Приложение. Инструкция по работе с обращениями граждан в Тюменской областной Думе

Приложение
к распоряжению
Председателя
Тюменской областной Думы
от 24 декабря 2009 г. N 165-рп

Инструкция
по работе с обращениями граждан в Тюменской областной Думе

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по работе с обращениями граждан в Тюменской областной Думе (далее - Инструкция) устанавливает порядок рассмотрения индивидуальных и коллективных обращений: предложений, заявлений и жалоб граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - обращения), организации и проведения личного приема граждан в Тюменской областной Думе (далее - областная Дума).

1.2. Работа по рассмотрению обращений, организации и проведению личного приема граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Федеральным Законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Регламентом Тюменской областной Думы, Положением об отделе по работе с обращениями граждан в Тюменской областной Думе, Положением о помощнике депутата Тюменской областной Думы, иными нормативно-правовыми актами, а также на основании настоящей Инструкции.

1.3. Работа с обращениями является прямой служебной обязанностью должностных лиц областной Думы - председателя областной Думы, заместителей председателя областной Думы, председателей и заместителей председателей комитетов и комиссий областной Думы, членов комитетов и комиссий областной Думы, работающих на постоянной профессиональной основе, депутатов областной Думы (далее - должностные лица областной Думы).

1.4. Сотрудники аппарата областной Думы и помощники депутатов областной Думы, осуществляющие работу с обращениями в порядке исполнения поручений должностных лиц областной Думы или в порядке исполнения обязанностей государственной гражданской службы (в объеме, установленном их должностными регламентами), считаются уполномоченными лицами и несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращений.

1.5. Конфиденциальные сведения, ставшие известными должностным лицам, сотрудникам аппарата областной Думы при рассмотрении обращений, не могут быть использованы во вред авторам обращений, если они могут повлечь унижение их чести и достоинства.

1.5.1. Не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.

1.5.2. Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением.

1.6. Делопроизводство по обращениям в областной Думе ведется отделом по работе с обращениями граждан Тюменской областной Думы (далее - отдел по работе с обращениями граждан) и помощниками депутатов отдельно от других видов делопроизводства.

1.7. Положения настоящей Инструкции применяются в отношении личных обращений граждан и их представителей, а также в отношении обращений объединений граждан и их представителей.

Обращения юридических лиц рассматриваются в порядке, предусмотренном Инструкцией по работе с документами в Тюменской областной Думе.

1.8. Для целей настоящей Инструкции используются следующие основные термины:

обращение гражданина - направленное в областную Думу или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина;

коллективное обращение - обращение двух и более граждан в письменном виде, содержащее частный интерес, либо обращение граждан, принятое на митинге, собрании и подписанное организаторами и (или) участниками митинга или собрания, имеющее общественный характер;

предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, о недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

письменное обращение - это обращение, поступившее на бумажном носителе от заявителя (заявителей) лично, почтовой, фельдъегерской, специальной, курьерской связью, по факсу, в том числе полученное из средств массовой информации, а также обращение, направленное в областную Думу на рассмотрение государственными и иными органами или уполномоченными должностными лицами;

устное обращение - обращение, суть которого была изложена заявителем (заявителями) во время личного приема, осуществляемого должностными лицами областной Думы;

повторное обращение - обращение, поступившее в областную Думу от одного и того же лица (группы лиц) по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, а ответ по существу заявителю (заявителям) не дан, или если автор обращения не удовлетворен данным ему ответом. Обращения по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными;

аналогичное обращение - обращение, поступившее от одного и того же лица (группы лиц) по одному и тому же вопросу в адрес нескольких (двух и более) должностных лиц областной Думы.

2. Регистрация обращений

2.1. Письменные обращения подлежат обязательной регистрации с использованием системы автоматизированного делопроизводства и документооборота (далее - САДД), а при отсутствии доступа к САДД в иных учетных формах (приложение 1). Регистрация обращений осуществляется, как правило, в день поступления или в день обращения гражданина в порядке общей очередности поступления обращений, но не позднее трех дней после поступления.

2.2. Письменные обращения, поступившие в отдел корреспонденции и документооборота (далее - ОКД) областной Думы либо полученные непосредственно должностными лицами областной Думы или сотрудниками аппарата областной Думы в адрес председателя областной Думы, заместителей председателя областной Думы, председателей и заместителей председателей комитетов и комиссий областной Думы, передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан.

Письменные обращения, поступившие в ОКД областной Думы либо полученные непосредственно должностными лицами областной Думы или сотрудниками аппарата областной Думы в адрес депутатов областной Думы, после отметки в учетных формах ОКД передаются для регистрации и последующей работы помощнику депутат, в адрес которого поступило обращение.

2.3. Письменные обращения с пометкой "Лично" на конверте, адресованные должностным лицам областной Думы, передаются им для рассмотрения без вскрытия конвертов с отметкой в учетных формах под роспись.

2.4. При приеме письменных обращений необходимо соблюдать меры безопасности в соответствии с п. 2.5. Инструкции по работе с документами в Тюменской областной Думе.

2.5. При регистрации обращения в САДД заполняется электронная регистрационная карточка по установленной форме, которая содержит основные реквизиты обращения и отображает процесс работы с ним.

В случае отсутствия у специалиста, осуществляющего работу с обращениями, помощника депутата доступа к САДД регистрация обращений, запросов и иных документов, относящихся к работе с обращениями, осуществляется в иных учетных формах.

2.6. При заполнении электронной регистрационной карточки обращению автоматически присваивается регистрационный номер. Регистрационный номер обращения состоит из буквенного обозначения, номера избирательного округа депутата, порядкового числа поступления в пределах календарного года и через дробь последние цифры года поступления обращения.

2.7. При поступлении повторного обращения ему присваивается регистрационный номер первичного обращения с добавлением через дефис соответствующего порядкового числа в скобках.

2.8. В электронную регистрационную карточку вносятся сведения о ходе рассмотрения обращения (направление запросов для получения информации, необходимой для всестороннего рассмотрения обращения, получение ответа на ранее отправленный запрос, подготовка ответа заявителю и др.).

2.9. На первой странице письменного обращения в правом нижнем углу или на ином свободном от текста месте проставляется штамп с указанием регистрационного номера и даты поступления обращения (приложения 2, 2а).

3. Рассмотрение письменных обращений

3.1. Письменные обращения, поступившие в областную Думу и относящиеся к компетенции областной Думы, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

3.2. Срок рассмотрения обращения может быть продлен в исключительных случаях, а также при направлении запроса в связи с обращением гражданина в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, учреждения (приложение 3), но не более чем на 30 дней. Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимает должностное лицо, в адрес которого было направлено обращение, с обязательным письменным уведомлением автора обращения (приложение 4).

3.3. Письменные обращения на иностранных языках или языках народов Российской Федерации регистрируются и рассматриваются после перевода текста обращения на русский язык или составления аннотации обращения. Направление документов для перевода на русский язык (составления аннотации) осуществляется в соответствии с п. 2.1.8. Инструкции по работе с документами в Тюменской областной Думе.

3.4. Рассмотрение зарегистрированных письменных обращений в областной Думе осуществляется в два этапа и включает в себя первичное рассмотрение и рассмотрение по существу вопроса.

3.4.1. Первичное рассмотрение письменных обращений проводится при их регистрации и заключается в проверке наличия установленных реквизитов письма:

- адресата и адресной части;

- фамилия, имя, отчество (при наличии последнего) обратившегося гражданина;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен окончательный ответ заявителю или уведомление о переадресации обращения;

- личная подпись гражданина, дата.

3.4.2. Рассмотрение обращений по существу вопроса проводится в отделе по работе с обращениями граждан, помощниками депутатов в соответствии с поручениями председателя областной Думы, заместителей председателя областной Думы либо депутатов областной Думы с учетом требований настоящей Инструкции.

3.5. Поручения к исполнению обращений, как правило, даются в форме резолюций на бланке установленного образца.

3.6. Содержание резолюции (поручения) заносится в электронную регистрационную карточку САДД либо в иную учетную форму.

3.6.1. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя (исполнителей), указание, содержащее конкретное поручение, а также подпись лица, наложившего резолюцию, дата. В необходимых случаях устанавливается срок исполнения.

3.6.2. В случае, если в резолюции дается поручение "Прошу рассмотреть и дать ответ заявителю", ответ автору обращения дается за подписью исполнителя. Если в резолюции дается поручение "Прошу подготовить проект ответа", то исполнителем готовится проект ответа за подписью лица, давшего поручение. Для оформления писем и иной корреспонденции используются установленные формы бланков в соответствии с п. 2.4.5. Инструкции по работе с документами в Тюменской областной Думе.

3.7. В случае, если поручение дано нескольким исполнителям, работу по его исполнению координирует лицо, указанное в резолюции первым. В данном случае соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и составления окончательного ответа заявителю не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения обращения. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку ответов.

Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан либо помощники депутатов тиражируют и направляют копии обращения и приложенных к нему документов соисполнителям.

3.8. Письменное обращение вместе с поручением и приложенными к нему документами передается исполнителям в день наложения резолюции или не позднее следующего дня, о чем делается запись в учетных формах. Электронная регистрационная карточка на указанное обращение пересылается по каналам локальной сети областной Думы в соответствующее подразделение, помощнику депутата.

3.9. Письменные обращения, поступившие в областную Думу, но не адресованные председателю областной Думы, заместителям председателя областной Думы, депутатам областной Думы, подразделениям либо должностным лицам областной Думы считаются ошибочно направленными и пересылаются отправителю с сопроводительным письмом.

3.10. Обращения "депутатам областной Думы" (без указания фамилии, имени и отчества депутата) с просьбами о разработке законов либо с предложениями о внесении изменений в нормативные правовые акты направляются в профильные комитеты областной Думы с отметкой в учетных формах ОКД.

3.11. Письменные обращения, не относящиеся к компетенции областной Думы по содержанию поставленных вопросов, в семидневный срок со дня их регистрации направляются в государственные органы, органы местного самоуправления (их должностным лицам) по принадлежности или для рассмотрения подведомственных им вопросов с письменным уведомлением об этом автора обращения.

3.11.1. Переадресация письменного обращения осуществляется вместе с сопроводительным письмом и обязательным приложением оригинала обращения. Копии письменного обращения и приложенных к нему документов остаются в отделе по работе с обращениями граждан либо у помощника депутата областной Думы в зависимости от того, в чей адрес поступило обращение.

3.11.2. Если в обращении затронуты вопросы, решение которых входит в компетенцию разных государственных органов, органов местного самоуправления, должностных лиц, соответствующее число копий обращения с сопроводительными письмами направляется в тот же срок соответствующим органам, должностным лицам.

3.12. Переадресование обращений, направленных в адрес председателя областной Думы, из одного подразделения областной Думы в другое либо от одного должностного лица областной Думы другому осуществляется с обязательной отметкой в учетных формах отдела по работе с обращениями граждан не позднее трех дней с момента передачи такого обращения.

3.13. Рассмотрение повторного обращения осуществляется с учетом принятых мер по ранее поступившим обращениям того же автора и данных ему ответов и разъяснений.

3.14. Исходящие документы по обращениям (ответы и уведомления авторам обращений, сопроводительные письма и запросы по обращениям, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления и т.д.) оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по работе с документами в Тюменской областной Думе.

3.15. Обращение считается исполненным и снимается с контроля (в случае если оно было поставлено на контроль) после фактического рассмотрения всех поставленных в нем вопросов, относящихся к компетенции областной Думы, принятия необходимых мер, сообщения заявителю результатов рассмотрения в установленной форме.

На поручении должностное лицо, рассматривающее обращение, проставляет отметку "В дело". Информация об исполнении обращения заносится исполнителем в электронную регистрационную карточку или другую учетную форму.

3.16. Текст ответа на обращение должен излагаться последовательно и содержать исчерпывающую информацию на все поставленные в обращении вопросы.

3.17. Ответы на обращения подписывают должностные лица, в адрес которых были направлены обращения, либо уполномоченные ими лица.

3.18. Исходящие документы передаются для отправки в ОКД областной Думы.

3.19. Вместе с сообщением о результатах рассмотрения обращения гражданину возвращаются подлинные документы, в случае если таковые прилагались к обращению, за исключением подлинного экземпляра обращения.

3.20. Дела по обращениям, рассмотренным председателем областной Думы и его заместителями, хранятся в отделе по работе с обращениями граждан в течение срока полномочий депутатов областной Думы текущего созыва.

Дела по обращениям, рассмотренным депутатами областной Думы, хранятся у помощников депутатов в течение срока полномочий депутата.

3.21. Формирование документов по обращениям в дела, передача дел в Государственный архив Тюменской области, подготовка документов, не подлежащих хранению, к уничтожению, осуществляется в соответствии с Инструкцией по работе с документами в Тюменской областной Думе.

4. Работа с отдельными видами обращений

4.1. Запрещается направлять жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным п. 4.1 настоящей Инструкции, не представляется возможным направить жалобу на рассмотрение, она возвращается автору обращения с разъяснением права на судебное обжалование неправомерных действий (бездействий) или решений.

4.2. Принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию "В дело" с уведомлением автора письменного обращения о принятии к сведению изложенной им информации следующие письменные обращения:

- не предполагающие ответа;

- не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб;

- не содержащие сведений о нарушении прав гражданина (граждан) и основанные на общих рассуждениях автора по проблемам внутренней и внешней политики государства;

- не содержащие новой информации по вопросам, ранее уже поднятым этим автором, которые решены или не требуют дополнительного рассмотрения;

- связанные с рекламой товаров и услуг.

4.3. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. В случае, если в обращении содержится информация о подготавливаемом или совершенном противоправном деянии, данное обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

4.4. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

4.5. Остаются без рассмотрения по существу поставленных вопросов обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные обращения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, с уведомлением гражданина о недопустимости злоупотребления конституционным правом на обращение в государственные органы.

4.6. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение по подведомственности, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

4.7. Если в обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и автором не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо областной Думы, в адрес которого было направлено обращение, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения рассматривались в областной Думе. Гражданин, направивший обращение, письменно уведомляется о принятом решении.

5. Порядок работы с обращениями, поступившими в интернет-приемную областной Думы

5.1. Интернет-приемная на основе использования информационно-коммуникационных технологий позволяет предоставить гражданам дополнительные возможности реализации конституционного права на обращение в органы государственной власти.

Организационно-технологическое обеспечение работы интернет-приемной, размещенной на официальном сайте областной Думы (www.duma72.ru) (далее - интернет-приемная), осуществляет информационно-аналитическое управление областной Думы.

5.2. Обращение, поступившее в интернет-приемную (далее - электронное обращение), а также обращения, поступившие в областную Думу по иным информационным системам общего пользования в электронном виде, рассматриваются в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

5.2.1. К рассмотрению не принимаются электронные обращения без указания фамилии, имени, отчества (при наличии последнего), почтового адреса заявителя либо уведомления о форме получения ответа (другой почтовый адрес, лично и др.), сути предложения, заявления или жалобы.

5.2.2. Ответы на электронные обращения направляются по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.2.3. Началом срока рассмотрения электронных обращений граждан считается день их поступления в интернет-приемную, окончанием - день регистрации окончательного письменного ответа заявителю.

5.3. Работу с электронными обращениями организует отдел по работе с обращениями граждан.

Специалист отдела по работе с обращениями граждан:

- ежедневно просматривает поступившие в интернет-приемную электронные обращения;

- проверяет заполнение обязательных полей регистрационной формы на соответствие п. 5.2. настоящей Инструкции. В случае обнаружения недостающих реквизитов обращения (фамилия, имя, отчество; почтовый адрес заявителя) и при наличии электронного адреса заявителя ведет с ним интернет-переписку о необходимости предоставления недостающей информации, при этом датой получения обращения является дата получения запрашиваемого уточнения;

- определяет характер обращений по тематическому классификатору;

- переносит обращение на бумажный носитель в двух экземплярах, один из которых передается на рассмотрение депутату, которому адресовано обращение, через его помощников с записью в журнале учета исходящей корреспонденции обращений. Второй экземпляр обращения остается в отделе по работе с обращениями граждан для формирования дела;

- готовит проект ответа на обращение, полученное в адрес председателя областной Думы и заместителей председателя областной Думы;

- ведет упреждающий контроль за соблюдением срока рассмотрения обращений, а именно не позднее трех дней до окончания такового информирует помощника депутата о необходимости направить в отдел по работе с обращениями граждан отчет о проделанной работе;

- при необходимости оказывает помощь помощникам депутатов для подготовки материалов по обращениям;

- прочие электронные обращения (приглашения, поздравления и др.) передает депутатам для ознакомления.

5.4. Помощник депутата областной Думы:

- в течение трех дней с момента получения обращения согласно поручению депутата информирует отдел по работе с обращениями граждан о принятии обращения к рассмотрению либо об отказе в принятии с обоснованием причин отказа;

- регистрирует электронные обращения, принятые к рассмотрению, в учетных формах в порядке, установленном настоящей Инструкцией;

- готовит по поручению депутата проект ответа заявителю, который после подписания депутатом направляет заявителю. При этом копию ответа предоставляет в отдел по работе с обращениями граждан не позднее трех дней со дня его регистрации;

- в случае невозможности направления ответа заявителю в установленный срок готовит письмо о продлении срока рассмотрения с указанием причин и после подписания депутатом направляет его заявителю. При этом копию письма предоставляет в отдел по работе с обращениями граждан не позднее трех дней со дня его регистрации.

5.5. Аналогичные обращения, поступившие в адрес нескольких депутатов областной Думы, избранных по единому избирательному округу, направляются каждому депутату с краткой информацией, в которой перечислены все депутаты, в чей адрес поступило данное обращение.

Депутаты областной Думы по предварительному согласованию могут передать аналогичные обращения одному из депутатов на исполнение.

Помощник депутата не позднее трех дней после передачи аналогичного обращения от одного депутата другому извещает об этом отдел по работе с обращениями граждан для внесения необходимой информации в учетную форму.

6. Порядок осуществления личного приема граждан в областной Думе

6.1. Прием граждан по личным вопросам проводится ежемесячно председателем областной Думы, заместителями председателя областной Думы и депутатами областной Думы согласно утвержденному графику.

6.2. Информация о приеме граждан председателем областной Думы, заместителями председателя областной Думы и депутатами областной Думы размещается на информационных стендах в холле первого этажа и в бюро пропусков здания областной Думы, а также на официальном сайте Тюменской областной Думы в разделе "Работа с обращениями граждан".

В случае изменения графика приема граждан по личным вопросам депутатами помощники депутатов областной Думы предоставляют необходимую информацию в отдел по работе с обращениями граждан для внесения соответствующих изменений в информацию на официальном сайте Тюменской областной Думы.

6.3. Предварительную запись граждан на прием по личным вопросам к председателю областной Думы осуществляет начальник отдела по работе с обращениями граждан.

Предварительную запись граждан на прием к депутатам областной Думы осуществляют помощники депутатов.

Предварительная запись граждан на личный прием прекращается за три дня до приема.

6.4. Лицо, ответственное за организацию личного приема, вправе уточнить мотивы и суть обращения, а также ознакомиться с документами, подтверждающими обоснованность обращения гражданина, прибывшего на личный прием.

6.5. По наиболее сложным вопросам, предполагаемым для рассмотрения на личном приеме, от граждан могут предварительно приниматься письменные обращения. Они подлежат регистрации в порядке, установленном разделом 2 настоящей Инструкции, и приобщаются к материалам для доклада должностному лицу областной Думы на личном приеме гражданина.

6.6. Предварительная работа по организации личного приема граждан председателем областной Думы проводится сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан.

Предварительная работа по организации личного приема граждан депутатами областной Думы проводится помощниками депутатов.

При необходимости указанные лица вправе запрашивать от соответствующих государственных органов и органов местного самоуправления (за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия) дополнительную информацию и справочные материалы по существу обращения.

6.7. Список граждан, предварительно записавшихся на прием, необходимый пакет документов с указанием краткого содержания вопросов обращения передается председателю областной Думы, заместителям председателя областной Думы, депутатам областной Думы накануне дня приема.

6.8. При необходимости сотрудники отдела по работе с обращениями граждан, помощники депутатов областной Думы до начала приема готовят проекты писем, запросов и иных документов должностным лицам соответствующих государственных органов или органов местного самоуправления по существу поставленных гражданином вопросов.

6.9. При проведении личного приема граждан должностные лица областной Думы вправе привлекать специалистов отдела по работе с обращениями граждан и других специалистов аппарата областной Думы.

6.10. Личный прием граждан ведется в порядке очередности. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

6.11. В ходе проведения личного приема заполняется учетная карточка приема граждан (приложение 5). По окончании приема, в течение одного рабочего дня, данные учетной карточки приема граждан заносятся в САДД или иную учетную форму.

6.12. Должностное лицо областной Думы, осуществляющее личный прием граждан, принимает решение о порядке разрешения поставленных гражданином вопросов.

6.13. В случае, если вопросы, поставленные гражданином, относятся к компетенции областной Думы, касаются работы ее органов или должностных лиц, направлены на совершенствование работы областной Думы, аппарата областной Думы, должностное лицо, осуществляющее личный прием, принимает их к рассмотрению или адресует соответствующим должностным лицам областной Думы либо руководителю аппарата областной Думы для рассмотрения в подразделениях областной Думы. В этом случае оформляется информационное письмо или письменное поручение должностного лица, проводившего личный прием гражданина.

6.14. Должностное лицо областной Думы, проводящее личный прием, может дать гражданину с его согласия устный ответ по существу каждого из поставленных вопросов или устное разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

6.15. По просьбе гражданина ему дается письменный ответ (о порядке направления письменного ответа гражданин уведомляется устно во время личного приема).

6.16. Письменный ответ подписывает должностное лицо, проводившее личный прием граждан или лицо, им уполномоченное.

6.17. Личный прием граждан председателем областной Думы, заместителями председателя областной Думы либо депутатами областной Думы вне рамок утвержденного графика проводится по мере необходимости на основании устных или письменных обращений.

6.18. Ответственность за организационное, информационное и документационное обеспечение личного приема граждан председателем областной Думы и заместителями председателя областной Думы несет начальник отдела по работе с обращениями граждан.

Ответственность за организационное, информационное и документационное обеспечение личного приема депутатами областной Думы несут помощники депутатов.

6.19. Личный прием граждан сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан в рамках их должностных регламентов осуществляется ежедневно в рабочие дни с 10.00 до 16.00 без предварительной записи.

6.19.1. При проведении личного приема граждан сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан заполняется учетная карточка приема граждан. По окончании приема, в течение одного рабочего дня, данные учетной карточки приема граждан заносятся в САДД или иную учетную форму.

6.19.2. В процессе проведения личного приема граждан сотрудники отдела по работе с обращениями граждан могут принимать письменные обращения, которые подлежат регистрации.

Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан обязаны оказывать содействие гражданам в правильном указании в письменном обращении должности, фамилии, имени, отчества адресата, названий подразделений областной Думы.

6.19.3 Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан вправе предложить гражданину, изъявившему желание передать письменное обращение, устранить замечания по его оформлению, указанные в положениях настоящей Инструкции.

6.19.4. Граждане, находящиеся в нетрезвом состоянии, на личный прием граждан не допускаются.

В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник милиции. Информация о поведении гражданина отражается в учетной карточке приема граждан, оформляемой сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан по итогам личного приема гражданина.

7. Контроль за рассмотрением обращений

7.1. Контроль за рассмотрением обращений в областной Думе осуществляют председатель областной Думы, заместители председателя областной Думы, депутаты областной Думы.

Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан в пределах своей компетенции осуществляют упреждающий контроль за рассмотрением обращений.

7.2. Письменные обращения, поступившие в областную Думу и направляемые в государственные органы, органы местного самоуправления, а также должностным и иным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов (за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия), могут быть поставлены на контроль.

Основанием для постановки на контроль письменных обращений могут служить:

- содержащаяся в обращении обоснованная информация о нарушении прав, свобод и законных интересов граждан;

- содержащиеся в обращении обоснованные просьбы об оказании помощи или поддержки гражданам из социально незащищенных групп населения либо гражданам, пострадавшим в результате стихийных бедствий;

- поднимаемые в обращении общественно значимые проблемы (в случаях если автором обращения является объединение граждан или обращение подписано несколькими гражданами).

7.3. Решение о постановке на контроль, продлении срока контроля обращения принимает должностное лицо, в адрес которого было направлено обращение. В учетных формах делается отметка о постановке обращения на контроль.

7.4. О поступивших от государственных органов и органов местного самоуправления ответах на обращения, поставленные на контроль, начальник отдела по работе с обращениями граждан докладывает председателю областной Думы, заместителям председателя областной Думы.

Помощник депутата докладывает депутату областной Думы.

7.5. Основаниями для снятия с контроля обращения могут служить:

- направление государственным органом, органом местного самоуправления, а также должностными и иными лицами, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, письменного ответа гражданину на поставленные в его обращении вопросы или предоставление ему разъяснений о порядке защиты его прав и законных интересов;

- поступление в областную Думу от государственных органов, органов местного самоуправления, должностных и иных лиц, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, справки о фактических обстоятельствах дела;

- заявление гражданина о прекращении рассмотрения обращения, направленного ранее.

8. Анализ результатов работы по рассмотрению обращений

8.1. Содержащаяся в обращениях информация систематически изучается и обобщается для выработки соответствующих предложений и рекомендаций по совершенствованию работы с обращениями.

8.2. Помощник депутата областной Думы ежеквартально готовит информацию в виде аналитической справки и статистической информации по установленным формам о рассмотрении обращений, представляет ее депутату и не позднее 5 числа следующего за отчетным периодом месяца, направляет ее в отдел по работе с обращениями граждан.

В статистических данных отражаются обращения, зарегистрированные в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

8.3. Отдел по работе с обращениями граждан ежеквартально, не позднее 15 числа следующего за отчетным периодом месяца, анализирует и обобщает информацию, представленную помощниками депутатов областной Думы, собственную информацию по работе с обращениями.

8.4. Материалы по результатам работы с обращениями за отчетный период в виде сводной статистической информации и информационно-аналитического обзора по установленным формам подписываются начальником отдела по работе с обращениями граждан и направляются председателю областной Думы, депутатам областной Думы, руководителю аппарата областной Думы.

9. Заключительные положения

9.1. Отказ в рассмотрении обращений, содержащих вопросы, разрешение которых входит в компетенцию областной Думы, недопустим, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством и настоящей Инструкцией.

9.2. По письменной просьбе гражданина он может быть ознакомлен с находящимися в распоряжении областной Думы документами и материалами, затрагивающими его права, свободы и законные интересы.

9.3. Ознакомление гражданина с интересующими его документами и материалами производится сотрудниками аппарата областной Думы, помощниками депутатов областной Думы ответственными за работу с обращениями, располагающими этими документами.

9.4. По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов, поступивших в областную Думу из государственных органов, органов местного самоуправления в связи с его предыдущим письменным обращением, а также копия письменного ответа о результатах рассмотрения его обращения в областной Думе, если указанные письменные ответы не были получены гражданином по независящим от него обстоятельствам.

9.5. Жалобы граждан на результаты рассмотрения их обращений, действия (бездействия) должностных лиц областной Думы, работников аппарата областной Думы и помощников депутатов областной Думы в связи с рассмотрением обращений направляются для организации проверки и принятия мер председателю областной Думы, депутату областной Думы или руководителю аппарата областной Думы.

9.6. Знание положений настоящей Инструкции обязательно для лиц, отвечающих за работу с обращениями граждан в областной Думе.

9.7. Внесение изменений в настоящую Инструкцию осуществляется распоряжением председателя областной Думы по предложению руководителя аппарата областной Думы.