Приложение. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации Тобольского муниципального района

Приложение
к распоряжению
Главы администрации
Тобольского
муниципального района
от 13 апреля 2009 г. N 388

Административный регламент
рассмотрения обращений граждан в администрации
Тобольского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Настоящий Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации Тобольского муниципального района (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации Тобольского муниципального района.

1.2. Рассмотрение обращений граждан в администрации Тобольского муниципального района осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом Тобольского муниципального района, настоящим Административным регламентом.

1.3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется Главой Тобольского муниципального района, заместителями Главы администрации Тобольского муниципального района, руководителями и специалистами структурных подразделений администрации Тобольского муниципального района.

1.4. В администрации Тобольского муниципального района рассматриваются обращения граждан (далее - обращения) по вопросам, находящимся в ведении муниципального образования.

1.5. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан и устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема.

1.6. Аналитическую работу, контроль за сроками исполнения обращений граждан ведет управляющий делами администрации Тобольского муниципального района.

2. Требования к порядку исполнения функции
по рассмотрению обращений граждан

Порядок информирования об исполнении функции
по рассмотрению обращений граждан

2.1. Информация о порядке исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляется:

- непосредственно в структурных подразделениях администрации Тобольского муниципального района;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, электронной техники;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации.

2.2. Сведения о местонахождении администрации Тобольского муниципального района, полный почтовый адрес администрации Тобольского муниципального района, телефон для справок, требования к письменному обращению граждан и обращению, направляемому по электронной почте, информация об установленных для личного приема граждан днях и часах размещаются в средствах массовой информации.

2.3. При ответах на телефонные звонки работники подробно и в вежливой форме (корректной) информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам.

Если работник, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Срок исполнения функции по рассмотрению обращений граждан

2.4. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения обращения.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу срок рассмотрения обращений граждан может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения.

2.5. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций производится безотлагательно.

2.6. В случае, если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.

2.7. Руководители государственных органов при рассмотрении по поручению обращений граждан, поступивших в администрацию Тобольского муниципального района, руководители структурных подразделений администрации Тобольского муниципального района вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.

Требования к письменному обращению граждан

2.8. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование органа, в которое направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы и материалы либо их копии.

2.9. Обращение, направленное по факсимильной связи или электронной почте, должно содержать наименование органа или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество, почтовый адрес заявителя (место жительства), электронный адрес или номер факса, контактный телефон, дату.

Условия и порядок организации личного приема

2.10. Прием граждан в администрации Тобольского муниципального района ведут Глава Тобольского муниципального района, его заместители, руководители структурных подразделений администрации Тобольского муниципального района.

2.11. Непосредственную организацию личного приема граждан в приемной осуществляет секретарь приемной.

2.12. Руководители ведут прием граждан в соответствии с утвержденным графиком.

2.13. Предварительная запись на прием проводится секретарем приемной. Запись проводится ежедневно (кроме праздничных и выходных дней).

2.14. Секретарь приемной помимо организации приема руководителями оказывает гражданам информационно-консультативную помощь.

2.15. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Требования к местам, предназначенным для осуществления функции
по рассмотрению обращений граждан

2.16. Рабочие места специалистов, осуществляющих рассмотрение обращений граждан, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение функции в полном объеме. Выделяется бумага, расходные материалы, канцтовары в количестве, достаточном для исполнения функции по рассмотрению обращений граждан.

2.17. Места для проведения личного приема граждан должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений.

Результат исполнения функции по рассмотрению обращений граждан

2.18. Результатом исполнения функции по рассмотрению письменного обращения гражданина является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер и направление заявителю письменного ответа.

2.19. Результатом исполнения функции по рассмотрению устного обращения гражданина в ходе личного приема является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений.

Перечень оснований для отказа в исполнении функции
по рассмотрению обращений граждан

2.20. Обращение не рассматривается по существу, если:

- обращения тех же лиц (групп лиц) и по тем же основаниям, которые были рассмотрены ранее и по которым многократно (дважды) давались письменные ответы по существу, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган и одному и тому же должностному лицу;

- обращения, в которых не указаны фамилия, имя, отчество обратившегося и почтовый адрес для ответа;

- обращения, по которым имеются вступившие в законную силу судебные решения;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

2.21. Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину.

Ответственность специалистов при исполнении функции
по рассмотрению обращений граждан

2.22. Специалисты администрации Тобольского муниципального района, работающие с обращениями, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением. Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных регламентах.

2.23. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

2.24. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется Глава Тобольского муниципального района.

2.25. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому работнику по поручению руководителя структурного подразделения. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения специалисту, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении администрации Тобольского муниципального района.

3. Административные процедуры

Последовательность административных действий (процедур)

3.1. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и первичную обработку письменных обращений граждан;

- регистрацию и аннотирование поступивших обращений;

- направление обращения на рассмотрение;

- рассмотрение обращений в структурных подразделениях;

- личный прием граждан;

- постановку обращений на контроль;

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

- оформление ответа на обращение граждан;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;

- порядок и формы контроля за исполнением функции по рассмотрению обращения граждан.

Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

3.2. Основанием для начала исполнения функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в администрацию Тобольского муниципального района или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по поручению.

3.3. Обращение может поступить по почте, доставлено непосредственно гражданином, передаваться по факсу, по электронной почте.

Обращения поступают в приемную главы Тобольского муниципального района, к секретарю.

3.4. Ответственный за прием документов:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

- проводит сверку реестров на корреспонденцию;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывается конверт;

- поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму) подкалывает впереди текста письма. В случае отсутствия самого текста письма работник, принимающий почту, составляет справку с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

- ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту не вскрытыми;

- на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится у ответственного специалиста, второй приобщается к поступившему обращению.

3.5. Специалист, получив обращение, не стандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом своему руководителю и в правоохранительные органы.

3.6. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится специалистом. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии и подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

3.7. Обращения, поступившие по факсимильной связи и по электронной почте, подлежат рассмотрению в общем порядке, если они отвечают требованиям, предъявляемым к письменным обращениям.

Регистрация и аннотирование поступивших обращений

3.8. Поступившие обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления.

3.9. Специалист, ответственный за регистрацию обращений:

- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп с указанием присвоенного письму регистрационного номера и даты регистрации. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива граждан, коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- отмечает тип доставки обращения, если письмо переслано, то указывает, откуда оно поступило, проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма при его наличии;

- прочитывает обращения, определяет тематику, уясняет поставленные заявителем вопросы;

- проверяет обращения на повторность, при необходимости поднимает из архива предыдущую переписку. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- выбирает согласно тематическому классификатору тему обращения граждан.

Если в обращении ставится несколько вопросов, то присваивается шифр темы каждому из них;

- направляет обработанные обращения Главе района для определения исполнителя;

- на поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп "Контроль". В случае если в поручении указан срок рассмотрения обращения, проставляется штамп "Контроль. Срок ______________".

3.10. Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений является регистрация обращения в системе делопроизводства и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.

Направление обращения на рассмотрение

3.11. Главой Тобольского муниципального района на обращение накладывается резолюция, в которой указываются:

- фамилии и инициалы лиц, на исполнение которым передается обращение;

- лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

3.12. После определения Главой района исполнителя обращение направляется специалистом для передачи его непосредственно исполнителю и выполнения данного ему поручения по рассмотрению обращения.

3.13. В случае, если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции муниципального образования, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресовании. Обращения, присланные не по принадлежности, возвращаются в направившую организацию.

3.14. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращений в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие органы или должностным лицам.

Сопроводительные письма к обращениям, направляемым на рассмотрение в другие организации, подписываются заместителем Главы района, управляющим делами.

3.15. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций, рассматриваются как обычные обращения.

3.16. Письма с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке работы Приемной, а заявления оформляются "В дело" как исполненные.

3.17. Администрация Тобольского муниципального района при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой орган или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

3.18. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в орган или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

3.19. Результатом выполнения действий по направлению обращений на рассмотрение является передача зарегистрированных писем исполнителю под расписку, направление обращений для рассмотрения в государственные органы и органы местного самоуправления.

Рассмотрение обращений в структурных подразделениях администрации
Тобольского муниципального района

3.20. Поступившие в структурные подразделения администрации Тобольского муниципального района обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения

3.21. Обращения граждан в подразделениях (в том числе с выездом на место) рассматриваются непосредственно исполнителями, указанными в резолюции, или их рассмотрение может быть поручено иному органу, подразделению или должностному лицу (в этом случае к поступившему обращению готовится проект поручения). Исполнение поручений Президента Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан осуществляется в 15-дневный срок с выездом на место. В тексте поручения могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.

3.22. Если поручение о рассмотрении обращения дается иным органам в соответствии с их компетенцией или организациям и их должностным лицам, то заявителю в этом случае оформляется уведомление о том, куда направлено его обращение на рассмотрение и откуда он получит ответ.

3.23. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа. Обращения и документы к ним, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях.

3.24. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и получать объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

- уведомляет гражданина о продлении срока рассмотрения его обращения.

3.25. Должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу должностного лица, рассматривающего обращение, обязано в течение 15 дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

3.26. В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение, указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

3.27. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

3.28. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, оно направляется в правоохранительные органы.

3.29. Должностное лицо, которому направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу по основаниям, указанным в п. 2.21 Административного регламента.

3.30. Результатом рассмотрения обращений в структурных подразделениях администрации Тобольского муниципального района является разрешение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов заявителям либо направление в уполномоченные органы поручений для рассмотрения обращений и принятия мер по разрешению содержащихся в них вопросов и ответа заявителям.

Личный прием граждан

3.31. Прием граждан осуществляется в порядке очередности. Герои Советского союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, а также беременные женщины принимаются вне очереди.

Прием ведется в соответствии с утвержденным графиком. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан. График приема вывешивается в здании администрации, публикуется в средствах массовой информации.

3.32. Запись на прием осуществляется предварительно и проводится ежедневно (кроме выходных и праздничных дней). Секретарь приемной по согласованию с Главой Тобольского муниципального района, его заместителями может принять решение о досрочном прекращении записи. Прибывшие в Приемную граждане приглашаются на беседу секретарем приемной. Секретарь приемной регистрирует заявителя в журнале, где указывается дата приема, фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, краткая