Статья 12

Статья 12

1. Организация и ведение делопроизводства в Счетной палате осуществляются специалистом по делопроизводству в соответствии с его должностным регламентом.

2. Поступающая в Счетную палату корреспонденция принимается, проходит первичную обработку и регистрируется специалистом по делопроизводству. Регистрация проводится в день поступления документа. Процедура регистрации включает в себя присвоение регистрационного номера, который состоит из порядкового номера и даты поступления.

3. Конверты, в которых поступили документы, уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

4. Документы, прошедшие первичную обработку и регистрацию, передаются председателю Счетной палаты. В соответствии с поручением (резолюцией) председателя Счетной палаты документы направляются на исполнение или для ознакомления под расписку непосредственному исполнителю. Если поручение дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым, является главным по исполнению данного поручения.

Поручение должно быть исполнено в соответствии с содержанием резолюции председателя Счетной палаты (заместителя председателя) в установленный срок.

Срок исполнения поручений исчисляется в календарных днях начиная с даты подписания поручения (резолюции).

При необходимости продления срока исполнения поручения исполнитель обязан заблаговременно, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения, обратиться с соответствующей аргументированной просьбой к председателю Счетной палаты (заместителю председателя). Решение о снятии поручения с контроля или продлении срока его исполнения принимается председателем Счетной палаты (заместителем председателя), давшим указанное поручение.

5. После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на самом документе (на первом листе) или на отдельном листе в форме справки результаты выполнения поручения. Например: "Исполнено", "Направлен ответ исх. N и дата", "Учтено", "Дан устный ответ", "Вопрос обсужден". Исполненный документ передается специалисту по делопроизводству для помещения в дело в соответствии с номенклатурой дел Счетной палаты.

6. При ознакомлении с документами сотрудники проставляют свою подпись и дату ознакомления в нижней части оборотной стороны последнего листа документа либо на специальном листе ознакомления.

7. Исходящими документами Счетной палаты являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

Подготовка исходящих документов осуществляется сотрудниками Счетной палаты в соответствии с их компетенцией в следующем порядке:

1) документы оформляются на бланке Счетной палаты установленной формы;

2) в документах-ответах указываются номер и дата документа, на который подготовлен ответ;

3) на последнем листе исходящего документа (в левом нижнем углу) указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона;

4) документы, представляемые на подпись председателю Счетной палаты (заместителю председателя), должны быть завизированы исполнителем (исполнителями), ответственным за подготовку и исполнение документа, непосредственным его руководителем (начальником отдела, аудитором). Визы проставляются на втором экземпляре документа в нижней части лицевой стороны последнего листа, на документе также указывается дата его подписания ответственным исполнителем;

5) если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них проставляется после текста документа;

6) на документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия) лица, утвердившего документ, даты утверждения документа;

7) на документах, подлежащих согласованию, гриф согласования располагается после реквизита "подпись" или на отдельном листе.

Исходящие служебные документы направляются только за подписью председателя Счетной палаты (заместителя председателя) в соответствии с их компетенцией.

Неправильно оформленные документы не рассматриваются и возвращаются исполнителям для исправления.

8. После подписания документа председателем Счетной палаты (заместителем председателя) специалист по делопроизводству присваивает документу исходящий номер по журналу регистрации исходящих документов Счетной палаты и в срок до 16.00 часов передает его в отдел служебной корреспонденции и делопроизводства Управления делами Думы.

Исходящие документы отправляются с подлинной подписью. Второй экземпляр зарегистрированного и переданного на отправку документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Счетной палаты.

9. Подготовленная информация об исполнении документа, находящегося на контроле в Управлении делами Думы (проект ответа или другие документы, завизированные председателем Счетной палаты), специалистом по делопроизводству передается в Управление делами Думы для снятия исполненного документа с контроля.

10. Контроль за исполнением документов, направленных в организации, должностным лицам, гражданам и требующих ответа, а также поручений, содержащихся в резолюциях председателя Счетной палаты (заместителя председателя), ведется специалистом по делопроизводству.

Специалист по делопроизводству не реже одного раза в месяц представляет председателю Счетной палаты (заместителю председателя) обобщенную информацию об исполнении в установленные сроки отправленных служебных документов и о выполнении поручений.

11. В целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов ежегодно составляется номенклатура дел Счетной палаты, входящая в номенклатуру дел Думы.

12. Порядок работы сотрудников Счетной палаты со служебными документами в пределах их компетенции дополнительно регламентируется Инструкцией по работе с документами Думы.