Раздел VII. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Раздел VII. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

7.1. Договоры, контракты, соглашения, меморандумы, протоколы о намерениях (далее - договоры).

7.1.1. Подготовка, заключение, исполнение, прекращение, а также приостановление действий договоров, заключаемых органами государственной власти автономного округа, осуществляются в соответствии с Законом автономного округа от 15 ноября 2004 года N 55-оз "О договорах и соглашениях, заключаемых органами государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры".

7.1.2. Договоры от имени автономного округа заключаются в пределах полномочий автономного округа, установленных Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, Уставом (Основным законом) автономного округа, законами автономного округа и иными правовыми актами автономного округа.

7.1.3. Договоры от имени Правительства автономного округа заключаются в пределах полномочий Правительства автономного округа, установленных Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Уставом (Основным законом) автономного округа, законами автономного округа и иными правовыми актами автономного округа, а также соглашениями с федеральными органами государственной власти о передаче осуществления части полномочий.

7.1.4. Решение о заключении договора от имени Правительства автономного округа принимается в форме распоряжения Правительства автономного округа.

7.1.5. Проект договора вносится на рассмотрение Правительства автономного округа одновременно с проектом распоряжения Правительства о подписании договора.

7.1.6. Подготовка, согласование и внесение на рассмотрение Правительства автономного округа проекта распоряжения о заключении договора, заключаемого от имени Правительства автономного округа, осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией и Регламентом Правительства автономного округа.

7.1.7. Договор оформляется автором (разработчиком) проекта договора на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) с применением текстового редактора Word for Windows версии 6.0 и выше, с использованием шрифтов Times New Roman черного цвета, размером N 14, через 1 интервал (для оформления табличных материалов могут применяться шрифты N 8 - 11, с возможным использованием переносов) с выравниванием по ширине.

7.1.8. Договор должен содержать:

учетные реквизиты договора (номер, дату, место подписания);

преамбулу (вводную часть), в которой определяются субъекты, уполномоченные заключить договор;

полное наименование контрагентов, под которым они внесены в Единый государственный реестр юридических лиц;

предмет договора;

права и обязанности сторон;

способы и порядок обеспечения обязательств по договору;

ответственность сторон;

основания прекращения обязательств по договору;

порядок разрешения споров;

сроки и условия вступления договора в силу;

срок действия договора;

адреса и банковские реквизиты сторон;

наименование должности, фамилию, имя, отчество уполномоченного лица, подписывающего договор;

подписи сторон, заверенные оттиском печати юридического лица;

сведения о регистрации договора.

7.1.9. В случае необходимости договор может иметь приложения. В тексте договора должны быть ссылки на приложения как на неотъемлемую часть договора.

7.1.10. Количество подлинников договора должно соответствовать числу подписывающих сторон. Изготовление необходимого количества подлинных экземпляров договора обеспечивает автор (разработчик) проекта.

7.1.11. В случае поступления проекта договора в качестве оферты от контрагента, проект направляется в орган государственной власти по принадлежности предмета договора для подготовки заключения. Согласование поступившего от контрагента договора осуществляется на копии договора.

7.1.12. Ответственность за достоверность, полноту, качество подготовленного договора, за соблюдение сроков его согласования и соответствие внесенных изменений и дополнений согласующих органов в проект договора несет автор (разработчик) проекта договора.

7.1.13. Договор от имени автономного округа подписывается Губернатором автономного округа, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.

7.1.14. Договор от имени Правительства автономного округа подписывается Губернатором автономного округа либо в случаях, предусмотренных федеральными законами, Уставом (Основным законом) автономного округа и иными правовыми актами автономного округа, другими должностными лицами.

7.1.15. Регистрация договора осуществляется в СЭД в день подписания и предусматривает проставление на документе регистрационного номера и даты регистрации.

7.1.16. Регистрационный номер присваивается в пределах календарного года с соответствующим индексом (договор - "д", соглашение - "с", контракт - "к", меморандум - "м", протокол о намерениях - "п").

7.1.17. Если договор содержит условия о конфиденциальности сведений, касающихся предмета договоров, исполнения и полученных результатов, при регистрации договора на первой странице экземпляра ставится штамп с грифом "Конфиденциально".

7.1.18. Договоры, заключаемые от имени автономного округа и Правительства автономного округа, подлежат регистрации в Управлении документационного обеспечения.

7.1.19. Договоры по вопросам мобилизационной подготовки, в том числе отнесенные к государственной тайне, заключаемые от имени автономного округа и Правительства автономного округа, подлежат регистрации в органе государственной власти, ответственном за мобилизационную подготовку.

7.1.20. Договор, подписанный Губернатором автономного округа, скрепляется оттиском печати Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа и направляется контрагенту.

7.1.21. Подготовку сопроводительного письма к договору осуществляет орган государственной власти - автор (разработчик) договора.

7.1.22. При возвращении контрагентом договора с протоколом разногласий проект договора вновь проходит согласование в соответствии с порядком, установленном пунктами 5.4.3 - 5.4.11 настоящей Инструкции.

7.1.23. Рассылка копий заключенного договора, подписанного всеми сторонами, осуществляется на основании указателя рассылки, подготовленного органом государственной власти, являющимся автором (разработчиком) проекта договора.

7.1.24. Подлинники договоров, заключаемых от имени автономного округа и Правительства автономного округа, хранятся в Управлении документационного обеспечения.

7.1.25. Подлинники договоров по вопросам мобилизационной подготовки, в том числе отнесенные к государственной тайне, хранятся в мобилизационном производстве специального отдела Управления специальных мероприятий Аппарата Губернатора автономного округа.

7.1.26. Если условиями договора предусматривается промежуточное (в течение срока его действия) подписание сторонами документов о выполнении его условий (протоколы, акты и др. документы), оригиналы указанных документов хранятся с оригиналами договоров.

7.2. Доверенность от имени Губернатора, Правительства автономного округа.

7.2.1. Проект доверенности от имени Губернатора, Правительства автономного округа (далее - доверенность) на осуществление представительства и совершение иных юридически значимых действий перед третьими лицами, делегирование которых может осуществляться в соответствии с законодательством Российской Федерации и автономного округа, готовится органами государственной власти (далее - разработчик проекта доверенности) по форме в соответствии с приложением 8 к настоящей Инструкции.

7.2.2. Решение о выдаче доверенности от имени Правительства автономного округа принимается в форме распоряжения Правительства автономного округа.

7.2.3. Проект доверенности вносится на рассмотрение Правительства автономного округа одновременно с проектом распоряжения Правительства автономного округа о выдаче доверенности.

7.2.4. Подготовка, согласование и внесение на рассмотрение Правительства автономного округа проектов распоряжений Правительства автономного округа о выдаче доверенностей, заключаемых от имени Правительства автономного округа, осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией и Регламентом Правительства автономного округа.

7.2.5. Доверенность оформляется на бланке Губернатора, Правительства автономного округа с цветным воспроизведением герба автономного округа либо на стандартном листе бумаги формата А4 (210 * 297 мм) с применением текстового редактора Word for Windows версии 6.0 и выше, с использованием шрифтов Times New Roman черного цвета, размером N 14, через 1 интервал с выравниванием по ширине.

7.2.6. Обязательными реквизитами доверенности являются:

наименование документа (Доверенность);

дата выдачи доверенности и регистрационный номер;

текст доверенности;

подпись (фамилия, имя, отчество, должность лица, который будет подписывать доверенность);

оттиск гербовой печати.

В тексте доверенности указываются:

фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномочивающего лица;

фамилия, имя, отчество (полностью), должность и паспортные данные уполномочиваемого лица;

перечисление предоставляемых полномочий;

срок действия доверенности.

7.2.7. В состав документов, прилагаемых к проекту доверенности, входят:

пояснительная записка, завизированная разработчиком проекта доверенности, которая содержит обоснование необходимости подписания доверенности;

копии документов, являющихся основанием выдачи доверенности.

7.2.8. Доверенность от имени Губернатора, Правительства автономного округа подписывается Губернатором автономного округа, а в его отсутствие - лицом, его замещающим, и скрепляется оттиском печати Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

7.2.9. Регистрация доверенности осуществляется в СЭД в день подписания и предусматривает проставление регистрационного номера и даты регистрации.

7.2.10. Датой регистрации доверенности является дата ее подписания.

7.2.11. Доверенности присваивается порядковый номер по единой нумерации в пределах календарного года.

7.2.12. Доверенность выдается на срок до 1 года (с момента подписания до окончания текущего календарного года), если иное не оговорено в тексте доверенности.

7.2.13. Лицо, получившее доверенность, обязано вернуть доверенность в Управление документационного обеспечения при наступлении обстоятельств, влекущих невозможность использования, в частности, при истечении срока доверенности, прекращении служебного контракта и др.

7.3. Поручение.

7.3.1. Поручения руководителей содержатся в резолюциях по рассмотренным документам или оформляются по установленной форме (приложение 9 к Инструкции). Поручения могут оформляться в виде перечня поручений.

7.3.2. Поручение (резолюция) включает следующие элементы: инициалы и фамилию (фамилии) исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату.

7.3.3. Проекты поручений Губернатора автономного округа готовят по поручению Губернатора автономного округа либо по собственной инициативе помощники Губернатора автономного округа, заместители Губернатора автономного округа, руководители органов государственной власти автономного округа.

7.3.4. Согласование проекта поручения Губернатора автономного округа осуществляется на оборотной стороне последнего листа и оформляется в порядке, установленном пунктом 3.20 настоящей Инструкции.

7.3.5. Проект поручения Губернатора автономного округа согласовывается следующими должностными лицами:

исполнитель проекта поручения;

заместитель Губернатора автономного округа, руководитель органа государственной власти или лицо, его замещающее, которому в проекте предусматриваются поручения, либо к компетенции которого относится решение вопросов, содержащихся в поручении.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 10 июня 2013 г. N 79 в пункт 7.3 настоящего приложения дополнен подпунктом 7.3.6

7.3.6. Поручения Губернатора автономного округа, данные по итогам рабочих поездок, совещаний, публичных мероприятий с участием Губернатора автономного округа, оформляются в течение 5 рабочих дней со дня соответствующей поездки, совещания, публичного мероприятия.

7.4. Служебное письмо.

7.4.1. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы в соответствии с порядком, установленным пунктами 3.3 - 3.6 настоящей Инструкции.

7.4.2. Объём текста служебного документа (письма) не должен составлять более двух страниц. При необходимости доведения до адресата информации большего объёма, информация оформляется приложением к письму.

7.4.3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

7.4.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются в порядке, установленном пунктами 8.17 - 8.26 настоящей Инструкции. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем органа государственной власти (структурного подразделения).

7.4.5. Исполнитель представляет проект письма руководителю не менее чем за 2 рабочих дня до окончания срока исполнения поручения.

7.4.6. Служебные письма проходят процедуру согласования заинтересованными должностными лицами в порядке, установленном пунктом 3.20 настоящей Инструкции.

7.4.7. Служебные письма подписываются должностными лицами в порядке, установленном пунктом 3.19 настоящей Инструкции.

7.5. Служебная телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации.

7.5.1. Телеграммы печатаются по установленной форме (приложение 10 к настоящей Инструкции).

7.5.2. Телеграммы за подписью Губернатора автономного округа либо лица, его замещающего, оформляются категорией "Правительственная".

7.5.3. Служебные телеграммы, подписанные Губернатором автономного круга, заместителями Губернатора автономного округа, а также лицами, имеющими доверенность, выданную Правительством автономного округа и (или) Губернатором автономного округа, регистрируются в системе автоматизации электронного документооборота и делопроизводства Управлением документационного обеспечения.

7.5.4. Текст телеграммы излагается кратко. Объем текста, как правило, не превышает 90 слов (одна машинописная страница, включая реквизиты бланка).

7.5.5. В состав реквизита "Адресат" входят: населённый пункт, улица, номер дома, полное наименование организации, фамилия и инициалы получателя. Почтовый индекс не указывается.

7.5.6. При отправке международной телеграммы адрес указывается латинскими буквами.

7.5.7. Телеграмма должна содержать один адресат. При направлении телеграммы нескольким адресатам, на отправку передаются телеграммы, оформленные на каждого адресата.

7.5.8. Ответственность за наличие точного и полного адреса несет исполнитель.

7.6. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, других формах работы коллегиальных и совещательных органов.

7.6.1. Протоколы оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги А4, шрифтом черного цвета Times New Roman N 14, с использованием текстового редактора Word For Windows, и имеют следующие реквизиты:

полное официальное наименование органа государственной власти;

вид документа - ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами насыщенным шрифтом и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита одним-двумя межстрочными интервалами и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания указывается при необходимости, печатается после наименования вида издаваемого документа, отделяется от него чертой и выравнивается по центру;

дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля;

номер протокола оформляется арабскими цифрами, может включать буквенные индексы, печатается на уровне реквизита "дата протокола" и ограничивается правым полем;

текст протокола;

подпись председательствующего.

7.6.2. На протоколах заседаний, в случае необходимости, ставится пометка "Для служебного пользования", на секретных - соответствующий гриф секретности.

7.6.3. Протоколы оформляются в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое решение.

7.6.4. Протокол заседания Правительства автономного округа оформляется в краткой форме на бланке установленной формы.

7.6.5. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части приводятся:

фамилия, инициалы, должность председательствующего;

список присутствовавших (если состав присутствующих более 30 человек, состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка во вводной части протокола);

повестка дня.

7.6.6. Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в этом случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

7.6.7. В основной части краткого протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

7.6.8. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Подпись отделяется от текста двумя-тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица председательствовавшего на совещании (заседании), подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности.

7.6.9. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов.

7.6.10. Датой протокола является дата проведения совещания (заседания).

7.6.11. Подпись председательствующего на заседаниях координационных и совещательных органов, создаваемых при Губернаторе и Правительстве автономного округа, заверяется оттиском печати с воспроизведением герба автономного округа.

7.6.12. Протокольные поручения оформляются в виде выписок из протокола. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к вопросу повестки дня, по которому готовят выписку, и заверяется оттиском печати органа государственной власти, подготовившего выписку.

7.6.13. Выписки из протоколов заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе автономного округа и Правительстве автономного округа, заверяются печатью с соответствующим реквизитом ("Губернатор Ханты-Мансийского автономного округа - Югры", "Правительство Ханты-Мансийского автономного округа - Югры").

7.6.14. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах заседаний (совещаний), осуществляется в соответствии с порядком, установленным разделом 8 настоящей Инструкции.

7.6.15. Ведение записи, сбор исходных материалов, оформление, учет, регистрация, согласование протокольного поручения, подготовка выписки из протоколов заседаний координационных и совещательных органов, создаваемых при Губернаторе автономного округа и Правительстве автономного округа, осуществляется органами государственной власти, обеспечивающими деятельность соответствующих координационных или совещательных органов.

7.6.16. Ведение записи, сбор исходных материалов, оформление, учет, регистрация, согласование протокольного поручения, подготовка выписки из протокола совещаний и заседаний, проводимых заместителями Губернатора автономного округа, осуществляется органами государственной власти, обеспечивающими подготовку совещания, заседания.

7.6.17. Хранение подписанных протоколов заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе и Правительстве автономного округа до передачи на постоянное хранение в казенное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" осуществляется Управлением документационного обеспечения.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 10 июня 2013 г. N 79 в пункт 7.6 настоящего приложения дополнен подпунктом 7.6.18

7.6.18. Протоколы заседаний координационных, совещательных и иных консультативных органов, образуемых при Губернаторе, Правительстве автономного округа, оформляются в течение 5 рабочих дней со дня соответствующего заседания.