Раздел 12. Машинописные и копировально-множительные работы. Звукозапись мероприятий

Раздел 12. Машинописные и копировально-множительные работы.
Звукозапись мероприятий

12.1. Машинописные работы:

12.1.1. Печатание документов в Администрации Губернатора, Правительстве автономного округа производится в соответствующем подразделении Управления делопроизводства.

Отдельные машинописные работы должны выполняться непосредственно в подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органах государственной власти с соблюдением установленных правил печатания.

12.1.2. Для печатания принимаются только служебные материалы.

Печатание на бланках распоряжений, постановлений Губернатора, Правительства автономного округа, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа и писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа осуществляется только в Управлении делопроизводства.

Печатание под диктовку не допускается.

Расшифровка и печатание служебных документов и материалов с магнитных носителей осуществляется в Управлении делопроизводства.

12.1.3. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется Управлением делопроизводства по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

Документы, сданные в работу после 16 часов 30 минут, печатаются, как правило, на следующий день.

12.1.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

В случае, если документ первоначально готовился в подразделении Администрации Губернатора автономного округа или исполнительных органах государственной власти автономного округа с использованием компьютерной техники или если его объем превышает 2 машинописных листа, исполнитель, как правило, представляет электронную копию в формате текстового редактора Win Word на дискете 3,5 дюйма.

При передаче исполнителем материала, записанного на дискете, она проверяется на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаружения работа с дискетой прекращается, и дискета с материалом возвращается исполнителю.

12.1.5. Сданные материалы учитываются в журнале учета машинописных работ, в котором отмечаются фамилия исполнителя, название документа, объем отпечатанного материала, вид и номер бланка (для постановлений и распоряжений), кто печатал.

12.1.6. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров, на лицевой их стороне красками насыщенного цвета. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.

Для обеспечения идентичности текстов электронных версий текстам подлинников документов, указанных в настоящем пункте, исполнитель должен вносить в них возможные правки только в машинописной и множительной службе Управления делопроизводства.

Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило, через полтора или два межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

Документы, представляемые на подпись Губернатору автономного округа для направления их в вышестоящие органы, печатаются, как правило, через два интервала.

Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами посередине верхнего поля документа.

12.1.7. На последнем листе отпечатанного документа внизу слева проставляются инициалы машинистки (колонтитул), дата, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

На лицевой стороне последнего листа документа проставляется наименование файла.

В подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органах государственной власти черновики и испорченные экземпляры напечатанного документа уничтожаются в машинах для уничтожения деловых бумаг (шредерах).

12.2. Копировально-множительные работы:

12.2.1. Выполнение копировально-множительных работ (тиражирование, ксерокопирование документов) в Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа осуществляется Управлением делопроизводства или Информационно-издательским центром по заказам Управления делопроизводства, оформленным на бланках установленной формы (приложения 10, 11), а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях. На тиражирование сдаются только служебные документы и материалы.

Копирование служебных материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются служебные материалы и документы к заседаниям Правительства, Президиума Правительства автономного округа.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования материалов и документов определяется соответствующей отметкой на бланке заказа руководителями подразделений или Управления делопроизводства.

Не допускается необоснованное тиражирование документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

12.2.2. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры-подлинники) передаются на тиражирование в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

Тиражирование бланков Администрации Губернатора, Правительства автономного округа, заместителей Председателя Правительства подразделениями Администрации Губернатора автономного округа, исполнительными органами государственной власти не допускается.

В Управлении делопроизводства ведется учет произведенных работ по тиражированию документов и материалов (приложение 12).

12.2.3. Сотрудники Управления делопроизводства, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе.

Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под расписку.

12.3. Звукозапись мероприятий:

12.3.1. Звукозапись мероприятий, проводимых Губернатором, Правительством автономного округа, осуществляется Управлением делопроизводства, Управлением делами Губернатора автономного округа.

Звукозапись мероприятий, проводимых Губернатором, Правительством автономного округа, как правило, производится на магнитных носителях.

Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведутся как непосредственно в процессе проведения мероприятий, так и после их завершения в согласованные с организаторами сроки.

Учет, научно-техническую обработку и хранение фонодокументов обеспечивает Управление делопроизводства.

В течение года архивные звукозаписи хранятся в Управлении делопроизводства в опечатываемых помещениях в специальных опечатываемых металлических шкафах.

При проведении закрытых мероприятий принимаются меры по защите информации.

Звукозаписи закрытых мероприятий после окончания записи передаются на хранение в Управление специальных мероприятий Администрации Губернатора автономного округа.

12.3.2. Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается в соответствии с требованиями настоящей Инструкции к выполнению машинописных работ.

На лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра стенограммы пишется слово "диктозапись", указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку диктофонной записи, проставляется дата.

12.3.3. Диктофонные записи мероприятий, используемые при расшифровке и подготовке стенограмм, размагничиваются сразу после подготовки стенограммы.