Раздел II. Основные понятия

Раздел II. Основные понятия

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах государственной власти автономного округа;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

служба делопроизводства - подразделение органа государственной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа государственной власти;

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная копия документа - электронный документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

простая электронная подпись - электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;

усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - квалифицированная электронная подпись) - электронная подпись, полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. Создается с использованием средств электронной подписи, а также соответствует следующим признакам: ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным федеральным законодательством;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

создание документа - работа с документом, включающая документирование информации на материальном носителе и ее оформление в соответствии с установленными правилами путем проставления необходимых реквизитов;

вид документа письменного - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;

входящий (поступивший) документ - документ, поступивший в орган государственной власти автономного округа;

исходящий (отправляемый) документ - официальный документ, отправляемый из органа государственной власти автономного округа;

служебный документ (письмо) - официальный документ, используемый в текущей деятельности органов государственной власти автономного округа в процессе осуществления своих функций;

регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

электронная регистрационная карточка (ЭРК) - запись базы данных системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, отображаемая в её визуальных формах, содержащая все реквизиты документа, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения, включающая информацию в электронном виде, электронный документ, электронный образ документа или электронный документ, подписанный электронной подписью;

участники системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота - органы государственной власти, подключенные к СЭД и участвующие в электронном документообороте (далее - участники СЭД);

пользователь системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота - сотрудник участника системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, имеющий в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота учетную запись и персональный пароль, обращающийся к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота для получения необходимой ему информации и проведения различных операций с документами;

резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им решение или указание по организации исполнения документа или поручения;

поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий, оперативных вопросов;

заключение - документ, содержащий мнение, оценки, выводы органа государственной власти, подразделения органа государственной власти, комиссии, должностного лица по какому-либо документу или вопросу;

доклад - документ, содержащий информацию о выполнении принятого решения (поручения) либо изложение определенных вопросов с выводами и предложениями;

служебная информация - сведения служебного характера, содержащиеся в различных видах документов, а также получаемые в связи с выполнением служебных функций;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в органе государственной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев;

внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов;

архивная опись дела - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания;

печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

штамп - устройство для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации и автономного округа.