Раздел 3. Порядок учета, прохождения, составления и оформления документов в подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органах государственной власти автономного округа

Раздел 3. Порядок учета, прохождения, составления и оформления
документов в подразделениях Администрации Губернатора автономного округа,
исполнительных органах государственной власти автономного округа

3.1. Документы, поступившие непосредственно в подразделение Администрации Губернатора автономного округа, исполнительный орган государственной власти автономного округа, учитываются в электронной базе данных.

Подразделение или исполнительный орган государственной власти автономного округа самостоятельно ведет их прием и учет. Данные документы регистрируются в порядке, установленном в разделе 2 настоящей Инструкции. Срочная корреспонденция обрабатывается в первую очередь.

Незарегистрированные служебные документы, полученные работниками подразделений, подлежат обязательной регистрации.

В подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органах государственной власти автономного округа ведется учет поступивших экземпляров законодательных актов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов и иных актов Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа. Учет указанных документов ведется в электронной базе данных, в журналах или учетных карточках, или в иных накопителях хронологической подшивки.

3.2. Зарегистрированные документы передаются руководству подразделения и согласно резолюциям направляются на исполнение работникам подразделения. Фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в электронную и учетную карточки.

3.3. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения Администрации Губернатора автономного округа или исполнительного органа государственной власти автономного округа в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями подразделений с соответствующим оформлением переадресования.

На оборотной стороне последнего листа документа указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения, которому передается документ, а также дата и время переадресования.

3.4. При составлении и оформлении документов работники подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа руководствуются следующими основными требованиями:

документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ. При переписке между подразделениями Администрации Губернатора автономного округа бланк может не использоваться;

цветные гербовые бланки подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров. Учет цветных гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале);

для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут применяться бланки с трафаретными частями текста;

к документам объемом более одной страницы составляются заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание. В необходимых случаях это же правило применяется к документам до одной страницы.

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Управлением делопроизводства отправляемому документу присваивается исходящий номер, состоящий:

из первых букв имени и фамилии руководителя, подписавшего документ;

его должности;

порядкового номера (например: АФ-Г-300).

Документу, отправляемому исполнительными органами государственной власти автономного округа, присваивается только исходящий номер и указывается дата.

В левом нижнем углу последнего листа исходящего документа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указателями рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой;

в документах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ;

служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. При подписании документов указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке) и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ;

подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности подписывающего) не разрешается. На некоторых справках и информациях вместо подписи может указываться название соответствующего подразделения, комиссии, отдела с обязательной визой должностного лица;

представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа, на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, на копии отправляемого документа;

на документе указывается дата его подписания, утверждения или составления. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять: 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, оформлении учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и в иных случаях. Словесно-цифровой способ применяется при датировании нормативных и распорядительных актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица, например:

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Главному редактору

Издательского дома

"Медиадом"

Н.В.Семиной

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то следует указывать обобщенно, например:

Главам муниципальных образований

городских округов и муниципальных

районов Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры

При направлении документа в подразделение Администрации Губернатора автономного округа, исполнительный орган государственной власти автономного округа или организацию их наименования пишут в именительном падеже, например:

Департамент образования и науки

Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

Адрес печатается в правом верхнем углу документа, с выравниванием по правому краю листа.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления физическому лицу (инициалы в этом случае пишутся после фамилии), например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д.5,кв.12,

г. Липки, Киреевский район,

Тульская область, 301264

Документ, как правило, не должен содержать более четырех адресатов. В случае направления документа большому числу адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается список рассылки.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме:

Приложение: на 5 л., в 2 экз.(при этом на первом листе прилагаемого текста указывается, "приложение к N____от____2006 г.).

Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, числа листов и числа экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются. На приложении к нормативному, распорядительному документу (постановления, распоряжения, приказы, инструкции, положения, решения) в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Копии отправляемых документов заверяют работники, ответственные за ведение делопроизводства, проставлением надписи "Верно", должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилию), даты заверения. Копии (размноженные экземпляры) подписанных нормативных, распорядительных документов удостоверяются проставлением круглой печати.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает: слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

решением ведомственной

комиссии от 05.04.2005

протокол 1

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования), например:

     СОГЛАСОВАНО

     Заместитель Председателя Правительства

     Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

     Личная подпись                      А.П. Иванов

     Дата

Если согласование осуществляют протоколом, письмом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

     СОГЛАСОВАНО

     Протокол заседания Правления

     Российской государственной

     страховой компании "Росгосстрах"

     от  05.06.2005  N 10

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

     Начальник юридического управления

     Личная подпись                     И.И. Петров

     Дата

При наличии замечаний (предложений, заключений) к документу визу оформляют следующим образом:

     Замечания (предложения, заключения) прилагаются  на 2 л.

     Начальник юридического управления

     Личная подпись                      И.И.Петров

     Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

3.5.Зарегистрированные в подразделении Администрации Губернатора автономного округа исходящие документы передаются для отправки адресатам в Управление делопроизводства. Исполнительные органы государственной власти и подразделения могут вести самостоятельное делопроизводство по своей переписке и статусу исходя из требований настоящей Инструкции.

Служебная корреспонденция подразделений Администрации Губернатора автономного округа, направляемая по всем видам связи в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Государственную Думу и (или) Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, органы законодательной (представительной) власти и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, подписывается Губернатором, Председателем Правительства автономного округа или лицом, его замещающим, или лицом согласно распределению обязанностей, или по поручению данных лиц соответствующим работником (руководителем) и отправляется только Управлением делопроизводства.

Документы с пометкой "Лично" пересылаются адресатам в законвертованном виде.

3.6. Состояние работы с документами в подразделении (на подготовке, на докладе, на контроле, закончено, доложено, списано в дело) фиксируется ответственным за ведение делопроизводства на машинных носителях и в учетных карточках. Учетные карточки хранятся отдельно от документов в течение двух лет, после чего уничтожаются.

3.7. Ответственный за ведение делопроизводства в подразделении Администрации Губернатора автономного округа не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с данными, занесенными в электронную базу подразделения и учетные карточки; составляет отчет и докладывает руководителю подразделения о прохождении и исполнении документов.