Приложение. Положение о реестре уникальных документов архивных фондов Тюменской области

Приложение
к постановлению
Правительства
Тюменской области
от 31 марта 2011 г. N 106-п

Положение
о реестре уникальных документов архивных фондов Тюменской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок формирования, ведения и использования реестра уникальных документов архивных фондов Тюменской области (далее - Реестр).

Настоящее Положение, а также информация об уполномоченном органе размещается на Официальном портале органов государственной власти Тюменской области www.admtyumen.ru.

1.2. Положение разработано в соответствии с Федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 15.04.1999 N 4804-1 "О вывозе и ввозе культурных ценностей", Законом Тюменской области от 28.12.2004 N 313 "О формировании и содержании архивных фондов Тюменской области", Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 09.10.2001 N 75 (далее - Регламент).

1.3. Уникальными являются подлинные документы (далее - уникальные документы), представляющие самостоятельное культурно-историческое значение, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории Тюменской области, прямо и непосредственно, т.е. адекватно и единовременно отражающие события и явления, оказавшие определяющее воздействие на развитие общества и государства, отражающие жизнь и деятельность исторических личностей и которые в силу этого или в силу своей древности обладают бесспорным общенациональным значением и большой материальной ценностью, невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и внешних признаков.

1.4. Реестр ведется управлением по делам архивов Тюменской области (далее - Управление) в целях централизованного государственного учета уникальных документов архивных фондов Тюменской области, обеспечения контроля за их сохранностью, государственной защиты, рационального их использования, улучшения доступа к ним с применением новейших технических средств без дискриминации всех пользователей.

1.5. Включению в Реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности.

1.6. Включение уникальных документов в Реестр осуществляется путем их регистрации в Реестре в порядке, определенном настоящим Положением, после выявления, описания, экспертизы (оценки) документов.

2. Выявление и описание уникальных документов

2.1. Управление организует работу по выявлению, описанию и экспертизе ценности уникальных документов, рекомендуемых для включения в Реестр.

2.2. Непосредственно работу по выявлению и описанию уникальных документов ведут государственные архивы, музеи, иные государственные и негосударственные организации, в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы архивных фондов Тюменской области, физические лица - собственники документов в рамках договоров, заключаемых ими с архивными учреждениями Тюменской области либо по собственному желанию.

Физические лица - собственники документов архивных фондов Тюменской области, подлежащих отнесению к уникальным, могут передавать полномочия для описания и проведения экспертизы ценности уникальных документов архивным учреждениям Тюменской области.

2.3. Выявление уникальных документов осуществляется целенаправленно, а также при проведении экспертизы ценности документов, заявленных к вывозу с территории Тюменской области или Российской Федерации в порядке, установленном Постановлением Правительства РФ от 27.04.2001 N 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей".

2.4. Выявление и описание уникальных документов производится на основе методики и с учетом критериев определения их ценности, установленных Регламентом.

2.5. Описание уникальных документов для включения в Реестр производится в листе учета и описания уникального документа в соответствии с правилами описания уникальных документов, установленными Регламентом. Комплексы уникальных документов описываются, как правило, подокументно.

3. Экспертиза ценности уникальных документов

3.1. Экспертиза ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Реестр в соответствии с критериями определения уникальных документов.

3.2. Экспертизу осуществляют сотрудники государственных архивов, музеев. Экспертиза специалистами в области истории, источниковедения, палеографии, не являющимися сотрудниками государственных архивов, музеев, проводится по договору.

3.3. По результатам экспертизы составляется экспертное заключение в произвольной форме, содержащее обоснованные выводы относительно возможности или невозможности включения документа в Реестр.

3.4. Экспертные заключения рассматриваются экспертно-методическими комиссиями госархивов, соответствующими комиссиями музеев и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) Управления, созданной распоряжением Губернатора Тюменской области от 09.01.2008 N 2-р.

4. Представление предложений о включении документов в реестр
уникальных документов архивных фондов Тюменской области

4.1. В Управление предложения о включении документа (ов) в Реестр представляют:

государственные архивы - об уникальных документах архивных фондов Тюменской области независимо от места их хранения и формы собственности;

государственные музеи - об уникальных документах архивных фондов Тюменской области, хранящихся в музеях;

другие организации, учреждения, предприятия, хранящие документы архивных фондов Тюменской области в сроки и на условиях, установленных Управлением, - об уникальных документах архивных фондов Тюменской области, находящихся у них на хранении;

физические лица - об уникальных архивных документах, находящихся у них в собственности.

4.2. Предложения для включения в Реестр представляются заявителями, указанными в пункте 4.1 настоящего Положения, на бумажном носителе в виде заполненных в 2-х экземплярах листов учета и описания уникальных документов в соответствии с требованиями Правил описания уникальных документов, установленными Регламентом, с приложением экспертных заключений и решений экспертно-методических комиссий госархивов и соответствующих комиссий музеев.

Указанные документы могут быть направлены заявителями, указанными в пункте 4.1 настоящего Положения, в адрес Управления через Официальный портал органов государственной власти Тюменской области www.admtyumen.ru в электронном виде в форме электронных документов, заверенных электронной цифровой подписью.

4.3. Физические лица - собственники уникальных документов могут представлять свои предложения в Управление в виде заявления на бумажном носителе в произвольной форме или в электронном виде через Официальный портал органов государственной власти Тюменской области www.admtyumen.ru. В этом случае Управление поручает подготовку предложений одному из государственных архивов.

4.4. В случае если результаты экспертизы документов, заявленных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации к вывозу с территории Тюменской области, дают основания для их отнесения к категории уникальных, документы включаются в Реестр независимо от согласия лиц, ходатайствующих об их вывозе.

5. Включение документов в Реестр уникальных документов
архивных фондов Тюменской области

5.1. Регистрация документов, указанных в пункте 4.2, осуществляется отделом комплектования и ведомственных архивов Управления в день поступления в базе данных "Регистрация документов ЭПК". В день регистрации документы передаются в ЭПК управления для рассмотрения.

По поступившим предложениям в срок до 30 календарных дней со дня регистрации документов ЭПК Управления рассматривает и принимает решение, оформленное протоколом, о включении документов в Реестр и (или) о представлении предложений в течение 7 календарных дней со дня заседания ЭПК Управления в Центральную экспертно-проверочную комиссию Федерального архивного агентства о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Управление уведомляет заявителя в течение 3 календарных дней со дня принятия решения в письменном виде на почтовый адрес, указанный в письменном заявлении, а при направлении заявления через Портал органов государственной власти на электронный адрес либо иной адрес, указанный в заявлении.

В случае отрицательного решения с указанием оснований материалы возвращаются заявителям, указанным в пункте 4.1 настоящего Положения, в течение 7 календарных дней со дня заседания ЭПК Управления.

Перечень оснований для отказа по включению документов в реестр:

- несоответствие документов критериям, обозначенным Регламентом;

- отсутствие листов учета и описания уникальных документов и экспертных заключений на документы;

- заполнены не все пункты листов учета и описания уникального документа.

5.2. Список уникальных документов, подлежащих включению в Реестр, утверждается распоряжением Правительства области.

5.3. Управление в срок до 7 календарных дней со дня принятия распоряжения Правительства Тюменской области "Об утверждении списка уникальных документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области" включает информацию об уникальном документе в электронную базу данных "Реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области" и присваивает уникальному документу регистрационный номер по Реестру. Регистрационный номер проставляется на обоих экземплярах листа учета и описания уникального документа.

5.4. После включения документа (ов) в Реестр учреждению, организации, в оперативном управлении или пользовании которых находится уникальный (ы), или собственнику документа (ов) в срок до 7 календарных дней со дня включения информации об уникальном документе в Реестр выдается свидетельство о регистрации документа (ов) в Реестре.

Свидетельство оформляется в одном экземпляре на гербовом бланке и заверяется гербовой печатью Управления.

5.5. Первые экземпляры листов учета и описания уникального документа, экспертных заключений, решения методических комиссий государственных архивов, соответствующих комиссий музеев и других организаций хранятся постоянно в Управлении единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Реестру.

5.6. Вторые экземпляры материалов, указанных в пункте 5.4, в срок до 7 календарных дней со дня включения информации об уникальном документе в Реестр передаются учреждению, организации, в оперативном управлении или пользовании которых находится уникальный документ, или собственнику документа.

6. Внесение изменений в Реестр уникальных документов
архивных фондов Тюменской области

6.1. Сведения, полученные в результате научного изучения документа, а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом (проведение реставрации, смена собственника, публикация, создание фонда пользования и т.д.), в срок до 30 календарных дней с даты поступления сведений об этих изменениях в ЭПК, регистрируются в Реестре.

6.2. Изменения вносятся в листы учета и описания уникальных документов, хранящиеся в Управлении, на основании актов произвольной формы, которые составляются, подписываются и представляются в Управление собственниками документов или организациями, в оперативном управлении или пользовании которых находятся уникальные документы.

6.3. После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа и электронную базу данных "Реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области" акты формируются в дело и хранятся постоянно.

7. Обеспечение сохранности и страхование уникальных документов

7.1. Владельцы уникальных документов обязаны обеспечить условия для их сохранности.

7.2. В случае необходимости уникальные документы подлежат внеочередной реставрации, ремонту или консервации.

7.3. На уникальные документы, внесенные в Реестр, создается фонд пользования, их описание и хранение осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19.

7.4. Уникальные документы подлежат обязательному государственному страхованию в порядке и на условиях, установленных Федеральным архивным агентством.

Страхование проводят владельцы уникальных документов.

8. Пользование информацией Реестра уникальных документов
архивных фондов Тюменской области

8.1. Информация об уникальных документах архивных фондов Тюменской области, включенных в Реестр, является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов, документы которых являются частной собственностью и доступ к которым осуществляется с согласия самих собственников.

8.2. Управление обеспечивает исполнение запросов физических и юридических лиц об уникальных документах на основе электронной базы данных "Реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области" в сроки, установленные статьями 10 и 12 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

8.3. Порядок оплаты услуг по исполнению запросов устанавливается постановлением Правительства Тюменской области.