Приложение. Положение о системе электронного документооборота и делопроизводства

Приложение
к распоряжениюПравительства
Тюменской области
от 23 апреля 2012 г. N 636-рп

Положение
о системе электронного документооборота и делопроизводства

С изменениями и дополнениями от:

21 января 2013 г.

1. В настоящем Положении термины используются в следующих значениях:

СЭД - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

Оператор СЭД - уполномоченная организация, обеспечивающая технологическое и консультативное сопровождение СЭД, поддержание СЭД в рабочем состоянии, а также ее функциональное развитие.

Автоматизированное рабочее место - персональный компьютер и (или) мобильное устройство с установленным на нем специализированным программным обеспечением СЭД, подключенный к СЭД.

Участник СЭД - орган исполнительной власти Тюменской области, а также иной орган или учреждение, присоединившееся к СЭД на основании соглашения об организации информационного взаимодействия.

Пользователь СЭД - сотрудник органа исполнительной власти Тюменской области, а также сотрудник иного органа, учреждения, присоединившегося к СЭД на основании соглашения об организации информационного взаимодействия.

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

Бумажный документ - документ, изготовленный на бумажном носителе, оформленный по общим правилам делопроизводства и имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать.

Электронный документ - документ, созданный и хранящийся в СЭД в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, оформленный по общим правилам делопроизводства и имеющий реквизиты бумажного документа.

Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная электронной подписью пользователя СЭД, вводящего его в СЭД.

Электронный документ, заверенный электронной подписью - документ, имеющий электронную подпись пользователя СЭД, уполномоченного на его подписание.

Электронный документ, согласованный электронной подписью - документ, имеющий электронную подпись пользователя СЭД, уполномоченного на его согласование.

Регистрационно-контрольная карточка (РКК) - карточка документа, содержащая всю информацию о нем и его состоянии.

Иные понятия используются в настоящем распоряжении в значениях, аналогичных используемым в федеральном законодательстве.

2. Движение в органе исполнительной власти Тюменской области документов, предусмотренных номенклатурой дел данного органа (документооборот органа), осуществляется исключительно посредством СЭД (за исключением случаев, предусмотренных пунктом 3 настоящего положения) при:

- регистрации входящих документов (при регистрации входящих документов формируется регистрационно-контрольная карточка по форме согласно приложению к настоящему Положению);

- подготовке и подписании резолюций к входящим документам;

- контроле сроков исполнения входящих документов;

- подготовке и согласовании исходящих документов;

- регистрации исходящих документов;

- подготовке и регистрации приказов органов исполнительной власти области;

- регистрации письменных и устных обращений граждан (при регистрации обращений формируется регистрационно-контрольная карточка по форме согласно приложению к настоящему Положению);

- контроле сроков ответов на письменные и устные обращения;

- подготовке писем о направлении обращений граждан по компетенции и соответствующих уведомлений гражданам о перенаправлении обращений;

- формировании, исполнении и контроле исполнения поручений;

- подготовке и согласовании распоряжений органов исполнительной власти Тюменской области;

- подготовке и согласовании проектов постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Тюменской области.

Регламенты выполнения типовых операций в СЭД (в том числе регистрация входящей корреспонденции, регистрации исходящей корреспонденции, работа со вспомогательными справочниками), а также список сокращенных наименований и кодов для участников СЭД размещаются уполномоченным органом по организационному и методологическому обеспечению работы пользователей СЭД на Официальном портале органов государственной власти Тюменской области и в СЭД.

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Тюменской области от 21 января 2013 г. N 27-рп пункт 2 настоящего приложения дополнен подпунктом 2.1

2.1. Закон, принятый областной Думой, а также постановление о его принятии, направленные Губернатору области для обнародования, регистрируются в СЭД, а затем направляются на соответствующее согласование и на подписание Губернатору Тюменской области в порядке, предусмотренном Регламентом Правительства Тюменской области, утвержденным постановлением Правительства Тюменской области от 20.09.2007 N 220-п.

3. Не допускается создание в СЭД электронного документа, который будет иметь гриф ограничения доступа "совершенно секретно", "секретно" или "для служебного пользования". Не допускается хранение в СЭД электронного образа документа, имеющего один из указанных грифов.

4. Электронные документы оформляются в СЭД с использованием текстового редактора Microsoft Word, шрифтом Arial Cyr размером 13, с междустрочным одинарным интервалом. При оформлении объемных приложений к документам в табличном исполнении допускается уменьшение размера шрифта до 10.

5. Для подтверждения юридической значимости электронных документов в СЭД используется сертификат электронной подписи, выданный удостоверяющим центром оператора СЭД либо удостоверяющим центром, входящим в единую систему удостоверяющих центров в области электронной цифровой подписи. Хранение и использование ключей электронной подписи осуществляется согласно регламенту удостоверяющего центра, выдавшего сертификат электронной подписи.

6. Электронный документ, заверенный электронной подписью, приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу при выполнении следующих условий:

- лицо, заверившее электронной подписью электронный документ, имеет право на подписание данного документа согласно должностному регламенту;

- лицо, заверившее электронной подписью электронный документ, идентично лицу, указанному в сертификате ключа электронной подписи;

- сертификат электронной подписи действителен на момент заверения электронного документа;

- оператором СЭД подтверждается отсутствие изменений, внесенных в электронный документ после его подписания;

- условия использования сертификата электронной подписи включают функцию "цифровая подпись".

Конфликтные ситуации, связанные с использованием электронной подписи, разбираются в соответствии с регламентом удостоверяющего центра, выдавшего сертификат электронной подписи.

7. Создаваемые в СЭД электронные документы, которые согласно номенклатуре дел органа имеют постоянный срок хранения или срок хранения более 10 лет, а также электронные документы, которые должны быть направлены в иные органы (организации, гражданам) в виде бумажного документа, после заверения электронной подписью уполномоченного пользователя СЭД, изготавливаются в виде бумажного документа, который собственноручно подписывается тем уполномоченным пользователем СЭД, который заверил данный электронный документ электронной подписью. Для подтверждения соответствия бумажного и электронного документов пользователь СЭД, изготовивший бумажный документ с электронного документа, заверенного электронной подписью, визирует бумажный документ собственноручной подписью.

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Тюменской области от 21 января 2013 г. N 27-рп пункт 7 настоящего приложения дополнен подпунктом 7.1

7.1. Создаваемые в СЭД электронные документы, подписываемые Губернатором Тюменской области, которые согласно пункту 7 настоящего Положения направляются в виде бумажного документа, после их надлежащего согласования в СЭД изготавливаются в виде бумажного документа консультантом Губернатора Тюменской области (далее - консультант Губернатора) и предоставляются на подпись Губернатору. После подписания Губернатором бумажного документа консультант Губернатора заверяет своей электронной подписью в СЭД электронный документ, идентичный собственноручно подписанному Губернатором.

Вице-Губернатор Тюменской области, заместители Губернатора Тюменской области могут поручить консультантам, помощникам, иным уполномоченным ими лицам заверять электронной подписью соответственно консультанта, помощника, иного уполномоченного лица в СЭД электронные документы, идентичные собственноручно подписанным Вице-Губернатором, заместителями Губернатора в случае, когда такие документы должны быть направлены в виде бумажного документа согласно пункту 7 настоящего Положения.

При этом ответственность за идентичность бумажного документа, собственноручно подписанного Губернатором, Вице-Губернатором, заместителями Губернатора, электронному документу несут лица, указанные в абзаце первом и втором настоящего пункта, заверившие данный документ своей электронной подписью в СЭД.

8. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа и подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел органа для хранения аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронные документы постоянного срока хранения по истечении срока хранения в органе передаются в государственные архивы вместе с бумажными документами. Электронные документы временного срока хранения уничтожаются, что подтверждается соответствующим актом, подписанным уполномоченным должностным лицом.

9. Пользователи СЭД обязаны:

- руководствоваться требованиями настоящего Положения и регламентами выполнения типовых операций в СЭД, размещенными уполномоченным органом по организационному и методологическому обеспечению работы пользователей СЭД на Официальном портале органов государственной власти Тюменской области по адресу: http://www.admtyumen.ru/ogv_ru/index.htm;

- предоставлять возможность доступа к создаваемому в СЭД электронному документу или электронному образу документа только тем пользователям СЭД, которые имеют к нему соответствующее право доступа;

- сообщать обо всех инцидентах, возникающих при работе в СЭД (с обязательным указанием контактной информации), в службу поддержки оператора СЭД по адресу электронной почты: sed@72to.ru, либо по телефонному номеру, определяемому оператором.

10. Оператор СЭД:

- устанавливает и настраивает, в том числе на рабочих местах, пользователей СЭД;

- обеспечивает работоспособность и осуществляет устранение инцидентов;

- осуществляет обработку запросов и консультативное сопровождение пользователей СЭД;

- осуществляет управление учетными записями пользователей СЭД (создание, удаление несуществующих), изменение состава пользователей СЭД (включение пользователей в группы в соответствии с установленными для них правами доступа к информации, отключение временно отсутствующих пользователей);

- обеспечивает поддержку режима конфиденциальности информации (реализует меры по защите информации, содержащейся в СЭД);

- развивает функциональные возможности СЭД.

11. Для участников, присоединившихся к СЭД на основании соответствующих соглашений об организации информационного взаимодействия, заключенных с уполномоченным органом по методологическому обеспечению работы пользователей СЭД, использование СЭД определяется данными соглашениями.