Раздел 13. Особенности работы с документами с пометкой "Для служебного пользования"

Раздел 13. Особенности работы с документами с пометкой
"Для служебного пользования"

13.1. Положения настоящей Инструкции распространяются на работу с документами с пометкой "Для служебного пользования". К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью*.

13.2. Пометка "Для служебного пользования" ставится на отдельных документах нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, а также требующие ограничения знакомящихся с ними лиц.

13.3. Документы (издания) с пометкой "Для служебного пользования" учитываются в отдельных журналах или карточках отдельно от несекретной документации.

При незначительном объеме документов с пометкой "Для служебного пользования" разрешается вести их учет в одних журналах с несекретной документацией, выделяя для учета отдельные листы. Нумерация документов "Для служебного пользования" отдельная, с добавлением к регистрационному номеру отметки ДСП.

13.4. Ознакомление исполнителей с поступившими в структурное подразделение документами "Для служебного пользования" осуществляет ответственный за учет и хранение таких документов сотрудник, с письменного разрешения руководителя.

13.5. Необходимость пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, который несет персональную ответственность за завышение или занижение грифа.

13.6. Печатание документов с пометкой "Для служебного пользования" производится специально назначенным сотрудником, отвечающим за учет и хранение документов с пометкой "Для служебного пользования", на компьютере, аттестованном согласно требованиям по безопасности информации.

13.7. Перенос информации с пометкой "Для служебного пользования" должен осуществляться только на учтенных магнитных или оптических носителях.

Носители информации с пометкой "Для служебного пользования" (винчестеры, дискеты, компакт - диск) учитываются в специальных журналах.

На сам носитель наносятся его учетный номер и пометка "ДСП". Хранятся такие носители отдельно от других, в местах, обеспечивающих их сохранность и защиту от несанкционированного доступа к ним.

13.8. Уничтожение магнитных оптических носителей информации производится механическим путем (разбивание или разрезание на части размером не более 1x1 см). Уничтожение производится по акту с отметкой об уничтожении в книгах учета. Использование носителей в несекретном делопроизводстве после стирания информации с пометкой "Для служебного пользования" запрещено.

13.9. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного документа к ним.

13.10. На последней странице документа с пометкой "Для служебного пользования" в левом нижнем углу (а если не позволяет место, то на оборотной стороне ) делается отметка о том:

сколько исполнено экземпляров;

краткий перечень рассылки;

кто исполнитель;

кто печатал;

дата.

Например:

Исполнено 23 экз.

1 экз. - в дело

2 - 23 экз. - в администрации муниципальных образований

Исполнил: А.В. Семенов

Отпечатал: А.И. Иванова

27.06.2006

или

Исполнено 12 экз.

1 экз. - в дело

2 - 12 экз. - согласно рассылке

Исполнил: А.В. Семенов

Отпечатал: А.И. Иванова

27.06.2006

13.11. Снятие копий и изготовление выписок с документов с пометкой "Для служебного пользования" производятся с письменного разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ, или руководителя структурного подразделения в адрес которого поступил документ или отписан руководителем исполнительного органа государственной власти, ведущего собственное делопроизводство. В этом случае на свободном месте титульного или последнего листа, а при отсутствии свободного места на обратной стороне последнего листа, ставится виза руководителя с указанием лицу, ответственному за учет и хранение документов с пометкой "Для служебного пользования", о том, сколько снять копий или сделать выписок, и каких пунктов документа, и куда отправить.

Исполнитель учитывает копии или выписки за новыми учетными номерами и делает отметку в документе, с которого снимал копии или делал выписки, о том, сколько снято копий (сделано выписок из каких пунктов документа), за какими номерами они учтены и дату.

Например:

Ивановой Л.И.

1. Сделать одну копию и направить в Комитет по финансам администрации Белоярского района.

2. Сделать выписку с пунктов 1-4,7 и выслать в Департамент транспорта и связи автономного округа.

3. Подпись (расшифровка подписи) руководителя и дата.

_____________________________

Сняты 2 копии. Учтены за N 17/4 дсп

Сделана одна выписка с пунктов 1-4,7 учтена за N 17/5 дсп.

Подпись (расшифровка подписи) исполнителя и дата

13.12. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется Управлением делопроизводства. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляет номер направляемого экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

13.13. Документы с пометкой "Для служебного пользования" после исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".. .

13.14. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти по акту.

____________________________________________________________________ ___

* - отнесение информации к конфиденциальной, служебной информации ограниченного распространения несекретных сведений регулируется нормами Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации", Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера", постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.94 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти", законодательством автономного округа в данной сфере.