Приложение N 1. Положение об информационной системе "Система электронного документооборота и делопроизводства"

Информация об изменениях:

Обозначение изменено с 29 ноября 2017 г. - Распоряжение Правительства Тюменской области от 29 ноября 2017 г. N 1415-рп

См. предыдущую редакцию

Приложение N 1
к распоряжениюПравительства
Тюменской области
от 23 апреля 2012 г. N 636-рп

Положение
об информационной системе "Система электронного документооборота и делопроизводства"

С изменениями и дополнениями от:

21 января 2013 г., 17 марта 2014 г., 22 сентября 2015 г., 25 марта, 21 июня, 29 августа 2016 г., 27 сентября, 29 ноября, 25 декабря 2017 г.

Информационная система "Система электронного документооборота и делопроизводства" (ИС "СЭД") - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов.

Оператор ИС "СЭД" - уполномоченная организация, обеспечивающая технологическое и консультативное сопровождение СЭД, поддержание СЭД в рабочем состоянии, а также ее функциональное развитие.

Участник ИС "СЭД":

- исполнительные органы государственной власти Тюменской области, государственные унитарные предприятия, государственные учреждения и автономные некоммерческие организации Тюменской области, координацию, регулирование и контроль финансово-хозяйственной деятельности которых осуществляют исполнительные органы государственной власти Тюменской области;

- иные государственные органы власти, органы местного самоуправления, муниципальные унитарные предприятия, муниципальные учреждения и автономные некоммерческие организации, координацию, регулирование и контроль финансово-хозяйственной деятельности которых осуществляют органы местного самоуправления Тюменской области, и иные хозяйствующие субъекты, присоединившееся к ИС "СЭД" на основании соглашения об организации информационного взаимодействия в соответствии с Регламентом, размещенным на сайте Оператора ИС "СЭД".

Пользователь ИС "СЭД" - сотрудник Участника.

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет цели, задачи, состав, функции ИС "СЭД" и порядок ее использования.

1.2. Система включает в себя совокупность программно-технических средств, обеспечивающих автоматизацию процессов делопроизводства и документооборота между участниками ИС "СЭД".

1.3. Источники данных - сведения, вносимые пользователями ИС "СЭД" в рамках компетенции при осуществлении процессов делопроизводства и документооборота.

2. Цель создания, состав, функции и задачи ИС "СЭД"

2.1. Целью создания ИС "СЭД" является автоматизация процессов делопроизводства и документооборота.

2.2. ИС "СЭД" представляет собой совокупность подсистем и модулей в них, связанных между собой. Состав подсистем и модулей подсистем определяется Уполномоченным органом исходя из поставленных перед ним задач, порядок подключения к подсистемам определяется в соответствии с Регламентом, размещенным на сайте Оператора ИС "СЭД".

N	Подсистема СЭД	Модули Подсистемы СЭД
1	СЭД исполнительных органов государственной власти Тюменской области	Канцелярия Обращения граждан и организаций Управление договорами Быстрая идентификация документов Управление командировками Служба ввода документов
2	СЭД Подведомственных учреждений Тюменской области, иных органов или учреждений	Канцелярия Обращения граждан и организаций
3	СЭД Органов местного самоуправления Тюменской области, подведомственных им организаций	Канцелярия Обращения граждан и организаций
4	СЭД Медицинских учреждений Тюменской области	Канцелярия Обращения граждан и организаций
5	Подсистема взаимодействия с внешними системами документооборота

2.3. Основными функциями ИС "СЭД" является автоматизация процессов делопроизводства и документооборота:

- при взаимодействии участников ИС "СЭД" как между собой, так и внутри участников;

- при исполнении поручений;

- при исполнении межведомственных процессов.

2.4. Задачами ИС "СЭД" является:

- сбор, хранение и обработка сведений, вносимых пользователями ИС "СЭД" в рамках компетенции при осуществлении процессов делопроизводства и документооборота;

- автоматизация процессов делопроизводства и документооборота с целью оптимизации и сокращения трудозатрат пользователей при осуществлении своих должностных (служебных) обязанностей.

3. Участники информационного взаимодействия

3.1. Уполномоченный орган обеспечивает:

- организацию процесса развития, сопровождения ИС "СЭД";

- методологическое сопровождение работы пользователей ИС "СЭД";

- разработку Регламента подключения к подсистемам ИС "СЭД".

3.2. Оператор ИС "СЭД" обеспечивает:

- размещение ИС "СЭД" в Центре обработки данных Правительства Тюменской области;

- реализацию и контроль мер по защите информации, содержащейся в ИС "СЭД";

- проведение мероприятий, направленных на поддержание ИС "СЭД", в соответствии с требованиями безопасности информации;

- развивает функциональные возможности и (или) формирует потребности в развитии ИС "СЭД" и информирует о возникновении потребностей в развитии ИС "СЭД" Уполномоченный орган;

- подключение к ИС "СЭД" новых Участников;

- разработку и публикацию на портале Оператора ИС "СЭД" (http://citto.ru) проекта Соглашения об организации информационного взаимодействия при осуществлении электронного документооборота в Тюменской области и Регламента подключения к подсистемам ИС "СЭД".

3.3. Участник ИС "СЭД":

- подключается к подсистемам ИС "СЭД" на основании Соглашения об организации информационного взаимодействия при осуществлении электронного документооборота в Тюменской области в соответствии с Регламентом подключения к подсистемам ИС "СЭД", за исключением исполнительных органов государственной власти Тюменской области, государственных унитарных предприятий, государственных учреждений и автономных некоммерческих организаций Тюменской области, координацию, регулирование и контроль финансово-хозяйственной деятельности которых осуществляют исполнительные органы государственной власти Тюменской области;

- вносит необходимые изменения в должностные регламенты (должностные инструкции) и служебные контракты (трудовые договоры) пользователей ИС "СЭД";

- определяет перечень должностей, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным;

- обеспечивает уведомление Оператора ИС "СЭД" о необходимости добавления, исключения пользователей ИС "СЭД" в течение 5 рабочих дней со дня назначения, увольнения соответствующих пользователей;

- осуществляет работу в ИС "СЭД" в соответствии с правилами определенными настоящим Положением и приложениями к нему;

- при обработке документов в ИС "СЭД", содержащих персональные данные, обеспечивает их достоверность и конфиденциальность;

- осуществляет контроль за наличием средств защиты информации на рабочих местах сотрудников, которым разрешена обработка документов, содержащих персональные данные в ИС "СЭД";

- выполняет требования по обеспечению информационной безопасности, выдвигаемые Оператором ИС "СЭД".

3.4. Пользователь ИС "СЭД":

- осуществляет работу в ИС "СЭД" в соответствии с правилами, определенными настоящим Положением и приложениями к нему;

- при обработке документов в ИС "СЭД", содержащих персональные данные, обеспечивает их достоверность и конфиденциальность;

- предоставляет возможность доступа к создаваемому в ИС "СЭД" электронному документу или электронной копии документа только тем пользователям ИС "СЭД", которые имеют к нему соответствующее право доступа;

- выполняет требования по обеспечению информационной безопасности, выдвигаемые Оператором ИС "СЭД";

- сообщает обо всех инцидентах, возникающих при работе в СЭД (с обязательным указанием контактной информации), в службу поддержки Оператора ИС "СЭД" по адресу электронной почты sed@72to.ru либо по телефонному номеру, определяемому Оператором ИС "СЭД".