3. Организация работы с документами в структурных подразделениях

3. Организация работы с документами в структурных подразделениях

3.1. Все документы, в соответствии с листом рассылки, в том числе документы с поручениями Губернатора, его заместителей направляются для исполнения в структурные подразделения только через службу делопроизводства (канцелярию).

3.2. Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое в случае переадресования производится через канцелярию с внесением соответствующих пометок в электронную базу данных по договоренности между руководителями структурных подразделений с согласия руководителя, поручившего рассмотреть документ.

3.3. Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов, зарегистрированных службой делопроизводства, осуществляются специалистами, секретарями приемных руководителя данного структурного подразделения.

Документы, поступившие непосредственно в структурные подразделения (незарегистрированные), должны в обязательном порядке регистрироваться специалистами, секретарями приемных руководителя подразделения.

Все отметки о прохождении и исполнении документа в структурном подразделении фиксируются как в электронной базе данных, так и в журнале регистрации поступивших документов.

В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, характеризующими степень срочности ее исполнения или доставки.

3.4. Учет поступивших в структурные подразделения копий федеральных законов, актов палат Федерального Собрания РФ, указов и других актов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства РФ, постановлений и распоряжений Губернатора, постановлений областной Думы ведется в журналах установленной формы.

Ознакомление сотрудников структурных подразделений с этими документами производится специалистами, секретарями руководителей структурных подразделений.

3.5. Руководители структурных подразделений организуют исполнение поступивших документов.

Поручение исполнителю дается в форме резолюции, которая должна содержать фамилию исполнителя, указание о порядке и характере исполнения документов, подпись руководителя и дату.

Рассмотрение документа производится, как правило, в день их поступления в структурное подразделение.

Поступившие в подразделения федеральные законы, указы и другие акты Президента Российской Федерации, постановления Правительства РФ, Государственной Думы с поручением Губернатора, его заместителей рассматриваются руководителями структурных подразделений незамедлительно.

3.6. Специалист по делопроизводству, секретарь руководителя структурного подразделения не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся у сотрудников этого подразделения, со сведениями, занесенными в журналы регистрации или электронную базу данных подразделения, и докладывает руководителю подразделения о состоянии работы с документами.

Сведения о документах, занесенных в журналы регистрации или электронную базу данных структурного подразделения, хранятся в подразделении не более 5 лет.

3.7. Исполненные в установленный срок документы передаются исполнителями специалисту по делопроизводству, (секретарю) руководителя структурного подразделения для формирования дела в, соответствии с утвержденной номенклатурой дел.