Приложение. Инструкция по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени

Приложение
к распоряжению
Главы
г. Тюмени
от 13 апреля 2006 г. N 75-рг

Инструкция
по документационному обеспечению управления в Администрации
города Тюмени

С изменениями и дополнениями от:

29 мая 2007 г.

1 Общие положения

1.1 Настоящая Инструкция по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени (далее Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в Администрации города Тюмени (далее Администрация города), определяет основные правила подготовки и прохождения документов несекретного характера и документов с грифом "Для служебного пользования" во всех структурных подразделениях Администрации города.

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

1.2 Инструкция разработана в соответствии с законами Российской Федерации и Тюменской области, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Уставом города Тюмени, Регламентом работы Администрации города, требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, ГОСТ Р 6.30-2003 и другими государственными стандартами в области делопроизводства и архивного дела.

1.3 Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для работников всех подразделений Администрации города. Они несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной в них информации. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю подразделения. Передача работниками подразделения Администрации города документов или их копий работникам сторонних организаций, гражданам допускается только с разрешения руководителей подразделений.

1.4 Вновь принятых работников руководитель подразделения знакомит с настоящей Инструкцией и Регламентом работы Администрации города под роспись в течение пяти дней с начала работы.

1.5 Перед увольнением, уходом в отпуск, отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководителя подразделения передать неисполненные документы другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.

1.6 Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядок работы с документами в Администрации города в целом возлагается на заместителя Главы города, директора административного департамента Главы города, а в структурных подразделениях - на руководителей департаментов, управлений, комитетов, отделов Администрации города.

1.7 Делопроизводство, подготовка и передача дел в подразделениях Администрации города осуществляются работником или службой, определяемыми руководителем подразделения. Обязанности и права такого работника или службы устанавливаются в должностной инструкции или положении о службе соответственно.

1.8 В самостоятельных структурных подразделениях (департаментах, комитетах, управлениях, отделах) могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции индивидуальные положения, методические рекомендации, альбомы унифицированных форм документов. Вновь разработанные документы согласовываются с архивным отделом управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента Главы города (в дальнейшем архивный отдел).

1.9 Методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства осуществляет управление по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента Главы города.

2 Документирование управленческой деятельности. Состав управленческих
документов Администрации города

2.1 Документирование управленческой деятельности

2.1.1 Документирование управленческой деятельности заключается в записи (фиксации) на бумаге или других носителях по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их использование и поиск. Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.

Деятельность Администрации города обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией Администрации города, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей Администрации города.

2.1.2 Все документы делятся на две группы:

- документы по общим и административным вопросам, которые могут готовиться работниками всех структурных подразделений Администрации города;

- документы по конкретным вопросам управления, которые готовятся отраслевыми, территориальными, функциональными подразделениями Администрации города.

2.2 Состав управленческих документов Администрации города

2.2.1 Организационные документы: уставы, положения, договоры, регламенты, инструкции, правила и т.д.

2.2.2 Распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, а также поручения Главы города, первого заместителя Главы города, заместителей Главы города, руководителей структурных подразделений.

2.2.3 Информационно-справочные и справочно-аналитические служебные документы:

служебные письма, протоколы, акты, справки, докладные (служебные) записки, заявления, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные сообщения и т.д.

2.2.4 Документы по личному составу: приказы (распоряжения) по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и т. д.

2.2.5 Администрация города и ее подразделения на основании Устава города и положений о них, создают и иные документы: планы и графики работы, отчеты и др.

3 Бланки документов

3.1 Бланки документов и требования к ним

При подготовке и оформлении документов в Администрации города и ее подразделениях необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

3.1.1 Документы Администрации города оформляются на бланках установленной формы и имеют обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 (Приложения 1, 2, 3).

3.1.2 Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, могут оформляться без бланка на стандартных листах бумаги.

3.1.3 Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) и А6 (105 х 148 мм). Для оформления различных видов документов используются бланки соответствующих форматов: бланки формата А3 - для оформления информации в виде таблицы, схемы, карты и т.д., А4 - организационных, распорядительных документов, служебных писем, протоколов и т.д., А5 - поручений, телеграмм, справок и т.д., А6- резолюций.

3.1.4 Бланки документов должны иметь поля не менее:

левое - 30 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

3.1.5 Бланки изготовляются типографским способом, а также с помощью компьютера на белой бумаге высокого качества. При создании бланков с помощью компьютера не следует использовать режим экономии тонера.

3.1.6 На всех бланках официальных документов Администрации города воспроизводится герб города Тюмени средний с короной в многоцветном или одноцветном варианте (гербовые бланки).

3.1.7 Бланки с многоцветным вариантом герба:

- бланк постановления Главы города (Приложение 4);

- бланк распоряжения Главы города (Приложение 5);

- бланк постановления Администрации города (Приложение 6);

- бланк распоряжения Администрации города (Приложение 7);

- бланк письма Главы города (Приложение 8);

- бланк письма первого заместителя Главы города (Приложение 9);

- бланк письма заместителя Главы города (Приложение 10);

3.1.8 Бланки с одноцветным вариантом герба:

- общий бланк Администрации города (Приложение 11);

- продольный бланк письма структурного подразделения Администрации города (Приложение 12);

- угловой бланк письма структурного подразделения Администрации города (Приложение 13);

- бланк приказа структурного подразделения Администрации города (Приложение 14);

- бланки резолюции Главы города, его заместителей (Приложения 15, 16, 17);

- бланки поручения Главы города, его заместителей, руководителей подразделений Администрации (Приложение 18).

3.1.9 Для оформления информационно-справочных и справочно-аналитических документов могут использоваться бланки без герба.

3.1.10 Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется постановлением Главы города. Соответствующие предложения вносятся заместителем Главы города, директором административного департамента Главы города вместе с образцами предлагаемых бланков. Эскизы гербовых бланков Администрации города, ее структурных подразделений подлежат регистрации в реестре гербовых бланков Администрации города.

3.1.11 Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники Администрации или ее подразделений, могут быть написаны на стандартном листе бумаги от руки (заявление, объяснительная записка и т.д.)

Обращения граждан могут быть написаны от руки.

4 Оформление реквизитов документов

Реквизит - обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Правила оформления реквизитов:

4.1 Заголовок к тексту документа

"Заголовок к тексту" - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.

4.1.1 Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, согласовываться в падеже с наименованием вида документа и отвечать на вопросы "О чем?" (О ком?)

Например:

                                  Приказ

                    О создании аттестационной комиссии

 или: Чего? (Кого?)

Например:

                               План работы

                           комитета по экологии

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено.

Например:

                      О подготовке проекта договора

4.1.2 Заголовок печатается строчными буквами (возможно выделение курсивом или жирным шрифтом) через один интервал размером шрифта N 13. Заголовок от предыдущего реквизита отделяется 2-4 межстрочными интервалами. Заголовок располагают слева над текстом документа. Заголовок к документам, оформленным на бланке с продольным расположением реквизитов, может выравниваться по центру.

Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

4.1.3 Заголовок составляется ко всем документам лицом, готовящим данный проект. К документам, оформленным на бланках форматов А5, А6 с текстом не более семи строк (телеграммы, извещения и т.п.) заголовок не составляется.

4.2 Дата документа

4.2.1 Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

4.2.2 Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим, утверждающим или визирующим документ.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

4.2.3 Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

4.2.4 Способ написания даты зависит от характера документа: в приказах, иных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера и в приказах по кадрам, используется словесно-цифровой способ оформления даты

Например:

26 апреля 2005 г. или 06 мая 2005 г.,

а в постановлениях, распоряжениях и остальных случаях - цифровой: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (без точки и буквы "г" в конце даты).

Например:

29.04.2005

4.3 Подпись документа

4.3.1 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

В документах, изготовленных на бланках Администрации города, в название должности не входит название учреждения.

Например:

Заместитель Главы города        личная подпись        П.П. Петров

или:

Директор департамента           личная подпись        И.И. Иванов

4.3.2 При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает полное наименование учреждения.

Например:

Первый заместитель

Главы города Тюмени              личная подпись         И.И. Иванов

или:

Начальник управления

по здравоохранению

Администрации города Тюмени      личная подпись          П.П. Петров

4.3.3 При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Проставляется его личная подпись, инициалы и фамилия.

4.3.4. Право подписи документов, выполненных на гербовых бланках, имеют:

- на бланке должностного лица (персональном бланке) - только это должностное лицо;

- на бланке Администрации города - Глава города, первый заместитель, заместители Главы города;

- на бланке структурного подразделения - руководитель структурного подразделения (или лицо, им уполномоченное).

4.3.5 При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Глава города                  личная подпись         С.С. Сидоров

Главный бухгалтер             личная подпись         Б.И. Иванов

4.3.6 При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Например:

Глава города Тюмени        Глава города Сургута     Глава города Нягань

подпись И.О. Фамилия       подпись И.О. Фамилия     подпись И.О. Фамилия

Все экземпляры таких документов, оставшиеся в делах организации, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи.

4.3.7 В документах комиссий указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей.

Например:

Председатель комиссии             личная подпись        И.И. Иванов

Члены комиссии                    личная подпись        А.А. Антонова

                                  личная подпись        С.С. Сидоров

                                  личная подпись        Я.Я. Яковлева

4.3.8 На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи: председателя этого органа и секретаря. Так же подписывается протокол.

Например:

Председатель                      личная подпись        И.И. Иванов

Секретарь                         личная подпись        С.С. Сидоров

4.3.9 Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель.

При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия.

Например:

И.о. председателя комитета,

главный специалист                личная подпись         И.И. Иванова

или:

Заместитель Главы города          личная подпись         С.С. Сидоров

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал, если состоит из нескольких строк.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.

4.4 Оттиск печати

4.4.1 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (Приложение 20).

4.4.2. В Администрации города применяются:

- гербовая печать Главы города;

- гербовая печать Администрации города;

- гербовая печать структурного подразделения со статусом юридического лица;

- гербовая печать с дополнительными реквизитами юридического лица: ОГРН, ОКПО, ИНН - для заверения подписи на документах по финансовым вопросам и договорах (соглашениях);

- гербовая печать (малая) применяется для скрепления подписи соответствующего должностного лица на служебных удостоверениях лиц, замещающих муниципальные должности муниципальной службы в Администрации города.

4.4.3 Образцы гербовых печатей Администрации города утверждаются постановлением Главы города и регистрируются путем внесения в реестр гербовых печатей.

4.4.4 Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

4.4.5 На документах финансового характера, договорах (соглашениях) печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи.

4.4.6 Оттиски гербовых печатей не ставятся на копиях документов.

4.4.7 Иные печати, штампы вводятся в действия положениями о структурных подразделениях Администрации города.

4.5 Адресат

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

4.5.1 При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

                                  Администрация г. Тобольска

                                      Комитет по культуре

4.5.2 При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

                                         Администрация города Тюмени

                                         Административный департамент

                                         Главы города

                                         директору

                                         И.И. Ивановой

4.5.3 При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата

Например:

                                        Главе города Тюмени

                                        И.И. Иванову (в дательном падеже)

или:

                                         Генеральному директору

                                         объединения "Спорт"

                                         В.Н. Петрову

4.5.4 При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно.

Например:

                                         Начальникам управлений по

                                         работе с населением

                                         Администрации города Тюмени

или:

                                         Директорам муниципальных

                                         образовательных учреждений

                                         (по списку)

4.5.5 Документ не должен иметь больше четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом не указывается. Каждый из четырех экземпляров должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

К экземпляру документа, остающегося в Администрации города, прилагается указатель рассылки.

4.5.6 В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи".

Например:

                                       ул. Садовая, д. 12, кв. 4,

                                       г. Тюмень, 625001

Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

                                     Реабилитационный центр

                                     инвалидов "Возрождение"

                                     ул. 50 лет Октября, д. 84, корпус 2,

                                     г. Тюмень, 625008

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

                                     И.Н. Кулибину

                                     ул. Уральская, д. 5, кв. 8,

                                     г. Тюмень, 625001

4.5.7 Адрес печатается в правом верхнем углу документа.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

4.5.8 Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

4.6 Гриф согласования документа

4.6.1 Гриф согласования документа состоит из слова Согласовано, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

                                              Согласовано

                                              Начальник аналитико-

                                              правового управления

                                              Администрации г. Тюмени

                                              личная подпись И.И. Иванов

                                              23.02.2005

или:

                                              Согласовано

                                              Заместитель Главы

                                              города Тюмени

                                              личная подпись И.И. Иванова

                                              30.01.2005

4.6.2 Если согласование осуществляется другим документом (письмом, протоколом и др.), то гриф согласования оформляют по следующей форме: после слова Согласовано указывается вид документа, его дата и номер.

Например:

                                             Согласовано

                                             Письмо Российской академии

                                             медицинских наук

                                             от 30.02.2005 N 451-805

или:

                                             Согласовано

                                             Протокол заседания

                                             профсоюзного комитета

                                             Администрации г. Тюмени

                                             от 20.01.2005 N 3

4.6.3 Слово Согласовано печатается прописными буквами без кавычек.

4.6.4 Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись", в левом нижнем углу документа.

4.6.5 Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на самом документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается".

Например:

Лист согласования к проекту Положения об общих принципах сотрудничества

 Согласовано                             Согласовано

 Генеральный директор                    Председатель правления

 ООО "РИК"                               банка "Капитал"

 личная подпись К.В. Романов             личная подпись Н.М. Титов

 21.01.2005                              20.01.2005

 Согласовано                             Согласовано

 Президент ООО "Инте-Траст ЛТД"          Генеральный директор

 личная подпись А.С. Линев               ООО "Кросно"

 23.01.2005                              личная подпись Н.П. Афанасьев

4.7 Визы согласования документа

Внутреннее согласование документа называется визой.

4.7.1 "Виза согласования документа" - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

4.7.2 Документ визируется руководителем подразделения, где готовится проект документа, заинтересованными в документе должностными лицами, ответственными лицами финансовых и экономических служб; заместителем Главы города, курирующим данный вопрос; юристом. При необходимости - общественными организациями.

4.7.3 Документы, содержащие поручения, должны быть завизированы исполнителями.

4.7.4 Визы включают в себя: должность визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату.

Например:

                                    Начальник аналитико-

                                    правового управления.

                                    личная подпись И.И. Иванов

                                    28.03.2005

4.7.5 Не допускается отказ от визирования и внесение каких-либо исправлений. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Например:

 С проектом не согласна,                      С п. 3 не согласен,

 замечания прилагаются                        замечания прилагаются

 Начальник отдела                  или:       Юрист

 правовой экспертизы                          личная подпись И.И. Иванов

 личная подпись С.С. Сидорова                 15.06.2005

 27.03.2005

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

4.7.6 Виза проставляется в проектах распорядительных документов на оборотной стороне последнего листа подлинника, а на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа (служебное письмо).

В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа и его приложения.

4.7.7 Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.

Повторного визирования не проводится в случаях, если в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

4.8 Виза ознакомления - подтверждение факта доведения документа до сведения работников. Ее оформляют следующим образом:

С приказом (распоряжением) ознакомлен

личная подпись  И.И. Иванова

дата

4.8.1 Виза ознакомления ставится на лицевой стороне последнего листа подлинного документа после реквизита "Подпись". Допускается проставление визы ознакомления на оборотной стороне последнего листа подлинника, либо на отдельном листе.

4.9 Резолюция

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом. В резолюции даются указания по исполнению документа.

4.9.1 В состав резолюции входят следующие элементы: фамилии(я) и инициалы исполнителей (исполнителя), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Например:

                                       Сидоровой А.В.

                                       Прошу подготовить проект

                                       договора с ООО "Рено" к 21.02.2005

                                       личная подпись

                                       05.02.2005

4.9.2 На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, или в которых срок указан в тексте самого документа, в резолюции указывается только исполнитель, порядок подготовки вопроса, подпись автора резолюции, дата.

4.9.3 В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчиненным.

Например:

                                         Сидоровой С.С., Ивановой И.И.

                                         Организуйте проведение совещания

                                         к указанному сроку

                                         личная подпись

                                         03.02.2005

4.9.4 Резолюция пишется руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте.

4.9.5 Резолюция может быть оформлена на специальном бланке формата А6 (Приложение N 17). Допускается проект резолюции готовить и оформлять помощником или консультантом, а затем представлять руководителю на подпись. На резолюции службами регистрации и контроля ставится штамп с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

4.10 Утверждение документа

4.10.1 Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: должностным лицом, либо специально издаваемым документом.

4.10.2 Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова Утверждаю, которое печатают прописными буквами, без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (И.О. Фамилия) и даты утверждения.

Например:

                                               Утверждаю

                                               Заместитель Главы города

                                               личная подпись П.П. Петров

                                               12.03.2005

4.10.3 При утверждении документа другим документом (постановлением, распоряжением или приказом) гриф утверждения состоит из слова Утверждено, Утвержден, Утверждена, Утверждены, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

                                       Утверждено

                                       постановлением Главы города Тюмени

                                       от 20.06.2005 N 294

или:

                                       Утверждена

                                       распоряжением Администрации города

                                       от 01.12.2005 N 2764

4.10.4 Гриф утверждения является обязательным реквизитом для некоторых видов документов (Приложение 21).

4.10.5 Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки,

Например:

                                          Утверждаю

                                          Заместитель Главы города Тюмени

                                          личная подпись И.И. Иванов

                                          12.06.2005

4.11 Отметка о наличии приложений к документу

4.11.1 Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

4.11.2 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, располагают от левого поля перед реквизитом "Подпись" через 2-4 интервала после текста.

Например:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

4.11.3 Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются в отметке о приложениях с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. При наличии нескольких приложений, их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 13 л. в 2 экз.

            2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 1 экз.

4.11.4 Если к приложению прилагают другой документ, также имеющий

Например:

Приложение: письмо ОАО "Весна" от 04.06.2005 N  02-4/156   и   приложение

к нему, всего на 30 л.

4.11.5 Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то в отметке о наличии приложений указывается в какой адрес приложения посылаются,

Например:

Приложение: на 3 л. в 2-х экз., только в первый адрес.

4.11.6 Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Указывается только количество экземпляров.

Например:

Приложение: Инструкция  по  делопроизводству    в   Администрации  города

Тюмени в 3 экз.

4.11.7 Оформление приложений к распорядительным документам смотри в п. 5.2.

4.12 Отметка об исполнителе

4.12.1 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона.

Например:

Максимова Нина Петровна

46 82 11

4.12.2 Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

4.12.3 На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

4.12.4 На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя и номера его телефона указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа (ДСП или конфиденциально), указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.

Например:

Созонова

Нина Константиновна

27 18 34

экз. N 1 - в департамент земельных ресурсов;

экз. N 2 - в аналитико-правовое управление;

экз. N 3 - в отдел по обращениям граждан;

экз. N 4 - в дело.

4.13 Отметка об исполнении документа

4.13.1 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

4.13.2 Отметка об исполнении проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Этот реквизит помещается на нижнем поле документа, в левой его части.

Например:

Сообщено по телефону 27 12 24

О.Б. Павловой 12.03.2005

В дело 03-13

личная подпись И. Иванов 13.03.2005

или:

Ответ направлен

17.03.2005 N 01-13/184

В дело 06-18

личная подпись И. Иванов 19.03.2005

или:

Рассмотрено на заседании

административной комиссии

Протокол от 16.02.2005 N 3

В дело 08-17

личная подпись И. Иванов 18.02.2005

или:

Издан приказ

от 01.04.2005 N 12

О создании экспертной комиссии

В дело N 01-04

личная подпись И.О.Ф. 26.02.2005

4.14 Идентификатор электронной копии документа

4.14.1 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в правом верхнем углу каждой страницы документа.

4.14.2 Колонтитул содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

4.15 Отметка о заверении копии

4.15.1 Копии документов заверяются для придания им юридической силы. Администрация города и ее структурные подразделения могут выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации (кроме архивного отдела).

4.15.2 Копия заверяется должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.

4.15.3 Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита "подпись" и включает заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

Например:

Верно

Секретарь личная подпись М.К. Сидорова

12.04.2005

4.15.4 Копии постановлений, распоряжений Главы города и Администрации города, находящиеся на текущем хранении в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений, заверяются печатью данного отдела синего цвета.

4.15.5 Копии документов, выдаваемых структурными подразделениями Администрации города, удостоверяются печатью структурных подразделений.

4.16 Реквизиты "Код организации", "ОГРН", "ИНН/КПП"

4.16.1 Код организации - автора документа проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

4.16.2 Код организации служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

4.16.3 Код Администрации города Тюмени по ОКПО 01698379.

4.16.4 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Данный реквизит оформляется на бланках писем.

Регистрационный номер Администрации города - 1027200865284.

4.16.5 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Данный реквизит оформляется на бланках писем юридических лиц.

ИНН Администрации города - 7201001092.

4.17 Реквизит "Наименование организации"

4.17.1 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы. Данный реквизит является обязательным элементом в документе.

4.17.2 Над наименованием организации указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации. Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех организаций и предприятий, которые имеют прямое или непосредственное подчинение.

Например:

                       Администрация города Тюмени

                        Управление по образованию

4.17.3 В бланках должностного лица дополнительный реквизит "Наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование организации".

Например:

                       Администрация города Тюмени

                     Первый заместитель Главы города

4.17.4 Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках, центрируя.

Например:

              Муниципальное унитарное предприятие "Кадастр"

                             (МУП "Кадастр")

4.18 Справочные данные об организации

4.18.1 Справочные данные об организации включают почтовый адрес (улицу, номер дома, город, индекс предприятия связи); телеграфный адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты, счета в банке (при необходимости).

4.18.2 Данный реквизит используется в бланках писем. Технические требования к печатанью реквизитов смотри раздел 7.

5 Подготовка и оформление проектов правовых актов, вносимых Главой
города в Тюменскую городскую Думу, правовых актов Главы города,
Администрации города

Информация об изменениях:

См. Положение о порядке подготовки муниципальных правовых актов Главы города Тюмени и Администрации города Тюмени, утвержденный распоряжением Главы г. Тюмени от 4 августа 2006 г. N 166-рг

5.1 Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов, вносимых Главой города в Тюменскую городскую Думу

5.1.1 Подготовка проектов муниципальных правовых актов осуществляется структурными подразделениями Администрации города в соответствии с планами нормотворческой деятельности Тюменской городской Думы и Администрации города Тюмени согласно решению Тюменской городской Думы о порядке подготовки, принятия и действия нормативных правовых актов Тюменской городской Думы, иных правовых актов, принятых для регулирования вопросов нормотворческой деятельности.

5.1.2 Не позднее чем за 20 дней до наступления срока представления проекта правового акта и сопроводительных материалов в городскую Думу документы передаются для рассмотрения, подготовки заключения в аналитико-правовое управление.

5.1.3 Проект правового акта и сопроводительные материалы, представленные с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, возвращаются структурному подразделению Администрации города, ответственному за подготовку проекта.

5.1.4 Не позднее чем за 5 дней до наступления срока представления проекта правового акта и сопроводительных материалов в городскую Думу документы передаются аналитико-правовым управлением Главе города для рассмотрения и направления в городскую Думу через советника Главы города.

5.2 Порядок внесения проектов муниципальных правовых актов Главы города, Администрации города, перечень и форма прилагаемых документов, порядок рассмотрения и принятия

5.2.1 Подготовка проектов постановлений, распоряжений Главы города и Администрации города осуществляется структурными подразделениями Администрации города в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению этих документов.

5.2.2 Ответственность за качество подготовки проектов, содержание, достоверность, целесообразность, полноту представляемых материалов и согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, подготовивших проекты.

5.2.3 Постановления, распоряжения Главы города и Администрации города печатаются на бланках установленной формы. Объем документа, как правило, не должен превышать 2-3-х страниц. Постановления, распоряжения должны быть напечатаны на персональном компьютере с использованием текстового редактора Microsoft Word, версии 6.0 и выше, шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 пунктов. В правом верхнем углу документа должен находиться колонтитул, содержащий имя файла (до 8 символов), присваиваемый проекту постановления, распоряжения на основании классификатора кодов структурных подразделений Администрации города (Приложение 22).

5.2.4 К постановлениям, распоряжениям составляется заголовок, который должен быть максимально кратким и точным. Формулировать заголовок следует с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос "О чем?":

"Об изменении ...", "О выделении ...", "Об отмене ...", и т.п.

5.2.5 Изложение текста постановления, распоряжения должно быть точным, последовательным, исключающим возможность различного толкования.

5.2.5.1 В констатирующей части (преамбуле) постановления, распоряжения дается краткий, но исчерпывающий анализ положения дел по рассматриваемому вопросу, оценка сложившегося положения, основания и цели предписываемых действий.

5.2.5.2 Если постановление, распоряжение принимается на основании документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывается его название, заголовок, дата, номер.

5.2.5.3 Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях, то констатирующая часть может содержать только указание на статью (статьи) Устава города, подтверждающую правомочность издания данного постановления, распоряжения.

5.2.5.4 Постановляющая (распорядительная) часть постановления, распоряжения должна четко определять задачи, исполнителей, источники финансирования (в случае если проектом постановления, распоряжения Главы города или Администрации города предусматривается осуществление расходов из городского бюджета), сроки исполнения и предоставления информации, отчетов об их выполнении лицом или органом, на который возложен контроль.

5.2.5.5 Поставленные задачи должны быть конкретны, обеспечены необходимыми материальными и финансовыми ресурсами, и не должны противоречить действующему законодательству.

5.2.5.6 При подготовке постановлений и распоряжений исполнителю необходимо учитывать ранее принятые по этому вопросу документы, если они имелись, и не допускать повторений, противоречий им.

5.2.5.7 В конце постановления, распоряжения должны быть указаны ранее принятые постановления и распоряжения, которые при этом отменяются или утрачивают силу.

5.2.5.8 Постановляющая (распорядительная) часть постановления, распоряжения излагается в повелительной форме и состоит из пунктов и подпунктов. Отдельный пункт, как правило, объединяет действия одного характера и может относиться к нескольким исполнителям, подпункт определяет отдельные конкретные действия.

5.2.5.9 В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или организации, фамилии руководителей при этом указываются в скобках, в именительном падеже.

Например:

Департамент имущественных отношений (Иванов И.И.).

Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в случае, если ему предписано выполнение этого действия.

Например:

Директору    департамента     имущественных     отношений    Иванову И.И.

организовать проведение...

5.2.5.10 Наименования учреждений и организаций в тексте печатаются полностью. В случае неоднократного их повторения после первого печатания полностью допускаются сокращения, предусмотренные Уставом этих организаций.

Например:

     Общество с ограниченной ответственностью "Вега" -

     ООО "Вега";

     Муниципальное унитарное предприятие "Кадастр" -

     МУП "Кадастр".

5.2.5.11 Если одна и та же организация встречается в тексте постановления, распоряжения несколько раз, фамилия руководителя употребляется только один раз.

5.2.5.12 Если в тексте постановления, распоряжения имеется пункт о создании комиссии, то состав комиссии печатается в таблице, фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, указываются полностью имя, отчество, занимаемая должность. Если в тексте постановлений, распоряжений приводится перечень терминов или основных понятий, то они также располагаются в алфавитном порядке.

5.2.6 Составной частью постановления, распоряжения являются приложения к ним, в которых указываются конкретные мероприятия, объемы работ, сроки, исполнители, составы комиссий, рабочих групп и т.д.

5.2.6.1 Приложения к постановлению, распоряжению печатаются в шаблоне постановления, распоряжения, на отдельном листе с пометкой в правом верхнем углу:

                                Приложение к постановлению (распоряжению)

                                от ________ N ___

5.2.6.2 Если приложений к постановлению, распоряжению несколько, то каждое приложение имеет свой порядковый номер.

                              Приложение 1 к постановлению (распоряжению)

                              от ____________ N ______

                              Приложение 2 к постановлению (распоряжению)

                              от ____________ N ______ ... и т.д.

5.2.6.3 Приложения к постановлению, распоряжению визируются ответственным исполнителем на обороте последнего листа внизу.

5.2.7 К проекту постановления, распоряжения Главы города или Администрации города в обязательном порядке прикладывается пояснительная записка, подписанная руководителем структурного подразделения, вносящего проект на рассмотрение, с расшифровкой подписи и датой, в которой указываются правовые основания подготовки проекта постановлений, распоряжений (со ссылкой на федеральные, областные и (или) муниципальные правовые акты), а также обоснование необходимости принятия по данному вопросу постановлений (распоряжений) Главы города или Администрации города.

В пояснительной записке к проекту постановления, распоряжения о внесении изменений в ранее принятое постановление, распоряжение дополнительно указывается информация о содержании вносимых изменений (дополнений).

К проекту постановления, распоряжения Главы города или Администрации города в обязательном порядке также прикладываются:

- заключение аналитико-правового управления, в котором дается правовая оценка соответствия проекта постановления, распоряжения действующим федеральным, областным и (или) муниципальным правовым актам при наличии замечаний к тексту проекта постановлений, распоряжений;

- заключение департамента финансов и налоговой политики по вопросам расходования бюджетных средств, финансирования или движения имущества (приватизация, передача имущества и т.д.);

- заключение департамента экономики в том случае, когда проектом постановления, распоряжения регулируются вопросы бюджетного планирования и финансирования.

Проекты распоряжений по вопросам расходования бюджетных средств, финансирования или движения имущества (приватизация, передача имущества и т.д.) представляется с расчетами, сметами, пояснениями, подписанными исполнителем.

К проекту распоряжения, где речь идет об изменениях в структуре и штатной численности структурных подразделений Администрации города, прилагается заключение административного департамента Главы города.

К проектам постановлений, распоряжений, основанием для принятия которых послужили другие документы (указы, постановления, распоряжения, договоры, контракты, соглашения), прилагаются копии этих документов.

К проектам о внесении изменений, дополнений, об отмене, признании утратившими силу постановлений, распоряжений прилагаются копии ранее принятых документов.

5.2.8 До начала сбора согласований в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений с проектом документа должна быть представлена электронная копия проекта документа, напечатанная в шаблоне постановления, распоряжения (по локальной сети или на возвратной дискете) для окончательного редактирования, визирования начальником отдела (или лицом его замещающим) и включения проекта документа в электронную базу данных.

5.2.8.1 В структурных подразделениях Администрации города проекты постановлений, распоряжений регистрируются в специальных журналах учета исходящих и входящих проектов (Приложение 23).

5.2.8.2 Порядок работы с журналами регистрации исходящих и входящих проектов постановлений, распоряжений определяет руководитель структурного подразделения.

5.2.8.3 Исполнитель (ответственное лицо, структурное подразделение) передает проект постановления, распоряжения для согласования ответственному сотруднику соответствующего подразделения под роспись.

5.2.8.4 Согласование проекта постановления, распоряжения оформляется визой, которая включает наименование должности, подпись визирующего, ее расшифровку и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта постановления, распоряжения.

5.2.8.5 Проекты постановлений, распоряжений визируются юристом и руководителем структурного подразделения, готовящим документ, заместителем Главы города, курирующим данную отрасль, руководителями заинтересованных структурных подразделений Администрации города, начальником аналитико-правового управления Администрации города; проекты правовых актов по вопросам градостроительства и землепользования визируются также консультантом Главы города, курирующим данные вопросы.

Например:

Согласовано:

Должность	Для замечаний	Подпись, дата	Расшифровка подписи
Советник Главы города
Консультант Главы города (по земельным и градостроительным вопросам)
Начальник аналитико-правового управления
Руководители заинтересованных организаций
Заместитель Главы города
Руководитель структурного подразделения - автора проекта
Юрист структурного подразделения - автора проекта

Фамилия, имя, отчество

N телефона исполнителя

Окончательно доработанный проект постановления, распоряжения Главы города, Администрации города передается в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений для передачи на визирование советнику Главы города.

5.2.8.6 Отказ должностного лица от визирования не допускается. Имеющиеся у должностного лица возражения, замечания по проекту излагаются в отдельной справке или заключении, которые прикладываются к проекту документа. Соответствующая отметка об этом делается в реквизите "Согласование".

Например:

Согласовано

Должность

Для замечаний

Подпись, дата

Расшифровка подписи

 Начальник "п"-ого      с п. 1 не согласен  15.12.2005       О.С. Иванов

 отдела                   см. замечания

                          личная подпись

          или:

 Директор департамента      С проектом      15.12.2005        А.А. Попов

                           не согласен.

                            Заключение

                            прилагается

                          личная подпись

5.2.8.7 Срок согласования проекта у одного руководителя не должен превышать 3-х рабочих дней, за исключением документов, по которым требуется дополнительное рассмотрение, но не более 10 дней с обязательным согласованием увеличения срока рассмотрения с руководителем, ответственным за исполнение документа.

Ответственность за нарушение сроков согласования несет руководитель, на согласовании у которого находится документ.

Согласование и визирование проекта в аналитико-правовом управлении проводится только после визирования всеми соответствующими структурными подразделениями и осуществляется в форме правовой экспертизы.

Срок проведения правовой экспертизы, осуществляемой аналитико-правовым управлением не должен превышать 5 рабочих дней. В отдельных случаях, связанных с большим объемом материалов, правовая экспертиза проводится в срок до 10 рабочих дней.

5.2.8.8 Изменения и дополнения, внесенные должностными лицами на стадии согласования, заносятся в проект документа, находящийся в электронной базе данных, только в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений.

5.2.8.9 Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций.

5.3 Порядок подписания, регистрации, рассылки, хранения и передачи в архив постановлений, распоряжений Главы города, Администрации города

5.3.1 Проекты постановлений, распоряжений Главы города, со списком рассылки передаются советнику Главы города для передачи на подпись Главе города.

Проекты постановлений и распоряжений Администрации города после визирования советником Главы города со списком рассылки возвращаются в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений для включения в повестку очередного заседания Коллегии.

5.3.2 Проекты, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимые согласования, возвращаются соответствующим подразделениям для окончательной доработки.

5.3.3 При составлении списка рассылки ответственный исполнитель должен в обязательном порядке включать в список рассылки (за исключением распоряжений по личному составу):

- Тюменскую городскую Думу;

- Прокуратуру Центрального административного округа;

- Счетную палату города Тюмени (по вопросам финансирования);

- Отдел контроля (имеющие пункт о контроле);

- Информационно-аналитическое управление (имеющие пункт об опубликовании документа в средствах массовой информации);

- Управление по обращениям граждан и делопроизводству (затрагивающие права и интересы граждан).

Постановления, распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые, в обязательном порядке направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.

5.3.4 Подписанные постановления и распоряжения Главы города с листом рассылки передаются в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений для регистрации и рассылки.

5.3.4.1 Проекты постановлений, распоряжений, переданные в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений после 16 часов в пятницу или предпраздничный день, регистрируются в первый рабочий день следующий за выходными или праздничными днями.

5.3.4.2 Подписанные проекты постановлений, распоряжений, в которых за период согласований и подписи обнаружены небольшие неточности, исправляются и переподписываются без новых согласований.

5.3.5 Срок сдачи проекта документа в отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений не должен превышать 3-х дней с даты последнего согласования.

5.3.6 Выпускаемым постановлениям и распоряжениям присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений Главы города, Администрации города.

Распоряжения по основной деятельности, личному составу, на отпуска и командировки регистрируются отдельно.

К порядковому номеру распоряжений Главы города добавляются буквы: "рг" (по основной деятельности), "рл" (личный состав: назначения, переводы, увольнения, возложение обязанностей, заключение трудовых договоров, премирование), "к" (командировки), "ро" (отпуска).

К порядковому номеру постановлений, распоряжений Администрации города, принятым на Коллегии или в порядке заочного голосования, добавляются буквы: "пк" - постановлениям, "рк" - распоряжениям.

5.3.7 Датой принятия постановления, распоряжения Главы города считается дата его подписания.

Датой принятия постановления, распоряжения Администрации города является дата проведения Коллегии, на котором было принято решение по данному акту. В случае принятия постановления, распоряжения Администрации города в порядке заочного голосования, датой его принятия является дата его подписания Главой города, а в его отсутствие - первым заместителем Главы города.

5.3.8 Регистрация постановлений, распоряжений, ведение классификатора производится путем применения автоматизированной системы учета документов.

5.3.9 Копии постановлений, распоряжений Главы города, Администрации города, заверенные печатью отдела подготовки и выпуска постановлений, распоряжений, после регистрации направляются адресатам согласно списку рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа, через отдел по работе с деловой документацией или лично под роспись.

5.3.10 Ответственность за своевременное печатание, размножение и рассылку постановлений и распоряжений возлагается на отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений.

5.3.11 Подлинники подписанных документов и материалы к ним, листы рассылки хранятся в отделе подготовки и выпуска постановлений, распоряжений 2 года, затем по описям в обработанном виде сдаются на хранение в архив города.

5.3.12 Копии постановлений, распоряжений Главы города, Администрации города выдаются отделом подготовки и выпуска постановлений, распоряжений только на основании письма организации, оформленного на бланке, или письменного обращения гражданина с резолюцией заместителя Главы города, директора административного департамента Главы города.

5.4 Подготовка и оформление приказов

5.4.1 Приказы издаются руководителями структурных подразделений Администрации города по вопросам основной деятельности, кадровым, оперативным и другим, отнесенным к компетенции структурного подразделения.

5.4.2 Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных или муниципальных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер, заглавие.

Распорядительную часть начинают словом приказываю, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табулятора (левое поле).

Текст делится на пункты.

Распорядительные пункты строят последовательно по схеме:

- исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация);

- действие; выражается глаголом в неопределенной форме: "подготовить"; "организовать", "возложить", "разработать" и т.д.

- срок (должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ).

Последним пунктом приказа указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

5.4.3 Приказ оформляется на гербовом бланке формата А4 в печатном виде на компьютере (Приложение 16).

5.4.4 Проект приказа визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, начальником юридической службы. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

Виза должна оформляться согласно п. 4.7 Инструкции.

5.4.5 Приказы подписываются руководителем. В его отсутствие лицом, на которое возложено исполнение обязанностей.

5.4.6 Приказы по основной деятельности вступают в силу с момента их подписания. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия приказа указывается в самом документе.

5.4.7 Приказы регистрируются в журналах регистрации или в электронном виде.

Нумерация приказов производится в пределах календарного года.

Нумерация и регистрация приказов по основной деятельности, по кадрам, на отпуска и командировки производятся в разных журналах.

6 Подготовка и оформление отдельных видов документов

6.1 Служебное письмо

6.1.1 Служебные письма Администрации города готовятся как:

- ответы о выполнении нормативных правовых актов;

- сопроводительные письма к организационно-распорядительным документам;

- ответы на запросы различных учреждений, организаций, предприятий и граждан;

- инициативные письма.

6.1.2 Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании типовых сроков исполнения поручений, запросов, или по решению автора резолюции.

6.1.3 Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5, с определенным набором реквизитов (Приложения 2, 3, 8 - 10, 12 - 15). При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

6.1.4 Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей.

В первой части излагаются причина, цели или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.

Во второй части (заключительной), начинающейся с абзаца, помещают выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Если служебное письмо содержит приложения, то все приложения должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, подготовившим эту информацию.

6.1.5 Текст письма излагается:

- от третьего лица единственного числа.

Например:

"Администрация города сообщает:",

"Департамент рассмотрел:"

- от третьего лица множественного числа.

Например:

"Главы муниципальных образований считают:",

- от первого лица множественного числа "Просим...", "Сообщаем...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то оно излагается от первого лица единственного числа - "Прошу...", "Направляю...".

6.1.6 Право подписи служебных писем устанавливается в положении о структурных подразделениях и должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

6.2 Телеграмма

6.2.1 Телеграмма оформляется либо на специальных бланках, либо на стандартном формате бумаги (Приложение 24).

6.2.2 Телеграмма имеет следующие реквизиты:

- отметку о категории, виде;

- телеграфный адрес получателя;

- текст;

- регистрационный индекс (номер);

- фамилию должностного лица, подписавшего документ;

- почтовый адрес организации - отправителя;

- подпись должностного лица, от имени которого передается текст;

- печать;

- дату.

6.2.3 Текст телеграммы должен быть предельно кратким.

Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускают, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания указывают словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка); зпт (запятая); двтч (двоеточие); квч (кавычки).

Только словами указывают знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (возможно сокращение - нр).

Текст ответных телеграмм надо начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ, а текст инициативных телеграмм, требующих ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.

Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера.

Цифровые данные, в том числе даты, в тексте указывают словами.

6.2.4 Реквизит "подпись" во второй части телеграммы обязательно заверяют печатью организации.

6.2.5 Телеграммы подписываются руководителем организации или его заместителями.

6.2.6 Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления.

6.3 Телефонограмма

6.3.1 Телефонограмма составляется в одном экземпляре, на чистом листе бумаги (Приложение 25).

6.3.2 Реквизиты телефонограммы:

- название учреждения - автора документа;

- должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;

- номер его телефона;

- наименование организации получателя;

- должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму;

- номер его телефона;

- дата и номер телефонограммы;

- текст;

- наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.

6.3.3 Текст не должен превышать 50 слов.

Текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и точной.

6.3.4 При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением.

Слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам.

6.3.5 Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

6.3.6 Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан немедленно ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначается полученная информация.

6.3.7 Телефонограммы регистрируются в журналах регистрации входящих и исходящих телефонограмм (Приложение 26).

6.4 Договор (соглашение)

6.4.1 Все договоры (соглашения) от имени муниципального образования городской округ город Тюмень подписываются Главой города либо уполномоченным им должностным лицом на основании делегированных распоряжением или доверенностью полномочий.

Договоры (соглашения) должны оформляться в соответствии с Конституцией Российской Федерации, постановлениями Конституционного суда Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации и другими федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, областными законами, постановлениями и распоряжениями Губернатора, Правительства Тюменской области, муниципальными правовыми актами города Тюмени.

6.4.2 Структурные подразделения Администрации города, наделенные правами юридического лица, могут заключать в пределах полномочий договоры (соглашения) от своего имени в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, муниципальными правовыми актами и настоящей инструкцией. Все договоры (соглашения) от имени указанных структурных подразделений подписываются их руководителями и регистрируются в структурных подразделениях.

6.4.3 Подготовленные в структурных подразделениях Администрации города или полученные от контрагентов проекты договоров (соглашений) подлежат обязательной правовой и финансовой экспертизе.

6.4.4 К проекту договора (соглашения), заключаемого Главой города либо уполномоченным им должностным лицом, прилагается лист согласования, который включает визирование документа курирующим определенную отрасль или направление деятельности заместителем Главы города, руководителями структурных подразделений (разработчик, исполнитель), департаментом финансов и налоговой политики, аналитико-правовым управлением Администрации города.

В случае несогласия с представленным проектом, должностное лицо прикладывает к нему мотивированное особое мнение и/или свой вариант проекта.

6.4.5 Проект договора (соглашения), подписываемого Главой города либо уполномоченным им должностным лицом, согласовывается разработчиком с департаментом финансов и налоговой политики в случаях:

- когда в договоре (соглашении) предусмотрено совершение каких-либо действий со стороны департамента финансов и налоговой политики;

- когда предполагаются какие-либо расходы из бюджета города;

- когда на департамент финансов и налоговой политики возложен контроль за исполнением договора.

На правовую экспертизу в аналитико-правовое управление передаются проекты договоров (соглашений), подписываемых Главой города, после согласования всеми должностными лицами, указанными в листе согласования.

6.4.6 При представлении проекта договора (соглашения) контрагентом поручением Главы города определяется структурное подразделение Администрации города, ответственное за разработку проекта и заключение договора (соглашения).

Проект договора (соглашения) с листом согласования передается ответственным структурным подразделением для подписания Главой города или уполномоченным должностным лицом Администрации города либо ее структурного подразделения.

Текущий контроль и непосредственное исполнение договорных обязательств по заключенным договорам (соглашениям) осуществляет ответственное структурное подразделение.

6.4.7 Подписанный Главой города договор (соглашение) подлежит учетной регистрации (в трехдневный срок с даты поступления на регистрацию) в аналитико-правовом управлении Администрации города и один, первый экземпляр (оригинал), с листом согласования остается в нем для дальнейшего хранения.

В случае, когда договор (соглашение) согласовывается с департаментом финансов и налоговой политики (пункт 6.4.5), дополнительно один экземпляр (оригинал), передается в департамент финансов и налоговой политики для дальнейшего хранения, исполнения и осуществления контроля.

6.4.8 Подписанный договор (соглашение), разработчиком и исполнителем которого по вопросам своей компетенции является департамент финансов и налоговой политики, подлежит учетной регистрации (в трехдневный срок с даты поступления на регистрацию) и один экземпляр (оригинал), с листом согласования остается для хранения и осуществления контроля в департаменте финансов и налоговой политики.

6.4.9 Подписанный договор (соглашение), разработчиком и исполнителем которого по вопросам своей компетенции является административный департамент Главы города, регистрируется и хранится (один экземпляр, с листом согласования) в административном департаменте Главы города.

6.4.10 Муниципальные контракты, заключенные от имени муниципального образования город Тюмень уполномоченными на размещение заказов для муниципальных нужд получателями бюджетных средств, регистрируются и включаются в реестр контрактов в департаменте имущественных отношений, подлежат хранению в структурных подразделениях, являющихся Заказчиками.

6.4.11 В случае неисполнения условий договора (соглашения), в результате которого нанесен или может быть нанесен имущественный и иной вред (ущерб) интересам Администрации города, руководители структурных подразделений направляют информацию Главе города.

Дополнительные соглашения о внесении изменений и дополнений в договоры (соглашения), подписываемые Главой города, готовятся и регистрируются в порядке, установленном для подготовки и регистрации договоров (соглашений) настоящей инструкцией.

6.4.12 Организация договорной работы в структурных подразделениях Администрации города осуществляется с учетом требований настоящего раздела и утверждается приказом руководителя, в котором закрепляются право подписи, порядок согласования, проведения правовой и финансовой экспертизы, учета, хранения и контроля исполнения договоров (соглашений), а также определяются ответственные за ведение договорной работы должностные лица.

6.5 Поручение

6.5.1 Поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий, преимущественно по оперативным вопросам.

Проекты поручений Главы города готовятся:

- письменные поручения Главы города - помощниками, консультантами советниками Главы города;

- поручения по итогам совещаний, проводимых Главой города, помощниками, консультантами Главы города, работниками управления организационной работы административного департамента Главы города, работниками структурных подразделений Администрации города Тюмени;

- поручения по итогам заседаний Коллегии администрации города - работниками управления организационной работы административного департамента Главы города;

- работниками структурных подразделений Администрации города.

Проекты поручений первого заместителя Главы города, заместителей Главы города готовятся:

- консультантами, помощниками руководителей.

6.5.2 Поручения оформляются на бланках (Приложения 18, 19).

Поручения излагаются лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение, сроков исполнения и почтового адреса (в случае необходимости), фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя.

Не допускаются правки, изменения и добавления в текстах поручений после их подписания.

6.5.3 Поручения готовятся в 2 экземплярах, а при наличии нескольких исполнителей - с учетом их количества.

Исполнителям поручения направляются в подлинниках. Один экземпляр поручения с подлинной подписью остается в отделе контроля управления организационной работы или у помощника - соответственно.

6.5.4 Поручения Главы города регистрируются в день подписания в отделе контроля, поручения первого заместителя Главы города, заместителей Главы города - их помощниками в журналах за своими номерами, которые дополняются инициалами руководителя.

6.5.5 Регистрационные номера поручений Главы города формируются:

- по итогам Коллегии администрации города: ПК/порядковый N;

- по итогам совещаний, проводимых Главой города: ПС/порядковый N;

- по деятельности Администрации города: ПА/порядковый N.

6.5.6 Информация о выполнении поручения исполнителями направляется ответственному исполнителю для свода, обобщения и подготовки информации за 2 дня до срока, указанного в поручении.

Информация о выполнении поручения Главы города представляется в отдел контроля. Отдел контроля делает отметку об исполнении поручения и передает информацию консультантам, помощникам Главы города, которые направляют ее Главе города.

После рассмотрения информации Главой города консультанты, помощники Главы города передают документы в отдел контроля для снятия поручения с контроля или дальнейшей работы.

6.5.7 Поручение снимается с контроля руководителем, давшим поручение.

6.6 Протокол

6.6.1 Протоколы печатаются на общем бланке Администрации города или структурного подразделения, или на обычных листах бумаги формата А4 и имеют следующие обязательные реквизиты: название вида документа (протокол), дату, номер, место проведения совещания, заголовок, текст, подписи (Приложение 27).

6.6.2 Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

6.6.3 Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии - Председатель, Секретарь, Присутствовали. Эти слова пишутся с большой буквы от начала левого поля.

К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих.

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках указывают (регистрационный лист прилагается). К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение "Повестка дня" пишется от начала левого поля. С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Пункты нумеруют арабскими цифрами.

6.6.4 Основная часть протокола, где фиксируется ход заседания, строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили) для каждого вопроса по отдельности.

Слова Слушали, Выступили, Решили (постановили) пишутся прописными буквами от левого поля.

6.6.4.1 Перед словом Слушали ставят порядковый номер вопроса в повестке дня. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого изложения доклада пишут: Текст доклада прилагается.

6.6.4.2 После слова Выступили с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже. После тире с большой буквы пишут содержание выступления.

Выступления могут излагаться от первого лица - "Я осуществляю:", от третьего лица - "Петров сказал, что:", безотносительно к лицу говорящего - "Учет и хранение в комитете поставлены хорошо", в безличной форме - "Ивановым было предложено:".

Если выступающий представляет текст выступления, то после тире указывают - "Текст выступления прилагается".

6.6.4.3 Вопросы и ответы фиксируют в разделе Выступили. Слова - вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

Например:

А.В. Смирнов - Были ли приняты меры для ликвидации...?

6.6.4.4 Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словом ПОстановили или Решили (от левого поля). Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение, или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

6.6.5 Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прикладывается к протоколу.

6.6.6 При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре: за ____ , против ____ , воздержались ____ .

6.6.7 Если к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола - Заседание: стенографируется. Стенограмма прилагается.

6.6.8 При проведении оперативных совещаний протокол оформляется кратко. В кратком протоколе указывают фамилии докладчиков, тему докладов, фамилии выступавших, решение по вопросу. Тексты докладов и выступлений прилагаются к краткому протоколу.

6.6.9 Протокол подписывают председатель и секретарь.

6.6.10 Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания (12 - 14.02.2002).

6.6.11 Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение календарного года.

6.6.12 Ведение и оформление протоколов совещаний, проводимых Главой города, возлагается на представителей структурных подразделений, ответственных за подготовку совещаний, и (или) на помощников, консультантов, советников Главы города.

Оформление протоколов совещаний, проводимых первым заместителем, заместителями Главы города возлагается на их помощников и (или) представителей структурных подразделений, ответственных за подготовку.

Протоколы Коллегии ведет и оформляет отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений управления организационной работы административного департамента Главы города.

Протоколы уточняются, оформляются в пятидневный срок.

6.7 Акт

6.7.1 Акт - составляется на общем бланке (Приложения 28, 29).

6.8 Докладная записка

6.8.1 Докладная записка адресуется руководителю своей организации или структурного подразделения, а также в вышестоящую инстанцию.

Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации.

6.8.2 Внутренние записки пишут на стандартном листе бумаги формата А4 или А5 (допускается рукописным способом). Подписывает их автор - составитель. Реквизиты докладной записки (Приложение 30).

6.8.3 Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя.

6.8.4 Датой докладной записки считается дата ее подписания.

7 Порядок оформления документов с помощью печатающих устройств.
Копировально-множительные работы

7.1 Порядок оформления документов с помощью печатающих устройств

7.1.1 Печатание документов в Администрации города осуществляется машинописным бюро управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента Главы города, а также непосредственно в структурных подразделениях с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники с соблюдением требований настоящей Инструкции.

7.1.2 Печатание документов в машинописном бюро производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется начальником управления по обращениям граждан и делопроизводству по согласованию с исполнителем, передавшим материал для печатания.

Печатание и размножение документов, принятых от помощников Главы города, Первого заместителя, заместителей Главы города, производится в первую очередь.

7.1.3 Претензии к напечатанным документам принимаются в течение 5 дней с момента выдачи и только при наличии оригинала черновика, с которого печатается документ. При отсутствии оригинала черновика претензии не принимаются.

7.1.4 Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленые карандашом, для печатания не принимаются.

7.1.5 При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

7.1.6 Для печатания принимаются только служебные документы.

7.1.7 Рукописи, сдаваемые в машбюро, должны иметь реквизит "исполнитель" т.е. фамилию, имя, отчество и номер служебного телефона.

7.1.8 Машинописные работы должны выполняться с соблюдением установленных правил расположения реквизитов, правил орфографии и пунктуации.

7.1.9 Текст документов печатают на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через 1 межстрочный интервал.

7.1.10 Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования", отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Например:

Согласовано

(межстрочный интервал 1,5-2)

Начальник юридического

(межстрочный интервал 1)

отдела

(межстрочный интервал 1,5-2)

А.С. Круглов

(межстрочный интервал 1,5-2)

23.12.2005

7.1.11 Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

7.1.12 Наименование вида документа печатается прописными буквами.

7.1.13 Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются без пробелов на уровне последней строки наименования должности. Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего документа, относительно самой длинной строки.

Например:

Заместитель Главы города,

директор административного

департамента                    личная подпись        И.И. Иванов

7.1.14 Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), то его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Заголовок печатают без кавычек, точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов в заголовке не делают. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием - их переносят на следующую строку. Заголовок от подзаголовка отделяется двумя интервалами.

Заголовок (подзаголовок) в документе может располагаться одним из способов: центрованным (посередине текста); флаговым (от левого поля).

7.1.15 При печати документов используют восемь стандартных положений табулятора :

0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличии приложения", "фамилия исполнителя и номер его телефона", "отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "подпись" и "гриф согласования", заверительной надписи "верно", а также слов Слушали, Выступили, Решили, Постановили, Приказываю, Предлагаю;

1 - после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита "адресат";

5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу";

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "подпись;

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

7.1.16 Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля (от нулевого положения табулятора), а относящийся к ним текст через 1 межстрочный интервал.

7.1.17 При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

7.1.18 При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

7.1.19 При подготовке распорядительных документов применяется текстовый редактор Microsoft Word версии 6.0 и выше, шрифт Times New Roman Cyr, размером 14 пунктов.

7.1.20 При подготовке организационно-информационных документов допускается применять шрифт размером 12 - 16 пунктов.

7.1.21 Печатание документов производится красками насыщенного цвета.

7.1.22 При подготовке документа с использованием персонального компьютера все требования к отпечатанному документу сохраняются. При работе на компьютере в качестве черновика оригинала допускается использовать дискету с указанием имени файла документа.

7.1.23 На лицевой стороне первого листа документа вверху справа проставляется колонтитул с указанием имени файла документа.

7.2 Копировально-множительные работы

7.2.1 Копировально-множительные работы производятся в машинописном бюро, а также в структурных подразделениях, имеющих множительную технику. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

7.2.2 На размножение сдаются только служебные документы.

7.2.3 Размножение постановлений, распоряжений Главы города, Администрации города производится по заказу работника отдела по подготовке и выпуску постановлений, распоряжений.

7.2.4 Документы и материалы передаются на тиражирование в несброшюрованном виде, качественно напечатанными, как правило, первые экземпляры. Загрязненные, порванные материалы и документы, присланные на размножение, к тиражированию не принимаются.

7.2.5 Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу.

7.2.6 Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа.

7.2.7 Учет копируемых документов ведется на основании заказов, бланки которых хранятся в течение года, после чего уничтожаются.

7.2.8 Не допускается необоснованное размножение документов, не экономное расходование бумаги и расходных материалов. Ответственность возлагается на руководителя машбюро, в случае его отсутствия - на лицо, замещающее его.

7.2.9 Подразделения Администрации города, имеющие копировально-множительную технику, производят размножение документов самостоятельно.

7.2.10 К каждому копировально-множительному аппарату в машинописном бюро прилагаются журналы, в которых фиксируется дата, наименование документа, количество листов, количество экземпляров, фамилия, имя отчество лица, размножавшего документ.

На основании записей в журнале составляется ежемесячный отчет о количестве изготовленных копий и сдается заведующему машбюро либо руководителю подразделения.

8 Организация документооборота и исполнения документов

8.1 Организация документооборота

8.1.1 Движение документов в Администрации города или в ее структурных подразделениях с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

8.1.2 Документооборот состоит из следующих потоков:

- (входящих) поступающих документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);

- (исходящих) отправляемых документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);

- внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах Администрации города или структурного подразделения в виде приказов, протоколов, актов, докладных записок, поручений и т.д.).

8.1.3 Каждая из этих групп документов имеет свои особенности обработки и прохождения.

Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:

- доставка;

- прием и первичная обработка;

- предварительное рассмотрение.

Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа.

Общими для всех групп документов являются операции:

- рассмотрение документов руководителем (подписание - для исходящих и внутренних и резолюция - для входящих документов);

- регистрация документов;

- передача документов исполнителям;

- исполнение документов;

- контроль исполнения документов;

- организация текущего хранения документов, подшивка документов в дела:

- использование документов в справочно-информационных целях;

- подготовка документов к передаче в архив и передача в архив.

8.1.4 Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих, внутренних документов, изготовленных копий документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).

8.1.5 Организация электронного документооборота осуществляется в соответствии с Регламентом работы с системой электронного документооборота "ГранДок", утвержденного заместителем Главы города, директором Административного департамента.

8.2 Организация доставки документов

8.2.1 Доставка документов в Администрацию города осуществляется средствами почтовой и электрической связи, курьерами.

С помощью почтовой связи в Администрацию города и ее подразделения доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, мелких пакетов, бандеролей, а также печатные издания.

8.2.2 По каналам электрической связи поступают: телеграммы, телефонограммы, факсограммы, сообщения по электронной почте.

8.3 Прием, обработка входящих документов

8.3.1 Все документы, поступающие в Администрацию города, принимаются и вскрываются в отделе по работе с деловой документацией (далее - ОРДД), в структурных подразделениях - специалистами, отвечающими за эту работу.

При первичном осмотре входящих документов проводится визуальный контроль безопасности корреспонденции. Работа с корреспонденцией, подозрительной на заражение биологической субстанцией или химическим веществом, осуществляется в соответствии со специальными рекомендациями, с которыми в обязательном порядке ознакамливаются все специалисты служб делопроизводства.

8.3.2 Пакеты с надписью "лично", в адрес общественных организаций, а также письма и документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения учитываются в журнале попакетно, но не вскрываются.

8.3.3 Документы, поступившие не по адресу, пересылаются по принадлежности.

8.3.4 При вскрытии корреспонденции проверяется правильность доставки, целостность пакетов и наличие вложенных в них документов (включая приложения). При недостаче или наличии повреждения документа составляется акт в 3-х экземплярах (Приложение 29). Один экземпляр акта направляется отправителю. Второй остается в отделе по работе с деловой документацией, третий передается структурному подразделению, кому адресован документ.

8.3.5 Конверты от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Не уничтожаются конверты от корреспонденции, поступившей в Администрацию города наложенным платежом, переписки, связанной с заключением и изменением договоров. Сохраняют также конверты заказных писем граждан.

8.3.6 Документы, поступившие в Администрацию города через работников других организаций, в обязательном порядке передаются в отдел по работе с деловой документацией для регистрации в день доставки.

8.3.7 Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (Приложение 31).

8.3.8 На регистрируемых документах ставится отметка о поступлении документа в Администрацию города регистрационным штампом.

В регистрационном штампе указывается название подразделения, дата поступления и входящий номер.

8.3.9 Отметка о поступлении проставляется на лицевой стороне документа, на нижнем поле с правой стороны.

8.3.10 После регистрации документы раскладываются по папкам и направляются на рассмотрение Главе города, его заместителям согласно распределению обязанностей, в день их поступления. Помощники Главы города и его заместителей не реже двух раз в день забирают почту из отдела по работе с деловой документацией.

8.3.11 Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступления их в Администрацию города, но не свыше пяти дней. Решение руководителя по документам отражается в резолюции.

Правила оформления резолюции - в разделе 4.9.

8.3.12 После рассмотрения руководителями Администрации города документ возвращается в отдел по работе с деловой документацией, где в электронную регистрационно-контрольную карточку вносятся фамилия исполнителя, текст резолюции, дата и данные о постановке исполнения на контроль.

8.3.13 После внесения сведений в компьютер документ передается через секретаря или курьера в структурное подразделение для исполнения, под роспись в разносной книге или листе рассылки.

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, размножаются в нужном количестве экземпляров и передаются исполнителям одновременно в копиях. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который указывается первым.

8.3.14 Ответственный исполнитель обязан немедленно организовать исполнение документа в установленный срок.

8.3.15 Передача подлинника документа от одного исполнителя другому без отметки в регистрационно-контрольных формах в отделе по работе с деловой документацией не допускается.

8.3.16 На документах, подлежащих возврату в отдел по работе с деловой документацией на верхнем поле лицевой стороны первого листа документа ставится штамп "Подлежит возврату".

8.3.17 Ход продвижения документа внутри структурного подразделения контролирует помощник руководителя, специалист или служба, на которых возложены эти обязанности.

8.4 Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

8.4.1 Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

8.4.2 Исходящий документ, отправляемый по электронной почте, объемом не менее 0,5 страницы формата А4, оформляется исполнителем в печатном виде. В случае большого объема, либо по желанию исполнителя, документ передается в электронном виде (файл на диске или по сети) с приложением сопроводительного письма обычного содержания.

8.4.3 Документ, либо сопроводительное письмо должны содержать информацию:

- куда (адрес электронной почты);

- кому (название организации, должность и И.О.Ф. получателя);

- отправитель (должность, И.О.Фамилия, его подпись);

- что отправляется;

- имя файла.

Например:

Директору ООО "Гранит-Центр"

О.Ю. Ветрову

qranit@admcao/qranit/ru

Направляю Вам план совместных мероприятий на 2005 год.

Приложение: файл plan.doc

Заместитель

Главы города Тюмени И.И. Иванов

8.4.4 При наличии электронной почты на рабочем месте пользователя документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".

При передаче сообщений электронной почтой должен использоваться только официальный адрес электронной почты, состоящий из 2 частей:

1 часть - сокращенное наименование подразделения или фамилия и инициалы исполнителя латинскими буквами;

2 часть - доменное имя официального сервера Администрации города.

Например:

adm@tymen-city.ru или

SidorovaTV@tymen-city.ru

8.4.5 При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

8.4.5.1 Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа.

8.4.5.2 Объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи.

8.4.5.3 Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.

8.4.5.4 Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

8.4.6 Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

8.4.7 Запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования" или "Конфиденциально".

8.4.8 Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

8.4.9 Служебная информация, получаемая по факсимильной связи, регистрируется как входящий служебный документ.

8.4.10 Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

8.4.11 Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителем.

8.4.12 Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под роспись в день их приема, срочные - немедленно.

8.4.13 Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству.

8.4.14 Текст поступившей телефонограммы записывается получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

8.4.15 Поступившие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

Входящая служебная информация, получаемая по электронной почте, отделом по работе с деловой документацией в печатном виде пересылается заместителю Главы города, директору административного департамента, визируется им и поступает в отдел по работе с деловой документацией, где регистрируется в журнале входящей корреспонденции и передается адресату в день поступления. Информация должна иметь служебные отметки и содержать:

- дату приема;

- реквизиты отправителя;

- роспись принявшего.

В случае большого объема входящей информации (статьи, брошюры, положения и др. документы, поступившие в рамках информационного обмена) ее можно не распечатывать, а представлять адресату в электронном виде, по согласованию между адресатом и отделом по работе с деловой документацией.

8.5 Работа с исходящими (отправляемыми) документами

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

8.5.2 Исходящие документы, отправляемые за подписью Главы города и его заместителей, регистрируются централизованно в отделе по работе с деловой документацией, а за подписью руководителей структурных подразделений - в структурных подразделениях.

8.5.3 Письма для регистрации представляются в отдел по работе с деловой документацией в двух экземплярах, 1-й подписанный экземпляр письма отправляется адресату, 2-ой экземпляр остается в отделе по работе с деловой документацией, заверяется специалистом и помещается в дело.

8.5.4 Документы, предназначенные для отправки, принимаются отделом по работе с деловой документацией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными. При необходимости составитель документа указывает вид отправления - заказное письмо, нарочным и т.д.

8.5.5 Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Если документ, направляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп "Подлежит возврату". Такую же пометку делают в регистрационной карточке.

8.5.6 Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

8.5.7 Документы, отправляемые одновременно одному и тому же адресату, должны быть вложены в один конверт.

8.5.8 Адресатам в пределах города документы могут вручаться курьером под расписку в разносной книге.

8.5.9 Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.

8.6 Регистрация документов, распределение обязанностей по регистрации и контролю за сроками исполнения документов

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

8.6.1 Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз:

- поступившие - в день поступления;

- создаваемые - в день подписания или утверждения.

8.6.2 Регистрация и контроль за сроками исполнения документов осуществляется разными структурными подразделениями Администрации города в зависимости от видов документов:

Регистрация	Виды документов	Контроль
1. Отдел по работе с деловой документацией	Федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ; постановления и распоряжения Губернатора и Правительства Тюменской области, решения и постановления Тюменской областной Думы; Законы Тюменской области; Решения и постановления Тюменской городской Думы	Отдел контроля
	Запросы, предписания, представления, служебные письма Счетной палаты; Решения, запросы, служебные письма Избирательной комиссии города Тюмени	Отдел по работе с деловой документацией
2. Отдел подготовки и выпуска постановлений, распоряжений	Постановления, распоряжения Главы города, Администрации города. Постановления, распоряжения по вопросам выделения и расходования финансовых средств	Отдел контроля Департамент финансов и налоговой политики
3. Отдел контроля	Поручения Главы города (в т.ч. поручения, содержащиеся в протоколах Коллегии администрации города, совещаний с участием Главы города)	Отдел контроля, помощники Главы города
4. Отдел по работе с деловой документацией	Служебные письма организаций в адрес Главы города, первого заместителя, заместителей Главы города; телеграммы, факсы (входящие, исходящие) за подписью Главы города, первого заместителя, заместителей Главы города	Отдел по работе с деловой документацией, помощники Главы города, заместителей Главы города
5. Отдел по работе с деловой документацией	Документы прокурорского реагирования (протесты, представления, запросы, информации и т.д.)	Отдел по работе с деловой документацией, аналитико-право- вое управление
6. Аналитико-правовое управление	Судебные документы (судебные повестки, исковые заявления, определения и решения суда, исполнительные листы)	Аналитико-право- вое управление
7. Аналитико-правовое управление Структурные подразделения Отдел муниципального заказа департамента имущественных отношений Отдел подготовки и экспертизы договоров административного департамента	Договоры, соглашения от имени муниципального образования городской округ г. Тюмень, Администрации города, подписанные Главой города. Договоры, соглашения структурных подразделений со статусом юридического лица. Договоры в сфере муниципального заказа Договоры, подписанные заместителем Главы города, директором административного департамента по вопросам компетенции	Аналитико-право- вое управление Структурные подразделения Департамент имущественных отношений Административный департамент
8. Аналитико-правовое управление	Доверенности от имени Администрации города	Аналитико-право- вое управление
9. Управление муниципальной службы и кадровой работы	Приказы, подписанные заместителем Главы города, директором административного департамента	Управление муниципальной службы и кадровой работы, помощник заместителя Главы города, директора административного департамента
10. Структурные подразделения	Приказы структурных подразделений со статусом юридического лица	Структурные подразделения
11. Управление документационного обеспечения департамента градостроительной политики	Обращения граждан и юридических лиц по вопросам: - предоставления земельных участков для строительства; - выдачи разрешений на строительство; - ввода объектов в эксплуатацию; - выдачи разрешений на реконструкцию; - размещения временных объектов; - продления сроков действия распоряжений Администрации города по всем вышеперечисленным вопросам	Департамент градостроительной политики, управление по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента
12. Отдел по обращениям граждан	- Письменные обращения граждан по всем вопросам (кроме п. 11 настоящей таблицы), а также поступившие: - во время личных приемов Главы города, первого заместителя, заместителей Главы города; - с обращениями и запросами депутатов всех уровней; - во время "Прямых линий"; - через средства массовой информации; - устные, письменные, поступившие во время личного приема в отделе по обращениям граждан; - и переписка по ним	Отдел по обращениям граждан
13. Социальный отдел	- Письменные заявления граждан о выделении средств со счета "Победа"; - запросы Управления социальной защиты населения по г. Тюмени Департамента социального развития Тюменской области о необходимости оказания материальной помощи жителям г. Тюмени	Социальный отдел
14. Информационно- диспетчерская служба Администрации города	Устные обращения граждан, поступившие по телефонам: 45-15-20, 051 информационно-дис- петчерской службы Администрации города	"МУ "Комитет по информатизации"
15. Информационно-анали- тическое управление (мониторинг СМИ) отдел по обращениям граждан формирование электронных регистрационно-конт- рольных карточек	Критические материалы и предложения в адрес Администрации города в средствах массовой информации	Информационно- аналитическое управление - по существу; отдел по обращениям граждан - за сроками исполнения
16. Военно-мобили- зационный отдел	Документы с грифом "Секретно", "Для служебного пользования", полученные спецсвязью	Военно-мобилиза- ционный отдел
17. Отдел организационной работы	Планы работы и отчеты структурных подразделений Администрации города	Отдел организационной работы, руководители структурных подразделений
18. Управление муниципальной службы и кадровой работы Кадровые службы структурных подразделений	Трудовые договоры, командировочные удостоверения, служебные удостоверения работников структурных подразделений, не имеющих статуса юридического лица, а также руководителей и заместителей руководителей всех структурных подразделений. Трудовые договоры, командировочные удостоверения, служебные удостоверения работников структурных подразделений со статусом юридического лица	Управление муниципальной службы и кадровой работы Кадровые службы структурных подразделений
19. Структурные подразделения	Входящие документы в адрес руководителя структурного подразделения, его заместителей; исходящие документы за подписью руководителя структурного подразделения, его заместителей; внутренняя переписка	Структурные подразделения

8.6.3 Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в отделе по работе с деловой документацией или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу (в адрес Главы города, первого заместителя, заместителей Главы города принимает и регистрирует отдел по работе с деловой документацией).

8.6.4 Регистрация производится на компьютере в регистрационно-контрольной карточке, в которую вносят все резолюции с их датами, даты (сроки) исполнения, отметки о передаче исполнителям и списании в дело, т.е. производится фиксация движения документа.

8.6.5 Регистрация документа включает:

- проставление даты;

- проставление регистрационного номера;

- запись необходимых сведений в регистрационной форме.

8.6.6 Регистрационный номер документа - это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, которое указывает место его составления (исполнения) и хранения.

8.6.7 Внутренние документы (распоряжения, приказы, протоколы) нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

В распоряжениях, приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы "л.с.", "отп.", "ком".

8.6.8 Для исходящих документов (писем) номер состоит из следующих частей:

- индекса структурного подразделения, составившего документ;

- номера дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа;

- порядкового номера регистрации.

Например:

     03-08/116, где

03 - индекс структурного подразделения;

08 - номер по номенклатуре;

116 - порядковый регистрационный номер документа.

8.6.9 Номер документа, составленного несколькими организациями, включает порядковые номера, присвоенные организациями - авторами документа, которые пишут через косую черту в порядке указания авторов - составителей.

Например:

     822/415/206

8.6.10 При нумерации предложений, заявлений и жалоб граждан к номеру документа добавляется буква фамилии заявителя.

Например:

12 - 07/6А

8.6.11 На документах, отправляемых из Администрации города (исходящих), номера ставят как на подлиннике, так и на копии, оставшейся в Администрации города.

8.6.12 На приложениях к поступившим или отправляемым документам номера не ставятся.

8.7 Формы регистрации документов

8.7.1 В Администрации города используют различные регистрационные формы:

- компьютерная;

- журнальная;

- карточная.

8.7.2 Журнальная форма регистрации используется:

- структурными подразделениями, где документооборот менее 600 документов в год (Приложение 32);

- входящих и исходящих проектов муниципальных правовых актов (Приложение 23);

- для учета входящих и исходящих телефонограмм (Приложение 26).

8.7.2.1 Журнальная форма применяется в кадровом делопроизводстве для регистрации документов и для учета личного состава.

Для регистрации документов кадровой службы ведутся журналы:

- распоряжений по кадрам;

- приказов по кадрам;

- личных дел муниципальных служащих (Приложение 33);

- выдачи командировочных удостоверений;

- выдачи справок (о заработной плате, стаже, месте работы);

Для учета личного состава ведутся журналы:

- работников, направляемых в командировки;

- военнообязанных;

- трудовых договоров;

- отпусков;

- движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Приложение 34).

8.7.3 Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами. В каждой графе фиксируется определенная информация о документе.

Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками, концы ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона). Используется бумажный квадрат по диаметру больше круглой печати, склеивают середины концов нитки. Сверху ставят печать городской администрации или структурного подразделения с захватом части квадрата или непосредственно в середину квадрата. На этой же странице делают надпись, заверяющую правильность оформления.

Например:

В   данном   журнале  пронумеровано,  прошнуровано  и  скреплено  круглой

печатью 100 (сто) листов.

Инспектор ОК                личная подпись          И.О. Фамилия

Дата

8.7.3.1 После окончания записей в журнале делают надпись:

Например:

За 2004 год издано 359   распоряжений    (приказов)  с  N  1  по   N 360,

пропущен N 41.

Инспектор ОК                личная подпись            И.О. Фамилия

Дата

или:

В данном журнале зарегистрировано 472 документа с N 1 по N 472.

Зав.отделом                 личная подпись             И.О. Фамилия

Дата

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

8.7.3.3 Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.

8.7.4 Карточный способ регистрации

8.7.4.1 Для регистрации документов применяют единую регистрационно-контрольную карточку (Приложение 35).

8.7.4.2 Карточка должна иметь обязательный набор реквизитов.

Правила заполнения реквизитов карточки.

 Автор (корреспондент)        -  вписывают    наименования    организации

                                 (лица) - автора документа;

                              -  для  отправляемых  документов  вписывают

                                 наименование   организации      (лица) -

                                 корреспондента (кому посылают документ);

                              -  наименование  организации   может   быть

                                 написано в сокращенном виде;

 Наименование вида            -  заполняют   в   соответствии     с видом

 документа                       документа;

                              -  при  регистрации  писем  эту    графу не

                                 заполняют;

 Дата документа               -  проставляют   дату,      поставленную на

                                 документе организацией - автором в  виде

                                 цифр,  отражающих  число,     месяц, год

                                 (02.08.2002);

 Индекс документа             -  выписывают индекс, присвоенный документу

                                 организацией - автором;

                              -  переносят     с         поступившего или

                                 отправляемого документа;

 Дата поступления             -  для    поступивших       документов дату

                                 переносят с регистрационного штампа;

 Индекс поступления           -  вписывают индекс, присвоенный  документу

                                 предприятием    -       получателем (его

                                 переносят из регистрационного штампа);

                                 после  исполнения  документа   дополняют

                                 номером дела  по  номенклатуре  дел  или

                                 другими индексами;

 Заголовок документа          -  переносят   заголовок      документа или

                                 краткое содержание;

 Резолюция                    -  переносят   с    документа    содержание

                                 поручения,   автора,   дату   резолюции,

                                 исполнителя поручения;

 Срок исполнения              -  число, месяц, год (12.04.2002);

                              -  при      регистрации       отправляемого

                                 инициативного документа записывают  дату

                                 ожидаемого ответа;

 Отметка об исполнении        -  записывают кратко  решение  вопроса  или

                                 дату и индекс ответного документа;

 Отметка о направлении в дело -  Указывают индекс дела, в которое  подшит

                                 документ, согласно номенклатуре  дел  (В

                                 дело    N    ___),         дата, подпись

                                 ответственного исполнителя;

 Отметка о контроле           -  Фиксируют  отметку  о  контроле   сроков

                                 исполнения,  даты  проверки,  конкретных

                                 причин  задержки  исполнения,   движения

                                 документа.

Дополнительные реквизиты:

- количество листов;

- наличие приложений;

- расписка в получении документа.

9 Порядок организации работы с отдельными видами документов

9.1 Работа с обращениями юридических лиц (служебными письмами организаций и иной деловой документацией)

9.1.1 Ответственность за правильную организацию работы по рассмотрению обращений юридических лиц возлагается на отдел по работе с деловой документацией.

Порядок учета, регистрации, рассмотрения документов этого вида, контроля их исполнения определяется в соответствующих общих разделах настоящей Инструкции (см. р. 8) и аналогичен порядку работу с письменными обращениями граждан.

9.1.2 Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу первой страницы входящего документа синими чернилами.

9.1.3 Регистрационный номер обращения юридических лиц состоит из порядкового номера в пределах календарного года, дополненного буквами "юл".

9.1.4 Порядок работы с уведомлениями о проведении публичных мероприятий (митингов, шествий, демонстраций, пикетирования) регулируется законодательством Российской Федерации и Тюменской области о проведении публичных мероприятий.

Во исполнение требований законодательства сотрудники отдела по работе с деловой документацией при получении уведомления о проведении публичного мероприятия незамедлительно

- регистрируют уведомление с указанием в регистрационных реквизитах не только даты, но и времени (часы, минуты) поступления уведомления;

- передают его для дальнейшей работы в отдел по связям с общественными организациями управления организационной работы административного департамента Главы города.

9.2 Работа с обращениями граждан

9.2.1 Обращения граждан поступают в Администрацию города в виде индивидуальных или коллективных:

- предложений;

- заявлений;

- жалоб, изложенных в устной или письменной форме.

9.2.2 Ответственность за правильную организацию работы по рассмотрению обращений граждан, поступивших в Администрацию города, возлагается на отдел по обращениям граждан.

9.2.3 Регистрация обращений граждан осуществляется в день их поступления в отделе по обращениям граждан путем введения в компьютер и заполнения регистрационно-контрольных карточек.

Помощники Главы города и его заместителей не реже двух раз в день забирают письма и заявления граждан в отделе по работе с деловой документацией. После рассмотрения писем Главой города и его заместителями помощники Главы города и его заместителей возвращают документы с резолюциями в отдел по обращениям граждан, который заносит резолюции в электронные карточки и передает для рассылки в отдел по работе с деловой документацией.

9.2.4 На каждое обращение, поставленное на контроль, заводится дело, титульный лист которого выводится из электронной карточки.

9.2.5 При регистрации писем необходимо сохранять конверты, если только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения письма.

9.2.6 Повторными считаются обращения от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения, или когда заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

9.2.7 Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу первой страницы предложения, заявления, жалобы красными чернилами.

9.2.8 Регистрационный номер обращения гражданина состоит из порядкового номера в пределах календарного года, дополненного буквами "гр"; регистрационный номер обращения депутата - из порядкового номера в пределах календарного года, дополненного буквой "Д".

9.2.9 Обращения, адресованные лично Главе города, передаются ему на рассмотрение, в других случаях - на рассмотрение заместителям Главы города согласно распределению обязанностей.

9.2.10 Обращения граждан, направленные для принятия мер в структурные подразделения, взятые на контроль в отдел по обращениям граждан, если на них поставлен штамп "Подлежит возврату", в обязательном порядке подлежат возврату вместе с ответом в отдел по обращениям граждан.

Ответственность за своевременное и полное рассмотрение обращений возлагается на заместителей Главы города, руководителей структурных подразделений и других должностных лиц, определенных в резолюциях.

9.2.11 Запрещается направлять письма и жалобы граждан для разрешения тем должностным лицам и в те службы, действия которых обжалуются.

9.2.12 Руководители Администрации города, управлений, комитетов, отделов и других служб при рассмотрении писем и жалоб граждан обязаны:

- внимательно разобраться в их существе, в случае необходимости истребовать нужные документы, направить работников на места для проверки, принимать другие меры для объективного разрешения вопроса;

- принимать обоснованные решения по письмам и жалобам граждан, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;

- сообщать гражданам в письменной форме о решениях, принятых по их письмам или жалобам, а в случае отклонения указывать мотивы; по просьбам граждан разъяснять порядок обжалования;

- систематически анализировать и обобщать письма и жалобы граждан с целью устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.

9.2.13 Рассмотрение обращения не может считаться законченным на основании документа, в котором сообщаются о предполагаемых мерах по решению поставленных автором вопросов.

В этом случае письмо ставится на дополнительный контроль до полного осуществления намеченных мер.

9.2.14 Предложения, заявления и жалобы граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами возвращаются в отдел по обращениям граждан для формирования в дела и располагаются по порядку регистрационных номеров в отдельных папках.

9.2.15 Отдел по обращениям граждан ежемесячно анализирует и обобщает вопросы, поднимаемые в обращениях граждан и ежеквартально готовит аналитические материалы для Главы города о количестве и характере обращений граждан.

9.2.16 Отдел по обращениям граждан, осуществляет хранение предложений, заявлений, жалоб граждан и документов, связанных с их рассмотрением, в течение двух лет, а затем проводит экспертизу ценности документов и по акту передает в архив города. На документы временного срока хранения составляется акт на списание документов.

9.3 Организация личного приема граждан

9.3.1 Личный прием граждан проводят Глава города, первый заместитель, заместители Главы города согласно графику, утвержденному Главой города.

9.3.2 Руководители структурных подразделений Администрации города, их заместители осуществляют прием граждан в соответствии с графиками, утвержденными приказами руководителей структурных подразделений.

В подразделениях, которые по специфике работы большое количество граждан, прием осуществляют ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, в течение дня.

В этих целях приказом руководителя структурного подразделения назначается ответственный работник или определяется иной порядок, обеспечивающий ежедневный прием граждан.

9.3.3 Запись на прием к Главе города, первому заместителю Главы города, заместителям Главы города проводят специалисты отдела по обращениям граждан в течение недели в рабочее время. При записи на прием специалист отдела по обращениям граждан, оформляет учетно-контрольное дело (Приложение 36). Список на прием к Главе города согласовывается с заместителем Главы города, директором административного департамента. Специалисты отдела по обращениям граждан готовят совместно с помощниками Главы города, первого заместителя, заместителей информацию по существу обращения каждого посетителя до приема руководителем.

9.3.4 Помощники присутствуют на приеме, совместно с начальником отдела по обращениям граждан осуществляют контроль за выполнением просьб, высказанных посетителями на приеме, и информируют руководителей о принятых мерах.

Не позднее трех дней после приема помощники Главы города, первого заместителя, заместителей Главы города возвращают регистрационно-контрольные карточки с резолюциями руководителей в отдел по обращениям граждан, специалисты которого вносят резолюцию в электронную базу и не позднее чем через сутки направляют копию карточки с резолюцией исполнителю (исполнителями).

Должностные лица согласно резолюции обеспечивают исполнение поручения по обращению в установленные сроки, информируют руководителя о принятых мерах и готовят ответ посетителю.

9.3.5 Делопроизводство по личному приему ведется отделом по обращениям граждан. Контроль исполнения поручений с личного приема Главой города, первым заместителем, заместителями Главы города - отделом по обращениям граждан и помощниками.

9.3.6 Учет приема посетителей и результатов рассмотрения их устных обращений ведется по регистрационно-контрольным карточкам в электронной базе. На каждое устное обращение по личному приему заводится дело

9.3.7 Отдел по обращениям граждан ежеквартально анализирует и готовит Главе города информацию о количестве принятых Главой города, первым заместителем, заместителями, руководителями структурных подразделений посетителей и результатах рассмотрения их обращений.

9.4 Работа с запросами и обращениями депутатов

9.4.1 Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется в Администрации города в соответствии с законодательством РФ о статусе депутата.

9.4.2 В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на соответствующем бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

9.4.3 При обращении депутата в Администрацию города должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно, а при необходимости в дополнительном изучении материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения (если в запросе не указан иной срок), дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения.

Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме, не позднее, чем через 30 дней со дня получения, если в запросе не указан иной срок.

9.4.4 Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется отделом по обращениям граждан в соответствии с установленным настоящей Инструкцией порядком работы с поступающими документами.

9.4.5 Обращения и запросы депутатов, и документы по их рассмотрению формируют в дело, в соответствии с номенклатурой дел.

9.4.6 Отдел по обращениям граждан ежемесячно анализирует количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и ежеквартально, и по итогам года аналитические материалы для Главы города о количестве и характере обращений и запросов депутатов.

9.5 Работа с устными, телефонными обращениями граждан в информационно - диспетчерскую службу Администрации города Тюмени

Функциями информационно-диспетчерской службы Администрации города согласно распоряжению Администрации города Тюмени от 28.11.2005 N 1388 наделено муниципальное учреждение "Комитет по информатизации города Тюмени".

9.5.1 Телефонные обращения граждан в информационно-диспетчерскую службу Администрации города Тюмени (далее ИДС) на постоянно действующий "Телефон прямой связи Администрации города Тюмени с жителями города" подлежат количественному учету и регистрации.

9.5.2 Анонимные обращения (т.е. обращения без указания Ф.И.О. и адреса) и обращения, выраженные в некорректной форме, не регистрируются и не обрабатываются.

9.5.3 Регистрация телефонного обращения осуществляется при приеме звонка путем внесения информации в регистрационную карточку электронной базы данных специалистом ИДС.

9.5.4 Специалист ИДС определяет тему телефонного обращения, выясняет, были ли обращения по данному вопросу в соответствующие инстанции (подразделения Администрации города, муниципальные учреждения и предприятия). В случае, если таких обращений не было или решение данного вопроса не входит в компетенцию органов местного самоуправления, специалист ИДС дает необходимые разъяснения и направляет позвонившего в соответствующую инстанцию и сообщает в нее о поступившем обращении.

9.5.5 Специалист ИДС на основании полученных сведений заносит в регистрационную карточку текст поручения, определяет исполнителя и срок исполнения, ставит поручение на контроль.

9.5.6 Поручение распечатывается на бланке установленной формы (Приложение 37) и отправляется по факсу, электронной почте или курьером в соответствующую инстанцию в течение рабочего дня.

9.5.7 Для телефонных обращений граждан, поступивших в ИДС, устанавливаются следующие контрольные сроки:

- по вопросам неотложного характера, аварийных ситуаций (статус "Срочно") - в течение 2-х дней;

- по вопросам долговременного контроля (статус "Контроль") - 15 дней.

9.5.8 В течение указанного срока руководители соответствующих инстанций обязаны обеспечить решение поставленных вопросов и предоставить ответ в письменной форме ИДС. В случае невозможности положительного решения обязаны немедленно информировать ИДС.

9.5.9 При решении особо сложных вопросов, требующих участия нескольких организаций, допускается продление сроков исполнения. Для чего в ИДС направляется промежуточный ответ с указанием всех причин и ожидаемого срока исполнения. Окончательное решение принимает специалист ИДС, о чем информирует исполнителя и заявителя.

9.5.10 Снятие с контроля поручения, созданного ИДС по телефонному обращению, осуществляется после проверки его фактического выполнения звонком заявителю. Факт ликвидации аварии подтверждается актом об устранении аварии, который в обязательном порядке подписывают представители населения: обслуживающая жилой фонд организация, диспетчер ИДС, либо сами жители, а также представители ликвидировавшей аварию организации.

9.5.11 Директор МУ "Комитет по информатизации г. Тюмени" предоставляет

- ежемесячно - информационно-аналитическую записку о результатах деятельности "Телефона прямой связи" заместителю Главы города, директору административного департамента,

- ежедневно до начала селекторного совещания - сводку по аварийным ситуациям заместителю Главы города, курирующему вопросы жилищно-коммунального хозяйства.

9.6 Работа с обращениями граждан и организаций в адрес Администрации города в средствах массовой информации

9.6.1 Работа с обращениями граждан и организаций в адрес Администрации города в средствах массовой информации осуществляется в соответствии с общим порядком регистрации, рассмотрения, исполнения и контроля исполнения обращений граждан и организаций, установленных настоящей Инструкцией с учетом требований Регламента представления Главе города Тюмени оперативной информации и аналитических разработок о социальной ситуации в городе и ее отражении в средствах массовой информации.

9.7 Работа с документами вышестоящих организаций и решениями Тюменской городской Думы

9.7.1. Федеральные Законы, Указы, распоряжения Президента РФ, законодательные акты Госдумы ФС РФ, Законы Тюменской области, постановления и решения Тюменской областной Думы, постановления и распоряжения Губернатора, Правительства Тюменской области (далее - документы вышестоящих организаций), а также решения Тюменской городской Думы регистрируются в отделе по работе с деловой документацией в день их поступления, путем ввода в компьютер и заполнением регистрационно-контрольных карточек на каждый отдельный документ.

9.7.2. На каждый документ вышестоящих организаций из регистрационно-контрольной карточки выводится лист ознакомления.

9.7.3. Документ передается помощнику, советнику, консультанту Главы города. После рассмотрения документа Главой города, помощник возвращает его в отдел по работе с деловой документацией, для ввода текста резолюции в компьютер.

9.7.4. После ввода резолюции в компьютер специалист отдела по работе с деловой документацией передает документы должностному лицу - исполнителю, указанному в резолюции. Документы с пометкой "Срочно" передаются незамедлительно.

Если исполнителей несколько, оригинал документа передается исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным передаются копии документов, размноженные специалистом отдела по работе с деловой документацией, под подпись.

9.7.5. Если исполнение документа подлежит контролю (поставлено на контроль Главой города, Глава города дал поручение по исполнению документа, назначил срок исполнения), копия документа передается в отдел контроля под роспись.

9.7.6. Информация о выполнении резолюций Главы города по вышестоящим документам и решениям Тюменской городской Думы, представляется в отдел контроля в форме справки, с обязательным указанием, что конкретно сделано по выполнению данного поручения, и вносится предложение о продлении или снятии документа с контроля. Справка должна быть подписана руководителем структурного подразделения Администрации города и в случае снятия с контроля согласована с первым заместителем или заместителем Главы города, курирующим данный вопрос.

9.7.7. Исполненные поручения Главы города по реализации документов из вышестоящих организаций и решений Тюменской городской Думы снимаются с контроля Главой города, или заместителем Главы города, директором административного департамента Главы города по информации, представляемой отделом контроля.

9.7.8. Проверка хода исполнения документа осуществляется отделом контроля, после исполнения документа и снятия с контроля, вся информация по исполнению документа передается в отдел по работе с деловой документацией, в дело.

9.7.9. По итогам ознакомления и рассмотрения подлинники документов возвращаются в отдел по работе с деловой документацией.

9.8 Работа с судебными документами

9.8.1 Судебные документы, поступающие в отдел по работе с деловой документацией, незамедлительно передаются в аналитико-правовое управление для регистрации в специальном журнале.

9.8.2 После регистрации документ рассматривается начальником управления, заместителем начальника управления, которые определяют порядок подготовки необходимых материалов и, при необходимости, сотрудника управления, для участия в судебном заседании, либо направляет этот документ в структурное подразделение в соответствии с компетенцией.

9.8.3 Информация по итогам рассмотрения судебных документов заносится в реестр, который ведется аналитико-правовым управлением. В случае необходимости краткий отчет сотрудника и необходимые материалы помещаются в отдельное дело. Структурные подразделения ежемесячно представляют информацию об итогах участия в судебных заседаниях в аналитико-правовое управление Администрации города.

9.9 Работа с документами прокурорского реагирования

9.9.1 Протесты прокурора, представления, запросы, информация прокуратуры и т.д. (далее документы прокурорского реагирования) регистрируются в отделе по работе с деловой документацией в день их поступления путем ввода в компьютер и созданием регистрационно-контрольной карточки (далее РКК).

9.9.2 Документ с РКК передается помощнику Главы города.

После рассмотрения документа Главой города помощник возвращает его в отдел по работе с деловой документацией для ввода текста резолюции в компьютер.

9.9.3 После ввода резолюции в компьютер специалист отдела по работе с деловой документацией передает документы должностному лицу - исполнителю, указанному в резолюции. Документы с пометкой "Срочно" передаются незамедлительно.

Если исполнителей несколько, оригинал документа передается исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным передаются копии документов, размноженные специалистом отдела по работе с деловой документацией, под роспись.

9.9.4 Контроль за сроками исполнения документов прокурорского реагирования осуществляется отделом по работе с деловой документацией, после исполнения документа вся информация передается в отдел по работе с деловой документацией в дело.

9.9.5 В целях контроля за содержанием ответов по документам прокурорского реагирования (протестов и представлений) ответственный за исполнение документа согласовывает проект ответа с аналитико-правовым управлением.

9.9.6 По итогам рассмотрения подлинники документов прокурорского реагирования возвращаются в отдел по работе с деловой документацией.

9.10 Исполнение муниципальных правовых актов Главы города и Администрации города

9.10.1 Ответственный за исполнение распоряжения или постановления представляет в указанный срок информацию о ходе выполнения документа в отдел контроля в виде справки, информации, с обязательным указанием, что конкретно сделано по выполнению данного документа, и вносится предложение о продлении срока исполнения или снятии с контроля.

9.10.2. Если исполнение поручения, указанного в нормативно - правовом или правовом акте Главы города, Администрации города, возложено на организацию, не являющуюся структурным подразделением Администрации города, то ответственность за исполнение возлагается на руководителя структурного подразделения, подготовившего правовой акт.

9.10.3 Отдел контроля обобщает представленную информацию и ежемесячно, в первый понедельник месяца направляет Главе города информацию о выполненных распоряжениях и постановлениях для снятия с контроля или дальнейших поручений.

9.11 Исполнение поручений Главы города

9.11.1 Поручения Главы города (в т.ч. поручения, содержащиеся в протоколах Коллегии Администрации города, совещаний с участием Главы города) регистрируются в отделе контроля в день их поступления путем ввода в компьютер и созданием регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК) на каждый отдельный документ. РКК с указанным сроком исполнения направляется ответственному исполнителю.

9.11.2 Поручения, срок исполнения которых не определен, рассматриваются и исполняются в сроки, согласованные отделом контроля с помощниками, консультантами Главы города и указанные в регистрационно-контрольных карточках.

9.11.3 Информация о выполнении поручений Главы города представляется в отдел контроля в форме справки с обязательным указанием, что конкретно сделано по выполнению данного поручения.

9.11.4 Отдел контроля делает отметку об исполнении поручения Главы города в компьютере и направляет представленную информацию Главе города для снятия с контроля или дальнейших поручений.

9.11.5 Информация по исполнению поручения может быть доведена ответственным исполнителем Главе города устно или передана лично, в таком случае на полученном напоминании об исполнении поручения ответственный исполнитель делает запись и отправляет напоминание обратно в отдел контроля.

9.11.6 Отдел контроля еженедельно готовит сводные перечни контрольных поручений и направляет их Главе города на рассмотрение с приложением всех представленных информаций для снятия с контроля или дальнейших поручений.

9.11.7 Отдел контроля ежемесячно готовит информацию об исполнении поручений Главы города и представляет ее заместителю Главы города, директору административного департамента, советнику, консультанту Главы города для информирования Главы города.

10. Контроль исполнения документов

10.1 Этапы контроля

Контроль исполнения документов включает в себя:

- постановку документа на контроль;

- организацию контроля за сроками исполнения;

- проверку и регулирование хода и качества исполнения;

- анализ полноты исполнения документа;

- снятие с контроля;

- направление исполненного документа в дело;

- учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов и исполнительской дисциплины.

10.2 Документы, подлежащие контролю

Контролю подлежат все зарегистрированные документы:

- требующие ответа в соответствии с действующим законодательством;

- требующие ответа по тексту документа;

- определенные резолюциями Главы города, первого заместителя Главы города, заместителей Главы города.

10.3 Подразделения Администрации города, осуществляющие контроль

Контроль исполнения документов в Администрации города осуществляют:

10.3.1 Управление организационной работы административного департамента Главы города, в том числе:

- отдел контроля - за сроками исполнения письменных поручений Главы города, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Коллегии администрации города, и в протоколах совещаний с участием Главы города; поручений Главы города по реализации федеральных законов и Законов Тюменской области; указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Тюменской области, решений и постановлений Тюменской областной Думы, решений и постановлений Тюменской городской Думы; постановлений и распоряжений Главы города и Администрации города (за исключением распоряжений по вопросам выделения и распределения финансовых средств, контролируемых департаментом финансов и налоговой политики);

- отдел организационной работы - за сроками исполнения перспективных и текущих планов работы Администрации города;

10.3.2 Управление по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента Главы города, в том числе:

Отдел по обращениям граждан - за сроками рассмотрения обращений граждан и запросов депутатов всех уровней, за исполнением резолюций Главы города и его заместителей на материалах личного приема граждан, за своевременным принятием мер структурными подразделениями Администрации города в ответ на критические материалы, опубликованные в средствах массовой информации в адрес Администрации города;

Отдел по работе с деловой корреспонденцией - за соблюдением сроков рассмотрения и исполнением резолюций Главы города, первого заместителя, заместителей Главы города на служебных письмах, актах прокурорского реагирования;

10.3.3 Информационно - диспетчерская служба Администрации города Тюмени (МУ "Комитет по информатизации г. Тюмени) - за сроками исполнения устных обращений граждан, поступивших по телефонным каналам службы, касающихся обеспечения жизнедеятельности;

10.3.4 Руководители структурных подразделений - за соблюдением сроков рассмотрения и исполнением поступивших в структурное подразделение документов, а также за полноту и качество подготовленных проектов ответов за подписью Главы города, первого заместителя и заместителей Главы города;

10.3.5 Советники Главы города, помощники - консультанты Главы города, помощники первого заместителя, заместителей Главы города - за полнотой и качеством предоставляемой Главе города, первому заместителю, заместителям Главы города информации по контрольным документам, а также за сроками исполнения документов, находящихся на рассмотрении у руководителя.

10.3.6 Ответственность за исполнение правовых актов Главы города, Администрации города несут заместители Главы города, руководители структурных подразделений Администрации города, указанные в распоряжении, постановлении.

10.3.7 Контроль за исполнением нормативных правовых и правовых актов Главы города, Администрации города осуществляется консультантами (помощниками) Главы города, первого заместителя, заместителей Главы города, а также лицами, назначенными приказами руководителей структурных подразделений Администрации города.

10.3.8 Непосредственную работу по контролю за исполнением контрольных документов в Администрации города осуществляют помощники заместителей Главы города, руководителей структурных подразделений или лица, на которых приказом руководителя возложены эти обязанности.

10.4 Постановка документов на контроль

10.4.1 Виды контроля:

- внешний контроль;

- особый контроль;

- внутренний контроль;

- дополнительный контроль.

Внешний контроль за исполнением документов устанавливается в случае, если документ поступает в Администрацию города из органов государственной власти и управления с сопроводительным письмом, предусматривающим направление ответа в органы государственной власти и управления.

Постановке на особый контроль подлежат постановления и распоряжения Главы города, контроль за исполнением которых возложен на Главу города, все письменные поручения Главы города, а также обращения и запросы депутатов всех уровней.

Постановке на внутренний контроль подлежат все обращения граждан и организаций, поступающие на имя Главы города, первого заместителя и заместителей Главы города, все муниципальные правовые акты, содержащие пункт о контроле или конкретные сроки выполнения поручений, поручения по итогам заседаний Коллегий администрации города, и содержащиеся в протоколах совещаний с участием Главы города.

Дополнительный контроль за исполнением документов устанавливается в случае продления сроков исполнения документов.

10.4.2 Постановка на контроль осуществляется Главой города, первым заместителем, заместителями Главы города, или непосредственно в отделе, осуществляющем регистрацию документа до его передачи на исполнение в структурное подразделение Администрации города.

10.4.3 При постановке документа на контроль в правом верхнем углу ставятся штампы: "контроль" ("особый контроль").

Штампы проставляются:

- консультантами - помощниками Главы города, первого заместителя, заместителей Главы города после ознакомления руководителя с документом;

- работниками отделов, осуществляющими регистрацию документа при вводе резолюции в компьютер.

10.5 Осуществление контроля

10.5.1 Лица, осуществляющие контроль за выполнением документа, постановления или распоряжения, заводят контрольное дело, в котором находятся: контролируемый документ, рабочий план его выполнения, справки, информация и другие материалы по выполнению этого документа. Допускается объединение нескольких аналогичных документов в единое контрольное дело.

10.5.2 Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Информация о контролируемом документе вводится в персональный компьютер с указанием в регистрационно-контрольной карточке срока исполнения и исполнителя, затем документ направляется исполнителю, документы вышестоящих органов - с регистрационно-контрольной карточкой. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.

10.5.3 В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. Копии документа изготавливает служба, осуществляющая регистрацию документа.

10.5.4 При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения на пересылаемом документе ставится штамп "Подлежит возврату в Администрацию города". Вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки вместе с документом возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

10.5.5 Если в документе указаны несколько исполнителей, ответственным является лицо или структурное подразделение Администрации города, указанное в резолюции первым или тот, за кем закреплен свод. Соисполнители не позднее 3 дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

10.5.6 Ответственный исполнитель контролирует исполнение всего документа в целом, независимо оттого, что исполнение тех или иных пунктов документа может не входить в его компетенцию. Ответственному исполнителю принадлежит право созыва соисполнителей и получения от них необходимой информации для составления и обобщения ответа.

10.5.7 Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения. Соисполнители не вправе направлять самостоятельный ответ, минуя ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель направляет обобщенный ответ, как правило, согласовав его с соисполнителями.

10.5.8 Замена ответственного исполнителя или передача документа на исполнение другому лицу может быть осуществлена только по резолюции Главы города, первого заместителя, заместителей Главы города.

10.5.9 В случае отпуска, командировки, болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать все контролируемые документы другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем.

10.5.10 Отдел контроля, отдел по работе с деловой документацией и отдел по обращениям граждан:

- систематически направляют в структурные подразделения городской Администрации напоминания об исполнении документов, стоящих на контроле. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационной контрольной карточке;

- еженедельно по понедельникам готовят реестры не исполненных и просроченных документов и направляют их исполнителям;

- ежемесячно готовят сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Администрации города, на основании которых составляются оперативные и аналитические отчеты, предоставляемые заместителю Главы города, директору административного департамента Главы города для информирования Главы города.

10.6 Сроки исполнения документов

10.6.1 Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях: для входящих документов - со дня регистрации, для внутренних - со дня подписания или утверждения.

10.6.2 Сроки исполнения документов устанавливаются типовые (определенные законодательством) и индивидуальные (определенные в тексте документа или резолюцией руководителя).

10.6.3 Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- с пометкой в тексте "Срочно" - в течение 3 дней;

- с пометкой "Оперативно" - в течение 10 дней;

- запросы, обращения депутатов - до 30 дней со дня регистрации, если иной срок не установлен в запросе;

- обращения граждан - не позднее 5 дней:

для принятия неотложного решения;

для направления по подведомственности;

- до 30 дней: при необходимости проведения дополнительной проверки;

- устные обращения граждан, поступившие в информационно - диспетчерскую службу: по вопросам неотложного характера - в течение 2 суток; по вопросам долговременного контроля (статус "Контроль") - 15 дней;

- телеграммы, требующие срочного решения, - до 2 дней, остальные - до 10 дней;

- представления прокуратуры - до 30 дней;

- протесты прокуратуры - до 10 дней;

- согласование проектов постановлений и распоряжений Главы города и Администрации города, - до 3 дней; в случае дополнительного изучения или подготовки заключения - до 10 дней, в т.ч.

- в аналитико-правовом управлении в форме правовой экспертизы в срок до 5 рабочих дней, в отдельных случаях, связанных с большим объемом материалов, до 10 рабочих дней.

Сроки исполнения иных документов, если они не определены в тексте или резолюции, устанавливаются в один месяц.

10.6.4 Сроки исполнения могут быть продлены при наличии особых обстоятельств или необходимости проведения дополнительных проверок. Продление сроков исполнения осуществляется руководителем, поставившим документ на контроль, а в случае его отсутствия - лицом, замещающим его.

10.6.5 При задержке исполнения документа исполнитель за 3 дня до истечения срока представляет на имя руководителя просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием причин и конкретного срока исполнения (не превышающего один месяц), а также информирует контролирующую службу и дает заявителю промежуточный ответ.

10.6.6 Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.

10.6.7 О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу контроля для внесения изменений в регистрационно-контрольную карточку (новый срок, дата изменения, подпись), также в обязательном порядке извещают заявителей (авторов обращений) о причинах задержки исполнения и указывают срок исполнения.

10.6.8 Контроль исполнения правовых актов Главы города, Администрации города проводится в следующие сроки:

- один раз в год - со сроками исполнения несколько лет;

- один раз в квартал - со сроками исполнения год;

- один раз в месяц - со сроками исполнения несколько месяцев;

- один раз в неделю - со сроками исполнения месяц.

По поручению Главы города могут проводиться внеочередные проверки исполнения постановлений и распоряжений.

10.7 Снятие документа с контроля:

10.7.1 Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения заданий, поручений, запросов, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

10.7.2 Отметка об исполнении проставляется на самом документе и заносится в регистрационно-контрольную карточку.

10.7.3 Снятие документа с контроля оформляется в соответствии с пунктом 4.13. Инструкции по делопроизводству.

11 Особенности работы с документами с грифом
"Для служебного пользования"

11.1 На документах, содержащих информацию ограниченного распространения, подготовленных в Администрации города, проставляется гриф "Для служебного пользования" (далее - ДСП).

11.2 К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

К информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

- законодательные, нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;

- документы, содержащие информацию о деятельности органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;

- описание структур органов исполнительной власти, их функций направлений и форм деятельности, а также адреса;

- порядок рассмотрения и разрешения обращений граждан и юридических лиц.

11.3 Необходимость проставления грифа ДСП на документе определяется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения или руководителями Администрации города, подписывающими или утверждающими документ.

11.4 Указанный гриф и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке или титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

11.5 Прием, учет и регистрация документов с грифом ДСП осуществляется специалистами, которым поручен прием и учет несекретных документов.

При смене работника, осуществляющего учет документов с грифом ДСП, составляется акт приема - передачи этих документов, утверждаемый руководителями подразделений Администрации города.

11.6 Документы с грифом ДСП:

- учитываются совместно с другими несекретными документами. В электронной регистрационной карточке к документу добавляется запись "ДСП";

- печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, инициалов имени и фамилии исполнителя, номера его служебного телефона, наименования файла, даты печатания, инициалов имени и фамилии специалиста, печатавшего документ;

- передаются исполнителем после подписания вместе с черновиками и вариантами документа для регистрации работнику, отвечающему за эту работу. О количестве черновиков и вариантов документа, делается отметка в учетных формах;

- копируются (тиражируются) с письменного разрешения заместителя Главы города, директора административного департамента или руководителя структурного подразделения Администрации города или его заместителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

- передаются работникам подразделения под расписку;

- не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи;

- рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Лист рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения Администрации города, в котором подготовлен документ;

- пересылаются сторонним организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

- хранятся в сейфах или шкафах, запираемых на ключ.

11.7 Исполненные документы с грифом ДСП формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурных подразделений Администрации города. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется гриф ДСП.

11.8 Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку ДСП, осуществляется по согласованию с курирующим заместителем Главы города. При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений во временное пользование под расписку на срок не более 10 дней.

11.9 Уничтожение дел, документов и изданий с грифом ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в структурных подразделениях по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

11.10 В случае обнаружения утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель структурного подразделения информирует об этом курирующего заместителя Главы города и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает руководству Администрации города.

На утраченные документы, дела и издания с грифом ДСП составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Примечание: акты на утраченные дела постоянного срока хранения утверждаются курирующим заместителем Главы города.

11.11 В структурных подразделениях Администрации города не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с грифом ДСП. Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем структурного подразделения. Результаты проверки оформляются актом.

11.12 За утрату документов с грифом ДСП, разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

11.13 Перед передачей документов на хранение в архив города комиссией структурного подразделения решается вопрос о снятии грифа "ДСП" с передаваемых документов.

12 Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование, оформление дел, передачу дел в архив. Основные виды работ, обеспечивающие правильную организацию документов в делопроизводстве: составление номенклатуры дел и формирование дел.

12.1 Составление номенклатуры дел

12.1.1 В Администрации города составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел Администрации города.

12.1.1.1 Номенклатура дел структурного подразделения Администрации города составляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, согласовывается с архивным отделом управления по обращениям граждан и делопроизводству Административного департамента Главы города (далее - архивный отдел), утверждается руководителем подразделения. Один экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения предоставляется в архивный отдел не позднее 05 декабря календарного года (Приложение N 38).

12.1.1.2 В течение года в номенклатуру дел специалистами структурных подразделений Администрации города вносятся сведения о включении новых дел, если такие появляются.

12.1.1.3 Рабочий экземпляр номенклатуры дел в структурных подразделениях прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела.

12.1.1.4 Вновь созданное подразделение Администрации города обязано в трехмесячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в архивный отдел.

12.1.2.1 Сводная номенклатура дел Администрации города составляется специалистом архивного отдела на основе номенклатур дел структурных подразделений не позднее 20 декабря текущего года по установленной форме (Приложение 39), подписывается начальником управления по обращениям граждан и делопроизводству.

12.1.2.2 Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) управления по делам архивов Тюменской области не менее одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений. В случае реорганизации Администрации города номенклатура дел согласовывается с ЭПК независимо от срока предыдущего согласования.

12.1.2.3 Сводная номенклатура дел Администрации города утверждается заместителем Главы города, директором административного департамента.

12.1.2.4 Сводная номенклатура дел Администрации города в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается заново и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

12.1.2.5 После утверждения сводной номенклатуры дел, структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

12.1.2.6 Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и хранится в архивном отделе.

12.1.2.7 Названиями разделов в сводной номенклатуре дел Администрации города являются названия структурных подразделений Администрации города. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации города.

12.1.2.8 В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации города, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, переходящие дела, дела и справочные материалы с грифом "для служебного пользования" или "конфиденциально" и т.д.

12.1.3 Графы номенклатуры дел заполняют следующим образом:

12.1.3.1 В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

10-03, где

10 - обозначение структурного подразделения;

03- порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

При наличии в деле нескольких томов, индекс проставляется на каждом томе, с добавлением слов "Том 1", "Том 2" и т.д. Для переходящих дел индекс сохраняется.

12.1.3.2 В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок типа - "Общая переписка", "Разные материалы", "Входящие документы", "Исходящая корреспонденция" и др., а также вводных слов и сложных оборотов.

12.1.3.3 Заголовки дел внутри разделов располагаются по степени важности документов. Вначале располагают организационно-распорядительные документы, потом - плановые, затем - отчетные, далее идет переписка, журналы и т.д.

12.1.3.4 Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал, документы к заседаниям Совета и т.д.); или разновидности документов (распоряжения, приказы, протоколы и т.д.);

- автор документа - название организации (Администрация города Тюмени или ее структурное подразделение);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов;

- название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность (для копий).

12.1.3.5 При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Не допускается группировать в одно дело документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет.

Так, приказы Администрации города по личному составу следует разделить на два самостоятельных дела:

Например:

     "Приказы Администрации города по личному составу за 2005 год"  (срок

хранения 75 лет).

или:

     "Приказы Администрации города на отпуска и командировки  сотрудников

за 2005 год" (срок хранения 5 лет).

12.1.3.6 В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

"Документы, о проведении публичных   слушаний   (планы,  списки,  доклады

и др.)".

или:

"Документы  к    протоколам  заседаний Коллегии  администрации  (справки,

информации, проекты решений)".

12.1.3.7 В заголовках дел, содержащих переписку, уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.

Например:

"Переписка  с  городской  прокуратурой по вопросам законности принимаемых

Администрацией города распоряжений"

или:

"Переписка с фирмой "Сони" о поставке принтеров и расходных материалов".

Если переписка ведется с несколькими однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, как видовое название корреспондента.

Например:

     "Переписка с администрациями городов Урала о сотрудничестве".

12.1.3.8 В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты) и характер документов.

Например:

     "Годовой бухгалтерский отчет Администрации города за 2004 год".

или:

     "План основных мероприятий Администрации города на 2005 год".

12.1.3.9 Графа 3 заполняется в конце года в структурных подразделениях Администрации города и сведения ежегодно (не позднее 30 января следующего за отчетным года) передаются в архивный отдел для заполнения итоговой записи о категориях и количестве заводимых за год дел. При этом подсчитываются фактически заведенные дела.

12.1.3.10 В графе 4 указываются срок хранения дела и номер статьи по "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", М. 2000, иным перечням, типовым или примерным номенклатурам дел, утвержденным или согласованным Росархивом или органами управления архивным делом Тюменской области.

12.1.3.11 В графе 5 проставляются отметки о не заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

12.1.3.12 Если в течение года в структурных подразделениях Администрации города возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они в обязательном порядке вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются два-три резервных номера.

12.1.4 По окончании каждого года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) в структурных подразделениях администрации и данные передаются в архив города для заполнения итоговой записи в сводной номенклатуре дел Администрации города (Приложение N 39).

12.2 Формирование и оформление дел

12.2.1 Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

12.2.1.1 Дела формируются в структурных подразделениях Администрации города лицом, ответственным за ведение делопроизводства, в течение года. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

12.2.1.2 Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется архивным отделом.

12.2.1.3 При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- документы включаются в дело только в одном экземпляре. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Исключение составляют копии документов, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

По объему дело не должно превышать 250 листов. Если дело превышает этот объем, его делят на тома (части).

12.2.1.4 При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

12.2.1.5 Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса.

12.2.1.6 Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

12.2.1.7 Распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы и т.п.) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

12.2.1.8 Документы заседаний Коллегии Администрации города группируются в два дела: Протоколы Коллегии - одно дело, документы к заседаниям Коллегии (справки, информации, заключение и др.) - второе.

12.2.1.9 Приложения помещаются вместе с основными документами.

12.2.1.10 Распоряжения, приказы группируются отдельно:

- по основной деятельности;

- по личному составу 75-летнего срока хранения (прием, перемещение, увольнение, премирование, длительные отпуска и т. п.);

- по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу 5-летнего срока хранения (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках и т. п.).

12.2.1.11 Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам группируются в отдельные дела и систематизируются по номерам протоколов.

12.2.1.12 Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и их копий. Планы и отчеты постоянного срока хранения группируются в отдельное дело от планов и отчетов временного срока хранения.

12.2.1.13 Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

12.2.1.14 Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ - ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

12.2.1.15 Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них в алфавитном порядке по Ф.И.О.

12.2.1.16 Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и др. документация.

12.2.1.17 Карточки (ф. N Т-2) уволенных работников группируются по году увольнения, а внутри года - по алфавиту.

12.2.1.18 Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в дела отдельно от общей переписки. Вместе с обращением подшиваются копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т.е. каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу.

Каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей.

Например:

Предложения, заявления, жалобы граждан на букву "А", "Б", "В", и т.д.

Коллективные письма формируются в отдельном деле.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы администрации города и ее структурных подразделений группируются отдельно от обращений по личным вопросам.

12.2.2 Оформление дел

12.2.2.1 Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

12.2.2.2 Оформление дела проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, при методической помощи сотрудников архивного отдела.

12.2.2.3 В зависимости от сроков хранения проводится полное

или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не производить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Полное оформление дела включает в себя следующий комплекс работ:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- оформление всех реквизитов обложки дела.

12.2.2.3.1 Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола прочной ниткой в твердую обложку из картона или переплетаются.

При подготовке дел к подшивке, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги (корешок), за которую документ и будет подшит.

12.2.2.3.2 В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом. Цифры проставляются в правом верхнем углу лицевой стороны листа, не задевая текста документа.

Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой, на них ставятся номера предыдущих листов с прибавлением букв "а", "б", "в" и т.д.

Если при нумерации допущено много ошибок, номера зачеркивают косой линией и все дело нумеруется заново.

Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно через знак.

Лист заверительной надписи не нумеруется.

12.2.2.3.3 В конце дела для учета количества листов на отдельном листе-заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

12.2.2.3.4 Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (личные дела), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 40), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

12.3 Оформление обложки дела

12.3.1 Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется, по установленной форме (Приложение 41). На обложке дела указываются реквизиты:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

12.3.2 Обложка дела оформляется в два этапа. При заведении дела по номенклатуре в начале года на обложку выносятся следующие сведения:

- наименование учреждения и его подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

- делопроизводственный индекс дела;

- заголовок дела;

- срок хранения дела.

12.3.3 При подготовке дела к хранению и сдаче в архив эти элементы уточняются и дополняются. При этом проставляется:

- дата дела;

- количество листов в деле.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

12.3.3.1 Наименование организации указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

12.3.3.2 Наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;

12.3.3.3 Индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел;

12.3.3.4 Заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел Администрации города. При подготовке дела к передаче в архив заголовок обязательно проверяется и уточняется.

В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, протоколы), вносятся крайние номера этих документов.

Например:

Постановления Главы города с N 1 по N 28.

или:

Приказы Администрации города по личному составу

с N 1-л/с по N 180 л/с.

или:

Протоколы совещаний при Главе города с N 1 по N 20.

Подлинность документов дела в заголовке специально не оговаривается, она подразумевается. Копийность документов в заголовке указывается.

Например:

"Распоряжения Администрации города за 2005 год

с N 1 по N 130 (копии)".

12.3.3.5 Дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Дата на обложке дела проставляется арабскими цифрами.

Например:

            "Распоряжения Администрации города с N 1 по N 150

                        05.01.2005 - 07.02.2005".

12.3.3.6 Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

12.3.3.7 Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел.

12.3.3.8 Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения и по личному составу проставляется в архиве города чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей и утверждения их ЭПК управления по делам архивов Тюменской области.

12.4 Организация оперативного хранения документов

12.4.1 С момента заведения и до передачи в архивный отдел дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

12.4.2 Дела хранятся в запирающихся шкафах в вертикальном положении, текущие - по порядку индексов дел по номенклатуре, включенные в опись - по порядку номеров по описи.

12.4.3 Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя структурного подразделения администрации с обязательным составлением заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

12.4.4 При увольнении или переводе на другую работу лиц, ответственных за делопроизводство и архив, руководитель подразделения администрации обеспечивает передачу дел и документов по акту работнику, вновь назначенному на данную должность или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей.

13 Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Администрации города являются муниципальной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на хранение в Архив города как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу архивного отдела, экспертной комиссии, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

13.1 Экспертиза ценности документов

13.1.1 Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

13.1.2 Экспертиза ценности документов в Администрации города, ее структурных подразделениях на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив города.

13.1.3 Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации города, организациях - источниках комплектования архивных фондов муниципального архива города создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее - ЭК).

13.1.4 Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются для Администрации города - заместителем Главы города, директором административного департамента, для структурных подразделений - руководителями структурных подразделений.

13.1.5 Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях городской администрации непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, под методическим руководством архивного отдела.

13.1.6 При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

13.1.7 Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации города путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, копии, неоформленные документы и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Администрации города, ЭК структурных подразделений Администрации города.

13.1.8 По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

13.1.9 Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

13.1.11 Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

13.1.12 В Администрации города и ее структурных подразделениях описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивного отдела. По этим описям документы сдаются в архив города.

13.1.13 Описи дел составляются по установленной форме (Приложение 42) и представляются в архив на следующий год после завершения дел в делопроизводстве.

13.1.14 Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

13.1.15 При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

13.1.16 В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

13.1.17 Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником архивного отдела и утверждается руководителем структурного подразделения, для описи дел Администрации города - заместителем Главы города, директором административного департамента.

13.1.18 Опись дел составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются вместе с делами в архив, а четвертый остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

13.1.19 Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседаниях экспертных комиссий Администрации города, ее структурных подразделений одновременно. Согласованные экспертными комиссиями описи дел утверждаются заместителем Главы города, директором административного департамента и руководителями структурных подразделений соответственно только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) управления по делам архивов Тюменской области. После этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

13.2 Подготовка и передача документов в архив

13.2.1 В архивный отдел передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

13.2.2 Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в Администрации города, пятилетнего - в структурном подразделении.

13.2.3 Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке с обязательным составлением акта. Акт о выделении дел к уничтожению составляется по форме (Приложение 43).

13.2.4 Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному заместителем Главы города, директором административного департамента.

13.2.5 В период подготовки к передаче дел в архив структурными подразделениями, сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации города. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

13.2.6 Прием каждого дела производится сотрудником архива в присутствии работника структурного подразделения по сдаточным описям. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

13.2.7 В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации города лицо, ответственное за ведение делопроизводства и архива данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

14 Организация работы с кадровой документацией

14.1 Структура и штатное расписание

В соответствии с Уставом города Тюмени Администрации города состоит из Главы города, его первого заместителя, заместителей, структурных подразделений Администрации города, создаваемых Главой города.

14.1.1 Структура, полномочия и порядок деятельности структурных подразделений Администрации города определяются положениями об этих структурных подразделениях.

14.1.2. Положения о структурных подразделениях Администрации города согласовываются с курирующим заместителем Главы города, заместителем Главы города, директором административного департамента Главы города, аналитико-правовым управлением и утверждаются распоряжением Главы города.

14.1.3 Формирование Администрации города осуществляет Глава города.

14.1.4 Численность муниципальных должностей по группам муниципальных должностей, а также численность должностей, не входящих в перечень муниципальных должностей, определяет Глава города.

14.1.5 Штатное расписание структурного подразделения в соответствии с определенной Главой города численностью и категориями должностей утверждается:

- для подразделений, наделенных правами юридического лица, руководителями структурного подразделения по согласованию с курирующим заместителем Главы города, заместителем Главы города, директором административного департамента, департаментом финансов и налоговой политики;

- для подразделений, не наделенных правами юридического лица, заместителем Главы города, директором административного департамента по согласованию с курирующим заместителем Главы города, департаментом финансов и налоговой политики.

14.1.6 Штатное расписание структурного подразделения Администрации города составляется по установленной Главой города форме (Приложение 44).

14.1.7 Изменения и дополнения в положение о структурных подразделениях Администрации города, штатные расписания структурных подразделений, вносятся в порядке, предусмотренном в п.п. 14.1.2, 14.1.5 настоящей Инструкции для их согласования и утверждения.

14.2 Личные карточки (ф. Т-2)

14.2.1 Личные карточки государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС (МС)) и личные карточки (форма N Т-2).

14.2.2 Личные карточки государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС (МС)) ведутся кадровой службой для учета лиц, замещающих муниципальные должности муниципальной службы.

14.2.3 Карточки (форма N Т-2) заполняются кадровой службой на лиц, не замещающих муниципальные должности муниципальной службы и исполняющих обязанности по техническому обеспечению деятельности Администрации города.

14.2.4 Личная карточка заполняется после подписания руководителем распоряжения или приказа о приеме на работу.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре.

Личная карточка заполняется на основании следующих документов: приказа (распоряжения) о приеме на работу; паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, сведений, сообщенных о себе работником и иных.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

14.2.5 При увольнении работника в личной карточке указываются основание прекращения трудового договора, дата увольнения, дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении. После заполнения этих сведений карточка подписывается специалистом кадровой службы и увольняемым работником.

14.2.6 Запрещается присоединять личные карточки к личным делам.

14.3 Трудовые книжки

В Администрации города Тюмени работа с трудовыми книжками (учет, ведение, хранение) осуществляется:

- кадровыми службами структурных подразделений - на работников структурных подразделений, наделенных правами юридического лица;

- управлением муниципальной службы и кадровой работы административного департамента Главы города - на должностных лиц и работников структурных подразделений согласно перечню:

1 Глава города Тюмени;

2 Заместители Главы города Тюмени;

3 Руководители структурных подразделений Администрации города;

4 Заместители руководителей структурных подразделений Администрации города;

5 Административный департамент Главы города Тюмени;

6 Департамент экономики Администрации города Тюмени;

7 Департамент градостроительной политики Администрации города Тюмени;

8 Аналитико-правовое управление Администрации города Тюмени;

9 Комитет по жилью Администрации города Тюмени;

10 Комитет записи актов гражданского состояния Администрации города Тюмени;

11 Отдел мониторинга Главы города;

12 Отдел по связям с правоохранительными органами и общественными объединениями Администрации города Тюмени;

13 Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав Администрации города.

Информация об изменениях:

Распоряжением Главы г. Тюмени от 29 мая 2007 г. N 104-рг настоящий раздел изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

14.4. Порядок оформления, ведения и хранения личных дел

14.4.1. Личное дело - совокупность сведений о фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника, позволяющие идентифицировать его личность и подлежащие оформлению.

14.4.2. Ведение личного дела муниципального служащего Администрации города Тюмени осуществляется административным департаментом Главы города, кадровыми службами структурных подразделений Администрации города Тюмени в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего.

14.5 Порядок подготовки и оформления отдельных видов кадровых документов

14.5.1 Заявление

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска. Заявление пишется на стандартном листе бумаги формата А4. Заявление, как правило, пишется от руки или печатается на компьютере. (возможно использование бланка с трафаретным текстом).

В заявлении указываются обязательные реквизиты:

- наименование вида документа;

- дата;

- адресат (должность кому направлено, и.о. фамилия руководителя);

- от кого направлено;

- текст;

- личная подпись;

- расшифровка подписи (И.О.Ф);

- резолюция;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

14.5.1.1 Заявление о приеме на работу.

Его нужно писать на бумаге формата А4. Заявление о приеме на работу помещается в личное дело работника. На заявлении о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения, в которое принимается сотрудник. На заявлении о приеме ставится резолюция руководителя. Заявление поступает в кадровую службу и служит основанием для издания распорядительного документа (распоряжение, приказ).

Например:

Образец заявления о приеме на работу

                                Главе города Тюмени

                                И.И. Иванову

                                Сидоровой Нины Ивановны,

                                проживающей по адресу:

                                ул. Уральская, д. 58, кв. 216

                                г. Тюмень

                                тел. 32-16-66

 Резолюция руководителя:

 Принять Сидорову Н.И.

 с 20 июня 2002 года с окладом

 согласно штатному расписанию

                        Подпись

     Заявление

     18.06.2001

     Прошу принять меня на работу с 20  июня  2002  года  в   Комитет по

контролю и обращениям граждан на должность главного специалиста.

                             личная подпись               Н.И.Сидорова

Не возражаю

Председатель комитета              подпись                И.О.Фамилия

Дата

В дело N 00-00

Издан приказ от _______ N ____

Зав.ОК                            подпись               И.О.Фамилия

Дата

14.5.1.2 Заявление о переводе на другую должность.

Этот вид заявления имеет следующие особенности. В адресате сотрудник указывает занимаемую должность, а в тексте - причины перевода.

Например:

 Административный департамент              Главе города Тюмени

 Главы города Тюмени                       И.И. Иванову

 Отдел бухгалтерского

 учета и отчетности                        кассира

                                           В.И. Павловой

Заявление

10.08.2001

                                           Резолюция руководителя

Прошу перевести меня на должность бухгалтера, в связи с уходом на пенсию Титовой М.М.

                        личная подпись          В.И. Павлова

В дело 00-00

Издан приказ от 13.08.2005 N 78

Подпись

Дата

14.5.1.3 Заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по уходу за членом семьи т.п.

Заявления должны содержать в тексте указания на соответствующие документы

- справку, вызов с места учебы, больничный лист, справку из поликлиники и т.п.

Документы представляются вместе с заявлением.

Например:

 Комитет по юридической работе          Главе города Тюмени

                                        И.И. Иванову

Заявление

18.05.2001

                                        Резолюция руководителя

     Прошу предоставить дополнительный учебный отпуск для сдачи экзаменов

за 3 курс ТГУ с 08.03.2000 по 30.03.2000. Справку-вызов ТГУ прилагаю.

Ведущий специалист     личная подпись   Ю.В. Козлова

В дело 12-04

Издан приказ от 07.03.2001 N 17-отп.

Подпись

Дата

14.5.1.4 Заявление об увольнении

Например:

 Отдел бухгалтерского           Главе города Тюмени

 учета и отчетности             И.И. Иванову

Заявление

23.05.2001

подпись                         Резолюция руководителя

Дата

     Прошу уволить меня с должности главного бухгалтера  по  собственному

желанию 28 мая 2001 года.

                    личная подпись                Н.П.Сидорова

14.5.2 Характеристика

Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт работника и отражает мнение администрации о нем.

Характеристику составляет администрация и общественные организации по просьбе работника, по запросу других организаций, по инициативе работника.

Характеристика оформляется на стандартном листе бумаги в произвольной форме.

Характеристика содержит следующие реквизиты:

- наименование вида документа;

- текст;

- подписи;

- дата;

- печать.

В текст характеристики включаются следующие сведения о работнике:

- фамилия, имя, отчество;

- год рождения;

- образование;

- занимаемая должность;

- структурное подразделение;

- стаж работы в организации;

- деловые качества;

- отношение к работе;

- профессиональный рост;

- наличие правительственных наград и поощрений;

- целевое назначение характеристики (для предоставления в какое учреждение она выдана).

Характеристика подписывается руководителем организации, руководителем структурного подразделения, председателем профсоюзной организации.

Ниже подписей проставляется дата составления характеристики.

Подписи на характеристике заверяются гербовой печатью.

Заверенная кадровой службой копия выданной характеристики помещается в личное дело сотрудника.

14.5.3 Представление о поощрении

Представление является основанием для издания распорядительных документов.

Представление о поощрении включает реквизиты:

- наименование структурного подразделения (организации);

- наименование вида документа;

- дата;

- номер;

- место составления;

- адресат;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подписи;

- визы.

В тексте представления о поощрении должна быть охарактеризована производственная деятельность работника, указаны мотивы поощрения и предлагаемый вид поощрения.

К представлению прилагаются сведения о представляемом к награде Главы города, Администрации города (Приложение 46).

Представление подписывается руководителем, которому непосредственно подчинен работник.

14.5.4 Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение является финансовым документом, имеет типовую форму и заполняется при выдаче (Приложение 45).

Командировочные удостоверения подлежат регистрации в журнале учета работников, выбывающих в командировки.

Журнал ведется кадровой службой и заполняется при выдаче командировочного удостоверения. Порядковый номер присваивается по данному журналу.

Выдача удостоверения производится под расписку работника.