Приложение 1. Положение об Управлении по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

Приложение 1

к постановлению Правительства

Ханты-Мансийского

автономного округа

от 16 октября 2000 г. N 21-п

Положение
об Управлении по делам архивов Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры

I. Общие положения

1.1. Управление по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее Управление) является государственным органом исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, осуществляющим проведение государственной политики в сфере архивного дела, контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда округа. Управление входит вместе с подчиненными архивными отделами в систему Федеральной архивной службы России.

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Уставом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Законом Ханты-Мансийского автономного округа "Об Архивном фонде Ханты-Мансийского автономного округа и архивах", нормативно-правовыми актами Федеральной архивной службы России, постановлениями и распоряжениями Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, решениями Думы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, а также настоящим Положением.

1.3. В структуре Управления находится архивный отдел (Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры), который действует на основании положения о нем.

1.4. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с государственными органами исполнительной власти и местного самоуправления автономного округа и несет ответственность за состояние и дальнейшее развитие архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре.

Управление подчинено Правительству автономного округа, курируется непосредственно Управляющим делами Губернатора автономного округа.

Управление сотрудничает с Управлением по делам архивов Администрации Тюменской области на основании принятых соглашений.

Управление не является юридическим лицом, имеет круглую печать с изображением герба Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, штампы, бланки со своим наименованием.

Юридический адрес: 628011, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра Тюменской области, г.Ханты-Мансийск, ул. Энгельса, 14.

II. Основные задачи Управления по делам архивов
Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

2.1. Организация и обеспечение формирования, сохранности и использования документов Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

2.2. Анализ состояния архивного дела в автономном округе, изучение тенденций и закономерностей его развития с учетом региональных особенностей.

2.3. Реализация единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда автономного округа.

2.4. Развитие и совершенствование совместно с государственными органами исполнительной власти и органами местного самоуправления архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

2.5. Координация деятельности подчиненных Управлению архивных отделов.

2.6. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в области архивного дела.

2.7. Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти, местного самоуправления, физических и юридических лиц.

III. Предметы ведения

3.1. Организация комплектования и хранения документов Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в государственном архиве и в архивных отделах, контроль за соблюдением установленного порядка передачи документов в указанные архивы.

3.2. Организация внедрения Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.3. Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, хранящихся в архивных отделах, ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках, осуществление контроля за их сохранностью и использованием; рассмотрение вопросов отнесения архивных документов к особо ценным и уникальным, а также порядка создания и хранения их страховых копий.

3.4. Представление в установленном порядке сведений об учете документов в Федеральную архивную службу России.

3.5. Осуществление организационно-методического руководства и контроля за работой окружного государственного архива, архивных отделов администраций муниципальных образований, ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений, совместно с другими органами исполнительной власти и учреждениями.

3.6. Участие в мероприятиях по развитию сети ведомственных архивов и организации их работы.

3.7. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов по вопросам проведения государственной политики в сфере архивного дела, обеспечения сохранности, пополнения и использования документов Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в интересах граждан, общества и государства.

3.8. Разработка и реализация окружных программ развития архивного дела, а также разработка и выполнение перспективных и текущих планов деятельности архивных учреждений округа.

3.9. Организация работы по совершенствованию сети и структуры государственного архива, архивных отделов; решение вопросов распределения архивных фондов между ними.

3.10. Решение вопросов передачи архивных документов в соответствии с законодательными и иными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в пределах автономного округа из одних архивных отделов в другие архивные отделы (государственной части) в целях воссоединения архивных фондов.

3.11. Решение вопросов хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда округа, а также вопросов сохранности документов по личному составу совместно с государственными органами исполнительной власти и органами местного самоуправления.

3.12. Решение вопросов об отнесении этих документов к составу Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в установленном порядке совместно с собственниками архивных документов.

3.13. Организация экспертизы научной и практической ценности документов и отбор их на постоянное хранение в государственный архив и архивные отделы.

3.14. Реализация преимущественного права государства на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

3.15. Внедрение определенной Федеральной архивной службой России политики информатизации в области архивного дела, создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

3.16. Координация организационной и научно-исследовательской работы подчиненных ему архивных отделов администраций муниципальных образований автономного округа и Государственного архива Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

3.17. Проверка выполнения организациями независимо от их ведомственной подчиненности требований выполнения законодательства в области архивного дела, обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов и организации документов в делопроизводстве, в том числе и по личному составу.

3.18. Содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании этих архивов.

3.19. Определение порядка использования документов в архивных отделах администраций муниципальных образований автономного округа, государственном архиве, музеях и библиотеках округа.

3.20. Организация издания архивных документов, справочно-информационной литературы о составе и содержании документов Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

3.21. Выдача в установленном порядке юридическим и физическим лицам разрешения на временный вывоз документов государственной части Архивного фонда округа за его пределы.

3.22. Организация обеспечения органов исполнительной власти и органов местного самоуправления документированной ретроспективной информацией, необходимой для осуществления ими властных полномочий, принятия и реализации управленческих решений; координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной информации и эффективному использованию архивных документов.

3.23. Внедрение в практику работы архивов наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов, рекомендованных Росархивом.

3.24. Изучение, обобщение и распространение передового опыта работы архивных отделов администраций муниципальных образований автономного округа; организация совещаний, семинаров по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

3.25. Организация ведения статистического учета и отчетности в архивных отделах.

3.26. Взаимодействие с архивными учреждениями Российской Федерации, участие в работе зонального научно-методического совета Уральского региона.

3.27. Организация повышения квалификации работников архивных отделов и делопроизводственных подразделений органов исполнительной власти, местного самоуправления.

3.28. Своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принятие по ним необходимых мер; организация приема граждан по вопросам, относящимся к его компетенции; осуществление контроля за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема граждан в подчиненных архивных отделах администраций муниципальных образований автономного округа.

3.29. Содействие решению вопросов улучшения условий труда работников ведомственных архивных учреждений и их социальной защиты.

3.30. Представление полномочий работникам архивных отделов администраций муниципальных образований автономного округа на оформление документов о привлечении к административной ответственности юридических лиц, должностных лиц, учреждений и граждан за нарушение Закона Ханты-Мансийского автономного округа "Об Архивном фонде Ханты-Мансийского автономного округа и архивах".

3.31. Осуществление по поручению Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры других функций в пределах предоставленных ему полномочий.

IV. Полномочия

4.1. Получать в установленном порядке от государственных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, а также от организаций независимо от их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.2. Обсуждать с представителями государственных органов исполнительной власти автономного округа и органов местного самоуправления, а также государственных организаций, учреждений независимо от их ведомственной подчиненности вопросы работы архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.3. Давать в пределах своей компетенции государственным органам исполнительной власти, местного самоуправления и организациям обязательные для исполнения письменные указания по работе архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.4. Внедрять утвержденные Росархивом обязательные для исполнения нормативно-методические документы по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

4.5. Объявлять конкурсы на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии.

4.6. Ставить вопрос перед правоохранительными органами о привлечении руководителей учреждений независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности к уголовной, административной и иной установленной законодательными и другими правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах.

4.7. Должностные лица Управления по делам архивов автономного округа при выполнении своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также организаций независимо от их организационно-правовой формы.

V. Руководство и управление

5.1. Управление по делам архивов автономного округа возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Губернатором Ханты-Мансийского автономного округа - Югры по согласованию с управляющим делами Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры - куратора архивной службы автономного округа. Заместители начальника и другие работники Управления по делам архивов округа назначаются на должность и освобождаются от должности управляющим делами Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры по согласованию с начальником Управления.

5.2. Начальник Управления по делам архивов:

5.2.1. Руководит деятельностью Управления по делам архивов автономного округа и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление по делам архивов автономного округа задач и осуществление им своих функций.

5.2.2. Распределяет обязанности между своими заместителями и заведующими отделами, устанавливает степень ответственности руководителей структурных подразделений.

5.2.3. Утверждает положения о подразделениях Управления, представляет на согласование управляющему делами Губернатора автономного округа должностные инструкции работников аппарата Управления.

5.2.4. Вносит в установленном порядке в Правительство Ханты-Мансийского автономного округа - Югры предложения о развитии архивного дела, совершенствовании управления Архивным фондом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

5.2.5. Издает в пределах своей компетенции приказы, дает указания, обязательные для исполнения должностными лицами Управления, подчиненными ему архивными отделами администраций муниципальных образований автономного округа, Государственным архивом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

5.2.6. Издает совместно с руководителями учреждений, организаций и предприятий приказы, указания и инструкции по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

5.2.7. Вносит предложения о реорганизации и ликвидации в установленном порядке непосредственно подчиненных Управлению архивных отделов.

5.3. В Управлении по делам архивов автономного округа образуется коллегия в составе начальника Управления (председателя коллегии), его заместителя и членов коллегии. Состав коллегии утверждается Председателем Правительства, Губернатором Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

Коллегия Управления, являющаяся совещательным органом, рассматривает важнейшие вопросы развития архивного дела в округе, организации деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов округа, проверки исполнения, подбора и расстановки кадров, проекты важнейших приказов, заслушивает отчеты руководителей архивных отделов, представителей учреждений.

Решения коллегии оформляются, как правило, приказами начальника Управления.

5.4. При Управлении действует экспертно-проверочная методическая комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и экспертизой ценности документов.

Положение об указанной комиссии и ее составе утверждается начальником Управления.

VI. Имущество и финансирование

6.1. Управление наделяется государственным имуществом, которое закрепляется за ним на праве оперативного управления.

6.2. При осуществлении права оперативного управления имуществом Управление обязано:

6.2.1. Эффективно использовать имущество.

6.2.2. Обеспечивать сохранность и использование имущества строго по нужному направлению и назначению.

6.2.3. Не допускать ухудшения технического состояния имущества (за исключением нормативного в процессе эксплуатации).

6.3. Финансирование расходов на содержание Управления осуществляется за счет средств Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

VII. Ответственность

7.1. За искажение государственной отчетности, несвоевременное, некачественное исполнение документов и в иных установленных законом случаях работники Управления несут установленную законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры дисциплинарную, административную, материальную и уголовную ответственность.

7.2. Работники Управления обязаны соблюдать тайну служебной информации, при нарушении могут быть привлечены к ответственности.

VIII. Прекращение деятельности

8.1. Реорганизация или ликвидация Управления осуществляется в установленном порядке, на основании постановления Губернатора автономного округа.

8.2. Имущество ликвидированного Управления после расчета с кредиторами передается в Департамент государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

8.3. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.