Приложение. Административный регламент рассмотрения обращений граждан, поступивших в администрацию Бердюжского муниципального района

Приложение
к постановлению
Главы администрации
Бердюжского
муниципального района
от 29 декабря 2007 г. N 113

Административный регламент
рассмотрения обращений граждан, поступивших в администрацию
Бердюжского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Настоящий регламент рассмотрения обращений граждан, поступивших в администрацию Бердюжского муниципального района (далее - администрация района), в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрений обращений граждан Российской Федерации" устанавливает основные требования к организации рассмотрения обращений граждан и правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации района.

1.2. Рассмотрению подлежат обращения граждан по вопросам, входящим в компетенцию органов местного самоуправления Бердюжского муниципального района в соответствии с законодательством Российской Федерации, Тюменской области, а также в соответствии с договорами, соглашениями, заключенными между органами местного самоуправления Бердюжского муниципального района и органами государственной власти.

1.3. Рассмотрение обращений производится главой администрации района, его заместителями, руководителями и специалистами администрации района согласно графика приема граждан, утвержденного главой администрации района.

1.4. Справочную работу по обращениям граждан проводит главный специалист по делопроизводству и контролю управления делами.

1.5. Главный специалист по делопроизводству и контролю управления делами готовит информационно-аналитические материалы о поступающих обращениях граждан и представляет их главе администрации района и в аппарат губернатора Тюменской области.

1.6. Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением в администрацию района или к должностному лицу с критикой их деятельности либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов, а также прав, свобод и законных интересов других лиц.

1.7. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

2. Порядок информирования об исполнении функции по рассмотрению
обращений граждан

2.1. Информация о порядке исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляется:

- непосредственно в структурных подразделениях администрации;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, электронной техники;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

2.2. Сведения о местонахождении администрации, полный почтовый адрес, контактные телефоны, телефоны для справок размещаются:

- на Интернет-сайте администрации;

- в средствах массовой информации.

2.3. Информация об установленных для личного приема граждан днях и часах, контактных телефонах, телефонах для справок сообщается по телефонам для справок и размещается:

- на Интернет-сайте администрации;

- на информационном стенде в администрации;

- в средствах массовой информации.

2.4. При ответах на телефонные звонки работники администрации подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок.

Если работник, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

3. Требования к письменному обращению граждан

3.1. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование органа местного самоуправления, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (в подлинниках или копиях).

3.2. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование органа местного самоуправления или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), контактный телефон.

4. Результат исполнения функции по рассмотрению обращений граждан

4.1. Результатом исполнения функции по рассмотрению письменного обращения гражданина является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер и направление заявителю письменного ответа.

4.2. Результатом исполнения функции по рассмотрению устного обращения гражданина в ходе личного приема является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений.

5. Перечень оснований для отказа в исполнении функции
по рассмотрению обращений граждан

5.1. Администрация района, ее должностные лица, которым направлено обращение, вправе его не рассматривать по существу, если:

1) в письменном обращения# гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

2) по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение (в случае если по вопросам, содержащимся в обращении возбуждено судебное производство с участием того же лица (группы лиц), или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда, о чем уведомляется заявитель);

3) в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Сообщается гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

4) в обращении не указана фамилия обратившегося гражданина или почтовый адрес для ответа. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

5) от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

6) текст письменного обращения не поддается прочтению, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

7) ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.2. Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

5.3. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в администрацию района или соответствующему должностному лицу.

6. Ответственность работников при исполнении функции
по рассмотрению обращений граждан

6.1. За нарушение порядка и сроков рассмотрения обращений граждан должностные лица администрации несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Работники администрации, работающие с обращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Персональная ответственность работников закрепляется в их должностных регламентах (обязанностях).

6.2. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

6.3. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется глава администрации.

6.4. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому работнику по поручению руководителя структурного подразделения. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в администрации исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

Административные процедуры

7. Последовательность административных действий (процедур)

7.1. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений;

- направление обращений на рассмотрение;

- рассмотрение обращений в структурных подразделениях администрации района;

- личный прием граждан;

- постановка обращений граждан на контроль;

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

- оформление ответа на обращение граждан;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;

- порядок и формы контроля за исполнением функции по рассмотрению обращений граждан;

- снятие с контроля обращений граждан.

8. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

8.1. Все присланные по почте письменные обращения и документы, связанные с их рассмотрением, поступают главному специалисту по делопроизводству и контролю управления делами, ответственному за работу с обращениями граждан (далее - специалист).

8.2. При приеме и первичной обработке документов:

- проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов:

- ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту невскрытыми.

8.3. Обращения с пометкой "лично" передаются адресатам невскрытыми.

В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации главному специалисту.

8.4. Обращения, поступившие по факсу и электронной почте, принимаются и учитываются специалистом.

8.5. Обращения граждан, поступившие на сайт администрации района, принимаются и учитываются специалистом.

8.6. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии обратившегося гражданина и адреса для ответа. Если в указанных обращениях содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращения подлежат направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

8.7. Регистрация поступивших обращений

1. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в администрацию муниципального района.

2. На поступившие обращения в правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3. При регистрации:

- письму присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилии и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из администрации президента Российской Федерации, аппарата правительства Российской Федерации, аппарата губернатора Тюменской области, Тюменской областной Думы и т.д.), проставляется дата и исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп "контроль";

- отмечаются льготные категории авторов обращений;

- обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- от письма отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае, если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и написанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

4. В случае если обращение прислано не по принадлежности из государственных органов, организаций, оно возвращается в направившую их организацию.

5. Зарегистрированные обращения направляются на рассмотрение главе администрации муниципального района.

6. Зарегистрированные обращения с резолюцией главы администрации района передаются специалисту, ответственному за работу с обращениями граждан для внесения текста резолюции и срока исполнения в журнал регистрации и передаются исполнителю под расписку.

7. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не входит в компетенцию администрации и ее структурных подразделений, или должностного лица, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

8. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

9. Сопроводительные письма и уведомления оформляются на бланках главы администрации за его подписью.

10. В муниципальные унитарные предприятия и учреждения зарегистрированные обращения граждан передаются под расписку. Доставку документов осуществляет курьер администрации.

11. Запрещается направлять жалобы на рассмотрение тем органам или должностным лицам, решение и действие (бездействие) которых обжалуется.

10. Организация личного приема граждан

10.1. Организацию личного приема граждан главой администрации района, его заместителями осуществляет специалист приемной главы администрации.

10.2. Специалист приемной осуществляет запись на прием ежедневно (кроме выходных и праздничных дней).

10.3. График приема граждан главой администрации, заместителями главы администрации, руководителями отделов, утверждается главой администрации муниципального района. График приема доводится до сведения населения путем опубликования в районной газете "Новая жизнь" и помещения данного графика на 1-м этаже в здании администрации района.

10.4. Специалист, ответственный за работу с обращениями граждан, консультирует заявителя, разъясняя порядок разрешения его вопроса, оформляет карточку приема, составляет краткую аннотацию обращения и результат приема. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим регламентом.

10.5. Во время приема глава администрации района, его заместители вправе направить заявителя на беседу в структурные подразделения администрации района.

10.6. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся материалов, касающихся этого заявителя. Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.

10.7. Повторный прием осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение, если истек установленный срок рассмотрения обращения.

10.8. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

10.9. На личном приеме руководитель, ведущий прием, доводит до сведения заявителя свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он получит ответ, либо разъясняет, где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

10.10. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

10.11. Решение о постановке на контроль исполнения поручений по результатам рассмотрения обращений граждан принимает руководитель, ведущий прием.

10.12. После завершения личного приема руководителями и согласно их резолюциям (поручениям) специалист оформляет рассылку документов. Материал передается на рассмотрение исполнителю.

10.13. Специалист, ответственный за работу по обращениям граждан, направляет главе администрации района, его заместителям информацию о мерах, принятых по обращениям граждан, рассмотренными ими во время личного приема. В карточке указывается результат рассмотрения обращения ("Удовлетворено", "Разъяснено", "Отказано", "Поставить на дополнительный контроль"), проставляет дату.

11. Постановка обращений граждан на контроль

11.1. На контроль ставятся все письменные обращения граждан, поступающие в администрацию и ее структурные подразделения. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе администрации района, структурных подразделениях администрации, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер по обращениям граждан при получении справки по вопросам, с которыми автор обращается неоднократно.

11.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений по обращениям граждан, поступивших из администрации президента Российской Федерации, аппарата правительства Российской Федерации, депутатов Федерального Собрания Российской Федерации, от губернатора Тюменской области, аппарата правительства Тюменской области, депутатов Тюменской областной Думы о рассмотрении обращений граждан.

11.3. Решение о постановке обращений на контроль принимает глава администрации и уполномоченные на это лица.

11.4. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных обращений граждан осуществляет управление делами. Еженедельно в структурные подразделения администрации направляются напоминания об обращениях граждан, срок рассмотрения которых истек.

Еженедельно на служебном совещании главе администрации представляется сводка о состоянии работы с обращениями граждан в администрации и ее структурных подразделениях.

11.5. Обращение может быть возвращено в подразделение для повторного рассмотрения по решению главы администрации, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.

11.6. Результатом осуществления процедуры контроля является постановка на контроль обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан. Снятие с контроля обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан осуществляется главой администрации.

12. Продление срока рассмотрения обращений граждан

12.1. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.

12.2. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее руководителю структурного подразделения.

12.3. Продление сроков рассмотрения обращений граждан производится главой администрации. Глава администрации на основании служебной записки ответственного исполнителя принимает решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения. Если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральным органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать продление срока рассмотрения обращения. О продлении срока рассмотрения обращения глава администрации делает запись в карточке контроля. На основании этого управление делами вносит изменения в журнал регистрации и доводит до исполнителя. Гражданину направляется уведомление за подписью главы администрации о продлении срока рассмотрения обращения.

13. Требования к оформлению ответа

13.1. Ответы на обращения граждан подписывают глава администрации и должностные лица в пределах своей компетенции. Ответы в федеральные органы государственной власти и органы государственной власти Тюменской области подписывают глава администрации и его заместители. Ответы на поручения президента Российской Федерации, председателя правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя администрации президента Российской Федерации, заместителей председателя правительства Российской Федерации и уполномоченного по правам человека Российской Федерации, губернатора Тюменской области подписывает глава администрации района. В случае если поручение было адресовано конкретному должностному лицу администрации района, ответ подписывается этим должностным лицом.

13.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

13.3. В ответе в органы государственной власти должно быть указано о том, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения и в какой форме. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

13.4. По результатам рассмотрения обращения может быть принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). В случае если экземпляр принятого правового акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

13.5. Ответы на обращения печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации района. В левом нижнем углу ответа обязательно указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

13.6. Подлинники обращений граждан возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

13.7. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

13.8. Ответ на обращение подлежит регистрации в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Отправление ответов без регистрации не допускается.

13.9. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в# специалисту управления делами.

13.10. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе).

13.11. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации района.

14. Порядок и формы контроля за исполнением функции
по рассмотрению обращений граждан.

14.1. Контроль за полнотой и качеством исполнения функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

14.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по рассмотрению обращений граждан, и принятием решений работниками осуществляется руководителями структурных подразделений администрации района (алгоритм прохождения обращения, схема).

14.3. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, проверок соблюдения и исполнения работниками положений административного регламента, иных нормативных актов Российской Федерации и Тюменской области.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителями структурных подразделений.

15. Требования к рабочим местам, предназначенным для осуществления
полномочия по рассмотрению обращений граждан

15.1. Рабочие места специалистов оборудуют средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение полномочия, обеспечивается доступ в Интернет, присваивается электронный адрес (e-mail), выделяются бумага, расходные материалы, канцтовары в количестве, достаточном для исполнения функции.

15.2. Места для проведения личного приема граждан оборудуются:

- средствами пожаротушения;

- системой охраны.

15.3. Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, информационными стендами.

15.4. Помещения, выделенные для осуществления государственной функции, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".

16. Порядок обжалования действий по рассмотрению обращений
граждан и решений, принятых по обращениям

16.1. Гражданин вправе обжаловать действия по рассмотрению обращения и решение, принятое по результатам его рассмотрения, в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

17. Ответственность должностных лиц за нарушение
законодательства об обращениях граждан

Неправомерный отказ в приеме или рассмотрении обращений граждан, нарушение сроков и порядка их рассмотрения, принятие заведомо необоснованного, незаконного решения, преследование граждан за критику, предоставление недостоверной информации либо разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия), утрата письменных обращений граждан и (или) материалов по их рассмотрению (за исключением случаев, когда такая утрата является следствием действия обстоятельств непреодолимой силы) влекут за собой ответственность должностных лиц в соответствии с действующим законодательством.