Глава VII. Учет документов и описей в архивах (п.п. 151 - 169)

Глава VII. Учет документов и описей в архивах

151. Учет документов в архивах является средством обеспечения их сохранности и контроля за их наличием, закрепляет организацию документов по определенным классификационным комплексам, обеспечивает возможность их адресного поиска.

152. Основными единицами учета являются: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения (дело).

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе копии документов страхового фонда и копии фонда пользования, а также описи дел.

153. Учет документов в архивах строится на основе принципов централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в окружных, флотских, центральных и государственных архивах). Это достигается строгой регламентацией системы учетной документации и требований к ее заполнению, единым методическим руководством.

154. Учет документов в окружных и флотских архивах осуществляется централизованно начальником архива или специально выделенным сотрудником, в центральных архивах - специальным подразделением. Кроме централизованного учета, в центральных архивах ведется учет документов в каждом архивохранилище начальниками архивохранилищ и хранителями фондов. Порядок ведения учета, вспомогательные формы учетной документации, порядок внесения изменений в учетные документы архива, а также передача соответствующих учетных документов из архивохранилищ в подразделение централизованного учета устанавливаются приказами начальника архива.

Учетные документы хранятся в архивохранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

155. Учет документов в архивах ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются в каждом архиве руководством архива.

156. Основными учетными документами в архивах являются:

книга учета поступления и выбытия дел (форма N 19) для учета в архиве каждого поступления и выбытия дел;

книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (форма N 21) для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;

книга учета поступления и выбытия описей дел (форма N 22) для учета и нумерации описей дел фондов в архиве*(14);

список фондов (форма N 23) для пофондового и количественного учета фондов (объединенных архивных фондов) и архивных коллекций, присвоения им номеров по мере поступления в архив;

лист фонда (форма N 24) для фиксации изменений в наименовании фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;

опись дел (формы N 5, 6, 7) для поединичного и суммарного учета дел;

опись страхового фонда (форма N 25) для поединичного и суммарного учета единиц хранения страхового фонда копий особо ценных документов;

паспорт архива (форма N 26) для отражения состояния архива на 1 декабря отчетного года.

157. На каждый фонд ведется дело фонда. В дело фонда включаются документы по истории фондообразователя и фонда: историческая справка и дополнения к ней, копия характеристики фонда, составленная для путеводителя или справочника, сведения об использовании фонда, схема систематизации и другие методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после пересоставления, акты о выделении к уничтожению документов и дел фонда, акты о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, материалы проверок наличия и состояния дел и другие документы.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения дела фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются. Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе сформированных дел, то в дело фонда включается справка с перечислением этих документов и их поисковых данных.

Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

158. В книгу учета поступления и выбытия дел (форма N 19) записываются последовательно все первичные и повторные поступления и выбытия дел. Каждое поступление или выбытие получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из документов одного или нескольких фондов.

Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (названия фондов, номера фондов и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Если фонд поступает впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие дела являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.

Ежегодно в книге учета поступления и выбытия дел подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел.

159. За единицу хранения и учета страхового фонда, подготовленного в виде рулонного микрофильма, принимается физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне зависимости от количества заснятых на нем фондов, дел, документов. За единицу измерения страхового фонда принимается кадр микрофильма.

Учет копий страхового фонда ведется по книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (форма N 21) и описям страхового фонда (форма N 25).

Запись в книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования производится по мере поступления микрофильмов (электронных носителей информации) вне зависимости от фондовой принадлежности документов, объема включенных в страховую копию дел или документов, количества страховых копий. По книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования единицам хранения страхового фонда присваиваются порядковые номера.

Постоянным шифром единицы хранения страхового фонда являются название архива, номер описи страхового фонда, номер единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса "СФ". Шифр проставляется на контрольных кадрах страховой копии, на бланке этикетки на верхней крышке большой кинокоробки и бортах упаковки.

160. Список фондов (форма N 23) ведется в архиве, хранящем документы двух и более фондов.

Фонд (объединенный фонд), коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении их документов в архив. Каждому вновь поступающему в архив фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления.

Название фондообразователя в списке фондов указывается полностью, без сокращения, в виде официально принятого названия воинской части (организации), которое определяется в соответствии с требованиями, изложенными в главе V настоящего Наставления.

Если название фондообразователя в период его существования менялось, то в списке фондов указываются все его названия в хронологической последовательности.

К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года. Для удобства пользования списком фондов при необходимости составляется указатель, по которому можно определить номер фонда, присвоенный документам того или иного фондообразователя.

При передаче из архива документов всего фонда в списке фондов делается запись, в которой указывается, куда, когда и на основании каких документов передан фонд. Номер выбывшего архивного фонда другому фонду не присваивается.

161. Лист фонда (форма N 24) заводится при первом поступлении фонда и заполняется с соблюдением следующих основных требований:

в строке "Дата первого поступления фонда в архив" указывается дата первого поступления дел фонда в данный архив, для объединенного архивного фонда и коллекции - дата поступления или дата создания их в архиве;

в строке "Местонахождение фонда" указывается наименование архива, в котором хранится фонд;

в графе "Крайние даты наименования фонда" указываются начальная и конечная даты существования воинской части (организации) под каждым наименованием независимо от наличия в фонде документов за этот период;

если воинская часть (организация) продолжает функционировать, конечная дата не проставляется. Для фондов личного происхождения в этой графе указываются даты жизни лица фондообразователя;

в графе "Наименование фонда" в хронологической последовательности перечисляются все наименования воинской части (организации) фондообразователя с момента их возникновения вне зависимости от наличия документов за этот период;

в листе фонда фиксируются все поступления и выбытия документов фонда. Основанием для записи поступления и выбытия являются: акт приема передачи дел в архив, акт на документы, отобранные для уничтожения, акт о технических ошибках в учете, акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акт о неисправимом повреждении дел, акт проверки наличия и состояния дел, описи дел фонда. По листу фонда присваиваются очередные порядковые номера описям по мере их поступления в архив или составления в архиве. Количество дел приводится по каждой описи отдельно, а также по всему фонду в целом;

если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист продолжения, вверху которого указывается: "Продолжение, ф. N 25, лист 2". На первом листе делается ссылка: "см. продолжение листа 2 (3, 4 и т.д.)". Листы-продолжения подкладываются за основным листом;

лист фонда пересоставляется в исключительных случаях, если он неисправимо поврежден;

в случае пересоставления листа фонда старый помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" и указывается дата пересоставления листа, должность, ставится подпись лица, пересоставившего лист фонда;

листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в папке с клапанами. В каждой папке на листе-заверителе делается заверительная надпись, где указываются начальные и конечные номера фондов и общее количество фондов, листы которых находятся в папке.

162. Описи на принятые дела в окружных и флотских архивах, где не ведутся листы фондов, учитываются (регистрируются) в книге учета поступления и выбытия описей дел (форма N 22).

В центральных архивах описи на принятые дела учитываются в листе фонда (форма N 24).

Порядковый номер, за которым учтена опись по книге учета поступления и выбытия описей дел (листу фонда), является ее номером. В описях на совершенно секретные и секретные дела к номеру описи добавляются соответственно буквы "ее" и "с".

Номер выбывшей описи другой описи не присваивается.

В центральных архивах описи после регистрации передаются в архивохранилища по накладной (форма N 27).

В окружных и флотских архивах, а в центральных архивах непосредственно в архивохранилищах, описи, кроме того, учитываются в фондах по перечню описей, который ведется по следующей форме: номер по порядку, номера описей, гриф секретности описи, количество листов в описи, количество дел по описи, номера листов, отметка о выбытии описи.

163. Опись страхового фонда (форма N 25) составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается со страховыми копиями в специальное архивохранилище, второй - остается в архиве.

Графы описи заполняются на основании книги учета поступления и выб