем за три дня до даты проведения мероприятия;

при необходимости, подготовку протокола (решения) проведенного мероприятия;

контроль за выполнением поручений, данных по результатам проведенного мероприятия.

10.4. Управление делами осуществляет подготовку места проведения мероприятия, выполнение типографских работ, а также организацию питания и размещения участников мероприятия в гостиницах, обеспечение их транспортом и билетами на обратный поезд.

10.5. Управление делопроизводства и информатизации осуществляет документационное и техническое обслуживание мероприятий в части.

тиражирования по заявкам подразделений администрации документов и материалов для комплектования на их основе рабочих папок для участников мероприятия;

выполнения оперативных машинописных и копировально-множительных работ во время проведения мероприятий;

стенографирования и звукозаписи мероприятий, подготовки стенограмм.

10.6. Организация работы с представителями средств массовой информации осуществляется пресс-службой аппарата Губернатора области.

10.7. Стенограммы мероприятий, проведенных с участием Губернатора, печатаются в одном экземпляре и передаются в службу делопроизводства - отдел подготовки и выпуска распоряжений и постановлений Губернатора области.

11. Порядок рассмотрения федеральных законов, указов, распоряжений
Президента РФ, постановлений, распоряжений Правительства РФ
и Государственной Думы, постановлений Государственной Думы

11.1. Поступившие через канцелярию документы регистрируются в компьютере специалистом службы делопроизводства.

11.2. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение первому помощнику Губернатора области для подготовки проекта резолюций. Резолюция вносится в компьютер и на все документы печатаются карточки,

11.3. Зарегистрированные подлинные документы с карточкой поступают на рассмотрение Губернатору или в его отсутствие Вице-Губернатору области.

11.4. В соответствии с поручениями Губернатора или Вице-Губернатора документы передаются для размножения в копировально-множительное бюро с указанием нужного количества копий.

Подлинники документов хранятся в управлении делопроизводства и информатизации.

11.5. Размноженный документ согласно поручению, записанному в карточке (подлинный экземпляр), передается на рассмотрение заместителям Губернатора и директорам департаментов.

В целях дополнительного контроля за прохождением переданных на рассмотрение документов ведется журнал учета, где делаются соответствующие пометки.

11.6. Контроль за исполнением поручений по правительственным документам возложен на контрольно-правовое управление согласно положению о нем.

11.7. Руководители департаментов, управлений, отделов администрации области несут персональную ответственность за исполнение настоящего порядка, сохранность и первоочередное ознакомление переданных им на рассмотрение документов и представление в контрольные едоки отчетов а контрольно-правовое управление.

12. Порядок оформления и действие некоторых служебных документов

Доверенность

12.1. Доверенностью признается выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами письменное уполномочие на совершение сделки.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на то его учредительными документами.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия на которые оно уполномочено. Оно может передоверить их совершение другому лицу, если уполномочено на это доверенностью либо вынуждено к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность.

ГАРАНТ:

Распоряжением Губернатора Тюменской области от 8 мая 2001 г. N 255-p пункт 12.1. настоящего раздела дополнен абзацем следующего содержания

Выдаваемая доверенность в обязательном порядке визируется начальником главного контрольно-правового управления администрации области на предмет ее соответствия действующему законодательству.

12.2. Передавший полномочия другому лицу должен известить об этом выдавшего доверенность и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшего полномочия ответственность за действия лица, которому он передал полномочия, как за свои собственные.

12.3. Срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

12.4. Действие доверенности прекращается вследствие:

- истечения срока доверенности;

- отмены доверенности лицом, выдавшим ее;

- отказа лица, которому выдана доверенность;

- прекращения юридического лица, от имени которого выдана доверенность;

- прекращения юридического лица, которому выдана доверенность.

С прекращением доверенности теряет силу передоверие.

Лицо, выдавшее доверенность и впоследствии отменившее ее, обязано известить об отмене лицо, которому доверенность выдана, а также известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми дана доверенность.

12.5. Права и обязанности, возникшие в результате действий лица, которому выдана доверенность, до того, как это лицо узнало или должно было узнать о ее прекращении, сохраняют силу для выдавшего доверенность и его правопреемников в отношении третьих лиц. Это правило не применяется, если третье лицо знало или должно было знать, что действие доверенности прекратилось.

12.6. По прекращении доверенности лицо, которому она выдана, или его правопреемники обязаны немедленно вернуть доверенность.

Договор

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Тюменской области от 8 мая 2001 г. N 255-p в пункты 12.7. - 12.11 "Договора" и пункты 12.12. - 12.14. "Соглашения" внесены изменения. Нумерация пунктов соответствует внесенным изменениям.

См. текст в предыдущей редакции

12.7. Договоры и соглашения, заключаемые с федеральными органами власти, органами власти субъектов Российской Федерации, предприятиями, учреждениями и организациями, независимо от организационно-правовой формы, должны оформляться в соответствии с Конституцией РФ, постановлениями Конституционного Суда РФ, Гражданским кодексом РФ, федеральными законами, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, Уставом Тюменской области, областными законами, постановлениями и распоряжениями Губернатора Тюменской области.

12.8. Право подписи договоров и соглашений от имени администрации области принадлежит Губернатору, а в его отсутствие Вице-Губернатору, другие должностные лица администрации области могут обладать правом подписи только в отдельных случаях и на основании делегированных Губернатором полномочий (распоряжением или по доверенности).

Договоры и соглашения, заключаемые от имени структурных подразделений администрации области, подписываются соответствующими руководителями.

Организация договорной работы в структурных подразделениях администрации области осуществляется с учетом требований настоящего раздела Инструкции и Регламента работы администрации области. Порядок договорной работы регламентируется приказом руководителя структурного подразделения, в котором определяется право подписания должностными лицами, проведения правовой и финансовой экспертизы, регистрации, хранения и контроля за исполнением договоров и соглашений.

12.9. Оригиналы договоров и соглашений, подписанные сторонами и скрепленные печатью, регистрируются в журнале и хранятся в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений Губернатора.

12.10. Проект договора (соглашения) в обязательном порядке согласовывается и визируется курирующим заместителем Губернатора и руководителями отраслевых структурных подразделений администрации области.

12.11. Перед подписанием проект договора в обязательном порядке визируется и проходит правовую экспертизу в главном контрольно-правовом управлении администрации области и финансовую экспертизу в департаменте финансов, налоговой политики и ценных бумаг администрации области.

Соглашение о сотрудничестве между областями, республиками, краями

12.12. Контроль за исполнением договоров и соглашений структурными подразделениями администрации области осуществляет главное контрольно-правовое управление".

Протокол

12.15. Протокол встречи делегаций является документом о намерениях, вытекающих из соглашения о сотрудничестве сторон координирующий их усилия по сближению.

В протоколе определяются принципы сотрудничества, пути осуществления совместных программ и мероприятий в производственной, инвестиционной, культурной, коммерческой, финансово-кредитной областях.

12.16. Подписывается представителями обеих делегаций, регистрации не подлежит, 1 экземпляр хранится в администрации области.

13. Техническое обеспечение работы с документами

Печатание документов

13.1. Печатание документов администрации области осуществляется в отделе-бюро машинописных работ, а также непосредственно в структурных подразделениях с использованием компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции.

13.2. В отделе-бюро машинописных работ печатаются только материалы служебного характера. Печатание под диктовку не производится.

13.3. В первую очередь печатаются проекты постановлений, распоряжений Губернатора области, Вице-Губернатора, его заместителей, материалы к совещаниям у Губернатора области и его заместителей, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора области.

13.4. Резолюции руководства, служебные письма, не превышающие одной печатной страницы, печатаются секретарями в приемных руководителей.

13.5. Срочные документы печатаются в очередности, определяемой заведующей отделом-бюро машинописных работ по согласованию с исполнителем, передавшим материалы для печатания.

В особых случаях срочность печатания документа определяется начальником управления делопроизводства и информатизации.

Документы сданные в работу после 16 час. 30 мин. печатаются, как правило на следующий день.

13.6. Передаваемые для печати рукописи ровно, как и вставки сноски поправки должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа с использованием контрастных красителей (чернил) синего фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

В случае если документ первоначально готовился в структурном подразделении с использованием компьютерной техники и если его объем превышает 3 машинописных листа, заведующая отделом вправе запросить у исполнителя копию готовящегося документа на магнитном носителе (дискете).

13.7. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров красками насыщенного цвета. При печатании документов соблюдается установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

Тексты документов, подготовленных к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адреса", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

                                           СОГЛАСОВАНО

                                      1,5

                                      1   Генеральный директор

                                          НПО "Химавтоматика"

                                      2           Л.И. Петров

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами

Расшифровку подписи в реквизите "подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора:

0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слов "слушали", "выступили", "решили", "постановили", "приказываю", "предлагаю":

1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита "адресат";

5 - после 40 печатных знаков для реквизита "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу";

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "подпись";

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для простановки кодов по ОКПО в ОКУД.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го до 5-го положений табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "Страница" (стр.) и знаков препинания.

Документ печатается, как правило, в одном экземпляре.

Корректорские работы специалистами, печатавшими документы не производятся. Документы на 2-х и более листах должны быть обязательно пронумерованы. В необходимых случаях на страницах отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляются:

- дата печатания;

- инициалы и фамилия специалиста, печатавшего документ. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (по требованию исполнителя) проставляется на лицевой стороне последнего листа документа внизу слева.

Копирование (тиражирование документов)

13.8. Копировально-множительные работы осуществляются в бюро копировально-множительных работ управления делопроизводства и информатизации.

Копирование (тиражирование) небольших объемов документов может производиться непосредственно в структурных подразделениях администрации области, имеющих множительную технику.

13.9. Разрешается копирование только документов и материалов служебного характера.

Копирование федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, постановлении и распоряжений, изданных в администрации области, осуществляется с разрешения начальника управления делопроизводства и информатизации.

Тиражирование служебных материалов большого объема производится по заказам установленной формы (приложение 12), подписанным начальником службы делопроизводства.

13.10. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги A3, А4 или А5. Как правило это должны быть первые экземпляры документов и рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям.

13.11. Сотрудники копировально-множительного бюро несут ответственность за соответствие количества снятых копий документов получаемым заказам. Заказы выполняются в порядке их поступления.

Срочность выполнения заказов на размножение документов определяется руководителями структурных подразделений по согласованию с начальником управления делопроизводства и информатизации.

13.12. Учет выполненных работ по копированию документов ведется на основании заказов в журналах установленной формы.

13.13. Копирование бланков документов любого вида, используемых в администрации области запрещается.

Выполнение стенографических работ

13.14. Служба делопроизводства отдел-бюро машинописных работ обеспечивает в первую очередь стенографирование мероприятий, проводимых Губернатором и его заместителями.

Фонограммы заседаний ведутся на магнитофонных лентах установленного формата.

Магнитофонные ленты хранится в службе делопроизводства, учитываются а специальном журнале. Отработанные магнитофонные ленты подлежат возврату.

13.15. Стенографическая запись расшифровывается, как правило, в день заседания. Текст расшифрованной стенографической записи печатается в одном экземпляре, листы нумеруются.

Размножение расшифрованных стенограмм и ознакомление с ними осуществляется только с разрешения руководителя аппарата Губернатора области.

13.16. Расшифрованные стенографические записи совещаний у Губернатора передаются в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений Губернатора области, где, соответствующим образом оформленные, хранятся вместе с протоколами. Магнитные записи этих совещаний хранятся в службе делопроизводства и по истечении 15 дней размагничиваются.

13.17. Если на обсуждение вынесен материал секретного характера или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то стенографирование и оформление протокола этого заседания (совещания) осуществляется в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.

Оформление писем и телеграмм отправка исходящих документов

13.18. Письма и телеграммы за подписью должностных лиц печатаются на бланках установленной формы.

13.19. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк), печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

13.20. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организации или учреждения, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дату. На оборотной стороне последнего листа проставляются фамилия исполнителя, номер его служебного телефона, индекс машинистки и дата печатания. Копия письма и подлинник телеграммы визируются исполнителем и руководителем аппарата Губернатора области на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.

13.21. При направлении письма или телеграммы в четыре и более адреса прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Письма в канцелярию для регистрации представляются в 3-х экземплярах, два из которых должны быть подписаны руководителем. Первый экземпляр письма отправляется адресату, второй остается в канцелярии с датой и визой работника, подготовившего документ, третий в структурном подразделении.

13.22. Исходящие документы (письма, телеграммы и др.), отправляемые из администрации, регистрируются централизованно в канцелярии в день отправки. Информация о документе вводится в компьютер с распечатыванием карточки учета исходящих документов (Приложение 3).

13.23. Документы для отправки принимаются канцелярией полностью оформленными, подписанными, с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Прием и оперативная передача текстов служебных документов
по официальным каналам факсимильной связи

13.24. Факсимильный аппарат (телефакс), установленный в службе делопроизводства (канцелярии), предназначен для приема и оперативной передачи текстов служебных документов и осуществляется специалистами службы делопроизводства и сотрудниками администрации области при оформлении соответствующей заявки,

13.25. При приеме и передаче служебной информации по каналам факсимильной связи работники администрации руководствуются следующим порядком:

служебная информация, передаваемая и принимаемая по факсу, не считается официальным документом;

запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

объем передаваемого материала, выполненного на бумаге формата А4 (210 х 297) черным цветом, не должен превышать 5 листов;

подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

13.26. Поступившие факсограммы регистрируются в журнале без проставления регистрационного штампа, доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

13.27. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях администрации области, осуществляется их руководителями.

14. Контроль исполнения документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения: нормативные акты, постановления, распоряжения вышестоящих органов, решения областной Думы; постановления, распоряжения и поручения Губернатора области, обращения граждан.

14.1. По усмотрению Губернатора области на контроль могут ставиться и другие документы (входящая, исходящая корреспонденция, и внутренняя). Отметка о контроле - штампы "Контроль" и "Подлежит возврату" - ставятся на документе в канцелярии, затем контролируемый документ вместе с регистрационной карточкой передается в контрольно-правовое управление.

14.2. Информация о контролируемом документе вводится в компьютер, а документ с контрольно-учетной карточкой направляется исполнителю. (Приложение 13).

Документы, исполняемые несколькими работниками, передаются им поочередно, ответственным является лицо, указанное в резолюции первым.

14.3. Сроки исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные.

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Конечная дата указывается в тексте документа.

Срок исполнения поручения, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой "Срочно" исполняются в трехдневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней.

Типовые сроки исчисляются:

- для входящих документов - со дня поступления документа в администрацию.

- для внутренних - со дня подписания или утверждения документа.

Типовые сроки исполнения некоторых документов:

- заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней;

- письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений - указанному в них сроку или в течение 10 дней;

- письма предприятий, учреждений, организаций 10 дней;

- телеграммы, требующие срочного решения - до двух дней, остальные - 10 дней.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются руководителем в тексте документа или в резолюции.

14.4. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений и нормативных актов осуществляется заместителями главы администрации, руководителями управлений, комитетов, отделов.

Вопрос о необходимости контроля и ответственных за его осуществление определяется при принятии постановления, распоряжения, а по нормативным актам вышестоящих органов - Губернатором области.

14.5. В организации контроля обязательны проверки, которые должны проводиться по каждому постановлению, распоряжению. Сроки и количество проверок определяются заместителем Губернатора области, руководителем управления, комитета, отдела.

14.6. Контроль за фактическим исполнением постановлений, распоряжений и нормативных актов вышестоящих органов возлагается на руководителей управлений, комитетов, отделов. Контроль за постановлениями, распоряжениями, исполнение которых осуществляют несколько управлений, комитетов, отделов возглавляет управление, комитет, отдел, названный в документе первым, на него же возлагается обязанность представлять в контрольно-правовое управление администрации области обобщенную информацию о выполнении данного документа.

14.7. Контроль за соблюдением сроков исполнения осуществляют:

решений областной Думы, постановлений, распоряжений, поручений Губернатора области, поручений федеральных органов власти, договоров, законов, постановлений, указов Президента РФ, Государственной Думы, Совета Федерации РФ, других нормативных актов, федеральных органов власти и управления - контрольно-правовое управление;

писем, заявлений, жалоб граждан - сектор (приемная) по обращениям граждан.

14.8. Контролируемые документы вносятся в компьютер контрольно-правового управления, а контрольно-учетная карточка направляется исполнителю ответственному за контроль.

14.9. Сроки исполнения, как правило, указываются в тексте контролируемых документов. Документы без установленных сроков исполнения рассматриваются и реализуются в сроки, указанные контрольно-правовым управлением в контрольных карточках по согласованию с исполнителем. Срок исполнения документа исчисляется с момента издания и, может быть продлен по ходатайству исполнителя только руководителем, который его подписал, или, в порядке исключения, заместителем Губернатора области.

14.10. Руководители управлений, комитетов, отделов, которым поручено исполнение документов, на каждый из них заводят контрольное дело, в котором находятся контролируемый документ, рабочий план по его выполнению, справки, информация и другие материалы, относящиеся к выполнению этого документа.

Заместители Губернатора области, руководители управлений, комитетов, отделов систематически заслушивают должностных лиц о ходе исполнения документов и в оперативном порядке принимают меры.

14.11. Контрольно-правовое управление систематически проверяет состояние контроля исполнения документов в управлениях, комитетах, отделах, а также фактическое состояние дел на местах; обобщает опыт работы и при необходимости вносит предложения Губернатору области по ее совершенствованию. А также ежемесячно готовят информацию об исполнении документов, находящихся на контроле, и представляют руководителю аппарата Губернатора области для анализа и информирования Губернатора области.

Проверка хода исполнения осуществляется каждые 10 дней, за 5 дней до истечения срока исполнения документа исполнителю направляется напоминание.

14.12. Исполненные документы снимаются с контроля, как правило, Губернатором области или Вице-Губернатором области по информации, представленной контрольно-правовым управлением администрации области.

Вопрос о снятии с контроля вносится исполнителями при условии согласования с заместителем Губернатора области, курирующим данный вопрос.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. Результаты исполнения отмечаются на документе в его регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в канцелярии, контрольно-правовом управлении или отделе обращений граждан соответственно. Информация о снятии документа с контроля вводится в компьютер.

15. Рассмотрение обращений, писем и заявлений граждан

15.1. Ответственность за правильную организацию работы по рассмотрению обращений и жалоб граждан, поступивших в администрацию области, возлагается на руководителя аппарата Губернатора области.

15.2. Регистрация обращений граждан осуществляется в день поступления в администрацию области главным специалистом по рассмотрению обращений граждан путем введения в компьютер и заполнения двух регистрационных карточек, одна из которых передается помощникам заместителей Губернатора области для контроля, вторая остается в секторе по обращениям граждан.

15.3. На каждую жалобу заполняется дело, на обложке которого указывается фамилия, инициалы заявителя, домашний адрес, вопрос, по которому обращается заявитель, дата поступления жалобы, через какое учреждение она поступила и кому из руководства передана на рассмотрение. Если жалоба повторная - в правом верхнем углу обложки ставится отметка "повторная".

15.4. При регистрации обращений необходимо сохранить конверты, если только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.

15.5. Повторными считаются письма и жалобы от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок исполнения или когда заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Регистрационный номер обращений указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом верхнем углу первой страницы обращения.

15.6. Обращения, адресованные лично Губернатору области, передаются ему на рассмотрение, в других случаях - на рассмотрение заместителям Губернатора, согласно распределению обязанностей.

15.7. Ответственность за своевременное и полное рассмотрение обращений возлагается на руководителей администрации, отделов, управлений и комитетов и других должностных лиц, определенных руководителем.

Указания об исполнении обращений граждан делаются в форме резолюции руководителей, обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя, четкая и конкретная формулировка указания по исполнений, подпись руководителя и дата.

Если в резолюции не указан срок рассмотрения обращения, то исполнитель руководствуется сроками, предусмотренными Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 г. (в редакции от 4 марта 1980 года).

15.8. Запрещается направлять обращения граждан для разрешения тем должностным лицам и в те службы, действия которых обжалуются.

15.9. Руководители администрации, управлений, комитетов, отделов и других служб при рассмотрении обращений граждан обязаны:

- внимательно разобраться в их существе, в случае необходимости истребовать нужные документы, направить работников на места для проверки, принимать другие меры для объективного разрешения-вопроса;

- принимать обоснованные решения по обращениям граждан, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;

- сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям, а в случае отклонения указывать мотивы, по просьбам граждан разъяснять порядок обжалования;

- систематически анализировать и обобщать обращение граждан с целью устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.

15.10. В случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения обращения могут быть в порядке исключения продлены руководителем, дававшим поручение для рассмотрения данного обращения, а в случае отсутствия руководителя, лицом, замещающим его, но не более чем на один месяц, а по обращениям военнослужащих и членов их семей - не более чем на 15 дней с обязательным сообщением об этом заявителю.

15.11. Обращения, направленные на рассмотрение в управления, комитеты, отделы или другие службы администрации, если на них поставлен Штамп "Подлежит возврату", в обязательном порядке подлежат возврату вместе с ответом в сектор по обращениям граждан администрации области.

На основании документа, в котором сообщается о предполагаемых мерах по решению поставленных автором вопросов, письмо ставится на дополнительный контроль до полного осуществления намеченных мер.

15.12. Если в течение месяца не может быть решен вопрос, поставленный в обращении, то в вышестоящую организацию дается промежуточный ответ с указанием причины задержки и срока окончательного ответа.

15.13. Решение о снятии с контроля обращений принимает руководитель администрации, первоначально рассмотревший их. Ставится надпись "в дело" и личная подпись руководителя.

Обращения граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами возвращаются в сектор по обращениям граждан для (формирования в дела и располагаются по порядку регистрационных номеров в отдельных папках.

15.14. Сектор по обращениям граждан систематически анализирует и обобщает вопросы, поднимаемые в письмах, и представляет руководителям администрации в виде информации, аналитических справок, подборок писем и т.д.

15.15. Сектор по обращениям граждан обеспечивает хранение обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением, в течение пяти лет.

15.16. Прием граждан поличным вопросам.

Прием граждан по личным вопросам проводят Губернатор области, Вице-Губернатор, заместители Губернатора, руководитель аппарата, управляющий делами согласно графику, утвержденному Губернатором области, с 16 часов в кабинете 131.

15.17. Запись на прием осуществляет заведующий сектором по обращениям граждан совместно с помощниками, консультантами руководителей. Помощники и заведующий сектором по обращениям граждан присутствуют на приеме, готовят резолюцию, осуществляют контроль за выполнением просьб, высказанных посетителями на приеме, и информируют руководителей о принятых мерах. Делопроизводство по личному приему ведется главным специалистом по рассмотрению обращений граждан.

Учет приема посетителей и результатов рассмотрения их устных обращений ведется по учетно-контрольным карточкам.

Сектор по обращениям граждан ежеквартально анализирует и представляет Губернатору области информацию о количестве принятых посетителей и результатах рассмотрения их обращений.

16. Организация документов в делопроизводстве и работе архива

Составление номенклатуры дел

16.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях правильного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.

16.2. Сводная номенклатура дел администрации составляется начальником управления делопроизводства и информатизации на основе номенклатур дел структурных подразделений, (Приложение 14).

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации, в т.ч. справочные и контрольные картотеки, личные дела, переходящие дела, дела и справочные материалы с грифом "для служебного пользования" и т.д. Каждое дело, внесенное в номенклатуру, имеет индекс, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.

16.3. При наличии в деле нескольких томов индекс проставляется на каждом томе с добавлением слов "том 1", "том 2" и т.д.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

16.4. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"- и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксические оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или разновидности документов (протоколы, распоряжения и т.д.);

- название организации:

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название территории, с которой связано содержание документов дела;

- даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

16.5. Сводная номенклатура дел согласовывается с экспортно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) управления по делам архивов администрации области, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года.

16.6. Согласованная с ЭПМК номенклатура дел действует в течение 5 лет, но в случае значительных изменений в структуре администрации подлежит досрочному пересогласованию.

Ежегодно номенклатура дел уточняется и перепечатывается с соответствующими поправками.

16.7. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

В течение года в текущую номенклатуру дел вносятся сведения о заведенных делах, о включении новых дел и т.д. По окончании года заполняется графа "количество дел (томов)" и итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел.

16.8. По окончании делопроизводственного года работник канцелярии составляет итоговую запись о категории и количестве заведенных за истекший год дел.

Формирование дел

16.9. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела в администрации формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел в администрации осуществляется канцелярией.

16.10 При формировании дел соблюдаются следующие правила.

- в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре;

- все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещаются вместе (независимо от их дат);

- приложения помещаются вместе с основными документами;

- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в разные дела;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего количества листов дело подразделяется на тома.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются: отметка "В дело N _______ ", дата, подпись исполнителя или начальника отдела.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

16.11. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

16.12. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Если же они утверждены в качестве, самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

16.13. Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

16.14. Протоколы, постановления, распоряжения, поручения в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

16.15. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

16.16. Предложения, заявления и жалобы граждан и документы по их рассмотрению и выполнению группируются раздельно от заявлений и жалоб по личным вопросам.

16.17. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - запросом.

Оформление дел

16.18. Оформление дел включает в себя комплекс работ по их технической обработке и проводится работниками структурных подразделений администрации, формирующими дела, при методической помощи и под контролем лица, ответственного за архив администрации.

16.19. При подготовке дел к передаче в архив проводится комплекс работ по уточнению сведений на обложке дела, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. (Приложение 17).

16.20. Дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

16.21. Листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графитным карандашом или нумератором. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.

16.22. В оформлении обложек дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу вносятся следующие уточнения:

в заголовки дел с приказами, протоколами вносятся их номера;

дата начала и окончания дела;

если дело состоит из нескольких томов, то для каждого тома указывается дата (число, месяц, год) его начала и окончания;

на заверительной надписи на обложку дела вносится количество листов в деле.

Надписи на обложках производятся черными светостойкими чернилами (пастой).

Экспертиза ценности документов

16.23. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

16.24. С целью определения ценности документов, отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения проводится экспертиза ценности.

16.25. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Экспертиза ценности осуществляется ежегодно.

ЭК организует свою работу в соответствии с положением. Положение об ЭК утверждается приказом руководителя аппарата.

16.26. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием Сроков хранения" М., 1989 и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянное хранения изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшим сроком хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акт о выделении дел к уничтожению.

Составление описей дел

16.27. На завершенные и оформленные дела постоянного хранения и по личному составу ежегодно составляются описи: N 1 - на документы постоянного хранения, N 2 - на дела по личному составу.

16.28. В администрации в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работника, ответственного за архив администрации области. По этим описям документы сдаются в архив администрации. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации, которую готовит работник, ответственный за архив администрации.

16.29. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются сноски на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и т.п.

Описи печатаются на белой бумаге в 4-х экземплярах и представляются на утверждение ЭПМК управления по делам архивов администрации области.

Обеспечение сохранности документов Передача дел в архив

16.30. С момента заведения и до передачи в архив администрации дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела хранятся в запирающихся шкафах в вертикальном положении, текущие - по порядку индексов дел по номенклатуре, включенные в описи - по порядку номеров по описи.

16.31. Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя аппарата Губернатора области с обязательным составлением заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

16.32. По истечении двух лет обработанные и включенные в описи дела постоянного хранения и по личному составу передаются в архив администрации по описи или по акту приема-передачи дел в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М., 1986).

16.33. Дела постоянного хранения через 10 лет передаются на государственное хранение в государственный архив Тюменской области по утвержденным описям.

Дела по личному составу хранятся в архиве администрации в течение 75 лет.

16.34. При увольнении или переводе на другую работу руководитель подразделения администрации, специалист передает дела и документы работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей.

16.35. Лицо, ответственное за архив администрации, при увольнении или переводе на другую работу сдает по акту все имеющиеся у него дела, документы, книги регистрации дел, описи вновь назначенному работнику.