Раздел 14. Организация документов в делопроизводстве

Раздел 14. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в государственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел (приложение 23).

14.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел:

14.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Администрации Губернатора, Правительстве автономного округа, исполнительных органах государственной власти автономного округа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

14.1.2. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, а также для учета дел временного хранения (свыше 10 лет).

Графы номенклатуры дел Администрации Губернатора автономного округа (исполнительного органа государственной власти автономного округа) заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс состоит из номера подразделения Администрации Губернатора автономного округа или исполнительного органа государственной власти автономного округа и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре внутри раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Группа цифр индекса отделяется одна от другой с помощью тире.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие распорядительную документацию, далее - плановую, затем - отчетную, потом следует вся остальная документация по степени важности, в конце располагаются дела переписки, книг, журналов учета и регистрации.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованной с экспертно-проверочной методической комиссией Управления по делам архивов автономного округа, срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов).

14.1.3. Номенклатура дел подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа разрабатывается в последнем квартале предшествующего года лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении или исполнительном органе государственной власти. Разработанная номенклатура дел согласовывается с ведомственным архивом Управления делопроизводства Администрации Губернатора, с экспертно-проверочной методической комиссией Управления по делам архивов автономного округа и подписывается руководителем подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа (приложение 13).

14.1.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом, положениями об организации и о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами, номенклатурами дел за предшествующие годы, необходимо изучить документы, образующиеся в деятельности Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа, их виды, состав и содержание.

14.1.5. Сводная номенклатура дел Администрации Губернатора, Правительства автономного округа составляется Управлением делопроизводства на основании номенклатур дел подразделений Администрации Губернатора автономного округа, согласованных с ЭПМК (экспертно-проверочной методической комиссией) Управления по делам архивов автономного округа, подписывается начальником Управления делопроизводства и утверждается заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа (приложение 14).

Сводная номенклатура дел Администрации Губернатора автономного округа, номенклатуры дел исполнительных органов государственной власти автономного округа представляются 1 раз в 5 лет на согласование в ЭПМК Управления по делам архивов автономного округа, а также после каждого изменения структуры или функций исполнительного органа государственной власти автономного округа.

После утверждения номенклатуры дел Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительные органы государственной власти автономного округа получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и (или) дополнения.

14.1.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае изменения структуры Администрации Губернатора, Правительства автономного округа в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.

14.2. Формирование дел в подразделениях Администрации Губернатора, Правительстве автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа; оформление дел, законченных делопроизводством:

14.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

14.2.2. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем работнику подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа, ответственного за ведение делопроизводства, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и сформированы исполнителем в дело с отметкой о решении вопроса, указанием срока хранения и даты списания. Отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа (которым решен вопрос) на свободном от текста месте. При необходимости отметка о решении вопроса может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. Не допускается проставление отметки о списании в дело на оформленной резолюции.

Срок хранения документов определяется исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

14.2.3. Исполненные документы формируются в отдельные дела, комплексные дела и дела переписки.

14.2.4. Отдельные дела заводятся на постановления и распоряжения Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и относятся к тому календарному году, в котором они приняты. При отсутствии документов, послуживших основанием для принятия указанных решений, отдельные дела не заводятся.

Комплексные дела заводятся на решения Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа по однородным вопросам, имеющим небольшое количество материалов. Заголовок комплексных дел дается обобщенной формулировкой. Пункты в комплексном деле располагаются в порядке хронологии принятия решений и разделяются листами-разделителями одного цвета.

Дела переписки заводятся по вопросам, решенным оформленными резолюциями Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, заместителей Председателя Правительства, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа, по рассмотренным документам и их письмам, а также по вопросам, рассмотренным в оперативном порядке.

Документы подшиваются в дела переписки того календарного года, в котором решен вопрос.

14.2.5. В отдельные и комплексные дела формируются документы с постоянными сроками хранения.

Дела переписки заводятся отдельно для документов с постоянным сроком хранения и отдельно для документов с временным сроком хранения.

14.3. Систематизация документов внутри дела:

14.3.1. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документов. Приложения, объем которых превышает 250 листов, формируются в отдельные тома.

Документы в деле постоянного срока хранения располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов и корреспондентов.

14.3.2. В комплексном деле разделы располагаются в хронологическом порядке сверху вниз по мере принятия актов. В комплексном деле по однородным вопросам лист-разделитель подшивается в начало каждого раздела. В комплексном деле по одному вопросу лист-разделитель подшивается перед экземпляром акта Губернатора, Правительства автономного округа. На листе-разделителе проставляются номера актов Губернатора, Правительства автономного округа.

В делах переписки разделы располагаются сверху вниз, между ними помещаются листы-разделители одного цвета со сплошной нумерацией разделов одного года.

При формировании дел, состоящих из нескольких томов, в конце каждого тома на листе-разделителе делается запись "Продолжение дела (пункта) см. том ..."

14.3.3. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в один раздел дела переписки. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

14.3.4. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

14.3.5. В случаях изъятия документов из архива органами правопорядка (в соответствии с законодательством Российской Федерации) на месте изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указывается номер, дата и название документа-основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все следующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются во внутренней описи в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты.

14.3.6. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки, и вопросы по ним решены одним актом Губернатора, Правительства автономного округа, то они группируются сначала по корреспондентам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке.

14.3.7. В случае выхода постановлений, распоряжений Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа во исполнение, изменение, дополнение, принятых в предшествующие годы, они формируются в дело текущего года. При этом делаются взаимные ссылки в делах.

14.3.8. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению постановлений, распоряжений, поручений Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, находящиеся на контроле в подразделении Администрации Губернатора автономного округа, подшиваются в завед.е.нное на эти документы дело. Если на эти документы дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Информация (справка, записка) о снятии с контроля постановления, распоряжения Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа подшивается в дело, заведенное на данное постановление, распоряжение. При включении в информацию (справку, записку) о снятии с контроля нескольких постановлений, распоряжений Губернатора автономного округа, Правительства следует сделать необходимое количество копий и подшить их в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

14.3.9. Если в переписке или материалах, послуживших основанием к выпуску постановления, распоряжения Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа встречаются секретные документы, то весь комплекс документов по данному вопросу передается в Управление специальных мероприятий Администрации Губернатора автономного округа для формирования секретного дела.

14.3.10. Включение в дело документов по решениям, принятым в разные годы, черновиков, вариантов и копий, а также документов, подлежащих возврату, не допускается.

14.3.11. В делах переписки постоянного срока хранения составляется внутренняя опись установленной формы (приложение 15). К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

14.4. Оформление обложки:

14.4.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет хранения) и по личному составу составляются и оформляются по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. (приложение 16).

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.

14.4.2. Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не рекомендуется использовать в заголовке дела вводные слова и сложные синтаксические обороты. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований организаций, структурных подразделений и т.д.

При написании заголовков дел переписки за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

14.4.3. На обложке каждого дела проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

При обозначении крайних дат не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и дела в архив.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.

Обложка дела заполняется черными чернилами (пастой). Наименование подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти, год, номер дела проставляются на обложке штампом.

14.5. Нумерация листов:

14.5.1. Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив. Документы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами (пастой) не допускается.

Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

14.5.2. В конце каждого дела помещается лист-заверитель на отдельном листе (приложение 17). В книгах заверительная запись делается на оборотной стороне последнего чистого листа.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку или чистый оборот листа последнего документа.

14.5.3. В каждое дело подшивается не более 250 листов.

14.6. Передача дел в архив:

14.6.1. Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в подразделении Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа. Затем дела постоянного и пятилетнего срока хранения сдаются в архив по графику, составленному архивом и утвержденному заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа в Администрации Губернатора автономного округа, руководителем - в исполнительном органе государственной власти автономного округа.

В случае ликвидации или реорганизации подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа работник, ответственный за ведение делопроизводства, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения, исполнительного органа государственной власти формирует все имеющиеся документы в деле и передает их в архив независимо от сроков хранения.

14.6.2. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в ведомственный архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения производится по акту установленной формы (приложение 18), который утверждается руководителем подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа.

14.6.3. На делах постоянного и долговременного сроков хранения, прошедших научно-техническую обработку и подготовленных для передачи в ведомственный архив, на последнем листе внутренней описи, а при ее отсутствии - на первом листе документа дела, в правом нижнем углу документа, проставляется штамп "в архив", который заверяется подписью руководителя подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа.

В комплексном деле каждое решение Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа формируется для сдачи в архив самостоятельно. Если дело состоит из нескольких томов, то в архив подлежит передаче каждый том.

В делах переписки временного срока хранения, подлежащих передаче в архив, отметка о списании делается на последнем листе сдаточной описи.

14.6.4. Прием дел в ведомственный архив из подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа производится начальником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения по описи установленной формы. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи начальника ведомственного архива и лица, передавшего дела. Первый экземпляр описи остается в архиве, второй хранится в подразделении Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа.

В начало описи постоянного срока хранения (приложение 19) вносятся дела переписки, а затем отдельные и комплексные дела согласно порядковой записи в реестре. Если дела имеют одинаковое наименование, то в описи вместо повторения заголовка пишется "то же", при этом все остальные реквизиты дела указываются полностью. Приложение к делу вносится в опись под собственным наименованием.

Дела, оставленные на контроле в подразделении Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа, включаются в опись года. В графе "Примечание" карандашом делается запись "н/к" (на контроле). Описи подписывает работник, ответственный за ведение делопроизводства, с указанием года, месяца и числа их составления.

На дела временного срока хранения, подлежащие сдаче в архив, составляется отдельная опись (приложение 20).

14.7. Экспертиза научно-практической ценности документов Администрации Губернатора, Правительства автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа и создание Экспертной комиссии:

14.7.1. Для рассмотрения номенклатур дел, описей дел постоянного срока хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих научной ценности и практического значения, из числа наиболее квалифицированных сотрудников подразделений создается Центральная экспертная комиссии Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа (ЦЭК), состав которой утверждается распоряжением Губернатора автономного округа. В исполнительных органах государственной власти автономного округа приказом создаются свои самостоятельные экспертные комиссии (ЭК).

14.7.2. В состав ЦЭК Администрации Губернатора, Правительства автономного округа входят по должности начальник Управления делопроизводства (председатель комиссии), заведующий архивом (заместитель председателя комиссии), секретарь ЦЭК (ЭК) и члены комиссии.

14.7.3. ЦЭК (ЭК) осуществляет следующие функции:

дает заключение о характере документов для определения сроков хранения;

рассматривает годовые разделы описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, описи дел по личному составу;

выносит решения о предоставлении описей дел постоянного хранения на утверждение экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) соответствующего архивного учреждения;

выносит решение о представлении описи дел по личному составу на согласование с экспертно-проверочной методической комиссией соответствующего архивного учреждения;

рассматривает акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и акты о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

рассматривает проекты номенклатуры дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел;

принимает участие в подготовке к рассмотрению проектов методических пособий по делопроизводству и работе архива.

14.7.4. Заседания Центральной экспертной комиссии, экспертных комиссий исполнительных органов государственной власти автономного округа проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

14.7.5. Заседания комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии и утверждается заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа, руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа. Решение экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов разрешаются заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа, руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа, в необходимых случаях выносятся на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии соответствующего архивного учреждения.

14.7.6. Ведение делопроизводства ЦЭК (ЭК) возлагается на секретаря ЦЭК (ЭК).

14.8. Подготовка и оформление дел для передачи на государственное хранение, отбор документов к уничтожению:

14.8.1. До передачи в государственный архив все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил по работе ведомственных архивов и Единой государственной системы документационного обеспечения управления.

14.8.2. Ответственное лицо за архив обязано тщательно пересмотреть дела постоянного срока хранения. На обложке дела должны быть: заголовок дела, его индекс в точном соответствии с наименованием и индексом, указанным в сводной номенклатуре дел, на которые составляется единая опись.

14.8.3. Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Дела в опись вносятся в порядке расположения их в сводной номенклатуре дел. Годовые разделы описи N 1 рассматриваются Центральной экспертной комиссией Администрации Губернатора, Правительства автономного округа, после согласования передаются на рассмотрение ЭПМК Управления по делам архивов автономного округа вместе с протоколами ЦЭК Администрации Губернатора, Правительства автономного округа.

В отдельную опись N 2 вносят дела по личному составу, которые аналогично рассматриваются и согласуются с ЭПМК соответствующего архивного органа.

К первому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавления, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; делается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

14.8.4. После утверждения годовых разделов описи на дела постоянного хранения и согласования описи дел по личному составу, ЦЭК Администрации Губернатора, Правительства автономного округа решает вопрос об уничтожении документов за этот период.

14.8.5. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без просмотра самих документов. Акты на выделенные к уничтожению дела рассматриваются экспертной комиссией. При составлении акта на уничтожение должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам;

если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения;

заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком, с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

14.8.6. Архивный отдел Управления по делам архивов автономного округа проверяет правильность отбора документов на государственное хранение и при необходимости имеет право потребовать включить в опись дел постоянного срока хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

14.8.7. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению уничтожаются путем измельчения в специальных бумагоуничтожающих машинах (шредерах) или путем сжигания. В акте делается запись, каким путем уничтожены документы.

14.9. Порядок передачи документов на государственное хранение:

14.9.1. Передача документов постоянного хранения в государственный архив проводится по описям ежегодно в соответствии с утвержденными графиками. Особо ценные документы передаются по отдельным описям.

Прием дел (документов) на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, который оформляется в двух экземплярах.

Перед передачей документов на государственное хранение представитель государственного архива проводит в организации проверку физического и санитарного состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа.

Если при передаче документов обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке председателя Центральной экспертной комиссии Администрации Губернатора автономного округа, экспертной комиссии исполнительных органов государственной власти автономного округа.

14.9.2. При первой передаче документов в государственный архив представляется историческая справка об организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происходящих изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности и составе переданных на государственное хранение документов.

14.10. Использование документов архива:

14.10.1. Дела и копии документов, хранящихся в Ведомственном архиве Управления делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа, предоставляются сотрудникам Администрации Губернатора для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного месяца) вне архива.

Работники Администрации Губернатора, Правительства автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.

При увольнении работник Администрации Губернатора, Правительства автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.

14.10.2. Подлинники актов Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и указателей рассылки не выдаются.

14.10.3. Порядок работы с хранящимися в архиве секретными документами определяется отдельной инструкцией.

14.11. Передача документов и дел при увольнении или переводе работника на другую работу:

14.11.1. При увольнении или переводе на другую работу руководитель подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа, специалист передает дела и документы работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей.

14.11.2. Заведующий делопроизводством (работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа) при увольнении или переводе на другую работу сдает по акту все имеющиеся у него дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному работнику.