Раздел IV. Организация документооборота

Раздел IV. Организация документооборота

4.1. Прием, регистрация и учет служебной корреспонденции, адресованной Губернатору автономного округа, Правительству автономного округа, первым заместителям Губернатора автономного округа, заместителям Губернатора автономного округа, руководителю Аппарата Губернатора - заместителю Губернатора автономного округа, осуществляется Управлением документационного обеспечения Аппарата Губернатора автономного округа (далее - Управление документационного обеспечения).

Прием, регистрация и контроль рассмотрения писем и обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, адресованных Губернатору автономного округа, первым заместителям Губернатора автономного округа, заместителям Губернатора автономного округа, руководителю Аппарата Губернатора - заместителю Губернатора автономного округа, директору Департамента финансов - заместителю Губернатора автономного округа, руководителю Представительства при Правительстве Российской Федерации и в субъектах Российской Федерации - заместителю Губернатора автономного округа (далее также - заместитель Губернатора автономного округа), в Правительство автономного округа, обращений, поступивших на рассмотрение в порядке переадресации с сопроводительным письмом, в котором содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения, а также писем, содержащих указания (поручения) о рассмотрении обращения, поступившего в адрес Президента Российской Федерации, осуществляется Управлением по работе с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц Аппарата Губернатора автономного округа.

4.2. Прием, регистрация и учет служебной корреспонденции, письменных и устных обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, адресованных органу государственной власти, осуществляется в соответствующем органе государственной власти службой делопроизводства.

Прием, регистрация и учет служебной корреспонденции, адресованной структурному подразделению Аппарата Губернатора автономного округа, осуществляется в соответствующем структурном подразделении.

4.3. Прием, регистрация и учет документов персонального характера (заявления, обращения) лиц, замещающих государственные должности автономного округа, должности государственной гражданской службы автономного округа и должности, не отнесенные к должностям гражданской службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности органов государственной власти автономного округа, осуществляется подразделением органа государственной власти, осуществляющим ведение кадровой работы.

4.4. Приём документов на регистрацию осуществляется до 16 часов 30 минут, в предпраздничные дни - до 15 часов 30 минут. Документы, поступившие после указанного времени, регистрируются следующим рабочим днем.

4.5. Доставка и отправка документов в органах государственной власти осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, телефонной связи, электронной почтой, посредством СЭД.

4.6. Электронный документооборот между органами государственной власти автономного округа осуществляется посредством обмена электронными регистрационными карточками (далее - ЭРК), зарегистрированными в СЭД.

4.7. В органах государственной власти создаются и используются:

электронные документы, подписанные электронной подписью;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов.

4.8. Электронный документ, подписанный электронной подписью, оформляется по общим правилам делопроизводства и должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

4.9. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к документу, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу при электронном документообороте между участниками СЭД.

4.10. При работе в СЭД используются следующие форматы файлов:

для электронных документов - doc, xls, при необходимости - rtf, txt;

для электронных образов документов - pdf, а в случаях, когда создание указанного формата файла невозможно, - jpg, tiff, png.

иные форматы, предварительно согласованные участниками СЭД.

4.11. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, в СЭД не регистрируются. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", регистрируются в СЭД без вложения текста документа или его электронного образа. Название таких документов не должно раскрывать полного содержания документа.

4.12. Не допускается создание в СЭД электронного документа, подписанного электронной подписью, проекта электронного документа с информацией, имеющей гриф ограничения доступа "Совершенно секретно", "Секретно" и "Для служебного пользования". Не допускается хранение в СЭД электронного образа документа, имеющего гриф ограничения доступа "Совершенно секретно", "Секретно" и "Для служебного пользования".

4.13. Документы, поступающие в орган государственной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям и после исполнения помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа государственной власти.

4.14. Первичная обработка поступивших документов включает в себя проверку правильности доставки документов, наличия документов и приложений к ним, возможность их прочтения, расшифровку и проверку подлинности электронной подписи (при наличии), а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации (приложение 2 к настоящей Инструкции).

4.15. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется правильность доставки и сохранность упаковки. При отсутствии приложений к документу (в случае их наличия) или повреждении документа составляется акт (приложение 3 к настоящей Инструкции) в 3 экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства органа государственной власти, второй приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю.

4.16. Ошибочно адресованные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.

4.17. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа.

Также сохраняются конверты содержащие документы, поступившие из иностранных государств; из судов, следственных и правоохранительных органов; содержащие договоры или иные документы договорного характера; содержащие претензии, жалобы, обращения, исковые заявления граждан и организаций.

4.18. Конверты с корреспонденцией, имеющей пометку "Лично", не вскрываются, входящий номер и дата проставляются на конверте. В СЭД вместо краткого содержания указывается: конверт "Лично".

4.19. Регистрация входящих (поступивших) документов осуществляется в СЭД путем создания ЭРК.

4.20. Работа в СЭД основывается на принципе однократного ввода информации в систему и многократного ее использования.

4.21. Повторной регистрации не подлежат правовые акты автономного округа, зарегистрированные в СЭД одним из ее участников, а также документы, зарегистрированные Управлением документационного обеспечения и направленные участнику СЭД в виде поручений с резолюциями Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа.

4.22. При пересылке документа от одного участника СЭД к другому участнику ЭРК поступает в папку "Поступившие", проходит первичную обработку и регистрируется в СЭД в соответствии с выделенными документопотоками соответствующей службой делопроизводства в день поступления.

4.23. Проверка наличия новых ЭРК в папке "Поступившие" осуществляется в начале рабочего дня, в течение рабочего дня (с интервалом не более 30 минут) и в конце рабочего дня.

4.24. Регистрация документа, поступившего посредством СЭД, осуществляется путем создания новой ЭРК с копированием реквизитов и файлов документа, прикрепленных к поступившей ЭРК документа. При этом новая и поступившая ЭРК должны быть связаны в СЭД.

4.25. Документы, зарегистрированные в СЭД и по смыслу взаимосвязанные между собой, также должны быть связаны в СЭД.

4.26. Регистрация документов в СЭД осуществляется также созданием ЭРК с прикреплением электронных образов документов, полученных путем сканирования.

4.27. Электронный образ документа создается, когда для создания электронного документа, подписанного электронной подписью, нет технической возможности, а работа с электронным образом документа обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в документе.

4.28. При осуществлении электронного документооборота между участниками СЭД не допускается обмен неутвержденными (неподписанными) электронными документами.

4.29. Допускается использование в СЭД незаверенного электронного образа документа.

4.30. Каждый файл электронного документа, прикрепленный к ЭРК, подписывается квалифицированной электронной подписью с помощью СЭД или иного средства электронной подписи при невозможности использования СЭД. В этом случае электронная подпись создается отдельно от подписываемого файла, подписываемый файл при этом изменению не подлежит.

4.31. В момент подписания пользователем СЭД электронных документов электронной подписью сертификат ключа проверки электронной подписи должен быть действительным.

4.32. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов во внутреннем документообороте участника СЭД может использоваться простая электронная подпись (на основе учетной записи и пароля доступа).

4.33. Зарегистрированные документы направляются службой делопроизводства на рассмотрение должностному лицу, на имя которого поступил документ.

4.34. Срок рассмотрения поступивших на рассмотрение должностного лица документов не должен превышать 3 рабочих дней.

4.35. Поручения (резолюции) по исполнению документов вводятся в ЭРК документа:

должностным лицом, давшим поручение;

службой делопроизводства;

должностными лицами категории "Помощник (советник)";

иными должностными лицами структурных подразделений органов государственной власти.

4.36. Документы с указаниями по исполнению направляются должностному лицу, определенному в качестве исполнителя документа.

4.37. Документы, поступившие в ответ на ранее направленные запросы, в случае указания реквизитов исходного документа-запроса, после регистрации направляются исполнителю.

4.38. Документы, поступившие в дополнение к ранее направленным, после регистрации могут быть переданы исполнителям на основании резолюции уполномоченного должностного лица к первичному документу.

4.39. Копии документов с указанием сроков исполнения до 3 рабочих дней после регистрации могут быть переданы исполнителям до получения резолюции.

4.40. Доведение поручений (резолюций) до исполнителей осуществляется посредством СЭД в режиме реального времени.

4.41. В случае направления документов на бумажном носителе доставка осуществляется в двухдневный срок, а срочных и оперативных - незамедлительно.

4.42. При передаче документов на бумажном носителе формируется реестр, в котором проставляются дата, время передачи документа и подпись лица, принявшего документы.

4.43. Должностное лицо, ответственное за исполнение документа, получает в СЭД информацию о документе, направленном для исполнения, и уведомление по электронной почте о направлении документа.

4.44. Если поручение (резолюция) дано нескольким исполнителям, информацию об исполнении представляет исполнитель, указанный первым, если в резолюции должностного лица, давшего поручение, не определено иное.

4.45. Сроки исполнения поручений (резолюций) определяются в порядке, установленном пунктами 8.18 - 8.26 настоящей Инструкции.

4.46. Отчет о выполнении поручения (резолюции) заполняется исполнителем в ЭРК документа и содержит информацию о ходе, результатах и дате исполнения поручения, проект электронного документа или электронный образ документа, подписанного/принятого в результате выполнения поручения, или иную информацию, подтверждающую выполнение поручения.

4.47. Проект документа, разработанный в результате выполнения поручения, регистрируется исполнителем в СЭД путем создания ЭРК проекта документа в ЭРК входящего (поступившего) документа и направляется руководителю органа государственной власти (структурного подразделения органа государственной власти) на рассмотрение и согласование.

4.48. Проект инициативного документа регистрируется исполнителем в СЭД путем создания новой ЭРК проекта документа и направляется руководителю органа государственной власти (структурного подразделения органа государственной власти) на рассмотрение и согласование.

4.49. Оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

4.50. Регистрация исходящих (подписанных) документов осуществляется в СЭД в день подписания либо на следующий рабочий день путем создания ЭРК с прикреплением электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, либо электронного образа документа.

4.51. Регистрация исходящего документа, подготовленного в результате выполнения поручения (резолюции), осуществляется путем создания новой ЭРК в ЭРК входящего (поступившего) документа. При этом новая и поступившая ЭРК должны быть связаны в СЭД.

4.52. При регистрации документа на бумажном носителе в службу делопроизводства передается подлинный экземпляр письма с оригиналом подписи, проект письма с визами согласования и копия письма с приложениями.

4.53. Проект письма с визами согласования и копия письма с приложениями подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел органа государственной власти автономного округа, осуществляющего регистрацию документа. Входящий документ передается на хранение вместе с документом-ответом.

4.54. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа на бумажном носителе списку рассылки. Неправильно оформленные документы на регистрацию не принимаются.

4.55. Документы подлежат отправке адресату в день регистрации или на следующий рабочий день.

4.56. Отправка документов, подписанных Губернатором автономного округа, заместителями Губернатора автономного округа осуществляется Управлением документационного обеспечения.

4.57. Служебная корреспонденция на бумажном носителе, направляемая в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Государственную Думу и (или) Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральные министерства и ведомства, органы законодательной (представительной) и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, подписанная Губернатором автономного округа, заместителями Губернатора автономного округа, отправляется фельдъегерской почтой.

Фельдъегерская почта отправляется в соответствии с графиком территориального отдела государственной фельдъегерской службы России и принимается на отправку не позднее дня, предшествующего дню отправки.

4.58. Документы на бумажном носителе передаются на отправку с указанием почтового адреса получателя. Документы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации, передаются на отправку с указанием адреса на соответствующем языке.

4.59. При направлении документа на бумажном носителе нескольким адресатам в службу делопроизводства передается необходимое количество копий. Изготовление необходимого тиража документов обеспечивает исполнитель документа.

4.60. Исходящая документация, направляемая почтовыми отправлениями в суды, правоохранительные органы, претензионно-исковая и любая аналогичная переписка, договорная переписка, а также ответы на обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц отправляются заказной почтой, с сохранением подтверждающих квитанций об отправке и вручении документов.

4.61. Направление адресатам посредством СЭД электронных образов документов и электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, осуществляется службой делопроизводства органа государственной власти, зарегистрировавшей документ, которая несет ответственность за своевременность рассылки документов, а также за соответствие содержания электронного образа документа содержанию подлинника документа.

4.62. Отправка электронных образов документов и электронных документов посредством СЭД осуществляется согласно данным справочников, содержащихся в СЭД, в состав которых входят:

справочник подразделений участников СЭД, который ведется оператором СЭД в соответствии с представленными участниками СЭД данными;

справочники организаций и граждан, которые ведутся ответственными лицами участников СЭД.

4.63. При отсутствии возможности передачи адресатам посредством СЭД электронных образов документов и электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, используются иные телекоммуникационные технологии.

4.64. В случае необходимости направления электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью уполномоченным пользователем СЭД, на бумажном носителе, они изготавливаются на бумажном носителе и подписываются тем же уполномоченным пользователем СЭД.

4.65. Отправка копий документов по факсимильной связи, электронной почте осуществляется исполнителем. Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе принимает исполнитель.

4.66. Ответственность за правильность оформления документа (наличие точного и полного адреса, регистрационного номера, подписи, приложений, отметки об исполнителе, других обязательных реквизитов) несет исполнитель документа.

4.67. В целях учета и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документах, которые вводятся в ЭКР документа (приложение 4 к настоящей Инструкции).

4.68. Оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции документы, конверты, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются.