Приложение 23 к Инструкции. Определения терминов, применяемых в Инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) (соотнесены со стандартизированными терминами согласно ГОСТ Р51141-98)

Приложение 23

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Определения терминов, применяемых в Инструкции по документационному
обеспечению (делопроизводству) (соотнесены со стандартизированными терминами согласно

ГОСТ Р51141-98)

Электронная регистрационная карточка	аналог бумажной регистрационной учетной карточки, создаваемый на документ, регистрируемый в электронной базе данных
Акт	обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке, к которым относятся акты органов государственной власти и управления: законы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры - законодательные акты; постановления, распоряжения Губернатора автономного округа - акты Губернатора автономного округа; постановления, распоряжения Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры - акты Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры; документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (например: акты уничтожения документов (дел), приема-передачи документов (дел), материальных ценностей и т.п.)
Бланк документа	стандартный лист бумаги, на часть которого нанесена постоянная информация (реквизиты), а для помещения переменной информации предназначена свободная часть листа или специально отведенное (указанное) на нем место
Дело	совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку
Документационное обеспечение (делопроизводство)	деятельность Администрации Губернатора, Правительства автономного округа по документированию и организации работы с документами в процессе осуществления своих функций
Доклад	документ, содержащий информацию о выполнении (исполнении) принятого решения (поручения) либо изложение определенных вопросов с выводами и предложениями
Документирование	создание документов
Заголовок документа	реквизит документа, кратко излагающий его содержание
Документооборот	движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки; характеризуется объемом, исчисляемым количеством входящих, исходящих и внутренних документов за определенный отрезок времени
Документ, документированная информация	зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, в том числе фото-, кино, видео- и аудиопленки, бумажные, машинные и другие носители информации
Внутренний документ	документ, подготовленный в Администрации Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа- Югры (структурными подразделениями Администрации), не выходящий за пределы Администрации Губернатора автономного округа (подразделения Администрации Губернатора автономного округа)
Входящий (поступивший) документ	зарегистрированный (учтенный) документ, поступивший в Администрацию Губернатора (подразделение Администрации)
Исходящий (отправляемый) документ	документ, отправляемый из Администрации Губернатора, Правительства (структурных подразделений Администрации Губернатора) за подписью должностного лица и имеющий реквизиты Администрации Губернатора автономного округа (ее подразделения)
Копия документа	экземпляр документа, в точности воспроизводящий подлинник документа, при необходимости заверенный в установленном порядке
Нормативные документы	правовые акты, решения и другие документы, в которых устанавливаются (содержатся) какие-либо нормы, правила, предписания, рассчитанные на постоянное или многократное действие
Организационно- распорядительные документы	документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности исполнительных органов государственной власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц (постановления Губернатора автономного округа, постановления и распоряжения Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, распоряжения заместителя Губернатора -руководителя Администрации Губернатора автономного округа, поручения, письма, протоколы и др.)
Служебный документ	документ с необходимыми реквизитами, созданный или полученный Администрацией Губернатора автономного округа (ее подразделением, работником), Правительством в связи с осуществлением служебных функций и полномочий
Подлинник документа	первый или единственный экземпляр документа
Заключение	документ, содержащий мнения, оценки, выводы подразделения, комиссии, должностного лица или специалиста по какому-либо вопросу (документу)
Инструкция	правовой акт, утверждаемый (издаваемый) в целях установления правил, регулирующих специальные стороны деятельности Администрации Губернатора (подразделений, работников Администрации), Правительства; инструктивный характер носят также такие акты как "Правила", "Рекомендации", "Методические указания" и другие документы
Номенклатура дел	систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения
Поручение	документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий или подтверждающий (согласующий) целесообразность предлагаемых мер, преимущественно оперативных вопросов
Регистрация документов	фиксация факта создания, принятия либо получения документов с присвоением им порядковых номеров и записью сведений о них; на входящих (поступивших) документах при регистрации проставляются регистрационные штампы
Резолюция	указание руководителя или иного должностного лица по организации исполнения документа или поручения
Реквизит документа	обязательный элемент оформления служебного документа
Служба делопроизводства	подразделение, часть подразделения, отдельные работники, на которых возложены обязанности по организации документационного обеспечения и ведению делопроизводства
Служебная информация	сведения служебного характера, содержащиеся в различных видах документов, а также получаемые в связи с выполнением служебных функций
Служебные письма	обобщенное наименование вида (видов, групп) документов различного содержания, служащих средством общения Администрации Губернатора (ее подразделений и должностных лиц), Правительства в процессе осуществления своих функций с учреждениями, организациями и частными лицами
Справка	документ, содержащий текстовую и/или табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, истории вопроса, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий (например, справка о состоянии подготовки документов, справка о документообороте, справка о проверке состояния работы с документами и т.д.)
Учет документов	фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов
Ханты-Мансийский автономный округ - Югра	официальное наименование субъекта Российской Федерации - Ханты-Мансийского автономного округа- Югры
автономный округ -	допускаемое сокращенное наименование Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, применяемое в документах, равнозначное официальному наименованию