Раздел 3. Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа

Раздел 3. Постоянное хранение документов государственной части
Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа

Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа осуществляют:

Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа и архивные отделы городов и районов округа (городские и районные архивы):

- архивных фондов и архивных документов органов государственной власти, прокуратуры автономного округа, органов местного самоуправления;

- учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа, муниципальной собственности;

- учреждений, организаций и предприятий, находящихся на территории округа и отнесенных к федеральной собственности;

- ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов.

Архивные отделы органов местного самоуправления (районные и городские архивы) обеспечивают хранение архивных фондов и архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, ранее принятых на хранение архивных документов.

Государственные музеи и библиотеки обеспечивают хранение архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, поступающих в государственную собственность Ханты-Мансийского автономного округа на законном основании, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов.

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда автономного округа осуществляют:

органы государственной власти автономного округа;

прокуратуры;

органы местного самоуправления;

учреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах:

а) архивных документов государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального подчинения в течение 15 лет;

б) архивных документов органов государственной власти, прокуратуры автономного округа, прокуратуры районов и городов, государственных учреждений, организаций и предприятий окружного подчинения - в течение 10 лет;

в) архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - в течение 5 лет;

г) записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел, похозяйственных книг - в течение 75 лет;

д) архивных документов, образовавшихся при осуществлении деятельности предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа Российской Федерации - в течение 10 лет;

е) научной, технологической и патентной документации - в течение 10 лет;

ж) конструкторской документации - в течение 15 лет;

з) проектной документации по капитальному строительству - в течение 25 лет;

и) телеметрической документации - в течение 5 лет;

к) кинодокументов, фонодокументов и видеофонограмм - не более 3 лет со времени изготовления;

л) фотодокументов - в течение 3 лет;

м) документов на машинных носителях - в течение 5 лет.

В необходимых случаях сроки временного хранения указанных документов могут быть изменены Управлением по делам архивов Администрации Ханты-Мансийского автономного округа:

а) сокращены в случае отсутствия в ведомственных архивах условий для сохранности документов;

б) продлены в связи с необходимостью практического использования документов при соблюдении всех требований по их сохранности.

По истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части Архивного фонда автономного округа в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справочным материалом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка, транспортировка документов, производится за счет средств органов государственной власти, прокуратур, учреждений, предприятий.

Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, отнесенные к государственной части Архивного фонда и являющиеся собственностью Ханты-Мансийского автономного округа, осуществляется в соответствии с Законом "Об Архивном фонде Ханты-Мансийского автономного округа и архивах" по решению Администрации Ханты-Мансийского автономного округа с предварительным согласованием с Государственной Архивной службой России.

Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы федеральных государственных архивов и центров хранения документов, а также архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других банков, отнесенных к федеральной собственности, осуществляется Правительством Российской Федерации по представлению Федеральной архивной службы России.

Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью, переданные на хранение в государственные архивы автономного округа, осуществляется органом местного самоуправления по согласованию с Управлением по делам архивов Администрации Ханты-Мансийского автономного округа.

Архивные фонды и архивные документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, не могут быть объектом купли-продажи или иных сделок, кроме случаев, когда передача права собственности на указанные фонды и документы осуществляется в соответствии с частями первой, второй и третьей статьи 10 Закона Ханты-Мансийского автономного округа "Об Архивном фонде Ханты-Мансийского автономного округа", а также на основании судебного решения.

Документы государственной части Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа , а также помещения, в которых они хранятся, не подлежат приватизации и могут быть отчуждены не иначе как в порядке, предусмотренном Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

В целях сохранности документов и для решения вопроса о месте их дальнейшего хранения в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители государственных архивов.

Документы государственной части Архивного фонда автономного округа независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат обязательному государственному учету.

Органы государственной власти автономного округа, местного самоуправления, прокуратуры, государственные учреждения, организации и предприятия несут в установленном порядке ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков представления сведений по учету документов государственной части Архивного фонда автономного округа в соответствующие органы и учреждения системы архивной службы Ханты-Мансийского автономного округа.

Документы государственной части Архивного фонда автономного округа хранятся и учитываются в государственных архивах, государственных музеях, библиотеках, ведомственных архивах по фондам, единицам хранения (делам).

Документы государственной части Архивного фонда автономного округа и справочники к ним представляются для использования всем юридическим и физическим лицам.

Архивные учреждения автономного округа имеют право при выдаче пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к указанным документам устанавливать условия их использования (заключать договоры) в соответствии с порядком, установленным Государственной архивной службой.

Использование документов государственной части Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством.

Рассекречивание документов Государственной части Архивного фонда автономного округа, утративших секретный характер в связи с истечением срока секретного хранения или на основании законодательных актов автономного округа, проводится:

архивными учреждениями автономного округа;

государственными музеями, библиотеками;

ведомственными архивами.

Допускаются ограничения на доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов Государственной части Архивного фонда автономного округа, а также к документам, имеющим неудовлетворительное физическое состояние.

Пользователи документов Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа несут ответственность за их использование и сохранность в порядке, установленном Государственной архивной службой автономного округа.

Граждане, учреждения, организации и предприятия, а также общественные и религиозные объединения и организации имеют право получать заверенные копии архивных документов, хранящихся в государственных архивах или архивах учреждений, организаций, предприятий, и выписки из них, или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них, если это не угрожает физической сохранности документов.