Приложение. Регламент аппарата Тюменской областной Думы

Приложение
к Регламенту
Тюменской
областной Думы

Регламент
аппарата Тюменской областной Думы

I. Общие положения

1.1. В своей деятельности работники аппарата Думы руководствуются действующим законодательством Российской Федерации, Положением о Тюменской областной Думе, временным Регламентом Тюменской областной Думы, соответствующими Положениями структурных подразделений аппарата Думы и настоящим Регламентом.

1.2. Регламент аппарата Тюменской областной Думы утверждается постановлением областной Думы в качестве приложения к Регламенту Тюменской областной Думы.

1.3. Изменения и дополнения в Регламент аппарата Тюменской областной Думы вносятся председателем областной Думы, ее комиссиями и организационным отделом по согласованию со структурными подразделениями аппарата областной Думы и утверждаются постановлением областной Думы.

II. Планирование работы

2.1. Глава администрации области, органы государственной власти округов, органы местного самоуправления, постоянные комиссии областной Думы, структурные подразделения областной Думы и заинтересованные организации и должностные лица вносят в организационный отдел предложения по плану работы областной Думы на полугодие с разбивкой по кварталам не позднее 10 дней до начала текущего полугодия. (Образец формы перспективного плана работы областной Думы прилагается. Приложение N 1).

Организационный отдел областной Думы на основании настоящих предложений составляет на полгода поквартально перспективный план работы областной Думы, согласно установленной формы и не позднее, чем за 7 дней до начала текущего полугодия вносит его на утверждение Думы.

2.2. С учетом утвержденного перспективного плана работы областной Думы на полугодие, организационный отдел составляет по аналогичной форме текущие квартальный и месячный планы работы Думы вносят их на утверждение председателя Думы за 5 дней до начала соответствующего квартала и месяца. По согласованию с председателем областной Думы может осуществляться корректировка квартального и месячного плана работы областной Думы.

2.3. Контроль за своевременным выполнение квартального и месячного плана работы областной Думы осуществляет организационный отдел. Заместитель заведующего организационным отделом готовит к последнему четвергу каждого месяца и квартала информацию о ходе выполнения соответственно квартального и месячного плана работы областной Думы.

III. Подготовка и проведение заседаний областной Думы

3.1. В конце каждого предшествующего заседанию Думы месяца, в соответствии с утвержденными квартальным и месячным планами работы областной Думы заведующий сектором подготовки документов:

- готовит проект распоряжения председателя областной Думы по подготовке очередного заседания областной Думы;

- визирует его у руководителей структурных подразделений аппарата областной Думы;

- готовит сопроводительное письмо за подписью заместителя председателя Думы по вопросу согласовывания формулировки вопросов и ответственных за их подготовку от администрации области для представителя администрации области в областной Думе.

- передает завизированный проект распоряжения заведующему организационным отделом.

Заведующий организационным отделом согласовывает формулировку вопросов и ответственных за их подготовку от администрации области в областной Думе и вносит согласованный проект распоряжения на утверждение председателя областной Думы не позднее 25 дней до заседания областной Думы.

Распоряжение о подготовке очередного заседания областной Думы рассылается общим отделом по соответствующим адресатам не позднее 36 часов с момента подписания. Распоряжение в обязательном порядке доводится до депутатов, исполнителей и лиц ответственных за подготовку вопросов на заседание, работникам аппарата областной Думы.

3.2. На основании распоряжения председателя областной Думы о подготовке заседания областной Думы заместитель заведующего организационным отделом не позднее 20 дней до заседания готовит план организационно-технических мероприятий подготовки заседания областной Думы, согласовывает с руководителями структурных подразделений аппарата областной Думы и вносит на утверждение заместителя председателя областной Думы. (Образец формы плана организационно-технических мероприятий подготовки заседания областной Думы прилагается. Приложение 2).

3.3. Согласно плана организационно-технических мероприятий и подготовки заседания областной Думы:

Организационный отдел:

- обеспечивает подготовку списка приглашенных с указанием фамилии, имени, отчества, должности и места работы приглашенных, текста приглашений, извещений;

- осуществляет контроль за подготовкой проектов документов на заседания областной Думы;

- комплектует пакет документов для депутатов на заседание областной Думы;

- готовит текст сопроводительного письма за подписью председателя областной Думы к проектам документов, выносимых на рассмотрение заседаний областной Думы, для главы администрации области, представителя Президента Российской Федерации и прокурора области;

- дает по телефону предварительную информацию депутатам областной Думы о времени проведения заседания областной Думы и вопросах, которые предполагается рассмотреть на заседании;

- отвечает за подготовку совещания депутатов областной Думы по предварительному обсуждению проектов документов, выносимых на заседание областной Думы;

- отвечает за подготовку рабочего совещания аппарата по готовности служб и подразделений к проведению заседания областной Думы;

- готовит информацию о рейсах и дате прибытия депутатов на заседание областной Думы.

- обеспечивает регистрацию депутатов и приглашенных на заседание областной Думы, с последующей передачей списка приглашенных в протокольную часть общего отдела областной Думы;

- организует дежурство в вестибюле и в зале заседаний областной Думы; обеспечивает работу компьютерной системы голосования на заседании.

Общий отдел:

- изготовляет бланки приглашений и извещений;

- доставляет пакет документов с сопроводительным письмом за подписью председателя областной Думы главе администрации области, представителю Президента Российской Федерации и прокурору области, а также осуществляет доставку по адресам извещений депутатам, приглашений приглашенным и пакета документов для депутатов не позднее 7 дней до заседания;

- организует работу автотранспорта и встречу депутатов в аэропорту; размещает депутатов в гостинице;

- делает отметку командировочных удостоверений;

- подготавливает помещение для заседания областной Думы;

- размножает документы, принятые в ходе заседании областной Думы;

- обеспечивает приобретение билетов на обратный проезд;

- осуществляет оформление протокола и стенографирования заседания областной Думы;

- организует питание депутатов.

Пресс-центр:

- вносит предложения заместителю председателя областной Думы по аккредитации или отказе в аккредитации представителей средств массовой информации на заседания областной Думы;

- готовит проекты решений областной Думы по аккредитации или отказе в аккредитации, а также проекты решений по условиям оплаты освещения на радио и телевидении работы областной Думы;

- оповещает аккредитованных на заседания областной Думы представителей средств массовой информации о дате, месте, времени, проекте повестки дня заседания областной Думы, по согласованию с заместителем председателя областной Думы обеспечивает их необходимыми документами, вносимыми на рассмотрение заседания областной Думы;

- обеспечивает условия для работы аккредитованных представителей средств массовой информации и соблюдение установленного порядка их работы во время заседания областной Думы;

- готовит письменные опровержения о неточном освещении работы областной Думы, ее постановлений и нормативных актов в средствах массовой информации.

Бухгалтерия обеспечивает оплату командировочных расходов депутатов областной Думы в дни заседания областной Думы;

3.4. Проекты постановлений, материалы к ним готовят те, кто вносит их на рассмотрение областной Думы. (Образец формы постановления прилагается. Приложение N 3). На титульном листе бланка проекта постановления в верхнем правом углу ниже титульного заголовка указывается, кем вносится проект. Проект, материалы и приложения к нему визируется исполнителем. (Образец Приложения к постановлению Областной Думы прилагается. Приложение N 4). К проекту постановления прикладывается информационный лист, в котором указывается название рассматриваемого проекта постановления, Ф.И.О., должность докладчика и приглашенных по данному вопросу, и лист рассылки, в котором дается список лиц, учреждений и организаций кому должны быть разосланы постановления после их принятия на заседании областной Думы. (Образцы форм информационного листа и листа рассылки прилагаются. Приложение NN 5, 6).

3.5. Пункты постановлений должны быть конкретными. В том случае, когда в проекте постановления отсутствует поручение о предоставлении информации или отчета, организационный отдел вносит предложение о сроках исполнения постановления.

Объем проекта постановления не должен превышать 2 - 3 страниц машинописного текста через полтора интервала. Приложения к проекту постановления нумеруются и подписываются ответственными за их подготовку, визируются заведующими организационным и государственно-правовым отделами.

Записки предоставляемые по вносимым на рассмотрение областной Думы вопросам не должны превышать 3 - 4 страницы. Проекты постановлений и записки к ним должны иметь идентичные заголовки, раскрывающие основное содержание вопроса. В них, как правило, употребляются полные наименования предприятий, организаций и учреждений.

З.6. Лица, организации, учреждения, вносящие документы на рассмотрение заседания областной Думы, представляют их не позднее 30 дней до заседания областной Думы в сектор подготовки документов в соответствие с требованиями настоящего Регламента по их оформлению.

3.7. Проекты документов, требующие согласования с соответствующими должностными лицами администрации области и Федеральных органов, находящихся на территории области, передаются в сектор подготовки документов с визами данных лиц.

3.8. Проекты документов по вопросам, представление которых на рассмотрение заседания областной Думы отнесено Положением о Тюменской областной Думе к компетенции главы администрации области принимаются к производству в областной Думе при наличии сопроводительного письма главы администрации области к ним.

3.9. Сектор подготовки документов проверяет соответствие оформления предоставляемых документов настоящему Регламенту, при правильном оформлении визирует их и в соответствии с распоряжением председателя областной Думы о подготовке очередного заседания областной Думы передает на рассмотрение соответствующим комиссиям и структурным подразделением аппарата областной Думы.

Размножение необходимого количества экземпляров проектов документов, вносимых на рассмотрение областной Думы, обеспечивает по заявке сектора подготовки документов общий отдел областной Думы.

3.10. Соответствующие постоянные комиссии областной Думы или их председатели, руководители структурных Подразделений областной Думы и администрации области не позднее 7 дней с момента получения проекта для согласования принимают по нему соответственно решение, письменное заключение или визируют проект и возвращают его вносящим проект на рассмотрение заседания областной Думы.

После чего лица, организации и учреждения, вносящие проект на рассмотрение заседания областной Думы, при необходимости проводят повторное согласование и визирование доработанного проекта документа.

После доработки все документы, проекты постановлений в обязательном порядке визируются руководителями государственно-правового и организационного отделов аппарата областной Думы.

3.11. Письменные заключения, доработанные и завизированные проекты постановлений и материалы к ним передаются вносящими проект на заседания областной Думы в сектор подготовки документов организационного отдела не позднее 12 дней до заседания.

3.12. Сектор подготовки документов организационного отдела не позднее 10 - 12 дней до заседания представляют в общий отдел:

- письменные заключения, доработанные и завизированные проекты постановлений, материалы и информационные листы к ним;

- текст сопроводительного письма главе администрации области, представителю Президента Российской Федерации, прокурору области к пакету документов, которые вносятся на рассмотрение заседания областной Думы;

- текст сопроводительного письма главе администраций области к нормативным актам, и областным Законам, которые согласно Положению о Тюменской областной Думе подписывает глава администрации области;

- текст приглашений приглашенным и извещений депутатам, а которых указывается дата, место, время и перечень вопросов, включенных в проект повестки дня заседания;

- список адресатов для получения приглашений, извещений и пакета документов, вносимых на рассмотрение заседания.

3.13. На заседании имеют право присутствовать руководители структурных подразделений аппарата областной Думы и их заместители, заведующие секторами подготовки документов и контроля.

Консультанты постоянных комиссий, докладчики и приглашенные по рассматриваемым вопросам присутствуют на заседаниях областной Думы во время их рассмотрения.

Явку приглашенных на заседание областной Думы ко времени, указанном в повестке дня, ознакомление с проектами документов обеспечивают отвечающие за подготовку вопроса.

3.14. Структурные подразделения областной Думы имеют право вносить на рассмотрение заседания областной Думы проекты постановлений и докладывать по ним. Присутствующие на заседании областной Думы работники аппарата имеют право задавать вопросы докладчику, давать справки, информации, выступать с сообщениями и заключениями.

3.15. По завершению обсуждения вопроса, председательствующий запрашивает письменно все предложения к проекту с подписью автора предложения. (Образец формы предложения к проекту постановления прилагается. Приложение 7)

3.16. После принятия проекта постановления "за основу" председательствующий ставит на голосование каждое поступившее в письменном виде предложение к проекту. В случае принятия предложения, председательствующий делает соответствующую отметку в проекте постановления.

При принятии постановления в целом, председательствующий подписывает его, прилагает все предложения к нему, которые были приняты, и после заседания передает их в сектор подготовки документов.

3.17. Принятые областной Думой документы с учетом утвержденных предложений оформляются в 3-х дневный срок сектором подготовки документов совместно с протокольной частью и соответствующими структурными подразделениями областной Думы, в обязательном порядке визируются заведующими организационным и государственно-правовым отделами, а также руководителями других структурных подразделений аппарата областной Думы, если принятые документы входят сферу их компетенции и вносятся заведующим организационным отделом на подпись председательствующему на заседании вместе с оформленными .листами рассылки документов.

В день подписания документов сектор подготовки документов организационного отдела передает их в протокольную часть общего отдела.

3.18. Размножение постановлений заседания, рассылка и вручение документов осуществляется общим отделом не позднее 10 дней после заседания по списку, согласованному с председателем областной Думы и (оставленному с учетом предложений. Готовивших данный вопрос на заседание областной Думы.

3.19. Постановления областной Думы и материалы к ним в обязательном порядке направляются всем депутатам областной Думы, главе администрации области, представителю Президента Российской Федерации, прокурору области, руководителям структурных подразделений аппарата областной Думы, консультантам комиссий и в информационно-аналитический центр.

Протокольная часть через канцелярию областной Думы передает с соответствующим сопроводительным письмом за подписью председателя областной Думы принятые на заседании областной Думы постановления, документы к ним для главы администрации области, которые он подписывает согласно Положению о Тюменской областной Думе, и совместно с сектором контроля организационного отдела контролирует соблюдение сроков прохождения настоящих документов согласно Регламенту Тюменской областной Думы.

3.20. При необходимости публикации документа в открытой печати в проект постановления вносится соответствующий пункт. В этом случае копия документа на следующий день после подписания оригинала передается в канцелярию областной Думы, которая обеспечивает доставку документов в соответствующие редакции средств массовой информации. Ответственность за своевременное доведение постановлений и документов к ним до сведения населения области, всех заинтересованных органов и должностных лиц возлагается на председателя областной Думы.

3.21. Протокол заседания областной Думы должен быть оформлен и подписан председательствующим на заседании не позднее 10 дней после заседания согласно существующего стандарта по подготовке данного типа документов.

За правильность записей в протоколе отвечает председательствующий на заседании, ответственность за своевременное оформление протокола и других материалов заседания несет секретариат.

Подлинный экземпляр протокола заседания в течение установленного срока находится в делах представительного органа государственной власти области, а затем передается в государственный архив для постоянного хранения.

Протокол заседания предоставляется для ознакомления депутатам по их просьбе.

3.22. В случае необходимости проводятся внеочередные и выездные заседания областной Думы. Подготовка и проведение их осуществляется обычным порядком. На внеочередных заседаниях областной Думы плановые вопросы не рассматриваются.

IV. Контроль за выполнением постановлений и протокольных
поручений областной Думы

4.1. Постановка на контроль постановлений и протокольных поручений, принятых областной Думой, осуществляется сектором контроля организационного отдела после их получения из протокольной части общего путем введения в компьютер, распечаткой контрольной карточки, рассылкой этой карточки вместе с контрольным документом, проставляемым штампом "Контроль", постоянным комиссиям, лицам или организациям, на которые он возложен.

Документы ставятся на контроль в случае, если в них указываются исполнители и те, на кого возлагается контроль за исполнение.

Документы, не имеющие настоящего указания, на контроль не ставятся, информацию о выполнении постановлений и протокольных поручений, по согласованию с заведующим орготделом докладывает заведующий сектором контроля на заседании областной Думы один раз в квартал. Настоящая информация принимается к сведению протокольно.

4.2. Контроль за выполнением постановлений и протокольных поручений областной Думы возлагается на постоянные комиссии, отделы и комитет аппарата областной Думы. Если контроль возложен на несколько отделов и комиссий, то работа координируется подразделением, возглавлявшим подготовку данного вопроса. В отделах контроль за исполнением постановлений и протокольных поручений поручается одному из работников.

Информацию о выполнении постановлений и протокольных поручений в установленные сроки готовят исполнители, представляют ее на рассмотрение председателя областной Думы, а в его отсутствии его заместителю, после чего информация передается в сектор контроля.

Председатель областной Думы, его заместители могут давать поручения соответствующим исполнителям о подготовке плана мероприятий по выполнению постановлений и протокольных поручений областной Думы, критических замечаний, высказанных на ее заседаниях, утверждают, представленный исполнителями план мероприятий, после чего один экземпляр плана передается исполнителями в сектор контроля;

4.3. Сектор контроля организационного отдела:

- заводит на каждое постановление, протокольное поручение, подлежащие контролю, контрольную папку, в которой концентрируются следующие материалы: контрольная карточка, постановление, текст протокольного поручения, планы мероприятий по их выполнению, информации и другие материалы, контролируемые дела хранятся в секторе контроля организационного отдела и по истечению срока созыва областной Думы сдаются архивариусу общего отдела;

- осуществляет учет контролируемых постановлений, протокольных поручений и контроль за сроками предоставления информации по их выполнению;

- до 15-го числа каждого месяца оповещает исполнителей в письменной форме о необходимости подготовки информации по всем постановлениям, протокольным поручениям, срок исполнения которых истекает в следующем месяце, а также по согласованию с председателем областной Думы может запрашивать промежуточные информации о ходе реализации контролируемых постановлений областной Думы;

- готовит к первому числу каждого месяца статистическую информацию, в которой указывается сколько постановлений, протокольных поручений принято областной Думой, сколько снято с контроля, сколько находится на контроле, по скольким просрочен срок исполнения, с указанием соответствующих исполнителей.

Статистическая информация согласовывается с руководителями структурных подразделений аппарата областной Думы, заведующим организационным отделом, рассматривается председателем областной Думы, после чего в недельный срок после утверждения доводится до руководителей структурных подразделений областной Думы, депутаты областной Думы на каждом заседании областной Думы получают настоящую информацию в письменной форме;

-ежеквартально готовит на основании письменной итоговой и промежуточной информации исполнителей проекты постановлений областной Думы по снятию с контроля контролируемых постановлений и протокольных поручений, сдает в сектор подготовки документов организационного отдела завизированные проекты постановлений и материалы к ним для включения в повестку дня очередного заседания областной Думы и докладывает по ним на заседаниях областной Думы.

4.4. В случае, когда возникает необходимость изменения или продления сроков исполнения постановления исполнители не позднее недельного срока до окончания срока исполнения готовят письменное мотивированное обоснование о продлении срока исполнения и представляют его в сектор контроля организационного отдела, который совместно с исполнителем готовит проект постановления о продлении срока исполнения.

Проект постановления об изменении срока исполнения, мотивированное обоснование о переносе срока исполнения постановления согласовываются с председателем областной Думы.

По проекту постановления о продлении срока его исполнения на очередном заседании областной Думы докладывают исполнители.

V. Совещания, семинары и другие мероприятия

5.1. Аппаратные совещания председателя областной Думы, а в его отсутствие, его заместителя (ей) с руководителями структурных подразделений аппарата областной Думы проводятся каждый понедельник с 8.30 час.

5.2. Общие аппаратные совещания председателя областной Думы, а в его отсутствие его заместителя (ей) проводятся, как правило, одни раз в квартал. План общего аппаратного совещания готовится организационным отделом и утверждается председателем областной Думы, а в его отсутствие одним из его заместителей.

5.3. Аппаратные совещания руководителей структурных подразделений с работниками соответствующих подразделений аппарата областной Думы, как правило, проводятся каждый понедельник с 10.00 час.

5.4. Планы подготовки и проведения семинаров, совещаний и других мероприятий готовится организационным отделом по согласованию с руководителями структурных подразделений областной Думы и утверждается председателем областной Думы, а в его отсутствие одним из его заместителей.

5.5. Проекты распоряжений об организации учебы депутатов и работников аппарата областной Думы готовятся сектором кадров организационного отдела и вносится заведующим организационным отделом на утверждение председателя областной Думы.

5.6. Сектор кадров организационного отдела ведет график прохождения курсов и курсовой переподготовки работниками аппарата областной Думы, отвечает за прохождение аттестации кадров.

VI. Иное информационно-правовое, методическое и организационное
обеспечение деятельности депутатов областной Думы

6.1. Информационно-аналитический центр организационного отдела аппарата областной Думы:

- совместно с государственно-правовым отделом ведет формирование фондов нормативной документации, подготовку и первичную систематизацию аналитических материалов, создание тематических без данных по проблемам и направлениям работы комиссий областной Думы, обеспечивает председателя областной Думы, его заместителей, председателей постоянных комиссий, депутатов по их запросам информационно- аналитическими и справочными материалами, связанными с осуществлением их полномочий;

- в срок, определенный решением областной Думы, готовит к выпуску Вестник Тюменской областной Думы и обеспечивает организацию его издания;

- оформляет подписку и систематизацию периодической печати;

- оказывает депутатам областной Думы, сотрудникам аппарата консультативную помощь в работе ПЭВМ;

- обеспечивает работу компьютерной системы голосования на заседаниях областной Думы;

6.2. Консультанты постоянных комиссий (далее комиссий):

- обеспечивают связь председателя и членов комиссий со всеми структурными подразделениями аппарата областной Думы;

- оповещают по согласованию с председателем комиссии членов комиссии о дате, месте, времени, повестке дня заседания комиссии;

- обеспечивают через общий отдел размножение необходимых материалов для членов комиссии;

- по согласованию с председателем комиссии готовят заявку на получение необходимой статистической информации в информационно-аналитический центр организационного отдела и в облстатуправлении для членов комиссии;

- ведут документацию комиссий;

- готовят письменную информацию о времени прибытия депутатов на заседание областной Думы (дата, время, рейса и т.д.) и передают ее в группу обеспечения, как правило, не позднее 3 дней до начала работы заседания.

6.З. Главные специалисты организационного отдела:

- согласно плана организационно-технических мероприятий по подготовке заседания областной Думы участвуют в его реализации;

- по согласованию с руководством окружных органов представительной власти и главами местного самоуправления присутствуют на заседаниях данных органов;

- ежемесячно готовят аналитические справки и информации по итогам заседания окружных Дум и органов местного самоуправления;

- по поручению депутатов участвуют в организации встреч избирателей с депутатами;

- по поручению заместителя заведующего организационным отделом областной Думы работают с письмами и жалобами граждан пришедших в адрес депутатов областной Думы

- к 15 числу каждого месяца готовят информацию о ходе выполнения договоренностей и соглашений между Тюменской областной Думой, Думой Ханты-Мансийского автономного округа и государственной Думой Ямало-Ненецкого автономного округа;

- обеспечивают подготовку постановлений областной Думы по вопросам административно- территориального деления области;

- к первому числу каждого квартала готовят аналитические справки и информации по вопросам взаимодействия областной Думы с общественными организациями, находящимися на территории области;

- организационно обеспечивают взаимодействие областной Думы с депутатами Федерального Собрания от Тюменской области.

6.4. Работники государственно-правового отдела и комитета по экономике, собственности и финансам осуществляют консультирование постоянных комиссий, депутатов областной Думы по вопросам, входящим в их компетенцию, и по согласованию с председателем областной Думы и приглашению Совета Федерации участвуют в работе комитетов и комиссий Совета Федерации в обсуждении интересующих областную Думу вопросов и проектов федеральных Законов.

6.5. Пресс-центр областной Думы:

- ежемесячно организует встречи, пресс-конференции председателя областной Думы с представителями средств массовой информации по вопросам работы областной Думы;

- обеспечивает освещение работы областной Думы, ее комиссий и структурных подразделений аппарата областной Думы в средствах массовой информации;

- ежедневно готовит информационные выпуски обзора прессы но утвержденной заместителем председателя областной Думы тематике.

VII. Работа с документами в аппарате областной Думы

7.1. Документы, поступающие в областную Думу, регистрируются в канцелярии областной Думы с заполнением регистрационных карточек и передаются председателю областной Думы или его заместителю, которые в соответствии с Положением об областной Думе и настоящим Регламентом направляют их на исполнение. Исполнение поручений руководства областной Думы осуществляется в срок, указанные в резолюции. Документы без установленных сроков исполнения рассматриваются, как правило, не более месяца.

Исполнение непротокольных поручений, которые дают председатель и его заместители работникам аппарата областной Думы контролируются непосредственно тем, кто дает поручение.

7.2. Ответственность за учет, сохранность, своевременное рассмотрение документов возлагается на председателей постоянных комиссий, работников аппарата областной Думы. Работники аппарата получают и направляют документы только через канцелярию общего отдела.

7.3. Делопроизводство в отделах ведется согласно утверждаемой областной Думой в начале года номенклатуре дел, Предложения о номенклатуре дел областной Думы готовит общий отдел областной Думы по согласованию с руководителями структурных подразделений областной Думы. По истечении сроков хранения исполненные документы сдаются в государственный архив, а не подлежащие сдаче в архив - уничтожаются по акту.

7.4. Исходящие документы печатаются в трех экземплярах, второй экземпляр и приложения визируются исполнителем (в исходящих телеграммах визируются первые экземпляры), регистрируются и отправляются канцелярией областной Думы по адресатам.

7.5. Если поручение председателя областной Думы, его заместителя не может быть выполнено в установленный срок, то исполнитель обязан не позднее чем за 2 - 3 дня до окончания срока исполнения согласовать продление срока с руководителем, установившим его.

7.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения поручения и доклада исполнителя по нему руководителю, давшему поручение. Контрольный документ во всех случаях возвращается в канцелярию с соответствующим ответом или справкой. Документ снимается с контроля тем руководителем, который давал по нему поручение. Результат исполнения отмечается в регистрационной карточке.

Если исполнитель сообщил ответ автору письма в личной встрече или по телефону, то об этом указывается в справке, прилагаемой к исполненному документу.

7.7. Документы для отправки представляются в канцелярию. Канцелярия организует отправку документов за пределами г. Тюмени по почте.

Адресатам г. Тюмени документы доставляются курьером канцелярии.

7.8. Рассылку Вестника Тюменской областной Думы осуществляет канцелярия общего отдела согласно списка адресатов, представленного информационно-аналитическим центром организационного отдела.

VIII. Командировки

8.1. В командировку направляется работники аппарата по заданию председателя областной Думы или его заместителей, руководителей структурных подразделений аппарата областной Думы.

8.2. Командировочные удостоверения оформляются в секторе кадров и подписываются председателем областной Думы или его заместителями.

8.3. Основное задание по командировке выдается в письменном виде руководителем структурного подразделения работника, дополнительное задание руководителями других структурных подразделений аппарата областной Думы. (Образец задания на командировку прилагается. Приложение 8).

8.4. По возвращению из командировки работник в 3-х дневный срок отчитывается о командировке в бухгалтерии и представляет краткую письменную информацию в сектор кадров о результатах командировки. (Образец отчета о командировке прилагается. Приложение 9).

8.5. Сектор кадров в срок до 1 числа каждого месяцы обобщает информации по командировкам и передает материалы в информационно-аналитический центр для анализа работы на перспективу.

IХ. Выполнение машинописных и множительных работ

9.1. Печатание материалов выполняется через общий отдел.

9.2. Материалы для печатания передаются старшей машинистке.

Сдаваемый материал визируется исполнителем. Рукопись должна быть разборчивой, выполнена темной пастой или чернилами.

В период работы заседаний, совещаний областной Думы и подготовки к ним печатаются в первую очередь материалы, связанные с этими мероприятиями.

9.3. Размножение документов или другого текстового материала проводится в множительном бюро с разрешения руководства общего отдела.

Допускается размножение материалов и другого текстового материала работниками аппарата областной Думы объемом не более 5 листов без согласования с руководством общего отдела.

Руководители структурных подразделений аппарата и заведующие секторами структурных подразделений аппарата областной Думы размножают документы без согласования с заведующим общим отделом.

9.4. Размножение документов в типографии производится общим отделом.

Х. Работа с письмами и организация приема граждан

10.1. Письма граждан, поступающие в областную Думу, регистрируются в общем отделе, рассматриваются руководством областной Думы и в соответствии с Положением и Регламентом областной Думы направляются на исполнение. В случаях, когда исполнение требует более одного месяца, срок может быть продлен руководителем областной Думы, давшим поручение, о чем сообщается автору.

10.2. Письма, поступившие из центральных органов повторные, содержащие наиболее важные предложения, обоснованные просьбы и жалобы граждан, контролируются постоянными комиссиями, депутатами, структурными подразделениями аппарата областной Думы по поручению председатели областной Думы.

10.3. О результатах рассмотрения письма автору дается ответ. Исполнение писем докладывается председателю областной Думы, его заместителю. Ответы в вышестоящие органы подписываются председателем областной Думы или его заместителем.

10.4. Личный прием граждан, предприятий и учреждений в областной Думе председателем областной Думы и его заместителями ведется по графику утвержденному распоряжением председателя областной Думы.

10.5. Порядок и учет посетителей и рассмотрение их обращений ведется заведующим приемной областной Думы согласно Временного Положения о приеме граждан, предприятий и учреждений, их письменных обращений в Тюменской областной Думе утвержденного распоряжение Тюменской областной Думы от 30.05.94 N 15-рп.