Приложение. Регламент проведения встреч делегаций органов власти и управления Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иностранных государств

Приложение

к распоряжению Губернатора

автономного округа

от 27 марта 1997 г. N 348-рг

Регламент
проведения встреч делегаций органов власти и управления Российской
Федерации, субъектов Российской Федерации, иностранных государств

1. Информация

При поступлении информации о прибытии официальной делегации она передается заместителю Главы Администрации округа по внешнеэкономическим и межрегиональным связям, в случае его отсутствия - в Управление по внешнеэкономическим и межрегиональным связям в дальнейшем тексте - УВЭС.

Заместитель Главы Администрации или, по его поручению, УВЭС связывается с представителями официальной делегации для выяснения следующих вопросов:

цель поездки;

список членов делегации с указанием должностей;

список официальных лиц Администрации округа, с которыми необходимо назначить встречу;

проект программы визита (в случае, если она разработана);

наличие проекта документа, предлагаемого для подписания сторонами;

условия пребывания в Ханты-Мансийске или на территории округа (оплата проезда, стоянки самолета, оплата проживания и питания членов делегации);

необходимость бронирования авиабилетов для обратного вылета на рейсовые самолеты.

Протокольный отдел УВЭС разрабатывает Программу пребывания делегаций на территории округа, ответственных за организацию встречи, готовит список лиц, принимающих участие во встречах и переговорах со стороны Администрации Ханты-Мансийского автономного округа. Эти документы представляются Губернатору для утверждения, а затем передаются всем службам, принимающим участие в организации встречи для исполнения.

2. Порядок взаимодействия служб Администрации

а) Службы Управляющего делами Администрации округа:

Хозяйственная служба Управляющего делами Администрации при получении программы пребывания делегации подготавливает необходимые для приема помещения (гардероб, зал и другие помещения), обеспечивает их канцелярскими принадлежностями, атрибутикой округа.

Управляющий делами (при его отсутствии - лицо, его замещающее), выделяет необходимое количество единиц транспорта и закрепляет его за ответственным от УВЭС.

Управляющий делами, при необходимости, организовывает усиленный наряд охраны.

Бухгалтерия Администрации принимает платежные документы к оплате, оформляет необходимые документы, перечисляет денежные средства по представленным счетам.

б) Протокольный отдел УВЭС:

извещает

Губернатора и других лиц, назначенных Губернатором, о времени отъезда в аэропорт для встречи;

участников переговоров, назначенных Губернатором, о времени и месте переговоров;

службы аэропорта о порядке встречи и транспорте Администрации, проезжающей на перрон;

ГАИ о маршруте и времени следования колонны;

диспетчера гаража о необходимом количестве машин, времени и маршруте следования;

администратора гостиницы о времени прибытия гостей;

средства массовой информации о всей необходимой для них информации.

Организовывает размещение гостей в гостинице;

питание гостей;

посещение достопримечательностей города;

встречи и переговоры по предложениям гостей;

ведение протоколов переговоров;

подготовку проектов Соглашений;

подготовку проектов распоряжений Губернатора по рабочим группам для работы по реализации Соглашений и сбор предложений по их реализации;

перевод с иностранных языков и с русского языка на иностранный;

обеспечение зала переговоров атрибутикой иностранных государств;

приобретение памятных сувениров для членов принимаемых делегаций.

в) Информационное управление:

организовывает приглашения на встречу с делегациями корреспондентов средств массовой информации различных уровней;

извещает корреспондентов телевидения, радио и газет о программе работы делегации;

при необходимости организовывает аккредитацию прибывающих корреспондентов;

обеспечивает размещение и питание прибывающих корреспондентов;

обеспечивает подготовку информации в интересах автономного округа;

обеспечивает ведение учета всей подготовленной информации и сохранения банка данных по кино- и фото- документам.

г) заместители Главы Администрации:

при получении программы пребывания делегаций, дают поручения структурам, которые они курируют, оказать необходимую помощь в организации подготовки встречи;

по всем согласованиям необходимых вопросов, касающихся встречи делегации, обращаться непосредственно к заместителю Главы Администрации округа по внешнеэкономическим и межрегиональным связям.