Раздел IX. Организация документов в делопроизводстве

Раздел IX. Организация документов в делопроизводстве

9.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и передачу в государственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

9.2. Организация документов в делопроизводстве в органах государственной власти осуществляется службами делопроизводства соответствующих органов или специально уполномоченными на то лицами.

9.3. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

9.4. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.

9.4.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

9.4.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе государственной власти и его структурных подразделений, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным уполномоченным органом, номенклатурами дел за предшествующие годы, документами, образующимися в деятельности органа государственной власти, их видами, составом и содержанием.

9.4.3. В органе государственной власти составляются номенклатуры дел подразделений (приложение 11 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел органа государственной власти (приложение 12 к настоящей Инструкции).

9.4.4. Номенклатура дел подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства подразделения, представляется в службу делопроизводства органа государственной власти, согласовывается с центральной экспертной комиссией органа государственной власти и подписывается руководителем подразделения.

9.4.5. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить в службу делопроизводства соответствующего органа, ответственную за составление сводной номенклатуры дел органа государственной власти автономного округа.

9.4.6. Сводная номенклатура дел органа государственной власти составляется службой делопроизводства органа государственной власти на основе номенклатур дел структурных подразделений.

9.4.7. Сводная номенклатура дел Аппарата Губернатора автономного округа составляется архивным отделом (Ведомственным архивом) Управления документационного обеспечения Аппарата Губернатора автономного округа (далее - Ведомственный архив).

9.4.8. Сводная номенклатура дел органа государственной власти согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - ЭПМК) и утверждается руководителем органа государственной власти автономного округа.

9.4.9. Сводная номенклатура дел органа государственной власти согласовывается со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - Архивная служба Югры) один раз в пять лет.

9.4.10. После утверждения сводной номенклатуры дел органа государственной власти подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

9.4.11. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

9.4.12. Сводная номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.4.13. Подразделения Аппарата Губернатора автономного округа представляют номенклатуры дел в Ведомственный архив не позднее 1 октября текущего года.

9.4.14. В случае изменения функций или структуры органа государственной власти автономного округа сводная номенклатура дел подлежит переработке, согласованию и утверждению.

9.4.15. Названиями разделов сводной номенклатуры являются названия подразделений органов государственной власти. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа государственной власти автономного округа.

9.4.16. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения подразделения органа государственной власти (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения в целом.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, далее - плановую, отчетную, затем другую документацию по степени важности, в конце располагаются дела переписки, книг, журналов учета и регистрации.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название подразделения органа государственной власти автономного округа (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела;

указание на копийность.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Если дело состоит из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, также можно использовать типовую или примерную номенклатуру.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2000 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой исполнительный орган государственной власти для продолжения и др.

9.4.17. Документы коллегиальных и совещательных органов (комиссий, советов, коллегий, штабов и др.) при Губернаторе, Правительстве автономного округа, первых заместителях Губернатора автономного округа, заместителях Губернатора автономного округа, а также организованных непосредственно в органах государственной власти, подлежат внесению в номенклатуру дел органа государственной власти, осуществляющего организационное обеспечение деятельности совещательного органа (ответственного за организацию и проведение совещания, заседания).

9.4.18. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов).

9.4.19. Подразделения органов государственной власти представляют итоговую запись в службу делопроизводства соответствующего органа. Подразделения Аппарата Губернатора автономного округа представляют итоговые записи в Ведомственный архив.

9.4.20. На основании итоговых записей составляется сводная итоговая запись о количестве и категориях дел, заведенных в органах государственной власти автономного округа за год, которая представляется в Архивную службу Югры.

9.5. Формирование и оформление дел.

9.5.1. Формирование документов в дела осуществляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства соответствующих подразделений органа государственной власти, в соответствии с номенклатурами дел органа государственной власти автономного округа.

9.5.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

в дело помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, копии документов, черновики;

дело должно содержать не более 250 листов;

документы объемом свыше 250 листов формируются в несколько томов, в этом случае индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе.

9.5.3. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы, в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

Распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы) группируются в дела по видам и хронологии.

Распоряжения (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу. Отдельно группируются распоряжения (приказы) о командировках.

Протоколы группируются в хронологическом порядке. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Личное дело каждого уволенного служащего группируется в отдельный том.

Лицевые счета сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в алфавитном порядке.

Обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц и документы по их рассмотрению и исполнению группируются в дела по фамилиям граждан в алфавитном порядке.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.5.4. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Включает в себя комплекс работ по брошюровке, нумерации листов дела, описанию дела на обложке и составлению заверительной надписи.

9.5.5. Оформление дел проводится сотрудниками органа государственной власти (структурного подразделения), в обязанности которых входит заведение и формирование дел.

9.5.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

9.5.7. Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

подшивку и переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.5.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующей последовательности: конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

9.5.9. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

9.5.10. Лист-заверитель составляется по установленной форме (приложение 13 к настоящей Инструкции) и подписывается составителем.

9.5.11. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 14 к настоящей Инструкции).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" (далее - Государственный архив Югры), в который будут передаваться дела.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел органа государственной власти. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным уполномоченным органом.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

9.5.12. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 15 к Инструкции), содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Если дело переплетено и подшито, внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

9.5.13. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются таким образом, чтобы переплет позволял свободно читать текст документов дела. Металлические скрепления (булавки, скрепки), закладки и иные, не относящиеся к содержанию дела вложения, удаляются. Выявленные недостатки в оформлении документов и дел устраняются органом государственной власти автономного округа, сдающим документы.

9.5.14. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы".

9.5.15. Электронные документы с сохранением всех реквизитов, включая заверяющие электронные подписи, хранятся в течение сроков, предусмотренных номенклатурами дел участников СЭД.

9.5.16. Создаваемые в СЭД электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью уполномоченного пользователя СЭД, которые согласно номенклатуре дел участника СЭД имеют постоянный срок хранения или срок хранения более 10 лет, изготавливаются в виде документов на бумажном носителе, которые собственноручно подписываются тем же уполномоченным пользователем СЭД.

9.5.17. Для подтверждения соответствия документа электронному документу пользователь СЭД, изготовивший данный документ, визирует его собственноручной подписью. В иных случаях при необходимости копии электронных документов, электронных образов документов, электронных документов, заверенных электронными подписями, заверенные ответственным должностным лицом участника СЭД, могут также храниться на бумажных носителях.

9.5.18. Электронные документы временного срока хранения, подписанные электронной подписью, уничтожаются, что подтверждается соответствующим актом, подписанным ответственным должностным лицом участника СЭД.

9.5.19. Хранение электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей проверки электронной подписи. Для сертификатов ключей проверки электронной подписи хранимых электронных документов оформляются и хранятся документы, подтверждающие статус сертификатов ключей проверки электронной подписи.

9.6. Экспертиза ценности документов, подготовка описей и актов об уничтожении дел

9.6.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе государственной власти создается центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее - ЭК) в подразделениях органа государственной власти, работающие под методическим руководством ЦЭК органа государственной власти и возглавляемые руководителями подразделений.

9.6.2. Функции, права и организация работы ЦЭК (ЭК) определяется положением, которое утверждается руководителем соответствующего органа государственной власти автономного округа одновременно с утверждением персонального состава ЦЭК (ЭК).

9.6.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК).

9.6.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

отбор дел постоянного хранения для передачи в Государственный архив Югры (структурными подразделениями Аппарата Губернатора автономного округа в Ведомственный архив);

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в органе государственной власти автономного округа;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

9.6.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании типовых перечней документов с указанием сроков хранения и сводной номенклатуры дел органа государственной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики.

9.6.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются архивные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

9.6.7. Архивные описи дел (далее - опись) составляются отдельно на дела:

временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 16 к настоящей Инструкции);

по личному составу (приложение 17 к настоящей Инструкции);

постоянного хранения (приложение 18 к настоящей Инструкции).

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.6.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

9.6.9. В подразделениях Аппарата Губернатора автономного округа описи дел постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством Ведомственного архива. По этим описям документы сдаются в Ведомственный архив.

9.6.10. Опись дел подразделения Аппарата Губернатора автономного округа подписывается составителем, согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения и Ведомственным архивом, после чего подписывается руководителем подразделения.

9.6.11. Опись дел подразделения Аппарата Губернатора автономного округа составляется в двух экземплярах, один передается вместе с делами в Ведомственный архив, второй остается в структурном подразделении.

9.6.12. Описи дел, подготовленные подразделениями органа государственной власти, служат основой для подготовки годового раздела сводной описи дел (далее - сводная опись дел) постоянного хранения органа государственной власти автономного округа.

9.6.13. Сводные описи дел рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) органа государственной власти. Одобренные протоколом экспертной комиссии сводные описи направляются на рассмотрение ЭПМК Архивной службы Югры. Согласованные протоколом ЭПМК Архивной службы Югры сводные описи дел утверждаются руководителем органа государственной власти автономного округа.

9.6.14. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органа государственной власти (структурного подразделения), указанные электронные дела (документы) подлежат уничтожению.

9.6.15. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению (приложение 19 к Инструкции) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

9.6.16. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты о выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем органа государственной власти после утверждения ЭПМК Архивной службы Югры сводных описей дел постоянного хранения.

9.7. Оперативное хранение документов и дел.

9.7.1. Руководители подразделений органа государственной власти и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел, находящихся в текущем делопроизводстве и поставленных на государственный учет путем внесения заголовков и других данных в опись, утвержденную ЭПМК Архивной службы Югры.

9.7.2. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по сводной номенклатуре дел.

9.7.3. Выдача документов и дел структурным подразделениям органа государственной власти производится с регистрацией в книге выдачи копий документов, книге выдачи дел работникам организации на основании заказа (требования) на выдачу дел (приложение 20 к настоящей Инструкции) на срок не более 1 месяца.

9.7.4. Выдача дел во временное пользование другим органам государственной власти оформляется актом (приложение 21 к настоящей Инструкции), который составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем органа государственной власти, передающего дела, и руководителем органа государственной власти - получателя. Подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

После возвращения дела в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка, проверяется нумерация листов и состояние документов выданного дела.

9.7.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с разрешения руководителя органа государственной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

9.8. Подготовка и передача документов в архив.

9.8.1. Предельный срок временного хранения архивных документов постоянного хранения в органах государственной власти 10 лет.

9.8.2. Дела постоянного хранения органа государственной власти передаются на постоянное хранение в Государственный архив Югры по графику, составленному Государственным архивом Югры, согласованному с руководителями органов государственной власти, по утвержденным ЭПМК Архивной службы Югры описям дел. Прием дел оформляется актом приема-передачи дел.

9.8.3. Дела постоянного хранения структурных подразделений Аппарата Губернатора автономного округа передаются в Ведомственный архив Аппарата Губернатора автономного округа после истечения двухлетнего срока хранения в конце первого квартала текущего года.

9.8.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.8.5. В период подготовки дел к передаче в архив проверяются правильность формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа государственной власти (структурного подразделения). Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники органа государственной власти (структурного подразделения) обязаны устранить.

9.8.6. Прием каждого дела производится в присутствии сотрудника органа государственной власти. На обоих экземплярах описи дел напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел и подписи специалиста, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

9.8.7. При ликвидации органа государственной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства в органе государственной власти, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в Государственный архив Югры, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел.

9.8.8. При реорганизации органа государственной власти документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемнику реорганизуемого органа государственной власти по акту в соответствии с номенклатурой дел органа государственной власти.