Приложение. Административный регламент по представлению отделом по делам архивов администрации Тюменского муниципального района муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов"

Приложение
к распоряжению
администрации Тюменского
муниципального района
от 6 марта 2009 г. N 1239ро

Административный регламент
по представлению отделом по делам архивов администрации Тюменского
муниципального района муниципальной услуги
"Исполнение запросов граждан и организаций
по документам архивных фондов"

I. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги

1.1.1. Административный регламент по предоставлению отделом по делам архивов администрации Тюменского муниципального района муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов"

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте настоящего документа, размещенного на сайте Администрации Тюменского муниципального района http://www.atmr.ru, пропущена часть текста

2.1.2. Местонахождение Архива и почтовый адрес для направления документов и обращений: 625049, Тюменская область, г. Тюмень, ул. Московский тракт, д. 115;

Справочные телефонные номера для направления обращений: 8-(3452) 30-47-55.

2.1.3. График работы Архива:

Понедельник, вторник, среда, четверг с 8.00 часов до 17.15 часов обед с 12.00 часов до 13.00 часов, пятница с 8.00 часов до 16.00 часов, обед с 12.00 часов до 13.00 часов; Суббота, воскресенье выходные дни.

Прием граждан, обратившихся с запросами в Архив, осуществляется должностными лицами Архива: понедельник, вторник с 8.00 часов до 12.00 часов.

2.1.4. Адрес месторасположения, телефон для справок и консультаций, адрес электронной почты Администрации, сведения о графике (режиме) работы Администрации сообщаются по телефонам для справок (консультаций), а также размещаются на официальном сайте администрации Тюменского муниципального района: http://www.atmr.ru/.

2.1.5. Информирование (консультирование) по процедуре предоставления муниципальной услуги осуществляется должностными лицами Архива в соответствии с должностными инструкциями.

2.1.6. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

- при личных обращениях;

- по письменным обращениям;

- по телефону;

Письменные обращения получателей муниципальной услуги о порядке ее предоставления рассматриваются Архивом в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня регистрации.

2.1.7. При устных обращениях и ответах на телефонные звонки должностные лица подробно, четко и в вежливой (корректной) форме информируют (консультируют) обратившихся по интересующим их вопросам.

По телефону предоставляется следующая информация:

- о входящих номерах, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства обращения;

- о ходе исполнения муниципальной услуги;

- сведения о нормативно-правовых актах, на основании которых Архив осуществляет муниципальную услугу;

перечень необходимых документов для предоставления муниципальной услуги;

- о месте размещения справочной информации по вопросам предоставления муниципальной услуги.

Информация по иным вопросам предоставляется на основании письменного обращения.

Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги предоставляется на безвозмездной основе.

2.2. Сроки предоставления муниципальной услуги

2.2.1. Запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Архив.

2.2.2. Запросы граждан, организаций, поступившие в Архив, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В случаях установленных Федеральным законом N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" отдел по делам архивов вправе продлить этот срок, в обязательном порядке уведомив об этом заявителя.

2.2.3. При поступлении в Архив запросов граждан, организаций, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Архив в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.

2.2.4. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архиве документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

2.3. Перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении
муниципальной услуги

2.3.1. Основаниями для отказа заявителю в приеме заявления на выдачу запрашиваемого документа являются:

- обращение заявителя с требованием о выдаче документов, подготовка и выдача которых не входит в компетенцию муниципального архива;

- наличие у заявителя неполного пакета документов, определенных настоящим регламентом;

- представление заявителем неправильно оформленных документов, содержащих неполные сведения;

- отсутствие оформленной в установленном порядке доверенности в случае подачи заявления на оформление запрашиваемого документа, подлежащего выдаче третьему лицу.

- отсутствие оформленной в установленном порядке доверенности в случае подачи заявления на оформление запрашиваемого документа, подлежащего выдаче третьему лицу.

2.3.2. Отказ в предоставлении муниципальной услуги (приеме документов) должен быть мотивирован с подробными устными или письменными разъяснениями о причинах отказа (приема документов).

При личном обращении по требованию заявителя отказ в приеме документов в Архив оформляется и выдается заявителю в письменном виде в день обращения. При обращении заявителя по почте мотивированный отказ оформляется в течение 5 дней и направляется по почте заявителю.

2.4. Требования к местам предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Требования к местам ожидания заявителей

2.4.1.1. Ожидание приема граждан осуществляется в здании Администрации, в специально выделенных для этих целей помещениях (местах ожидания).

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.4.1.2. Места ожидания должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, и оборудованы:

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

2.4.1.3. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями.

2.4.1.4. Для ожидания приема заявителям отводятся места, оборудованные стульями, креслами секциями, а также имеющие туалет.

2.4.1.5. В Администрации работает гардероб на 1 этаже. График работы гардероба согласно графику работы Администрации.

2.4.2. Требования к местам для информирования

2.4.2.1. Места информирования, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами, оборудуются:

- информационными стендами;

- стульями и столами для оформления документов.

2.4.3. Требования к местам приема заявителей

2.4.3.1. Помещения снабжаются табличками с указанием номера кабинета и должности лица, осуществляющего прием.

2.4.3.2. Место для приема гражданина должно быть снабжено стулом, иметь место для письма и раскладки документов.

2.4.3.3. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах, должностным лицом одновременно ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.

2.5. Перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги

2.5.1. Для получения муниципальной услуги заявитель предоставляет в Архив следующие документы, имеющие непосредственное к нему отношение и оформленные в установленном настоящим регламентом порядке:

Физические лица:

- письменное заявление (анкета-заявление) по установленному образцу (Приложение 1);

- документ, устанавливающий личность (паспорт или иной документ, устанавливающий личность);

- документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);

- копию трудовой книжки (при исполнении запросов, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного, размера заработной платы, различных надбавок и льгот в соответствии с Пенсионным законодательством Российской Федерации);

Юридические лица:

- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя;

- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица;

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

3.1.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры Архива:

- прием, первичная обработка и регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов граждан;

- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

- отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.

Письменный запрос может поступить в Архив следующим способом:

- почтовым отправлением;

- по средствам факсимильной связи;

- с использованием иных средств связи;

- при личном обращении в Архив.

3.1.1.1. Регистрация запросов граждан

3.1.1.1.1. Поступившие в Архив письменные запросы граждан, организаций регистрируются в день поступления в базе данных "Регистрация запросов". В электронную базу данных "Регистрация запросов" вносятся следующие сведения о дате поступления заявления, данные о заявителе, цель обращения.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.1.1.1.2. При поступлении Интернет-обращения (запроса) гражданина с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме Интернет-обращения (запроса) к рассмотрению в день поступления запроса.

Интернет-обращение (запрос) гражданина распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.1.1.1.3. Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.

3.1.1.2. Анализ тематики поступивших запросов граждан

3.1.1.2.1. Работники Архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов граждан, организаций с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Архиве научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд".

3.1.1.2.2. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архиве документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

3.1.1.2.3. Результатом административного действия является определение:

- степени полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- местонахождения, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

3.1.1.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов

3.1.1.3.1. Работники Архива при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов.

3.1.1.3.2. Работники Архива в соответствии с архивными шифрами осуществляют отбор необходимых дел в архиве для исполнения запросов и приступают к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса все используемые дела размещаются в архиве.

3.1.1.3.3. Результатом административного действия является получение необходимых документов из архива.

3.1.1.4. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

3.1.1.4.1. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

3.1.1.4.1.1. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Архива.

Архивные справки должны оформляться на бланке организации. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Архивная справка подписывается управляющей делами и начальником отдела по делам архивов, заверяется печатью Архива, на ней проставляется номер и дата составления.

Форма архивной справки в приложении N 2 к регламенту.

3.1.1.4.1.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью управляющей делами и начальника отдела по делам архивов и печатью Архива.

3.1.1.4.1.3. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью начальника отдела по делам архивов.

3.1.1.4.1.4. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке администрации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.

3.1.1.4.2. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

3.1.1.4.3. Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия.

3.1.1.5. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий,
ответов на запрос

3.1.1.5.1. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Архивом по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.

3.1.1.5.2. Ответы на письменные обращения граждан, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного обращения граждан ответ на обращение направляется в адрес гражданина, указанного в обращении первым, если в обращении не указан иной адресат для ответа.

3.1.1.5.3. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

3.1.1.5.4. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.1.1.5.5. Результатом административного действия является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии с указанием даты получения или составление реестра на отправку корреспонденции.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за исполнением должностными лицами положений административного регламента

4.1.1. Контроль за своевременным предоставлением услуги
осуществляет управляющая делами администрации Тюменского муниципального района.

Обязательному контролю исполнения в Архиве подлежат поступившие в Архив, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:

- обращения и запросы депутатов Государственной Думы, депутатов Тюменской областной Думы;

- письма и обращения судов, прокуратуры;

- жалобы граждан.

- Кроме того, все запросы, поступающие в Архив, ставятся на контроль. Срок исполнения - 30 дней со дня поступления.

4.1.2. Должностные лица Архива несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых
проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги,
в т.ч. порядок и формы контроля за полнотой и предоставлением
муниципальной услуги

4.2.1. Управляющий делами администрации Тюменского муниципального района осуществляет контроль за предоставлением муниципальной услуги Архивом.

4.2.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архива.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.2.3. Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению гражданина, организации. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги на основании распоряжения администрации Тюменского муниципального района формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные гражданские служащие.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Справка подписывается председателем комиссии.

4.3. Ответственность специалистов при предоставлении муниципальной услуги

4.3.1. Должностные лица Архива, предоставляющие муниципальную услугу по исполнению запросов граждан, организаций несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

- неправомерный отказ в приеме или рассмотрении обращений граждан;

- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан;

- нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;

- принятие заведомо необоснованного незаконного решения;

- преследование граждан за критику;

- предоставление недостоверной информации;

- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);

- сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

4.3.2. При уходе в отпуск муниципальный гражданский служащий обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его должностному лицу.

4.3.3. При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения должностными лицами Архива возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги глава Тюменского муниципального района принимает меры по привлечению этого лица к дисциплинарной ответственности.

V. Порядок обжалования действий (бездействий) должностного лица,
а также принимаемого им решения при предоставлении
муниципальной услуги

5.1. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе предоставления
муниципальной услуги

5.1.1. Граждане вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые муниципальными гражданскими служащими при предоставлении муниципальной услуги, устно или письменно непосредственно к главе Тюменского муниципального района или управляющей делами.

5.2. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования

5.2.1. Каждый гражданин, который считает, что его жалоба рассмотрена ненадлежащим образом, имеет право подать жалобу на должностное лицо.

В письменной жалобе указываются:

- полное наименование органа или организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа или организации);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись и дата.

5.2.2. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.

5.2.3. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является не рассмотрение или рассмотрение ненадлежащим образом жалобы гражданина.

Каждый гражданин имеет право получить, а муниципальные служащие обязаны ему предоставить возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если нет установленных федеральным законом ограничений на информацию.

Жалоба на действие (бездействие) муниципального служащего Архива подается главе Тюменского муниципального района или управляющей делами.

5.2.4. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответ гражданину вышестоящего должностного лица. Гражданину направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

5.3. Порядок судебного обжалования

5.3.1. Каждый гражданин имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) муниципальных служащих Архива нарушены его права и свободы в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.