Приложение. Административный регламент исполнения муниципальной услуги "личный прием граждан в Администрации города Тобольска"

Приложение
к распоряжению
Главы администрации
г. Тобольска
от 10 июня 2009 г. N 950

Административный регламент
исполнения муниципальной услуги "личный прием граждан
в Администрации города Тобольска"

I. Общие положения

Административный регламент исполнения муниципальной услуги - личного приема граждан в Администрации города Тобольска (далее - административный регламент), разработан в целях повышения, открытости и доступности органа местного самоуправления - Администрации города Тобольска, обеспечения обратной связи с населением. Регламент определяет порядок и особенности организации личного приема граждан, сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по организации личного приема граждан в Администрации города Тобольска (далее - Администрация).

Муниципальная услуга осуществляется для граждан, обратившихся на личный прием к должностным лицам Администрации города Тобольска.

Нормативно-правовые акты по организации личного приема граждан

Исполнение муниципальной услуги по организации личного приема граждан осуществляется в соответствии:

- с Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Уставом города Тобольска;

- Постановлением Главы администрации от 30.12.2007 "О распределении обязанностей между Главой администрации, первым заместителем Главы администрации, заместителями Главы администрации";

- Инструкцией по делопроизводству в Администрации города, утвержденной распоряжением Главы администрации города Тобольска от 01.03.2007 N 140.

Наименование органа местного самоуправления, предоставляющего
муниципальную услугу

Муниципальная услуга предоставляется органом местного самоуправления: Администрацией города Тобольска.

Личный прием граждан осуществляется: Главой администрации, первым заместителем Главы администрации, заместителями Главы администрации, руководителем аппарата Главы администрации (далее по тексту - Руководство), и руководителями структурных подразделений Администрации города Тобольска (далее по тексту - Руководители).

Местонахождение Администрации города Тобольска,
адреса, телефоны и графики работы

Администрация города Тобольска расположена по следующим адресам: ул. Семена Ремезова, 24, город Тобольск, Тюменская область, индекс: 626150; ул. Семена Ремезова, 27, город Тобольск, Тюменская область, индекс: 626150; 8 микрорайон, АБК-32, город Тобольск, Тюменская область, индекс: 626150.

Ежедневный график работы Администрации города Тобольска согласно внутреннему трудовому распорядку с 8.45 до 18.00 часов, кроме выходных и праздничных дней, предвыходные и предпраздничные дни с 9.00 до 17.00.

График личного приема граждан в приемной по работе с обращениями граждан (далее - Приемная):

ежедневно (кроме выходных) с 9.00 до 17.00 часов (перерыв на обед с 13.00 до 14.00), в предвыходные и предпраздничные дни с 9.00 до 16.00 часов в кабинете 110.

Дополнительную информацию о порядке записи на прием можно получить по телефону: (3456) 24-65-99.

Информация о порядке обращения на личный прием предоставляется:

- в Администрации при непосредственном общении с гражданином;

- в средствах массовой информации;

- на информационном стенде в фойе первого этажа здания Администрации;

- на официальном сайте Администрации города в сети Интернет.

Информирование граждан о порядке обращения на личный прием
в Администрацию города Тобольска

Специалисты, уполномоченные на проведение личного приема граждан (далее по тексту - Специалисты) отвечают на устные обращения граждан, по интересующим их вопросам. Оказывают гражданам информационно-консультативную помощь при личном обращении и по средствам телефонной связи.

При получении запроса по телефону специалист:

- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

- представляется, называет свою фамилию;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично даёт ответ по существу вопроса.

При отсутствии возможности ответа в момент обращения, гражданину предлагается перезвонить в определенное время, к назначенному сроку специалист готовит устную информацию в срок не позднее трех дней со дня обращения.

Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.

Основными требованиями при консультировании являются:

- компетентность;

- четкость в изложении материала;

- полнота консультирования;

- лаконичность.

График личного приема граждан и информация о порядке записи на личный прием граждан к Руководству и Руководителям размещены на официальном сайте Администрации www.admtobolsk.ru и опубликованы в городских средствах массовой информации.

Порядок обращения граждан на личный прием
в Администрацию города Тобольска

Личный прием граждан ведут: Руководство, Руководители, специалисты, уполномоченные на проведение личного приема граждан.

В случае отсутствия должностного лица, личный прием граждан ведет должностное лицо, замещающее его, либо прием переносится на другое время.

Руководство ведет личный прием граждан в соответствии с графиком личного приема, который составляется специалистами Приемной и утверждается Главой администрации на календарный год.

Руководители ведут личный прием граждан в соответствии с графиком личного приема, который составляется специалистами соответствующего структурного подразделения и утверждается Главой администрации на календарный год.

Информация о месте, установленных днях и часах приема заблаговременно доводится до сведения граждан в соответствии с разделом "Информирование граждан о порядке обращения на личный прием в Администрацию города Тобольска" настоящего регламента.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Представленный документ должен иметь данные о гражданине и его фотографию.

В случае обращения на личный прием к должностному лицу представителя гражданина, кроме документа, удостоверяющего личность, он предоставляет документы, подтверждающие его полномочия согласно действующему законодательству.

В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах, должностным лицом одновременно ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.

Непосредственную работу по организации личного приема граждан в Администрации осуществляют: при личном приеме Руководством - специалисты Приемной, при личном приеме Руководителями - специалисты соответствующих структурных подразделений, на которых возложены обязанности по обеспечению организации личного приема граждан руководителями.

Предварительная запись на прием к Руководству проводится при личном обращении граждан к специалистам Приемной.

Предварительная запись на прием к Руководителям проводится при личном обращении граждан к специалистам соответствующих структурных подразделений на которых возложены обязанности по обеспечению организации личного приема граждан Руководителями.

Прием граждан осуществляется в порядке очередности. Граждане, имеющие установленные действующим законодательством РФ право внеочередного приема, а также беременные женщины, принимаются вне очереди.

Личный прием граждан должностным лицом производится с учетом количества записавшихся на прием, с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 20 минут.

Запись на прием осуществляется с первого рабочего дня текущего месяца и проводится ежедневно (кроме выходных и праздничных дней), с 9.00 до 17.00 часов (перерыв с 13.00 до 14.00 часов) в предвыходные и предпраздничные дни с 9.00 до 16.00 часов по адресу: г. Тобольск, ул. Семена Ремезова, 24, каб. 110.

Запись на личный прием к Руководству осуществляется по вопросам, входящим в их компетенцию в соответствии распределением обязанностей.

На личном приеме может не рассматриваться обращение гражданина в силу того, что гражданину ранее был дан ответ по существу поднимаемой проблемы; а так же, если по вопросам, содержащимся в обращении, возбуждено судебное производство с участием того же лица (группы лиц), или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю рассматриваются в суде, до вступления в законную силу решения суда.

Требования к помещениям и местам, предназначенным
для проведения личного приёма граждан

Места проведения и ожидания личного приёма граждан оборудуются:

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой охраны.

Места ожидания личного приёма должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудоваться стульями.

Специалистам, ответственным за организацию личного приема граждан, обеспечивается доступ в Интернет, выделяются бумага, расходные материалы, канцтовары в количестве, достаточном для организации работы с гражданами. При организации рабочих мест должна быть предусмотрена возможность их свободного входа и выхода из помещения при необходимости.

II. Административные процедуры

Исполнение полномочия по ведению личного приема граждан включает в себя следующие административные процедуры:

Первичный прием граждан в Администрации:

- регистрация и учет обратившихся граждан;

- результат личного приема.

Личный прием граждан Руководством:

- запись граждан на личный прием к Главе администрации, первому заместителю Главы, заместителям Главы, руководителю аппарата Главы;

- организация и проведение личного приема.

Личный прием граждан Руководителями:

- запись граждан на личный прием к руководителям структурных подразделений Администрации города Тобольска;

- организация и проведение личного приема.

Порядок и формы контроля

- контроль исполнения поручений с личного приема;

- сроки исполнения поручений с личных приемов;

- принятие решений по результатам приема;

- формы контроля.

Первичный прием граждан в Администрации

Регистрация и учет обратившихся граждан

Первичный прием граждан в Администрации ведут соответствующие специалисты уполномоченные на организацию проведения личного приема.

Специалист приглашает прибывшего в Администрацию гражданина на беседу:

- ведет учет всех граждан обратившихся в Администрацию;

- проверяет наличие в электронной базе письменных и устных обращений от данного гражданина;

- устанавливает кратность устного и (или) письменного обращения, при повторных обращениях делает отметку в карточке.

На основании документа удостоверяющего личность оформляет учетную карточку приема граждан, в которую вносит:

- Ф.И.О. гражданина;

- регистрационный номер (по единой нумерации в пределах календарного года);

- дату приема;

- место жительства;

- социальный статус;

- содержание устного обращения;

- результат приема.

Данные о гражданине вносит в журнал учета приема граждан Главой Администрации и его заместителями.

Результат личного приема

Специалист в ходе личного приема:

- консультирует гражданина;

- разъясняет порядок разрешения его вопроса;

- составляет краткую аннотацию устного обращения.

В результате приема Специалист принимает следующие решения:

- дает устный ответ по существу вопросов, поставленных в обращении, с согласия гражданина (в форме личной подписи в учетной карточке приема граждан), если обращение не требует дополнительной проверки, а приведенные факты, обстоятельства являются очевидными;

- направляет по компетенции, разъясняя гражданину, куда ему следует обратиться и в каком порядке, если решение поднимаемых им вопросов не входит в компетенцию руководства (Главы, первого заместителя Главы, заместителей Главы, руководителя аппарата Главы);

- по согласованию со специалистами структурных подразделений, вправе направить гражданина на беседу в соответствующее структурное подразделение Администрации. Отказ должностных лиц структурных подразделений в приеме граждан, обратившихся через Приемную, не допускается;

- записывает граждан на личный прием к руководству (при записи на личный прием к Главе администрации по согласованию с руководителем аппарата Главы).

Личный прием граждан руководством

Запись граждан на личный прием к Главе, первому заместителю Главы,
заместителям Главы, руководителю аппарата Главы

Запись граждан на личный прием к руководству осуществляется ежедневно специалистами Приемной, при личном обращении граждан в Администрацию города Тобольска.

В случае обращения на личный прием к должностному лицу представителя гражданина, кроме документа, подтверждающего личность, он предоставляет документы, подтверждающие его полномочия согласно действующему законодательству.

Специалист Приемной, при записи гражданина на прием, оформляет карточку личного приема граждан, в которую вносит:

- Ф.И.О.;

- адрес;

- содержание беседы;

- социальный статус;

- номер и дату устного обращения;

- Ф.И.О. руководителя ведущего прием;

- указывает дату приема руководителя согласно графику личного приема.

Организация и проведение личного приема руководством

Специалисты Приемной непосредственно организуют личный прием граждан Главой, первым заместителем Главы, заместителями Главы, руководителем аппарата Главы и обеспечивают явку граждан на личный прием.

Во время личного приема гражданин имеет право сделать устное заявление или оставить письменное обращение, которое регистрируется в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрений обращений граждан Российской Федерации".

По окончании личного приема руководитель, ведущий прием:

- доводит до сведения заявителя свое решение, которое вносится в карточку личного приема граждан с пометкой в дело;

- информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по обращению;

- разъясняет, откуда гражданин получит ответ, либо где и в каком порядке может быть рассмотрено обращение по существу;

- дает ответ по существу вопросов поставленных в обращении;

- отказывает в дальнейшем рассмотрении обращения, если гражданину ранее был дан ответ по существу поднимаемой проблемы;

- может отложить рассмотрение обращения, в случае если по вопросам, содержащимся в обращении, возбуждено судебное производство с участием того же лица (группы лиц), или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю рассматриваются в суде, до вступления в законную силу решения суда.

- принимает решение о постановке обращения на контроль.

Личный прием граждан руководителями

Запись граждан на личный прием к руководителям структурных
подразделений Администрации города

Запись граждан на личный прием к Руководителям осуществляется ежедневно специалистами соответствующего структурного подразделения, при личном обращении граждан в Администрацию города Тобольска.

В случае обращения на личный прием к должностному лицу представителя гражданина, кроме документа, подтверждающего личность, он предоставляет документы, подтверждающие его полномочия согласно действующему законодательству.

Специалист соответствующего структурного подразделения, при записи гражданина на прием, оформляет карточку личного приема граждан, в которую вносит:

- Ф.И.О.;

- адрес;

- содержание беседы;

- социальный статус;

- номер и дату устного обращения;

- Ф.И.О. руководителя ведущего прием;

- указывает дату приема руководителя согласно графику личного приема.

Организация и проведение личного приема руководителями

Специалисты соответствующего структурного подразделения непосредственно организуют личный прием граждан Руководителям и обеспечивают явку граждан на личный прием.

Во время личного приема гражданин имеет право сделать устное заявление или оставить письменное обращение, которое регистрируется в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрений обращений граждан Российской Федерации".

По окончании личного приема руководитель, ведущий прием:

- доводит до сведения заявителя свое решение;

- информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по обращению;

- разъясняет, откуда гражданин получит ответ, либо где и в каком порядке может быть рассмотрено обращение по существу;

- дает ответ по существу вопросов поставленных в обращении;

- отказывает в дальнейшем рассмотрении обращения, если гражданину ранее был дан ответ по существу поднимаемой проблемы;

- может отложить рассмотрение обращения, в случае если по вопросам, содержащимся в обращении, возбуждено судебное производство с участием того же лица (группы лиц), или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю рассматриваются в суде, до вступления в законную силу решения суда.

- принимает решение о постановке обращения на контроль.

Порядок и формы контроля

Контроль исполнения поручений с личного приема

Специалист уполномоченный на организацию проведения личного приема:

- обеспечивает рассылку поручений с личного приема;

- делает отметки: кому дано поручение, срок исполнения, результат приема;

- в течение трех рабочих дней направляет карточку личного приема граждан с поручением руководителя исполнителям;

- вводит информацию с личного приема в базу данных в день поступления поручения с личного приема.

Сроки исполнения поручений с личного приема

Поручение, данное руководителем на личном приеме, исполняется в срок до 30 дней. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации должностное лицо, поставившее обращение на контроль или уполномоченное лицо, вправе продлить срок рассмотрения обращения, не более чем на 30 дней, с уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения.

Если обращение не требует дополнительной проверки, или необходимо срочное вмешательство, то оно должно быть рассмотрено незамедлительно.

Принятие решений по результатам приема

Руководитель, ведущий прием, по результатам рассмотрения обращения принимает решение о снятии поручений с контроля если:

- вопрос решен положительно;

- приняты меры;

- дан обоснованный отказ;

- даны разъяснения на все поставленные гражданином вопросы.

Формы контроля

Текущий (оперативный) контроль соблюдения последовательности действий, определённых административными процедурами по ведению и организации личного приема граждан, и принятием решений специалистами Приемной осуществляется Руководителем аппарата.

В целях контроля исполнения Муниципальной услуги осуществляются плановые и внеплановые проверки полноты и качества исполнения муниципальной функции.

Плановые проверки осуществляются на основании полугодовых или годовых планов работы. Внеплановые - по конкретному обращению гражданина. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

Контроль за полнотой и качеством рассмотрения обращений граждан включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Анализ документов по результатам личных приемов

В рамках контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращений проводится анализ содержания поступающих обращений, принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

Ответственность должностных лиц

Должностные лица несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

- неправомерный отказ в приеме или рассмотрении обращений граждан;

- действие или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;

- нарушение срока и порядка рассмотрения обращения;

- принятие заведомо необоснованного незаконного решения;

- преследование граждан за критику;

- предоставление недостоверной информации;

- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);

- сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

При уходе в отпуск муниципальный служащий обязан передать все имеющиеся у него на исполнении карточки учета приема граждан временно замещающему его должностному лицу.

Порядок обжалования действий и решений, принятых по обращению

Гражданин вправе обжаловать действия по рассмотрению его обращения и решение, принятое по результатам его обращения, в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу или в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

Гражданин вправе обжаловать действия (бездействия) по рассмотрению обращения:

Должностных лиц Администрации города Тобольска - Главе администрации города Тобольска.

Возмещение причиненных убытков и взыскание понесенных
расходов при рассмотрении обращений

Гражданин имеет право на возмещение убытков и компенсацию морального вреда, причиненных незаконным действием (бездействием) органа местного самоуправления или должностного лица при рассмотрении обращения, по решению суда.

В случае, если гражданин указал в обращении заведомо ложные сведения, расходы, понесенные в связи с рассмотрением обращения органом местного самоуправления или должностным лицом, могут быть взысканы с данного гражданина по решению суда.