Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Приказ аппарата Губернатора Тюменской области от 13 июля 2006 г. N 33-ос "Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора области" (с изменениями и дополнениями) (утратил силу)
Приказ аппарата Губернатора Тюменской области
от 13 июля 2006 г. N 33-ос
"Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате
Губернатора области"
С изменениями и дополнениями от:
26 июня, 23 июля 2007 г., 10 июня 2009 г., 18 апреля 2011 г.
ГАРАНТ:
Приказом аппарата Губернатора Тюменской области от 25 апреля 2014 г. N 42-ос настоящий приказ признан утратившим силу
1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора области. (Прилагается).
2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
|
|
Т.Ю. Костарева |
Инструкция
по делопроизводству в аппарате Губернатора области
(утв. приказом руководителя аппарата Губернатора Тюменской области
от 13 июля 2006 г. N 33-ос)
С изменениями и дополнениями от:
26 июня, 23 июля 2007 г., 10 июня 2009 г., 18 апреля 2011 г.
1. Общие положения
1.1 Настоящая инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в аппарате Губернатора области, определяет основные правила подготовки и прохождения документов несекретного характера и документов с пометкой "Для служебного пользования".
Требования инструкции распространяются на документы на всех видах носителей, в том числе кино, фото, фоно, видео, электронные документы.
Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.
1.2 Инструкция разработана в соответствии с законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Уставом и законами Тюменской области, Регламентом Правительства Тюменской области, требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, государственными стандартами в области делопроизводства и архивного дела, основными правилами работы ведомственных архивов.
1.3 Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в аппарате Губернатора области возлагается на руководителя аппарата Губернатора области.
1.4 Ведение делопроизводства в управлениях, отделах, секторах аппарата Губернатора области (далее по тексту - подразделения аппарата Губернатора области) осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство.
1.5 Руководители подразделений аппарата Губернатора области в случае увольнения работника, ответственного за делопроизводство, обеспечивают передачу всех дел, числящихся за ним по номенклатуре и описям, работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, временно исполняющему его обязанности.
1.6 Организация и совершенствование системы документационного обеспечения в подразделениях аппарата Губернатора области осуществляется управлением по обращениям граждан и делопроизводству, методическое руководство - управлением по делам архивов Тюменской области.
2. Подготовка и оформление проектов законодательных актов,
постановлений и распоряжений
2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных
актов Тюменской области
2.1.1 Подготовка проектов законов Тюменской области (законопроектов) осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Тюменской области.
2.1.2 Текст законопроекта излагается в соответствии с основными правилами законодательной техники, установленными статьей 19 Закона Тюменской области от 07.03.2003 N 121 "О порядке подготовки, принятия и действия нормативных правовых и правовых актов Тюменской области" (в редакции от 05.11.2005), печатается шрифтом Arial Cyr в текстовом редакторе Word for Windows на стандартных листах бумаги формата А4.
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названной редакции следует читать как "от 05.11.2004 г."
Законопроект должен иметь реквизиты и сведения, установленные статьей 18 вышеназванного Закона.
2.2. Подготовка проектов постановлений, распоряжений Губернатора
области и Правительства области
2.2.1 Подготовка и внесение проектов постановлений, распоряжений Правительства области осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Тюменской области.
Порядок подготовки и внесения проектов постановлений, распоряжений Губернатора области аналогичен порядку подготовки и внесения проектов постановлений, распоряжений Правительства области.
2.2.2 Изложение текста постановления, распоряжения должно быть ясным, последовательным, исключающим возможность различного толкования.
Заголовок к тексту пишется с прописной буквы, отвечает на вопрос "О чем?", должен быть кратким и соответствовать содержанию документа.
2.2.3 Приложения к постановлению, распоряжению являются его неотъемлемой частью.
В приложении указываются конкретные мероприятия, объемы работ, сроки, исполнители, состав комиссий, рабочих групп и т.п. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
В электронном виде приложения оформляются в одном файле с проектом, файл разбивается на разделы в зависимости от количества приложений, каждое приложение имеет свою нумерацию страниц.
Приложения к проекту постановления, распоряжения визируются ответственным исполнителем на обороте последнего листа внизу.
2.2.4 К проекту распоряжения об утверждении, изменении структуры и штатной численности органов исполнительной власти области прилагается заключение руководителя аппарата Губернатора области.
Документы, послужившие основанием для подготовки проекта (письма, ходатайства, сметы и др.), прилагаются в подлиннике.
К проекту о внесении изменений, дополнений, об отмене, признании утратившими силу постановлений, распоряжений прилагаются копии ранее принятых документов.
К проекту постановления, распоряжения прикладывается лист рассылки, составленный и подписанный разработчиком (приложение N 1).
2.2.5 Объем проекта постановления, распоряжения, как правило, не должен превышать двух страниц.
Текст проекта оформляется в шаблоне с использованием текстового редактора Microsoft Word, шрифтом Arial Cyr размером 13, на стандартных листах бумаги формата А4. При оформлении объемных приложений в табличном исполнении допускается уменьшение размера шрифта до 10.
Заголовок печатается через один интервал, выравнивается по левому полю и выделяется курсивом.
Текст отделяется от заголовка 3-4 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал.
В нижнем левом углу проекта располагается колонтитул, содержащий имя файла, которое включает в себя код органа исполнительной власти области, присвоенный проекту на основании классификатора (приложение N 2), разделитель (дефис), краткое наименование проекта. Например, АПП-положение, ДСЗ-мп - 6 чел, ДФ-всГУВД - 86т.р.
Информация об изменениях:
Приказом аппарата Губернатора Тюменской области от 23 июля 2007 г. N 50-ос в пункт 2.2.6 настоящей инструкции внесены изменения
2.2.6 Согласование проектов постановлений и распоряжений осуществляется разработчиком в порядке, установленном Регламентом Правительства Тюменской области.
Согласование оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта по установленной форме (приложение N 3).
Лист согласования содержит следующие графы: "Наименование должности", "Дата поступления на согласование", "Для замечаний", "Подпись руководителя, дата визирования", "Расшифровка подписи".
В органах исполнительной власти области проекты постановлений и распоряжений регистрируются в специальных журналах учета исходящих проектов (приложение N 4). Помощники (секретари) руководителей органов исполнительной власти области, которым проекты поступают на согласование, регистрируют их в журналах учета входящих проектов (приложение N 5).
Порядок работы с журналами регистрации исходящих и входящих проектов постановлений, распоряжений определяет руководитель органа исполнительной власти.
Разработчик лично передает проект для согласования ответственному специалисту соответствующего органа исполнительной власти под роспись.
В целях ускорения процесса согласования разработчик может передать копии проекта одновременно нескольким согласующим органам. Ответственность за идентичность всех экземпляров проекта возлагается на разработчика.
Помощники (секретари) руководителей органов исполнительной власти области проставляют в листе согласования дату поступления и дату визирования проекта.
2.2.7 Если в процессе согласования проекта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.
Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект внесены изменения стилистического и редакционного характера, не изменившие его содержания.
2.2.8 Доработка проекта постановления, распоряжения осуществляется разработчиком и включает в себя внесение в текст проекта замечаний и дополнений, принятых разработчиком. При этом к проекту прилагается записка по учтенным замечаниям (приложение N 6).
Ответственность за изменения и дополнения, внесенные в проект, возлагается на должностное лицо, представившее проект.
Электронная копия проекта представляется в отдел организационного и документационного обеспечения Правительства области (далее Отдел) для включения проекта в электронную базу данных.
Руководитель аппарата и Вице-Губернатор визируют проект после всех согласований и доработок.
2.2.9 Согласованный проект постановления, распоряжения передается в Отдел, где проверяется содержание, комплектность документа и наличие всех необходимых согласований.
Постановления, распоряжения Губернатора области оформляются на многоцветных гербовых бланках (приложения N 7, 8).
Постановления, распоряжения Правительства области оформляются на многоцветных гербовых бланках (приложения N 9, 10).
Постановления, распоряжения, подписанные совместно с областной Думой и федеральными органами исполнительной власти, оформляются не на бланке.
Доработанные и оформленные проекты постановлений и распоряжений Губернатора области передаются руководителю аппарата Губернатора области для визирования и представления Губернатору области для подписания.
Проекты постановлений и распоряжений Правительства области включаются в повестку очередного заседания Правительства области.
2.2.10 Подписанные постановления, распоряжения передаются в Отдел для регистрации, оформления и выпуска. Срок оформления - 3 рабочих дня.
Выпускаемым документам присваиваются номера по единой нумерации в пределах календарного года раздельно для постановлений, распоряжений Правительства области, для постановлений, распоряжений Губернатора области по основной деятельности, распоряжений по личному составу, распоряжений по командировкам, отпускам, учебе.
Датой принятия постановления, распоряжения Губернатора области считается дата его подписания.
Датой принятия постановления, распоряжения Правительства области является дата проведения заседания Правительства, на котором было принято решение о принятии данного акта. В случае принятия постановления и распоряжения Правительства области в порядке заочного голосования датой его принятия является дата его подписания.
Для регистрации постановлений Правительства области применяется литера "-п", распоряжений Правительства области - литера "-рп".
Постановлениям Губернатора области присваиваются номера без литеры.
Распоряжениям Губернатора области присваиваются следующие литеры:
по основной деятельности - "- р",
по личному составу - "- рл",
по командировкам, отпускам, учебе - "- рко".
Информация об изменениях:
Приказом аппарата Губернатора Тюменской области от 18 апреля 2011 г. N 49-ос в пункт 2.2.11 настоящей Инструкции внесены изменения
2.2.11. Постановления и распоряжения Губернатора области после их подписания, а постановления и распоряжения Правительства области после их принятия Правительством области, направляются адресатам согласно листу рассылки в электронном виде по системе Microsoft Outlook. При необходимости направления постановлений и (или) распоряжений на бумажном носителе, заверенных печатью Отдела, они по запросу исполнительного органа власти области, направленному в Отдел по системе Microsoft Outlook, передаются в канцелярию для направления соответствующему органу исполнительной власти.
Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются органам исполнительной власти области, органам местного самоуправления, учреждениям и организациям, которым эти акты рассылались ранее.
Замена ранее разосланных постановлений, распоряжений производится по указанию руководителя аппарата Губернатора области.
Информация об изменениях:
Приказом аппарата Губернатора Тюменской области от 18 апреля 2011 г. N 49-ос пункт 2.2.12 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
2.2.12 Постановления нормативного характера подлежат официальному опубликованию. Нормативность определяется в письме главного правового управления на имя заместителя Губернатора области, руководителя аппарата Губернатора области. После этого копии документов Отделом передаются в департамент информационной политики в электронном виде и на бумажном носителе.
3. Особенности работы с отдельными видами документов
3.1. Поручение
3.1.1 Поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий, преимущественно по оперативным вопросам.
Проекты поручений Губернатора области готовятся:
- управлением организационно-контрольной работы аппарата Губернатора области;
- органами исполнительной власти области.
Проекты поручений Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора, руководителя аппарата Губернатора области готовятся:
- консультантами (помощниками) руководителей;
- работниками органов исполнительной власти области.
3.1.2 Поручения оформляются на бланках (приложение N 11).
Поручения излагаются лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение, сроков исполнения и почтового адреса (в случае необходимости), фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя.
Не допускаются правки, изменения и добавления в текстах поручений после их подписания.
3.1.3 Поручения готовятся в 2-х экземплярах, а при наличии нескольких исполнителей - с учетом их количества.
Исполнителям поручения направляются в подлинниках. Один экземпляр поручения с подлинной подписью остается в управлении организационно-контрольной работы или у помощника - соответственно.
3.1.4 Поручения Губернатора области регистрируются в день подписания в управлении организационно-контрольной работы, поручения Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора области - их помощниками в журналах за своими номерами, которые дополняются инициалами руководителя.
3.2. Приказ
3.2.1 Приказы издаются по кадровым, организационным, оперативным и другим вопросам внутренней работы аппарата Губернатора области.
Подразделения аппарата Губернатора области готовят и вносят проекты приказов на основании поручений руководителя аппарата Губернатора области, его заместителей, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих поручений, заявлений.
Приказы подписываются руководителем аппарата Губернатора области, в его отсутствие - заместителем руководителя аппарата, на которого возложено исполнение обязанностей руководителя аппарата на период его отсутствия.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений аппарата Губернатора области, которые готовят и вносят проекты.
Ответственность за оформление приказов возлагается на управление государственной, муниципальной службы и кадровой политики.
3.2.2 Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения аппарата Губернатора области, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения. Возражения по проекту приказа, возникшие при согласовании, излагаются в письменном виде.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
3.2.3 Приказы оформляются на бланке установленной формы (приложение N 12).
Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Например: 11 ноября 2005 г.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером 13 через 1,5 интервала. Текст выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются структурные подразделения аппарата Губернатора области или конкретные должностные лица.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении аппарата Губернатора области или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не включается пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения аппарата Губернатора области (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в листе рассылки.
Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на оборотной стороне последнего листа приложения.
3.2.4 Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года по следующим группам:
по основной деятельности;
по личному составу;
по отпускам и административно-хозяйственным вопросам;
по командировкам.
Для регистрации приказов по основной деятельности применяется литера - "ос", по личному составу - "лс", по командировкам - "к", по отпускам и пр.- без литеры.
Приказы регистрируются в журналах.
3.2.5 Управление государственной, муниципальной службы и кадровой политики заверяет печатью управления копии приказов, направляет исполнителю и адресатам в соответствии с листом рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
3.3. Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях (заседаниях).
3.3.1 Оформление протоколов совещаний, проводимых Губернатором области, возлагается на управление организационно-контрольной работы.
3.3.2 Оформление протоколов совещаний, проводимых Вице-Губернатором, первым заместителем, заместителями Губернатора области, руководителем аппарата Губернатора области, возлагается на их консультантов (помощников) или соответствующие службы органов исполнительной власти области.
3.3.3 Протокол печатается на общем бланке и имеет следующие реквизиты (приложение N 13):
наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается после последней строки бланка прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проводилось не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита, отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола - датой протокола является дата заседания. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита;
текст протокола;
подпись.
Наименование должности печатается через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
3.3.4 Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали - список присутствовавших или ссылка на приложение со списком присутствовавших (в столбик, по алфавиту)
Повестка дня
Докладчики по каждому пункту повестки дня
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается другим размером шрифта. Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
3.3.5 Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
3.3.6 Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: заседаний Правительства области, совещаний и т.д.
3.3.7 Если совещание стенографируется или записывается на магнитную ленту, то текстовая распечатка совещания подписывается руководителем аппарата Губернатора области или лицом, ответственным за проведение совещания, и прикладывается к протоколу.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка из протокола заверяется печатью.
3.4. Служебные письма
3.4.1 Служебные письма готовятся как:
- ответы о выполнении нормативных и организационно-распорядительных документов;
- ответы на запросы различных учреждений, организаций, предприятий и частных лиц;
- сопроводительные письма;
- инициативные письма.
3.4.2 Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании типовых сроков исполнения или резолюцией руководителя.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями.
3.4.3 Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 (приложение N 14) и содержат следующие реквизиты: название организации, ее справочные данные, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, отметку о приложениях, подпись, отметку об исполнителе. В ответных письмах обязательно должна быть ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одной организации.
3.4.4 В письмах используются следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа (просим направить...; направляем на рассмотрение...);
- от первого лица единственного числа (считаю необходимым...; прошу выделить...);
- от третьего лица единственного числа (Отдел письменных обращений рассмотрел...").
Текст письма, как правило, состоит из двух частей.
В первой части излагаются причина, цели или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.
Во второй части (заключительной), начинающейся с абзаца, помещают выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Если служебное письмо содержит приложения, то все приложения должны быть подписаны руководителем органа исполнительной власти, подготовившего эту информацию.
3.4.5 Датой письма является дата его регистрации в канцелярии.
3.4.6 Право подписи служебных писем устанавливается в положении об органе исполнительной власти области и должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
4. Бланки документов
4.1 Документы оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 (приложения N 15, 16, 17).
В аппарате Губернатора области применяются многоцветные и одноцветные гербовые бланки, бланки без изображения герба.
4.2 Многоцветные гербовые бланки:
- бланк постановления, распоряжения Губернатора области (приложения N 7, 8);
- бланк постановления, распоряжения Правительства области (приложения N 9, 10);
- общий бланк Правительства области (приложение N 18);
- бланк письма аппарата Губернатора области (приложение N 19);
- бланк письма должностного лица:
- Губернатора области;
- Вице-Губернатора области;
- первого заместителя Губернатора области;
- заместителя Губернатора области (приложение N 20);
- руководителя аппарата Губернатора области.
4.3 Одноцветные гербовые бланки:
- общий бланк аппарата Губернатора области (приложение N 21);
- бланк письма аппарата Губернатора области;
- бланк письма должностного лица:
- Губернатора области;
- Вице-Губернатора области;
- первого заместителя Губернатора области;
- заместителя Губернатора области;
- руководителя аппарата Губернатора области;
- бланк поручения Губернатора области, Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора области (приложение N 11);
- бланк приказа аппарата Губернатора области (приложение N 12).
4.4 Для резолюций руководства используются бланки без изображения герба.
Информация об изменениях:
Приказом аппарата Губернатора Тюменской области от 10 июня 2009 г. N 75-ос в пункт 4.5 настоящей Инструкции внесены изменения
4.5 Право подписи имеют:
- на бланке должностного лица (персональном бланке) - только это должностное лицо;
- на бланке аппарата Губернатора области - руководитель аппарата Губернатора области и его заместители, а также начальники отделов, если право подписи документа отражено в должностных регламентах.
4.6 Многоцветные гербовые бланки изготавливаются типографским способом.
Одноцветные гербовые бланки и бланки без изображения герба могут изготавливаться с использованием компьютерной техники при обязательном согласовании образцов бланков с начальником управления по обращениям граждан и делопроизводству.
4.7 Многоцветные гербовые бланки писем применяются для переписки со сторонними организациями, физическими лицами.
Одноцветные гербовые бланки применяются для внутренней переписки между органами исполнительной власти области, заместителями Губернатора области, а также заместителями Губернатора области и органами исполнительной власти.
Бланки писем могут быть с продольным или угловым расположением реквизитов.
4.8 Внутренние документы: положение, штатное расписание, должностная инструкция, протокол, акт, докладная записка, справка, объяснительная записка, заключение оформляются на общем бланке аппарата Губернатора области (приложение N 21).
4.9 Заявление, объяснительная записка и т.д., авторами которых являются физические лица, могут быть написаны от руки.
4.10 Многоцветные гербовые бланки постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области хранятся в отделе организационного и документационного обеспечения Правительства области. Печатание на бланках осуществляется в отделе организационного и документационного обеспечения Правительства области.
4.11 Многоцветные гербовые бланки писем Губернатора области, Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора области, руководителя аппарата Губернатора области, аппарата Губернатора области, изготовленные типографским способом, хранятся и используются в управлении по обращениям граждан и делопроизводству. Многоцветные гербовые бланки писем не передаются в органы исполнительной власти области, юридическим и физическим лицам.
Печатание писем на многоцветных гербовых бланках осуществляется, как правило, в машинописном бюро управления по обращениям граждан и делопроизводству. Документ должен быть представлен на бумажном носителе вместе с дискетой в формате текстового редактора Word for Windows.
Письма Губернатора, Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора и руководителя аппарата Губернатора области на многоцветных гербовых бланках могут оформляться их помощниками (консультантами). В этом случае, заведующая машинописным бюро управления по обращениям граждан и делопроизводству выдает помощникам (консультантам) бланки под роспись в журнале учета. Ответственность за использование и уничтожение испорченных бланков при этом возлагается на помощников руководителей.
4.12 Многоцветные гербовые бланки хранятся в сейфах или в запираемых на ключ шкафах.
5. Оформление реквизитов документов
5.1 Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата оформляется без кавычек.
Способ написания даты зависит от характера документа.
В постановлениях, распоряжениях, приказах, документах, определяющих права граждан и организаций, а также в документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 29 ноября 2005 г.
В других документах допускается цифровой способ оформления даты: число, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (без точки в конце даты).
Например: 29.11.2005
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
При подготовке проекта документа печатаются только месяц и год.
5.2 Регистрационный номер
Регистрационный номер включает порядковый номер документа и может дополняться индексом подразделения аппарата Губернатора области, индексом дела по номенклатуре, литерами и др. информацией.
5.3 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
5.4 Адресование документа
Документы могут быть адресованы организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Департамент финансов
Тюменской области
Отдел кадров
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например:
Аппарат Губернатора области
Начальнику управления
бухгалтерского учета и отчетности
И.И. Иванову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Главам органов
местного самоуправления
(по списку)
Документ не должен содержать более 4-х адресатов. Если документ направляется более чем в 4 адреса, то исполнитель прилагает к письму указатель рассылки.
Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывается.
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной почтовыми правилами.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
ОАО "Фанерный комбинат"
ул. Береговая, д. 21,
г. Тюмень, 625016
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:
Н.А. Семенову
ул. Республики, д. 135, кв. 7,
г. Тюмень, 625035
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:
ОАО "Фанерный комбинат"
ул. Береговая, д. 21,
г. Тюмень, 625016
Полный почтовый адрес указывает составитель документа.
5.5 Утверждение документа
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.
Примерный перечень документов, на которых проставляется гриф утверждения, дан в приложении N 22.
При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом начальника
главного управления строительства
Тюменской области
от 23.04.2005 N 34
или
УТВЕРЖДЕН
решением Совета Губернаторов
Тюменской области,
Ханты-Мансийского автономного округа,
Ямало-Ненецкого автономного округа
Протокол от 07.12.2005 N 4СГ
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель аппарата
Губернатора области
Подпись И.И. Иванов
14.05.2005
Слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО) печатают прописными буквами без кавычек. Допускается в реквизите "гриф утверждения" центрировать элементы относительно самой длинной строки.
5.6 Резолюция
Проект резолюции готовится и оформляется помощником или консультантом и содержит задание руководителя по исполнению документа.
Резолюция располагается на свободном месте первого листа документа, либо на специальном бланке (формата А6) с напечатанными должностью и фамилией руководителя.
Резолюция включает в себя: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись руководителя, дату. Если резолюция на отдельном бланке, она обязательно должна содержать дату и регистрационный номер документа, к которому она относится.
В случае отсутствия руководителя резолюция подписывается должностным лицом, его замещающим.
5.7 Заголовок к тексту
Заголовок составляется исполнителем ко всем документам, кроме телеграмм, извещений и документов на бланке формата А5.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
"о чем?", "о ком?", например: "Об изменении...;
"чего?", "кого?", например: "Должностная инструкция главного специалиста".
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 - 4 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через один интервал, возможно выделение курсивом или жирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок печатают без кавычек, располагают слева над текстом документа, а при оформлении документа на бланке с продольным расположением реквизитов заголовок может выравниваться по центру.
5.8 Отметка о наличии приложений к документу
Отметку о наличии приложения к письму располагают от левого поля после текста через 2 - 4 интервала, перед реквизитом "Подпись" и оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров (при наличии нескольких приложений их нумеруют), например:
Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект ... на 8 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Письмо департамента финансов
Тюменской области от 10.02.2005 N 25
и приложение к нему, всего на 10 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметка о приложении имеет вид:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, распоряжения, приказы, решения, правила) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Допускается выражение "Приложение N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
Приложение N 1
к постановлению Правительства
Тюменской области
от 19 сентября 2005 г. N 160-п
5.9 Подпись
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
Руководитель аппарата
Губернатора области подпись И.И. Иванов
или на бланке:
Заместитель руководителя подпись И.И. Иванов
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:
Начальник управления бухгалтерского
учета и отчетности подпись И.И. Иванов
При оформлении документа на бланке должностного лица, его должность в подписи не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Руководитель подпись И.И. Иванов
Главный бухгалтер подпись П.П. Петров
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Директор департамента Директор департамента
финансов экономики
Личная подпись И.И. Иванов Личная подпись П.П. Петров
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Фамилии в составе комиссии перечисляются в алфавитном порядке, например:
Председатель комиссии подпись И.И. Иванов
Члены комиссии подпись П.П. Петров
подпись С.С. Сидоров
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. При этом не допускается ставить предлог "За", или косую черту перед наименованием должности, а также вносить какие-либо исправления от руки или машинописным способом.
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал, если состоит из нескольких строк.
Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
5.10 Гриф согласования документа
Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования документа состоит из слова "согласовано", должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель Счетной палаты
Тюменской области
Личная подпись И.И. Иванов
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минздрава РФ
от 30.09.2005 N 01-15/55
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа. Слово Согласовано печатается прописными буквами без кавычек.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
5.11 Визы согласования документа
Внутреннее согласование документа называется визой.
Визирование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Виза включает в себя должность и личную подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
Для документа, подлинник которого остается в аппарате Губернатора области (постановления, распоряжения, приказы), визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из аппарата Губернатора области (служебные письма), визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Замечания, особые мнения и дополнения к документу оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Директор департамента
здравоохранения
Личная подпись И.И. Иванов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
5.12 Оттиск печати
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Примерный перечень документов, требующих заверения печатью, приведен в приложении N 23.
Документы заверяют печатью организации.
5.13 Отметка о заверении копии
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения и, если необходимо, печать. Например:
Верно
Заведующий канцелярией подпись И.И. Иванов
Дата
5.14 Отметка об исполнителе
Реквизит об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Иванов Иван Васильевич
(3452) 23-10-15
5.15 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Реквизит содержит следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении подписывается и датируется руководителем подразделения аппарата Губернатора области, в котором исполнен документ или исполнителем документа.
На служебных письмах номер дела по номенклатуре дел проставляет канцелярия, в других подразделениях аппарата Губернатора области номера дел на документах проставляют исполнители или лица, ответственные за делопроизводство.
Данный реквизит располагается от левого поля в нижней части документа.
5.16 Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа - штамп, который содержит название организации, регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Штамп проставляют на первом листе документа в правом нижнем углу, при невозможности этого - на любом свободном месте.
5.17 Идентификатор электронной копии документа
Реквизит представляет собой отметку (колонтитул), проставляется при необходимости в левом нижнем углу каждой страницы документа. Включает в себя данные, необходимые для поиска документа: имя файла на машинном носителе, код оператора.
6. Организация документооборота и регистрация документов
6.1. Общие положения
Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Документ повторно не регистрируется при передаче из одного подразделения аппарата Губернатора области в другое.
Порядок регистрации конкретного вида документов описан в соответствующих разделах настоящей инструкции.
6.2. Организация доставки и отправки документов
6.2.1 Доставка документов в канцелярию аппарата Губернатора области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и другими средствами связи (факсы, телеграммы), а также нарочным.
Документы, доставленные фельдъегерской связью, принимает специалист канцелярии под расписку в реестре.
При приеме документов от нарочных в разносной книге отправителя проставляется дата получения документа, подпись сотрудника, принявшего документ, и при необходимости - печать канцелярии аппарата Губернатора области.
6.2.2 Электронная почта в аппарат Губернатора области поступает и отправляется через канцелярию. Адрес электронной почты: E-mail: Kancelaria@mail.ru.
6.2.3 Отправка корреспонденции осуществляется канцелярией: фельдъегерской, заказной, электронной и простой почтой, факсами, телеграммами, а также курьером.
Вид отправки документа определяет исполнитель.
6.2.4 Для отправки канцелярией документы принимаются:
- курьером - до 13.30 (доставка начинается в 14.00);
- почтой - до 13.30;
- фельдсвязью - до 14.00;
- телетайпом - до 17.00.
Корреспонденция, поступившая на отправку позднее указанного времени, отправляется на следующий рабочий день.
Отправка срочных документов производится в течение всего рабочего дня.
6.2.5 Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов: наличие адреса отправки, приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
6.3. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающей корреспонденции
6.3.1 Прием, первоначальная обработка, распределение корреспонденции (кроме обращений граждан), поступающей в адрес Губернатора, Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора, руководителя аппарата Губернатора области производятся централизованно канцелярией аппарата Губернатора области. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли) вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним сотрудники канцелярии созваниваются с отправителем для решения вопроса о регистрации документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
6.3.2 Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не регистрируются:
- статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры;
- документы, поступившие в канцелярию аппарата Губернатора области, но адресованные органам исполнительной власти;
- дайджест прессы, обзоры печати, газеты, журналы, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты, рекламные материалы;
- информационные сводки, прогнозы погоды и т.п.;
- поздравительные письма, телеграммы.
6.3.3 Регистрации подлежат документы, оформленные в соответствии с установленными требованиями.
Поступившие документы регистрируются в компьютере, при этом заполняются следующие реквизиты: входящий номер, дата регистрации, количество листов (с учетом приложений) и количество экземпляров, исходящий номер и дата поступившего документа, корреспондент, краткое содержание (заголовок), кому направлен документ для рассмотрения.
Телеграммы и факсограммы регистрируются на общих основаниях.
Регистрация документов производится в день поступления до 17 часов, в пятницу и предпраздничные дни - до 15 часов. Документы, поступившие позже указанного времени, регистрируются датой следующего рабочего дня.
При поступлении документов с пометкой "срочно" на них указывается время поступления. Документ, поступивший с пометкой "срочно", "вручить немедленно", вручается незамедлительно.
6.3.4 Поступившая корреспонденция направляется на рассмотрение в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором, Вице-Губернатором, первым заместителем, заместителями Губернатора и руководителем аппарата Губернатора области.
6.3.5 Помощники (консультанты) Губернатора, Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора, руководителя аппарата Губернатора области получают в канцелярии почту вместе с карточкой учета входящих документов не реже двух раз в день.
Работники службы ДОУ (документационного обеспечения управления) органов исполнительной власти области получают почту в канцелярии аппарата Губернатора области ежедневно.
6.3.6 После рассмотрения руководством документы с резолюцией возвращаются в канцелярию для внесения текста резолюции и срока исполнения в базу данных, затем передаются исполнителям.
Подлинник документа получает ответственный за свод исполнитель, остальным передаются копии. Тиражирование документа возлагается на помощников (консультантов).
К ответу (проекту ответа), передаваемому на подпись руководству, исполнителем прилагается подлинник или копия документа с первичной резолюцией.
6.3.7 В случае, если ответ направляется за подписью Губернатора, Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора или руководителя аппарата Губернатора области, оригинал документа вместе с ответом возвращается в канцелярию.
Если ответ направляется руководителем органа исполнительной власти области, оригинал документа остается у него.
6.3.8 В случае поступления письма от депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации либо депутата иного уровня, носящего информационный характер и не требующего ответа по тексту документа, ответ на него не направляется.
6.4. Обработка и регистрация исходящих документов
6.4.1 Регистрацию и учет исходящей корреспонденции (телеграммы, письма Губернатора, Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора и руководителя аппарата Губернатора области) осуществляет канцелярия аппарата Губернатора области в базе данных.
Корреспонденция за подписью руководителей органов исполнительной власти области регистрируется и отправляется их службами документационного обеспечения управления.
6.4.2 Документы для отправки передаются полностью оформленными с указанием почтового адреса (при необходимости с листом рассылки).
6.4.3 Исходящие письма подписываются в двух экземплярах. Второй экземпляр письма визируется руководителем органа исполнительной власти области или структурного подразделения аппарата Губернатора области, подготовившего письмо.
Первый экземпляр и приложения к нему направляются канцелярией адресату. Второй экземпляр со всеми приложениями остается в канцелярии.
6.4.4 Дата исходящего документа проставляется в канцелярии при регистрации.
6.4.5 При регистрации исходящих инициативных документов им присваивается регистрационный номер, который содержит: номер дела по номенклатуре дел канцелярии, порядковый номер отправляемого документа и через дефис две последние цифры года. Например: 16/2031-05.
Регистрационный номер ответа на входящий документ содержит: номер дела по номенклатуре дел канцелярии, входящий номер и порядковый номер отправляемого документа. Например: 6/2360м-05-123.
Документам одинакового содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.
При регистрации исходящих документов заполняются следующие реквизиты: регистрационный номер, дата документа, количество листов, адресат, заголовок (краткое содержание), инициалы подписавшего документ, ФИО и телефон исполнителя.
6.5. Регистрация и рассмотрение обращений граждан
Работа с обращениями граждан ведется в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Закон), постановлениями, распоряжениями Губернатора Тюменской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Тюменской области по вопросам работы с обращениями граждан, настоящей инструкцией, положениями об управлении по обращениям граждан и делопроизводству, отделе письменных обращений и секторе устных обращений и аналитической работы.
Ответственность за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, поступивших в аппарат Губернатора области, возлагается на руководителя аппарата Губернатора области.
Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на отдел письменных обращений и сектор устных обращений и аналитической работы управления по обращениям граждан и делопроизводству.
6.5.1. Регистрация и рассмотрение письменных обращений граждан
6.5.1.1 Письменные обращения граждан, поступившие в канцелярию управления по обращениям граждан и делопроизводству, передаются заведующей канцелярией (без вскрытия конвертов) в отдел письменных обращений (далее Отдел).
Вскрытие конвертов и проставление календарного штампа на обращении (в левом верхнем углу) осуществляется в Отделе в день поступления до 17.00, в пятницу и предпраздничные дни - до 15.00.
6.5.1.2 Регистрация обращений осуществляется в течение 2-х рабочих дней с момента (дня) поступления в Отдел.
Регистрации подлежат все обращения, поступившие по средствам почтовой, факсимильной связи, информационным системам общего пользования, а также доставленные гражданами лично.
6.5.1.3 Регистрационный номер и дата регистрации обращения указываются в штампе, который проставляется в правом нижнем углу первой страницы письма или на любом свободном от текста месте. Регистрационный номер обращения состоит из порядкового номера в пределах календарного года, дополненного литерой "о".
6.5.1.4 На каждое обращение заполняется дело, на обложке которого указываются: регистрационный номер, фамилия, инициалы заявителя, домашний адрес, вопрос, по которому обращается заявитель, дата поступления, какой организацией направлено; кому из руководства передано на рассмотрение.
Если обращение повторное - в правом верхнем углу обложки ставится отметка "повторное" и к нему прилагаются все материалы прежних обращений.
Повторным считается обращение от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок исполнения или когда заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
6.5.1.5 Информация по письменному обращению вводится в электронную базу данных, при необходимости распечатывается карточка регистрации писем граждан (приложение N 24).
6.5.1.6 Поступившие письменные обращения граждан в зависимости от содержания докладываются Губернатору, Вице-Губернатору, первому заместителю, заместителям Губернатора, руководителю аппарата Губернатора области или направляются по компетенции для рассмотрения по существу.
Обращения, направляемые начальником Отдела на рассмотрение Губернатору, Вице-Губернатору, первому заместителю, заместителям Губернатора, руководителю аппарата Губернатора области (в соответствии с распределением обязанностей между ними), передаются вместе с карточкой регистрации помощникам (консультантам) через канцелярию.
При направлении обращений по компетенции Отделом готовятся сопроводительные письма и уведомления заявителям за подписью начальника управления по обращениям граждан и делопроизводству, отправка осуществляется в пятидневный срок.
В соответствии с частью 6 статьи 8 Закона запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. Если, в соответствии с данным запретом, невозможно направление обращения на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение в семидневный срок по почтовому адресу возвращается начальником Отдела гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
Информация об изменениях:
Приказом аппарата Губернатора Тюменской области от 10 июня 2009 г. N 75-ос пункт 6.5.1.7 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
6.5.1.7 Рассмотрение отдельных обращений:
а) ответ на письменное обращение не дается, если в нем не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ. Такое обращение направляется начальником Отдела в архив с пометкой "оставить без рассмотрения" и обоснованием принятого решения;
б) если в письменном обращении (в т.ч. указанном в пункте "а") содержатся сведения о противоправном деянии либо о лице его подготавливающем, совершающем, совершившем, руководитель аппарата Губернатора области или начальник управления по обращениям граждан и делопроизводству направляют обращение в правоохранительные органы в день регистрации в Отделе;
в) если в письменном обращении (в т.ч. указанном в пункте "а") содержится жалоба на руководителей органов исполнительной власти области, органов местного самоуправления - обращение в день регистрации передается через начальника управления по обращениям граждан и делопроизводству руководителю аппарата Губернатора для информирования Губернатора области или его заместителей;
г) если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, начальник Отдела направляет гражданину в течение семи дней сообщение о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;
д) не подлежит рассмотрению по существу поставленных в нем вопросов обращение:
- в котором гражданином обжалуется судебное решение. Начальником Отдела в семидневный срок обращение возвращается по почтовому адресу заявителю с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения (в соответствии с ч. 2 ст. 11 Закона);
- текст которого не поддается прочтению. Такое обращение не подлежит направлению на рассмотрение по компетенции, о чем начальником Отдела в семидневный срок направляется гражданину письменное уведомление (если фамилия и почтовый адрес заявителя поддаются прочтению). В других случаях такое обращение направляется начальником Отдела в архив с пометкой "оставить без рассмотрения" и обоснованием принятого решения (в соответствии с ч. 4 ст. 11 Закона);
е) может быть оставлено без рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов обращение:
- выдержанное в некорректной форме, содержащее нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы в адрес должностного лица. Гражданину в семидневный срок направляется письменное уведомление за подписью начальника Отдела о недопустимости злоупотребления правом на обращение (в соответствии с ч. 3 ст. 11 Закона);
- если гражданин поднимает вопрос, на который ему многократно (не менее двух раз) направлялись Губернатором области либо его заместителями или руководителем аппарата Губернатора области письменные ответы по существу, при этом в очередном обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства. Должностное лицо, многократно направлявшее письменный ответ или начальник Отдела вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Гражданину в семидневный срок направляется разъяснение о данном решении (в соответствии с ч. 5 ст. 11 Закона).
Информация об изменениях:
Приказом аппарата Губернатора Тюменской области от 10 июня 2009 г. N 75-ос в пункт 6.5.1.8 настоящей Инструкции внесены изменения
6.5.1.8 Указания об исполнении обращений граждан оформляются в форме резолюции руководителей, если обращение рассматривается по существу в аппарате Губернатора области.
При направлении обращения на рассмотрение по существу в орган исполнительной власти области, орган местного самоуправления или должностному лицу, указание об исполнении обращений граждан оформляется сопроводительным письмом на бланке руководителя.
Резолюция или сопроводительное письмо готовятся помощником (консультантом), который копирует их вместе с документами заявителя в необходимом количестве и передает в Отдел. Подлинники документов направляются специалистом Отдела для работы исполнителю, копии остаются в Отделе.
Начальник Отдела в семидневный срок со дня регистрации обращения письменно уведомляет гражданина о направлении руководителем обращения для рассмотрения по компетенции в другой государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.
6.5.1.9 Руководитель, при направлении письменного обращения на рассмотрение по существу в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, может, в случае необходимости, запрашивать документы и материалы о результатах рассмотрения обращения гражданина.
Как правило, это обращения, имеющие общественное значение, коллективные, повторные, а также содержащие жалобы на должностных лиц и в которых сообщается о нарушениях законных прав и интересов заявителей.
При получении запрашиваемых материалов о результатах рассмотрения обращения, руководитель делает отметку "ознакомлен", проставляет дату и личную подпись.
6.5.1.10 Руководитель, при рассмотрении письменного обращения по существу, может запрашивать необходимые для этого документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления либо у других должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.
Если на документах, отправленных с запросом в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, проставлен штамп "Подлежит возврату", эти документы возвращаются вместе с ответом в Отдел.
Информация об изменениях:
Приказом аппарата Губернатора Тюменской области от 10 июня 2009 г. N 75-ос в пункт 6.5.1.11 настоящей Инструкции внесены изменения
6.5.1.11 Руководитель при рассмотрении обращений граждан:
обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, при необходимости - с участием гражданина, с выездом на место, коллегиально;
принимает меры, направленные на восстановление нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
систематически анализирует и обобщает обращения граждан с целью устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан.
Информация об изменениях:
Приказом аппарата Губернатора Тюменской области от 10 июня 2009 г. N 75-ос настоящая Инструкция дополнена пунктом 6.5.1.11а
6.5.1.11а Руководитель, при поступлении установленным порядком запроса из государственного органа, органа местного самоуправления или от должностного лица, рассматривающего обращение, в течение 15 дней предоставляет документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок представления.
6.5.1.12 Сроки рассмотрения обращений граждан см. в пунктах 8.3 - 8.5 настоящей Инструкции.
6.5.1.13 Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы по существу.
Ответ на обращение по информационным системам общего пользования направляется заявителю по почтовому адресу, указанному в обращении.
Ответ на коллективное обращение направляется одному из заявителей с просьбой довести содержание ответа до других авторов письма.
6.5.1.14 Начальник Отдела еженедельно, в первый рабочий день недели направляет помощникам (консультантам) Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора области, руководителя аппарата Губернатора области напоминания об истечении сроков исполнения контрольных поручений по обращениям граждан.
Начальник управления по обращениям граждан и делопроизводству два раза в месяц (первую и третью неделю) направляет в адрес руководителей органов исполнительной власти области напоминания об истечении сроков исполнения контрольных поручений Губернатора области и его заместителей.
6.5.2. Организация личного приема граждан
Личный прием граждан ведут Губернатор, Вице-Губернатор, первый заместитель, заместители Губернатора, руководитель аппарата Губернатора области и уполномоченные лица (специалисты сектора устных обращений и аналитической работы управления по обращениям граждан и делопроизводству).
6.5.2.1 Личный прием граждан Губернатором, Вице-Губернатором, первым заместителем, заместителями Губернатора, руководителем аппарата Губернатора области осуществляется в дни и часы согласно графику, утвержденному Губернатором области, в соответствии с распределением обязанностей между ними.
В случае отсутствия должностного лица личный прием записавшихся к нему граждан ведет должностное лицо, замещающее его, либо прием переносится на другое время.
6.5.2.2 Запись граждан на личный прием к Губернатору, Вице-Губернатору, первому заместителю, заместителям Губернатора, руководителю аппарата Губернатора области осуществляется специалистом сектора устных обращений и аналитической работы управления по обращениям граждан и делопроизводству аппарата Губернатора области (далее - Сектор), при необходимости вместе с помощниками (консультантами) Губернатора области, Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора, руководителя аппарата Губернатора области.
При записи на личный прием к Губернатору, Вице-Губернатору, первому заместителю, заместителям Губернатора области учитывается, у кого из руководителей органов исполнительной власти области были на приеме посетители, как решались поставленные вопросы, чем обосновывались ответы.
6.5.2.3 При первичном обращении в Сектор для записи на личный прием к Губернатору, Вице-Губернатору, первому заместителю, заместителям Губернатора, руководителю аппарата Губернатора области посетители направляются, прежде всего, к руководителям органов исполнительной власти Тюменской области, в компетенции которых находится разрешение вопросов, поставленных в обращении. Отказ руководителей в приеме обратившихся в этих случаях не допускается.
Ответ на устное обращение дается лицом, ведущим прием, в устной форме с согласия гражданина, которое выражается в форме личной подписи в карточке личного приема, если обращение не требует дополнительной проверки и приведенные факты и обстоятельства являются очевидными.
Если решение вопросов, поставленных заявителем во время личного приема, требует дополнительного рассмотрения, специалист Сектора принимает письменное обращение, которое в день поступления регистрирует в журнале учета письменных обращений и передает в Отдел для дальнейшей работы.
Если решение поднимаемых гражданином вопросов, не входит в компетенцию Губернатора области, Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора и руководителя аппарата Губернатора области, гражданину разъясняется, куда ему следует обратиться и в каком порядке.
6.5.2.4. При личном обращении гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. На основании документа на гражданина оформляется учетная карточка личного приема, в которую заносятся сведения о нем и краткое содержание устного обращения (приложение N 25). Затем производится регистрация в электронной базе данных по единой нумерации в пределах календарного года.
При записи посетителя на личный прием к Губернатору, Вице-Губернатору, первому заместителю, заместителям Губернатора, руководителю аппарата Губернатора области оформляется контрольная карточка личного приема (приложение N 26) и имеющаяся в отделе письменных обращений переписка по указанному вопросу передается из Сектора помощникам (консультантам) руководителей (в день обращения) для подготовки дел к личному приему.
6.5.2.5 При проведении личного приема Губернатором, Вице-Губернатором, первым заместителем, заместителями Губернатора, руководителем аппарата Губернатора области присутствуют: помощник (консультант), начальник управления по обращениям граждан и делопроизводству или специалисты Сектора, а также приглашенные должностные лица.
Помощники (консультанты) после приема посетителя записывают в контрольную карточку личного приема поручения руководителя, ведущего прием, с указанием конкретных исполнителей и сроков исполнения, подписывают карточку или оформляют поручение письмом за подписью руководителя и передают в течение трех дней в Сектор. Копия карточки или письма-поручения остается у помощника.
6.5.2.6 В Секторе информация с личного приема вводится в базу данных и не позднее чем через сутки контрольная карточка личного приема или письмо-поручение направляется исполнителю.
Контроль за выполнением поручений Губернатора, Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора, руководителя аппарата Губернатора области по вопросам личного приема граждан, а также просьб, высказанных посетителями на личном приеме, осуществляют помощники (консультанты). Они обеспечивают исполнение поручений в установленные законодательством сроки и информируют руководителей о принятых мерах.
Должностные лица, которым поручено исполнение личных обращений граждан, готовят в зависимости от содержания поручения информацию или ответ посетителю.
Отделом, Сектором анализируются поступившие документы, ежемесячно, ежеквартально, по итогам за год готовится информация о количестве, характере и результатах рассмотрения обращений граждан начальнику управления по обращениям граждан и делопроизводству для информирования руководителя аппарата Губернатора области.
7. Особенности работы с документами с пометкой
"Для служебного пользования"
7.1 На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, подготавливаемых в органах исполнительной власти области, проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - ДСП).
7.2 К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Изготовление, копирование (тиражирование) документов с пометкой ДСП осуществляется в машинописном и множительном бюро управления по обращениям граждан и делопроизводству в соответствии с Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации".
К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:
- законодательные, нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
- документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;
- документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;
- описание структур органов исполнительной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также адреса;
- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц.
7.3 Необходимость проставления пометки ДСП на документе определяется исполнителем документа, руководителем органа исполнительной власти или руководителем, подписывающим или утверждающим документ.
7.4 Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке или титульном листе издания.
7.5 Прием, учет и регистрация документов с пометкой ДСП осуществляется специалистами служб делопроизводства органов исполнительной власти области, которым поручен прием и учет несекретных документов.
7.6 Документы с пометкой ДСП:
- учитываются совместно с другими несекретными документами в контрольно-регистрационной форме (карточке, журнале, и др), к документу добавляется запись "ДСП";
- печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, инициалов имени и фамилии специалиста, печатавшего документ;
- после подписания руководителем тиражируются (копируются) помощником (консультантом), учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
- не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи;
- рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Лист рассылки подписывается исполнителем или руководителем органа исполнительной власти области, в котором подготовлен документ;
- передаются под расписку;
- пересылаются сторонним организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
- хранятся в сейфах или шкафах, запираемых на ключ.
7.7 Исполненные документы с пометкой ДСП формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка ДСП.
7.8 Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
7.9 В случае обнаружения утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель органа исполнительной власти области проводит служебное расследование и о результатах докладывает руководству.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, утверждаемый руководителем, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
7.10 Не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой ДСП. Результаты проверки оформляются актом.
За утрату документов с пометкой ДСП, разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
8. Контроль за исполнением документов
Контроль за исполнением документов включает в себя постановку на контроль, проверку хода исполнения, обобщение и анализ, снятие с контроля, направление исполненного документа на текущее хранение.
8.1 Контролю подлежат:
- указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, в которых имеются поручения органам исполнительной власти субъектов РФ (Тюменской области);
- нормативные правовые и правовые акты Губернатора области и Правительства области, в которых указаны конкретные задания исполнителям;
- письменные поручения Губернатора области, поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства и совещаний с участием Губернатора области;
- документы, требующие ответа в соответствии с действующим законодательством, а также требующие ответа по тексту документа;
- документы, определенные резолюцией Губернатора области, Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора, руководителя аппарата Губернатора области.
8.2 При постановке документа на контроль в правом верхнем углу ставятся штампы: "контроль" ("особый контроль"), "подлежит возврату".
Штампы проставляются:
- консультантами (помощниками) Губернатора, Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора, руководителя аппарата Губернатора области после ознакомления руководителя с документом;
- работниками канцелярии, отдела письменных обращений, сектора устных обращений и аналитической работы при регистрации документа и вводе резолюции в базу данных.
8.3 Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях: для входящих документов - со дня регистрации, для внутренних - со дня подписания или утверждения.
Сроки исполнения документов устанавливаются типовые (определенные законодательством) и индивидуальные (определенные в тексте документа или резолюцией руководителя).
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
|
- с конкретной датой исполнения |
в указанный срок; |
|
- с пометкой в тексте "Срочно" |
в течение 3 дней; |
|
- с пометкой "Оперативно" |
в течение 10 дней; |
|
- остальные |
не позднее 30 дней; |
|
- запросы (обращения) членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатские запросы) |
не позднее 30 дней или иной, согласованный с инициатором запроса срок; |
|
- запросы (обращения) депутатов других уровней |
не позднее 30-дневного срока или в иной, установленный в запросе срок; |
|
-телеграммы: требующие срочного решения остальные |
до 2 дней, 10 дней; |
|
- представления прокуратуры |
в течение месяца; |
|
- представления Счетной палаты |
в течение 20 дней или указанный в представлении срок; |
|
- протесты прокуратуры |
не позднее 10 дней; |
|
- запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение |
- в течение 15 дней; |
|
- обращения граждан: направление по компетенции рассмотрение по существу вопроса |
до 5 дней; до 30 дней. |
8.4 Сроки исполнения могут быть продлены при наличии особых обстоятельств или необходимости проведения дополнительных проверок.
Продление сроков исполнения осуществляется руководителем, поставившим документ на контроль, а в его отсутствие - лицом, замещающим его.
При задержке исполнения документа исполнитель за 3 дня до истечения срока представляет на имя руководителя просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием причин и конкретного срока исполнения (не превышающего 30 дней), а также информирует контролирующую службу и дает заявителю промежуточный ответ.
8.5 Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.
8.6 Напоминания помощникам (консультантам) о сроках исполнения контролируемых документов осуществляются:
- канцелярией - по деловой корреспонденции;
- отделом письменных обращений - по письменным обращениям граждан;
- сектором устных обращений и аналитической работы - по поручениям с личных приемов Губернатора, Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора и руководителя аппарата Губернатора области.
8.7 Контроль за исполнением осуществляется:
- указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора области, Правительства области (за исключением вопросов кредитования, выделения и распределения финансовых средств, контролируемых департаментом финансов), письменных поручений Губернатора области, Правительства области, поручений, содержащихся в протоколах совещаний с участием Губернатора области, а также резолюций Губернатора области по деловой корреспонденции - отделом контроля;
- поручений, резолюций Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора области по деловой корреспонденции - их помощниками (консультантами);
- поручений, резолюций Губернатора области, Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора области с личных приемов граждан и по письменным обращениям граждан - их помощниками (консультантами).
8.8 Ответственность за своевременное и качественное исполнение правовых актов Губернатора области и Правительства области, организационных актов Губернатора области и Правительства области, деловой корреспонденции, обращений граждан несут заместители Губернатора области, руководители органов исполнительной власти области, на которых возложено исполнение.
8.9 На контрольные документы длительного срока исполнения, требующие представления регулярной промежуточной информации (ежемесячной, ежеквартальной и т.д.), заводятся контрольные дела, в которых находится: контролируемый документ, рабочий план его выполнения, справки, информации, другие материалы по выполнению этого документа. Допускается объединение нескольких аналогичных документов в одно контрольное дело.
Руководители по мере необходимости заслушивают должностных лиц о ходе исполнения документов.
8.10 Если исполнение документов возложено на нескольких исполнителей, ответственным исполнителем считается указанный в резолюции первым или тот, за кем закреплен свод. Соисполнители не позднее 3 дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
8.11 Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения всех пунктов заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документального подтверждения исполнения. Отметка о снятии с контроля проставляется на самом документе и заносится в контрольно-регистрационные формы (карточки, базу данных и др.).
8.12 В случае отпуска, командировки, болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать все контролируемые документы другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем.
8.13 Организация работы по контролю в отделе контроля.
Контролируемые документы вносятся в базу данных отдела контроля. Контрольно-учетная карта с указанным сроком исполнения направляется исполнителю.
Контролируемые документы, сроки исполнения в которых не определены, рассматриваются и исполняются в сроки, согласованные отделом контроля с исполнителями и указанные в контрольно-учетных картах.
Отдел контроля систематически осуществляет сбор и анализ информаций о ходе исполнения документов, для чего не менее чем за 5 рабочих дней до истечения срока исполнения документа исполнителю направляется напоминание.
Информация о выполнении мероприятий и поручений, содержащихся в документе, представляется исполнителем в отдел контроля в форме справки с указанием, что конкретно сделано по выполнению данного поручения, и предложением о продлении срока исполнения или снятии документа с контроля. Если срок исполнения документа более года, информация о ходе его выполнения представляется ежеквартально.
Информация должна быть подписана руководителем органа исполнительной власти области, а в случае снятия документа с контроля - согласована с заместителем Губернатора области, курирующим данный вопрос.
Исполненные поручения по реализации указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, правовые акты Губернатора области и Правительства области, организационные акты Губернатора области и Правительства области снимаются с контроля Губернатором, Вице-Губернатором или руководителем аппарата Губернатора области по информации, представляемой отделом контроля.
Отдел контроля систематически проверяет состояние контроля исполнения документов в органах исполнительной власти области, у помощников (консультантов) Вице-Губернатора, первого заместителя и заместителей Губернатора области, ежеквартально готовит информацию об исполнении документов, находящихся на контроле, и представляет её руководителю аппарата Губернатора области для информирования Губернатора области.
8.14 Организация работы по контролю в канцелярии.
Отметка о постановке документа на контроль и сроке исполнения документа заносится в базу данных, а документ с карточкой учета входящих документов направляется исполнителю. Копии документов с резолюциями Губернатора области, требующими контроля исполнения, передаются в отдел контроля под роспись.
Дважды в неделю, в понедельник и четверг, помощникам (консультантам) Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора, руководителя аппарата Губернатора области и ответственным исполнителям направляются напоминания о сроках исполнения контрольных документов.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой в программе компьютера, которая содержит:
- краткие сведения об исполнении или ссылку на документ (дату и номер), свидетельствующий об исполнении;
- отметку "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, фамилию руководителя органа исполнительной власти области, в котором исполнен документ.
Канцелярия еженедельно информирует начальника управления по обращениям граждан и делопроизводству о документах, стоящих на контроле, ежемесячно, ежеквартально готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в аппарате Губернатора области и аналитические отчеты для информирования руководителя аппарата Губернатора области.
9. Техническое обеспечение работы с документами
9.1. Печатание документов
Печатание документов в аппарате Губернатора области осуществляется машинописным бюро, а также непосредственно в подразделениях аппарата Губернатора области с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники с соблюдением требований настоящей Инструкции.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Arial Cyr и Times New Roman Cyr размерами N 13, 14, 15, размером N 12 или меньше (для оформления табличных материалов).
В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочный интервал могут быть изменены.
Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное печатание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа синими или черными чернилами. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а также трудно читаемые факсограммы, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.
Если документ первоначально готовился с использованием компьютерной техники, то в машинописное бюро представляется дискета, на которой должен быть только один файл.
Печатание документов под диктовку не производится.
Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров. При печатании документов необходимо соблюдать установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.
Документ на бланках формата А4 печатается через 1,5 или 2 межстрочных интервала, формата А5 - через 1 межстрочный интервал.
Корректорские работы специалистами, печатавшими документы, не производятся.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
30 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля:
0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", "Отметка о приложении", заверительной надписи "Верно", слов "Примечание" и "Основание", а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;
5 - для начала абзаца в тексте;
32 - для реквизита "Адресат" на продольном бланке;
40 - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу".
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.
При изготовлении документов на двух и более листах - второй и последующие нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля, начиная со второй страницы.
9.2. Копирование (тиражирование) документов
Выполнение копировально-множительных работ в аппарате Губернатора области производится централизованно в множительном бюро, а также на копировальных аппаратах, установленных в подразделениях аппарата Губернатора области.
Копирование (тиражирование) небольших объемов документов до 10 печатных листов производится непосредственно в подразделениях аппарата Губернатора области, имеющих множительную технику.
Разрешается копирование документов и материалов только служебного характера. Тиражирование служебных материалов большого объема производится по согласованию с начальником управления по обращениям граждан и делопроизводству.
Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на бумаге форматов А3, А4, А5. Как правило, это должны быть первые экземпляры документов и рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям.
Сотрудники множительного бюро несут ответственность за соответствие количества снятых копий документов получаемым заказам. Заказы выполняются в порядке их поступления.
Срочность выполнения заказов на размножение документов определяется по согласованию с начальником управления по обращениям граждан и делопроизводству.
9.3. Распечатка фонограмм совещаний
Распечатку фонограмм совещаний, проводимых Губернатором области и его заместителями, обеспечивает машинописное бюро.
Фонограммы совещаний записываются на магнитофонные ленты установленного формата, которые хранятся и учитываются в службе инженерного обеспечения.
Магнитные записи этих совещаний хранятся один месяц.
Текст фонограммы печатается в одном экземпляре, листы нумеруются.
Размножение распечатанных фонограмм и ознакомление с ними осуществляется только с разрешения руководителя аппарата Губернатора области.
Распечатанные записи совещаний передаются в управление организационно-контрольной работы, где хранятся вместе с протоколами.
10. Организация документов в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и передачу их в архив. Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
10.1. Составление номенклатуры дел
10.1.1 Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об аппарате Губернатора области, его подразделениях, их планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва 2000).
10.1.2 Номенклатура дел подразделения аппарата Губернатора области составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, подписывается руководителем подразделения и представляется в канцелярию. Вновь созданное подразделение обязано в трехмесячный срок разработать номенклатуру дел своего подразделения и представить ее в канцелярию.
Сводная номенклатура дел аппарата Губернатора области (приложение N 27) составляется специалистом, ответственным за составление номенклатуры дел и архив аппарата Губернатора области (далее - архивариус) на основе номенклатур дел подразделений аппарата, подписывается начальником управления по обращениям граждан и делопроизводству, согласовывается с экспертной комиссией аппарата Губернатора области и утверждается руководителем аппарата Губернатора области.
Не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений, номенклатура дел согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Тюменской области (далее ЭПК). В случае реорганизации номенклатура согласовывается с ЭПК независимо от срока предыдущего согласования.
После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения аппарата Губернатора области получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия подразделений аппарата Губернатора области, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора области.
10.1.3 В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы аппарата, в т.ч. справочные и контрольные картотеки, личные дела и переходящие дела.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.
10.1.4 Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.
10.1.5 Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал, документы к заседаниям Правительства области и т.д.) или разновидности документов (протоколы, распоряжения и т.д.);
название организации или структурного подразделения (автор документа);
название организации, которой будут адресованы документы;
краткое содержание документов дела;
название территории, с которой связано содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела.
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. В заголовках, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, вошедших в дело (планы, списки, доклады и т.д.).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
Например: "Переписка с министерствами и ведомствами по вопросам развития Тюменской области".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
10.1.6 Графы номенклатуры заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения подразделения аппарата Губернатора области и порядкового номера заголовка дела в данном подразделении.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.
В графе 3 номенклатуры дел по окончании календарного года ответственным за делопроизводство подразделения (отдела) указываются данные о количестве фактически отложившихся за год дел (томов). Эти сведения передаются в канцелярию для заполнения итоговой записи о категориях и количестве заведенных за истекший год дел (приложение N 28).
В графе 4 указывается срок хранения дела и номер статьи по перечню документов. При отсутствии документа в перечне срок хранения устанавливается ЭПК управления по делам архивов по предложению экспертной комиссии аппарата Губернатора области.
В графе 5 делаются уточняющие отметки: о переходящих делах, о незаведении дел, о причинах отсутствия дел и т.д.
Если в течение года создаются новые документы, не предусмотренные утвержденной номенклатурой, они вносятся в номенклатуру дополнительно по согласованию с архивариусом.
10.2. Формирование и оформление дел
10.2.1 Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация их внутри дела.
Переписка Губернатора, Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора, руководителя аппарата Губернатора области формируется в дела централизованно в канцелярии. Переписка других должностных лиц формируется в дела децентрализованно, т.е. в подразделениях (отделах).
10.2.2 Контроль за правильным формированием дел в аппарате Губернатора области осуществляет архивариус.
10.2.3 При формировании дел соблюдаются следующие правила:
- в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре;
- все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещаются вместе (независимо от их дат);
- приложения помещаются вместе с основными документами, приложения объемом свыше 250 листов оформляются в отдельный том, о чем в документе делается отметка;
- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- документы постоянного и временных сроков хранения группируются в разные дела;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- дело не должно превышать 250 листов (при толщине не более 4 см) при наличии большего количества листов дело подразделяется на тома.
10.2.4 Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет ответственный за делопроизводство в подразделении аппарата Губернатора области. На документе проставляется отметка "В дело N ____", дата, подпись исполнителя или начальника отдела.
10.2.5 Документы внутри дела располагаются в хронологической (по датам документов) или вопросно-логической последовательности, или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Распоряжения, приказы группируются отдельно:
- по основной деятельности;
- по личному составу 75-летнего срока хранения (прием, перемещение, увольнение, премирование, длительные отпуска и т.п.);
- по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу 5-летнего срока хранения (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках и т.п.).
Протоколы, постановления, распоряжения, приказы, поручения в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам, отчествам.
Предложения, заявления творческого характера, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках, злоупотреблениях должностных лиц, и документы по их рассмотрению группируются отдельно от заявлений и жалоб личного характера.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
10.2.6 Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает в себя комплекс работ по их технической обработке и проводится в подразделениях, формирующих дела. Оформление может быть полное или частичное.
10.2.7 Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
- нумерацию листов в деле;
- составление листа-заверителя дела;
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
- оформление обложки дела;
- подшивку и переплет дела.
10.2.8 Документы переплетаются в типографии.
При подготовке дел к переплету все металлические скрепления (скрепки, скобки, булавки) из документов удаляются, изымаются дублетные экземпляры и черновики. Перед сдачей дел в переплет они подлежат проверке архивариусом.
В конце каждого дела подшивается лист-заверитель, в начале - чистый лист, при необходимости составляется внутренняя опись дела.
10.2.9 Все листы в деле, за исключением внутренней описи, листа-заверителя и чистых листов, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым карандашом.
Фотографии, чертежи, диаграммы и др. иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Листы формата А3, подшитые в дело в сложенном виде, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу внутренней стороны листа.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
10.2.10 После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись (приложение N 29), в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии), оговариваются особенности отдельных листов (наличие фотографий, повреждений, вложений и т.д.).
Заверительная надпись подписывается её составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
10.2.11 Внутренняя опись документов дела (приложение N 30) составляется в делах с постановлениями, распоряжениями, личных делах. Если дело уже переплетено, внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне обложки дела.
10.2.12 Обложка дела постоянного хранения и по личному составу должна содержать следующие данные (приложение N 31):
- наименование организации;
- наименование подразделения аппарата Губернатора области;
- индекс дела;
- заголовок дела;
- дата начала и окончания дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел.
10.2.13 Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются крайние номера приказов, распоряжений, протоколов и т.д.).
Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, то есть число, месяц и год первого и последнего документов, при этом число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца - словом.
Надписи на обложках производятся черными светостойкими чернилами или могут оформляться на листе бумаги машинописным способом и наглухо наклеиваться на обложку дела клеем ПВА.
10.2.14 Дела временного хранения (до 10 лет включительно) допускается хранить на скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
10.3. Организация оперативного хранения документов
10.3.1 С момента заведения и до передачи в архив аппарата Губернатора области дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
10.3.2 Дела хранятся в запирающихся шкафах в вертикальном положении, текущие - по порядку индексов дел по номенклатуре, включенные в описи - по порядку номеров по описи.
10.3.3 Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя аппарата с обязательным составлением заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
10.3.4 При увольнении или переводе на другую работу лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях аппарата Губернатора области, руководитель подразделения обеспечивает передачу дел и документов по акту работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей.
11. Подготовка документов к дальнейшему хранению и использованию
11.1. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков хранения.
11.1.1 Для организации и проведения экспертизы ценности документов в аппарате Губернатора области создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее ЭК).
ЭК организует свою работу в соответствии с положением, которое согласовывается с Государственным архивом Тюменской области и утверждается руководителем аппарата Губернатора области.
11.1.2 Экспертиза ценности документов проводится ежегодно лицами, ответственными за ведение делопроизводства в отделах, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архивариуса.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу для передачи в архив, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.
11.1.3 Отбор документов для постоянного и длительного хранения проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра документов. В делах постоянного и длительного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры, черновики, неоформленные копии и не относящиеся к вопросу (заголовку) документы.
11.2. Составление описей
11.2.1 На завершенные и оформленные дела постоянного хранения и по личному составу архивариусом ежегодно составляются описи (приложение N 32):
опись N 1 дел постоянного хранения;
опись N 2 дел по личному составу.
Описи представляются на согласование в ЭПК управления по делам архивов.
11.2.2 Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел, соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, качество подшивки или переплета, правильность нумерации листов, наличие в деле (в необходимых случаях) внутренней описи дела и её правильность, правильность оформления обложки дела, наличие листа-заверителя.
11.2.3 В случае обнаружения отсутствия числящихся по номенклатуре дел подразделения аппарата Губернатора области, данным подразделением принимаются меры по их розыску. Если розыск не дал результатов, проводится служебное расследование, составляется акт, который подписывается начальником управления по обращениям граждан и делопроизводству и утверждается руководителем аппарата Губернатора области.
11.2.4 При составлении сводной описи дел необходимо соблюдать следующие требования: каждое дело (том, часть) вносится под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе заголовок воспроизводится полностью), например:
Постановления Губернатора и Правительства области
проекты постановлений, документы к ним.
Том 1. Постановления N 1-25.
То же. Том 2. Постановления N 26 - 47.
Планы и отчеты вносятся в опись на (за) тот период, на (за) который они составлены, независимо от даты их составления. Перспективные планы (прогнозы) вносятся в опись по первому году планируемого периода.
11.3. Составление актов о выделении документов к уничтожению
11.3.1 Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 33) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период.
11.3.2 Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела аппарата в целом. Лица, ответственные за ведение делопроизводства в отделах, представляют архивариусу свои предложения за подписью руководителя отдела для включения документов в сводный акт.
11.3.3 Сводный акт рассматривается на заседании ЭК, согласовывается с Государственным архивом Тюменской области и утверждается руководителем аппарата Губернатора области.
11.3.4 После утверждения акта документы и дела, включенные в акт, уничтожаются, о чем в акте делается соответствующая отметка.
11.4. Передача документов в архив
11.4.1 По истечении двух лет обработанные и включенные в описи дела постоянного хранения и по личному составу передаются в архив аппарата Губернатора области. Передача производится только по утвержденным описям.
11.4.2 Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивариусом, согласованному с руководителями подразделений аппарата Губернатора области и утвержденному начальником управления по обращениям граждан и делопроизводству.
11.4.3 В случае ликвидации подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий все имеющиеся в подразделении документы формируются в дела, оформляются и передаются в архив аппарата Губернатора области независимо от сроков хранения. Передача осуществляется по описям и номенклатуре дел.
11.4.4 По истечении 10 лет документы постоянного хранения передаются в государственный архив Тюменской области. Документы по личному составу хранятся в архиве аппарата Губернатора области в течение 75 лет.
12. Изготовление и использование печатей и штампов
Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам наряду с подписью ответственного должностного лица Правительства области и органов исполнительной власти области используются гербовые и другие печати.
12.1 Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. Например: "Контроль", "Подлежит возврату" и пр.
12.2 Гербовые печати Губернатора области и Правительства области изготавливаются через управление делами в одном экземпляре, хранятся у руководителя аппарата Губернатора области. Гербовая печать Губернатора области проставляется на документах с подлинной подписью Губернатора области. Гербовая печать Правительства области проставляется на документах с подлинной подписью Вице-Губернатора, первого заместителя, заместителей Губернатора области, требующих особого удостоверения их подлинности, подтверждающих права юридических и должностных лиц (приложение N 23).
12.3 Круглые печати без изображения символики Тюменской области с наименованием подразделения аппарата Губернатора области изготавливаются в одном экземпляре и хранятся у руководителя соответствующего подразделения аппарата Губернатора области и проставляются:
- на копиях постановлений, распоряжений Губернатора области и Правительства области, выписках из протоколов совещаний (заседаний) в отделе организационного и документационного обеспечения Правительства области;
- на копиях Законов Тюменской области, описях документов, доставленных фельдсвязью, реестрах исходящих документов, направляемых через фельдсвязь, в канцелярии;
- на командировочных удостоверениях в управлении государственной, муниципальной службы и кадровой политики;
- на справках, характеристиках, документах личного состава Правительства области в управлении государственной, муниципальной службы и кадровой политики.
При отправке документов в канцелярии на пакетах проставляется специальная печать "Для пакетов".
12.4 Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. Оттиск должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
12.5 Печати и штампы изготавливаются в штемпельно-граверных мастерских, имеющих государственную лицензию, учитываются управлением делами Правительства области в специальных журналах, выдаются под расписку работникам, которые обеспечивают их сохранность.
Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых шкафах. Пришедшие в негодность печати и штампы уничтожаются по акту с проставлением отметок в соответствующих журналах.
При смене лиц, ответственных за хранение печатей, печати и штампы передаются по акту с отметками в журналах учета.
Приложение N 1
к пункту 2.2.4
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Лист рассылки
к проекту распоряжения "Об утверждении перечня имущества,
передаваемого из государственной собственности области
в муниципальную собственность объединенного муниципального
образования Сладковский район"
1. Департамент имущественных отношений Тюменской области
2. Департамент финансов Тюменской области
3. Департамент здравоохранения Тюменской области
4. ОМО Сладковский район
5. ГУП ТО "Фармация" - ул. Велижанская, д. 77, г. Тюмень, 625031*
6. Отдел контроля аппарата Губернатора области**
Начальник отдела реестров
департамента имущественных отношений подпись И.О. Фамилия
_________________________________________________________________________
* При включении в лист рассылки государственных учреждений,
государственных унитарных предприятий и других организаций необходимо
указывать почтовый адрес данных организаций.
** В отдел контроля аппарата Губернатора области подлежат
направлению копии всех постановлений и распоряжений по основной
деятельности.
Образец листа рассылки
Информация об изменениях:
Приказом аппарата Губернатора Тюменской области от 18 апреля 2011 г. N 49-ос настоящее приложение изложено в новой редакции
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Excel
Приложение N 2
к пункту 2.2.5
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Классификатор
кодов органов исполнительной власти Тюменской области
С изменениями и дополнениями от:
23 июля 2007 г., 18 апреля 2011 г.
|
N пп |
Наименование органа исполнительной власти |
Код |
|
1. |
Аппарат Губернатора области |
АПП |
|
2. |
Управление делами Правительства области |
УД |
|
3. |
Департамент агропромышленного комплекса |
АПК |
|
4. |
Департамент здравоохранения |
ДЗ |
|
5. |
Департамент имущественных отношений |
ДИО |
|
6. |
Департамент информационной политики |
ДИП |
|
7. |
Департамент образования и науки |
ДОН |
|
8. |
Департамент недропользования и экологии |
ДНЭ |
|
9. |
Департамент лесного комплекса |
ДЛК |
|
10. |
Департамент социального развития |
ДСЗ |
|
11. |
Департамент финансов |
ДФ |
|
12. |
Департамент экономики |
ДЭ |
|
13. |
Департамент стратегического развития |
ДСР |
|
14. |
Департамент информатизации |
ДИ |
|
15. |
Департамент тарифной и ценовой политики |
ДЦ |
|
16. |
Департамент по спорту и молодежной политике |
ДСМП |
|
17. |
Департамент инвестиционной политики и государственной поддержки предпринимательства |
ДИНВ |
|
18. |
Департамент труда и занятости населения |
ДЗН |
|
19. |
Главное правовое управление Правительства области |
ГПУ |
|
20. |
Главное управление строительства и жилищно-коммунального хозяйства |
ГУС ЖКХ |
|
21. |
Главное управление специальных мероприятий |
ГУСМ |
|
22. |
Департамент культуры |
ДК |
|
23. |
Комитет по делам национальностей |
НАЦ |
|
24. |
Комитет по охране и использованию объектов историко-культурного наследия |
ИКН |
|
25. |
Комитет по контролю в сфере размещения государственного заказа |
КГЗ |
|
26. |
Управление записи актов гражданского состояния |
ЗАГС |
|
27. |
Управление по делам архивов |
АРХ |
|
28. |
Управление гостехнадзора |
ГТН |
|
29. |
Управление ветеринарии |
УВ |
|
30. |
Государственная жилищная инспекция |
ГЖИ |
|
31. |
Управление государственных закупок |
УГЗ |
|
32. |
Управление лицензирования и регулирования потребительского рынка |
УЛР |
|
33. |
Представительство Правительства Тюменской области в органах государственной власти Российской Федерации |
ПрМ |
|
34. |
Управление по охране, контролю и регулированию использования объектов животного мира и среды их обитания |
УЖМ |
Информация об изменениях:
Приказом аппарата Губернатора Тюменской области от 23 июля 2007 г. N 50-ос настоящее приложение изложено в новой редакции
Приложение N 3
к пункту 2.2.6
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
(с изменениями от 23 июля 2007 г.)
Лист согласования
к проекту ___________________________________________________
(наименование проекта постановления, распоряжения)
Проект вносится ____________________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
Согласовано:
|
Наименование должности |
Дата поступления на согласование |
Для замечаний |
Подпись, дата визирования |
Расшифровка подписи |
|
Вице-Губернатор области |
|
|
|
|
|
Заместитель Губернатора области (куратор) |
|
|
|
|
|
Руководитель аппарата Губернатора области |
|
|
|
|
|
Руководитель (автор проекта) |
|
|
|
|
|
Руководители заинтересованных организаций |
|
|
|
|
|
Начальник главного правового управления |
|
|
|
|
Виза юриста органа исполнительной власти
Фамилия, имя, отчество,
N телефона исполнителя
Форма листа согласования
Приложение N 4
к п. 2.2.6
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Журнал
учета исходящих проектов постановлений и распоряжений
______________________________________________________
название органа исполнительной власти области
|
N пп |
Дата подготовки |
Название проекта |
Передано для согласования |
дата согласования |
|||
|
орган исполнительной власти |
дата передачи |
фамилия принявшего проект |
роспись в получении |
||||
Форма журнала учета исходящих проектов постановлений и распоряжений
Приложение N 5
к п. 2.2.6
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Журнал
учета входящих проектов постановлений и распоряжений
_____________________________________________________
название подразделения аппарата Губернатора
|
N пп |
Дата поступления |
Орган исполнительной власти |
Название проекта |
Кому передано на рассмотрение (для работы) |
Дата согласования |
Когда и кому возвращен проект |
Роспись в получении проекта |
Форма журнала учета входящих проектов постановлений и распоряжений
Приложение N 6
к пункту 2.2.8
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Замечания по проекту распоряжения
"Об участии Тюменской области в совместной деятельности"
учтены в полном объеме.
_______________________________________ И.О. Фамилия
(руководитель, заместитель руководителя
органа исполнительной власти области)
Примерный образец записки по учтенным замечаниям
Приложение N 7
к пункту 2.2.9
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
/--------------\
| Герб |
| Тюменской |
| области |
\--------------/
Губернатор Тюменской области
_________________________________________________________________________
Постановление
_____________________________ N __________
г. Тюмень
Форма бланка постановления Губернатора области
Приложение N 8
к пункту 2.2.9
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
/--------------\
| Герб |
| Тюменской |
| области |
\--------------/
Губернатор Тюменской области
_________________________________________________________________________
Распоряжение
_____________________________ N __________
г. Тюмень
Форма бланка распоряжения Губернатора области
Приложение N 9
к пункту 2.2.9
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
/--------------\
| Герб |
| Тюменской |
| области |
\--------------/
Правительство Тюменской области
_________________________________________________________________________
Постановление
_____________________________ N __________
г. Тюмень
Форма бланка постановления Правительства области
Приложение N 10
к пункту 2.2.9
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
/--------------\
| Герб |
| Тюменской |
| области |
\--------------/
Правительство Тюменской области
_________________________________________________________________________
Распоряжение
_____________________________ N __________
г. Тюмень
Форма бланка распоряжения Правительства области
Приложение N 11
к пункту 3.1.2
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Форма бланка поручения
Приложение N 12
к пункту 3.2.3
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
/--------------\
| Герб |
| Тюменской |
| области |
\--------------/
Аппарат Губернатора Тюменской области
_________________________________________________________________________
Приказ
_____________________________ N __________
г. Тюмень
Форма бланка приказа по основной деятельности
Приложение N 13
к пункту 3.3.3
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Аппарат Губернатора Тюменской области
Протокол
Совещания Губернатора области с главами муниципальных образований
____________________________________________________________________
г. Ишим
20 октября 2005 г. N 8
Председатель Фамилия, инициалы, Губернатор области
Секретарь Фамилия, инициалы, руководитель
аппарата Губернатора области
Присутствовали:
Вице-Губернатор области Фамилия, инициалы
Заместители Губернатора области: Фамилия, инициалы
Главы муниципальных образований: Фамилии, инициалы
Повестка дня:
1. Об итогах социально-экономического развития области за третий
квартал 2005 года
Докл. Иванов И.И. - директор департамента...
2. О формировании бюджета области на 2006 год
Докл. Петров П.П. - директор департамента...
3. и т. д.
1. Об итогах социально-экономического развития области за третий
квартал 2005 года
СЛУШАЛИ: Иванова И.И. - доклад прилагается
ВЫСТУПИЛИ: Петров П.П. - краткая запись выступления
Сидоров С.С. - краткая запись выступления
РЕШИЛИ (РЕКОМЕНДОВАНО):
1.1 Рассмотреть...
1.2 и т.д.
2. О формировании бюджета области на 2006 год
СЛУШАЛИ: Петрова П.П. - краткая запись выступления
ВЫСТУПИЛИ: Сидоров С.С. - краткая запись выступления
Иванов И.И. - краткая запись выступления
РЕШИЛИ (РЕКОМЕНДОВАНО):
2.1 Провести...
Председатель Подпись Расшифровка подписи
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Образец оформления протокола
Приложение N 14
к пункту 3.4.3
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
/--------------\
| Герб |
| Тюменской |
| области |
\--------------/
Руководителю аппарата
ДЕПАРТАМЕНТ ФИНАНСОВ Губернатора области
ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
И.О. Фамилия
ул. Сакко, д. 17, г. Тюмень, 625002,
тел./факс (3452) 45-33-43, 45-33-46,
46-59-58, 45-33-16
E-mail: kfo@cpi.ru
ОКПО 02297010, ОГРН 1057200722677,
ИНН/КПП 7202137681/720201001
15.11.2005 N 4211/ 13-18-1459А
__________ _________________
На N 3232г/05 от 20.10.2005
____________ ___________
О запросе УБЭП ГУВД
Тюменской области
Уважаемая Анна Ивановна!
Обращение начальника УБЭП ГУВД Тюменской области Черепанова В.Б.
от 17.10.2005 N 12/11-2022 с просьбой о представлении информации о
программе "Северного завоза" рассмотрено, копия ответа прилагается.
Приложение: на 1 л. в 1 экз.
Директор департамента Личная подпись И.О. Фамилия
Шестакова Елена Владимировна
45-33-71
Образец письма
Приложение N 15
к пункту 4.1
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Схема расположения реквизитов и границы зон
на формате А4 углового бланка
Приложение N 16
к пункту 4.1
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Схема расположения реквизитов и границы зон
на формате А4 продольного бланка
Приложение N 17
к пункту 4.1
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Состав
реквизитов документов
|
Наименование реквизита |
Код реквизита |
|
Государственный герб Российской Федерации |
01 |
|
Герб субъекта Российской Федерации |
02 |
|
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) |
03 |
|
Код организации |
04 |
|
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица |
05 |
|
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) |
06 |
|
Код формы документа по ОКУД |
07 |
|
Наименование организации |
08 |
|
Справочные данные об организации |
09 |
|
Наименование вида документа |
10 |
|
Дата документа |
11 |
|
Регистрационный номер документа |
12 |
|
Ссылка на регистрационный номер и дату документа |
13 |
|
Место составления или издания документа |
14 |
|
Адресат |
15 |
|
Гриф утверждения документа |
16 |
|
Резолюция |
17 |
|
Заголовок к тексту |
18 |
|
Отметка о контроле |
19 |
|
Текст документа |
20 |
|
Отметка о наличии приложения |
21 |
|
Подпись |
22 |
|
Гриф согласования документа |
23 |
|
Визы согласования документа |
24 |
|
Оттиск печати |
25 |
|
Отметка о заверении копии |
26 |
|
Отметка об исполнителе |
27 |
|
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
28 |
|
Отметка о поступлении документа в организацию |
29 |
|
Идентификатор электронной копии документа |
30 |
Приложение N 18
к пункту 4.2
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
/--------------\
| Герб |
| Тюменской |
| области |
\--------------/
Правительство Тюменской области
_________________________________________________________________________
Форма общего бланка Правительства области
Приложение N 19
к пункту 4.2
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
/--------------\
| Герб |
| Тюменской |
| области |
\--------------/
Аппарат Губернатора
Тюменской области
ул. Володарского, д. 45, г. Тюмень, 625004,
тел. (3452) 46-35-36, факс 24-48-810
E-mail:Kancelaria @mail.ru
____________________ N ____________________
На N ___________________ от ________________
Форма углового бланка письма аппарата Губернатора области
Приложение N 20
к пункту 4.2
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
/--------------\
| Герб |
| Тюменской |
| области |
\--------------/
Заместитель Губернатора
Тюменской области
_________________________________________________________________________
ул. Володарского, д. 45, г. Тюмень, 625004, тел. (3452) 46-91-09,
факс 46-86-30, телетайп 235692 IARUS RU, E-mail:Kancelaria @ mail.ru
____________________ N ____________________
На N __________________ от _________________
Форма продольного бланка письма должностного лица
Приложение N 21
к пункту 4.3
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
/--------------\
| Герб |
| Тюменской |
| области |
\--------------/
Аппарат Губернатора Тюменской области
_________________________________________________________________________
Форма общего бланка аппарата Губернатора области
Приложение N 22
к пункту 5.5
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Примерный перечень
документов, на которые проставляется гриф утверждения
АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных работ, оборудования;
экспертизы; передачи дел; реорганизации, ликвидации организаций,
учреждений, предприятий и т.д.)
ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений;
технические и т.д.)
ИНСТРУКЦИИ (правила) - (должностные; по делопроизводству; технике
безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.)
НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; численности
работников и т.д.)
ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках и т.д.)
ПЛАНЫ (производственные; доходов, по жилищно-коммунальному ремонту;
работы коллегии и т.д.)
ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; структурном подразделении; премировании
и т.д.)
ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.)
РАСЦЕНКИ на производство работ
СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий,
помещений, сооружений; на капитальное строительство и т.д.)
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ
ТАРИФНЫЕ СТАВКИ
УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним
Приложение N 23
к пункту 5.12
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Примерный перечень
документов, требующих заверения печатью
АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования,
выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.)
АРХИВНЫЕ СПРАВКИ
АРХИВНЫЕ КОПИИ
ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение
дел в арбитраже и т.д.)
ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах,
научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ
и т.д.)
ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений,
капитальное строительство, технические и т.д.)
ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ
ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.)
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ
КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ
НОРМЫ расхода
ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право
совершения финансово-хозяйственных операций
ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями)
ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.)
ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные)
ПОЛОЖЕНИЯ об организациях
РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк)
СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к
договору и т.д.)
СОГЛАШЕНИЯ
СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных
ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.)
ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ
УДОСТОВЕРЕНИЯ
УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ
Приложение N 24
к пункту 6.5.1.5
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Документ контрольный
Карточка регистрации писем граждан
|
ВХОДЯЩИЙ НОМЕР 808/2005 ДАТА РЕГИСТРАЦИИ 27.02.2005 |
ТИП ДОКУМЕНТА Заявление ВИД ДОКУМЕНТА Письмо |
ФАМИЛИЯ
Романенкова Галина Ивановна |
ДАТА ОТВЕТА
14/03/2005 |
ДАТА ИСПОЛ-НЕНИЯ |
|
АДРЕС: г. Тюмень, п. Мыс, ул. Гагарина, д. 29 | ||||
|
ДОКУМЕНТ ПОСТУПИЛ Лично от граждан
| ||||
|
КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ Здравоохранение | ||||
|
О проведении операции в клинике Федорова за счет средств обл. бюджета
| ||||
|
РЕЗОЛЮЦИЯ РУКОВОДСТВА Фамилия И. О. | ||||
|
Кому назначено: Петрову А.И. - директору департамента здравоохранения... - для рассмотрения, подготовки ответа заявителю за моей подписью. Срок 15 дней. - 28.02.2005 (дата резолюции) | ||||
Образец карточки регистрации писем граждан
Приложение N 25
к пункту 6.5.2.4
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Учетно-контрольная карточка
|
Номер / дата обращения
321 / 12.06.2005 | |
|
Ф.И.О. Тропина А.С. Адрес г. Тюмень, ул. Республики, 106-2 |
служащая Льготная категория - |
|
Краткое содержание:
О трудоустройстве. (Образование - врач логопед) | |
|
Результат приема: Дана консультация, направлена в департамент здравоохранения Тюменской области | |
Образец учетно-контрольной карточки
Приложение N 26
к пункту 6.5.2.4
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Учетная карточка личного приема граждан
Беседу вел(а) Фамилия И.О. Номер 72
____________
Дата: 25.01.2005
__________
Ф.И.О. заявителя Сидорова Мария Ивановна Повторно Да
___
Пол: женский
________
Адрес автора: г. Тюмень, ул. Станиславского, д. 8, кв. 148
_____________________________________________
Социальное положение: пенсионер
____________
Льготный состав: ветеран ВОВ
____________
Характер обращения: строительство
______________
Содержание беседы: О завершении строительства дома по ул. Широтная
(ГП-15)
Результат: Записана на личный прием к заместителю
Губернатора
|
Дата |
Вел прием |
Что поручено, кому |
Срок исполнения |
|
06.02.2005 |
Фамилия И.О. |
|
06.03.2005 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение: Дело N 72 личного приема Сидоровой М.И.
Образец учетной карточки личного приема граждан
Приложение N 27
к пункту 10.1.2
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Аппарат Губернатора Утверждаю
Тюменской области Руководитель аппарата
Губернатора области
подпись И.О. Фамилия
05.01.2005
Номенклатура дел
на 2006 год
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела и N статьи по Перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
04. Отдел организационного и документационного обеспечения
Правительства области
04-01-01 Постановления Губернатора области, Пост.
проекты постановлений, документы к ним ст. 1а, ст. 2а
(заключения, справки, листы
согласования и др.)
04-01-02 Распоряжения губернатора области по Пост.
основной деятельности, проекты ст. 1а,
распоряжений, документы к ним ст. 2а
(заключения, справки, листы
согласования и др.)
И т.д.
Начальник управления
по обращениям граждан
и делопроизводству Подпись
И.О. Фамилия
Дата
Виза зав. архивом
(лица, ответственного за архив)
Штамп ЭПК управления
по делам архивов
Образец сводной номенклатуры дел
Приложение N 28
к пункту 10.1.6
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Итоговая запись
о категориях и количестве заведенных в _______ году дел
в аппарате Губернатора области:
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе: |
|
|
С отм. ЭПК |
Переходящих |
||
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет включительно) |
|
|
|
|
Итого: |
|
|
|
Наименование должности работника,
заполнившего итоговую запись И.О. Фамилия
Форма итоговой записи о категориях и количестве заведенных за истекший
год дел (формат А4)
Приложение N 29
к пункту 10.2.10
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Лист - заверитель дела N _______
В деле подшито и пронумеровано _________________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы _____________ пропущенные номера _____________
+ листов внутренней описи _______________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
NN листов |
|
1 |
2 |
|
|
|
_________________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)
Форма листа - заверителя дела (формат А4)
Приложение N 30
к пункту 10.2.11
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Внутренняя опись документов дела N __________
|
N п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого ________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма внутренней описи документов дела
Приложение N 31
к пункту 10.2.12
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
Образец оформления обложки дела постоянного срока хранения
Приложение N 32
к пункту 11.2.1
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Губернатора области
_________________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
_________________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
Утверждаю
Наименование должности руководителя
органа исполнительной власти
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Опись N
______________________________________________
(название описи)
|
N п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) |
Срок хранения дела (тома, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 * |
7 |
|
Название раздела | ||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено ____________________ дел с N _____________________
(цифрами и прописью)
по N _________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Согласовано Согласовано
Наименование должности Протокол ЭК органа
руководителя службы ДОУ исполнительной власти области
Подпись Расшифровка подписи от ___________ N _____
Дата
_________________________________________________________________________
* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения
Форма описи дел
Приложение N 33
к пункту 11.3.1
Инструкции
по делопроизводству
в аппарате
Наименование органа
исполнительной власти Утверждаю
Акт Наименование должности
руководителя органа
исполнительной власти
__________ N _______ Подпись Расшифровка подписи
____________________ Дата
(место составления)
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании ____________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
_________________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно - исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N ____________________
(название фонда)
|
N п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Номера описей (номенклатур) за годы |
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи |
Количество дел (томов, частей) |
Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ____________________ дел за __________________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а
по личному составу согласованы с ЭПК управления по делам архивов
Тюменской области (протокол от ___________ N _________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
Согласовано
Протокол ЭК
от __________ N ____
Документы в количестве ______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом _____________________ кг сданы в __________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________________
N ______________________ или уничтожены способом: _______________________
___________________________
Наименование должности работника,
сдавшего или уничтожившего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
архива (службы ДОУ), внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приказ аппарата Губернатора Тюменской области от 13 июля 2006 г. N 33-ос "Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора области"
Текст приказа официально опубликован не был
Приказом аппарата Губернатора Тюменской области от 25 апреля 2014 г. N 42-ос настоящий приказ признан утратившим силу
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Приказ аппарата Губернатора Тюменской области от 18 апреля 2011 г. N 49-ос
Приказ аппарата Губернатора Тюменской области от 10 июня 2009 г. N 75-ос
Приказ аппарата Губернатора Тюменской области от 23 июля 2007 г. N 50-ос
Приказ аппарата Губернатора Тюменской области от 26 июня 2007 г. N 45-ос