Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Раздел II. Прием и регистрация письменных обращений граждан
2.1. Регистрация обращений граждан осуществляется в отделе по работе с обращениями граждан Организационно-контрольного управления Администрации Губернатора автономного округа (далее - Отдел по работе с обращениями граждан) в течение трех дней с момента их поступления.
2.2. Письменные обращения могут быть доставлены лично, через представителей, почтовым отправлением, по факсимильной связи на официальные номера для приема письменных обращений в отделе по работе с обращениями граждан, в электронном виде по электронной почте и на официальный веб-сайт органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры по адресам, указанным в приложении 1 к настоящему Регламенту.
2.3. Поступившие в Управление делопроизводства письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан, за исключением документов и материалов граждан (исковые заявления, заявления, жалобы, отзывы), направленных в порядке судебного разбирательства.
2.4. Письменные обращения, поступившие непосредственно от граждан, принимаются в Отделе по работе с обращениями граждан или должностными лицами, ответственными за прием обращений, в том числе при осуществлении личного приема гражданина. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается уведомление о получении письменного обращения. Примерная форма уведомления о получении письменного обращения приводится в приложении 2 к настоящему Регламенту.
2.5. Регистрация письменных обращений производится путем присвоения порядкового номера каждому поступившему документу. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу письменного обращения проставляется регистрационный штамп. В случае если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
2.6. Письменное обращение, подписанное двумя и более гражданами, считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов. Общее число граждан, подписавших обращение, указывается в аннотации обращения.
2.7. Если к письменному обращению прилагаются подлинные документы, удостоверяющие личность (паспорт, свидетельство, удостоверения и другие документы), с них снимаются копии, оригиналы возвращаются непосредственно гражданину или отправляются заказным письмом по указанному в обращении адресу.
Если гражданин к обращению приложил конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты, то конверты используются для отправления ответа гражданину. Неиспользованные чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются гражданину.
2.8. Сотрудник отдела по работе с обращениями граждан прочитывает обращение, проверяет правильность адресования корреспонденции, выявляет поставленные в обращении вопросы, определяет тематику и тип вопросов, проверяет историю обращения гражданина на повторность, при необходимости сопоставляет с находящейся в архиве перепиской, заносит информацию об обращении в электронную базу данных обращений с присвоением регистрационного номера, при этом в специализированной системе учета и контроля заполняется рубрикатор и вводится аннотация обращения. Аннотация должна быть четкой, краткой и отражать содержание вопросов, поставленных в обращении.
2.9. Если обращение поступило повторно, к поступившему обращению приобщаются копии материалов по предыдущему обращению.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если ранее обращение было рассмотрено и гражданину направлен ответ.
2.10. При поступлении дубликата обращения делается отметка о его поступлении. Дубликаты приобщаются к предыдущему обращению с уведомлением автора о результатах их разрешений. Если дубликат поступил после рассмотрения основного обращения, то не позднее 10-дневного срока с момента поступления Отдел по работе с обращениями граждан направляет копию ответа с сопроводительным письмом, в котором указывается дата и исходящий номер ранее направленного ответа.
2.11. Сотрудник отдела по работе с обращениями граждан осуществляет ввод необходимых примечаний в специализированную систему учета и контроля обращений, определяет должностных лиц, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, составляет карточку обращения.
2.12. На карточках обращений с поручениями о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп "Контроль". На карточках обращений с поручениями, поступившими из федеральных органов государственной власти (при принятии соответствующего решения), проставляется штамп "Особый контроль".
В случае если в поручении указан сокращенный срок рассмотрения обращения, на карточках обращений проставляется штамп "Контроль - срок _______" с указанием срока исполнения (рассмотрения). Образцы штампов приводятся в приложении 3 к настоящему Регламенту.
2.13. Обращения граждан, ошибочно поступившие, направляются отделом по работе с обращениями граждан по указанному в обращении адресу с сопроводительным письмом, с последующим информированием гражданина.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.