Раздел 9. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов

Раздел 9. Оформление писем и телеграмм, отправка
исходящих документов

9.1. Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются по установленной форме (приложение 9).

9.2. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк, вскл), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

9.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организации или учреждения (кроме писем, адресованных правительственным учреждениям, исполнительным, законодательным (представительным) органам, субъектам Российской Федерации), а при ответе на поступивший документ - также его номер и дату. На лицевой стороне последнего листа проставляются фамилия исполнителя, номер его служебного телефона, индекс машинистки и дата печатания. Копии письма и подлинник телеграммы визируются исполнителем и руководителем подразделения Администрации Губернатора автономного округа или исполнительного органа государственной власти автономного округа на лицевой стороне последнего листа в нижней его части. Подлинник телеграммы Губернатора автономного округа визируется Губернатором автономного округа.

При направлении письма или телеграммы в четыре и более адреса прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

9.4. Подписанные письмо и телеграмма вместе с завизированными копиями и двумя экземплярами указателя рассылки передаются для регистрации и отправки в Управление делопроизводства, где им присваивается исходящий номер.

Телеграммы за подписью Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, направляемые Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, отправляются, как правило, по каналам специальной связи.

9.5. Законвертованная в Управлении делопроизводства исходящая корреспонденция вписывается в реестр и в зависимости от срочности доставки, определяемой соответствующим руководителем, отправляется адресатам почтой или фельдсвязью.

Экземпляр документа (письма, телеграммы) и указателя рассылки, на котором проставлен штамп, удостоверяющий отправку, остается в Управлении делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

9.6. Порядок ведения шифрованной переписки в Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа обеспечивается отделом специальной документальной связи.