Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Распоряжение Администрации Тюменской области от 22 марта 2004 г. N 5-рк "Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора области" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)
Распоряжение Администрации Тюменской области от 22 марта 2004 г. N 5-рк
"Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате
Губернатора области"
С изменениями и дополнениями от:
14 февраля 2005 г.
ГАРАНТ:
Распоряжением Правительства Тюменской области от 14 августа 2006 г. N 790-рп настоящее распоряжение признано утратившим силу
1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора области. (Прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений администрации области в срок до 01.05.2004 разработать новые или привести действующие инструкции в соответствие с инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора области, учитывая, что требования настоящей инструкции, изложенные в разделах 2, 5, 6.5, 7, являются обязательными.
3. Распоряжение Губернатора области от 04.04.2002 N 210-р "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации области" считать утратившим силу.
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на Векшину О.П., руководителя аппарата Губернатора области.
|
Губернатор области |
С.С. Собянин |
Инструкция
по делопроизводству в аппарате Губернатора области
(утв. распоряжением Администрации Тюменской области
от 22 марта 2004 г. N 5-рк)
С изменениями и дополнениями от:
14 февраля 2005 г.
1 Общие положения
1.1 Настоящая инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в аппарате Губернатора, определяет основные правила подготовки и прохождения документов несекретного характера и документов с пометкой "Для служебного пользования".
Требования инструкции распространяются на документы на всех видах носителей, в том числе кино, фото, фоно, видео, электронные документы.
Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.
1.2 Инструкция разработана в соответствии с законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Уставом и законами Тюменской области, Регламентом работы администрации Тюменской области, требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, государственными стандартами в области делопроизводства и архивного дела, основными правилами работы ведомственных архивов.
1.3 Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в аппарате Губернатора возлагается на руководителя аппарата Губернатора.
1.4 Ведение делопроизводства в управлениях, отделах, секторах аппарата Губернатора (далее по тексту - подразделения аппарата Губернатора) осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство.
1.5 Руководители подразделений аппарата Губернатора в случае увольнения работника, ответственного за делопроизводство, обеспечивают передачу всех дел, числящихся за ним по номенклатуре и описям, работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, временно исполняющему его обязанности.
1.6 Организация и совершенствование системы документационного обеспечения в подразделениях аппарата Губернатора осуществляются управлением по обращениям граждан и делопроизводству, методическое руководство - управлением по делам архивов администрации области.
2 Подготовка и оформление проектов законодательных актов,
постановлений и распоряжений
2.1 Подготовка и оформление проектов законодательных актов Тюменской области
2.1.1 Подготовка проектов законов Тюменской области (законопроектов) осуществляется в соответствии с программой законопроектных работ согласно Закону Тюменской области от 07.03.2003 N 121 "О порядке подготовки, принятия и действия нормативных правовых и правовых актов Тюменской области", постановлению администрации Тюменской области от 27.10.1998 N 178 "О законопроектных работах в администрации области" и Регламенту работы администрации Тюменской области.
2.1.2 Законопроект вносится в главное правовое управление подразделением, ответственным за его подготовку, с приложением следующих сопроводительных материалов:
а) пояснительная записка к законопроекту, содержащая обоснование необходимости его принятия, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия;
б) справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования;
в) перечень законов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием данного закона;
г) предложения о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации данного закона;
д) финансово-экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат).
2.1.3 Текст законопроекта излагается в соответствии с основными правилами законодательной техники, установленными ст. 19 Закона Тюменской области "О порядке подготовки, принятия и действия нормативных правовых и правовых актов Тюменской области", печатаются шрифтом Arial Cyr в текстовом редакторе Word for Windows на стандартных листах бумаги формата А4.
Представленный законопроект должен иметь реквизиты и сведения, установленные ст. 18 вышеназванного Закона.
2.1.4 Законопроект и сопроводительные материалы, представленные с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, возвращаются подразделению, ответственному за подготовку законопроекта.
2.2 Подготовка проектов постановлений, распоряжений Губернатора области и администрации области
2.2.1 Правом вносить проекты постановлений, распоряжений обладают: Губернатор, Вице-Губернатор, первые заместители, заместители Губернатора области, руководители структурных подразделений администрации области, территориальных органов# федеральных органов исполнительной власти, главы муниципальных образований.
Руководители государственных унитарных предприятий, учреждений и общественных организаций могут инициативным порядком направлять проекты постановлений, распоряжений в структурные подразделения администрации области по принадлежности вопросов для рассмотрения и внесения проектов в установленном порядке.
2.2.2 Подготовка проектов постановлений, распоряжений Губернатора и администрации области осуществляется структурными подразделениями администрации области. На руководителей возлагается ответственность за качество подготовки проектов, содержание, достоверность, целесообразность, полноту представляемых материалов и согласование с заинтересованными сторонами.
2.2.3 Изложение текста постановления, распоряжения должно быть ясным, последовательным, исключающим возможность различного толкования.
Заголовок к тексту пишется с прописной буквы, отвечает на вопрос "О чем?", должен быть кратким и соответствовать содержанию документа.
В констатирующей части постановления излагаются основания и цели принятия акта по рассматриваемому вопросу.
В распоряжении, как правило, констатирующая часть отсутствует.
Если постановление, распоряжение принимается на основании документа, принятого федеральным органом государственной власти, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок. (Например, "В соответствии с Федеральным законом от 24.10.1997 N 134-ФЗ "О прожиточном минимуме в Российской Федерации"...).
На нормативные документы прямого действия издание дополнительных распорядительных документов не допускается.
2.2.4 Распорядительная (постановляющая) часть постановления, распоряжения должна четко определять задачи, исполнителей, сроки исполнения.
Поставленные задачи должны быть конкретными, обеспечены необходимыми материальными и финансовыми ресурсами.
Наименования упоминаемых в постановлении, распоряжении структурных подразделений администрации области, учреждений и организаций указываются в соответствии с перечнем исполнительных органов государственной власти области, учредительными документами.
В качестве исполнителя указывается структурное подразделение или организация (в скобках печатается фамилия руководителя в именительном падеже) либо должностное лицо, если ему поручается выполнение этого действия.
2.2.5 Проект постановления, распоряжения должен содержать указание о признании утратившими силу постановлений, распоряжений либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый акт исключает действие ранее принятого.
2.2.6 В последнем пункте распорядительной части проекта указывается структурное подразделение и (или) должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением постановления, распоряжения, если необходимость контроля следует из содержания проекта.
2.2.7 Приложения к постановлению, распоряжению являются его неотъемлемой частью.
В приложении указываются конкретные мероприятия, объемы работ, сроки, исполнители, состав комиссий, рабочих групп и т.п. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
Приложения к проекту постановления, распоряжения визируются ответственным исполнителем на обороте последнего листа внизу.
2.2.8 Ко всем проектам прилагается пояснительная записка с обоснованием необходимости и целесообразности принятия данного акта, подписанная руководителем структурного подразделения, вносящего проект на рассмотрение, с расшифровкой подписи и датой.
Проекты постановлений, распоряжений по вопросам расходования бюджетных средств, финансирования или движения имущества (приватизация, передача имущества и т.д.) представляются с расчетами, сметами, пояснениями, подписанными исполнителем. Проект должен быть завизирован руководителем департамента финансов администрации области.
Проекты постановлений, распоряжений, предусматривающие выделение средств (увеличение финансирования) для осуществления закупок товаров, работ или услуг за счет средств областного бюджета, дополнительно должны быть завизированы руководителем департамента экономики.
К проекту распоряжения, где речь идет об изменениях в структуре и штатной численности структурных подразделений администрации области, прилагается заключение руководителя аппарата Губернатора области.
К проектам постановлений, распоряжений, основанием для принятия которых послужили другие документы (указы, постановления, распоряжения, договоры, контракты, соглашения), прилагаются копии этих документов.
К проектам о внесении изменений, дополнений, об отмене, признании утратившими силу постановлений, распоряжений прилагаются копии ранее принятых документов.
2.2.9 Объем проекта постановления, распоряжения, как правило, не должен превышать двух страниц.
Текст проекта печатается на персональном компьютере с использованием текстового редактора Microsoft Word, шрифтом Arial Cyr размером 13, на стандартных листах бумаги формата А4.
Заголовок печатается через один интервал, выравнивается по левому полю и выделяется курсивом.
Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал.
В нижнем левом углу проекта располагается колонтитул, содержащий имя файла, которое включает в себя код структурного подразделения администрации области, присвоенный проекту на основании классификатора (приложение N 1), разделитель (дефис), краткое наименование проекта. Например, АПП-Регламент.
2.2.10 Согласование проектов постановлений и распоряжений осуществляется исполнителем.
До начала сбора согласований электронная копия проекта, напечатанная в шаблоне, представляется в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений (далее Отдел) для визирования специалистом Отдела и включения проекта в электронную базу данных.
В структурных подразделениях администрации области проекты постановлений и распоряжений регистрируются в специальных журналах учета исходящих проектов (приложение N 2). Помощники (секретари) руководителей структурных подразделений администрации области, которым проекты поступают на согласование, регистрируют их в журналах учета входящих проектов (приложение N 3).
Порядок работы с журналами регистрации исходящих и входящих проектов постановлений, распоряжений определяет руководитель структурного подразделения.
Исполнитель лично передает проект для согласования ответственному сотруднику соответствующего структурного подразделения под роспись.
В целях ускорения процесса согласования исполнитель может передать копии проекта одновременно нескольким структурным подразделениям. Ответственность за идентичность всех экземпляров проекта возлагается на исполнителя.
2.2.11 Согласование оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта по установленной форме (приложение N 4).
2.2.12 Обоснованные замечания по содержанию проекта излагаются в отдельном заключении, которое прилагается к проекту, в листе согласования перед подписью указывается: "с заключением".
При наличии разногласий автором проекта готовится возражение на заключение с указанием спорных пунктов и обоснованием окончательной редакции проекта.
Окончательное решение по спорным вопросам проекта постановления, распоряжения Губернатора области принимает Губернатор области.
Решение по спорным вопросам проекта постановления, распоряжения администрации области принимается на заседании Коллегии администрации области.
2.2.13 Если в процессе согласования проекта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.
Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект внесены изменения стилистического и редакционного характера, не изменившие его содержания.
2.2.14 Доработка проекта постановления, распоряжения осуществляется исполнителем проекта после согласования всеми структурными подразделениями и включает в себя внесение в текст проекта всех замечаний и дополнений, принятых исполнителем.
Ответственность за изменения и дополнения, внесенные в проект, возлагается на должностное лицо, представившее проект.
Вице-Губернатор визирует проект после всех доработок и согласований.
Окончательный текст проекта заносится в электронную версию, находящуюся в Отделе.
2.2.15 Согласованный проект постановления, распоряжения с листом рассылки, составленным и подписанным исполнителем (приложение N 5), передается в Отдел, где проверяется содержание, комплектность документа и наличие всех необходимых согласований.
Постановления, распоряжения Губернатора области оформляются на многоцветных гербовых бланках (приложения N 6, 7).
Постановления, распоряжения администрации области оформляются на многоцветных гербовых бланках (приложения N 8, 9).
Постановления, распоряжения, подписанные совместно с областной Думой, Счетной палатой и федеральными органами исполнительной власти, оформляются не на бланке.
Доработанные и оформленные проекты постановлений и распоряжений Губернатора области передаются руководителю аппарата Губернатора области для визирования и представления Губернатору области для подписания.
Проекты постановлений и распоряжений администрации области передаются в управление организационной работы для внесения в повестку очередного заседания Коллегии администрации области.
2.2.16 Подписанные постановления, распоряжения передаются в Отдел для регистрации, оформления и выпуска. Срок оформления - 3 рабочих дня.
Выпускаемым документам присваиваются номера по единой нумерации, которая ведется в журналах регистрации в пределах календарного года раздельно для постановлений, распоряжений администрации области, для постановлений, распоряжений Губернатора области по основной деятельности, распоряжений по личному составу, распоряжений по командировкам, отпускам, учебе.
Датой принятия постановления, распоряжения Губернатора области считается дата его подписания.
Датой принятия постановления, распоряжения администрации области является дата проведения заседания Коллегии, на котором было принято решение о принятии данного акта. В случае принятия постановления и распоряжения администрации области в порядке заочного голосования датой его принятия является дата его подписания.
Для регистрации постановлений администрации области применяется литера "-пк", распоряжений администрации области - литера "-рк".
Постановлениям Губернатора области присваиваются номера без литеры.
Распоряжениям Губернатора области присваиваются следующие литеры:
по основной деятельности - "-р",
по личному составу - "-рл",
по командировкам, отпускам, учебе - "-рко".
2.2.17 Копии постановлений и распоряжений, приложения к ним заверяются печатью Отдела и согласно листу рассылки заносятся в карточки рассылки, после чего передаются в канцелярию для направления адресатам.
Копии всех постановлений и распоряжений по основной деятельности направляются Вице-Губернатору и в сектор контроля управления организационной работы аппарата Губернатора области.
Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются структурным подразделениям администрации области, органам местного самоуправления, учреждениям и организациям, которым эти акты рассылались ранее.
Замена ранее разосланных постановлений, распоряжений производится по указанию руководителя аппарата Губернатора области.
2.2.18 Постановления нормативного характера подлежат официальному опубликованию. Нормативность определяется письмом главного правового управления на имя руководителя аппарата Губернатора области. После этого копии документов Отделом передаются в департамент информационной политики.
Отдел ежемесячно готовит к изданию сборник наиболее важных постановлений, распоряжений администрации области, который рассылается всем структурным подразделениям администрации области, муниципальным образованиям.
3 Особенности работы с отдельными видами документов
3.1 Поручение
3.1.1 Поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий, преимущественно по оперативным вопросам.
Проекты поручений Губернатора готовятся:
- работниками управления организационной работы аппарата Губернатора - по итогам совещаний (заседаний), проводимых Губернатором.#
- работниками структурных подразделений администрации области;#
Проекты поручений Вице-Губернатора, первых заместителей Губернатора, заместителей Губернатора, руководителя аппарата Губернатора готовятся:
- консультантами (помощниками) руководителей;
- работниками структурных подразделений администрации области.
3.1.2 Поручения оформляются на бланках (приложение N 10).
Поручения излагаются лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение, сроков исполнения и почтового адреса (в случае необходимости), фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя.
Не допускаются правки, изменения и добавления в текстах поручений после их подписания.
3.1.3 Поручения готовятся в 2-х экземплярах, а при наличии нескольких исполнителей - с учетом их количества.
Исполнителям поручения направляются в подлинниках. Один экземпляр поручения с подлинной подписью остается в управлении организационной работы или у помощника - соответственно.
3.1.4 Поручения Губернатора регистрируются в день подписания в управлении организационной работы, поручения Вице-Губернатора, первых заместителей, заместителей Губернатора - их помощниками в журналах за своими номерами, которые дополняются инициалами руководителя.
3.1.5 Регистрационные номера поручений Губернатора формируются:
- по коллегии администрации области: ПСС-к/порядковый N;
- по совещаниям с главами муниципальных образований: ПСС-м/порядковый N;
- по деятельности администрации области: ПСС-а/порядковый N.
3.1.6 Информация о выполнении поручения направляется руководителю, давшему поручение, или ответственному исполнителю для свода, обобщения и подготовки информации за 2 дня до срока, указанного в поручении.
Информация о выполнении поручения Губернатора регистрируется в канцелярии, передается в управление организационной работы, которое направляет ее Губернатору.
После рассмотрения информации Губернатором канцелярия передает документы в управление организационной работы, а копию резолюции направляет исполнителю для дальнейшей работы
3.1.7 Поручение снимается с контроля руководителем, давшим поручение. Поручения Губернатора снимаются с контроля списком в конце каждого месяца, при наличии выполненных поручений на основании информации управления организационной работы.
3.2 Приказ
3.2.1 Приказы издаются по кадровым, организационным, оперативным и другим вопросам внутренней работы аппарата Губернатора области.
Подразделения аппарата Губернатора готовят и вносят проекты приказов на основании поручений руководителя аппарата Губернатора области, его заместителей, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих поручений, заявлений.
Приказы подписываются руководителем аппарата Губернатора области. В его отсутствие - первым заместителем руководителя аппарата Губернатора, за исключением приказов о приеме на работу и увольнении (кроме приказов об увольнении по собственному желанию).
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений аппарата Губернатора, которые готовят и вносят проект.
Ответственность за оформление приказов возлагается на управление государственной, муниципальной службы и кадровой политики.
3.2.2 Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения аппарата Губернатора, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, а также начальником управления государственной, муниципальной службы и кадровой политики. Возражения по проекту приказа, возникшие при согласовании, излагаются в письменном виде.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
3.2.3 Приказы оформляются на бланке установленной формы (приложение N 11).
Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Например: 04 марта 2004 г.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля. Текст выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении аппарата Губернатора или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не включается пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения аппарата Губернатора (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки.
Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на оборотной стороне последнего листа приложения.
3.2.4 Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года по следующим группам:
по основной деятельности;
по личному составу;
по отпускам и административно-хозяйственным вопросам;
по командировкам.
Для регистрации приказов по основной деятельности применяется литера - "ос", по личному составу - "лс", по командировкам - "к", по отпускам и пр. - без литеры.
Приказы регистрируются в журналах.
3.2.5 Управление государственной, муниципальной службы и кадровой политики заверяет печатью управления копии приказов, направляет исполнителю и адресатам в соответствии с листом рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
3.3 Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях (заседаниях).
3.3.1 Оформление протоколов совещаний, проводимых Губернатором области, возлагается на управление организационной работы.
3.3.2 Оформление протоколов совещаний, проводимых Вице-Губернатором, первыми заместителями Губернатора и заместителями Губернатора области, руководителем аппарата Губернатора области, возлагается на их консультантов (помощников) или соответствующие службы структурных подразделений администрации области.
3.3.3 Протокол печатается на общем бланке администрации области и имеет следующие реквизиты (приложение N 12):
наименование документа - слово Протокол печатается после последней строки бланка прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита, отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола - датой протокола является дата заседания. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита;
текст протокола;
подпись.
Наименование должности печатается через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
3.3.4 Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали - список присутствовавших или ссылка на приложение со списком присутствовавших (в столбик, по алфавиту)
Повестка дня
Докладчики по каждому пункту повестки дня
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
Слушали - Выступили - Постановили (Решили).
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается другим размером шрифта. Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
3.3.5 Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
3.3.6 Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: заседаний коллегий, совещаний и т.д.
3.3.7 Если совещание стенографируется или записывается на магнитную ленту, то текстовая распечатка совещания подписывается руководителем аппарата Губернатора области или лицом, ответственным за проведение совещания, и прикладывается к протоколу.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка из протокола заверяется печатью управления организационной работы аппарата Губернатора.
3.4 Служебные письма
3.4.1 Служебные письма готовятся как:
- ответы о выполнении нормативных и организационно-распорядительных документов;
- ответы на запросы различных учреждений, организаций, предприятий и частных лиц;
- сопроводительные письма;
- инициативные письма.
3.4.2 Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании типовых сроков исполнения или резолюцией руководителя.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями.
3.4.3 Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 (приложение N 13) и содержат следующие реквизиты: название организации, ее справочные данные, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, отметку о приложениях, подпись, отметку об исполнителе. В ответных письмах обязательно должна быть ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
3.4.4 В письмах используются следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа (просим направить...; направляем на рассмотрение...);
- от первого лица единственного числа (считаю необходимым ...; прошу выделить...);
- от третьего лица единственного числа (Администрация области считает...").
Текст письма, как правило, состоит из двух частей.
В первой части излагаются причина, цели или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.
Во второй части (заключительной), начинающейся с абзаца, помещают выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Если служебное письмо содержит приложения, то все приложения должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, подготовившим эту информацию.
3.4.5 Датой письма является дата его регистрации в канцелярии.
3.4.6 Право подписи служебных писем устанавливается в положении о структурном подразделении и должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
4 Бланки документов
4.1 Документы в администрации области оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 (приложения N 14, 15, 16).
Применяются многоцветные и одноцветные гербовые бланки, бланки без изображения герба.
4.2 Многоцветные гербовые бланки:
- бланк постановления, распоряжения Губернатора области (приложения N 6, 7);
- бланк постановления, распоряжения администрации области (приложения N 8, 9);
- бланк письма администрации области (приложение N 17);
- бланк письма аппарата Губернатора области (приложение N 18);
- бланк письма должностного лица:
- Губернатора области;
- Вице-Губернатора области;
- первого заместителя Губернатора области;
- заместителя Губернатора области (приложение N 19);
- руководителя аппарата Губернатора области.
4.3 Одноцветные гербовые бланки:
- общий бланк администрации области;
- общий бланк аппарата Губернатора области;
- бланк письма аппарата Губернатора области;
- бланк письма должностного лица:
- Губернатора области;
- Вице-Губернатора области;
- первого заместителя Губернатора области;
- заместителя Губернатора области;
- руководителя аппарата Губернатора области;
- бланк поручения Губернатора области, Вице-Губернатора области, первых заместителей, заместителей Губернатора (приложение N 10);
- бланк приказа аппарата Губернатора области.
4.4 Для резолюций руководства используются бланки без изображения герба.
4.5 Право подписи имеют:
- на бланке должностного лица (персональном бланке) - только это должностное лицо;
- на бланке администрации области - Губернатор, Вице-Губернатор, первые заместители Губернатора, заместители Губернатора;
- на бланке аппарата Губернатора области - руководитель аппарата Губернатора и его заместители.
4.6 Многоцветные гербовые бланки изготавливаются типографским способом.
Одноцветные гербовые бланки и бланки без изображения герба могут изготавливаться с использованием компьютерной техники при обязательном согласовании образцов бланков с начальником управления по обращениям граждан и делопроизводству.
4.7 Многоцветные гербовые бланки писем применяются для переписки со сторонними организациями, физическими лицами.
Одноцветные гербовые бланки применяются для внутренней переписки между структурными подразделениями администрации, заместителями Губернатора, а также заместителями Губернатора и структурными подразделениями.
Бланки писем могут быть с продольным или угловым расположением реквизитов.
4.8 В случае, когда соавторами документов администрации Тюменской области являются Тюменская областная Дума, профсоюзы, другие организации, документы оформляются без бланка.
4.9 Внутренние документы: положение, штатное расписание, должностная инструкция, протокол, акт, докладная записка, справка, объяснительная записка, заключение оформляются на общем бланке (приложение N 20).
4.10 Заявление, объяснительная записка и т.д., авторами которых являются физические лица, могут быть написаны от руки.
4.11 Многоцветные гербовые бланки постановлений и распоряжений Губернатора области и администрации области хранятся в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений. Печатание на бланках осуществляется в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений.
4.12 Многоцветные гербовые бланки писем руководителей администрации области, изготовленные типографским способом, хранятся и используются в управлении по обращениям граждан и делопроизводству. Многоцветные гербовые бланки писем не передаются в структурные подразделения администрации области, юридическим и физическим лицам.
Печатание писем на многоцветных гербовых бланках осуществляется, как правило, в машинописном бюро управления по обращениям граждан и делопроизводству. Документ должен быть представлен на бумажном носителе вместе с дискетой в формате текстового редактора Word for Windows.
Письма руководителей на многоцветных гербовых бланках могут оформляться их помощниками (консультантами). В этом случае, заведующая машинописным бюро управления по обращениям граждан и делопроизводству выдает помощникам (консультантам) бланки под роспись в журнале учета. Ответственность за использование и уничтожение испорченных бланков при этом возлагается на помощников руководителей.
4.13 Многоцветные гербовые бланки хранятся в сейфах или в запираемых на ключ шкафах.
5 Оформление реквизитов документов
5.1 Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата оформляется без кавычек.
Способ написания даты зависит от характера документа.
В постановлениях, распоряжениях, приказах, документах, определяющих права граждан и организаций, а также в документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 29 апреля 2004 г.
В других документах допускается цифровой способ оформления даты: число, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (без точки в конце даты).
Например: 29.04.2004
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
При подготовке проекта документа печатаются только месяц и год.
5.2 Регистрационный номер
Регистрационный номер включает порядковый номер документа и может дополняться индексом подразделения аппарата Губернатора, индексом дела по номенклатуре, литерами и др. информацией.
5.3 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
5.4 Адресование документа
Документы могут быть адресованы организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Департамент финансов
администрации Тюменской области
Отдел кадров
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например:
Аппарат Губернатора области
Начальнику управления
организационной работы
И.И. Иванову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Главам объединенных
муниципальных образований
(по списку)
Документ не должен содержать более 4-х адресатов. Если документ направляется более чем в 4 адреса, исполнитель прилагает к письму указатель рассылки.
Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывается.
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной почтовыми правилами.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
ОАО "Фанерный комбинат"
ул. Береговая, д. 21,
г. Тюмень, 625016
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:
Н.А. Семенову
ул. Республики, д. 135, кв. 7,
г. Тюмень, 625035
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:
Председателю садового товарищества
"Липовый остров"
И.И. Иванову
Полный почтовый адрес указывает составитель документа.
5.5 Утверждение документа
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.
Примерный перечень документов, на которых проставляется гриф утверждения, дан в приложении N 21.
При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены, Утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
Утверждено
приказом начальника
Главного управления строительства
от 23.04.2004 N 34
или
Утвержден
решением Совета Губернаторов
Тюменской области,
Ханты-Мансийского автономного округа,
Ямало-Ненецкого автономного округа
Протокол от 07.12.2004 N 4СГ
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова Утверждаю, наименования должности лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
Утверждаю
Руководитель аппарата
Губернатора области
Подпись И.И. Иванов
14.05.2004
Слова Утвержден (Утверждена, Утверждены, Утверждаю, Утверждено) печатают прописными буквами без кавычек. Допускается в реквизите "гриф утверждения" центрировать элементы относительно самой длинной строки.
5.6 Резолюция
Проект резолюции готовится и оформляется помощником или консультантом и содержит задание руководителя по исполнению документа.
Резолюция располагается в правом углу первого листа документа, либо на специальном бланке (формата А6) с напечатанными должностью и фамилией руководителя.
Резолюция включает в себя: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись руководителя, дату. Если резолюция на отдельном бланке, она обязательно должна содержать дату и регистрационный номер документа, к которому она относится.
| Заместитель Губернатора Тюменской области _______________________________________________________________________ к N 1243г/04 от 29.10.2004 А.С. Иванову В.А. Петрову Прошу подготовить проект распоряжения. Срок - 20.11.2004 подпись ----------------------------- И.И. Иванов 30.10.2004 |
В случае отсутствия руководителя резолюция подписывается должностным лицом, его замещающим.
5.7 Заголовок к тексту
Заголовок составляется исполнителем ко всем документам, кроме телеграмм, извещений и документов на бланке формата А5.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
"о чем?", "о ком?", например: "Об изменении...";
"чего?", "кого?", например: "Должностная инструкция главного специалиста".
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 - 4 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через один интервал, возможно выделение курсивом или жирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок печатают без кавычек, располагают слева над текстом документа, а при оформлении документа на бланке с продольным расположением реквизитов заголовок может выравниваться по центру.
5.8 Отметка о наличии приложений к документу
Отметку о наличии приложения к письму располагают от левого поля после текста через 2 - 4 интервала, перед реквизитом "Подпись" и оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров (при наличии нескольких приложений их нумеруют), например:
Приложение: 1. Справке о ... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект ... на 8 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Письмо департамента финансов администрации
Тюменской области от 10.02.2004 N 25 и
приложение к нему, всего на 10 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметка о приложении имеет вид:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, решения) на первом его листе в верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Допускается выражение "Приложение N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
Приложение N 1
к постановлению администрации
Тюменской области
от 07 июня 2004 г. N 39-пк
5.9 Подпись
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
Руководитель аппарата
Губернатора области подпись И.И. Иванов
или на бланке:
Заместитель руководителя подпись И.И. Иванов
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:
Начальник управления бухгалтерского
учета и отчетности подпись И.И. Иванов
При оформлении документа на бланке должностного лица, его должность в подписи не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Руководитель подпись И.И. Иванов
Главный бухгалтер подпись П.П. Петров
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Директор департамента Директор департамента
финансов экономики
Личная подпись И.И. Иванов Личная подпись П.П. Петров
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Фамилии в составе комиссии перечисляются в алфавитном порядке, например:
Председатель комиссии подпись И.И. Иванов
Члены комиссии подпись П.П. Петров
подпись С.С. Сидоров
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. При этом не допускается ставить предлог "За,# или косую черту перед наименованием должности, а также вносить какие-либо исправления от руки или машинописным способом.
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал, если состоит из нескольких строк.
Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
5.10 Гриф согласования документа
Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования документа состоит из слова "Согласовано", должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
Согласовано
Председатель Счетной палаты
Тюменской области
Личная подпись И.И. Иванов
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
Согласовано
Письмо Минздрава РФ
от 30.09.2004 N 01-15/55
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа. Слово Согласовано печатается прописными буквами без кавычек.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
5.11 Визы согласования документа
Внутреннее согласование документа называется визой.
Визирование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Виза включает в себя должность и личную подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
Для документа, подлинник которого остается в аппарате Губернатора (постановления, распоряжения, приказы), визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из аппарата Губернатора (служебные письма), визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Замечания, особые мнения и дополнения к документу оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Директор департамента
здравоохранения
Личная подпись И.И. Иванов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
5.12 Оттиск печати
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Примерный перечень документов, требующих заверения печатью, приведен в приложении N 22.
Документы заверяют печатью организации.
5.13 Отметка о заверении копии
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения и, если необходимо, печать. Например:
Верно
Заведующий канцелярией подпись И.И. Иванов
Дата
5.14 Отметка об исполнителе
Реквизит об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Иванов Иван Васильевич
(3452) 23-10-15
5.15 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Реквизит содержит следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении подписывается и датируется руководителем подразделения аппарата Губернатора, в котором исполнен документ или исполнителем документа.
На служебных письмах номер дела по номенклатуре дел проставляет канцелярия, в других подразделениях аппарата Губернатора на документах номера дел проставляют исполнители или лица, ответственные за делопроизводство.
Данный реквизит располагается от левого поля в нижней части документа.
5.16 Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа - штамп, который содержит название организации, регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Штамп проставляют на первом листе документа в правом нижнем углу, при невозможности этого - на любом свободном месте.
5.17 Идентификатор электронной копии документа
Реквизит представляет собой отметку (колонтитул), проставляется при необходимости в левом нижнем углу каждой страницы документа. Включает в себя данные, необходимые для поиска документа: имя файла на машинном носителе, код оператора.
6 Организация документооборота и регистрация документов
6.1 Общие положения
Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Документ повторно не регистрируется при передаче из одного подразделения аппарата Губернатора в другое.
Порядок регистрации конкретного вида документов описан в соответствующих разделах настоящей инструкции.
| Вид документа | Где осуществляется регистрация |
Форма регистрации |
| Федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, протоколы заседаний правительственных комиссий |
канцелярия | база данных |
| Законы Тюменской области | канцелярия | база данных |
| Постановления областной Думы | канцелярия | база данных |
| Письма в адрес Губернатора, Вице-Губернатора, первых заместителей Губернатора, заместителей Губернатора, аппарата Губернатора (в том числе факсограммы и информации о выполнении поручений руководителей администрации области) |
канцелярия | базы данных по корреспон- дентскому признаку |
| Поручения Губернатора области | управление организационной работы |
база данных |
| Поручения Вице-Губернатора, первых заместителей Губернатора, заместителей Губернатора |
консультанты; помощники |
журналы |
| Постановления, распоряжения Губернатора и администрации области |
отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений |
база данных |
| Проекты постановлений, распоряжений Губернатора и администрации области |
отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений; помощники руководителей |
база данных журналы |
| Договоры, соглашения администрации области | главное правовое управление |
база данных журнал |
| Доверенности от имени администрации области |
главное правовое управление |
база данных журнал |
| Приказы руководителя аппарата Губернатора области |
управление государственной, муниципальной службы и кадровой политики |
Журналы |
| Трудовые договоры работников аппарата Губернатора области, руководителей и номенклатурных работников |
управление государственной, муниципальной службы и кадровой политики |
Журналы |
| Обращения граждан и переписка по ним | отдел писем и приема граждан |
база данных |
| Поручения руководителей администрации с личного приема граждан |
отдел писем и приема граждан |
база данных |
| Телеграммы (исходящие и входящие) | канцелярия | база данных |
| Электронная почта (на бумажном носителе) | канцелярия | база данных |
| Планы и отчеты структурных подразделений администрации области |
управление организационной работы |
Без регистрации |
| Внутренняя переписка (между заместителями Губернатора, между руководителями аппарата Губернатора и подразделениями аппарата) |
Помощники консультанты |
журналы |
| Командировочные удостоверения | управление государственной, муниципальной службы и кадровой политики |
журнал |
| Служебные удостоверения | управление государственной, муниципальной службы и кадровой политики |
журнал |
6.2 Организация доставки и отправки документов
6.2.1 Доставка документов в канцелярию аппарата Губернатора осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и другими средствами связи (факсы, телеграммы), а также нарочным.
Документы, доставленные фельдъегерской связью, принимает специалист канцелярии под расписку в реестре.
При приеме документов от нарочных в разносной книге отправителя проставляется дата получения документа, подпись сотрудника, принявшего документ, и при необходимости - печать канцелярии аппарата Губернатора области.
6.2.2 Электронная почта в аппарат Губернатора поступает и отправляется через управление организационной работы. Адрес электронной почты: E-mail: vgc@tmn.ru.
Поступившие по электронной почте документы, распечатываются и передаются в канцелярию для регистрации.
6.2.3 Отправка корреспонденции осуществляется канцелярией: фельдъегерской, заказной и простой почтой, факсами, телеграммами, а так же курьером.
Вид отправки документа определяет исполнитель.
6.2.4 Для отправки канцелярией документы принимаются:
- курьером - до 13.30 (доставка начинается в 14.00);
- почтой - до 13.30;
- фельдсвязью - до 16.00#
- телетайпом - до 17.00;#
Корреспонденция, поступившая на отправку позднее указанного времени, отправляется на следующий рабочий день.
Отправка срочных документов производится в течении всего рабочего дня.
6.2.5 Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов: наличие адреса отправки, приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
6.3 Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции
6.3.1 Прием, первоначальная обработка, распределение корреспонденции, поступающей в адрес Губернатора, Вице-Губернатора, первых заместителей Губернатора, заместителей Губернатора, руководителя аппарата Губернатора области производятся централизованно канцелярией аппарата Губернатора (кроме обращений граждан). В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли) вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним сотрудники канцелярии созваниваются с отправителем для решения вопроса о регистрации документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
6.3.2 Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не регистрируются:
- статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры;
- документы, поступившие в канцелярию администрации, но адресованные структурным подразделениям;
- дайджест прессы, обзоры печати, газеты, журналы, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты, рекламные материалы,#
- информационные сводки, прогнозы погоды и т.п.;
- поздравительные письма, телеграммы.
6.3.3 Регистрации подлежат документы, оформленные в соответствии с установленными требованиями.
Поступившие документы регистрируются в компьютере, при этом заполняются следующие реквизиты: входящий номер, дата регистрации, количество листов (с учетом приложений) и количество экземпляров, исходящий номер и дата поступившего документа, корреспондент, краткое содержание (заголовок), кому направлен документ для рассмотрения.
Телеграммы и факсограммы регистрируются на общих основаниях. Документы, поступившие по факсу, передаются на рассмотрение руководителю в виде ксерокопии, а факсограммы остаются в канцелярии.
Регистрация документов производится в день поступления до 17 часов, в пятницу и предпраздничные дни - до 15 часов. Документы, поступившие позже указанного времени, регистрируются датой следующего рабочего дня.
При поступлении документов после 17.00 или с пометкой "срочно" на них указывается время поступления. Документ, поступивший с пометкой "срочно", "вручить немедленно" вручается незамедлительно.
6.3.4 Поступившая корреспонденция направляется на рассмотрение в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором, Вице-Губернатором, заместителями Губернатора, руководителем аппарата и управляющим делами Губернатора.
6.3.5 Помощники (консультанты) Губернатора, Вице-Губернатора, первых заместителей Губернатора, заместителей Губернатора, руководителя аппарата Губернатора получают в канцелярии почту вместе с карточкой учета входящих документов не реже двух раз в день.
Работники службы ДОУ (документационного обеспечения управления) структурных подразделений администрации области получают почту в канцелярии аппарата Губернатора ежедневно.
6.3.6 После рассмотрения руководством документы с резолюцией возвращаются в канцелярию для внесения текста резолюции и срока исполнения в базу данных, затем передаются исполнителям.
Подлинник документа получает ответственный за свод исполнитель, остальным - передаются копии. Тиражирование документа возлагается на помощников (консультантов).
К ответу (проекту ответа), передаваемому на подпись руководству, исполнителем прилагается подлинник или копия документа с первичной резолюцией.
6.3.7 В случае, если ответ направляется за подписью Губернатора, Вице-Губернатора, первых заместителей Губернатора, заместителей Губернатора или руководителя аппарата Губернатора, оригинал документа вместе с ответом возвращается в канцелярию.
Если ответ направляется руководителем структурного подразделения, оригинал документа остается у него.
6.3.8 В случае поступления от депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации либо депутата иного уровня письма, носящего информационный характер и не требующего ответа по тексту документа, ответ на соответствующее письмо не направляется.
6.4 Обработка и регистрация исходящих документов
6.4.1 Регистрацию и учет исходящей корреспонденции (телеграммы, письма) руководителей администрации области и аппарата Губернатора осуществляет канцелярия аппарата Губернатора в соответствующей базе данных.
Корреспонденция за подписью руководителей структурных подразделений администрации регистрируется и отправляется секретарями соответствующих приемных или ответственными за делопроизводство.
6.4.2 Документы для отправки передаются полностью оформленными с указанием почтового адреса (при необходимости с листом рассылки).
6.4.3 Исходящие письма подписываются в двух экземплярах. Второй экземпляр письма визируется руководителем структурного подразделения, подготовившего письмо.
Первый экземпляр и приложения к нему направляются канцелярией адресату. Второй экземпляр со всеми приложениями остается в канцелярии.
6.4.4 Дата исходящего документа проставляется в канцелярии при регистрации.
6.4.5 При регистрации исходящих инициативных документов им присваивается регистрационный номер, который содержит: номер дела по номенклатуре дел канцелярии, порядковый номер отправляемого документа и через дефис две последние цифры года. Например: 16/2031-04
Регистрационный номер ответа на входящий документ содержит: номер дела по номенклатуре дел канцелярии, входящий номер и порядковый номер отправляемого документа. Например: 6/2360м-04-123.
Документам одинакового содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.
При регистрации исходящих документов заполняются следующие реквизиты: регистрационный номер, дата документа, количество листов, адресат, заголовок (краткое содержание), инициалы подписавшего документ, ФИО и телефон исполнителя.
6.5 Регистрация и рассмотрение обращений граждан
Работа с обращениями граждан ведется в соответствии с Конституцией РФ, Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.1968 (в редакции от 02.02.1988), Законом Тюменской области от 12.05.1995 (в редакции от 13.01.2001) "О порядке рассмотрения обращений граждан в Тюменской области", постановлениями и распоряжениями Губернатора области по вопросам работы с обращениями граждан, настоящей инструкцией, положением об отделе писем и приема граждан.
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату Закона Тюменской области следует читать: "23.05.1995"
Ответственность за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, поступивших в аппарат Губернатора области, возлагается на руководителя аппарата Губернатора.
Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на отдел писем и приема граждан управления по обращениям граждан и делопроизводству (далее Отдел).
6.5.1 Регистрация и рассмотрение письменных обращений граждан
6.5.1.1 Регистрация обращений граждан осуществляется специалистом Отдела в день поступления обращения в аппарат Губернатора.
Регистрационный номер и дата поступления обращения указываются в штампе, который проставляется в правом нижнем углу первой страницы письма или на любом свободном от текста месте. Регистрационный номер обращения состоит из порядкового номера в пределах календарного года, дополненного литерой "ж".
6.5.1.2 На каждое обращение заполняется дело, на обложке которого указываются: регистрационный номер, фамилия; инициалы заявителя; домашний адрес; вопрос, по которому обращается заявитель; дата поступления обращения; через какое учреждение оно поступило; кому из руководства передано на рассмотрение.
Если обращение повторное - в правом верхнем углу обложки ставится отметка "повторное" и все материалы прежних обращений прилагаются к нему.
Повторными считаются обращения от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок исполнения или когда заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
6.5.1.3 Информация по письменному обращению вводится специалистом Отдела в компьютерную базу данных, распечатывается карточка регистрации писем граждан (приложение N 23) и передается вместе с обращением помощникам (консультантам) через канцелярию.
6.5.1.4 Не подлежат рассмотрению обращения, выдержанные в некорректной форме, бессмысленные по содержанию и анонимные. Такие обращения направляются начальником Отдела в архив с пометкой "Оставить без рассмотрения". Аннотация такого письма в учетной карточке должна содержать обоснование принятого решения.
Анонимным признается обращение, в котором не указаны фамилия, имя, отчество, данные о месте жительства, работы или учебы заявителя.
Исключение составляют анонимные обращения, содержащие сведения о готовящемся или совершенном преступлении, которые незамедлительно направляются для проверки в правоохранительные органы.
6.5.1.5 Не рассматриваются по существу обращения, если:
- обращение того же лица (группы лиц) и по тем же вопросам было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятого решения;
- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение.
В этих случаях начальник управления по обращениям граждан и делопроизводству направляет заявителю ответ с указанием одной из перечисленных причин.
6.5.1.6 Указания об исполнении обращений граждан оформляются в форме резолюции руководителей.
Резолюция готовится помощником (консультантом) руководителя, который копирует ее в необходимом количестве и вместе с документами заявителя направляет в Отдел. Подлинники документов направляются специалистом Отдела для работы исполнителю, копии остаются в Отделе.
Руководитель, рассмотревший обращение, извещает гражданина в письменной форме о том, куда оно направлено для исполнения.
В случае оформления резолюции руководителя и извещения заявителя на одном бланке, письмо подписывается руководителем в 3-х экземплярах: исполнителю, заявителю, в дело.
6.5.1.7 Запрещается направлять обращения граждан, содержащие жалобы, на разрешение должностным лицам или органам, действия которых обжалуются.
6.5.1.8 Руководитель, рассмотревший обращение, решает вопрос о постановке его на контроль. Обращения, имеющие общественное значение, содержащие жалобы на должностных лиц, и в которых сообщается о нарушениях законных прав и интересов заявителей, как правило, ставятся на контроль.
6.5.1.9 Обращения, направленные на рассмотрение в структурные подразделения администрации области и аппарата Губернатора, если на них поставлен штамп "Подлежит возврату", возвращаются вместе с ответом в Отдел.
6.5.1.10 О контроле и сроках рассмотрения обращений граждан см. в пункте 7.2 настоящей инструкции.
6.5.1.11 Руководители при рассмотрении обращений граждан обязаны:
внимательно разобраться в их существе, при необходимости истребовать нужные документы, направить работников на места для проверки, принять другие меры для объективного разрешения вопроса;
принимать обоснованные решения по обращениям граждан, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;
сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям, а в случае отклонения - указывать мотивы; по просьбам граждан разъяснять порядок обжалования;
систематически анализировать и обобщать обращения граждан с целью устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан.
6.5.1.12 Решение о снятии с контроля обращения принимает руководитель, первоначально рассмотревший его. Ставится отметка "в дело", дата и личная подпись руководителя.
Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителю.
6.5.1.13 Начальник Отдела еженедельно, в понедельник, направляет помощникам (консультантам) Вице-Губернатора, первых заместителей Губернатора, заместителей Губернатора напоминания об истечении сроков исполнения документов, стоящих на контроле.
Специалисты Отдела анализируют поступившие документы, готовят начальнику управления по обращениям граждан и делопроизводству ежемесячную, ежеквартальную информации о количестве, характере поступивших обращений и результатах их рассмотрения для информирования руководителя аппарата Губернатора.
6.5.2 Организация личного приема граждан
Личный прием граждан в администрации области ведут: Губернатор, Вице-Губернатор, первые заместители Губернатора, заместители Губернатора, руководитель аппарата, управляющий делами и руководители структурных подразделений.
6.5.2.1 Личный прием граждан Губернатором, Вице-Губернатором, первыми заместителями Губернатора, заместителями Губернатора, руководителем аппарата, управляющим делами осуществляется в дни и часы согласно утвержденному Губернатором графику.
В случае отсутствия должностного лица, ведущего прием, личный прием записавшихся граждан ведет другое, замещающее его, должностное лицо.
6.5.2.2 В структурных подразделениях, которые по специфике работы посещает большое количество граждан, прием осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, в течение рабочего дня.
В этих целях приказом руководителя структурного подразделения назначается ответственный работник или определяется иной порядок, обеспечивающий ежедневный прием граждан.
6.5.2.3 Запись граждан на личный прием к Губернатору, Вице-Губернатору, первым заместителям Губернатора, заместителям Губернатора, руководителю аппарата Губернатора, управляющему делами осуществляют специалисты Отдела, при необходимости, вместе с помощниками руководителей.
При записи на личный прием к Губернатору, Вице-Губернатору, первым заместителям Губернатора, заместителям Губернатора необходимо учитывать, у кого из руководителей структурных подразделений администрации, заместителей Губернатора были ранее на приеме посетители, как решались поставленные вопросы, обоснованность ответов.
6.5.2.4 При первичном обращении в Отдел для записи на личный прием к Губернатору или его заместителям, посетители направляются, прежде всего, к руководителям соответствующих структурных подразделений администрации. Отказ руководителей структурных подразделений в приеме обратившихся, в этих случаях, не допускается..#
6.5.2.5 При записи на личный прием специалист Отдела оформляет учетно-контрольную карточку и учетную карточку личного приема граждан, в которые заносятся сведения о посетителе, краткое содержание обращения (приложения N 24, 25).
Информация о посетителе, краткое содержание обращения ежедневно заносятся специалистом Отдела в электронную базу данных по единой нумерации в пределах календарного года.
Учетные карточки личного приема граждан передаются работниками Отдела в день обращения помощникам руководителей для подготовки дел к личному приему.
6.5.2.6 При проведении личного приема у Губернатора, Вице-Губернатора, первых заместителей Губернатора, заместителей Губернатора, руководителя аппарата присутствуют: помощник, начальник управления по обращениям граждан и делопроизводству, руководитель Отдела, должностные лица, у которых ранее были на приеме посетители, приглашенные по соответствующим вопросам должностные лица.
Помощники после приема посетителя записывают в карточку личного приема граждан поручения руководителя, ведущего прием, с указанием конкретных исполнителей и сроков исполнения, подписывают карточку или оформляют поручение отдельным письмом у руководителя и передают ее в течение трех дней в Отдел. Копия карточки или поручения остается у помощника.
6.5.2.7 Специалист Отдела вводит информацию с личного приема в компьютерную базу и не позднее чем через сутки направляет карточку личного приема граждан или письмо-поручение исполнителю.
Контроль за выполнением поручений Губернатора, Вице-Губернатора, заместителей по вопросам личного приема граждан, а также просьб, высказанных посетителями на личном приеме, осуществляют помощники.
Контроль за выполнением поручений по вопросам личного приема в департаментах, управлениях, комитетах и других службах администрации осуществляют помощники руководителей структурных подразделений или другие назначенные для этих целей должностные лица. Они обеспечивают исполнение поручений в установленные законодательством сроки и информируют руководителей о принятых мерах.
Должностные лица, которым поручено исполнение личных обращений граждан, готовят в зависимости от содержания поручения информацию или ответ посетителю.
Специалисты Отдела анализируют поступившие документы, рассылают ответы заявителям, готовят ежемесячную, ежеквартальную информации о количестве принятых посетителей и результатах рассмотрения обращений начальнику управления по обращениям граждан и делопроизводству для информирования руководителя аппарата Губернатора.
7 Особенности работы с документами с пометкой
"Для служебного пользования"
7.1 На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, подготавливаемых в подразделениях администрации области, проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - ДСП).
7.2 К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Изготовление, копирование (тиражирование) документов с пометкой ДСП осуществляется в машинописном и множительном бюро управления по обращениям граждан и делопроизводству в соответствии с Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации".
К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:
- законодательные, нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
- документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;
- документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;
- описание структур органов исполнительной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также адреса;
- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц.
7.3 Необходимость проставления пометки ДСП на документе определяется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения или руководителем, подписывающим или утверждающим документ.
7.4 Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке или титульном листе издания.
7.5 Прием, учет и регистрация документов с пометкой ДСП осуществляется специалистами служб делопроизводства структурных подразделений администрации области, которым поручен прием и учет несекретных документов.
7.6 Документы с пометкой ДСП:
- учитываются совместно с другими несекретными документами, в контрольно-регистрационной форме (карточке, журнале, и др), к документу добавляется запись "ДСП";
- печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, инициалов имени и фамилии специалиста, печатавшего документ;
- после подписания руководителем тиражируются (копируются) помощником (консультантом), учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
- не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи;
- рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Лист рассылки подписывается исполнителем или руководителем структурного подразделения администрации области, в котором подготовлен документ;
- передаются работникам подразделения под расписку;
- пересылаются сторонним организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
- хранятся в сейфах или шкафах, запираемых на ключ.
7.7 Исполненные документы с пометкой ДСП формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел подразделений аппарата Губернатора. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка ДСП.
7.8 Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
7.9 В случае обнаружения утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения аппарата Губернатора проводит служебное расследование и о результатах докладывает руководству администрации области.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, утверждаемый руководителем, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
7.10 Не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой ДСП. Результаты проверки оформляются актом.
За утрату документов с пометкой ДСП, разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
8 Контроль за исполнением документов
Контроль за исполнением документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку хода исполнения, обобщение и анализ, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело.
8.1 Контролю подлежат зарегистрированные документы:
- требующие ответа в соответствии с действующим законодательством;
- требующие ответа по тексту документа;
- определенные резолюцией Губернатора области, Вице-Губернатора, первых заместителей Губернатора, заместителей Губернатора, руководителя аппарата Губернатора области.
При постановке документа на контроль в правом верхнем углу ставятся штампы: "контроль" ("особый контроль"), "подлежит возврату".
Штампы проставляются:
- консультантами (помощниками) Губернатора, Вице-Губернатора, первых заместителей Губернатора, заместителей Губернатора области, руководителя аппарата Губернатора после ознакомления руководителя с документом;
- работниками канцелярии или отдела писем и приема граждан при регистрации документа, и вводе резолюции в компьютер.
8.2 Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях: для входящих документов - со дня регистрации, для внутренних - со дня подписания или утверждения.
Сроки исполнения документов устанавливаются типовые (определенные законодательством) и индивидуальные (определенные в тексте документа или резолюцией руководителя).
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- с пометкой в тексте "Срочно" - в течение 3 дней;
- с пометкой "Оперативно" - в течение 10 дней;
- остальные - не позднее 30 дней;
- запросы (обращения) членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатские запросы) - не позднее 30 дней;
- запросы (обращения) депутатов других уровней - не позднее 30-дневного срока или в иной, установленный в запросе срок;
- телеграммы: требующие срочного решения - до 2 дней, остальные - 10 дней;
- представления прокуратуры - в течение месяца;
- протесты прокуратуры - не позднее 10 дней;
- обращения граждан: - до 5 дней для принятия неотложного решения, направления по подведомственности;
- до 30 дней при необходимости дополнительной проверки.
8.3 Сроки исполнения могут быть продлены при наличии особых обстоятельств или необходимости проведения дополнительных проверок.
Продление сроков исполнения осуществляется руководителем, поставившим документ на контроль, а в случае его отсутствия - лицом, замещающим его.
При задержке исполнения документа исполнитель за 3 дня до истечения срока представляет на имя руководителя просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием причин и конкретного срока исполнения (не превышающего один месяц), а также информирует контролирующую службу и дает заявителю промежуточный ответ.
8.4 Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации Тюменской области от 14 февраля 2005 г. N 52-рк в пункт 8.5 настоящей инструкции внесены изменения
8.5 Контроль за соблюдением сроков исполнения осуществляют:
- поручений Губернатора - управление организационной работы;
- поручений Губернатора области по реализации указов, распоряжений и поручений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, а также постановлений и распоряжений Губернатора (администрации) области (за исключением распоряжений по вопросам кредитования, выделения и распределения финансовых средств, контролируемых департаментом финансов) - сектор контроля контрольно-методического управления (далее сектор контроля);
- поручений Вице-Губернатора, первых заместителей Губернатора, заместителей Губернатора области - их помощники (консультанты) или руководители структурных подразделений, подготовивших поручения;
- деловой корреспонденции (писем) - канцелярия аппарата Губернатора области;
- обращений граждан - отдел писем и приема граждан.
8.6 Ответственность за исполнение нормативно-правовых и правовых актов Губернатора области, администрации области и органов государственной власти несут руководители структурных подразделений администрации области.
8.7 Контроль за исполнением нормативно-правовых и правовых актов Губернатора области, администрации области и органов государственной власти осуществляется консультантами (помощниками) Вице-Губернатора, первых заместителей, заместителей Губернатора, а также лицами, назначенными приказами руководителей структурных подразделений администрации области.
8.8 На контрольные документы длительного срока исполнения, требующие представления регулярной промежуточной информации (ежемесячной, ежеквартальной и т.д.) заводятся контрольные дела, в которых находятся: контролируемый документ, рабочий план его выполнения, справки, информация и другие материалы по выполнению этого документа. Допускается объединение нескольких аналогичных документов в единое контрольное дело.
Руководители, по мере необходимости, заслушивают должностных лиц о ходе исполнения документов.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации Тюменской области от 14 февраля 2005 г. N 52-рк в пункт 8.9 настоящей инструкции внесены изменения
8.9 Информация о ходе выполнения нормативно-правовых, правовых актов Губернатора области, администрации области и органов государственной власти представляется в указанные сроки руководителями департаментов, комитетов, управлений и помощниками заместителей Губернатора области в аппарат Губернатора области.
Если срок исполнения документа более года, информация о ходе его выполнения представляется ежеквартально.
8.10 Если исполнение документов возложено на нескольких исполнителей, то ответственным исполнителем считается указанный в резолюции первым или тот - за кем закреплен свод. Соисполнители не позднее 3 дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
8.11 Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. Отметка об исполнении проставляется на самом документе и заносится в контрольно-регистрационные формы (карточки, компьютер и др.).
8.12 В случае отпуска, командировки, болезни, увольнения или перемещения, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать все контролируемые документы другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации Тюменской области от 14 февраля 2005 г. N 52-рк в пункт 8.13 настоящей инструкции внесены изменения
8.13 Организация работы по контролю в контрольно-методическом управлении.
Контролируемые документы вносятся в компьютер сектора контроля. Контрольно-учетная карта с указанным сроком исполнения направляется исполнителю, ответственному за контроль.
Контролируемые документы, срок исполнения в которых не определен, рассматриваются и исполняются в сроки, согласованные сектором контроля с исполнителями и указанные в контрольно-учетных картах.
Информация о выполнении мероприятий и поручений, содержащихся в документе, представляется в форме справки, с обязательным указанием, что конкретно сделано по выполнению данного поручения, и вносится предложение о продлении или снятии документа с контроля. Справка должна быть подписана руководителем структурного подразделения администрации области и в случае снятия с контроля согласована с первым заместителем или заместителем Губернатора, курирующим данный вопрос.
Исполненные задания по реализации указов, распоряжений и поручений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, нормативных правовых, правовых актов и распорядительных документов Губернатора (администрации) области снимаются с контроля Губернатором, Вице-Губернатором или руководителем аппарата Губернатора области по информации, представляемой контрольно-методическим управлением.
Контрольно-методическое управление систематически проверяет состояние контроля исполнения документов в структурных подразделениях администрации области и у помощников (консультантов) Вице-Губернатора, первых заместителей и заместителей Губернатора области, ежеквартально готовит информацию об исполнении документов, находящихся на контроле, и представляет ее руководителю аппарата Губернатора области для информирования Губернатора области.
Сбор и анализ информаций о ходе исполнения документов систематически осуществляется контрольно-методическим управлением, для чего не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа исполнителю направляется напоминание.
8.14 Организация работы по контролю в канцелярии.
Отметка о постановке документа на контроль и сроке исполнения документа заносится в компьютер, а документ с карточкой учета входящих документов направляется исполнителю. Копии документов с резолюциями Губернатора, требующими контроля исполнения, передаются в сектор контроля управления организационной работы аппарата Губернатора, под роспись.
Проверка хода исполнения контрольного документа проводится до истечения сроков исполнения. Дважды в неделю в понедельник и четверг помощникам (консультантам) Вице-Губернатора, первых заместителей Губернатора, заместителей Губернатора, руководителя аппарата Губернатора и ответственным исполнителям направляются напоминания о сроках исполнения контрольных документов.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой в компьютере, которая содержит:
- краткие сведения об исполнении или ссылку на документ (дату и номер), свидетельствующий об исполнении;
- отметку "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, фамилию руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Канцелярия еженедельно информирует начальника управления по обращениям граждан и делопроизводству о документах, стоящих на контроле, ежемесячно, ежеквартально готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в аппарате Губернатора области и аналитические отчеты для информирования Губернатора области.
9 Техническое обеспечение работы с документами
9.1 Печатание документов
Печатание документов в аппарате Губернатора осуществляется машинописным бюро, а также непосредственно в подразделениях аппарата Губернатора с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники с соблюдением требований настоящей Инструкции.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Arial Cyr и Times New Roman Cyr размерами N 13, 14, 15, размером N 12 или меньше (для оформления табличных материалов).
В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочный интервал могут быть изменены.
Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное печатание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа синими или черными чернилами. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.
Если документ первоначально готовился с использованием компьютерной техники, то в машинописное бюро представляется дискета, на которой должен быть только один файл.
Печатание документов под диктовку не производится.
Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров. При печатании документов необходимо соблюдать установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.
Документ на бланках формата А4 печатается через 1,5 или 2 межстрочных интервала, формата А5 - через 1 межстрочный интервал.
Корректорские работы специалистами, печатавшими документы, не производятся.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
30 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля:
0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", "Отметка о приложении", заверительной надписи "Верно", слов "Примечание" и "Основание", а также слов Приказываю, Слушали, Выступили, Решили, Предлагаю;
5 - для начала абзаца в тексте;
32 - для реквизита "Адресат" на продольном бланке;
40 - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу".
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.
При изготовлении документов на двух и более листах - второй и последующие нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля, начиная со второй страницы.
9.2 Копирование (тиражирование) документов
Выполнение копировально-множительных работ в аппарате Губернатора области производится централизованно в множительном бюро, а также на копировальных аппаратах, установленных в подразделениях аппарата Губернатора.
Копирование (тиражирование) небольших объемов документов до 10 печатных листов производится непосредственно в подразделениях аппарата Губернатора, имеющих множительную технику.
Разрешается копирование документов и материалов только служебного характера. Тиражирование служебных материалов большого объема производится по согласованию с начальником управления по обращениям граждан и делопроизводству.
Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на бумаге форматов А3, А4, А5. Как правило, это должны быть первые экземпляры документов и рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям.
Сотрудники множительного бюро несут ответственность за соответствие количества снятых копий документов получаемым заказам. Заказы выполняются в порядке их поступления.
Срочность выполнения заказов на размножение документов определяется по согласованию с начальником управления по обращениям граждан и делопроизводству.
9.3 Распечатка фонограмм совещаний
Машинописное бюро обеспечивает распечатку фонограмм совещаний, проводимых Губернатором области и его заместителями.
Фонограммы совещаний записываются на магнитофонные ленты установленного формата, которые хранятся и учитываются в службе инженерного обеспечения.
Магнитные записи этих совещаний хранятся один месяц.
Текст фонограммы печатается в одном экземпляре, листы нумеруются.
Размножение распечатанных фонограмм и ознакомление с ними осуществляется только с разрешения руководителя аппарата Губернатора области.
Распечатанные записи совещаний передаются в управление организационной работы, где хранятся вместе с протоколами.
10 Организация документов в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и передачу их в архив. Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
10.1 Составление номенклатуры дел
10.1.1 Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об аппарате Губернатора области, его подразделениях, их планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва 2000).
10.1.2 Номенклатура дел подразделения аппарата Губернатора составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, подписывается руководителем подразделения и представляется в канцелярию. Вновь созданное подразделение обязано в трехмесячный срок разработать номенклатуру дел своего подразделения и представить ее в канцелярию.
Сводная номенклатура дел аппарата Губернатора области (приложение N 26) составляется специалистом, ответственным за составление номенклатуры дел и архив аппарата Губернатора области (далее - архивариус) на основе номенклатур дел подразделений аппарата, подписывается начальником управления по обращениям граждан и делопроизводству, согласовывается с экспертной комиссией аппарата Губернатора области и утверждается руководителем аппарата Губернатора области.
Не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений, номенклатура дел согласовывается с Экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов администрации области (далее ЭПМК). В случае реорганизации номенклатура согласовывается с ЭПМК независимо от срока предыдущего согласования.
После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения аппарата Губернатора получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия подразделений аппарата Губернатора, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора области.
10.1.3 В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы аппарата, в т.ч. справочные и контрольные картотеки, личные дела и переходящие дела.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.
10.1.4 Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.
10.1.5 Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или разновидности документов (протоколы, распоряжения и т.д.);
название организации или структурного подразделения (автор документа);
название организации, которой будут адресованы документы;
краткое содержание документов дела;
название территории, с которой связано содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела.
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. В заголовках, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, вошедших в дело (планы, списки, доклады и т.д.).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
Например: "Переписка с министерствами и ведомствами по вопросам развития Тюменской области".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
10.1.6 Графы номенклатуры заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения подразделения аппарата Губернатора и порядкового номера заголовка дела в данном подразделении.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.
В графе 3 номенклатуры дел по окончании календарного года ответственным за делопроизводство подразделения (отдела) указываются данные о количестве фактически отложившихся за год дел (томов). Эти сведения передаются в канцелярию для заполнения итоговой записи о категориях и количестве заведенных за истекший год дел.
В графе 4 указывается срок хранения дела и номер статьи по перечню документов. При отсутствии документа в перечне срок хранения устанавливается ЭПМК управления по делам архивов по предложению экспертной комиссии аппарата Губернатора области.
В графе 5 делаются уточняющие отметки: о переходящих делах, о незаведении дел, о причинах отсутствия дел и т.д.
Если в течение года создаются новые документы, не предусмотренные утвержденной номенклатурой, они вносятся в номенклатуру дополнительно по согласованию с архивариусом.
10.2 Формирование и оформление дел
10.2.1 Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация их внутри дела.
Дела, за исключением переписки руководства администрации области, формируются децентрализованно, т.е. в подразделениях (отделах). Переписка руководства администрации области формируется в дела централизованно в канцелярии.
10.2.2 Контроль за правильным формированием дел в аппарате Губернатора осуществляет архивариус.
10.2.3 При формировании дел соблюдаются следующие правила:
- в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре;
- все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещаются вместе (независимо от их дат);
- приложения помещаются вместе с основными документами, приложения объемом свыше 250 листов оформляются в отдельный том, о чем в документе делается отметка;
- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- документы постоянного и временных сроков хранения группируются в разные дела;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- дело не должно превышать 250 листов (при толщине не более 4 см) при наличии большего количества листов дело подразделяется на тома.
10.2.4 Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет ответственный за делопроизводство в подразделении аппарата Губернатора. На документе проставляется отметка "В дело N ____", дата, подпись исполнителя или начальника отдела.
10.2.5 Документы внутри дела располагаются в хронологической (по датам документов) или вопросно-логической последовательности, или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Распоряжения, приказы группируются отдельно:
- по основной деятельности;
- по личному составу 75-летнего срока хранения (прием, перемещение, увольнение, премирование, длительные отпуска и т.п.);
- по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу 5-летнего срока хранения (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках и т.п.).
Протоколы, постановления, распоряжения, приказы, поручения в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам, отчествам.
Предложения, заявления творческого характера, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках, злоупотреблениях должностных лиц, и документы по их рассмотрению группируются отдельно от заявлений и жалоб личного характера.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
10.2.6 Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает в себя комплекс работ по их технической обработке и проводится в структурных подразделениях, формирующих дела. Оформление может быть полное или частичное.
10.2.7 Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку и переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление листа-заверителя дела;
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
- оформление обложки дела.
10.2.8 Документы переплетаются в типографии.
При подготовке дел к переплету все металлические скрепления (скрепки, скобки, булавки) из документов удаляются, изымаются дублетные экземпляры и черновики. Перед сдачей дел в переплет они подлежат проверке архивариусом.
В конце каждого дела подшивается лист-заверитель, в начале - чистый лист, при необходимости составляется внутренняя опись дела.
10.2.9 Все листы в деле, за исключением внутренней описи, листа-заверителя и чистых листов, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым карандашом.
Фотографии, чертежи, диаграммы и др. иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Листы формата А3, подшитые в дело в сложенном виде, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу внутренней стороны листа.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
10.2.10 После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись (приложение N 27), в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии), оговариваются особенности отдельных листов (наличие фотографий, повреждений, вложений и т.д.)#
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
10.2.11 Внутренняя опись документов дела (приложение N 28) составляется в делах с постановлениями, распоряжениями, личных делах. Если дело уже переплетено, внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне обложки дела.
10.2.12 Обложка дела постоянного хранения и по личному составу должна содержать следующие данные (приложение N 29):
- наименование организации;
- наименование подразделения аппарата Губернатора;
- индекс дела;
- заголовок дела;
- дата начала и окончания дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел.
10.2.13 Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются крайние номера приказов, распоряжений, протоколов и т.д.)
Если дело состоит из нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, то есть число, месяц и год первого и последнего документов, при этом число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца - словом.
Надписи на обложках производятся черными светостойкими чернилами или могут оформляться на листе бумаги машинописным способом и наглухо наклеиваться на обложку дела клеем ПВА.
10.2.14 Дела временного хранения (до 10 лет включительно) допускается хранить на скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
10.3 Организация оперативного хранения документов
10.3.1 С момента заведения и до передачи в архив аппарата Губернатора области дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
10.3.2 Дела хранятся в запирающихся шкафах в вертикальном положении, текущие - по порядку индексов дел по номенклатуре, включенные в описи - по порядку номеров по описи.
10.3.3 Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя аппарата с обязательным составлением заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
10.3.4 При увольнении или переводе на другую работу лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях аппарата Губернатора, руководитель подразделения обеспечивает передачу дел и документов по акту работнику, вновь назначенному на данную должность или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей.
11 Подготовка документов к дальнейшему хранению и использованию
11.1 Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков хранения.
11.1.1 Для организации и проведения экспертизы ценности документов в аппарате Губернатора области создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее ЭК).
ЭК организует свою работу в соответствии с положением, которое согласовывается с облгосархивом и утверждается руководителем аппарата Губернатора области.
11.1.2 Экспертиза ценности документов проводится ежегодно лицами, ответственными за ведение делопроизводства в отделах, совместное ЭК под непосредственным методическим руководством архивариуса.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу для передачи в архив, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.
11.1.3 Отбор документов для постоянного и длительного хранения проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра документов. В делах постоянного и длительного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры, черновики, неоформленные копии и не относящиеся к вопросу (заголовку) документы.
11.2 Составление описей
11.2.1 На завершенные и оформленные дела постоянного хранения и по личному составу архивариусом ежегодно составляются описи (приложение N 30):
опись N 1 дел постоянного хранения;
опись N 2 дел по личному составу.
Описи представляются на согласование в ЭПМК управления по делам архивов.
11.2.2 Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел, соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, качество подшивки или переплета, правильность нумерации листов, наличие в деле (в необходимых случаях) внутренней описи дела и ее правильность, правильность оформления обложки дела, наличие листа-заверителя.
11.2.3 В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел подразделения аппарата Губернатора, данным подразделением принимаются меры по их розыску. Если розыск не дал результатов, проводится служебное расследование, составляется акт, который подписывается начальником управления по обращениям граждан и делопроизводству и утверждается руководителем аппарата Губернатора области.
11.2.4 При составлении сводной описи дел необходимо соблюдать следующие требования: каждое дело (том, часть) вносится под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе заголовок воспроизводится полностью), например:
Постановления Губернатора и администрации области
проекты постановлений, документы к ним.
Том 1. Постановления NN 1 - 25.
То же. Том 2. Постановления NN 26 - 47.
Планы и отчеты вносятся в опись на (за) тот период, на (за) который они составлены, независимо от даты их составления. Перспективные планы (прогнозы) вносятся в опись по первому году планируемого периода.
11.3 Составление актов о выделении документов к уничтожению
11.3.1 Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 31) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период.
11.3.2 Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела аппарата в целом. Лица, ответственные за ведение делопроизводства в отделах, представляют архивариусу свои предложения за подписью руководителя отдела для включения документов в сводный акт.
11.3.3 Сводный акт рассматривается на заседании ЭК, согласовывается с облгосархивом и утверждается руководителем аппарата Губернатора.
11.3.4 После утверждения акта документы и дела, включенные в акт, уничтожаются, о чем в акте делается соответствующая отметка.
11.4 Передача документов в архив
11.4.1 По истечении двух лет обработанные и включенные в описи дела постоянного хранения и по личному составу передаются в архив аппарата Губернатора области. Передача производится только по утвержденным описям.
11.4.2 Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивариусом, согласованному с руководителями подразделений аппарата Губернатора и утвержденному начальником управления по обращениям граждан и делопроизводству.
11.4.3 В случае ликвидации подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий все имеющиеся в подразделении документы формируются в дела, оформляются и передаются в архив аппарата Губернатора области независимо от сроков хранения. Передача осуществляется по описям и номенклатуре дел.
11.4.4 По истечении 10 лет документы постоянного хранения передаются в государственный архив Тюменской области. Документы по личному составу хранятся в архиве аппарата Губернатора области в течение 75 лет.
12 Изготовление и использование печатей и штампов
Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам наряду с подписью ответственного должностного лица администрации области и ее структурных подразделений используются гербовые и другие печати.
12.1 Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. Например: "Контроль", "Подлежит возврату" и пр.
12.2 Гербовая печать администрации области изготавливается через управление делами в одном экземпляре, хранится у руководителя аппарата Губернатора области. Проставляется на документах с подлинной подписью Губернатора, Вице-Губернатора, первых заместителей Губернатора, заместителей Губернатора области, руководителя аппарата Губернатора, требующих особого удостоверения их подлинности, подтверждающих права юридических и должностных лиц (приложение N 22).
12.3 Круглые печати без изображения символики Тюменской области с наименованием подразделения аппарата Губернатора изготавливаются в одном экземпляре и хранятся у руководителя соответствующего подразделения аппарата Губернатора и проставляются:
- на копиях постановлений, распоряжений Губернатора и администрации области в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений Губернатора;
- на описях документов, полученных от фельдсвязи, реестрах исходящих документов, направляемых через фельдсвязь, в канцелярии;
- на командировочных удостоверениях в отделе государственной, муниципальной службы и кадровой политики;
- на выписках из протоколов совещаний (заседаний) управлением организационной работы;
- на справках, характеристиках, документах личного состава администрации области в отделе государственной, муниципальной службы и кадровой политики.
При отправке документов в канцелярии на пакетах проставляется специальная печать "Для пакетов".
12.4 Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. Оттиск должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
12.5 Печати и штампы изготавливаются в штемпельно-граверных мастерских, имеющих государственную лицензию, учитываются управлением делами Губернатора области в специальных журналах, выдаются под расписку работникам, которые обеспечивают их сохранность.
Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых шкафах. Пришедшие в негодность печати и штампы уничтожаются по акту, с проставлением отметок в соответствующих журналах.
При смене лиц, ответственных за хранение печатей, печати и штампы передаются по акту с отметками в журналах учета.
Приложение N 1
к пункту 2.2.9
Классификатор
кодов структурных подразделений администрации области
| N пп |
Наименование структурного подразделения | Код |
| 1. | Аппарат Губернатора области | АПП |
| 2. | Управление делами Губернатора области | УД |
| 3. | Департамент агропромышленного комплекса | АПК |
| 4. | Департамент торговли | ДТ |
| 5. | Департамент жилищно-коммунального хозяйства | ЖКХ |
| 6. | Департамент здравоохранения | ДЗ |
| 7. | Департамент имущественных отношений | ДИО |
| 8. | Департамент информационной политики | ДИП |
| 9. | Департамент образования и науки | ДОН |
| 10. | Департамент по контролю, финансовому анализу и мониторингу Губернатора области |
ДК |
| 11. | Департамент по охране окружающей среды | ДООС |
| 12. | Департамент промышленности, инвестиций, торговли и государственной поддержки предпринимательства |
ДП |
| 13. | Департамент социальной защиты населения | ДСЗ |
| 14. | Департамент топливно-энергетического комплекса и недропользования |
ДТЭК |
| 15. | Департамент финансов | ДФ |
| 16. | Департамент экономики | ДЭ |
| 17. | Департамент стратегического развития | ДСР |
| 18. | Департамент тарифной и ценовой политики | ДЦ |
| 19. | Главное правовое управление | ГПУ |
| 20. | Главное управление строительства | ГУС |
| 21. | Главное управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям |
ГОЧС |
| 22. | Главное военно-мобилизационное управление | ГВМУ |
| 23. | Комитет по культуре | КК |
| 24. | Комитет по физической культуре и спорту | КФК |
| 25. | Комитет по делам молодежи и туризму | КДМ |
| 26. | Комитет по делам национальностей | НАЦ |
| 27. | Комитет по профилактике и борьбе с наркоманией | КБН |
| 28. | Комитет по труду | КТ |
| 29. | Комитет по охране и использованию объектов историко-культурного наследия |
ИКН |
| 30. | Управление внешнеэкономических и межрегиональных связей | УВС |
| 31. | Управление связи и телекоммуникаций | УС |
| 32. | Управление загсов | ЗАГС |
| 33. | Управление по делам архивов | АРХ |
| 34. | Управление гостехнадзора | ГТН |
| 35. | Управление ветеринарии | УВ |
| 36. | Лицензионная палата | ЛП |
| 37. | Представительство администрации Тюменской области в федеральных органах государственной власти Российской Федерации |
ПрМ |
| 38. | Представительство администрации Тюменской области в городе Санкт-Петербурге |
ПрСП |
| 39. | Администрация Тюменского района | АТР |
Приложение N 2
к пункту 2.2.10
Журнал учета
исходящих проектов постановлений и распоряжений
_______________________________________________
название структурного подразделения администрации области
| N пп |
Дата подго- товки |
Название проекта | Передано для согласования | Дата согла- сова- ния |
|||
| структурное подразделе- ние |
дата пере- дачи |
фамилия принявшего проект |
роспись в получе- нии |
||||
Форма журнала учета исходящих проектов постановлений и распоряжений
Приложение N 3
к пункту 2.2.10
Журнал учета
входящих проектов постановлений и распоряжений
______________________________________________
название подразделения аппарата Губернатора
| N пп |
Дата поступ- ления |
Структурное подразделе- ние |
Название проекта |
Кому передано на рассмотре- ние (для работы) |
Дата согла- сования |
Когда и кому возвра- щен проект |
Роспись в получе- нии проекта |
Форма журнала учета входящих проектов постановлений и распоряжений
Приложение N 4
к пункту 2.2.11
Лист согласования
к проекту __________________________________________________
(наименование проекта постановления, распоряжения)
Проект вносится _________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Согласовано:
| Наименование должности | Для замечаний | Подпись, дата | Расшифровка подписи |
| Вице-Губернатор области | |||
| Заместитель Губернатора области (куратор) |
|||
| Руководитель (автор проекта) | |||
| Руководители заинтересованных организаций |
|||
| Начальник главного правового управления |
|||
| Первый помощник Губернатора области |
Виза юриста структурного подразделения
Фамилия, имя, отчество,
N телефона исполнителя
Форма листа согласования
Приложение N 5
к пункту 2.2.15
Лист рассылки
к проекту распоряжения "Об утверждении перечня имущества,
передаваемого из государственной собственности области
в муниципальную собственность объединенного
муниципального образования Сладковский район"
1. Департамент имущественных отношений Тюменской области
2. Департамент финансов администрации области
3. Департамент по контролю, финансовому анализу и мониторингу Губернатора
области
4. Департамент здравоохранения администрации области
5. ОМО Сладковский район
6. ГУП ТО "Фармация" - ул. Велижанская, д. 77, г. Тюмень, 625031
Начальник отдела реестров
департамента
имущественных отношений подпись И.И. Иванова
Образец листа рассылки
Приложение N 6
к пункту 2.2.15
Герб Тюменской области
Губернатор Тюменской области
_________________________________________________________________________
Постановление
_______________________ N __________
г. Тюмень
Форма бланка постановления Губернатора области
Приложение N 7
к пункту 2.2.15
Герб Тюменской области
Губернатор Тюменской области
_________________________________________________________________________
Распоряжение
_______________________ N __________
г. Тюмень
Форма бланка распоряжения Губернатора области
Приложение N 8
к пункту 2.2.15
Герб Тюменской области
Администрация Тюменской области
_________________________________________________________________________
Постановление
_______________________ N __________
г. Тюмень
Форма бланка постановления администрации области
Приложение N 9
к пункту 2.2.15
Герб Тюменской области
Администрация Тюменской области
_________________________________________________________________________
Распоряжение
_______________________ N __________
г. Тюмень
Форма бланка распоряжения администрации области
Приложение N 10
к пункту 3.1.2
| Герб Тюменской области Губернатор Тюменской области _______________________________________________________________________ Поручение _______________________ N _________ И.О. Фамилия |
Форма бланка поручения
Приложение N 11
к пункту 3.2.3
Герб Тюменской области
Администрация Тюменской Области
Аппарат Губернатора области
_________________________________________________________________________
Приказ
_______________________ N __________
г. Тюмень
Форма бланка приказа по основной деятельности
Приложение N 12
к пункту 3.3.3
Администрация Тюменской области
Протокол
Совещания Губернатора области с главами муниципальных образований
___________________________________________________________________
г. Ишим
02 октября 2003 г. N 8
Председатель Фамилия, инициалы, Губернатор области
Секретарь Фамилия, инициалы, руководитель
аппарата Губернатора области
Присутствовали:
Вице-губернатор области Фамилия, инициалы
Первые заместители Губернатора Фамилия, инициалы
области: Фамилия, инициалы
Главы муниципальных образований: Фамилии, инициалы
Повестка дня:
1. Об итогах социально-экономического развития области за третий
квартал 2003 года
Докл. Иванов И.И. - директор департамента...
2. О формировании бюджета области на 2004 год
Докл. Петров П.П. - директор департамента...
3. и т.д.
1. Об итогах социально-экономического развития области за 3 квартал
2003 года
Слушали: Иванова И.И. - доклад прилагается
Выступили: Петров П.П. - краткая запись выступления
Сидоров С.С. - краткая запись выступления
Решили (Рекомендовано):
1.1 Рассмотреть...
1.2 и т.д.
2. О формировании бюджета области на 2004 год
Слушали: Петрова П.П. - краткая запись выступления
Выступили: Сидоров С.С. - краткая запись выступления
Иванов И.И. - краткая запись выступления
Решили (Рекомендовано):
2.1 Провести...
Председатель Подпись Расшифровка подписи
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Образец оформления протокола
Приложение N 13
к пункту 3.4.3
Герб Тюменской области
Администрация
Тюменской области
Департамент финансов Руководителю аппарата
ул. Володарского, д. 45, г. Тюмень, 625004, Губернатора области
тел. 46-15-23, факс 46-50-58, E-mail: kfo@cpi.ru
ОКПО 02297010, ОГРН 1037200556392,
ИНН/КПП 7202029887/720201001 А.И. Ивановой
20.11.2003 N 4211/13-18-1459А
---------- ----------------
На N 3232г/03 от 20.10.2003
-------- -----------
О запросе УБЭП ГУВД
Тюменской области
Уважаемая Анна Ивановна!
Обращение начальника УБЭП ГУВД Тюменской области Черепанова В.Б. от
16.10.2003 N 12/11-2022 с просьбой о представлении информации о программе
"Северного завоза" рассмотрено, копия ответа прилагается.
Приложение: на 1 л. в 1 экз.
Директор департамента Личная подпись И.О. Фамилия
Шестакова Елена Владимировна
46-59-21
Образец письма
Приложение N 14
к пункту 4.1
Схема
расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
| 20 | 73 | | 88 | 10 |
|-----|-----------------------| |----------------------------|--|
| | | | | |
----+-------------------------------------------------------------------------+------
3| | |
| | |
-----| ------/-------------------------\ /------------------------------\ | |
| |01 02 | | 16 19 | | |
| | 17 | | 03 | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | |
| | ------|-------------------------| |------------------------------| | |
51| | |08 09 10 | | 15 | | |
| | |04 05 06 07 | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | |
-----| |-------------------------| | | | |
| |11 12 | | 17 | | |
| | |13 | | | | |
22| | |14 | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | |
-----| |-------------------------| | | | |
| |18 | | | | |
18| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | |
-----| |------------------------------------------------------------| | |
| | | | |
| | | | |
| |20 | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | |297 |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
-----| |------------------------------------------------------------| | |
| |21 22 25 | | |
20| | | | | |
| | | | | |
| | | | |
-----| |------------------------------------------------------------| | |
| |23 24 26 | | |
| | |27 | | |
| | | | | |
40| | | | | |
| | | | | |
| | ------|------------------------------------------------------------| | |
| | |28 30 29 | | |
| | 16 | | | | |
| | | | |
-----| ------\------------------------------------------------------------/ | |
| | |
20| | | |
| |
-----+-------------------------------------------------------------------------+------
| 210 |
|-----------------------------------------------------------------------|
| |
Приложение N 15
к пункту 4.1
Схема
расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
| 20 | | 10 |
|-----| |--|
| | | |
----+-------------------------------------------------------------------------+------
3| | |
| | |
-----| ------/------------------------------------------------------------\ | |
| |01 02 03 16 19 | | |
| | 17 | | | | |
| | | | | | |
| | | | | |
| | ------|------------------------------------------------------------| | |
| | |08 09 10 | | |
| | 20 | | | | |
| | | |04 05 06 07 | | |
73| | | | | |
| | -----|------------------------------------------------------------| | |
| | 10 | |11 12 15 | | |
| | | | | |
| | ------|------------------------------------------------------------| | |
| | |13 14 | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | |
-----| |------------------------------------------------------------| | |
| |18 17 | | |
18| | | | | |
| | | | | |
| | | | |
-----| |------------------------------------------------------------| | |
| | | | |
| | | | |
| |20 | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | |297 |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
-----| |------------------------------------------------------------| | |
| |21 22 25 | | |
20| | | | | |
| | | | | |
| | | | |
-----| |------------------------------------------------------------| | |
| |23 24 26 | | |
| | | | | |
| | | | | |
40| | |27 | | |
| | | | | |
| | ------|------------------------------------------------------------| | |
| | |28 30 29 | | |
| | 16 | | | | |
| | | | |
-----| ------\------------------------------------------------------------/ | |
| | |
20| | | |
| |
-----+-------------------------------------------------------------------------+------
| 210 |
|-----------------------------------------------------------------------|
| |
Приложение N 16
к пункту 4.1
Состав
реквизитов документов
| Наименование реквизита | Код реквизита |
| Государственный герб Российской Федерации | 01 |
| Герб субъекта Российской Федерации | 02 |
| Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) | 03 |
| Код организации | 04 |
| Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица |
05 |
| Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) |
06 |
| Код формы документа по ОКУД | 07 |
| Наименование организации | 08 |
| Справочные данные об организации | 09 |
| Наименование вида документа | 10 |
| Дата документа | 11 |
| Регистрационный номер документа | 12 |
| Ссылка на регистрационный номер и дату документа | 13 |
| Место составления или издания документа | 14 |
| Адресат | 15 |
| Гриф утверждения документа | 16 |
| Резолюция | 17 |
| Заголовок к тексту | 18 |
| Отметка о контроле | 19 |
| Текст документа | 20 |
| Отметка о наличии приложения | 21 |
| Подпись | 22 |
| Гриф согласования документа | 23 |
| Визы согласования документа | 24 |
| Оттиск печати | 25 |
| Отметка о заверении копии | 26 |
| Отметка об исполнителе | 27 |
| Отметка об исполнении документа и направлении его в дело | 28 |
| Отметка о поступлении документа в организацию | 29 |
| Идентификатор электронной копии документа | 30 |
Приложение N 17
к пункту 4.2
Герб Тюменской области
Администрация Тюменской области
_________________________________________________________________________
ул. Володарского, д. 45, г. Тюмень, 625004, тел. 46-35-36, факс 24-48-81,
телетайп 235692 IARUS RU, E-mail: press@adm.tyumen.ru
________________ N _______________
На N ________________ от _________
Форма продольного бланка письма администрации области
Приложение N 18
к пункту 4.2
Герб Тюменской области
Администрация
Тюменской области
Аппарат Губернатора
ул. Володарского, д. 45, г. Тюмень, 625004,
тел. 46-35-36, факс 24-48-81, телетайп 235692 IARUS RU,
E-mail: press@adm.tyumen.ru
________________ N _______________
На N ________________ от _________
Форма углового бланка письма аппарата Губернатора области
Приложение N 19
к пункту 4.2
Герб Тюменской области
Администрация
Тюменской области
Заместитель Губернатора
ул. Володарского, д. 45, г. Тюмень, 625004,
тел. 46-35-36, факс 24-48-81, телетайп 235692 IARUS RU,
E-mail: press@adm.tyumen.ru
________________ N _______________
На N ________________ от _________
Форма бланка письма должностного лица
Приложение N 20
к пункту 4.9
Герб Тюменской области
Администрация Тюменской Области
Аппарат Губернатора
_________________________________________________________________________
_______________________ N __________
г. Тюмень
Форма общего бланка аппарата Губернатора области
Приложение N 21
к пункту 5.5
Примерный перечень
документов, на которые проставляется гриф утверждения
Акты (проверок и ревизий; приема законченных работ, оборудования; экспертизы; передачи дел; реорганизации, ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.)
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений; технические и т.д.)
Инструкции (правила) - (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.)
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; численности работников и т.д.)
Отчеты (о производственной деятельности, командировках и т.д.)
Планы (производственные; доходов, по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии и т.д.)
Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.)
Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.)
Расценки на производство работ
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; на капитальное строительство и т.д.)
Структура и штатная численность
Тарифные ставки
Уставы организаций
Штатные расписания и изменения к ним
Приложение N 22
к пункту 5.12
Примерный перечень
документов, требующих заверения печатью
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.)
Архивные справки
Архивные копии
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.)
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.)
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.)
Заключения и отзывы
Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.)
Исполнительные листы
Командировочные удостоверения
Нормы расхода
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями)
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.)
Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные)
Положения об организациях
Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк)
Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.)
Соглашения
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.)
Титульные списки
Удостоверения
Уставы организаций
Штатные расписания
Приложение N 23
к пункту 6.5.1.3
Документ контрольный
Карточка регистрации писем граждан
| Входящий номер 808/2004 Дата регистрации 27.02.2004 |
Тип документа Заявление Вид документа Письмо |
Фамилия Романенкова Галина Ивановна |
Дата отв 14/03/2004 |
Дата исп |
| Адрес: г. Тюмень, п. Мыс, ул. Гагарина, д. 29 Документ поступил Лично от граждан Краткое содержание Здравоохранение О проведении операции на глазах а клинике Федорова за счет средств обл. бюджета Резолюция руководства Шевчик Н.А. Кому назначено: Гонцов А.А. - директор департамента здравоохранения... - для рассмотрения, подготовки ответа заявителю за моей подписью. Срок 15 дней. - 28.02.2004 (дата резолюции) |
||||
Образец карточки регистрации писем граждан
Приложение N 24
к пункту 6.5.2.5
Учетно-контрольная карточка
| Номер/дата обращения |
| 321/12.06 2004 |
| Ф.И.О. Тропина А.С. мать-одиночка Адрес г. Тюмень, ул. Республики, 106 - 2 Льготная категория |
| Краткое содержание: О трудоустройстве. (Образование - врач логопед) |
| Результат приема: Дана консультация, направлена в департамент здравоохранения администрации области |
Образец учетно-контрольной карточки
Приложение N 25
к пункту 6.5.2.5
Учетная карточка личного приема граждан
---------------------------------------
Беседу вел(а) Фамилия И.О. Номер 72
------------ ----
Дата: 25.01.2004
----------
Ф.И.О. заявителя Сидорова Мария Ивановна Повторно Да
----------------------- --
Пол: женский
-------
Адрес автора: г. Тюмень, ул. Станиславского, д. 8. кв. 148
--------------------------------------------
Социальное положение: пенсионер
---------
Льготный состав: ветеран ВОВ
-----------
Характер обращения: строительство
-------------
Содержание беседы: О завершении строительства дома по ул. Широтная
---------------------------------------------------
(ГП-15)
-------
Результат: Записана на личный прием к заместителю Губернатора
--------------------------------------------------
| Дата | Вел прием | Что поручено, кому | Срок исполнения |
| 06.02.2004 | Фамилия И.О. | 06.03.2004 | |
Приложение: Дело N 72 личного приема Сидоровой М.И.
Образец учетной карточки личного приема граждан
Приложение N 26
к пункту 10.1.2
Администрация Тюменской области Утверждаю
Аппарат Губернатора области Руководитель аппарата
Губернатора области
подпись А.И. Иванова
подпись
05.01.2004
Номенклатура дел
на 2004 год
| Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела и N статьи по Перечню |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
04. Отдел подготовки и выпуска постановлений,
---------------------------------------------
распоряжений Губернатора области
--------------------------------
04-01 Постановления Губернатора Пост,
области, проекты ст. 1а, ст. 2а
постановлений, документы к ним
(заключения, справки, листы
согласования и др.)
04-02 Распоряжения Губернатора Пост,
области по основной ст. 1а, ст. 2а
деятельности, проекты
распоряжений, документы к ним
(заключения, справки, листы
согласования и др.)
И т.д.
Начальник управления
по обращениям граждан
и делопроизводству Подпись И.О. Фамилия
Дата
Виза зав. архивом
(лица, ответственного за архив)
Штамп ЭПМК управления
по делам архивов
Образец сводной номенклатуры дел
Приложение N 27
к пункту 10.2.10
Лист-заверитель дела N _____
В деле подшито и пронумеровано _________________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы _________________ пропущенные номера _________
+ листов внутренней описи _______________________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | NN листов |
| 1 | 2 |
_________________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)
Форма листа-заверителя дела (формат А4)
Приложение N 28
к пункту 10.2.11
Внутренняя опись
документов дела N _______
| N п/п |
Индекс документа | Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого ________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма внутренней описи документов дела
Приложение N 29
к пункту 10.2.12
| Администрация Тюменской области Аппарат Губернатора области Отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений ------------------------------------------------------ Губернатора области ------------------- Название структурного подразделения Дело N 04-01 ----- Постановления Губернатора области, проекты постановлений, документы к ним -------------------------------------- Название дела Том 1. Постановления NN 1 - 25. Начато: 15 марта 2004 г. ---------------- Окончено: 30 апреля 2004 г. ----------------- N 633 --- по описи N 1 Хранить постоянно На 206 листах --- |
Образец оформления обложки дела постоянного срока хранения
Приложение N 30
к пункту 11.2.1
_________________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
_________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Утверждаю
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Опись N
_________________________
(название описи)
| N п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) |
Срок хранения дела (тома, часта) |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6* | 7 |
| Название раздела | ||||||
В данную опись внесено _______________________________ дел с N __________
(цифрами и прописью)
по N ____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Согласовано Согласовано**
Наименование должности Протокол ЭК структурного
руководителя службы ДОУ подразделения
Подпись Расшифровка подписи от _____________ N _____
Дата
-----------------------------
* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения
** При наличии ЭК структурного подразделения
Форма описи дел
Приложение N 31
к пункту 11.3.1
Наименование органа
исполнительной власти Утверждаю
Акт Наименование должности
руководителя органа
исполнительной власти
__________ N ______ Подпись Расшифровка подписи
___________________ Дата
(место составления)
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании ____________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
_________________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ______________________
(название фонда)
| N п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Номера описей (номенкла- тур) за годы |
Индекс дела (тома, части) по номенкла- туре или N дела по описи |
Количе- ство дел (томов, частей) |
Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню |
Примеча- ние |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого ___________________________________ дел за ___________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________________ годы утверждены, а
по личному составу согласованы с ЭПМК управления по делам архивов
администрации Тюменской области (протокол от ________ N _______)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
Согласовано
Протокол ЭК
от ___________ N ____
Документы в количестве ______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом ______________ кг сданы в _________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________________
N _______________ или уничтожены способом: ______________________________
______________________________
Наименование должности работника
сдавшего или уничтожившего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
архива (службы ДОУ), внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Распоряжение Администрации Тюменской области от 22 марта 2004 г. N 5-рк "Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора области"
Текст распоряжения официально опубликован не был
Документ приводится с сохранением орфографии и пунктуации источника
Распоряжением Правительства Тюменской области от 14 августа 2006 г. N 790-рп настоящее распоряжение признано утратившим силу
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Распоряжение Администрации Тюменской области от 14 февраля 2005 г. N 52-рк